De presentatie die werd gegeven op het opstartmoment voor nieuwe content partners van VIAA, op donderdag 1 februari 2018.

1. Opstartmoment nieuwe content partners
Donderdag 1 februari – Gent
Wifi: VIAA visitors / WelkomBijViaa

2. PROGRAMMA
09u30: Onthaal
09u45: Introductie tot de digitaliseringsprojecten
10u00: Voorbereiding & transport (Film & AV)
10u15: Registratiesysteem (AMS)
10u45: Pauze
11u00: Identificatie van dragerformaten
11u15: Archivering
11u20: Voorstelling Service Agreement (& samen invullen)
12u00: Broodjeslunch

3. Introductie digitaliseringsprojecten
VIAA

4. Veel voorkomende afkortingen/termen
• CP = Content Partner
• SP = Service Provider: aangesteld
digitaliseringsbedrijf
• AV = AudioVisuele dragers
• Golf = een (groep van) digitaliseringsproject(en)
van VIAA, gebaseerd op een aantal criteria,
zoals aantal, ouderdom…
• AMS = registratiesysteem voorbereiding dragers
(vóór digitalisering)
• MAM = archiefsysteem digitale bestanden (na
digitalisering)

5. Digitaliseringsprojecten AV
Digitaliseringsgolf Dragertypes Globale timing
Golf 1 U-matic, Betacam (SP),
Audiocassette, ¼” audiotape
2014-2019
Golf 2 Open reel video, Betamax, VCR,
wassen rol, draadspoel, audio-cd-r
2015-2017 (extra
batches in 2018)
Golf 3 Digital Betacam en Betacam SX 2015-2019
Golf 4 VHS 2016-2018
Golf 5 Shellac- en lakplaat 2017-2019
Golf 6 ≠ dragertypes (zie verder) 2017-2018
Golf 7 DV-formaten 2018-2020
Golf 8 Vinyl 2019-2020
Golf 9 CD/DVD 2019-2020
Golf 10 XD-cam 2019-2020

6. Digitaliseringsprojecten Golf 1 – 5

7. Digitaliseringsprojecten Golf 6 – 10 & Film

8. Digitaliseringsprojecten AV
High level timing 2018-2019
DRAGERTYPE OPHALING (MM/JJ)
Andere Kleine Formaten Maart 2018
Audio cd-r April 2018
VCR April 2018
¼” audiotape Mei 2018
Betacam SP Mei 2018
Audiocassette Oktober 2018
U-matic Oktober 2018
VHS December 2018
Digital Betacam / Betacam SX Februari 2019
DV etc. Vanaf maart 2019

9. Digitalisering volgens standaarden
• Bestandsformaten:
– Audio wordt gedigitaliseerd naar
• High res: LineairPCM/WAV = archiefmaster
• Low res: aac/mp4 = afgeleide kopie
– Video wordt gedigitaliseerd naar
• High res: MXF/JPEG2000 = archiefmaster
• Low res: H264/mp4 = afgeleide kopie
• Consensus cultureel-erfgoedsector
– Beslist i.s.m. eerste kring CP’s & PACKED

10. Workflow Audio en Video (AV)
• Planning opgemaakt per dragerformaat
• VIAA levert verpakkingsmateriaal aan
• CP maakt dragers klaar voor transport
• VIAA/SP haalt dragers op voor
digitalisering
• Digitalisering bij SP
• Teruglevering bij CP

11. Klaarmak-
en voor
transport
Transport
Digitalise-
ring
Terug-
levering
Klaar 2 weken
voor transport
Datum maand op
voorhand
gecommuniceerd
Duur ca. 2
maanden
Ca. 2
maanden
na ophaling
CP VIAA/SP SP VIAA/SP
Workflow Audio en Video (AV)

12. Digitaliseringsprojecten Film
Digitaliseringsgolf Dragertypes Globale timing
Aangetaste film 16 mm
35mm
2016-2020
Aangetaste film 8mm
9,5mm
2018-2020
Bedreigde film Nitraat
Speciale collecties (Witte Paters)
2019-2020
Niet-aangetaste film Alle 2020(?)-e.v.

