Dokumen tersebut membahas faktor-faktor yang mempengaruhi tingginya kolektibilitas pinjaman di Unit Pelaksana Kegiatan (UPK). Faktor-faktor tersebut meliputi faktor internal dan eksternal seperti lemahnya verifikasi kredit, ketidakmampuan peminjam dalam pengembalian karena musibah, serta kurangnya pembinaan pada kelompok peminjam. Untuk mengurangi kolektibilitas yang tinggi, diperlukan antisipasi

1. Dalam pemberian pinjaman (kredit) tidak selamanya mulus, begitu pula yang terjadi di UPK. Kolektibilitas yang ada di UPK cukup berpariasi, ini menandakan
bahwa kelancaran angsuran pinjaman juga berpariasi, ada tidak faktor yang dapat menjadi tingginya kolektibilitas yaitu :
 faktor intern yaitu terjadi akibat lemahnya pengurus/pengelola dalam hal :
 Faktor ekstern yaitu terjadi akibat yang dilakukan oleh peminjam diantaranya.
 Faktor lemahnya verifikasi/anlisa kredit.
 Data pinjaman tidak diadministrasikan dengan baik.
 Tidak dilakukannya inventarisasi data pinjaman kurang lancar.
 Kurangnya pembinaan pada kelompok (peminjam)
 Operasi kredit tidak dilakukan secara bertahap dan Continue.
 Tidak dilakukannya kebijakan kredit melalui perpanjangan waktu kredit, Recedulling.
 Ketidak mampuan dalam pengembalian akibat musibah.
 Terjadinya pindah alamat (alamat baru tidak jelas).
 Usahanya Pailit.
 Dampak informasi yang tidak baik dari pihak lain.
 Dampak lingkungan (karakter lingkungan).
 Terjadinya bencana alam.
 Analisa kredit tidak dilakukan dengan baik.
 Analisa dilakukan sepihak karena kedekatan, ada kaitan kelaurga dsb.
 Tidak dilakukan secara koordinasi.
 Kurangnya menginput informasi.
 Hasil analisa tidak diadministrasikan dengan baik.
Dari tiga faktor diatas perlu diantisipasi oleh pengelola UPK demi kelancaran pinjaman yang diberikan, disamping itu perlu dilakukan koordinasi dan
kerjasama yang baik dengan Pemerintah Desa. Dalam mengantisipasi kredit tidak lancar/macet pengelola harus melakukan langkah-langkah sebagai berikut
:
 Dibuatnya daftar kolektibilitas tiap bulan.
 Diinventarisasi secara dini data pinjaman kurang lancar.
 Ditindaklanjuti kelapangan (cek and ricek data dilapangan).
 Koordinasi dengan KSP, Ketua Kelompok, Kuwu, Ketua Lembaga Desa.
 Melakukan kebijakan melalui, pemberitahuan, pemanggilan.
 Membuat penyelesaian secara administrasi melalui, pernyataan I (pengakuan hutang), pernyataan II (pengurangan jangka waktu jatuh tempo
dari pernyataan I), dan pernyataan III (menyatakan ada jaminan yang akan diberikan).
 Melakukan kebijakan kredit melalui perpanjangan jangka waktu kredit dan Recedulling.
 Pembinaan kelompok dilakukan rutin dan terpadu.

2. Rajin berkaitan dengan perilaku karyawan yang harus dibina agar dapat menjaga dan meningkatkan apa yang sudah baik. Perilaku rajin hanya dapat dibentuk melalui
proses pendidikan, penyuluhan, hubungan antar manusia dan komunikasi yang intensif.
Prinsip rajin di tempat kerja adalah 'Lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan'.
Pengertian rajin adalah :
 Terbiasa merawat ringkas, rapi, dan resik.
 Terbiasa melaksanakan standard kerja.
 Mengembangkan kebiasaan positif, seperti :
 Taat aturan, tepat janji, dan tepat waktu.
 Tidak membuang sampah sembarangan.
 Mengambil barang selalu dikembalikan ke tempatnya semula.
 Ingat akan nilai dari usaha kebersihan yang dilakukan sendiri.
 Memperlakukan tempat kerja sendiri seperti rumah kedua kita.
