2. Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat
dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada
pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini,
maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin.
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA Salah satu unsur penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV
REPUBLIK INDONESIA yang mengalami proses standarisasi adalah modul atau bahan ajar untuk
para peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebut
diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional
KATA PENGANTAR pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep
dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan.
Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara
Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang- menyeluruh terhadap modul-modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV
undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian ini.
menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional,
Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang
diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan
telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengaharapkan agar peserta
tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini,
Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara
mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi
optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama
kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon
peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran
IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat
selama Diklat berlangsung.
struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak,
pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami
bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan haturkan terima kasih. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat
secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara dipergunakan sebaik-baiknya.
langsung oleh masyarakat.
Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Jakarta, 14 Maret 2008
Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi
dalam penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Dengan KEPALA
kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklat dapat lebih ditingkatkan LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional REPUBLIK INDONESIA
dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan dan alumni tersebut menghasilkan
kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh
Lembaga Diklat yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan SUNARNO
standarisasi program Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Proses
standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai
iii iv
3. Modul Diklatpim Tingkat IV Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
Lembar Judul. ....................................................................
Lembar Pengesahan ISBN. .................................................. i
Kata Pengantar. .................................................................... i
Daftar Isi. ............................................................................... iv
v vi
5. Modul Diklatpim Tingkat IV 2 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
BAB I dalam kelompok, pasangan, individu, dan kelas dengan berbagai
ragam bahan dan media pembelajaran.
PENDAHULUAN
C. Hasil Belajar
Setelah membaca modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang
A. Latar Belakang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami strategi
Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif merupakan komunikasi dan presentasi dengan teknik penyajian yang efektif
keterampilan dan kemampuan inter disipliner yang mutlak dikuasi oleh dan komunikatif dalam rangka membangun kolaborasi.
para para Pejabat dan staf di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS)
dalam mewujudkan misi pelayanan sesuai visi dan misi instansinya.
Aplikasi modul ini dapat secara lebih khusus Anda terapkan kepada D. Indikator Hasil Belajar
kegiatan perencanaan, pengembangan bahan sajian dan penerapan Indikator-indikator hasil belajar adalah :
penyajian berbagai ruang lingkup bidang tugas dalam pemerintahan.
1. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar
Dalam pelaksanaan tugas PNS, diskusi, penyajian dan presentasi Komunikasi;
menjadi bagian penunjang keberhasilan pribadi, unit kerja, maupun
2. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar
instansi secara keseluruhan. Bentuk-bentuk presentasi laporan, proyek, Presentasi;
penelitian, maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik bila
disampaikan dengan teknik komunikasi dan presentasi yang memadai. 3. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapan
dan pelaksanaan presentasi;
4. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alat
B. Deskripsi Singkat bantu penyaji;
Mata Diklat Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif 5. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuai
membahas tentang dasar-dasar presentasi, jenis-jenis alat Bantu tujuan penyajian;
penyajian, strategi penggunaan alat bantu, komunikasi non verbal
6. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaan
dalam penyajian, teknik menjawab pertanyaan, strategi penyajian
alat bantu yang benar dan komunikatif;
efektif dan komunikatif, serta penerapan kegiatan presentasi dan
komunikasi dalam suatu forum diskusi kelompok, seminar, dan 7. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jenis
konferensi dalam lingkup nasional maupun internasional. komunikasi non-verbal dalam penyajian;
Jangka waktu pembelajaran mata Diklat ini adalah 8 jam pelatihan 8. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknik
dan dilaksanakan dengan metode kegiatan pertisipasi aktif peserta pengembangan partisipasi dalam pertemuan ;
1
6. Modul Diklatpim Tingkat IV 3 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
9. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik menjawab BAB II
pertanyaan pendengar;
10. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penyajian
DASAR-DASAR KOMUNIKASI
yang efektif dan komunikatif;
E. Materi Pokok Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan
mampu menjelaskan pengertian komunikasi secara umum,
Materi pokok yang dibahas dalam modul Teknik Komunikasi dan konsep dasar komunikasi, proses terjadinya komunikasi,
Presentasi yang Efektif ini adalah : komunikasi dalam dunia kerja, tahapan dalam
1. Dasar-dasar Komunikasi; komunikasi, dan kriteria keberhasilan suatu komunikasi
2. Dasar-dasar Presentasi;
3. Alat bantu penyajian;
4. Strategi penyajian yang efektif dan komunikatif; A. Pengertian Komunikasi
5. Teknik menjawab pertanyaan; Komunikasi secara umum dapat
diartikan sebagai proses penyampaian
6. Komunikasi non verbal penyajian; informasi dari komunikator kepada
7. Penerapan presentasi dan komunikasi. komunikan dengan menggunakan media
dan cara penyampaian informasi yang
dipahami oleh kedua pihak, serta saling
F. Manfaat memiliki kesamaan arti lewat transmisi
Berbekal hasil belajar pada modul Teknik Komunikasi dan Presentasi pesan secara simbolik.
yang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami dan Sebagai suatu proses penyampaian informasi, para individu yang
menerapkan bagaimana menyajikan berbagai makalah individu terlibat dalam kegiatan komunikasi, khususnya komunikator perlu
maupun makalah kelompok, dengan mempersiapkan aneka ragam merancang dan menyajikan informasi yang benar dan tepat sesuai
bentuk penyajian yang berhubungan dengan bidang tugas masing- setting komunikasi, dan informasi tersebut disajikan dengan
masing pada tingkat institusi, unit kerja maupun kebutuhan individu menggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi komunikasi dan
sebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam tugas dan tingkat nalar penerimaan lawan komunikasi.
tanggungjawabnya.
4
7. Modul Diklatpim Tingkat IV 5 6 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
B. Komponen Dasar Komunikasi Pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai komunikator
menyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode-kode
Dari rumusan pengertian komunikasi di atas dapat disimpulkan
komunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak, atau melalui media). Pesan
bahwa suatu komunikasi yang lengkap memiliki enam komponen
dasar komunikasi yang meliputi komunikator (communicator), itu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung
komunikan (communicant), pesan atau esensi komunikasi (content) (melalui media komunikasi). Pesan yang disandikan ini selanjutnya
adanya interaksi yang langsung maupun tidak langsung (interaction) diartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnya
adanya penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat (the memberikan respon terhadap pesan yang diterima dan seterusnya
use of media), serta adanya pemahaman bersama akan esensi dan secara berkesinambungan dan bergantian. Dengan adanya proses
tujuan komunikasi (mutual understanding). pengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikan
Keenam komponen di atas merupakan suatu kesatuan utuh yang saling dalam siklus di atas, maka dapat dipasikan bahwa suatu komunikasi
mendukung dan integratif menentukan keberhasilan suatu komunikasi. telah terjadi.
Oleh sebab itu diperlukan pemahaman yang lengkap akan rincian Dalam proses komunikasi di atas, komunikator yang secara umum
dan esensi yang terkandung dalam setiap komponen di atas. memulai kegiatan komunikasi perlu menyandikan informasi sesuai
Dari keenam komponen di atas, aspek pemahaman bersama sangat dengan kondisi dan tingkat nalar komunikan. Dalam konteks
dominan menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Bagaimana cara penggunaan media komunikasi (seperti telepon, telekonferensi, dan
komunikator menyampaikan pesan dan informasi, dan bagaimana media lainnya), komunikator perlu memastikan bahwa komunikan dapat
komunikan menerima pesan informasi ditentukan oleh tingkat mengoperasikan media komunikasi dengan sebaiknya untuk
pemahaman oleh kedua pihak selama komunikasi berlangsung. memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Faktor eksternal ini
sering menjadi penyebab ketidak berhasilan suatu komunikasi (contohnya
C. Proses Terjadinya Komunikasi ketidakmampuan komunikan mengoperasikan alat komunikasi).
Proses terjadinya suatu komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan
timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangan
siklus komunikasi sesuai tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaian D. Komunikasi Dalam Dunia Kerja
tujuan komunikasi, seperti tergambar dalam diagram berikut ini : Komunikasi dalam dunia kerja dapat berlangsung secara vertikal,
MENGIRIMKAN MENERIMA
horizontal, top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Komunikasi
PESAN PESAN dalam dunia kerja biasanya memiliki beberapa kondisi umum yang
PENGIRIM PENYAN
SALURAN
PENG PENE memberi konstribusi kepada keberhasilan komunikasi. Komunikator
(SUMBER) DIAN ARTIAN RIMA
dan komunikan sudah saling mengenal, tujuan komunikasi relatif
MENERIMA MENGIRIMKAN lebih jelas karena berhubungan dengan esensi tugas unit kerja, dan
seting komunikasi juga dapat menjadi lebih kondusif, dan cenderung
Diagram 1: Proses terjadinya komunikasi lebih informal.