13. Voorbereiding & transport
Film

14. Specifieke flow voor registratie film
Voor registratie film: samenwerking met Cinematek
Mogelijkheid tot in depotgeving.
Vóór transport naar Cinematek:
• Nummeren films
• Metadatalijst + transportlijst bezorgen aan VIAA
Op basis van beschrijving en score Cinematek na registratie
zelf score geven. Niet alle films worden gedigitaliseerd!
Tot 2020 worden enkel aangetaste films (azijnsyndroom)
gedigitaliseerd.

15. Waarom samenwerking Cinematek?
Registratie:
- Expertise: zowel technisch als inhoudelijk
- Juiste apparatuur in huis: visioneertafel
- Gedetailleerde beschrijving: veel werk
Bewaargeving:
- Juiste bewaaromstandigheden: koud depot!
Filmdigitalisering is een grote investering, dus VIAA zocht
hiervoor de juiste partner.

16. Voorbereiding & transport
Analoge AV dragers

17. Voorbereiding: registratie
Waarom registreren?
• Metadata verzamelen voor digitalisering
• Opvolging van drager tijdens het gehele proces
• Overzicht voor VIAA & CP
• Link tussen fysieke drager en digitale bestand
!! Belangrijk om een drager correct te identificeren !!

18. Voorbereiding: registratie
Wat houdt registratie in?
1. Verzamelen van gegevens in AMS (registratiesysteem
VIAA)
2. Barcoderen van de drager
3. Verpakken in een beschermende doos

19. Voorbereiding: registratie
Wat heeft u nodig voor de registratie?
• Verzameldoos
• Barcodes voor drager (+dragerdoos) en verzameldoos
• Opvulmateriaal
• Plakband + afroller
• Barcodescanner
• Handleiding
• Internet (AMS)

20. Voorbereiding: registratie

21. Unieke barcode
• Voor de drager en dragerdoos
• Voor de verzameldoos
• Vaste syntax
Voorbereiding: barcoderen

22. • Afkortingen dragerformaten:
ACC Audiocassette
AKF Andere Kleine formaten
BMX Betamax
BSP Betacam (SP)
BSX Betacam SX
CDR Cd-r
DBE Digital betacam
QIA Kwartduims audiotape
SLD Schellak- en lakplaten
UMA U-matic
VHS VHS
Voorbereiding: barcoderen

23. Voorbereiding: verzameldozen

24. Voorbereiding: verzameldozen
Voor elk dragertype gebruikt u een nieuwe
verzameldoos!
Voorbeeld:
U heeft 2 Digital Betacams en 3 Betacam SP tapes.
Deze dragertypes passen allebei in doostype 1, toch gebruikt u voor
beide formaten een aparte doos.
Beide formaten vallen immers binnen een apart digitaliseringsproject
en hebben dus een aparte ophaaldatum.
De lege ruimte in de doos vult u op met luchtkussens of noppenfolie.

25. Voorbereiding: materiaal
Al het registratiemateriaal wordt voorzien door VIAA
Materiaal bijbestellen?
www.viaa.be/partnerportaal > Support

26. Transport: transportbakken
Elke verzameldoos wordt voor het transport in een plastic
transportbak geplaatst, voor extra bescherming.
> ook deze bak heeft een barcode

27. Transport: afspraken
• Dragers moeten ten laatste 2 weken voor de afgesproken
transportdatum geregistreerd zijn.
• Planningen worden via e-mail doorgegeven.
• Als u zich niet aan de vooropgestelde timing kan houden,
dan laat u dat ten laatste een maand voor de
transportdatum weten!
• In principe worden dragers ca. 2 maanden na de ophaling
bij u teruggebracht.