 Keteladanan dan kepemimpinan (ing ngarso sung tulodo).
 Kreativitas (ing madyo mangun karso).
 Mendukung (tut wuri handayani).
Sasaran dari penerapan rajin adalah menajdikan karyawan mempunyai kebiasaan positif dalam bekerja sehingga membawa perubahan terhadap pola tingkah laku yang
positif di lingkungan sekitarnya. Program penerapan rajin di tempat kerja dapat dilakukan melalui langkah-Iangkah sebagai berikut :
 Penetapan target bersama :
Tentukan bersama dengan karyawan mengenai target kebiasaan apa yang harus diprioritaskan untuk dibenahi, dan kebiasaan apa saja yang sudah baik untuk terus
dipertahankan.
 Teladan dari atasan :
Atasan harus selalu memberikan contoh yang baik, kerja rajin berkaitan langsung dengan pembinaan mental yang harus ditumbuhkan secara alami.
 Hubungan karyawan :
Membina hubungan yang baik dengan karyawan untuk menciptakan suasana kerja yang ideal dan menyenangkan, serta mengembangkan sikap keterbukaan.
 Kesempatan belajar bagi karyawan :
Memberikan keleluasaan bagi karyawan untuk selalu meningkatkan kemampuannya di Iingkungan kerja masing-masing.

3. Setelah menerapkan 3 R pertama (Ringkas - Rapi - Resik), maka langkah berikutnya adalah merawat dan memelihara kinerja yang ada pada kondisi yang optimal. Hal
ini perlu dilakukan, karena jika kita tidak memiliki kesadaran untuk merawat kondisi Iingkungan kerja kita, dengan segera kita akan mendapati lingkungan kerja kita
kembali kotor dan berantakan, sehingga upaya yang telah kita lakukan sebelumnya menjadi tidak berguna.
Prinsip utama rawat di tempat kerja adalah 'Semua orang memperoleh imformasi yang dibutuhkannya di tempat kerja tepat waktu'. Dengan memperoleh informasi yang
dibutuhkan pada saatnya maka ketidakpastian I kesalahan dan resiko penyimpangan kerja dapat dihilangkan. Dengan demikian sasaran utama dari rawat untuk
memelihara kualitas yang tinggi dan keselamatan kerja yang baik, yang berpengaruh pad a peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja akan tercapai.
Pengertian RAWAT adalah:
 Melaksanakan standardisasi di tempat kerja.
 Mempertahakan kondisi optimum.
 Mewujudkan tempat kerjs yang bebas kesalahan.
Penerapan rawat di tempat kerja dapat dilauk.an melalui langkah-Iangkah sebagai berikut :
 Penentuan butir kendali :
Butir kendali yang menjadi sasaran dari pemantauan harus dipertimbangkan kaitannya dengan kebutuhan operasional, dan dimulai dari yang paling sederhana.
 Penetapan kondisi tidak wajar :
Kriteria kondisi tidak wajar dirumuskan secara seksama melibatkan banyak orang, sehingga pengertian yang seragam dapat disepakati guna meningkatkan komitmen
untuk menjaga bersama kondisi rawat.
 Mekanisme pantau :
Mekanisme pemantuan secara visual harus mudah dipahami dan menimbulkan kesiapan dan tanggapan segera atas kondisi tidak wajar yang terjadi, sehingga dapat
ditindaklanjuti dengan baik.
 Pola tindak lanjut :
Tindak lanjut dan kondisi tidak wajar bukan hanya sebatas menghentikan aktifitas dan mencari penyebab ketidakwajaran tersebut, tetapi juga melakukan pengkajian
secara menyeluruh untuk meramalkan penyimpangan yang mungkin terjadi sehingga dapat dipersiapkan tindak lanjutnya.
 Pemeriksaan :
Pemeriksaan berkala dilakukan untuk memastikan kontrol visulal bekerja pada saatnya dan ada tanggapan dan karyawan jika kontrol visual bekerja. Dengan
pemeriksaan berkala ini akan memacu karyawan untuk lebih mengembangkan berbagai kontrol visual lainnya sehingga kegiatan operasional kerja semakin terkendali.

