1. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
ОСНОВНИ ОПЕРАЦИИ
ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ
ВЪВЕЖДАНЕ НА ЧИСЛА В КЛЕТКА
За да въведете число в клетка, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе числото и го напишете. Ако
числото е отрицателно, то трябва да се въведе знака „–“ пред числото или огради
числото с кръгли скоби.
• За въвеждане на десетично число, въдете дробната част след десетичната запетая
• Натиснете клавиша Enter
По подразбиране числото се подравнява вдясно. Ако е необходимо да се въведе число
или формула като текст, пред такива данни трябва да се постави апостроф.
За да въведете дата или час в клетка, трябва да се направи следното:
• Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе дата или час и въведете тези
данни. Като разделител за дата се използва точка или наклонена черта (slash), а
за час – двоеточие.
• За да въведете текущата дата използвайте клавишната комбинация Ctrl+; а за
въвеждане на текущия час използвайте клавишната комбинация Ctrl+:
ВЪВЕЖДАНЕ НА ТЕКСТ В КЛЕТКА
За да въведете текст в клетка, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе текста и го напишете.
• След въвеждане на текста натиснете клавиша Tab за активиране на клетката,
която е вдясно или клавиша Enter за активиране на клетката отдолу.
За да използвате функцията автоматична запълване, при въвеждане на текст в клетка
в програмата Microsoft Excel трябва да направите следното:
• Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни
• Започнете да въвеждате данните. По правилата за въвеждане на данни в
програмата Microsoft Excel, автоматично запълва остатъка от дадената клетка
използвайки информацията, въведена в клетките на списъка по-горе, както се
вижда на примера с фамилията Иванов
• Натиснете клавиша Enter за приемане на останалите данни в клетката или
продължете да въвеждате в клетката, в случай на отказ за запълване на клетката
с тези данни.
За да използвате функцията избор от списък при въвеждане на текст в клетка чрез
програмата Microsoft Excel, трябва да направите следното:
• Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни
• Върху маркираната клетка натиснете десния бутон на мишката и изберете
командата за избор от списък…(Pick from Drop-down List…)
3. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Стартирайте таблицата със символи от Start→Programs→Accessories→System
Tools→Character Map.
• В отворения прозорец на таблицата със символи изберете нужния ви
специален символ, и натиснете клавиша Select (автоматично избрания символ се
копира в полето за копиране на символи (Characters to copy). След това
натискате клавиша Copy (съдържанието на поле се копиране на символи се
копира в буфера за обмен (Clipboard)).
• Ако нужния символ отсъства в прозореца, от списъка на Font избирате друг
шрифт.
4. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• След копирането на специалния символ в Clipboard превключете на програмата
Microsoft Excel чрез лентата със задачите (Task Bar) или чрез клавишната
комбинация Alt+Tab.
• В прозореца на програмата позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на
символа и натиснете бутона Paste или използвайте менюто . В меню Font
трябва да сте избрали шрифта Symbol!
Но най-често използвайте командата Symbol от менюто за вмъкване Insert. От
появилия се диалогов прозорец Symbol трябва да изберете шрифт (Font), в който има
съответния специален символ, да маркирате символа и да натиснете клавиша Insert.
В този прозорец може да се дефинира клавишна комбинация на често използваните
символи.
ВЪВЕЖДАНЕ В КЛЕТКА НА ПРОСТИ ФОРМУЛИ
За да въведете в клетка формула трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката, в която трябва да въведете формулата.
• Въведете символа „=” (равно)
• Въведете израза, който трябва да се изчисли. Израза може да съдържа операнди,
стойности, адреси на клетки и символи за математически операции, като „+”
(събиране) или „–” (изваждане). Например: =(A5+B8)*C3. При това адресите на
клетките трябва задължително да се наберат на английски език!
• След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се
изчислява резултата от израза в клетката.
Ако формулата има грешка вместо данни ще има резултат, започващ със знака „#”.
Друг начин за въвеждане във формулата на адреси на клетки:
• Маркирайте клетката, в която е резултата от формулата.
• Въведете символа „=” (равно)
• С помощта на клавишите за управление на курсора маркирайте клетката, чийто
адрес се използва във формулата или кликнете с мишката на клетката, чийто
адрес се използва във формулата. Програмата Microsoft Excel автоматично
пренася адреса на тази клетка във формулата.
5. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Наберете от клавуатурата знак за математическа операция, например „+” или
„*”.
• Повторете предишните две стъпки, докато формулата не бъде въведена
правилно.
• След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се
изчислява резултата от израза в клетката.
Приоритети на аритметическите операции в програмата Microsoft Excel.
В програмата Microsoft Excel аритметическите операции се изпълняват в следния ред:
1. логически функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT).
2. „+” или „–” (като знаци на числа)
3. „^” (въвеждане на степен)
4. „*” или „/” (произведение или частно)
5. „+” или „–” (събиране или изваждане)
6. „&” (обединение на 2 текстови реда в един)
7. = < > <= >= (логически операции)
В програмата Lotus 1-2-3 приоритета на изпълнение на аритметичните операции се
различава от приоритета в програмата Microsoft Excel. Затова еднакви формули могат
да дадат различни резултати при използването им в различни програми.
ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ОТМЯНА
За отмяна на последното невярно изпълнено действие трябва да направите едно от
следните действия:
• Натиснете бутона Отмени (Undo) от лентата със стандартни бутоните
• Изпълнете командата Отмени (Undo) от меню Edit
• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+Z
За отмяна (повторение) на последното отменено действие трябва да направите едно от
следните действия:
• Натиснете бутона Върни (Redo) от лентата със стандартни бутоните
• Изпълнете командата Върни (Redo) от меню Edit
• Натиснете клавиша F4
ИЗБОР НА ДАННИ
МАРКИРАНЕ НА СЪСЕДНИ И НЕСЪСЕДНИ КЛЕТКИ
За да маркирате клетка трябва да направите следното:
• Кликнете с левия клавиш на мишката на нужната клетка
За да маркирате област от несъседни клетки трябва да направите следното:
• Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за
маркиране.
• Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl.
• Кликнете с левия клавиш на мишката на следващата несъседна клетка от
областта за маркиране.
• Отпуснете клавиша Ctrl.
За да маркирате област от съседни клетки трябва да направите следното:
• Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за
маркиране.
6. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние влачейки
(премествайки) мишката до последната клетка от областта за маркиране.
За да маркирате на правоъгълна област от съседни клетки трябва да направите
следното:
• Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за
маркиране.
• Дръжте в натиснато състояние клавиша Shift и кликнете с левия бутон на
мишката на последната клетка от областта за маркиране.
• Отпуснете клавиша Shift.
За да маркирате всички клетки от работния лист (Sheet) трябва да направите следното
действие:
• Кликнете с левия клавиш на мишката в лявата горна част на работната област в
програмата Microsoft Excel в мястото на пресичане на заглавния ред със
заглавната колона.
• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+А.
За да маркирате няколко работни листа (Sheet) трябва да направите следното действие:
• Кликнете с левия клавиш на мишката на първия лист (Sheet) от областта за
маркиране.
• Задръжте клавиша Ctrl и кликнете с левия бутон на мишката на всеки следващ
лист от областта за маркиране.
• Отпуснете клавиша Ctrl.
За да маркирате всички работни листа (Sheet) от цялата работна книга трябва да
направите следното действие:
• Кликнете върху кой да е работен лист и натиснете десния бутон на мишката.
• В откриващото се контекстно меня изберете Избери всички листи (Select All
Sheets)
7. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
МАРКИРАНЕ НА КОЛОНИ И РЕДОВЕ. МАРКИРАНЕ НА НЕСЪСЕДНИ КОЛОНИ И РЕДОВЕ.
За да маркирате ред трябва да направите следното действие:
• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на реда, когато
указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.
За да маркирате непрекъсната област от последователни редове трябва да направите
следното действие:
• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от
областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
която сочи вдясно.
• Позиционирайте мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния
ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна
стрелка, която сочи вдясно.
• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift
• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния ред от
областта за маркиране.
• Отпуснете клавиша Shift.
За да маркирате прекъсната област от непоследователни редове трябва да направите
следното действие:
• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от
областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
която сочи вдясно.
• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl
• Кликнете с мишката на всяка следваща цифра вляво, където е заглавието реда за
маркиране когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи
вдясно.
• Отпуснете клавиша Ctrl.
