Stephanie Aertsen - digitale chaos aanpakken met de DigiGIDS

1. Digitale chaos aanpakken met
DigiGIDS
Stephanie Aertsen
KVANdagen
12 juni 2012

2. AMVB vzw
• Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel
• Privaatrechtelijke archiefinstelling
• 5,5 VTE – 1 archivaris
• Nederlandstalige
personen, families en organisaties
in Brussel
• Community archive

3. Voortraject
• 2010
Digitalisering‐ en archiveringproject
‘Archiefstukken van Brusselse vrijwilligersverenigingen gedigitaliseerd’
• Resultaat:
• 30,000 gedigitaliseerde objecten
• Digitaal archief administratie
• Digitaal archief projecten
• Voorlopig back‐upsysteem
• 2011
Haalbaarheidsstudie
‘Naar digitale duurzaamheid voor miniorganisaties’
• Resultaat:
• Enquête kleine organisaties
• Standaard ordeningsplan vzw’s
• Semiautomatische structuur VBA Excel
• Evaluatie noden AMVB

4. Noden AMVB
OAIS

5. Oplossing?
• Records continuum
• Kwaliteitseisen archiefvormers
Doelstellingen project
• Handleiding archiefvormers
• Vormingstraject en persoonlijke begeleiding
• Digitaal beleid AMVB
• Samenwerking archiefinstellingen
SENSIBILISEREN
MOTIVEREN
ONDERSTEUNEN

6. Obstakel
• PROBL: Dualiteit
• Goede en geordende staat
• Geen verplichting archiefbeheer
• OPL: Overtuigen
• Financieel voordeel (winst tijd, ruimte,
personeelskost)
• Voordelen management – vereenvoudiging taak
• Wettelijke verplichting
• Gratis
• Geen vermelding archief
• Geen verplichting overdracht
• Persoonlijk aanspreken

7. Resultaten enquête
1. Werking op basis van overheidssubsidies
gebrek aan kennis, personeel, middelen, tijd, motivatie
2. Versnipperde werking
1. Persoonlijke computer (vnl. vrijwilligers ‐ thuiswerk)
2. Geen centraal beheer
3. Groot personeelsverloop
3. Terugvinden documenten
4. Uiteenlopende versies en formaten
Probleem uitwisseling en kennisdeling
5. Niet bewust risico’s
1. Geen (systematische) veiligheidskopieën
2. Bewaren e‐mail
3. Versies en formaten (audiovisueel archief)
4. Wettelijke verplichtingen en bewaartermijnen

8. Handleiding DigiGIDS
• Eenvoudig (eDAVID, CEST, FARO, DEN …)
• Praktisch
• Realistisch
• Goedkoop
• Kwalitatief
• Speels
• Kookboekprincipe
• Opbouw handleiding cfr. NDIIPP (Library of Congress)
www.digitalpreservation.gov/you

9. DigiGIDS@work
• Bestanden samenbrengen
• Centraal beheer
• Digitale opruimdag
• Bestanden selecteren om te bewaren
• Selectie reeksen en dossiers, mail
• Bewaartermijnen
• Bestanden ordenen
• Klassement en mappenstructuur opstellen
• Benoemen mappen en bestanden, versiebeheer
• Een veiligheidskopie maken en veilig bewaren
• Back‐ups maken, controleren, bewaren
• Bestanden beheren (op lange termijn)
• Bestandsformaten, dragers
• Beleid: financiering, vorming, printbeleid, mailbeleid, documentatie

10. Structuur richtlijnen
• Parameters: moeilijkheidsgraad, kostprijs, voorbereidingstijd,
implementatietijd
• Waarom?
• Benodigdheden
• Voorkennis
• Basisprincipes
• Werkwijze
• Tips
• Valkuilen
• Minimum
• Maximum
• Zie ook
• Meer lezen?

11. DigiGIDS@home
• Voor individuen
• Overgenomen NDIIPP –
aanpassing aan
DigiGIDS@work
• Documenten
• E‐mail
• Foto’s en afbeeldingen
• Beeldfragmenten
• Geluidsfragmenten
• Websites en blogs

12. Vorming DigiGIDS
• MAART 2012: deelnemers enquête (2)
• Enquête en evaluatie
• Dag 1: uiteenzetting risico’s en basisprincipes
• 6 weken uitproberen – persoonlijke begeleiding
• Dag 2: overlopen inspanningen, vragen, behoeften
• APRIL 2012 ‐ DIGITALE WEEK: (initiatief LINC vzw)
• DigiGIDS@home (2)
• DigiGIDS@work (7)
ism PACKED vzw – Familiekunde Brussel
• MEI 2012: ism Heemkunde Vlaanderen (0)
• SEPT 2012: ism VGC
• 4 avonden om 2 weken

13. Evaluatie
Geleerd:
•BEHOEFTE IS ER
•GRATIS
•Persoonlijk contact
•Ruime communicatie
•Inhoud communiceren
•Stap voor stap
MIST DOELGROEP
Voordelen:
•Naamsbekendheid
•Acquisitie

14. Afwerking project
• Revisie handleidingen
• Online publicatie: www.amvb.be
• Opname CEST: www.projectcest.be
• Promotie: nieuwsbrieven derden
• Verderzetting vorming en begeleiding
• Aanvulling en updates
• Op vraag archiefvormers
• Bemerkingen archiefinstellingen en expertisecentra
• Opvolgen (technische) evoluties

15. Vervolgtraject
• Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen
• Overdracht digitaal archief
• Voorbereiden digitale objecten op SIP
• Informatiebeheersplannen
• Opslag SIP
Aanpassing richtlijnen DigiGIDS indien nodig om overdracht en
omzetting te vereenvoudigen
• Beleidsplan 2013‐2017
• Archiefconsulent
• Structurele werking
• Vorming en begeleiding
• Aanvullen en updaten richtlijnen
• Opvolgen evolutie

16. Stephanie Aertsen
Archivaris/Onderzoekmedewerker
stephanie.aertsen@amvb.be
digigids@amvb.be
AMVB
Arduinkaai 28
1000 Brussel
www.amvb.be