4.  Membuat dan menyepakati peta tanggung jawab resik :
 Peta tanggung jawab resik dimaksudkan untuk melakukan pembagian tugas dan tanggung jawab secara jelas, supaya pelaksanaan resik berjalan
menyeluruh.
 Pembagian tugas dan tanggung jawab dapat dilakukan per lokasi kerja atau per peralatan yang digunakan.
 Membuat dan menyepakati jadwal resik :
Jadwal resik dibuat untuk memeliharan kesinambungan pelaksanaan resik dan memudahkan pemeriksaan Ipengontrolannya.
 Pastikan tersedianya sarana kebersihkan yang memadai.
Buanglah kotoran pada tempat sampah yang telah disediakan.
 Gunakan tempat sampah yang tertutup untuk mengurangi dampak kotoran yang ada.
 Lakukan pemeriksaan terhadap sumber I penyebab kotor dan ambil tindakan segera untuk menanggulangi penyebabnya.
Jangan menunggu sesuatu barang menjadi kotor untuk dibersihkan, lakukan pembersihkan secara teratur justru untuk mencegah kotor.
 Lakukan pembersihan lingkungan kerja setiap hari (awal produksi) meskipun hanya 5 menit, karena pembersihan akan mudah dan cepat dilakukan setiap
hari.
 Setiap operator harus membersihkan dan merawat peralatan yang menjadi tanggung jawabnya.
 Simpanlah barang dalam keadaan bersih sehingga selalu siap digunakan.
 Evaluasi resik secara periodik.

5. Tempat kerja yang resik memberikan pengaruh positif terhadap produktivitas. kualitas dan keselamatan kerja. Karena itu resik perlu dilakukan di seluruh area kerja yang
meliputi :
 Area penyimpanan barang :
Gudang, rak simpan, area penyimpanan komponen, dll.
 Peralatan :
Mesin-mesin, peralatan kerja, almari, meja, kursi, dll
 lingkungan :
Lantai, dinding, atap, jendela, toilet, lampu, lorong-Iorong, dll
Secara singkat prinsip resik adalah 'Bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja'.
Pengertian resik bukanlah sebatas hanya pada permukaan, melainkan harus merupakan pembersihan luar - dalam secar tuntas. Fungsi membersihkan ini tidak hanya
sekedar membersihkan, namun juga memeriksa dan menjaga kinerja (performance) di tempat karja.
Karena itu resik di tempat kerja berarti memantau dan menanggulangi sedini mungkin gangguan di tempat kerja, karena membersihkan berarti memeriksa. Hal ini yang
sering terlupakan, bahwa membersihkan berarti memeriksa, dan pemeriksaan ini tidak dapat diserahkan pada petugas kebersihan umumnya.
Pengertian Resik adalah :
 Membersihkan sambil memeriksa.
 Menghilangkan sumber penyebab kotor.
 Mengupayakan kondisi optimum.
Sasaran dari penerapanan Resik adalah :
 Memberi keyakinan akan kenyamanan dan keselamatan di area kerja.
 Memberi keyakinan untuk meningkatkan kualitas kerja guna menghasilkan produk yang berkualitas tinggi.

6.  Aturlah penempatan barang supaya mudah diambil dan digunakan.
 Kembalikan barang yang diambil pada letaknya semula.
 Letakkan barang sesuai tempat penyimpanan yang ditentukan (misalnya apbila ada garis batas penyimpanan, jangan sampai garis tersebut dilanggar).
Kurangi jalan yang berbelok-belok di dalam area pabrik, sehingga mengurangi resiko kecelakaan.
 Patuhi lalu lintas di dalam kantor dengan jalan memperhatikan garis pembatas / tanda-tanda lalu lintas yang telah dibuat.
Gunakan manajemen warna untuk mengidentifikasikan jenis barang maupun fungsi area yang berbeda.
 Gunakan penutup tempat penyimpanan barang'yang transparan supaya mudah dilihat untuk dikenali. Hindarkan adanya koleksi pribadi yang berlebihan di
ruangan kerja. Evaluasi penerapan rapi secara periodik
Setelah tempat kerja menjadi ringkas, selanjutnya tempat kerja dibuat menjadi rapi. Di tempat kerja yang rapi, semua barang dapat ditemukan dengan cepat, karena
prinsip rapi adalah 'Setiap barang yang berada di tempat kerja memll1ki tempat yang pasti'.
