PMO Building Blocks - Dutch

1. •Project starten en afsluiten
•Stakeholdermanagement en communicatie
•Planning
•Resourcemanagement
•Benefitsmanagement
•Rapporteren
•Risicomanagement
•Issuemanagement
•Change control
•Financiën
•Kwaliteitsmanagement
•Informatie-& configuratiemanagement
•Transitiemanagement
•Kennismanagement
•Secretariaat

3. Welk bouwblok spreekt jullie het meest aan? Welke taken zou het PMO kunnen vervullen bij het opstarten en tijdens de voortgang van het project van het gekozen bouwblok?
•Project starten en afsluiten
•Stakeholdermanagement en communicatie
•Planning
•Resourcemanagement
•Benefitmanagement

4. •Ophalen van kaders, richtlijnen, templates, draaiboek en andere hulpmiddelen.
•Regelen van facilitaire zaken, zoals toegang tot locaties, systemen en applicaties.
•Projectorganogram opstellen.
•Centrale projectmailbox aanvragen en inrichten.
•Contactlijst betrokkenen aanleggen.
•Templates verzamelen, aanpassen voor het project en communiceren aan teamleden.
•Kick-off organiseren.
•Projectregels vastleggen.
•De lessons learned verzamelen en verspreiden.
•De administratieve zaken overdragen en/of archiveren.
•De kantoorfaciliteiten teruggeven.
•Rechten en autorisaties opheffen.
•Contracten met contractanten en leveranciers sluiten.
•Alle financiële transacties sluiten en de definitieve kosten bijwerken.
•Afsluitende projectvergadering organiseren.
•Personeelscapaciteiten en andere bedrijfsmiddelen vrijgeven.
•Dechargeformulier opstellen en getekende versie toevoegen aan het projectdossier.
•Projectdossier archiveren.
•De laatste rapportage verstrekken.

5. •Een gedeelde visie op of missie voor het project in de plannen helpen ontwikkelen.
•Communicatieplan opstellen.
•Bepalen communicatiestrategie en doelgroep benadering.
•Faciliteren van meetings met stakeholders van het project.
•Stakeholdermap en overzicht opzetten.
•Stakeholderprofielen ontwikkelen.
•Faciliteren bij stakeholder engagement strategieformulering.
•Opzetten van projectintranetsite of projectportal.
•Opstellen activiteitenkalender.
•Stakeholdermap en –overzicht bijhouden.
•Coördineren van stakeholder-en voortgangsbijeenkomsten.
•Adviseren van de projectmanager bij het bepalen van de communicatiestrategie, doelgroep benadering, stakeholdermanagement en gesignaleerde weerstanden.
•Implementeren, uitvoeren en bewaken van het communicatieplan.
•Interne nieuwsbrieven verzorgen (naar projectteam en de lijn).
•Zorgdragen voor tijdige communicatie aan betrokken medewerkers en management.
•Verzorgen externe communicatie (evt. met communicatie afdeling).
•Centrale communicatieaanspreekpunt zijn en informatie verzoeken afhandelen.
•Bijhouden van projectintranetsite of projectportal.
•Effectiviteit van de communicatie meten/monitoren.

6. •Advies geven voor structuur van de planning en deelplanningen (standaard afspreken).
•Highlevel planning opstellen aan de hand van de detailplanningen van de teams.
•Creëer een projectroadmap.
•Impact van de projectplannen inschatten t.a.v. operationele plannen / planning.
•Product-en vervolgens work breakdown structure maken.
•Naamgevingsconventie voor productbenamingen afspreken.
•Werkpakketten vaststellen en reviewen.
•Planning invoeren in planningstool.
•Identificeren van afhankelijkheden in de planning.
•Kritieke pad analyseren en hierover adviseren.
•Bijhouden/actualiseren van de planning en roadmap.
•Initiatieven nemen ter verbetering van de planning en het planningsproces.
•Aanspreken van de teamleden op mijlpalen en producten uit de planning.
•Afhankelijkheden bewaken, bijhouden, onderhouden.
•Aangepaste planningen reviewen.
•Bij wijzigingen (changes) de planning(en) bijwerken.