28. Transport: flow

29. Registratiesysteem:
AMS

30. AMS
HTTPS://REGISTRATIE.VIAA.BE
• Webbased registratiesysteem
• Inloggen met e-mailadres en zelfgekozen paswoord
• Browser: Google Chrome

31. Interface
• Taal aanpassen
• User informatie
• Uitloggen

32. Tab Organisatie
• Contact informatie van uw organisatie

33. Tab Verzending
• Volgend transport
• Klaarzetten van dragers

34. Tab Dragers
• Overzicht
• Belangrijkste actie-pagina
• Zoeken & filteren

35. Tab Dragers
Radarwieltje
= opties voor schermindeling
Acties knop

36. Nieuwe drager registreren
• Acties knop  Nieuw record

37. Dragerformulier
• Algemene gegevens = automatisch ingevuld
• Velden met een rood sterretje voor de veldnaam zijn
verplichte velden.
• Er staat telkens een help-icoontje naast de veldtitel

38. Dragerinformatie

39. Inhoudelijke kenmerken

40. Technische kenmerken

41. Technische kenmerken: datum
• Vul in dit veld de productiedatum in (verplicht)
• De notatie van de datum is jjjj-mm-dd
• Voor onbekende waarden gebruikt u ‘x’
Voorbeeld:
U kent enkel het jaar waarin de productie
plaatsvond, dan vult u 1999-xx-xx in.

42. Technische kenmerken: duur
• Voor analoge dragers geldt: de drager wordt van begin tot
einde gedigitaliseerd
• Op sommige analoge cassettes staat de opnametijd
vermeld, vb.:
• Betacam
• Audiocassette

43. Technische kenmerken: deterioratie
• Visueel waarneembaar
• Voor elk dragertype kunnen verschillende
deterioratiefenomenen voorkomen, enkele voorbeelden:
• Voor tape: sticky shed, schimmels, gebroken tape,…
• Voor cd-r: krassen, stift, verkleuring,…

44. Administratief

45. Bewaar-opties
Annuleer: record wordt niet bewaard, terugkeer naar de
overzichtspagina (dragers tab)
Bewaar: record wordt bewaard, terugkeer naar de overzichtspagina
(dragers tab)
Bewaar & dupliceer: record wordt bewaard, er opent een nieuw
formulier met kopie van de velden die niet uniek moeten zijn.
Bewaar & nieuw: record wordt bewaard, er opent een nieuw
formulier met lege velden.

46. Wijzig record
• Klik in het overzicht op het record dat je wil wijzigen
• Klik bovenaan op ‘Wijzig record’

47. Bulkbewerking
• Vink de te bewerken records aan in het dragersoverzicht
• Klik op de Acties-knop ▶ Bulkbewerking

48. Shipment of verzending
• Op het moment dat uw dragers (door VIAA) worden
verzameld in een batch voor transport naar de SP, zal er in
AMS een shipment verschijnen in de Shipment/Verzending-
tab
• Hier kan u zien welke dozen u dient klaar te zetten voor het
transport
• U dient hier ook nog enkele acties uit te voeren.

49. Details verzending
• Scannen van de transportbakken
• Status aanpassen
• Verzendingslijst

50. Scannen transportbakken
• Via Edit-knop
• Gebruik barcodescanner
• Bij grote verzendingen: regelmatig op de Save-knop klikken

51. Status aanpassen
• Als alles klaar staat voor
ophaling:
‘Klaar voor verzending bij CP’
• Als de ophaling gebeurd is:
‘Uitgecheckt bij CP’
• Als alles is teruggeleverd:
‘Ingecheckt bij CP’

52. Verzendingslijst
• Verzendingslijst wordt
gedownload in pdf
• 2x afprinten: 1 voor CP en 1
voor chauffeur

53. Filters & zoeken
1x aanvinken:
Toont dragers die WEL zijn
geïmporteerd, ingedeeld in een
batch of gedigitaliseerd
2x aanvinken:
Toont dragers die NIET zijn
geïmporteerd, ingedeeld in een
batch of gedigitaliseerd
3x aanvinken:
De zoekfilter wordt verwijderd