Tempat kerja yang rapi memberikan kenyamanan bagi para pekerja, sehingga mereka menjadi lebih tekun bekerja dan produktif. Hal ini berkaitan erat dengan
tercapainya produktivitas, efisiensi maupun kualitas kerja yang tinggi.
Pengertian RAPI adalah :
 Mengatur barng-banrang yang diperlukan dengan susunan yang tepat sehingga mudah ditemukan pada saat diperlukan dan mudah dikembalikan.
 Setiap barang yang masih diperlukan dalam pekerjaan tersedia di tempatnya dan jelas status keberadaannya.
 Setiap barang dan tempat penyimpanannya memiliki tanda I identitas yang distandarkan.
 ·Setiap orang mematuhi aturan penyimpanan dan ada mekanisme pemastiannya. Sasaran dari penerapan Rapi adalah :
 Barang yang diperlukan dapat ditemukan maupun disimpan kembali secara mudah.
 First In First Out (FIFO).
 Penghematan ruangan/tempat dan waktu.
Program merapikan tempat kerja dapat dilakukan melalui langkah-Iangkah sebagai berikut :
Pengelompokan barang :
Semua barang di tepat kerja dikelompokkan dan disimpan menurut keseragamannya, kegunaannya, tingkat penggunaannya, maupun batasan waktunya.
1. Klasifikasi menurut keseragaman :
a. Kelompok obeng.
b. Kelompok gergaji
2. Klasifikasi menurut kegunaan:
a. Perangkat kebersihan.
b. Perangkat alat yang berfungsi untuk mesin X, dll.
3. Klasifikasi menurut tingkat penggunaan :
a. Jarang digunakan.
b. Kadang-kadang
c. Digunakan
d. Sering digunakan
 Klasifikasi menurut batasan waktu :
C Data tahun 1998 disimpan di almari A.
C Data tahun 1999 disimpan di almari B.
Penyiapan tempat :
Penempatan barang mempertimbangkan volumen (dimensi ruang yang dibutuhkan) dan frekuensi penggunaan barang. Hal ini dimungkinkan jika jumlah maksimum
barang di tempat kerja telah ditentukan.
Pembuatan tanda batas :
Pemberian tanda batas berupa pembatas fisik seperti sekat ataupun berupa garis pembatas pada lokasi penempatan barang, dimaksudkan untuk membatasi tempat
barang sehingga mempercepat penemuan barang, juga untuk mengetahui apakah suatu barang diletakkan sesuai tempatnya atau tidak. Buatlah garis pembatas
(berwama) untuk memperlancar pekerjaan, yang menunjukkan :
 Batasan peletakan I penyimpanan barang di lantai
 Batasan yang menunjukkan jalan lalu Iintas.
Pembuatan tanda pengenal barang :
Tanda pengenal barang memuat nama I kode barang, lokasi dan informasi lainnya, dicantumkan pada barang dan tempat penyimpanan, sehingga memudahkan
ketepatan pengenalan barang.

7. Pembuatan papan penunjuk :
Papan penunjuk yang besar dan jelas berguna untuk menunjukkan dan membedakan lokasi tertentu, seperti : pabrik, tempat kerja, jalur produksi, area penyimpanan,
dan lain-lain.
Pembuatan denah I peta peletakan barang :
Denah I peta peletakan barang akan memudahkan dan mempercepat upaya menemukan suatu barang dan mengembalikannya ke tempat semula.
 epakati prosedur dan tabel ringkas, serta penanggung jawab area. Contoh label ringkas adalah:
RINGKAS
Nomor
Tanggal
Nama Barang
Jumlah
Lokasi Temuan
Alasan
Lokasi TPS
AKAN DISELESAIKAN
Tanggal
Koordinator
Tanda tangan
 Lakukan pemilahan semua barang menjadi tiga katagori : diperlukan, tidak diperlukan, dan ragu-ragu.
