Uploaded on

Presentatie van Glenn Hoens en Sarah Van Steen op de VVBAD-workshop over het gebruik van de OCMW-selectielijsten op 23 maart 2010 in het Provinciehuis Boeverbos in Brugge.

Presentatie van Glenn Hoens en Sarah Van Steen op de VVBAD-workshop over het gebruik van de OCMW-selectielijsten op 23 maart 2010 in het Provinciehuis Boeverbos in Brugge.

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,194
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Twee samenwerkingsvormen inzake archiefbeheer voor OCMW’s
  • 2. Welzijnsband Meetjesland
  • 3. Voorstelling  Ontstaan  Doelstellingen  Financieel plaatje  Organisatiestructuur  Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Voordelen samenwerking  Conclusie
  • 4. Ontstaansgeschiedenis  2003: informele samenwerking tussen 7 Meetjeslandse OCMW’s:  Aalter  Evergem  Knesselare  Maldegem  Nevele  Sint-Laureins  Zomergem
  • 5. Ontstaansgeschiedenis  Juriste  dossiers schuldbemiddeling  Delen van de kosten  Oprichten Vereniging Welzijnsband Meetjesland  Zelfstandig publiek rechtspersoon  Artikel XII organieke OCMW-wet  Titel 8 van het OCMW-decreet  Belangrijke data
  • 6. Ontstaansgeschiedenis  Belangrijke data:  2 september 2004: goedkeuring statuten  24 november 2004: eerste Algemene Vergadering  1 januari 2005: effectieve start  1ste kwartaal 2005: informaticus + extra jurist in dienst  April 2005: Vereniging draait op volle toeren
  • 7. Ontstaansgeschiedenis  Samenwerkingsverband tussen 12 OCMW’s: Aalter Maldegem Assenede Nevele Eeklo Sint-Laureins Evergem Waarschoot Knesselare Zelzate Lovendegem Zomergem  2005: toetreden van OCMW Kaprijke
  • 8. Doelstellingen  Leveren van volgende diensten:  Veiligheidsconsultatie voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)  Dienst juridische informatie en advies  Dienst schuldbemiddeling en de dienst collectieve schuldenregeling  Dienst kwaliteitszorg (o.a. archivering)
  • 9. Doelstellingen  Projecten voor gespecialiseerd personeel  Hoge loonkost  Geen fulltime tewerkstellingen  Welzijnsband biedt oplossing  Stimulans vanuit hogere overheid  Verplichting veiligheidsconsulent  Welzijnsband biedt oplossing  OCMW’s kiezen zelf van welke dienst ze gebruik willen maken
  • 10. Financiën  Kosten worden verdeeld over de deelnemende OCMW’s:  in verhouding tot het inwonersaantal van de gemeenten  in verhouding tot de omvang van de dienstverlening waarop men beroep doet
  • 11. Organisatiestructuur  Algemene Vergadering  Minstens 2 maal per jaar  4 afgevaardigden van de 4 grootste OCMW’s en 3 afgevaardigden van de andere 9 OCMW’s  Bevoegdheden  Voorgezeten door voorzitter
  • 12. Organisatiestructuur  Raad van Bestuur  4 maal per jaar  1 lid per OCMW + plaatsvervanger  Bevoegdheden  Kiest voorzitter  Richt directiecomité op  Oprichten van adviescommissies en werkgroepen  Adviescommissie van secretarissen  Secretaris en ontvanger Welzijnsband
  • 13. Organisatiestructuur  College van commissarissen  3 leden  bevoegdheden  Mandaten (raadsleden) en functies (secretaris en ontvanger): op vrijwillige basis  Zetel Welzijnsband: OCMW Eeklo
  • 14. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Aanvankelijk: archivering valt buiten takenpakket  2007: eerste archivaris in dienst  Plaatselijke secretaris  archiefbeheer  Plaatselijke voorzitter  archiefzorg  Secretaris Welzijnsband  praktische organisatie
  • 15. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Takenpakket archivaris  Statisch archief  Dynamisch archief  Digitaal archief  Wetgeving opvolgen  Opleiding genieten