7. •Opzetten van een medewerker resourceregister (looptijd contracten, afgesproken tarieven, ingezet in welk team, van welke leverancier/afdeling afkomstig).
•Middelen resourceregister opzetten (welke gebouwen, locaties, systemen, materialen zijn nodig op welk moment en tegen welke afspraken).
•Afspraken maken met betrokken stakeholders over hoe het proces moet gaan lopen t.a.v. inzet-of huurcontracten.
•Resourcing requirement (profielen) vastleggen (opstellen of ophalen).
•Creëren van een budget/resource prognose.
•Bijhouden resourceregister(s).
•Proactief actie ondernemen als contracten dreigen te verlopen.
•Inzet of andere contracten (laten) ontbinden indien noodzakelijk.
•Knelpunten signaleren en rapporteren (kwaliteit, capaciteit, tijdigheid, kosten).
•Vergelijken binnengekomen facturen met contracten, offertes, ingeplande capaciteit en goedgekeurde uren.
•Adviseren van de projectmanager met passende oplossingen t.a.v. inhuren, contracten en financiële controle.
•Resources regelen (capaciteit verzoeken uitzetten, CV’s verzamelen, shortlist mogelijke kandidaten opstellen).
•Middelen regelen (gebouwen, locaties, systemen, materialen).
•Ondersteunen bij de evaluaties van projectmedewerkers (input leveren) en middelen.
•Bijhouden en bewaken van een budget/resource prognose.

8. •Helpen plannen en beoordelen van de baten die met de project eindresultaten behaald moeten worden.
•Helpen identificeren en kwantificeren van de baten (of reviewen hiervan).
•Opstellen batenrealisatieplan samen met de projectmanager.
•Bewaken dat de baten in de projectdocumentatie worden gezet en dat deze bij elke fase worden geactualiseerd.
•Faciliteren dat duidelijk is hoe, wanneer en door wie de baten worden gemeten.
•Helpen bij het opstellen van een batenreviewplan.
•Assisteren bij het opstellen van de businesscase.
•Controleren of ook de negatieve baten geïdentificeerd zijn.
•Faciliteren dat stakeholders en projectmanager akkoord gaan met de genoemde baten.
•Benefits profielen opstellen en het maken van een benefits map.
•Prioriteren van de baten en een nulmeting uitvoeren.
•Bewaken dat batenreviews worden uitgevoerd.
•Bewaken van de baten d.m.v. het monitoren van de maatregelen of acties.
•Adviseren van de projectmanager over wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor de businesscase.
•Faciliteren en adviseren van de projectmanager in het bepalen van de baten van het project.
•Uitvoeren benefit reviews en acties ondernemen n.a.v. de reviewresultaten.
•Verzamelen van informatie t.b.v. rapportage over de batenrealisatie.
•Bewaken van het batenrealisatieplan.

9. •Welke overeenkomsten / verschillen zie jij?
Stof tot nadenken:
•Welke taken voer jij nu al uit?
•Welke taken zou je willen uitvoeren?
•Zie je op basis van de door jou uitgevoerde taken mogelijkheden in het projectmanagement vakgebied?

10. Welk bouwblok spreekt jullie het meest aan? Welke taken zou het PMO kunnen vervullen bij het opstarten en tijdens de voortgang van het project van het gekozen bouwblok?
•Rapporteren
•Risicomanagement
•Issuemanagement
•Change control
•Financiën
•Kwaliteitsmanagement
•Informatie-& configuratiemanagement
•Transitiemanagement
•Kennismanagement
•Secretariaat

12. •Opstellen format/template voor rapportage en deze communiceren in het team.
•Inrichten en implementeren van het rapportageproces.
•Bepaal de verschillende doelgroepen.
•Spreek af welke rapportages gemaakt gaan worden, wanneer en wie dit doet.
•Ontwerp de samenhang en timing tussen de rapportages en bewaak deze.
•Verzamelen van data en verwerken in conceptrapportage(s).
•Adviseren van de projectmanager over aandachtspunten of te laten nemen besluiten.

13. •Opzetten risicomanagementstrategie.
•Opvragen bedrijfsrichtlijnen (risicomanagement beleid, codes of conduct, handleiding risicomanagement processen, risicomanagement strategieën).
•Definieer standaarden en processen voor project risicomanagement en communiceer deze binnen het projectteam.
•Creëer project risicomanagement tools en templates.
•Opzetten risicoregister.
•Verzamelen risico’s (eerste inventarisatie).
•Organiseren workshop voor het inventariseren van risico’s.
•Adviseren van de projectmanager over risicomanagement methodieken.
•Bijhouden risicoregister.
•Monitoren en najagen acties en maatregelen.
•Documenteren/administreren/toewijzen van beheersingsmaatregelen.
•Handhaven van discipline en dagelijkse routine aangaande de uitvoering van de beheersmaatregelen.
•Het regulier/periodiek monitoren of er documentatie is waarmee is aangetoond dat maatregelen effectief zijn uitgevoerd.
•Faciliteren en adviseren van de projectmanager in het managen van risico’s.
•Controleren of ieder risico een eigenaar heeft en maatregelen gedefinieerd zijn.
•Zorgen dat communicatie plaatsvindt naar stakeholders die geraakt kunnen worden door risico’s of maatregelen.
•Evalueren van uitgevoerde meetregelen en risicoregister bijwerken.

