Облік документів в архівних підрозділах юридичних осіб

2. Облік документів в архіві установи
Забезпечення єдиної системи
реєстрації одиниць зберігання
Забезпечення збереженості
документів
Забезпечення контролю за
наявністю та рухом документів

3. Облікові
документи
встановленої
форми
Надходження
Вибуття
Кількість
Стан
Склад

4. Комплекс
взаємопов`язаних
облікових
документів
Справа фонду
Книга обліку
надходження та
вибуття
документів
Описи справ,
реєстри описів
Список
фондів

5. Облікові
документи
Основні Допоміжні
Є обов’язковими для
ведення в архівах
установ
Необхідність ведення
визначається
установою
самостійно

6. Основні облікові документи
Книга обліку надходження та вибуття документів
Список фондів
Справа фонду
Описи справ
Реєстри описів

7. Книга обліку надходження та вибуття
документів
фіксування кожного надходження
документів
облік кількості і складу документів
постійного, тривалого зберігання та з
кадрових питань
є підставою для складання паспорту
архіву

8. Ведеться за
формою додатку 37
Правил
На 01 січня кожного
року укладається
підсумковий запис

9. •Присвоюється
кожній юридичній
особі
•При першому
надходженні до
державного архіву
•Не змінюється
Номер
фонду
установи –
джерела
формування
НАФ

10. •Ведеться в архіві, що зберігає
документи 2 та більше фондів
•За формою додатку 38 до Правил
•На 01 січня кожного року
складається підсумковий запис

11. Ведеться на кожен фонд
До ліквідації організації
Містить документи з історії
організації та її архівного фонду

12. Документи в справу фонду
Вміщуються після внесення
записів в облікові документи
В хронологічній послідовності
Нумеруються та включаються
до внутрішнього опису

13. Описи справ установи –
первинні облікові документи для обліку справ постійного
зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових
питань (особового складу)
Для поодиничного
обліку справ
Для сумарного
обліку справ
шляхом закріплення
за кожною справою
самостійного номеру
шляхом складення
підсумкового запису
до опису
є підставою для внесення записів
до інших облікових документів

14. ведеться в архіві при наявності двох і
більше описів
складається за формою, встановленою
Правилами
фіксує основні відомості про склад
кожного опису
Реєстр описів

15. Номенклатура справ
Для обліку справ тимчасового
(до 10 років включно)
зберігання
Для сумарного обліку справ усіх
категорій (дані підсумкового
запису)

16. Паспорт архіву
Підстави
для
складання
паспорту
архіву
- книга обліку надходження та вибуття документів
- акти приймання-передавання справ
- описи справ
- акти про вилучення для знищення документів, не
внесених до НАФ
- підсумкові записи номенклатур справ
складається щорічно станом на 01 грудня

17. Паспорт архіву
Для сумарного обліку справ
постійного зберігання, тривалого
(понад 10 років) зберігання та з
кадрових питань (особового
складу)
Містить відомості про
приміщення архіву та його
працівників

18. Розділ І. Відомості про документи
№ з/п Назва показників Кількість Крайні дати
1 2 3 4
1 Фонди 1 2014 – 2015
2 Справи 105 2014 – 2015
У тому числі:
2.1 Постійного зберігання 30 2014 – 2015
З них:
1) Унесені в описи, що схвалені ЕПК державного архіву 30 2014 – 2015
2) Що зберігаються понад установлені строки
2.2 З кадрових питань (особового складу) 75 2014 – 2015
З них:
Унесені в описи, погоджені ЕПК (ЕК архівного відділу) 75 2014 - 2015
2.3 Тривалого (понад 10 років) зберігання
З них:
Унесені в описи