8. Modul Diklatpim Tingkat IV 7 8 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
Komunikasi vertikal dapat terjadi antara bawahan terhadap atasan 2. Tahapan pertukaran eksplorasi (exploratory exchange). Pada
atau sebaliknya dalam konteks pemberian laporan atau tahap ini pola komunikasi mencakup pengembangan kepribadian
menyampaikan hasil suatu kegiatan. Komunikasi top down terjadi umum (publik) dan melalui pembukaan aspek kepribadian khusus,
pada saat pimpinan suatu instansi atau unit kerja memberikan mulai akrab, rileks, dan mengarah pada saling kenal.
pengarahan, bimbingan, dan pertemuan di mana atasan memiliki
3. Tahapan pertukaran interaksi sosial efektif (effective interaction).
informasi yang layak dan patut diketahui oleh bawahan. Komunikasi
Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada persahabatan
bottom-up adalah interaksi yang terjadi antara bawahan dengan
akrab, hubungan mengarah romantis, bebas, kasual, banyak
atasan dalam beberapa konteks pekerjaan. Komunikasi internal
menggunakan kesadaran diri, walau masih ada keengganan untuk
adalah komunikasi yang terjadi di antara pejabat maupun staf dalam
membuka keintiman. Komunikasi terfokus pada saling belajar
satu lingkup instansi atau organisasi, namun mungkin dengan unit
dari satu sama lain.
kerja yang berbeda. Komunikasi eksternal meliputi segala bentuk
interaksi yang terjadi antara individu atau instansi dengan instansi 4. Tahapan hubungan stabil (stable exchange stage). Pada tahap
lainnya. ini pola komunikasi mengarah kepada keterbukaan umum pribadi
dalam semua tingkat, baik yang bersifat umum dan pribadi.
Apapun seting komunikasi yang terjadi dalam dunia kerja, para
Komunikasi verbal dan non-verbal dalam tahap ini berorientasi
komunikator dan komunikan tetap harus merinci dan mengetahui
lingkungan dan mulai memiliki tahap emosi yang efektif terhadap
siapa yang menjadi komunikannya, apa tujuan komunikasi dan esensi
lawan bicara.
komunikasi apa saja yang perlu disajikan dalam komunikasi tersebut.
F. Penyebab Kegagalan Komunikasi
E. Tahapan Dalam Komunikasi
Di dalam komunikasi sering terlihat bahwa antara komunikator
Pada komunikasi antara pribadi secara umum dimulai dari tahap
dengan komunikan memiliki persepsi yang berbeda, hal ini bisa
superfisial (dasar) sampai ketahap akrab (intim). Perubahan dari
saja disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain adanya latar
tahapan umum kepada tahapan intim membutuhkan waktu yang
belakang budaya, pendidikan, status sosial dan lain sebagainya.
relatif tidak sama kepada setiap orang. Intensitas hubungan dan
esensi komunikasi dapat menjadi pemicu perubahan tingkat tahapan Kalaupun semua faktor tersebut di atas dapat diatasi, namun masih
komunikasi ini. Namun secara umum jenjang ini melalui tahapan ada kemungkinan lain yang menyebabkan gagalnya suatu
seperti uraian berikut : komunikasi, ini bisa diperlihatkan pada gambar an penyebab gagalnya
komunikasi berikut ini :
1. Tahapan interaksi bidang kepribadian umum (public areas).
Pada tahap ini individu berusaha menghidari konflik, sedikit
evaluasi diri, namun disesuaikan dengan norma sosial pada situasi
tersebut.
9. Modul Diklatpim Tingkat IV 9 10 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
H. Latihan
Petunjuk. Beri jawaban lengkap kepada setiap butir pertanyaan berikut
ini. (tulis jawaban Anda dalam lembar terpisah dari modul ini)
1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi?
2. Sebutkan enam komponen dasar yang terdapat dalam suatu
komunikasi.
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal.
4. Uraikan 2 dari 4 tahapan komunikasi.
Diagram 2: Penyebab Kegagalan Komunikasi
5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu komunikasi.
G. Kriteria Keberhasilan Komunikasi 6. Sebutkan mengapa bisa terjadi kegagalan dalam komunikasi?
Keberhasilan suatu komunikasi secara umum dipandang dari I. Rangkuman
ketercapaian tujuan komunikasi. Keberhasilan ini dapat dinilai dari
berbagai segi yang meliputi: Pemahaman dasar-dasar komunikasi dimulai dari pengertian konsep
komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian informasi
1. Kepercayaan penerima pesan (komunikan) terhadap komuni- dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media
kator serta keterampilan komunikator berkomunikasi (menyajikan dan cara penyampaian informasi yang tepat dengan tingkat
isi komunikasi sesuai tingkat nalar komunikan). pemahaman esensi komunikan yang sama lewat transmisi pesan
informasi yang simbolik.
2. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan
komunikan. Rumusan suatu komunikasi lengkap memiliki enam komponen dasar
komunikasi yang meliputi komunikator, komunikan, pesan atau esensi
3. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikator komunikasi, interaksi yang langsung maupun tidak langsung,
dan komunikan. penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat, dan
4. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan, kesadaran dan pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi.
perhatian komunikan akan kebutuhan atas pesan yang diterima. Keenam komponen komunikasi terintegrasi dan dalam
5. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan dan penerapannya mungkin berlangsung secara vertikal, horizontal,
top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Dalam dunia kerja,
menantang).
komunikator dan komunikan secara umum sudah saling kenal dan
6. Sistem penyampaian pesan berkaitan dengan metode dan media esensi komunikasi biasanya berhubungan dengan esensi tugas yang
yang sesuai dengan jenis indera penerima pesan. menyebabkan setting komunikasi menjadi lebih kondusif dan
cenderung lebih informal.
10. Modul Diklatpim Tingkat IV 11 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
Arah pegerakan suatu komunikasi dari kondisi umum ke tingkat BAB III
akrab seringkali mengikuti tahapan yang mencakup: tahap interaksi
bidang kepribadian umum, tahap pertukaran eksplorasi, tahap DASAR-DASAR PRESENTASI
pertukaran interaksi sosial efektif, dan tahap hubungan stabil. Setiap
tahapan ini membutuhkan waktu komunikasi yang berbeda kepada
setiap komunikator dan komunikan.
Dalam penerapan, keberhasilan suatu komunikasi dinilai dari Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
ketercapaian tujuan komunikasi yang didukung oleh kepercayaan menjelaskan pengertian presentasi, komponen dasar
komunikan terhadap komunikator serta keterampilan komunikator presentasi efektif, jenis presentasi lisan dalam dunia kerja,
berkomunikasi, daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kegagalan umum dalam presentasi, jenis penyaji yang
kebutuhan komunikan, pengalaman tentang isi pesan antara cenderung bermasalah, dan kriteria keberhasilan presentasi
komunikator dan komunikan, dan kemampuan komunikan
menafsirkan pesan sesuai dengan indera penerima pesan.
A. Pengertian Presentasi
Presentasi, khususnya presentasi lisan,
merupakan bagian komunikasi di mana
dalam proses komunikasi ini ada inti yang
dikomunikasikan (content), ada proses
komunikasi (metode), dan ada media
penyajian (alat bantu) Kesemua komponen
ini saling terkait dalam menciptakan suatu
presentasi lisan yang optimal dan efektif.
