практичний семінар з представниками установ - джерел формування НАФ зони комплектування держархіву області з проблемних питань в проведенні науково-технічної обробки документів і складанні описів справ.

1. Складання
Історичних довідок та передмов
до описів справ:
особливості та відмінності

2. Історична
довідка
Під час першого
надходження
документів до архіву
Передмова
До кожного річного
розділу зведеного
опису

3. Історична
довідка
Передмова
3. Характеристика
документів фонду
Характеристика
документів фонду
1. Історія
фондоутворювача
2. Історія фонду
1. Історія
фондоустворювача
2. Історія фонду

4. Історична
довідка
Передмова
Історія фондоутворювача
Надається стисло за
період, що охоплює
справи опису
Надаються детально
історичні умови
створення та
установи

5. Повна та скорочена назва установи
Дата створення, юридичний статус
Підпорядкованість установам вищого рівня
Завдання та функції
Структура та зміни до неї
Мережа підлеглих установ
Причини, підстава та дата припинення установи (для
передмови - причина складання опису: упорядкування та
подальша передача документів до архіву установи або
реорганізація/ліквідація)
І1. Історія фондоутворювача

6. Дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяг та
крайні дати
Відомості про формування та зберігання документів до їх надходження до
архіву установи
Зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи
цінності, втрати, незадокументовані періоди)
Особливості формування, описування і систематизації документів
Відомості про документи з кадрових питань (особового складу), інші
категорії документів, місце їх зберігання
Ступінь збереженості документів фонду
Відомості про склад довідкового апарату до фонду (історична довідка,
описи справ з довідковим апаратом)
І2. Історія фонду
(для історичної довідки)
Відомості про використання документів фонду (публікації з
використанням інформації документів, або опубліковані самі документи)
Умови доступу до документів та використання відомостей, що в них
містяться (наявність обмеженого доступу до документів на визначений
строк, умови копіювання документів опису тощо

7. Склад та зміст документів, включених до опису
Особливості формування та систематизації справ
Повнота складу документів
Особливості фізичного стану документів
Стан упорядкування документів
Особливості описування справ
Відомості про експертизу цінності документів
І3. Характеристика документів

8. Основні зауваження при
складанні історичної довідки та
передмови до описів справ
- Відсутність повної інформації (або будь-якої частини історичної довідки або
передмови);
- Відсутність відомостей щодо передачі документів до архіву установи або
правонаступнику під час реорганізації / ліквідації установи;
- Відсутність інформації про особливості формування справ, їх систематизації;
- Відсутність інформації щодо фізичного стану документів та використання
документів фонду, умов доступу до них;
- Відсутність різниці між історичною довідкою та передмовою