За маркиране на колона трябва да направите следното:
• Кликнете с мишката на буквата отгоре, където е заглавието на колоната, когато
указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.
За да маркирате непрекъсната област от последователни колони трябва да направите
следното действие:
• Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от
областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
която сочи надолу.
8. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Позиционирайте мишката на буквата отгоре в заглавния ред, където е заглавието
на последната колона от областта за маркиране, докато указателя на мишката
добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.
• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift
• Кликнете с мишката на буквата, където е заглавието на последния ред от
областта за маркиране.
• Отпуснете клавиша Shift.
За да маркирате прекъсната област от непоследователни колони трябва да направите
следното действие:
• Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от
областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
която сочи вдясно.
• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl
• Кликнете с мишката на буквата на всяка колона, която искате да маркирате,
когато мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.
• Отпуснете клавиша Ctrl.
КОПИРАНЕ, ПРЕМЕСТВАНЕ, ИЗТРИВАНЕ.
ИЗПОЛЗВАНЕ НА БУФЕРА ЗЯ ОБМЕН (CLIPBOARD) ЗА ДУБЛИРАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА
КЛЕТКА В ДРУГА ЧАСТ НА РАБОТНИЯ ЛИСТ.
За да копирате съдържанието на клетка в рамките на един работен лист, трябва да
направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които искате да
копирате.
• Позиционирайте указателя на мишката на рамката на маркираната за копиране
област за да добие мишката вида на стрелка за копиране .
• Задръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl, влачете при натиснат ляв бутон
на мишката до новото място, от където ще се копира маркираната област.
• Отпуснете клавиша Ctrl.
Всички формули, които се намират в областта за копиране автоматично променят
относителните адреси на клетките, които участват във формулите при копиране на ново
място.
При използване на Буфера за Обмен (Clipboard) при копиране на данни от програмата
Microsoft Excel в друго приложение трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копираме.
9. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Изпълнете командата Copy от меню Edit или натиснете клавишната комбинация
Ctrl+C или бутона от лентата със стандартни бутони.
• Превключете на програмата, в която ще копирате маркираната област от клетки.
Това може да стане чрез бутона от лентата със задачи или с клавишната
комбинация Alt+Tab.
• Позиционирайте курсора на мястото, където ще се вмъкнат данните от буфера
(Clipboard).
• Изпълнете командата Paste от меню Edit или натиснете клавишната комбинация
Ctrl+V или бутона от лентата със стандартни бутони.
При Microsoft Office 2000 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 12
фрагмента от информацията.
Копиране на няколко фрагмента информация в буфера за обмен (Clipboard)
При Microsoft Office 2002 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 24
фрагмента от информацията. При опит за копиране в буфера за обмен (Clipboard) 25-ти
фрагмент програмата ще го запише на мястото на първия. За да запишете няколко
фрагмента в Clipboard, трябва да ги записвате един по един, при Clipboard, който се
вижда на екрана.
За да се визуализира Clipboard на екрана, трябва да направите едно от следните
действия:
• Изпълнете командата Office Clipboard… от меню Edit.
• Натиснете два пъти клавишната комбинация Ctrl+C.
• Натиснете два пъти бутона Copy от лентата със стандартни бутони.
Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All)
и Изтрий всичко (Clear All)
За да запишете няколко фрагмента от информация в Буфера за обмен (Clipboard)
трябва да направите следното:
• Ако Областта за задачите (Task Pane) не се вижда на монитора, трябва да
изпълните командата Office Clipboard от менюто Edit
10. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All)
и Изтрий всичко (Clear All), а също и бутони с фрагменти информация, която се
намира в буфера (не повече от 24 фрагмента). При избор с мишката на фрагмент от
информацията чрез кликване в дясната част на този фрагмент, се открива меню, в което
са събрани двете команди Постави (Paste) и Изтрий (Delete).
• Позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на фрагмента от буфера
• Изберете фрагмента от буфера и от менюто изберете Постави (Paste).
За да преместите или копирате данни на друг Работен лист в рамките на една Работна
книга, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
местите.
• За да преместите данните позиционирайте мишката на рамката на маркираната
област, така че мишката да добие вид на стрелки.
• Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Alt и при натиснат ляв
бутон на мишката влачите върху името на работния лист, в който трябва да
местите.
• Отпуснете клавиша Alt.