Apa sebenarnya konsep presentasi lisan? Presentasi lisan dapat
disimpulkan sebagai komunikasi antara penyaji (presenter) dengan
sekelompok pendengar (audience) dalam situasi teknis, saintifik
atau profesional untuk suatu tujuan dengan menggunakan teknik
sajian dan media presentasi yang terencana.
12
11. Modul Diklatpim Tingkat IV 13 14 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
B. Evaluasi Kemampuan Presentasi Anda 6. Penutup sajian saya menjawab permasalahan dalam pembukaan, dan 5 4 3 2 1
jika memungkinkan berisi yang menguraikan tindakan pendengar.
Sebelum lanjut membahas komponen, jenis dan aplikasi presentasi 7. Alat bantu yang saya gunakan dipersiapkan dengan baik, simpel, mudah 5 4 3 2 1
dibaca dan berisi pesan sajian.
efektif, Anda wajib mengevaluasi kemampuan presentasi Anda saat
8. Jumlah dan jenis alat bantu penyajian sesuai isi penyajian, dipilih berda- 5 4 3 2 1
ini, dengan cara mengisi lembar evaluasi di bawah ini. sarkan kesesuaian dengan pendengar, tidak membosankan pendengar.
9. Jika sajian saya persuasif, saya akan dukung dengan argumen logis 5 4 3 2 1
Hasil evaluasi diri ini dapat anda gunakan untuk merancang dan 10. Rasa ingin tahu saya gunakan untuk meningkatkan antusias penyajian, 5 4 3 2 1
mengembangkan kompetensi presentasi lisan Anda sesuai dengan dan bukan menghalangi saya berkreasi.
tahap penguasaan presentasi lisan Anda saat ini. 11. Saran dan dampak penyajian jelas terlihat manfaatnya pada pendengar. 5 4 3 2 1
12. Saya mengkomunikasikan ide sajian dengan antusias kepada pendengar. 5 4 3 2 1
13. Latihan sebelum presentasi saya perlukan supaya penggunaan kartu pe- 5 4 3 2 1
nyajian minimal dan perhatian saya kepada pendengar maksimal.
EVALUASI KEMAMPUAN PRESENTASI ANDA 14. Catatan sajian atau kartu penyajian saya berisi “kata kunci”, jadi saya 5 4 3 2 1
menghindari teknik presentasi dengan membaca teks.
15. Latihan presentasi saya cobakan seperti penyajian sebenarnya dengan 5 4 3 2 1
Nama : ...................................... Jabatan : ....................................... menggunakan alat bantu yang digunakan pada saat presentasi sebenarnya.
16. Saya mempersiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang saya antisipasi 5 4 3 2 1
Bacalah setiap butir pertanyaan berikut ini, dan lingkari salah satu nomor yang
dan saya melatih teknik menjawabnya.
paling sesuai mencerminkan kemampuan presentasi Anda saat ini. 17. (Jika memungkinkan), saya menyusun letak tempat duduk pendengar dan 5 4 3 2 1
mencobakan alat bantu penyajian jauh sebelum penyajian berlangsung.
SKALA PENILAIAN:
18. Saya memberi perhatian (eye contact) yang sama kepada semua pendengar 5 4 3 2 1
5 : Selalu (always); dengar selama penyajian berlangsung.
4 : Biasanya (usually); 19. Gerak tubuh saya (bahasa non-verbal) adalah natural dan dikembangkan 5 4 3 2 1
sesuai kebutuhan penyajian.
3 : Kadang-kadang (sometimes);
20. Suara saya kuat dan jelas terdengar kepada audience, bukan monoton. 5 4 3 2 1
2 : Jarang sekali (occasionally);
1 : Tidak pernah (never). Jumlah Skor pilihan
Skala Penilaian
1. Terlebih dahulu saya menentukan tujuan presentasi lisan sebelum meren- 5 4 3 2 1 PENJELASAN JUMLAH SKOR:
81 - 100 Anda seorang pembicara berpengalaman; namun untuk mencapai
canakan isi suatu penyajian lengkap.
keberhasilan presentasi maksimal, Anda masih membutuhkan pengulangan
2. Saya menganalisis keinginan, kebutuhan dan batasan kemampuan pen- 5 4 3 2 1
teknik dasar presentasi melalui latihan.
dengar saya. 61 - 80 Anda punya potensi untuk menjadi penyaji yang handal; namun perlu keseriusan
3. Saya mulai menulis intisari penyajian, lalu mengembangkan aspek saji- 5 4 3 2 1 dalam penyajian, terus berlatih dan mencoba teknik-teknik presentasi.
an tambahan yang berhubungan dengan hal itu. 41 - 60 Anda seorang pembicara biasa yang membutuhkan teknik-teknik dasar
4. Saya gabungkan latar belakang penyajian dan usulan setiap ide yang di- 5 4 3 2 1 persiapan, pengenalan dan peningkatan kepribadian untuk lebih berhasil
sajikan dalam presentasi. dalam presentasi lisan.
31 - 40 Anda akan mendapatkan peningkatan dramatis dalam presentasi jika Anda
5. Saya mengembangkan pembukaan sajian (introduction) yang bertujuan 5 4 3 2 1
serius berlatih terus.
meningkatkan perhatian pendengar, namun tetap berisi latar belakang
30 Anda harus siap mengikuti semua teknik penyajian dalam sesi ini, dan
penyajian. ke bawah mungkin mendapatkan peningkatan yang sangat baik mengenai teknik
presentasi hanya jika Anda serius dan terus menerus mencobanya.
12. Modul Diklatpim Tingkat IV 15 16 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
C. Komponen Dasar Presentasi Efektif Dalam penerapannya presentasi pretemporaneous meliputi
presentasi dengan membaca teks (reading presentation) dan
Dalam suatu presentasi, khususnya presentasi lisan, terdapat tiga
presentasi dengan menghafal (memorized presentation). Sedang
kelompok peran yang saling mendukung efektivitas dan keberhasilan
presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan (the
suatu penyajian. Penyaji (presenter) adalah figur utama yang
menyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalam impromptu Presentation), dan presentasi langsung dengan
kelangsungan dan efektivitas waktu penyajian. Moderator (chair menggunakan kartu (note cards presentation).
person) adalah figur kedua yang bertugas mengatur mekanisme 1. Presentasi Pretemporaneous
kelangsungan urutan dan tata cara penyajian. Kelompok ketiga adalah
pendengar (audience) yang berkumpul mengikuti penyajian untuk a. Presentasi Teks (Reading Presentation)
tujuan yang berbeda seperti mencari jawaban atas permasalahannya, Presentasi teks (Reading Presen-
mengikuti trend baru, di utus oleh instansinya, atas kemauan sendiri, tation) adalah suatu bentuk penyajian
dan atau berbagai tujuan lainnya yang berbeda dari satu individu lisan di mana penyaji sepenuhnya
kepada individu lain.
menggunakan teks (membaca kata
Dari ketiga peran utama di atas (penyaji, moderator, dan pendengar), demi kata). Contohnya dari bentuk
kelompok mana yang paling dominan dalam menentukan keberhasilan penyajian ini adalah penyajian surat
suatu penyajian? Pertanyaan ini dapat diinterprestasikan dari keterangan, kertas kerja sama, hasil
berbagai sudut pandang; namun pada dasarnya suatu penyajian lisan temuan atau penyajian mewakili
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan para pendengar. Apabila pembicara yang sebenarnya.
pendengar “mengerti” akan inti dan esensi suatu sajian, maka dapat
dikatakan presentasi tersebut berhasil. Dari uraian ini dapat Jika anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, tulislah
disimpulkan bahwa pendengar mempunyai kontribusi yang besar teks anda dalam bahasa komunikatif. Selama penyajian, berikan
dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian. perhatian kepada semua pendengar, proyeksikan gaya ucapan
dan laval bicara anda beri contoh-contoh pendukung dan jagalah
kecepatan berbicara, intonasi suara anda jangan monoton.