 Berikan tanda I label yang jelas pada barang yang saat ini belum I tidak diperlukan dan yang statusnya masih ragu-ragu. Misalnya :
 Gunakan label hijau untuk barang yang jarang digunakan atau yang saat ini belum/fidak diperlukan.
 Gunakan label merah untuk barang yang tidak diperlukan.
 Gunakan label kuning untuk barang yang statusnya ragu-ragu.
 Pindahkan barang-barang yang tidak diperlukan dan area kerja :
a. Singkirkan barang-barang yang tidak diperlukan.
b. Simpan barang yang saat ini belum I tidak diperlukan
 Untuk barang-barang milik bagian lain ataupun milik perusahaan yang menyebabkan statusnya ragu-ragu, buat daftarya untuk diedarkan dengan diberi
batas waktu penyelesaiannya. Setelah batas waktu penyelesaiannya tiba, ambil tindakan terhadap barang tersebut sesuai keputusan akhir
 Pindahkan barang-barang yang berlebihan dari area kerja, termasuk perlengkapan I sarana kerja, instrumen maupun persediaan I stock.
 Simpan barang yang diperlukan di tempat penyimpanan tertentu.
 Tentukan personel yang bertanggung jawab untuk mengelola tempat penyimpanan.
 Simpan barang yang diperlukan oleh personil tertentu di area kerja personil yang bersangkutan.
 Pengelolaan area kerja dan area penyimpanan.
 Evaluasi penerapan ringkas.
Ringkas merupakan langkah awal yang merupakan kunci sukses bagi penerapan 5 R. Tanpa diawali dengan ringkas, maka kegiatan rapi dan resik hanya berlangsung di
permukaan. Penerapan R yang lain akan sia-sia apabila masih terdapat barang yang tidak diperlukan berada di tempat kerja.
ADMINISTRASI ORGANISASI :
 Buku pengurus dan anggota
 Struktur organisasi
 Buku notulen rapat
 Berita Acara
 Surat Penetapan Camat (SPC)
 Surat Keputusan (SK)
 Buku tamu
 Buku bimbingan

8.  Buku Surat Masuk & Keluar
 Buku Inventaris & Aktiva Tetap
 Buku profil UPK
 AD/ART Kelembagaan
 Standar Operasional Prosedur
- Pengelolaan perguliran
- Kerja organisasi
- Penanganan pinjaman bermasalah
- Pengelolaan Kelompok
 Data Base kelompok
- Kualitatif
- Kuantitatif
II. ADMINISTRASI KEUANGAN
 Buku Kas Harian
1.1. Buku Kas harian B-PNPM-MPd
1.2. Buku Kas harian B-PNPM-GSC
1.3. Buku Kas harian Operasional UPK
1.4.Buku Kas Pengembalian SPP
1.5. Buku Kas Dana Operasional Kegiatan (DOK) Perencanaan
1.6. Buku Kas Dana Operasional Kegiatan (DOK) Pelatihan
 Buku Bank
2.1. Buku Bank Dana B-PNPM-MPd
2.2. Buku Bank Dana B-PNPM-GSC
2.3. Buku Bank Dana Operasional UPK
2.4. Buku Bank Dana Pengembalian SPP
2.5. Buku Bank Dana Operasional Kegiatan (DOK) Perencanaan
2.6. Buku Bank Dana Operasional Kegiatan (DOK) Pelatihan
 Buku Memorial
 Buku pinjaman SPP
 Buku Hutang
5.1. Hutang Kelembagaan UPK dan Kelompok
5.2. Hutang dana Sosial bantuan orang miskin
5.3. Hutang lainnya.
III. DOKUMEN PENDUKUNG ADMINITRASI
 Bukti Kas Masuk
 Setoran Kelompok (pokok dan jasa)
 Transfer dari KPPN dan Cost sharing
 Dana hibah/hadiah
 Terima investasi/penanaman modal/kerjasama dari pihak lain
 Terima pinjaman
 Terima penarikan dari Bank
 Terima hasil Penjualan inventaris
 Lain-lain
 Bukti Kas Keluar
1. Pinjaman kelompok (Perguliran dan dana Awal)
2. Alokasi kegiatan (Prasarana, Pendidikan, Kesehatan,dll)
3. Pembelanjaan untuk kegiatan operasional dan non operasional
4. Pengeluaran untuk pembayaran Hutang
5. Setor ke rekening bank

9. 6. Lain-lain
 Bukti Non Kas.
