1. TUGAS KEARSIPAN
Nama Kelompok :
ERNA PURWATI (08)
HEFI LESTARI (22)
SMK NEGERI 1 BOYOLANGU
TAHUN PELAJARAN 2013 - 2014

2. Pertanyaan :
1.
2.
3.
4.
5.
Pengertian dokumen dan dokumentasi
Peranan dokumen dan dokumentasi
Perbedaan dokumen dan dokumentasi
Jenis-jenis dokumen dan dokumentasi
Ruang lingkup dokumentasi di sekolah dan dokumentasi di kantor
Jawaban :
I.
Jelaskan Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
1. Pengertian Dokumen
Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu
yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih
untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.
Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya
:
a) Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)
 Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan
daripada
kesaksian
lisan,artefak,peninggalan-peninggalan
terlukis
dan
petilasan0petilasan arkeologis.
 Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat
perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.
 Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber
jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.
b) Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)
 Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis
maupun lisan.
 Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.
 Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat
Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya.
2. Dokumentasi
Dokumentasi menurut kamus besar Bahasa Indonesia adalah sebagai sesuatu yang
tertulis,tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.
Dokumentasi menurut beberapa ahli :
a) Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference
1905)
 Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan,
penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
b) Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica
 Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang
mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi
disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat
informasi itu dapat dicapai.
c) Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)
 Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua
jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est
reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de
L’ativite humaine).
II. Jelaskan Peranan Dokumen dan Dokumentasi
Adapun peranan dokumentasi bagi suatu lembaga atau organisasi adalah sebagai berikut :
a. Dokument memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
b. Dokument menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

3. III. Jelaskan Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi
Perbedaan antara Dokumen dan Dokumentasi adalah sebagai berikut :
Dokumen
Dokumentasi
1. Di fokuskan pada benda/informasinya
1. Di fokuskan pada kegiatannya
2. Tidak merupakan unit kerja
2. merupakan unit kerja
3. Bersifat pasif
3. Bersifat aktif
4. Isi dokumen terbatas pada informasi
4. Isi
dokumentasi
bisa
berupa
yang terdapat pada dokumen sendiri
dokumen,buku-buku dan alat-alat audio
visual
5. Digunakan sebagai alat bukti
5. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
6. Menunjang penelitian
6. Menyiapkan keterangan untuk penelitian
IV. Jelaskan Jenis Dokumen dan Dokumentasi
A. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
1) Dokumen pribadi
Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP,
SIM, Ijazah.
2) Dokumen niaga
Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota,
kwitansi.
3) Dokumen pemerintah
Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU,
Keppres, Peraturan pemerintah.
B. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
1) Dokumen literer (di bidang perpustakaan)
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku,
majalah, film.
2) Dokumen korporil (di bidang permuseuman)
Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.
3) Dokumen privat (di bidang kearsipan)
Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
V. Jelaskan Ruang lingkup dokumentasi di sekolah dan dokumentasi di kantor
1) Dokumen literal
Ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain
a. Buku-buku
e. majalah
b. Laporan
f. Koran
c. Disertasi
g. brosur
d. Tesis
h. leaflet
2) Dokumen kolporal
Ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata
uang kuno, pakaian adat
3) Dokumen privat
Ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.