D. Jenis-jenis Presentasi Lisan Dalam Dunia Kerja
Secara umum presentasi lisan dapat dikategorikan kedalam 2 (dua) b. Presentasi Hafalan (Memorized Presentation)
bagian besar yaitu : PRESENTASI PRETEMPORANEOUS, Presentasi hafalan adalah suatu gaya penyaji lisan
segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa di mana isi bahan sajian ditulis dalam bentuk teks
menyesuaikan isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan tertulis lalu dihafalkan. Contohnya bentuk
PRESENTASI EXTEMPORANEOUS, segala jenis penyajian penyajian hafalan adalah laporan hasil studi
yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengaran dan singkat, hasil kunjungan atau observasi.
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar.
13. Modul Diklatpim Tingkat IV 17 18 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
Jika Anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, Jika Anda menggunakan teknik sajian ini, persiapkan bahan
perhatikan gaya penyajian monoton. Kemampuan menghafal sajian Anda. Tulislah outline penyajian di kartu-kartu kecil
yang terbatas akan terlihat kurang interaksi dengan pendegar dan latihlah penyajian Anda sampai anda gunakan.
selama penyajian berlangsung karena konsentrasi penyaji
Sajikan penyajian Anda senatural mungkin, gunakan teknik
kepada hafalannya.
penyajian yang telah Anda persiapkan namun sesuaikan
dengan respon pendengar. Jangan khawatir kalau pendegar
2. Presentasi Extemporaneous melihat kartu penyajian Anda.
a. Penyajian Spontan (the Impromptu Presentation) Dari keempat jenis presentasi lisan di atas, jenis penyajian
Bentuk penyajian langsung adalah menggunakan kartu merupakan jenis presentasi lisan yang
penyajian lisan spontan informal tanpa paling berhasil. Penyajian tipe ini terkontrol dengan baik dan
persiapan yang matang di pihak pembicara. sesuaikan dengan respon kemampuan pendengar.
Contohnya dalam pertemuan khusus Anda
diminta memberikan sambutan karena E. Kegagalan Umum Dalam Presentasi
kapasitas dan posisi yang Anda miliki.
Mengapa suatu presentasi lisan tidak berhasil atau tidak mencapai
Jika Anda HARUS menggunakan teknik penyajian ini, sasaran? Berikut ini dirangkum penyebab yang menjadikan suatu
sebelum penyajian tentukan tujuan penyajian penyajian Anda, penyajian lisan kurang efektif yaitu: riset data dan bahan sajian yang
urutkan pointer penyajian sesuai daya nalar pendengar, kurang lengkap, organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas,
sajikan contoh-contoh yang mendukung uraian isi sajian anda, pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas,
dan ulangi poin inti penyajian. penjelasan isi yang bertele-tele, penyajian kurang mampu meringkas
sari presentasi, data dalam penyajian tidak tepat dan/atau tidak
b. Penyajian Langsung Menggunakan Kartu (The Note up-to-date, penyajian kurang mengetahui teknik presentasi lisan,
Card Presentation) penyaji kurang persiapan dan kurang latihan penyajian lisan, analisa
Uraian dalam penyajian lisan ini peserta yang tidak memadai, terbatas atau tidak sesuai dan adanya
disesuaikan dengan nalar pendengar, gangguan suara lain saat penyajian lisan berlangsung.
namun inti penyajian lisan tetap
disesuaikan dengan tujuan penyajian.
Teknik penyajian ini bebas, natural,
dipersiapkan dengan sebaiknya, namun
tetap disesuaikan dengan tingkat
respon pendengar selama penyajian.
14. Modul Diklatpim Tingkat IV 19 20 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
F. Jenis Penyajian Yang Cenderung Bermasalah 5. THE MALVISUALIZER. Suatu penyajian dengan berbagai
Dalam Presentasi Lisan jenis alat bantu visual yang dipersiapkan namun tidak dapat
menggunakan dengan baik karena tidak menguasai teknik sajian.
Berbagai penyajian lisan dalam bentuk diskusi kelompok, diskusi
Pendengar menjadi jengkel, dan isi sajian tidak jelas bagi
kelas, seminar, dan konferensi baik untuk tingkat nasional maupun
pendengar.
internasional, terdapat paling tidak 10 (sepuluh) jenis penyajian yang
biasanya menghadapi permasalahan dalam penyajian lisan. Jenis 6. THE DULL READER. Penyaji membaca teks tanpa
penyajian ini bermasalah karena penyaji tidak dapat menggunakan menghirau kan respon pendengar terhadap bahan sajian.
teknik penyajian dengan baik; isi dan bahan penyajian tidak sesuai Penyajian tipe ini terlihat monoton dan kaku.
kebutuhan dirinya. Permasalahan jenis penyajian ini banyak 7. THE PLATITUDER. Suatu gaya penyajian tanpa arah, tidak
ditentukan oleh pengalaman dan kematangan berpresentasi sipenyaji terfokus, mengambang, sesuai dengan kesenangan dan
baik dalam situasi formal maupun informal. Jenis-jenis yang sering pengalaman penyaji sendiri.
menghadapi permasalahan meliputi jenis The Pitchman, The 8. THE LONER. Penyajian yang tidak menghiraukan pendapat
Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The latar belakang dan kemampuan pendengar. Pendapat penyaji
Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan sendiri yang dipaksakan kepada pendengar.
The funster.
9. THE IMPRESSER. Penyaji puppet, peniru gaya orang lain
1. THE PITCHMAN. Semua penyajian disesuaikan dengan walau kelihatan kaku dan tidak sesuai dengan keadaan sendiri.
bisnis yang sedang digeluti sendiri oleh penyaji dan wadah Merasa telah berhasil kalau telah menyajikan semua isi sajian
penyajian digunakan sebagai bagian marketing bisnis pribadi. dengan gaya yang diingini sendiri.
2. THE APOLOGIZER. Gaya penyajian yang merendahkan 10. THE FUNSTER. Penyajian dengan cerita bual, tidak tepat,
kemampuan presentasi sendiri, takut ditanya, biasanya penyaji “boasting” cerita besar digabung namun tidak saling mendukung
tipe ini mewakili orang lain. Pendengar kesal dan bosan akan atau kurang relevan dengan tema sajian.
cara dan isi penyajian yang tak terarah.
G. Kriteria Keberhasilan Presentasi
3. THE ANTIMIKER. Gaya penyaji yang merasa macho, suara
lantang dan keras tanpa menghiraukan kehadiran tekhnologi micro Sama seperti komunikasi, keberhasilan suatu presentasi lisan selalu
phone. Pendengar bagian belakang biasanya kesal karena uraian dinilai dari ketercapaian tujuan presentasi. Artinya tingkat pemahaman
penyajian kurang jelas atau volume suara yang terlalu keras. dan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan kriteria
dominan menetukan keberhasilan presentasi. Oleh karena itu penyaji
4. THE NONWIT. Pada dasarnya tipe penyaji ini cenderung perlu mengkaji dan menentukan tujuan presentasi yang sesuai dengan
formal, kaku dan memilih “lelucon” yang tidak tepat. “Lelucon” kondisi pendengar, dan seting presentasi. Untuk memaksimalkan
diupayakan untuk menghibur pendengar, tetapi kenyataannya keberhasilan suatu presentasi, para penyaji perlu memperhatikan saran
sebaliknya menjadi bumerang kepada penyaji. berikut ini, teristimewa apabila penyajian lisan Anda dilaksanakan
15. Modul Diklatpim Tingkat IV 21 22 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
secara “direct” langsung kepada pendengar yaitu : usahakan menarik kesesuaian isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan presentasi
perhatian peserta dan sejak awal penyajian, sajikan isi presentasi extemporaneous, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan
secara sistematis dan jelas. Beri penjelasan Anda yang disesuaikan tingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk memenuhi
dengan tingkat nalar pendengar, sajikan bukti dan contoh yang kebutuhan pendengar. Presentasi pretemporaneous meliputi
memperkuat argumen Anda, dan tentukan tindak lanjut penyajian presentasi dengan membaca teks dan presentasi hafalan. Sedang
bagi Anda dan bagi peserta.
presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan dan
presentasi langsung dengan menggunakan kartu.