 1. Berita Acara –Berita acara
 2. Keputusan Managemen (Forum MAD)
IV. LAPORAN KEUANGAN:

 Neraca
 Laporan Rugi laba
 Laporan perkembangan pinjaman
 Laporan Perubahan Modal
 Kolektibilitas pinjaman
V. LAPORAN KELOMPOK:
 Data Base / Buku Anggota Kelompok
 Laporan Perkembangan Kelompok
 Laporan Pinjaman Bermasalah
 Laporan Jenis Usaha / Kegiatan kelompok
TITIK KRITIS PERMASALAHAN
DALAM pelaksanaan PROSES kegiatan PNPM dan pengelolaan dana
serta antisipasinya
MASALAH DALAM PENGELOLAAN DANA
TITIK KRITIS/MASALAH
PENYEBAB
ANTISIPASI / SOLUSI
KELOMPOK/DESA
1. memotong dana dari UPK
ke kelompok;
2. menggunakan nama
anggota kelompok yang tidak
mendapatkan pinjaman untuk
pinjaman pribadinya.
a. anggota kelompok tidak tahu nilai proposal
pinjamannya;
b. kurangnya transparansi terhadap anggota
kelompok mengenai dana yang diterima atau
tidak memiliki bukti kuitansi penerimaan dana
dari UPK /TPK ke kelompok;
c. kelompok tidak memahami aturan main
penyaluran dana kelompok, dll.
a. proposal pinjaman harus ditandatangani
oleh semua anggota kelompok, khususnya
yang akan meminjam dana PNPM
(kelompokchanelling) disertai dengan
KTPnya masing-masing;
b. kuitansi dibuat rangkap : dari UPK ke
TPK atau langsung ke kelompok, dari TPK
ke kelompok dan dari ketua ke anggota
penerima pinjaman PNPM;
c. sosialisasikan mekanisme penyaluran
dana PNPM sampai kepada pemanfaat
langsung, dll.
3. tidak menyetorkan angsuran
pengembalian anggota ke
UPK, dll.
a. bukti setoran hanya ada di ketua dan atau
bersama anggota tidak ada tembusan ke
UPK/TPK untuk alat kontrol;
b. kepengurusan kelompok hanya didominasi
satu orang (ketua saja), tidak ada bendahara
dan sekretaris, sehingga fungsi yang
mengeluarkan uang, yang memverifikasi dan
yang menerima hanya satu orang;
c. kelompok atau TPK tidak mempunyai
administrasi pembukuan/pencatatan transaksi
yang baik, hanya kuitansi bukti setoran ke UPK
dan bukti penerimaan dari anggota, dll.
a. UPK/TPK memiliki bukti setoran dari
anggota ke kelompok atau memeriksa
pembukuan kelompok dan TPK pada saat
ketua/TPK menyetor pengembalian ke
UPK;
b. kepengurusan kelompok harus jelas
berikut tugas dan tanggungjawabnya
masing-masing;
c. kelompok harus mempunyai minimal
kartu anggota dan buku kas harian
kelompok, dll.
UPK/KECAMATAN
1. administrasi tidak tertib,
dokumen hilang sehingga tidak
dapat diaudit;
a. UPK tidak memahami sistem pengarsipan
dokumen;
b. UPK tidak melakukan pencatatan transaksi
secara rutin;
a. pengarsipan dokumen harus tertib dan
memudahkan pencarian pada saat
dibutuhkan serta ada yang
bertanggungjwab (sekretaris).

10. c. tidak ada serah terima dokumen pada saat
pergantian pengurus UPK;
d. dokumen dikuasai salah satu pengurus yang
dominan, dll;
b. Transaksi harus dicatat langsung pada
saat terjadinya.
c. Serah terima dokumen sangat
diperlukan apabila terjadi pergantian
pengurus baru UPK (seluruhnya) atau jika
penanggungjawab dokumen ada
pergantian.
