Successfully reported this slideshow.
Twee samenwerkingsvormen
inzake archiefbeheer voor
OCMW’s
Welzijnsband Meetjesland
Voorstelling
   Ontstaan
   Doelstellingen
   Financieel plaatje
   Organisatiestructuur
   Archivering Meetjeslandse...
Ontstaansgeschiedenis
 2003: informele samenwerking
  tussen 7 Meetjeslandse OCMW’s:
     Aalter
     Evergem
     Kne...
Ontstaansgeschiedenis
 Juriste  dossiers schuldbemiddeling
 Delen van de kosten
 Oprichten Vereniging Welzijnsband
  M...
Ontstaansgeschiedenis
  Belangrijke data:
    2 september 2004: goedkeuring statuten
    24 november 2004: eerste Algem...
Ontstaansgeschiedenis
  Samenwerkingsverband tussen 12 OCMW’s:
    Aalter            Maldegem
    Assenede          Nevel...
Doelstellingen
 Leveren van volgende diensten:
   Veiligheidsconsultatie voor de
    Kruispuntbank van de Sociale Zekerh...
Doelstellingen
 Projecten voor gespecialiseerd personeel
   Hoge loonkost
   Geen fulltime tewerkstellingen
   Welzijn...
Financiën
 Kosten worden verdeeld over de
  deelnemende OCMW’s:
   in verhouding tot het inwonersaantal van
    de gemee...
Organisatiestructuur
 Algemene Vergadering
   Minstens 2 maal per jaar
   4 afgevaardigden van de 4 grootste
    OCMW’s...
Organisatiestructuur
 Raad van Bestuur
     4 maal per jaar
     1 lid per OCMW + plaatsvervanger
     Bevoegdheden
  ...
Organisatiestructuur
 College van commissarissen
   3 leden
   bevoegdheden
 Mandaten (raadsleden) en functies
  (secr...
Archivering Meetjeslandse OCMW’s


 Aanvankelijk: archivering valt buiten
  takenpakket
 2007: eerste archivaris in dien...
Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Takenpakket archivaris
     Statisch archief
     Dynamisch archief
     Digitaal ar...
Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Wie?
     Archivaris
     Archiefverantwoordelijke
     Art. 60
     Administratiev...
Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Tijdverdeling archivaris
   Voorbeeld:
                 Week 1       Week 2      Week ...
Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Kosten archivering

 Inhoud archieven:
   Zeer recente documenten
   Neerlegging in ...
Voordelen samenwerking
   Voor de OCMW-besturen
       Betaalbaar gespecialiseerd personeel
       Taken niet meer op l...
Conclusie
 Mooie samenwerking
 Betaalbaar gespecialiseerd personeel
  voor kleinere lokale besturen, bv.
  archivaris
 ...
Contactgegevens:


 Glenn Hoens

   Archivaris@welzijnsband.be
Bedankt voor uw aandacht!
Samenwerking gemeente en
OCMW
  Het voorbeeld van Langemark-
  Poelkapelle
Algemene voorstelling Langemark-
Poelkapelle


 Fusie 3 gemeenten:
 1971: fusie Bikschote met Langemark
 1976: fusie La...
Voorgeschiedenis
samenwerkingsovereenkomst


 gemeentebestuur: aanwerving halftijdse
  archivaris via tijdelijke subsidië...
Voorgeschiedenis
samenwerkingsovereenkomst



 Eerder aanvaarde overdracht van
  OCMW-archief naar gemeentehuis

 Bezorg...
Inhoud overeenkomst

 archiefbeheersoverdracht: OCMW-archief
  onder beheer gemeentearchivaris in de
  gemeentelijke arch...
Inhoud overeenkomst


 toegankelijk voor onderzoek in de leeszaal
  van het gemeentehuis

 advies omtrent alle documentv...
Inhoud overeenkomst

 OCMW blijft eigenaar van de overgedragen
  documenten en behoudt het volle recht om
  de archiefzor...
Inhoud overeenkomst


 overeenkomst voor 3 jaar waarna
  stilzwijgend verlengbaar

 indien opzegging: mogelijkheid om ko...
Inhoud bewaarde OCMW-archief

 20e eeuws

 4 grote bestanden
  1. Langemark voor fusie
  2. Bikschote voor fusie
  3. Po...
Ervaringen en voordelen


