Manajemen proyek teknologi informasi

1. Tugas Manajemen proyek
Sistem Informasi Sekolah BPK Penabur
PT Tech RND Indonesia
Jl Ganesha no 10 Bandung Jawa Barat
Oleh :
Erwid Jadied 23510303
Nuriman Jaya Tarsa 23510305
I Made Andhika 23510307
I Putu Agus Eka Pratama 23510310
Anthon R Tampubolon 23510311

2. Latar Belakang
Laporan akademik per semester atau per tahun hanya menampilkan
ringkasan dari hasil proses belajar mengajar. Kesuksesan murid dan
guru selama satu semester ditampilkan dalam selembar kertas.
Kegagalan siswa baru diketahui hanya pada akhir semester atau tahun.
Tidak diketahui apakah terjadi peningkatan pembelajaran siswa atau
tidak.
Oleh karena itu, diperlukan informasi akademis yang lebih transparan
agar pihak-pihak yang berkepentingan dapat melakukan tindakan
untuk mengurangi kegagalan-kegagalan tersebut.

3. Tujuan Proyek

Proyek ini bertujuan untuk mempermudah manajemen sistem informasi
akademis sekolah.

Dengan adanya manajemen sistem informasi sekolah yang
menggunakan teknologi informasi maka dapat meningkatkan
transparansi informasi sekolah.

Baik, guru, orang tua dan murid dapat melihat dan memonitor informasi-
informasi akademis secara mudah dan transparan sehingga dapat
dilakukan tindakan preventif untuk mendeteksi kegagalan dini dan
mengurangi tingkat kegagalan siswa dalam proses belajar mengajar.

Pada akhirnya, kualitas sekolah akan meningkat karena kegagalan
dapat diketahui sejak awal.

4. Deskripsi Proyek
Proyek ini berupa pengembangan software sistem informasi akademik,
deployment infrastruktur TI, perubahan proses bisnis dan training.
Proyek ini akan meningkatkan transparansi informasi sekolah.
Meningkatnya transparansi informasi sekolah akan memberikan alat
dan data yang sangat berguna bagi guru dan orang tua untuk
memonitor dan mengevaluasi proses belajar mengajar.
Software, hardware dan proses bisnis akan diintegrasikan dengan
infrastruktur TI sekolah eksisiting.

5. Dampak
1. Dampak bagi sekolah :
Memudahkan dalam pengelolaan data akademik siswa,
memudahkan dalam pengelolaan absensi (guru, pegawai,
siswa), meningkatkan kualitas sekolah karena dapat
memantau proses belajar siswa, meningkatkan image
sekolah dalam menerapkan TIK.
2. Dampak bagi siswa :
Memudahkan dalam memantau prestasi belajarnya.
3. Dampak bagi orang tua siswa :
Memudahkan dalam memantau prestasi belajar anaknya.

6. Ringkasan Project
Waktu: Proyek berjalan selama 3.5 bulan
Anggaran: 300 juta

7. Deliverables Project
Deliverables berikut ini harus tercapai pada saat proyek
berakhir :
1. Sofware Sisfo Akademik Sekolah berbasis web.
2. Sofware Sisfo Akademik Sekolah berbasis mobile.
3. Perancangan proses bisnis.
4. Pengadaan server.
5. Training admin dan user (guru, pegawai dan siswa).
Setiap perubahan terhadap deliverables diatas harus
memperoleh persetujuan dari proyek sponsor.

8. Ruang Lingkup (1)
Software :
Dokumen dalam bentuk SRS (Software Requirement Software) dan
analisis kebutuhan.
Fungsionalitas perangkat lunak sistem informasi sekolah mencakup
fitur sebagai berikut:
Pengelompokan pengguna atas operator, guru, pegawai, siswa, dan
orang tua siswa.
Informasi umum sekolah.
Akademik, mencakup: Nilai (UAN, UTS, kelakuan, harian/tugas, final/raport),
Penjadwalan (ruang, kelas, pengelompokan dan pembagian kelas, dan guru mengajar),
Kuis harian online. Absensi (guru, siswa, pegawai), Ekstra kurikuler (dengan guru
pembimbing).
Disajikan dalam bentuk user interface yang mudah digunakan.

9. Ruang Lingkup (2)
Hardware :
Dokumen desain arsitektur sistem.
Instalasi sistem informasi yang baru.
Mengintegrasikan sistem existing dengan infrastruktur yang dibangun.
Proses Bisnis :
Dokumen proses bisnis existing.
Dokumen proses hisnis improvement.
Training :
Melakukan training kepada pihaki sekolah (pegawai, guru, dan siswa).
Materi pelatihan dalam bentuk video tutorial dan dokumen.