14. •Definieer issuemanagement standaarden, issueproces of –strategie en tooling.
•Creëer issuemanagement tools en templates.
•Creëer een issueregister.
•Informeren projectteamleden over de werkwijze betreffende issuemanagement.
•Consolideer projectissues in het issueregister.
•Creëer statusrapportages voor issues.
•Monitor en rapporteer over issues.
•Beleggen van issues bij de juiste persoon.
•Impact bepalen voor het projectteam en de klant en eventueel issues escaleren.
•Adviseren over issue oplossingen.
•Aan het einde van het project de nog openstaande issues overdragen aan de lijn-of beheerorganisatie.

15. •Definieer change proces en template.
•Definiëren eventuele rapportage.
•Creëer scopemanagement tools en templates.
•Registreer baseline scope informatie
•Gevolgen van voorgestelde wijzigingen voor het project (laten) analyseren.
•Monitoren en bewaken van het changemanagement proces (bij elke wijziging). Actie nemen als proces niet goed loopt.
•Project scope bewaken (incl. de gevolgen van besluiten).
•Adviseren van de projectmanager betreffende de wijziging in de scope.
•Controleer contract impact (valt change wel/niet binnen de contractafspraken en wat zijn de consequenties?).
•Controleer impact op resourcemanagement.
•Controleer de planning (wel/niet bijstellen?).
•Beheer en na akkoord bijstellen scope in de diverse documentatie, systemen en registers.
•Communicatie van de consequenties van de change met belanghebbenden.
•Bijhouden change register (incl. besluiten).

16. •Afstemmen van de financiële projectadministratie met de financiële afdeling.
•Maken van / vaststellen van een budget en resource prognose template.
•Vaststellen van de benodigde financiële tools en deze vervolgens implementeren.
•Inrichten financiële projectadministratie.
•Opstellen overzicht van verplichtingen, uitgaven en begroting.
•Afstemmen van financiële status rapportage template(s).
•Opzet van financiële planning en proces om budget uitnutting te bewaken.
•Opstellen mandateringsmodel.
•In kaart brengen proces van factuurafhandeling.
•Opstellen format van de businesscase.
•Proces en afspraken rondom tijdschrijven inrichten.
•Bijhouden financiële planning en tracking tools.
•Begroting bijwerken n.a.v. changes.
•Bij een wijziging in het project impact op de kosten in kaart brengen.
•Bijhouden businesscase.
•Prognose maken van kostentrends en definitieve kosten.
•Sein voor facturatie geven bij behaalde mijlpalen.
•Rapportage opstellen over financiële prognose (voortgang en dashboard).
•Aftekenen urenoverzichten.
•Het controleren van facturen en deze verwerken in de financiële projectadministratie.
•Controleren en goedkeuren van uren in het tijdregistratiesysteem.
•Koppelen van kosten aan resources.
•Verwerken van afschrijvingen in de projectkosten.
•In kaart brengen financiële performance van het project.
•Signalering en escaleren indien nodig aan projectmanager.

17. •Implementeren van kwaliteitsmanagementprocessen en –tools.
•Opstellen kritische succesfactoren.
•Controleren of het project voldoet aan de compliance (geldende wet-en regelgeving).
•Bepalen en registreren van project kwaliteitsstandaarden.
•Participeren in het opstellen van het projectkwaliteitsplan. Als de PMO-medewerker de rol vervult van Quality Assurance als specialist, dan stelt hij/zij het plan zelf op.
•Vastleggen wie projectproducten gaan accepteren en volgens welke acceptatiecriteria (kwaliteitsregister).
•Bijhouden van kwaliteitsdocumenten.
•Nalopen van kwaliteitsmonitoring checklists.
•Projectleden informeren over richtlijnen en kwaliteitsstandaarden.
•Bewaken en monitoren van de uitvoering van projectmanagementprocessen.
•Initiatieven nemen ter verbetering van projectmanagement processen.
•Signaleren en rapporteren van afwijkingen.
•Uitvoeren van audits op projectproducten / deze begeleiden.
•Review van managementproducten en/of de coördinatie hiervan (kwaliteitscontrole).
•Faciliteren bij audits door het plannen van de gesprekken, het aanreiken van de benodigde documentatie, bijwonen van de gesprekken, vastleggen van de audit en aanbevelingen uit de audit mee helpen communiceren en toepassen.
•Uitvoeren van de aanvullende activiteiten uit het kwaliteitsplan.