• За да копирате данните изпълнете същата процедура при натиснати клавиши Alt
и Ctrl.
За да преместите или копирате данни в друга Работна книга, трябва да направите
следното:
• Отворете друга Работна книга
• От менюто Прозорец (Window) изпълнете командата Arrange… и от отворения
диалогов прозорец изберете Tiled (Horizontal, Vertical) и натиснете OK.
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
местите.
• За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната
област, така че мишката да добие вид на стрелки.
• Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl и при натиснат ляв
бутон на мишката влачите в другата Работна книга.
• Отпуснете клавиша Ctrl.
За да копирате данни в съседни клетки (запълване), трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате.
11. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка
(манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс.
• В това състояние, с натиснат ляв клавиш на мишката, влачите наляво, надясно,
нагоре или надолу, където е областта от клетки за запълване.
• След копирането отпуснете левия бутон на мишката.
Когато използвате Буфера за обмен (Clipboard) за да копирате обекти между различни
Работни листи, Работни книги или Програми, трябва да направите следното:
• Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране.
• От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната
комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy от лентата със
стандартни бутони.
• Превключете в прозореца на програмата, в която искате да копирате обекта (или
идете на друг работен лист или в друга работна книга).
• Позиционирайте мишката в левия горен ъгъл на фрагмента, който ще копирате
от Clipboard
• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната
комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste от лентата със
стандартни бутони.
За да копирате обекта на нова позиция в Работния лист, трябва да направите следното:
• Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране.
• Задръжте натиснат клавиша Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на мишката,
обекта за копиране на новата позиция в работния лист.
• Отпуснете клавиша Ctrl.
За да вмъкнете празна клетка с цел създаване на място за копиране на данните в
работния лист, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
местите.
• За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната
област, така че мишката да добие вид на стрелки.
• Задръжте натиснати клавишите Shift и Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на
мишката, обекта за копиране на новата позиция в работния лист.
• При влаченето индикатора за вмъкване показва мястото където ще се копира.
При това вертикалния индикатор за вмъкване показва, че клетките вдясно ще
бъдат преместени за да се освободи място за вмъкване, а хоризонталния
индикатор за вмъкване показва, че клетките отдолу ще бъдат преместени за да се
освободи място за вмъкване.
• Отпуснете клавиша Shift и Ctrl.
За да копирате числени стойности в клетките, които следват надолу в колоната, трябва
да направите следното:
• В произволна клетка от работния лист въведете числена стойност или формула
• Маркирайте следващата по-долу клетка в колоната.
• За да копирате данните от горната клетка натиснете клавишната комбинация
Shift+Ctrl+”.
• Натиснете клавиша Enter за да въведете данните в активната клетка.
12. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
Ако в клетката с оригинала се намира формула, то версията на копираната клетка ще
съдържа само резултата от формулата. За да копирате формулата, трябва да натиснете
клавишната комбинация Ctrl+’ (апостроф).
За да копирате колона от данни в ред, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
местите.
• От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната
комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy от лентата със
стандартни бутони.
• Маркирайте първата клетка от областта, където ще копирате данните
• Изпълнете командата Paste Special…
• В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Transpose.
• Натиснете клавиша OK.
За да копирате формула в няколко следващи клетки по редове или по колони, трябва да
направите следното:
• В клетка от работния лист въведете нужната формула.
• Маркирайте клетката с формулата.
• Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка
(манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс.
• В това положение задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние и
влачете върху нужната област за копиране.
• След окончателното копиране отпуснете левия бутон на мишката.
ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ
СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ В ДАДЕН РАБОТЕН ЛИСТ (SHEET).
За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез командите Cut и
Paste, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
• От меню Edit изпълнете командата Cut.
• Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните
• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната
комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste от лентата със
стандартни бутони.
За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез влачене с левия
бутан на мишката, трябва да направите следното:
13. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
• Позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да
добие вид на стрелки.
• Влачете при натиснат ляв бутон на мишката върху новово място.
• Отпуснете левия бутон на мишката.
ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ
СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ (SHEET) В РАМКИТЕ НА ЕДНА
РАБОТНА КНИГА.
За да преместите съдържанието на клетки между Работените листи на една Работна
книга чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
• От меню Edit изпълнете командата Cut.
