Food Drink Europe kiest voor EASI!

1. Uitdaging
FoodDrinkEurope wil zoveel
mogelijk processen
automatiseren om efficiënter te
kunnen werken met collega’s,
leden en partners. Daarbij wil ze
de meest geavanceerde
technologieën gebruiken, maar
de budgetten zijn beperkt.
Oplossing
Informaticabedrijf EASI bouwde
stap voor stap de IT-
infrastructuur uit. Vandaag
werkt FoodDrinkEurope met een
reeks toonaangevende
toepassingen voor o.a. e-mail,
planning, HR, CRM,
boekhouding en
videoconferencing,
ondersteund door stabiele
servers.
Voordelen
Efficiënter en goedkoper
vergaderen met RadVision, “out
of office” en elektronische
handtekening applicaties,
vereenvoudiging van planning
en takenbeheer met EASI APM,
doorsturen van documenten via
een beveiligd extranet naar de
leden, professionele service,
dichte relatie met de cliënt.
FoodDrinkEurope professionaliseert haar
werking dankzij de toegankelijke
informatica-oplossingen van EASI
FoodDrinkEurope is een professionele organisatie die de belangen van
de voedings- en drankenindustrieën van de eerste en tweede
transformatie vertegenwoordigt, zowel op Europees als internationaal
niveau. Het permanent secretariaat in Brussel is het belangrijkste
aanspreekpunt voor de Europese en internationale instellingen voor
vragen omtrent de ontwikkeling van de voedingindustrieën.
FoodDrinkEurope coördineert de activiteiten van meer dan 800 experts
die zetelen in verschillende werkgroepen die de bescherming van de
consument, onderzoek en ontwikkeling, eerlijke concurrentie, de
omgeving en duurzame ontwikkeling behandelen.
Van internet en e-mail was amper sprake, maar toen Régine
Mynsberghe 20 jaar geleden bij FoodDrinkEurope als Office Manager
aan de slag ging, koos ze resoluut voor informatica om een professionele
wind te laten waaien door de organisatie. Ze liet Lotus Notes installeren
en kwam bij IBM-partner EASI terecht. EASI bleek de ideale partner om
Mynsberghe te helpen bij haar ambitie om van FoodDrinkEurope een
paperless office te maken.
“Om de samenwerking te verbeteren, hebben we een extranet
opgezet, waar alle informatie en bestanden netjes bij elkaar staan,
ingedeeld volgens de interessegroepen”, vertelt Régine Mynsberghe.
“We publiceren dergelijke documenten via een externe server. Die is
gekoppeld aan onze e-mail toepassing Lotus Notes en onze
contactendatabase EASI Contact. Alle contactgegevens, zowel ons
persoonlijke adresboek als de contacten uit de database, zijn
toegankelijk via e-mail en onze BlackBerry. Als je ergens iets wijzigt, wordt
het overal aangepast. Wanneer iemand nu een nieuw document op het
intranet of extranet post, krijgen de mensen die hiervan op de hoogte
moeten zijn automatisch een e-mail met een hyperlink naar een externe
server. Door daarop te klikken kunnen ze het document downloaden en
raadplegen, nadat ze zich hebben aangemeld via een gebruikersnaam
en wachtwoord.”
FoodDrinkEurope hoeft dus niet langer grote bijlagen te verzenden,
waardoor het e-mailverkeer optimaal verloopt en een stuk lichter wordt.
En met EASI Contact kan men ook gepersonaliseerde mailings
organiseren en alle bestemmelingen die men wenst te bereiken in een
keer mailen.
Out of office gebeurt vanzelf
Voor het boekhoudpakket Cubic, waarmee FoodDrinkEurope werkte,
gebeurden niet langer bijkomende ontwikkelingen. Nochtans
noodzakelijk, aangezien de wetgeving af en toe verandert, dus koos
FoodDrinkEurope voor EASI BS Financial & Purchase Management om
haar volledige boekhouding te regelen. Daarnaast installeerde EASI ook
zijn HR-pakket, waarmee FoodDrinkEurope de lonen en evaluaties van
het personeel snel kan opvolgen of de goedkeuring voor
vakantieaanvragen regelt, wat vandaag een totaal papierloos proces is
geworden. Als medewerkers vakantie aanvragen, vertrekt die aanvraag
naar de juiste personen voor goedkeuring. Zelfs het sociaal secretariaat
wordt hiervan verwittigd. “Met name de koppeling met de out of office
functie in Lotus Notes is hierbij zeer handig”, vindt R. Mynsberghe.