H. Latihan Persiapan penyaji yang lengkap dan pengalaman berpresentasi
Petunjuk berilah jawaban lengkap kepada setiap butir soal berikut: memberi kontribusi kepada keberhasilan suatu presentasi. Namun
(Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah). kepada penyaji pemula perlu ditekankan untuk menghindari tipe
penyaji berikut ini yang cenderung menghadapi permasalahan
1. Jelaskan perbedaan penyajian lisan dengan teknik MEMBACA,
dalam penyajian. Penyajian ini adalah tipe The Pitchman, The
MENGHAFAL, SPONTANITAS, DAN DENGAN KARTU
PENYAJIAN. Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The
2. Mengapa teknik penyajian dengan menggunakan kartu Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan
disebutkan paling berhasil? The Funster.
3. Uraiakan kelemahan umum yang mempengaruhi keberhasilan Akhirnya keberhasilan suatu presentasi dinilai dari ketercapaian
suatu presentasi lisan. tujuan presentasi. Tingkat pemahaman dan penerimaan pendengar
4. Ada berapa jenis penyaji yang bermasalah dalam penyajian lisan.
atas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menentukan
Tuliskan tipe yang Anda ketahui dan mengapa mereka bermasalah?
keberhasilan suatu presentasi lisan yang efektif.
5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu presentasi.
I. Rangkuman
Pemahaman dasar-dasar presentasi selalu dimulai dari pengertian
presentasi yang berarti komunikasi antara penyaji dengan pendengar
dalam situasi teknis, saintifik atau profesional; dan untuk tujuan
tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan ragam media
presentasi.
Dalam pelaksanaannya, presentasi dikategorikan ke dalam 2 (dua)
bagian besar yaitu : presentasi pretemporaneous, segala jenis
penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menghiraukan
16. Modul Diklatpim Tingkat IV 24 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
BAB IV 1. Chart;
2. Ilustrasi gambar, diagram dan peta;
ALAT BANTU PENYAJIAN 3. Video dan Film;
4. Slides, transparancies;
5. Sampel barang atau contoh;
Setelah membaca Bab ini, para peserta Diklat diharapkan 6. Replika;
mampu menjelaskan dan menguraikan konsep dan peran alat
bantu penyajian, jenis-jenis alat bantu penyajian, persyaratan 7. Handouts, moduls;
alat bantu penyajian yang efektif, dan strategi pemilihan, 8. Manual, Pamphlets dan bulletin;
pengembangan dan penggunaan alat bantu efektif
9. Cartoons, Poster, tanda khusus;
10. Foto, Textbook, Ilustrasi, Majalah;
11. Studi kasus (case studies);
A. Konsep dan Peran Alat Bantu Penyajian 12. Demonstrasi/peragaan.
Bahan sajian adalah segala bentuk bahan presentasi yang digunakan Dari berbagai alat bantu di atas perlu dipilih alat bantu penyajian
oleh penyaji (hardware dan software) dalam proses presentasi untuk yang sesuai dengan tujuan penyajian, esensi penyajian dan setting
tujuan memperjelas isi dan tujuan presentasi, membantu penyaji presentasi tempat Anda melakukan presentasi. Berikut ini adalah
menyajikan isi sajian, dan membantu mempermudah pendengar tips/strategi penggunaan alat bantu penyajian.
mempelajari isi sajian.
Alat bantu penyajian berperan sebagai media sajian yang menyajikan
Tips/Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian
konsep, contoh dan faktor penunjang dalam suatu presentasi,
sehingga dengan keberadaan alat bantu penyajian, substansi dan 1. Charts: biasanya digunakan mengarahkan pemikiran
tujuan penyajian jelas diterima oleh pendengar. menjelaskan bidang khusus, menyimpulkan, menunjukan trend
baru, hubungan dan perbandingan hal khusus. Informasi ini
biasanya tertuang dalam transparansi, slide, flipchart atau power
B. Jenis-jenis Alat Bantu Penyajian points. Kalau alat bantu anda berupa transparansi yang kata-
kata maximum menggunakan penggunaan teks 6 kata per baris
Jenis alat bantu penyajianyang biasa digunakan dalam suatu
dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata
komunikasi formal dan/ atau presentasi adalah beberapa alat di
bawah ini, seperti: kunci, bukan kalimat lengkap.
23
17. Modul Diklatpim Tingkat IV 25 26 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
2. Ilustrasi, Diagram, dan Peta: Alat bantu jenis ini digunakan 10. Foto, Textbook atau Ilustrasi majalah: Jenis alat bantu ini
untuk menunjukan alur pergerakan, gambaran umum atau biasanya digunakan sebagai bahan diskusi untuk mengambarkan
impressi menyajikan mekanisme lengkap suatu kegiatan. Bahan situasi yang sebenarnya, bahan ilustrasi kepada topik khusus
ini sangat berguna untuk mempengaruhi sikap dan emosi dalam presentasi dan kegiatan khusus.
pendengar melalui berbagai teknik efek dari film yang ditonton. 11. Studi Kasus: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan secara
3. Video dan Film: sering digunakan untuk menyajikan peristiwa bersamaan dan saling berhubungan dengan topik sajian dengan
secara utuh atau sebagian. Alat bantu ini sangat berguna untuk mengikuti prinsip khusus, latihan dan prosedur yang dijelaskan
menyampaikan sesuatu secara gamblang sesuai apa adanya atau diinterprestasikan dan diformulasi oleh kelompok tersebut.
sesuai keinginan pembuat film. 12. Demonstrasi/Peragaan: Alat bantu ini digunakan untuk
4. Slides, transparansi: Sering digunakan menggambarkan menunjukkan bagaimana cara pelaksanaan metode khusus atau
ilustrasi, prinsip, urutan kejadian yang dikembangkan melalui foto- prosedur suatu kegiatan.
foto.
5. Contoh Barang atau spesimen : bahan berikut ini digunakan C. Persyaratan Alat Bantu Penyajian Efektif
untuk menunjukan bentuk obyek barang yang sebenarnya.
Alat bantu penyajian yang efektif harus dapat menyajikan inti/isi
6. Model atau replika: Alat bantu dalam ukuran kecil ini sajian lebih baik dari ucapan (kalimat ucapan). Alat bantu presentasi
menunjukan suatu operasi tanpa harus menggunakan materi yang baik biasanya menggunakan kombinasi antara uraian, gambar,
yang sebenarnya, membuat gambaran pekerjaan besar dalam grafis, dan teknologi.
replika kecil dan hasil akhir suatu kegiatan proyek dalam dimensi
Dalam mengembangkan alat bantu gunakan aspek artistik memadai,
yang di perbesar untuk dapat menguraikan mekanisme kerjanya.
aspek tata ruang media, dan aspek lain seperti warna untuk
7. Handout, modul: Alat bantu ini biasanya digunakan oleh peserta memperjelas kata kunci penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah
sebagai sumber bacaan dalam melakukan tugas tertentu sesuai biru tua, hitam, coklat, dan merah tua, sedang warna untuk dekorasi
permintaan. adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu.
8. Manual, Pamphlets, Bulletin: Jenis alat bantu ini digunakan Setiap alat bantu yang digunakan harus berisi sajian fakta yang
untuk menyajikan informasi standar, petunjuk dan bahan referensi akurat benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan
awal suatu kegiatan. seting ruangan dan jumlah pendengar. Alat bantu tersebut harus
9. Cartoon, Poster dan Tanda Khusus: Jenis alat bantu ini terprogram rapi, jelas, terang dan mudah dibaca walau oleh
digunakan untuk menarik perhatian dan meningkatkan minat pendengar yang dibelakang sekalipun.
pendengar terhadap bidang sajian.