• Изберете в долната част на екрана на програмата Microsoft Excel работния лист
на който искате да преместите данните.
• Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните
• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste от
лентата със стандартни бутони.
ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ
СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ МЕЖДУ АКТИВНИ РАБОТНИ
КНИГИ.
За да преместите съдържанието на клетки между активни Работни книги чрез
командите Cut и Paste, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
• От меню Edit изпълнете командата Cut.
• От панела със задачи (Task bar) натиснете бутона на работната книга на
Microsoft Excel, в която трябва да преместите маркираните данни. Бутонът е там
ако работната книга е била предварително създадена.
• Изберете в избраната книга Работния лист на който ще премествате данните.
• Маркирайте първата клетка от диапазона, където ще местите данните
• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste от
лентата със стандартни бутони.
ИЗТРИВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА МАРКИРАНА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ
За да изтриете съдържанието на маркирана област от клетки, трябва да направите
следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете.
• Натиснете клавиша Delete. Ако изтритите данни участват във формула,
резултата от формулата може да е неверен или в резултат от формулата може да
се получи грешка.
За да изтриете данни със запазване на форматирането или само съдържанието, трябва
да направите следното:
14. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете.
• За да изтриете данни със запазване на форматирането от меню Edit използвайте
командата Clear→Contents.
→
• За да изтриете форматирането на клетките, от меню Edit използвайте командата
Clear→Formats.
→
За да изтриете ред или колона, трябва да направите следното:
• Кликнете с мишката на заглавието на този ред или тази колона, които трябва да
изтриете.
• От меню Edit използвайте командата Delete. Избраните ред или колона се
изтриват и на мястото на изтритите се премества долния ред или дясната колона.
За да изтриете клетката или областта от клетки, трябва да направите следното.
• Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете
и от меню Edit използвайте командата Delete.
• В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Shift cells left, за да се
преместят клетки които са вдясно на мястото на изтритите или Shift cells up, за
да се преместят клетките, които са отдолу на мястото на изтритите.
• Натиснете клавиша OK.
ТЪРСЕНЕ И ЗАМЯНА
ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДАТА ЗА ТЪРСЕНЕ НА ОПРЕДЕЛЕНО СЪДЪРЖАНИЕ В КЛЕТКИТЕ.
За да търсите информация в Работния лист, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото
съдържание.
• От меню Edit изпълнете командата Find или използвайте клавишната
комбинация Ctrl+F
• В диалоговия прозорец Find въведете текста за търсене. Фрагментът за търсене
не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа. За да зададете параметри за търсене
натиснете бутона Options<<.
15. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• Натиснете бутона Find Next, за да търсите на следващо място в Работния лист,
зададения фрагмент от информация или натиснете бутона Find All, за да
намерите в Работния лист всички места, където се намира зададения фрагмент от
информация.
ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ЗАМЯНА НА ОПРЕДЕЛЕНО СЪДЪРЖАНИЕ НА КЛЕТКИ.
За да търсите и заменяте информация в Работния лист, трябва да направите следното:
• Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото
съдържание.
• От меню Edit изпълнете командата Replace или използвайте клавишната
комбинация Ctrl+H и натиснете бутона Options<<
• В диалоговия прозорец Find what въведете текста който търсите. Фрагментът за
търсене не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа.
• В диалоговия прозорец Replace with въведете текста с който заменяте
фрагмента.
• Натиснете един от следващите бутони: Find Next за да търсите на следващо
място в Работния лист, зададения фрагмент от информация или натиснете
бутона Find All, за да намерите в Работния лист всички места, където се намира
зададения фрагмент от информация. Чрез бутона Replace заменяте маркирания
фрагмент с информация а чрез бутона Replace All заменяте навсякъде в
Работния лист търсения фрагмент от информацията. За да приключите търсенето
и замяната натиснете бутона Close.
РЕДОВЕ И КОЛОНИ
ВМЪКВАНЕ НА РЕДОВЕ И КОЛОНИ
За да вмъкнете редове в работния лист, трябва да направите следното:
• Маркирате реда, който ще се премести надолу след вмъкването на новия ред.
• За да маркирате няколко реда трябва докато държите натиснат левия бутон на
мишката да влачите мишката по заглавната колона на редовете вляво.
• Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания
фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert.
