Rapat merupakan pertemuan yang telah dijadwalkan untuk membahas masalah dan memutuskan solusi. Sekretaris bertugas mempersiapkan rapat dengan membuat agenda, mengundang peserta, dan menyiapkan ruangan serta peralatan yang dibutuhkan. Ada beberapa jenis rapat seperti rapat formal, informal, terbuka, dan tertutuk. Keputusan dalam rapat dapat diambil melalui musyawarah atau voting.

1. TUGAS POKOK SEKRETARIS
MENYIAPKAN RAPAT DAN
MEMIMPIN RAPAT
Nama Kelompok :
Desy Isti Ariani (Pagi)
AB 4
DESY ISTI ARIANI AB 4

2. Sebelum rapat dimulai yang harus
diperhatikan sekretaris :
 Sekretaris harus membuat agenda atau jadwal
untuk rapat dengan jangka waktu panjang
agar dapat disesuaikan jadwal pimpinan
terkadang apabila rapat mendesak rapat
dapat dipimpin sekretaris
 Tujuan Rapat
 Mempersiapkan Peserta Rapat
 Mempersiapkan Ruangan dn layout ruangan
 Membuat Daftar Acara

3.  Mempersiapkan Bahan rapat
 Mempersiapkan Peralatan Rapat
 Mengirimkan Hasil Rapat
 Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan Tindak Lanjut
DESY ISTI ARIANI AB 4

4. YANG DIMAKSUD DENGAN
RAPAT
• Merupakan suatu pembahasan untuk
merumuskan jalan keluar dalam menghadapi
masalah
• Pertemuan yang sudah diagendakan
(dijadwal) untuk membahas permasalahan
dan memutuskan cara yang akan ditempuh
• Kegiatan yang sudah terperinci agendanya
dalam kerangka pembahasan masalah yang
dihadapi hingga pemutusan jalan keluar yang
akan dihadapi dan lain sebagainya.
DESY ISTI ARIANI AB 4

5. Jenis-Jenis Rapat dan Syarat-
syaratnya
 Jenis- Jenis Rapat :
 A. Berdasarkan Tujuan :
1. Rapat Penjelasan : Rapat yang diselenggarakan
untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para
peserta rapat dari pimpinan sebagai contoh : rapat
penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk
menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi
peserta diklat di smk

6. 2. Rapat pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan
untuk menemukan pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang terjadi atau dihadapi
3. Rapat Perundingan
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindari timbulnya, suatu perselisihan,
mencari tengah agar tidak merugikan kedua
belah pihak.

7. B.Berdasarkan Sifat
1. Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan
aturan yang berlaku dan semua peserta
rapat, memperoleh undangan .
2. Rapat Informal (Informal Meeting)
Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi
dan tidak berdasarkan suatu rencana yang
bersifat resmi misalnya tanpa undangan
terjadi secara kebetulan

8. 3. Rapat Terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh
anggota organisasi.
4. Rapat Tertutup
Rapat yang diselenggarakan untuk kalangan
tertentu dalam suatu organisasi, biasanya
yang dibahas hal-hal yang menyangkut
masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau
belum boleh diketahui oleh umum)

9. C. Berdasarkan Jangka Waktu
1. Rapat Mingguan
Rapat yang diselenggarakan secara rutin
setiap minggu, guna membahas masalah-
masalah yang bersifat biasa yang dihadapi
oleh setiap seksi atau subseksi.
2. Rapat Bulanan
Rapat yang diselenggarakan setiap bulan
dengan rutin, guna membahas masalah-
masalah yang biasa yang dihadapi oleh
setiap seksi atau subseksi.

10. 3. Rapat Semester
Rapat yang diselenggarakan setiap enam
bulan
sekali, guna mengadakan evaluasi hasil
kerja
Selama setengah tahun dan mencari serta
Menentukan rencana-rencana selanjutnya
Untuk waktu enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan
Rapat yang diadakan sekali setahun yang
bertujuan untuk mengevaluasi

11. D Berdasarkan Frekuensi
1. Rapat Rutin adalah Rapat yang waktunya
sudah tertentu atau biasa, misal minggu-an,
bulanan
2. Rapat Insidental adalah rapat yang terjadi
tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena
adanya masalah yang memerlukan
penanganan dengan segera.