Beberapa kriteria yang dapat digunakan sebagai persyaratan dalam
memilih dan mengembangkan alat bantu penyajian meliputi:
18. Modul Diklatpim Tingkat IV 27 28 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
1. aspek efektifitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukung 1. Tulislah isi pesan di atas kerta flipchart dengan ukuran tulisan
mudah dimengerti. yang besar.
2. aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan. 2. Jangan menulis “scribble” asal-asalan.
3. biaya yang lebih murah, baik saat pembelian, pengembangan dan 3. Berdirilah pada satu sisi flipchart, jangan didepannya.
pemeliharaan. 4. Gunakan variasi warna untuk pesan dan dekorasi.
4. kesesuaian bahan dengan metode penyajian. 5. Beri tanda penggunaan flipchart.
5. kesesuaian media dengan karateristik peserta penyajian. 6. kalau tidak ada board flipchart, gunakan Blu-Tack.
6. pertimbangan praktis, dari segi tempat fasilitas yang ada, 7. Persiapkan flipchart dengan isi yang rumit sebelum penyajian.
keamanan penggunaan, daya tahan dan kemudahan memperbaiki. 8. Maksimum 10 baris dalam satu flipchart.
7. ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya. 9. Gunakan kata kunci bukan kalimat lengkap dalam flipchart Anda.
10. Kembangkan judul dalam setiap lembar flipchart.
D. Strategi Pemilihan Dan Pengembangan Alat 11. Gunakan warna untuk mempertegas isi sajian dalam flipchart.
Bantu Efektif
Berikut ini beberapa strategi umum dalam pemilihan dan
PETUNJUK PEMILIHAN
pengembangan alat bantu penyajian yang efektif yang meliputi :
BEBERAPA ALAT BANTU PENYAJIAN
1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian.
2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian. KONDISI UMUM FLIPCHART TRANSPARANSI/ SLIDES
SLIDES
3. Tentukan target populasi pendengar (lokasi, jumlah, dll).
Pendengar Di bawah 20 org + 100 orang Lebih dari 100 org
4. Pilih metode penyajian yang tepat. Tingkat Formalitas Informal Informal, Formal Segala bahan dapat
T e k n i k Simpel Simpel dapat di digambar
5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll. Proyektor / screen
Pengembangan Jepitan & Kertas Photo Copy
6. Pilih dan kembangkan media penyajian yang paling sesuai dengan Alat ruangan
Waktu menulis saja
Proyektor & Layar Pengembangan/
fotografi = cetak
tujuan penyajian dan karakteristik pendengar. Waktu pembuatan
Murah
Menggambar/ketik
dapat di Photo Copy mahal
Biaya
7. Kembangkan pointer petunjuk penggunaan bahan tersebut. Mahal kalau Type-
set
Dalam pelaksanaan suatu penyajian, bahan penyajian seperti flipchart
sering sekali menjadi media penyajian utama. Berikut disajikan
beberapa strategi pengembangan dan penggunaan flipchart.
19. Modul Diklatpim Tingkat IV 29 30 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
E. Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian yang Anda menggunakan chart yang telah dipersiapkan sebelumnya,
Efektif Anda tinggal menggunakan dan membaliknya sesuai kebutuhan.
Namun jika Anda belum mempersiapkan, usahakan tidak
Alat bantu adalah alat yang membantu memperjelas isi suatu berbicara pada saat menulis di flipchart. Setelah selesai menulis
penyajian. Tujuan penggunaan alat bantu adalah untuk menarik baru anda uraikan maksudnya. Flipchart yang baik menggunakan
perhatan pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap huruf cetak dan dengan ukuran huruf yang sesuai dengan kondisi
penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antara ruangan dan jumlah pendengar. Pada saat menggunakan filpchart
topik, fakta, dan obyek penyajian. usahakan memberi perhatian tetap pada pendengar. Pada saat
Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu harus dijelaskan membalik lembar chart jangan bicara sebelum Anda memutar
dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakan posisi Anda kembali menghadap pendengar.
variasi alat bantu seperti perbandingan statistik, dan alat lainnya Flipchart yang baik hanya berisi kata kunci atau singkatan.
yang mendukung ide utama sajian Anda. Jumlah maksimal kata dalam satu chart sekitar 25 kata kunci.
Anda tidak perlu membaca kalimat panjang atau pernyataan
panjang yang terdapat dalam chart karena pendengar juga
1. BERAPA ALAT BANTU IDEAL? membacanya. Uraian Anda harus runtut dan terlihat hubungan
Setiap visual dalam penyajian lisan dapat digunakan untuk setiap kesinambungan antara satu ide dengan ide lainnya.
2 menit penyajian dan setiap peserta membutuhkan sekitar 20- Jika inti sajian Anda kompleks dan membutuhkan empat atau
30 detik untuk konsentrasi kepada isi setiap visual. Visual harus lima tahapan. Anda jangan menuliskan semua tahapan dalam
mendukung penyajian bukan menjadi pusat perhatian. Setiap satu chart, namun dalam beberapa chart. Uraikan satu persatu
visual dalam presentasi harus dijelaskan isi dan hubungannya tahapan ini dengan jelas. Hal ini akan meningkatkan minat dan
dengan penyajian; jika Anda tidak menguraikan hubungannya perhatian pendengar dan mereka mencoba mamahami semua
maka penyaji akan kelihatan sebagai robot yang hanya uraian Anda apabila mereka ingin mendapatkan uraian lengkap
mengoperasikan visual semata. dari paparan ini.
2. BAGAIMANA MENGGUNAKAN FLIPCHART? F. Latihan
Flipchart adalah salah satu alat bantu yang paling sering Petunjuk: Beri jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan
digunakan dalam presentasi lisan. Untuk memaksimalkan berikut: (jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah)
penggunaannya usahakan menempatkan Flipchart tersebut
disudut ruang, bukan ditengah ruangan. Tanyakan kepada 1. Mengapa alat bantu perlu dalam penyajian lisan?
pendengar apakah mereka semunya dapat melihat Flipchart 2. Bagaimana syarat alat bantu penyajian yang benar?
tersebut dengan baik. Sesuaikan dengan respon pendengar. Jika
20. Modul Diklatpim Tingkat IV 31 32 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
3. sebutkan 3 jenis alat bantu penyajian yang anda ketahui dan 9. Cartoons, Poster, Tanda;
jelaskan fungsinya? 10.Foto, textbook, Ilustrasi;
4. Berapa jumlah alat bantu yang ideal dalam suatu penyajian lisan? 11. Study kasus;
5. Jelaskan perbadaan alat bantu OHP transparency dan flipchart.
12.Demontrasi.
Jelaskan penggunaannya masing-masing?
Alat bantu penyajian adalah alat yang membantu penyaji memperjelas
G. Rangkuman isi suatu penyajian. Penggunaan alat bantu penyajian adalah untuk
menarik perhatian pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar
Alat bantu yang efektif harus menyajikan data lebih baik dari ucapan.
terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti
Setiap alat bantu hanya berisi satu konsep utama saja dan diharapkan
hubungan antara topik, fakta dan objek sajian.
lebih menggunakan gambar atau grafik dari pada kata-kata. Kalau
alat bantu harus menggunakan kata-kata, maksimum penggunaan Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu penyajian harus
teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan dijelaskan dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena
menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap. itu gunakan variasi alat bantu seperti: Perbandingan, statistik, dan
alat lainya yang sesuai dengan tujuan penyajian, dan mendukung
Gunakan warna untuk memperjelas kata inti penyajian. Warna utama
ide utama sajian Anda.
untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat dan merah tua, sedang
warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu .
Setiap alat bantu berisi sajian fakta yang akurat, benar, dan up-to-
date dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah
pendengar. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlah
pointer isi sajian Anda.