  • 16. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Wie?  Archivaris  Archiefverantwoordelijke  Art. 60  Administratieve krachten
  • 17. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Tijdverdeling archivaris  Voorbeeld: Week 1 Week 2 Week 3 Maandag Aalter Maldegem Evergem Dinsdag Zomergem Kaprijke Extra dag Woensdag Lovendegem Assenede Sint-Laureins Donderdag Waarschoot Extra dag Zelzate Vrijdag Extra dag Nevele Eeklo  Aanpassingen mogelijk
  • 18. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Kosten archivering  Inhoud archieven:  Zeer recente documenten  Neerlegging in Rijksarchief Gent  In bewaring geven aan Stadsarchief Eeklo
  • 19. Voordelen samenwerking  Voor de OCMW-besturen  Betaalbaar gespecialiseerd personeel  Taken niet meer op lange baan schuiven  Vaker onderling overleg  Ontsloten archief  Voor de mensen op de werkvloer  Snelle en nauwkeurige antwoorden  Efficiënter werken  Tijdverlies tot minimum beperkt  Andere  Meetjeslandse OCMW-archieven uniform ontsloten  Voordelen voor lokale geschiedschrijvers
  • 20. Conclusie  Mooie samenwerking  Betaalbaar gespecialiseerd personeel voor kleinere lokale besturen, bv. archivaris  Nog veel werk voor de boeg  Doelstelling zal gerealiseerd worden
  • 21. Contactgegevens:  Glenn Hoens  Archivaris@welzijnsband.be
  • 22. Bedankt voor uw aandacht!
  • 23. Samenwerking gemeente en OCMW Het voorbeeld van Langemark- Poelkapelle
  • 24. Algemene voorstelling Langemark- Poelkapelle  Fusie 3 gemeenten:  1971: fusie Bikschote met Langemark  1976: fusie Langemark met Poelkapelle  7700 inwoners
  • 25. Voorgeschiedenis samenwerkingsovereenkomst  gemeentebestuur: aanwerving halftijdse archivaris via tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer provincie West- Vlaanderen -> mogelijkheid om een archiefbeheersoverdracht te sluiten met andere lokale besturen
  • 26. Voorgeschiedenis samenwerkingsovereenkomst  Eerder aanvaarde overdracht van OCMW-archief naar gemeentehuis  Bezorgdheid OCMW-secretaris
  • 27. Inhoud overeenkomst  archiefbeheersoverdracht: OCMW-archief onder beheer gemeentearchivaris in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, aanvaarding van bijkomende overdrachten  beheren als een goede huisvader volgens de archivistische regels van selectie, ordening, beschrijving, bewaring en promotie
  • 28. Inhoud overeenkomst  toegankelijk voor onderzoek in de leeszaal van het gemeentehuis  advies omtrent alle documentvorming in de kantoren, ook elektronische documenten  archivaris rapporteert aan OCMW-secretaris en voorzitter
  • 29. Inhoud overeenkomst  OCMW blijft eigenaar van de overgedragen documenten en behoudt het volle recht om de archiefzorg uit te oefenen  OCMW-personeelsleden kunnen de documenten ter plaatse raadplegen of voor maximum één maand uitlenen  kosten gedragen door het gemeentebestuur
  • 30. Inhoud overeenkomst  overeenkomst voor 3 jaar waarna stilzwijgend verlengbaar  indien opzegging: mogelijkheid om kosten aan te rekenen
  • 31. Inhoud bewaarde OCMW-archief  20e eeuws  4 grote bestanden 1. Langemark voor fusie 2. Bikschote voor fusie 3. Poelkapelle voor fusie 4. Langemark-Poelkapelle na fusie
  • 32. Ervaringen en voordelen  Ervaringen  Voordelen  voor de gemeente  voor het OCMW  voor de onderzoeker
  • 33. Conclusie  Met steun van de provincie en via archiefbeheersoverdracht slaagt een kleine gemeente als Langemark- Poelkapelle er in een lokale archiefwerking uit te bouwen
  • 34. Contactgegevens:  Sarah Van Steen  archief@langemark-poelkapelle.be
  • 35. Bedankt voor uw aandacht!