12. E. Berdasarkan Nama
1. Rapat Kerja adalah rapat atau pertemuan
para karyawan dan pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan
dengan pelaksanaan tugas suatu instansi
2. Rapat Dinas adalah rapat yang
membicarakan
3. Masalah kedinasan atau pekerjaan
(Biasanyadilakukan oleh orang-orang yang
bertugas di instansi pemerintah)
4. Musyawarah Kerja adalah kata lain dari rapat
kerja

13. Kriteria rapat
Rapat dikatakan berlangsung dengan baik dan
berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai
tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus
diperhatikan pihak panitia penyelenggara
rapat suatu pertemuan dapat disebut sebahai
sebuah rapat apabila memenuhi kriteria
berikut yaitu :

14. a Membicarakan suatu masalah yang berkaitan
dengan tujuan organisasi, dan lain-lain, yang
harus di rundingkan/ didiskusikan secara
bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus
berperan aktif
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung
harus bersifat terbuka (tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin,
notulen,moderator, peserta rapat, masalah
yang dibahas .
Untuk mencapai tujuan rapat berhasil maka
peserta harus mengetahui syarat-syarat rapat

15.  Syarat-Syarat Rapat
1. Persiapan Rapat : Penentuan tujuan rapat dan
acara rapat, Penentuan Waktu, tanggal, hari dan
tahun, Penentuan tempat, akomodasi, konsumsi,
media/ peralatan
2. Pelaksanaan rapat :Suasana rapat berlangsung
terbuka,para peserta rapat berpartisipasi
aktif,adanya kendali dari ketua rapat, hindarkan
debat kusir, bahasa harus komunikatif, hindarkan
monopoli ketika berbicara,terdapat keputusan dan
kesimpulan rapat, adanya notulen,acara
rapat,media rapat,waktu

16. Tujuan Rapat :
 Pertemuan yang sudah diagedakan sekretaris
dapat membahas dan memutuskan cara yang
akan ditempuh
 Memecahkan permasalahan yang akan
dihadapi
DESY ISTI ARIANI AB 4

17. MACAM-MACAM FORMASI
RAPAT
• Bentuk huruf U
• Bentuk huruf I
• Bentuk huruf T
• Dan lain sebagainya
DESY ISTI ARIANI AB 4

18. Bentuk huruf U
• Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U”
dengan posisi pimpinan rapat berada di
barisan paling depan
DESY ISTI ARIANI AB 4

19. Bentuk huruf I
• Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan
pimpinan tinggal berada di barisan paling
depan
DESY ISTI ARIANI AB 4

20. Bentuk huruf T
• Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat
membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan
berada di depan
DESY ISTI ARIANI AB 4

21. CARA PENJELASAN MATERI
DALAM RAPAT
• Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu
oleh diri sendiri
• Menggunakan bahasa yang mudah dipahami
oleh peserta rapat
• Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai
dengan tiap pokok pembahasan rapat
• Memunculkan karakter yang bisa dijadikan
sebagai ciri khas
• Materi disampaikan secara singkat, padat dan
jelas.
• Dan lain sebagainya
DESY ISTI ARIANI AB 4

22. CARA MENGAMBIL
KEPUTUSAN DALAM RAPAT
• Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang
akan diambil harus bisa diputuskan dengan
mantap dan bisa diterima oleh semua peserta
rapat
• Votting : Artinya keputusan yang akan diambil
berdasrkan dengan suara terbanyak
• Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya
pimpinan rapa dapat mengambil keputusan
dengan jalan sendiri, dengan menggunakan
otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain
sebagainya
DESY ISTI ARIANI AB 4

23. Tipe pemimpin
 Tipe otoriter adalah seorang pemimpin yang
mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang
paling berkuasa
 Tipe demokratis adalah seorang pemimpin
yang bersifat adil, terbuka memberi
kesempatan kepada peserta mengemukakan
pendapat
 Tipe Laissez Faire adalah pemimpin rapat
menyerahkan semua ke peserta untuk
menyelesaikan masalah

24. Tipe peserta
 Tipe pemersatu: juru damai
 Tipe perantara : penghubung satu dengan
yang lain
 Tipe pendengar: peserta yang hanya
mendengar
 Tipe pemberi semangat:membawa pangaruh
baik di situasi rapat
 Tipe inisiatif: yang mempunyai kreatif
 Tipe pemberi informasi : orang yang
berpengalaman memberikan informasi

25. SIFAT PIMPINAN RAPAT
HARUS MEMEGANG PRINSIP :
 Serius tapi santai
 Menyesuaikan dengan situasi dan kondisi
yang ada
 Harus bisa meyakinkan peserta rapat dan
jangan sampai terpengaruh
 Waktu adalah nyawa yang harus
dimanfaatkan dengan baik
DESY ISTI ARIANI AB 4

26. PRINSIP DALAM RAPAT
“Setiap Keputusan yang Akan Diambil adalah
Merupakan Kunci Keberhasilan pada Masa
yang Akan Datang”
DESY ISTI ARIANI AB 4

27. SEKIAN
 PRESENTASI
 SAYA TERIMA KASIH
DESY ISTI ARIANI AB 4