Jenis alat bantu yang, digunakan dalam penyajian lisan adalah:
1. Chart;
2. Ilustrasi, Diagram, Peta;
3. Video dan Film;
4. Slides, trasparansi;
5. Sampel barang atau contoh;
6. Replika;
7. Handouts, modul;
8. Manual, pamphlets, dan buletin;
21. Modul Diklatpim Tingkat IV 34 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
BAB V PRINSIP IPO
DALAM KOMUNIKASI DAN PRESENTASI KOMUNIKATIF
STRATEGI PENYAJIAN YANG
EFEKTIF DAN KOMUNIKATIF
Penyaji menentukan : Penyaji melakukan : Hasil penyajian :
Penguasaan Hasil Sajian
Dalam:
Tujuan presentasi; Kegiatan penyajian se- Ranah kognitif;
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan Bahan presentasi; suai tahapan persiapan; Ranah Afektif;
mampu menjelaskan dan menguraikan prinsip IPO dalam Metode penyajian; Menetapkan PTT; Ranah Psikomotorik;
komunikasi dan presentasi, tahapan persiapan, Alat & Eval. penyajian; Menetapkan LTT;
Kemampuan awal pen- Aktualisasi Tahapan
pelaksanaan, dan evaluasi presentasi dengar; penyajian;
Tahapan penyajian; Evaluasi penyajian;
Aplikasi penyajian;
Remediasi esensi sajian;
A. Pengertian Komunikasi Catatan :
Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi dan PTT : Presenter’s Talking Time;
presentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalam mem- LTT : Listener’s Talking Time.
persiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calon
pendengar (input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatan
penyajian yang terstruktur (process), dan mengetahui ragam hasil
B. TAHAPAN PERSIAPAN, PELAKSANAAN
penyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatan DAN EVALUASI PRESENTASI
penyajiannya (output). Setiap pointer yang tertuang dalam Prinsip Tahapan tangga berikut ini menyajikan ilustrasi langkah presentasi
IPO ini perlu dicermati dan dipersiapkan penyajian dalam melakukan lisan yang efektif mulai dari tahap persiapan, pengenalan diri dan
suatu penyajian yang efektif dan komunikatif. pengenalan pendengar sampai kepada tahap penyajian lisan. Ikuti
Prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi dirangkum dalam setiap langkah dengan seksama dan perhatikan rangkuman setiap
bagan berikut ini : langkahnya, teristimewa apabila Anda memiliki kemampuan
presentasi lisan yang minim/terbatas atau belum pernah
berpresentasi lisan dalam situasi kelompok, dan konferensi.
33
22. Modul Diklatpim Tingkat IV 35 36 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
A B Analisa pendengar secara umum meliputi :
1. Bidang tugas dan kelompok para pendengar. Apakah mereka
berasal dari bidang tugas tertentu (contohnya para guru, dokter,
7
6
pegawai pemerintah, dan sebagainya);
5 2. Lama mereka bertugas di instansi tersebut. Apakah bidang tugas
4 mereka berhubungan langsung dengan isi sajian Anda dan sudah
3 berapa lama mereka melakukan tugas tersebut;
2
A
B 3. Seberapa jauh pengetahuan pendengar akan isi presentasi Anda.
1
Perlu mengetahui sejauh mana cakupan penguasaan mereka
akan isi sajian yang akan dipresentasikan. Bidang apa yang belum
mereka kuasai dan aspek apa saja dari inti sajian Anda yang
mungkin menarik kepada pendengar;
Rincian Tahapan Persiapan dan Penyajian Lisan Efektif.
4. Bagaimana tingkat kebutuhan mereka atas isi penyajian. Anda
A. Analisa pendengar dan situasi penyajian lisan. diharapkan dapat menambah wawasan dan hal baru dalam
meningkatkan mutu kinerja pendengar.
B. Analisis penyaji dan tujuan penyajian lisan.
Analisa pendengar secara khusus meliputi:
1. Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan;
1. Bagaimana tanggapan mereka mengenai Anda sebagai penyaji.
2. Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan;
Apakah mereka mengenal Anda secara pribadi atau sebaliknya?
3. Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian; Bagaimana tingkat penerimaan mereka kepada Anda sebagai
4. Pengembangan pembukaan penyajian; pembicara dalam situasi ini?
5. Pengembangan penutup penyajian; 2. Apa alasan mereka menghadiri presentasi Anda? Apakah
memang benar untuk memenuhi kebutuhan mereka, atau karena
6. Latihan presentasi lisan/gladi resik;
paksaan atasannya.
7. Penyajian lisan langsung.
Pilihlah teknik penyajian yang Anda paling sukai sesuai kepada
pendengar. Tentukan jenis informasi dan teknik penyajian lisan yang
Tahap A : Analisa Pendengar dan Situasi menarik perhatian pendengar? Carilah informasi lainnya mengenai
Penyajian Lisan pendengar yang meliputi kelompok usia, jumlah peserta, jenjang
Dalam tahapan ini, Anda sebagai penyaji perlu melakukan analisa pendidikan; dan mengenai situasi penyajian yang meliputi alokasi
keberadaan calon pendengar (audience) dan situasi (setting) tempat waktu penyajian, suasana lokasi penyajian dan alat bantu yang
penyajian yang akan Anda gunakan. tersedia yang dapat Anda gunakan.
23. Modul Diklatpim Tingkat IV 37 38 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
Tahap B: Analisa Penyaji dan Tujuan Penyajian Selama tahapan ini, tetap perhatikan tujuan presentsi lisan Anda.
Tentukan sejauh mana kemampuan Anda akan isi penyajian? Apakah Rangkuman isi penyajian perlu dirinci dengan baik. Anda mungkin
inti penyajian merupakan bagian dari pendidikan atau pengalaman perlu mengembangkan pengantar khusus untuk setiap topik dan
Anda? Hasil temuan Anda atau bidang tugas yang telah biasa Anda bagaimana teknik penguraiannya.
geluti? Dalam tahapan pengumpulan bahan sajian ini, tulislah semua bahan
Tentukan tujuan penyajian Anda. Apakah tujuan presentasi Anda di kartu penyajian. Jangan khawatir jika Anda punyai banyak kartu
persuasif, informasi, menghibur pendengar, atau mengevaluasi penyajian. Kartu-kartu ini akan Anda gunakan dalam menyeleksi
sesuatu? Tujuan penyajian ini harus jelas kepada pendengar dan inti penyajian lisan Anda dikemudian hari.
kalau boleh harus mencerminkan aspek kebutuhan pendengar.
Kembangkan tujuan penyajian yang “SMART” sesuai dengan
kemampuan dan latar belakang pendengar dan hasil yang ingin Anda Langkah 2. Tahap Seleksi dan Penentuan Inti Presentasi
capai. Tujuan yang SMART adalah tujuan yang khusus :”Specific: Dari bahan yang telah diakumulasi dalam kartu penyajian, tentukan
(secara spesifik) dapat diukur dengan jelas. “Measurable”, dapat dan pilihlah isi presentasi lisan Anda. Dalam seleksi ini Anda perlu
dicapai “Achievable”, realistis sesuai keadaan dan kondisi penyajian : menentukan topik rangkuman inti beserta sub topiknya. Pilihan ini
“Realistic in Scope”, dan sesuai dengan alokasi waktu yang tersedia harus disusun dalam pola susunan isi sesuai topik dan tujuan
“Time Bound”.
penyajian. Suatu presentasi lisan harus dapat menjelaskan isi
Tentukan tujuan penyajian lisan Anda dengan menjawab pertanyaan penyajian secara rinci kepada pendengar, dan kartu. Kartu penyajian
pertanyaan berikut ini: yang akan Anda gunakan hanya berisi judul penyajian, outline dan
a. Apa yang ingin Anda capai di akhir penyajian? Apa kriteria rincian sub-topik penyajian beserta kutipan (jika ada) conton–contoh,
keberhasilannya? frase dan tanda khusus lainnya untuk kelancaran penyajian Anda,
dan kemudahan kepada pendengar untuk mengikutinya.
b. Apa yang Anda inginkan dikuasai pendengar setelah mengikuti
presentasi ini? Apa kriteria keberhasilannya? Untuk menjamin keberhasilan suatu penyajian lisan, Anda harus
dapat menjelaskan isi penyajian secara rinci sesuai kebutuhan
Langkah 1. Tahap Pengumpulan Bahan Penyajian Lisan pendengar, menyajikan keterkaitan antara topik-topik penyajian,
menjabarkan isi dengan menggunakan teknik bervariasi seperti
Tentukan sejauh mana cakupan isi presentasi yang telah Anda
penyajian masalah, Solusi, sebab. Akibat, kronologi, dan sebagainya.
kuasai? Tahap ini selalu berawal dari tingkat pengetahuan dan
Semua kartu penyajian harus diurutkan dengan tanda khusus supaya
penguasaan Anda saat ini akan isi sajian Anda. Setelah itu Anda
perlu mengobservasi sekeliling Anda dan kumpulan bahan yang dapat mudah Anda gunakan.
digunakan dalam penyajian lisan Anda. Kalau perlu diskusikan
dengan pakar lainnya, teman atau baca beberapa publikasi mengenai
topik/isi presentasi Anda.