54. PARTNERPORTAAL:
Handleidingen & support

55. www.viaa.be/PARTNERPORTAAL
Voor de meest recente handleiding, slides,
opleidingen

56. PAUZE

57. Identificeren van
dragerformaten
GOLF 1

58. AUDIOCASSETTE
Specifieke velden in AMS:
• IEC-type
• Ruisonderdrukking

59. ¼” AUDIOTAPE
Specifieke velden in AMS:
• Opnamesnelheid
• Kern/spoel
• Bit diepte

60. BETACAM (SP)
Klein & groot formaat
Speelduur staat op tape

61. U-MATIC
Klein & groot formaat

62. Identificeren van
dragerformaten
GOLF 2

63. AUDIO CD-R(W)
Specifieke velden:
• Deterioratiefenomenen
Herkennen van een audio cd-r(w)
• Vermelding op schijf (cd-r of cd-rw)
• Één of meerdere audio-tracks
• Muziek of gesproken woord
• Twijfel? Afspelen!
• Geen data cd, cd-rom, commerciële cd
Geen barcode op de drager!

64. BETAMAX
Specifieke velden in AMS:
• Tape label
Niet te verwarren met de kleine
Betacam formaten!

65. VCR
Komt weinig voor

66. OPEN REEL VIDEO
Verschillende bandbreedtes: 2 inch, 1 inch, ½ inch, ¼ inch
> Per bandbreedte: verschillende formaatversies

67. Identificeren van
dragerformaten
GOLF 3

68. DIGITAL BETACAM
Klein & groot formaat
Niet te verwarren met
andere Betacam formaten!

69. BETACAM SX
Klein & groot formaat
Niet te verwarren met andere Betacam formaten
-> te herkennen aan de gele kleur

70. Identificeren van
dragerformaten
GOLF 4

71. VHS
Verschillende formaten:
- VHS (standaard)
- Super-VHS
- VHS-compact
Speelduur: zie tapelabel (vb. E-120)

72. Identificeren van
dragerformaten
GOLF 5

73. SCHELLAK- EN LAKPLAAT
Gesneden platen: de voorlopers van vinyl platen

74. Identificeren van
dragerformaten
GOLF 6

75. ANDERE KLEINE FORMATEN (‘POTPOURRI’)
MiniDisc
Video8
Hi8
En nog 17 andere weinig voorkomende formaten
-> zie Annex handleiding (Golf 6)
CD-video Video-CD

76. Identificeren van
dragerformaten
GOLF 7-10

77. Golf 7 – 10: voorbereiding in 2018
CD / DVD
DV-formaten
Vinyl
XD-cam

78. Archivering

79. Archivering
• Na digitalisering zijn de digitale bestanden
beschikbaar in het VIAA archief (MAM)
– archief.viaa.be
• Ingest validatie door VIAA
– Controle op bestandstype
– Controle op metadata
• Bestanden beschikbaar in een buffer omgeving
(ingest space) in afwachting van de goedkeuring
door de CP

80. Archivering: rol van de CP
• Manuele kwaliteitscontrole
– Bekijken en beluisteren van de digitale bestanden
manuele kwaliteitscontrole
– Steekproeven
• Verrijken van de metadata
– manueel
– mapping van bestaande informatie bij de CP
• Hergebruik van de digitale bestanden
– Exporteren van archiefbestanden (high res)
– Exporteren van het raadpleegformaat (low res)

81. Archivering: opleidingen
• VIAA organiseert op geregelde tijdstippen
opleidingen
– Hoe gebruik ik het VIAA archiefsysteem?
– Hoe annoteer ik mijn digitale bestanden adhv het
VIAA datamodel?
• VIAA invulboek met richtlijnen
• Data zijn te vinden op het partnerportaal:
www.viaa.be/partnerportaal > Events