 Ervaringen

   Voordelen
   voor de gemeente
   voor het OCMW
   voor de onderzoeker
Conclusie


 Met steun van de provincie en via
  archiefbeheersoverdracht slaagt een
  kleine gemeente als Langemark-
  P...
Contactgegevens:



 Sarah Van Steen

   archief@langemark-poelkapelle.be
Bedankt voor uw aandacht!
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Voorbeeldensamenwerking

1,705 views

Published on

Presentatie van Glenn Hoens en Sarah Van Steen op de VVBAD-workshop over het gebruik van de OCMW-selectielijsten op 23 maart 2010 in het Provinciehuis Boeverbos in Brugge.

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Voorbeeldensamenwerking

  1. 1. Twee samenwerkingsvormen inzake archiefbeheer voor OCMW’s
  2. 2. Welzijnsband Meetjesland
  3. 3. Voorstelling  Ontstaan  Doelstellingen  Financieel plaatje  Organisatiestructuur  Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Voordelen samenwerking  Conclusie
  4. 4. Ontstaansgeschiedenis  2003: informele samenwerking tussen 7 Meetjeslandse OCMW’s:  Aalter  Evergem  Knesselare  Maldegem  Nevele  Sint-Laureins  Zomergem
  5. 5. Ontstaansgeschiedenis  Juriste  dossiers schuldbemiddeling  Delen van de kosten  Oprichten Vereniging Welzijnsband Meetjesland  Zelfstandig publiek rechtspersoon  Artikel XII organieke OCMW-wet  Titel 8 van het OCMW-decreet  Belangrijke data
  6. 6. Ontstaansgeschiedenis  Belangrijke data:  2 september 2004: goedkeuring statuten  24 november 2004: eerste Algemene Vergadering  1 januari 2005: effectieve start  1ste kwartaal 2005: informaticus + extra jurist in dienst  April 2005: Vereniging draait op volle toeren
  7. 7. Ontstaansgeschiedenis  Samenwerkingsverband tussen 12 OCMW’s: Aalter Maldegem Assenede Nevele Eeklo Sint-Laureins Evergem Waarschoot Knesselare Zelzate Lovendegem Zomergem  2005: toetreden van OCMW Kaprijke
  8. 8. Doelstellingen  Leveren van volgende diensten:  Veiligheidsconsultatie voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)  Dienst juridische informatie en advies  Dienst schuldbemiddeling en de dienst collectieve schuldenregeling  Dienst kwaliteitszorg (o.a. archivering)
  9. 9. Doelstellingen  Projecten voor gespecialiseerd personeel  Hoge loonkost  Geen fulltime tewerkstellingen  Welzijnsband biedt oplossing  Stimulans vanuit hogere overheid  Verplichting veiligheidsconsulent  Welzijnsband biedt oplossing  OCMW’s kiezen zelf van welke dienst ze gebruik willen maken
  10. 10. Financiën  Kosten worden verdeeld over de deelnemende OCMW’s:  in verhouding tot het inwonersaantal van de gemeenten  in verhouding tot de omvang van de dienstverlening waarop men beroep doet
  11. 11. Organisatiestructuur  Algemene Vergadering  Minstens 2 maal per jaar  4 afgevaardigden van de 4 grootste OCMW’s en 3 afgevaardigden van de andere 9 OCMW’s  Bevoegdheden  Voorgezeten door voorzitter
  12. 12. Organisatiestructuur  Raad van Bestuur  4 maal per jaar  1 lid per OCMW + plaatsvervanger  Bevoegdheden  Kiest voorzitter  Richt directiecomité op  Oprichten van adviescommissies en werkgroepen  Adviescommissie van secretarissen  Secretaris en ontvanger Welzijnsband
  13. 13. Organisatiestructuur  College van commissarissen  3 leden  bevoegdheden  Mandaten (raadsleden) en functies (secretaris en ontvanger): op vrijwillige basis  Zetel Welzijnsband: OCMW Eeklo
  14. 14. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Aanvankelijk: archivering valt buiten takenpakket  2007: eerste archivaris in dienst  Plaatselijke secretaris  archiefbeheer  Plaatselijke voorzitter  archiefzorg  Secretaris Welzijnsband  praktische organisatie
