Special Insight # 27 - E mail

133 views

Published on

Published in: Career
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
133
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Special Insight # 27 - E mail

  1. 1. ©SEG int. VOF | Lekdijk 173 | 2957 CG Nw. Lekkerland. | T: 0184 68 57 25 | F: 0184 68 64 82 | M: 062 888 555 3 | Info@Optimalist.nl l www.Optimalist.nl | K.v.K. Dordrecht: 23064246 | www.linkedin.com/in/arjankoopmans Succes, Ervaring, Groei MÉÉR RENDEMENT UIT MENSEN Wat doen we heel vaak, maar heeft niemand ons geleerd…..? Waar ontstaan veel ruzies? Waar gaat veel mis? E-mailen, en dan bedoel ik niet het technische daarvan, zoals adresboeken en software, want daar zijn andere experts voor. Maar wat ik bedoel is het communicatieve. E mailen is pas een jaar of 10 heel populair, het wordt dankzij een hoge PC dichtheid, internet snelheden, beschikbaarheid en smartphones steeds populairder. Daarmee neemt de foutkans óok toe. Ik heb op school nog geleerd een brief te schrijven. Nou, daar moest je dan wel even voor gaan zitten, want dat was bepaald geen dagelijkse kost. Bovendien moest het uiterst netjes of via een typemachine en correcties waren lastig uit te voeren. Daarom moest je heel goed nadenken alvorens het op te schrijven. Daarna kwam de computer en was corrigeren heel makkelijk, met gevolg dat je minder vooraf hoefde na te denken. Met dat e-mail mogelijk werd, was het schrijven nog handiger. Geen enveloppe, geen postzegel en geen copietjes meer nodig. Het werd zelfs zó handig dat we meer dan ooit schreven aan elkaar; we schrijven zelfs zó gemakkelijk dat we meer e-mail berichten sturen dan personen opbellen. En dan nog het handig incopiëren van berichten of doorsturen aan anderen…. We sturen wat berichten heen en weer, ongelofelijk veel! Als je al die berichten per fysieke post moest versturen, zou je er een volledige dagtaak aan hebben! Maar….. met dit veelvuldige contact, communiceren we dan beter? Dat durf ik ernstig te betwijfelen. Want ik heb zelf heel vaak ervaren hoe dit e-mailen tot enorme misverstanden en ruzies kan leiden. En dat zie ik ook om mij heen. Hoe komt dat dan? Wel, laten we eerst analyseren wat communicatie is: Zoals je ziet, communiceer je, als je e-mailt, op slechts 7%. Je mist 93% waardoor de kans op misverstanden enorm toeneemt! Zelfs bij telefoneren mis je ca. de helft van de communicatie, maar dit is altijd nog beter dan e-mailen. De beste communicatie is face to face, en zelfs dán gaat het nog wel eens mis! Mijn advies is daarom: e-mailen is informeren; niet communiceren. Communiceer bij voorkeur persoonlijk of anders per telefoon. Nog een paar adviezen:
  2. 2. ©SEG int. VOF | Lekdijk 173 | 2957 CG Nw. Lekkerland. | T: 0184 68 57 25 | F: 0184 68 64 82 | M: 062 888 555 3 | Info@Optimalist.nl l www.Optimalist.nl | K.v.K. Dordrecht: 23064246 | www.linkedin.com/in/arjankoopmans Succes, Ervaring, Groei MÉÉR RENDEMENT UIT MENSEN 1) Denk na over wat en hoe je wilt e-mailen. Wat en wie wil je bereiken? Denk na alvorens de woorden op te schrijven. Lees het geheel nog eens terug om te onderzoeken of het wel goed overkomt en mogelijke misverstanden uitsluit. Stuur belangrijke mails waar je dan toch iets moet communiceren niet meteen weg. Stuur het pas een paar uur later weg en lees het voor het versturen nog een keer door. Bij hele belangrijke mails, stuur het eerst aan jezelf en slaap er een nachtje over. Bij de zwaarste categorie, verstuur je de mail eerst nog aan een paar vertrouwelingen om hun advies te verkrijgen, alvorens het door te sturen aan de doelgroep. Denk ook aan een welgekozen en positieve e-mail onderwerp. Wat je kan helpen in het opstellen van een e-mail? Stel je bij het schrijven voor, dat iedereen dit leest. Je partner, je chef, je moeder, iedereen! Je zult zien dat je toon gematigder wordt. By the way, op internet bestaan geen geheimen…. 