2. pengeluaran non
prosedural masuk dalam biaya
lain-lain;
UPK tidak memahami prosedur akuntansi atau
sengaja disembunyikan sehingga nampak
sebagai biaya dan tidak akan diketahui tanpa
pemeriksaan detail;
biaya lain-lain merupakan item kritis pada
laporan pengeluaran operasional sehingga
harus diperiksa secara detail.
3. alokasi jasa pinjaman/laba
masuk dalam rekening pribadi
pengurus UPK;
dana yang merupakan pengalokasian dari jasa
pinjaman atau laba sudah keluar dari UPK
sehingga dianggap tidak akan dipantau;
review terhadap penggunaan dana-dana
tesebut harus tetap dilakukan terutama
dengan melibatkan masyarakat melalui
BPUPK atau pertanggungjawaban UPK
dalam forum MAD.
4. pinjaman pribadi pengurus
UPK, langsung ke UPK atau
meminjam nama pemanfaat;
masyarakat tidak memahami prinsip dan
prosedur PNPM serta siapa saja yang berhak
menerima dana perguliran PNPM.
pada saat MAD atau MD sosialisasi,
prinsip dan prosedur PNPM harus
mendapat perhatian khusus sehingga
masyarakat lebih memahaminya baik
apabila mereka sebagai pelaku nantinya
atau sebagai pemantau.
5. perguliran fiktif (kelompok
sebenarnya tidak ada);
pengurus UPK meminjam dana tersebut untuk
modal pribadi (biasanya pengurus UPK
mempunyai pekerjaan lain sebagai kreditor atau
usaha lainnya.
6. setoran pengembalian
kelompok tidak dicatat atau
dicatat tapi tidak disetor ke
bank;
7. spesimen tanda tangan
pada rekening hanya 1 orang;
8. buku rekening palsu atau
asli tapi palsu (kerjasama
dengan oknum bank);
9. dana perguliran digunakan
untuk modal investasi
UPK/individu pengurus UPK;
10. pinjaman individu/non
prosedural;
11. inventaris kantor UPK
(dianggap) menjadi milik
pribadi, termasuk hadiah
undian dari bank;
12. pertanggunjawaban UPK
terhadap forum MAD tidak
dilakukan akibatnya
pengelolaan dana tidak
transparan dll.
UPK bersama PjOK diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses baik yang bersifat Keuangan PNPM ataupun Non – Keuangan dimana dokumen
yang ada adalah milik PNPM, Mengingat pentingnya dokumen maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum.

11. Penggolongan pengelolaan dokumen dapat mengacu pada pola pengelolaan yang dianggap baik,
sederhana dan harus mencakup unsur kelengkapan & kemudahan dalam pencarian dokumen/arsip
yang dibutuhkan oleh siapa saja.
Pola pengelolaan dokumen PNPM secara sederhana sebagai berikut :
1. Dokumen Proses Kegiatan PNPM adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses
PNPM mulai sosialisasi sampai dengan realisasi penyaluran dan pencairan dana, pelaporan,
permasalahan dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan
2. Dokumen Keuangan adalah semua pencatatan keuangan baik asli maupun foto copy yang
mencakup seluruh tahapan mulai dari pengajuan dana ke KPKN hingga pengajuan pencairan
dana ke dan dari desa melalui TPK. Dokumen keuangan diantaranya adalah : dokumen
perencanaan keuangan, SPM dan dokumen pendukungnya, tanda terima uang maupun bukti
transaksi (nota, faktur, kuitansi dsb), Semua Rek Koran dan Buku Tabungan (minimal harus
dicetak setiap akhir bulan), semua buku catatan keuangan, semua laporan keuangan dsb.
Penyusunan laporan dokumen ini berdasarkan penggolongan kegiatan keuangan dalam file
setiap bulan.
3. Dokumen Kegiatan Pinjaman (Dana bergulir dan Simpan Pinjam) adalah seluruh dokumen
yang menyangkut pinjaman : identitas peminjam, usulan kegiatan, proses keputusan, realisasi
penyaluran, monitoring, kartu pinjaman, pelaporan, permasalahan dsb. Penyusunan laporan
ini berdasarkan setiap kelompok peminjam.