  15. 15. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Takenpakket archivaris  Statisch archief  Dynamisch archief  Digitaal archief  Wetgeving opvolgen  Opleiding genieten
  16. 16. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Wie?  Archivaris  Archiefverantwoordelijke  Art. 60  Administratieve krachten
  17. 17. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Tijdverdeling archivaris  Voorbeeld: Week 1 Week 2 Week 3 Maandag Aalter Maldegem Evergem Dinsdag Zomergem Kaprijke Extra dag Woensdag Lovendegem Assenede Sint-Laureins Donderdag Waarschoot Extra dag Zelzate Vrijdag Extra dag Nevele Eeklo  Aanpassingen mogelijk
  18. 18. Archivering Meetjeslandse OCMW’s  Kosten archivering  Inhoud archieven:  Zeer recente documenten  Neerlegging in Rijksarchief Gent  In bewaring geven aan Stadsarchief Eeklo
  19. 19. Voordelen samenwerking  Voor de OCMW-besturen  Betaalbaar gespecialiseerd personeel  Taken niet meer op lange baan schuiven  Vaker onderling overleg  Ontsloten archief  Voor de mensen op de werkvloer  Snelle en nauwkeurige antwoorden  Efficiënter werken  Tijdverlies tot minimum beperkt  Andere  Meetjeslandse OCMW-archieven uniform ontsloten  Voordelen voor lokale geschiedschrijvers
  20. 20. Conclusie  Mooie samenwerking  Betaalbaar gespecialiseerd personeel voor kleinere lokale besturen, bv. archivaris  Nog veel werk voor de boeg  Doelstelling zal gerealiseerd worden
  21. 21. Contactgegevens:  Glenn Hoens  Archivaris@welzijnsband.be
  22. 22. Bedankt voor uw aandacht!
  23. 23. Samenwerking gemeente en OCMW Het voorbeeld van Langemark- Poelkapelle
  24. 24. Algemene voorstelling Langemark- Poelkapelle  Fusie 3 gemeenten:  1971: fusie Bikschote met Langemark  1976: fusie Langemark met Poelkapelle  7700 inwoners
  25. 25. Voorgeschiedenis samenwerkingsovereenkomst  gemeentebestuur: aanwerving halftijdse archivaris via tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer provincie West- Vlaanderen -> mogelijkheid om een archiefbeheersoverdracht te sluiten met andere lokale besturen
  26. 26. Voorgeschiedenis samenwerkingsovereenkomst  Eerder aanvaarde overdracht van OCMW-archief naar gemeentehuis  Bezorgdheid OCMW-secretaris
  27. 27. Inhoud overeenkomst  archiefbeheersoverdracht: OCMW-archief onder beheer gemeentearchivaris in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, aanvaarding van bijkomende overdrachten  beheren als een goede huisvader volgens de archivistische regels van selectie, ordening, beschrijving, bewaring en promotie
  28. 28. Inhoud overeenkomst  toegankelijk voor onderzoek in de leeszaal van het gemeentehuis  advies omtrent alle documentvorming in de kantoren, ook elektronische documenten  archivaris rapporteert aan OCMW-secretaris en voorzitter
  29. 29. Inhoud overeenkomst  OCMW blijft eigenaar van de overgedragen documenten en behoudt het volle recht om de archiefzorg uit te oefenen  OCMW-personeelsleden kunnen de documenten ter plaatse raadplegen of voor maximum één maand uitlenen  kosten gedragen door het gemeentebestuur
  30. 30. Inhoud overeenkomst  overeenkomst voor 3 jaar waarna stilzwijgend verlengbaar  indien opzegging: mogelijkheid om kosten aan te rekenen
  31. 31. Inhoud bewaarde OCMW-archief  20e eeuws  4 grote bestanden 1. Langemark voor fusie 2. Bikschote voor fusie 3. Poelkapelle voor fusie 4. Langemark-Poelkapelle na fusie
  32. 32. Ervaringen en voordelen  Ervaringen  Voordelen  voor de gemeente  voor het OCMW  voor de onderzoeker
  33. 33. Conclusie  Met steun van de provincie en via archiefbeheersoverdracht slaagt een kleine gemeente als Langemark- Poelkapelle er in een lokale archiefwerking uit te bouwen
  34. 34. Contactgegevens:  Sarah Van Steen  archief@langemark-poelkapelle.be
  35. 35. Bedankt voor uw aandacht!

×