2) Niet meteen reageren. Ken je dat? Je ontvangt een e-mail, schiet in de brand en reageert er heel boos op. Uiteraard, in het kader van actie geeft reactie, zal de ander nog bozer worden dan jij, mede vanwege het onrecht dat hem wordt aangedaan. Immers, hij had het zo niet bedoeld en ziet jouw boze reactie als onrecht. Daarom; reageer gerust op een e-mail met alle emoties die je hebt. Dan ben je het tenminste kwijt. Maar…. verstuur je antwoord niet, doe dat pas later, of… veel later. En dan pas je uiteraard de tekst aan. Ga daarbij van het standpunt uit dat de ander het goed bedoeld, maar wellicht niet goed heeft verwoord. Dat zal jouw reactie verzachten. Nog beter; reageer persoonlijk of per telefoon! Bedenk: ‘Vuur met vuur bestrijden levert alleen as op!’ 3) Vermijd het volgende:  Negatieve emoties; zoals overdrijven bijvoorbeeld; houd het zakelijk, of positief.  Verwijten; deze komen in een e-mail extra hard over. Bovendien kun je het achteraf niet meer verzachten of terugdraaien. Heb respect voor de ander!  Persoonlijk worden; koppel de persoon los van de daden. Dus in plaats van: ‘jij hebt tegen Esther gezegd dat’ zeg je: ‘Ik heb van Esther begrepen dat’ En in plaats van: ‘je bent een….’ of ‘je bent fout geweest’ gebruik je: ‘ hoe komt het dat….,’ of ‘dat is volgens mij fout gegaan’  Ouwe koeien; deze doen niet ter zake in dit geval en maakt het moeilijker de kern van de boodschap duidelijk te krijgen en dus op te lossen. Bovendien komt dit heel dicht bij ‘verwijten’. Zulke zaken maken de verwijdering alleen maar erger en het kan oude wonden openrijten. Gebruik KOE liever zo: Kaken Op Elkaar…  Overal op ingaan; net als in spraak, is het soms beter selectief doof te zijn. Beperk je tot de hoofdzaken en ga vooral niet in op de ruis en aantijgingen of uitlokkingen daar omheen.  Overkill aan informatie. Less is best.  Te pas en te onpas anderen incopiëren en doorsturen. De andere partij doet dat ook en vervolgens haal jij er ook weer bij, dientengevolge zoekt de ander ook steeds meer medestanders en voor je het weet heb je een lawine aan meningen en steeds meer boze gezichten. Kijk uit dat je niet zomaar persoonlijke berichten naar anderen doormailt.
  3. 3. ©SEG int. VOF | Lekdijk 173 | 2957 CG Nw. Lekkerland. | T: 0184 68 57 25 | F: 0184 68 64 82 | M: 062 888 555 3 | Info@Optimalist.nl l www.Optimalist.nl | K.v.K. Dordrecht: 23064246 | www.linkedin.com/in/arjankoopmans Succes, Ervaring, Groei MÉÉR RENDEMENT UIT MENSEN  Te pas en te onpas onderstrepen, arceren en dergelijke?!?@%^&!; dit kan agressie opwekken.  Domino effect, dat is het doorsturen en incopiëren aan anderen. Laat het omvallen van de dominostenen bij jou stoppen. Wees de wijste! Nog enkele adviezen;  Noem de naam van de ander een enkele keer in je bericht op een positieve manier. Dat kweekt begrip en sympathie  Reageer op een groepsmail die op escaleren staat, door alleen de bronpersoon te antwoorden. Beter nog, te bellen!  Als je reageert kan het raadzaam zijn het onderwerp van de mail aan te passen. Dat voorkomt ellenlange Re. Re. Re. en het door de 1e zender gekozen onderwerp, welke misschien niet meer relevant is.  Beleefdheid, Vriendelijkheid en Respect in alle woorden; vooral in de aanhef en slotzin  Duidelijk leesbare letter, niet te groot maar ook niet te klein. Zoals dit bericht bijvoorbeeld :-)  Gebruik één onderwerp per e-mail  Controleert de speling. Eén letter, punt of komma kan een groot verschil maken Veel mailplezier! Arjan Koopmans Optimalist®

×