Qualiphar heeft heel wat documenten en dossiers te beheren. IT-partner Beyond-it ontwikkelde een Documentbeheersysteem op basis van Microsoft Office SharePoint Server 2007. Die software diende ook als basis voor een toepassing waarmee de gebruikers dossiers voor de overheid samenstellen wanneer Qualiphar een nieuw product op de markt wil brengen.

1. CUSTOMER CASE
SHAREPOINT
N-Allo
beheert digitale documenten en
dossiers efficiënter met SharePoint
Qualiphar heeft heel wat documenten en dossiers te beheren. IT-partner
Beyond-it ontwikkelde een documentbeheersysteem op basis van Microsoft
Office SharePoint. Die software diende ook als basis voor een toepassing
waarmee de gebruikers dossiers voor de overheid samenstellen wanneer Qua-
liphar een nieuw product op de markt wil brengen.
Qualiphar ontwikkelt en verdeelt tool in Microsoft Office SharePoint Portal
geneesmiddelen en parafarmaceutische Server. Het systeem staat in functie van WIE? Qualiphar produceert geneesmiddelen
producten. Daar komt heel wat dossierwerk de kwaliteitscontrole. De mensen van de die zonder voorschrift te koop zijn. Het heeft
vestigingen in België en Frankrijk.
bij kijken, want de regelgeving voor validatie-afdeling bij Qualiphar gebruiken
de farmaceutische sector is heel strikt. de software onder meer voor het opvolgen UITDAGING? De strikte procedures voor de
Dankzij SharePoint Server worden alle en goedkeuren van interne procedures op sector, die bovendien verschillen per land.
documenten en dossiers snel en efficiënt het vlak van veiligheid, het werk in het
OPLOSSING? Dankzij SharePoint gebeurt
beheerd. labo en de productie.
alles digitaal, efficiënt en heel overzichtelijk.
‘Vroeger stonden alle documenten op
ons file system, maar daardoor was Automatische verwittigingen
het soms moeilijk om snel het juiste ‘De gebruikers van het document- Die electronic Common Technical
document in de meest recente versie beheersysteem kunnen de geldigheid Documents of eCTD’s zijn typisch voor de
terug te vinden’, vertelt Stefan Cuypers, van een document controleren’, zegt farmaceutische industrie.
IT-manager bij Qualiphar. ‘Met SharePoint Joris Bollen van Beyond-it. ‘Wanneer een
worden de verschillende documentversies document klaar is voor goedkeuring, krijgen ‘Wanneer we een nieuw product op de
automatisch en overzichtelijk beheerd. de betrokken gebruikers automatisch een markt willen brengen, moeten we eerst
Bovendien bevat de software ook verwittiging. De gebruikers hebben ook een dossier indienen bij de overheid’, legt
geautomatiseerde workflows voor het een overzicht van alle procedures die ze in Stefan Cuypers uit. ‘Daarin moeten we
goedkeuren van documenten. Dat hun functie moeten volgen. En ze kunnen onze productieprocedures beschrijven en
gebeurde vroeger allemaal op papier, zien bij wie het dossier zit.’ moeten we aantonen dat we nodige tests,
met stempels en handtekeningen. klinische studies en kwaliteitsonderzoeken
Dankzij SharePoint kunnen we volledig SharePoint vormt bij Qualiphar niet hebben gevoerd om aan te tonen dat het
digitaal werken, met handtekeningen en alleen de basis van het document- en product veilig is voor de eindgebruikers.’
watermerken.’ procedurebeheer. Beyond-it ontwikkelde
in Microsoft Office SharePoint Server ook Een extra complicatie is dat die dossiers
IT-partner Beyond-it ontwikkelde voor een systeem waarmee Qualiphar dossiers doorgaans niet gelijk zijn voor alle landen
het document- en procedurebeheer een kan samenstellen voor de overheid. waar het product geregistreerd dient te

2. CUSTOMER CASE
SHAREPOINT
worden. Zo zijn er verschillende talen en
ook uiteenlopende eisen van de lokale SharePoint Zo veel mogelijk automatiseren
overheden. bleek heel De samenwerking met Beyond-it is
flexibel en open, historisch gegroeid. ‘We kennen de
Elektronisch dossierbeheer zodat we het mensen van Beyond-it al lang en we
‘Sinds enkele jaren kunnen de eCTD’s in zowel kunnen zijn altijd tevreden geweest over hun
elektronische vorm worden ingediend. gebruiken voor diensten’, aldus Stefan Cuypers. ‘Dat is
In de eCTD-applicatie kan de gebruiker documentbeheer belangrijk, want informatica is cruciaal
alle dossiers beheren, gerelateerde als voor ons voor onze onderneming. We streven
dossiers bekijken en de interne en externe dossierbeheer er ook naar om zo veel mogelijk te
goedkeuringen opvolgen’, zegt Stefan en het intranet. automatiseren. In de toekomst willen we
Cuypers. ‘Wanneer de samenstelling het documentbeheersysteem upgraden
van een product wijzigt, moeten we naar een nieuwere versie van SharePoint,
telkens een nieuwe aanvraag indienen en willen we het ook meertalig maken.’
bij de overheid. SharePoint stuurt ons Stefan Cuypers
automatisch een herinnering wanneer IT-manager Meer informatie
we een dossier moeten updaten. Die Qualiphar Voor meer informatie over de beschreven
updates gaan veel sneller met behulp producten en diensten van Beyond-it,
van SharePoint, aangezien we ons bel naar +32 (0)3 640 01 60 of surf naar
gemakkelijker kunnen baseren op de Franse vestiging veel eenvoudiger nu we www.beyond-it.be
bestaande dossiers en aangezien we niet langer papieren documenten met
niet meer naar de oude dossiers hoeven de post of via fax en e-mail versturen. Voor meer informatie over Qualiphar,
te zoeken in archiefkasten. We werken Deze geavanceerde manier van werken bezoek www.qualiphar.com
dus veel efficiënter en sneller, en we stelt ons in staat om diensten te leveren
hoeven geen papieren dossiers meer aan kleinere farmaceutische bedrijven
te bewaren. Toen dat wel nog het geval die het beheer van hun dossiers TECH / Tags
was, riskeerden we dossier s te verliezen aan ons uitbesteden. Ook tegenover Microsoft Office
in geval van een brand of een andere externe auditeurs en tegenover grote
SharePoint Microsoft
ramp. Dat risico lopen we niet langer ondernemingen voor wie we produceren,
met de elektronische dossiers, waarvan kunnen we nu beter aantonen dat onze
Office SharePoint Portal
we uiteraard een back-up bewaren. dossiers correct worden samengesteld en Server
Microsoft SQL Server
Daarnaast is de communicatie met onze opgevolgd.’
onderdeel van ABC-Groep
Laar 179 B-2180 Ekeren +32 (3) 640 01 60 info@abc-groep.be