82. contract.viaa.be:
Service Agreement

83. CONTRACT.VIAA.BE
-> inloggen met je VIAA account

84. Service Agreement: wat is het?
• Bijlage bij de Samenwerkingsovereenkomst
• Specifieke afspraken per organisatie
• Online toegankelijk in je dossier via
contract.viaa.be

85. 1. Contactgegevens

86. 1. Contactgegevens
Deels automatisch opgeladen: adres, website, etc. via
gecontroleerde lijst.
Deels handmatig door u aangevuld:
• Uw contactpersoon voor het Service Agreement
• Contactpersoon Service Agreement bij VIAA
• Uw logo:
• .png formaat
• transparante achtergrond
• 1280 pixels

87. 2. Collectiebeschrijving
2.1 Digitalisering: welke dragertypes en hoeveel worden door
VIAA gedigitaliseerd?
• Extra info over gemiddelde duurtijd en digitale formaten
• Inschatting van het aantal TB aan gedigitaliseerd
materiaal in het archief
2.2 Digitale collectie:
• Omschrijving en geschatte grootte (in TB)
• Op basis van bevraging of input van CP

88. 3. Metadata
Is er bepaalde metadata al aanwezig in uw eigen
systemen?
En zo ja:
• kunnen we die importeren in het VIAA archief?
• In welk formaat dan (xml, csv,…)?
Praktische afspraken over mapping van bestaande
metadata zullen opgenomen worden in de technische
fiche (eveneens via contract.viaa.be)

89. 4. Hergebruik van materiaal voor ontsluiting
Bepaling samenwerkingsovereenkomst:
• VIAA heeft niet-exclusieve gebruiksrechten op het
material.
• Titel, korte beschrijving en/of trefwoorden mogen
door VIAA publiek gemaakt worden.
• Daarnaast mogen ook preservative-, beschrijvende
en technische metadata publiek beschikbaar
gemaakt worden?
▶ U gaat akkoord
▶ U gaat niet akkoord en geeft eigen suggestie

90. 5. Bijkomende opmerkingen
Voor afspraken die overeengekomen zijn en die niet standaard
voorzien zijn in de Service Agreement of in de
Samenwerkingsovereenkomst
▶ Vrij tekstveld

91. 6. Export
= een kopie van het gedigitaliseerd materiaal in het
archiefformaat (high res)
• standaard = op LTO
• export op maat via kostenmodel
Let op: VIAA raadt dit niet aan, maar biedt wel mogelijkheid.
Uw gedigitaliseerd materiaal is ten allen tijde raadpleegbaar in
het VIAA en daar wordt het ook duurzaam bewaard.

92. 7. Aanleverschema
• Planning transporten
= bindend, de ophaaldatum wordt vastgelegd in
week/maand
• Wordt toegevoegd als bijlage

93. 8. Getekende Service Agreement
• U vult alle onderdelen van het formulier in.
• Dan kan u het document opslaan en downloaden via
het download-icoon rechtsboven:
• Vervolgens print u het af, en ondertekent het op de
daarvoor voorziene plaats.
• U laadt het opnieuw als bijlage op, onderaan het
formulier.
• U rondt het process af door op ‘Service Agreement
finaliseren’ te klikken rechtsonder.
• VIAA zal het vervolgens nakijken & goedkeuren.

94. Goedkeuring door VIAA
• Een VIAA medewerker krijgt de melding dat de Service
Agreement door de CP is getekend en opgeladen.
• VIAA print het document af en ondertekent het.
• VIAA scant het document in en laadt het als finale
bijlage op.
• Het Service Agreement is afgewerkt.
• De CP krijgt hiervan een bevestigingsmail.

95. Ondertekening Service Agreement
Deadline: 30 maart 2018

96. Bedankt voor uw aandacht!
Specifieke vragen?
Loes.Nijsmans@viaa.be (podiumkunsten)
Sarah.Eloy@viaa.be (archieven)
Eva.Verdoodt@viaa.be (musea)
Algemene vragen?
support@viaa.be