24. Modul Diklatpim Tingkat IV 39 40 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
Langkah 3. Tahap Memilih, Mengembangkan dan Mengguna Alat bantu apapun yang Anda gunakan selama penyajian harus
kan Alat Bantu Penyajian dapat membantu penyaji memperjelas isi penyajian (ukuran,warna,
dan isi harus jelas dan tepat). Volume suara harus lebih tinggi saat
Perlu Anda ingat bahwa apapun jenis alat bantu yang digunakan,
menulis di papan, di flipchart, di OHP atau saat menggunakan
Anda sebagai penyaji harus dapat menggunakan alat tersebut dengan
peralatan elektronik lainnya.
baik. Penggunaan alat bantu merupakan tanggung jawab penuh dari
penyaji. Jangan mengharapkan penyelenggara atau moderator untuk
membantu Anda, khususnya dalam situasi seminar dan konferensi.
Langkah 4. Tahap Pengembangan Pembukaan Presentasi
“Tak kenal maka tak sayang” adalah suatu ungkapan yang ber-
makna bahwa kalau kita kurang mengenal atau tidak mengenal siapa
pembicara maka perhatian kita tidak dapat sepenuhnya diberikan
kepada penyajian, walaupun penyaji secara umum telah diberikan
kepada penyajian. Walaupun penyaji secara umum telah diperkenal-
kan oleh moderator, penyaji harus juga memperkenalkan dirinya
secara ringkas dan perkenalkan topik yang akan dibawakannya.
Tujuan pembukaan adalah untuk menarik perhatian pendengar dan
memberi orientasi pendengar terhadap isi penyajian Anda.
Pembukaan ini harus bebas, jelas, casual dan natural. Untuk dapat
menarik perhatian pendengar Anda boleh menyajikan cerita ilustratif,
Pilih, kembangkan dan persiapkan semua alat bantu sebelum
kutipan khusus, pertanyaan atau berikan komplemen kepada
presentasi dimulai. Urutan penggunaan media ini harus jelas dan tepat.
pendengar. Untuk orientasi pendengar terhadap penyajian, Anda
Jangan sajikan suatu alat bantu apabila Anda belum siap boleh menyajikan rangkuman isi, dan latar belakang penyajian Anda.
menyajikannya, dan apabila alat bantu tersebut kurang berhubungan Jangan sekali-kali minta maaf, berdebat atau meng-gunakan bahan
dengan inti sajian Anda. Apabila Anda menggunakan peralatan yang tidak relevan dengan sajian Anda. Mulailah pembukaan Anda
elektronik, persiapkan alat tersebut dengan lengkap sebelum peserta dengan bahasa isyarat yang baik seperti kefakuman sesaat dan
memasuki ruang penyajian. Dan sewaktu menggunakan alat bantu memandang pendengar. Berikan perhatian merata kepada seluruh
elektronik, usahakan berbicara lebih keras dan proyeksikan volume pendengar. Biasanya lama pembukaan penyajian berlangsung sekitar
suara dan lafal pengucapan Anda. Jangan sekali-kali berdiri diantara 10% dari alokasi waktu presentasi.
pendengar dan alat bantu elektronik yang mengakibatkan alat tersebut
kurang jelas kepada pendengar. Setelah selesai menggunakan alat
bantu, matikan semua peralatan elektronik yang digunakan, dan
simpan alat tersebut dengan baik dan rapi.
25. Modul Diklatpim Tingkat IV 41 42 Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif
Contoh Pembukaan Presentasi Lisan: Langkah 6 : Tahap Latihan Penyajian atau Gladiresik.
Selamat Pagi Ibu Bapak sekalian. Nama saya John Latihan penyajian lisan/gladi resik atau “Dummy Run” merupakan
Rosinsky; Adapun judul makalah yang akan saya sajikan langkah terakhir dalam persiapan presentasi lisan. Semakin ber-
adalah Peningkatan Kualitas Pengawasan di Industri ABM. pengalaman seorang penyaji maka waktu latihan yang dibutuhkannya
Dalam sajian pagi ini, saya akan menyampaikan 4 bagian semakin singkat dan bervariasi sesuai fokus perhatian dalam latihan
penting; pertama saya akan menguraikan sekilas tentang sejarah yang dilakukan.
pengawasan kualitas di Industri ABM, kemudian saya akan Secara umum tujuan latihan penyajian adalah untuk meyakinkan kualitas
membicarakan pola pengembangan dalam pengawasan kualitas penampilan penyaji. Teknik latihan ini bervarisasi. Yang paling utama
dibeberapa cabang industri kami. Bagian ketiga akan berisi Anda harus mencobakan latihan sendiri, latihan bersama teman, atau
hasil yang dicapai dari pengawasan ini, dan dibagian akhir latihan dengan direkam video/audio. Sewaktu latihan berlangsung,
saya akan sajikan arah dan masa depan dari pengawasan cobalah mengingat outline penyajian, dan latihan sampai bahan sajian
kualitas di industry ABM. Diakhir penyajian saya akan berusaha dan isinya Anda kuasai. Perbaiki mekanisme penyajian Anda dengan
menjawab semua pertanyaan dari para pendengar. memperhatikan tutur bahasa, nada suara, lafal pengucapan, dan hal
Baiklah, saya akan mulai dengan sajian latar belakang lainnya seperti postur, gerak tubuh, dan ekspressi wajah.
pengawasan di …. Latihan penyajian meningkatkan rasa percaya diri Anda, dan latihan
ini menutupi kekurangan yang mungkin masih terdapat dalam teknik
penyajian Anda. Latihan juga berfungsi memacu penyaji untuk
Langkah 5 : Tahap Penutup Suatu Penyajian Lisan terbiasa dengan bahan sajian, memacu Anda menggunakan alat
Suatu presentasi lisan dikatakan lengkap apabila penyajian tersebut bantu, teristimewa alat bantu elektronik. Latihan mempersiapkan
memiliki komponen, PEMBUKAAN, PENJELASAN ISI, Anda mengatasi potensi masalah atau pertanyaan yang mungkin
PENUTUP DAN TANYA JAWAB. Pokok pemikiran yang perlu ditanyakan pendengar. Akhirnya latihan membantu Anda mengukur
Anda perhatikan dalam menutup presentasi lisan adalah : penggunaan waktu dengan sebaiknya.
Penutup sajian harus berisi elemen yang paling strategis dan berisi
rangkuman penyajian Anda. Penutup harus dapat memperjelas inti Langkah 7: Tahap Penyajian Presentasi Lisan
penyajian dan bukannya menyajikan materi baru. Adapun alokasi Tahapan ini dibagi atas tiga bagian besar yang meliputi kegiatan
waktu yang biasanya diberikan kepada penutup dalam suatu yang perlu diperhatikan sebelum penyajian berlangsung, selama
seminar dan konferensi adalah sekitar 5% dari seluruh waktu penyajian dan kegiatan sesudah penyajian selesai.
penyajian. Selama penyajian lisan Anda, inti dapat diulangi antara 3
sampai 10 kali untuk memperjelasnya kepada pendengar, tentu
dengan gaya sajian yang berbeda.