10. Completion Criteria
Proyek ini dinyatakan selesai jika secara teknis dan
akademis terselesaikan dengan baik.
Perincian :
1. Secara teknis : proyek perangkat lunak sistem informasi
berjalan dan terselesaikan dengan baik setelah mencapai
requirement system yang telah disepakati oleh kedua
belah pihak.
2. Secara administrasi : proyek perangkat lunak sistem
informasi dinyatakan selesai jika dokumentasi teknis dan
administrasi telah diserahkan.

11. Ukuran Kesuksesan Proyek
Ukuran kesuksesan proyek ini dapat diukur dari :
1. 90% user siswa menggunakan sistem informasi ini.
2. Server dapat melayani request penggguna minimal 50% dari total
pengguna secara bersama – sama.
3. Proses bisnis improvement dapat diterima dan disepakati oleh pihak
sekolah.
4. 90% civitas akademik sekolah mengikuti pelatihan yang diberikan.
5. 90% hasil survei menunjukkan bahwa user berpendapat bahwa
sistem informasi ini user friendly.

12. Asumsi
1. Proyek memperoleh dukungan penuh dari project sponsor,
stakeholder, dan departemen terkait.
2. Tujuan dari proyek ini akan disampaikan dan dikomunikasikan
ke pihak terkait (orang tua siswa, guru, siswa, dan pegawai).
3. IT support di sekolah akan membantu jika dibutuhkan.
4. Terdapat infrastruktur existing yang sudah berjalan.

13. Syarat
1. Proposal solusi (proof of concept) harus
didemonstrasikan kepada sekolah sebelum proses
deployment.
2. Implementasi dan testing sistem tidak mengganggu
operasional sekolah.
3. Semua sofware dan hardware harus kompatibel
dengan platform TI eksisting.
4. Pengadaan software dan hardware harus sesuai
dengan anggaran yang diberikan dan masih dalam
batas timeline yang telah dibuat.

14. Critical Success Factors
1. Kerja sama yang baik antara sekolah
(nama sekolah) dan (*nama pihak
penyelenggara proyek).
2.Kemudahan akses infrastruktur di sekolah.

15. Project Approachs
Proyek terbagi menjadi 4 fase yaitu: inisiasi, planning, eksekusi dan
closing. Pada fase eksekusi, fase dibagi lagi menjadi beberapa fase
berikut :
Fase 1 : desain sistem.
--> Mencakup desain arsitektur sistem secara keslewuruhan, disain software,
identifikasi kebutuhan hardware.
Fase 2 : implementasi sistem.
--> Mencakup coding, instalasi, integrasi dengan existing system.
Fase 3 : testing
--> Mencakup pengujian aplikasi, sistem, hardware, dan demonstrasi.
Fase 4 : training.
--> Mencakup pembuatan dokumen materi tarining, proses training, dan survei.
Fase 5 : Roll out.
--> Mencakup proses serah terima sistem.

16. Milestones

17. Anggaran

Anggaran untuk proyek ini adalah Rp. 300.000.000 (tiga
ratus juta rupiah).

18. Manajer Proyek

Manager Proyek akan memberi laporan mingguan secara
berkala terhadap proyek sponsor.

Dalam pekerjaannya manager proyek akan dibantu oleh:
1.) Manager Pengembangan Software + tim
2.) Manager Proses Bisnis + tim
3.) Manager Hardware + tim
4.) Manager Training + tim

19. Struktur Organisasi

20. Roles and Project Stakeholders

21. Pendekatan Manajemen Komunikasi
1. Laporan perkembangan di-update seminggu sekali melalui email kepada
manajer masing-masing.
2. Setiap manajer melaporkan update pekerjaannya kepada project manager
setiap minggu.
3. Rapat team dilakukan setiap hari senin di setiap minggunya.
4. Apabila terjadi peristiwa emergency, langsung menghubungi project manager.
5. Project manager menginformasikan status proyek kepada project owner setiap
minggunya.
6. Rapat dapat dilakukan sewaktu-waktu oleh project manajer bila terjadi
perubahan perencanaan atau isu lainnya.
7. Project manajer memberikan dokumen resmi laporan status project kepada
project owner sebulan sekali.
8. Project owner menginformasikan isu-isu darurat (batas waktu, dampak dan
masalah darurat lainnya) melalui email kepada project manajer.

22. Risk Management

23. Terima Kasih