4. Dokumen Kegiatan Sarana/Prasarana : usulan kegiatan (SPPB dan dokumen lampirannya),
proses keputusan (berita acara dan daftar hadir), RAB, revisi, pelaksanaan dsb. Penyusunan
dokumen ini berdasarkan pada urutan kegiatan dan dipisahkan untuk setiap desa.
5. Dokumen Kegiatan Pendidikan : usulan kegiatan, proses keputusan, realisasi alokasi,
permasalahan, laporan kegiatan dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan
dan dipisahkan untuk setiap usulan kegiatan.
6. Dokumen Kegiatan Kesehatan : usulan kegiatan, proses keputusan, revisi, realisasi alokasi,
permasalahn, laporan kegiatan. Penyusunan laporan ini berdasarkan urutan kegiatan dan
dipisahkan untuk setiap usulan.
7. Foto-foto kegiatan dan dokumentasi kegiatan lainnya.
Penyimpanan dokumen tersebut menjadi tanggungjawab pengurus UPK dan PjOK untuk kepentingan PNPM dan masyarakat. Dengan demikian dokumen tersebut
harus disimpan pada tempat yang aman dan setiap peminjaman dan pengembalian harus dilakukan administrasi dengan baik. Tidak dibenarkan dokumen PNPM
disimpan dirumah seseorang, kecuali untuk penyelematan penyimpanan dalam kondisi tertentu.

12. UPK selaku Unit Pengelola Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di kecamatan mempunyai tugas
dan tanggung jawab, diantaranya sebagai berikut :
1. bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan dana PNPM Mandiri Perdesaan di
kecamatan,
2. bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi dan pelaporan seluruh transaksi
kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan,
3. bertanggung jawab terhadap pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik yang
bersifat keuangan maupun non keuangan,
4. bertanggung jawab terhadap pengelolaan dana bergulir
5. melakukan pembinaan terhadap kelompok peminjam
6. melakukan sosialisasi dan penegakan prinsip-prinsip PNPM Mandiri Perdesaan dalam
perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PNPM Mandiri Perdesaan bersama dengan pelaku
lainnya.
7. melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan ataupun non-keuangan
yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan program.
8. membuat perencanaan keuangan (anggaran) dan rencana kerja sesuai dengan kepentingan
program yang disampaikan pada BKAD/MAD
9. membuat pertanggung jawaban keuangan dan realisasi rencana kerja pada BKAD/MAD
sesuai dengan kebutuhan. Bahan laporan pertanggung jawaban disampaikan kepada seluruh
pelaku desa yang terkait langsung satu minggu sebelum pelaksanaan.
10. melakukan evaluasi dan pemeriksaan langsung Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan
Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang dibuat oleh desa dalam setiap tahapan proses PNPM
Mandiri Perdesaan dan sesuai dengan ketentuan.
11. melakukan bimbingan teknis dan pemeriksaan secara langsung administrasi dan
pelaporan pelaku desa
12. membuat draft aturan perguliran yang sesuai dengan prinsip dan mekanisme PNPM Mandiri
Perdesaan untuk disahkan oleh BKAD/MAD dan menegakkan dalam pelaksanaan dengan
tujuan pelestarian dana bergulir
13. menyiapkan dukungan teknis bagi terbentuknya kerja sama dengan pihak luar/pihak lain
dalam kaitannya dengan pengembangan potensi wilayah.
14. melakukan penguatan kelompok peminjam dalam kelambagaan, pengelolaan keuangan,
pengelolaan pinjaman, dan memfasilitasi pengembangan usaha kelompok atau pemanfaat.
15. membantu pengembangan kapasitas pelaku program melalui pelatihan, bimbingan lapangan,
dan pendampingan dalam setiap kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.
16. mendorong transparansi dalam pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman,
perkembangan program dan informasi lainnya melalui papan informasi dan menyampaikan
secara langsung kepada pihak yang membutuhkan.

13. 17. melakukan fasilitasi (bersama pelaku lain) penyelesaian permasalahan-permasalahan yang
menyangkut perencanaan, pelaksanaan, dan pelestarian PNPM Mandiri Perdesaan.