2. “Zodra de vakantiedagen zijn goedgekeurd,
activeert Lotus Notes al automatisch een out of
office bericht voor die bepaalde vakantiedagen.
Dergelijke eenvoudige functies maken het werken
aangenamer. Niemand vergeet zijn out of office in
te stellen.”
Erg praktisch is ook de module “signature” in Lotus
Notes. Zo worden de handtekeningen met een URL-
link of afbeelding onder aan de e-mails aangepast,
bijvoorbeeld aan actuele campagnes of
evenementen zoals congressen. Régine
Mynsberghe maakt dan een model aan die ze naar
iedereen binnen de organisatie doorstuurt. De
collega’s hoeven er alleen maar op te klikken en
hun persoonlijke gegevens aan te passen.
Régine Mynsberghe, Office Manager bij FoodDrinkEurope
Vereenvoudigd plannen
FoodDrinkEurope haalde ook EASI’s APM-toepassing
in huis, wat staat voor Activity & Planning
Management. Een noodzaak voor een organisatie
als FoodDrinkEurope, waarin men voortdurend
vergaderingen heeft. Voorheen werd de kalender in
Lotus Notes gebruikt, samen met een kleine
applicatie voor interne vergaderingen, maar met
EASI APM werkt men een stuk professioneler.
Vergaderingen vastleggen gaat veel sneller omdat
de beschikbaarheid van collega’s meteen
zichtbaar is, via een verbinding tussen APM met
Lotus Notes en de contactendatabase. Maar met
EASI APM kan je ook privéafspraken in je agenda
onzichtbaar maken voor buitenstaanders. En er is
meer.
“Onze voorzitter wenst elke maand een
samenvatting te ontvangen van de contacten die
we gehad hebben met belangrijke leden, partners
en andere contacten. Vroeger moesten de
secretaresses van elk departement alle agenda’s
van alle collega’s afzonderlijk overlopen en de
belangrijke afspraken samenbrengen in een Excel
file. Een gigantisch werk. Met APM hebben ze
vandaag in een paar keer klikken zo’n lijst
opgeroepen”, aldus R. Mynsberghe. “Het Excel-
document voor de voorzitter wordt samengesteld
op basis van opgegeven queries, zo
geprogrammeerd door EASI. Lunchafspraken en
privéafspraken komen bijvoorbeeld niet in het
document terecht en medewerkers kunnen
achteraf, bij controle van de lijst, eventueel nog
correcties aanbrengen. We gebruiken APM ook om
onze taken te beheren. Je ziet elke morgen
onmiddellijk wat je moet doen.”
RadVision
Mobiliteit is een van de grote aandachtspunten
voor FoodDrinkEurope, dus beschikken alle
medewerkers vandaag over een eigen laptop.
Dankzij de moderne IT-infrastructuur kunnen ze in
principe van overal werken. Een internetverbinding
volstaat om aan alle informatie op de server te
kunnen. Recent investeerde FoodDrinkEurope nog in
RadVision voor videoconferencing. Door haar vele
contacten met internationale mensen en
organisaties, is het voor FoodDrinkEurope immers niet
altijd even simpel om snel een 1-1 vergadering te
organiseren.
Régine Mynsberghe: “Telefoongesprekken zijn niet
altijd een valabel alternatief: het geluid is vaak niet
goed en je kan de contactpersoon niet zien.
Daarom kiezen we voor bepaalde types
vergaderingen voortaan voor videoconferencing.
Het interessante aan RadVision is dat de deelnemers
zelf niet over speciale software hoeven te
beschikken om het te gebruiken. Een webcam en
een telefoon volstaan. Wij investeerden in twee full
HD schermen. Onze secretaresses kregen een
opleiding om de vergaderingen op te zetten en ook
de leden kregen een beknopte handleiding. De
schermen kunnen opgedeeld worden, zodat je alle
deelnemers ziet. Wie aan het woord is, komt op de
voorgrond van het scherm. We moeten er nog wat
leren mee werken, maar in elk geval kunnen wij en
onze leden er tijd en geld mee sparen.”
Dicht bij de klant
Vandaag levert EASI bij FoodDrinkEurope alles wat
met IT te maken heeft: de hardware, de software en
de achterliggende infrastructuur. IT evolueert
constant, en FoodDrinkEurope groeit daarin mee. Zo
koos men onlangs voor virtuele servers waardoor
men plaats wint en kosten spaart om te koelen.
Verder heeft FoodDrinkEurope nu meer
opslagcapaciteit en kan EASI sneller hulp bieden
van op afstand, indien nodig.

3. “De mensen van EASI hebben niet alleen een
grondige kennis van hun eigen producten maar ook
van de producten waarmee we vroeger werkten. Bij
de installaties leiden ze ons op, zodat we zelf
eenvoudige problemen kunnen oplossen. Zo delen
ze echt hun kennis met ons. Natuurlijk kunnen we
voor ingewikkelder zaken altijd een beroep doen op
hun helpdesk. EASI levert bij ons al vijftien jaar
professionele service en kent ons daardoor zeer
goed: ze staan dicht bij ons. Er is weinig verloop, wat
ook een zeer belangrijke troef is. Ze doen
inspanningen om te begrijpen hoe wij werken, zodat
ze ons de technologieën kunnen leveren die we
nodig hebben om onze werking nog te
optimaliseren. En dat lukt aardig”, besluit Régine
Mynsberghe.
Copyright © EASI. All rights reserved
Website: www.easi.net
Mail: info@easi.net
Blog: blog.easi.net
Tel.
- EASI Nijvel: +32 67 28 10 00
- EASI Mechelen: +32 15 28 75 00
- EASI Luxemburg: +352 26 18 58 11
- EASI Frankrijk: +33 1 72 75 73 89
Please Recycle