18. •Een documentatie-of configuratiemanagementplan opstellen.
•Versiebeheer afspraken en cyclus opstellen.
•Naamgevingsconventies afspreken.
•Opzetten en inrichten document-en informatiestructuur (index opstellen), van alle soorten informatie die in het project kunnen ontstaan (projectproducten, besluiten, contracten, wijzigingen/changes, behaalde mijlpalen, acties, etc.).
•Inrichten van een elektronische document-en informatie- omgeving.
•Afspraken maken over wat vastgelegd, hoe het beschikbaar is en aan wie het beschikbaar wordt gesteld. Protocolafspraken maken (alleen gesigneerde documenten, voorzien van naam en datum worden gearchiveerd).
•Vormafspraken maken binnen het project en met de klant (mondelinge afspraken worden per e-mail bevestigd en vastgelegd).
•Bijhouden documentstructuur.
•Bijhouden van de elektronische document-en informatie- omgeving.
•Beheer van de projectdocumenten en informatie.
•Identificeer eventuele issues m.b.t. projectproducten.
•Uitvoeren van configuratie audits (check of de projectproducten die er zouden moeten zijn er ook echt zijn en met juiste versienummer).
•Onderhouden van de document-en informatiestructuur (index).
•Controleer of informatie, documentatie of onderdelen die een eventuele leverancier moet opleveren er ook echt zijn.
•Op uniforme en logische wijze vastleggen van besluiten, wijzigingen/changes, aanvullingen en mijlpalen.
•Archiveren van geaccordeerde documentatie (ook backup’s maken).
•Beschikbaar stellen van geaccordeerde documentatie.
•Documenten classificeren.

19. •Overzicht maken van over te dragen producten en diensten (overdrachts-en revisiedocumentatie, cursussen, handleidingen, etc.).
•Opvragen van een in beheer name checklist of (beheer-) acceptatiecriteria.
•Afstemmen (en laten afspreken) van wijze van decharge verlening of proces-verbaal opmaken.
•Proces en templates voor acceptatie van projectproducten regelen.
•Assisteren van business change managers bij transities.
•Overdracht van verantwoordelijkheden van de contractant aan de opdrachtgever.
•Samenstellen van overdracht-en revisiedocumentatie.
•Training (laten) organiseren aan degenen die de projectresultaten gaan gebruiken.
•Operationele documenten overhandigen.
•Openstaande aandachtspunten of restpunten vastleggen.
•Zorgdragen voor het feit dat het project officiële decharge krijgt en de decharge opnemen in het projectdossier.

20. •Bronnen van lessons learned opzoeken.
•Lessons learned van vorige projecten verzamelen en delen met het projectteam.
•Lessons learned register of projectlogboek (soort blog) opzetten.
•Opzetten van een FAQ-register voor teamleden en/of eindgebruikers.
•Weetjes en/of welkomstdocument opstellen voor nieuwe projectleden.
•Inzicht creëren in welke (team-)kennis nodig is en welke projectmedewerker wat voor soort kennis en expertise kan leveren.
•In kaart brengen van de kwetsbaarheid van het projectteam in termen van kennis.
•Faciliteren bij het oplossen van problemen.
•Bijhouden van FAQ-overzicht voor teamleden en/of eindgebruikers.
•Lessons learned register van project aanvullen met geleerde lessen n.a.v. sessies, issues en afwijkingen, informatie uit rapportages.
•Updaten van een eventuele centraal lessons learned register.
•Lessons learned sessie(s) organiseren en faciliteren.
•Raadplegen van eerdere lessons learned registers uit eerdere, vergelijkbare projecten.

21. •Uitzoeken wie de secretarissen zijn van de stuurgroepleden.
•Proces en templates voor agenda’s en notulen uitzoeken.
•Uitzoeken hoe faciliteiten zoals ruimtes, catering en kantoorbenodigdheden geregeld kunnen worden.
•Register opzetten om de communicatie naar of van de klant of andere partijen in vast te leggen.
•Opstellen stuurgroepagenda, regelen van eventuele extra genodigden.
•Verzamelen documenten t.b.v. de stuurgroep (vorige notulen, actie-en besluitenlijst, te behandelen stukken).
•Regelen facilitaire zaken voor stuurgroep of speciale bijeenkomsten (kick-off, zeepkistsessie, etc.).
•Register bijhouden van communicatie naar of van de klant of andere partijen.
•Maken stuurgroepnotulen.
•Agendabeheer voor projectteam.

22. •Welke overeenkomsten / verschillen zie jij?
Stof tot nadenken:
•Welke taken voer jij nu al uit?
•Welke taken zou je willen uitvoeren?
•Zie je op basis van de door jou uitgevoerde taken mogelijkheden in het projectmanagement vakgebied?