• Или от меню Insert използвайте командата Rows.
За да вмъкнете колони в работния лист, трябва да направите следното:
• Маркирате колоната, която ще се премести вдясно при вмъкването на нова
колона.
16. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• За да маркирате няколко колони трябва докато държите натиснат левия бутон на
мишката да влачите мишката по заглавния ред на колоните отгоре.
• Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания
фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert
• Или от меню Insert използвайте командата Columns.
ПРОМЯНА ВИСОЧИНАТА НА РЕДОВЕ И ШИРИНАТА НА КОЛОНИ.
За да променим ширината на колона, трябва да направим следното:
• Намерете дясната граница на колоната, ширината на която трябва да променим и
поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на
мишката приема вида на двустранна стрелка .
• Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете
дясната граница на колоната вляво за да намалите ширината на колоната или
вдясно за да увеличите ширината на колоната.
Ако въведеният в колоната текст превишава ширината на колоната, този текст ще заема
толкова колони вдясно, колкото е необходимо за да се вижда при условие, че вдясно е
празно. Ако клетките вдясно съдържат информация, ще се отреже от клетката тази
информация, която превишава размера на клетката и в този случай трябва да се увеличи
ширината на колоната. Ако въведената в клетката информация е числова, дата или час и
тя превишава ширината на колоната, в клетката ще се получи #####. Тук няма грешка,
но за да се види числовата информация, датата или часа в нормален вид трябва да се
увеличи ширината на колоната.
За изберете автоматична ширина на колоната според максималния размер на данните в
тази колона, трябва да направите следното.
• Маркирате колоната или колоните, за които трябва да приложите автоматична
ширина.
• Намерете дясната граница на която и да е от маркираните колони и поставете
указателя на мишката там. Указателя на мишката добива вида на двустранна
стрелка, която сочи наляво и надясно .
• В тази позиция кликнете два пъти с левия бутон на мишката.
За да променим ширината на колона, по подразбиране, трябва да направим едно от
следните неща:
• От меню Format→Columns изпълнете командата Standard Width…
→
• От меню Format→Columns изпълнете командата Width…и задайте ширина на
→
колоната, която ще се използва по подразбиране Натиснете бутона OK.
За да промените височината на ред, трябва да направите следното:
• Намерете долната граница на реда, височината на който трябва да промените и
поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на
мишката приема вида на двустранна стрелка .
• Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете
долната граница на реда нагоре за да намалите височината на реда или надолу за
да увеличите височината на реда.
За да изберете нова автоматична височина на реда:
• Маркирайте реда, височината на който трябва да промените.
• От контекстното меню изберете командата Row Height, за да зададете новата
височина на реда. Диапазона на изменение на височината на реда е от 0 до 409
точки (point). Натиснете бутона OK.
• Или от меню Format използвайте командата Rows→Height.
→
17. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
За да изберете автоматична височина на реда в зависимост от данните в този ред,
трябва да направите следното.
• Маркирайте реда, височината на който трябва да промените.
• От меню Format изпълнете командата Rows →AutoFit.
СОРТИРАНЕ НА ДАННИ
СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И НАМАЛЯВАЩ РЕД НА ЧИСЛОВИТЕ
ДАННИ
За да сортирате числови данни, трябва да направите следното:
• Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате.
• Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ
ред от лентата със стандартни бутони.
• Проверете резултата от сортирането.
СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И НАМАЛЯВАЩ РЕД ПО АЗБУЧЕН РЕД
За да сортирате текстови данни, трябва да направите следното:
• Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате.
• Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ
ред от лентата със стандартни бутони.
• Проверете резултата от сортирането.
Какво значи списък в програмата Microsoft Excel?
Базите данни представляват списъци (серии) от редове, които съдържат асоциирани
данни. Програмата Microsoft Excel позволява да се създават таблици на работния лист,
които се наричат бази данни към които можем да приложим команди за търсене и
извличане на нужната информация. Електронните таблици, съдържащи бази данни в
Microsoft Excel обикновено се казват списъци. Списъкът се създава като информация,
състояща се от редове с еднотипни данни. Много операции за обработка и анализ на
данните в списъка са автоматизирани. За ефективното използване на тези предимства
при създаване и въвеждане в списък, трябва да спазвате следните правила.
• Не разполагайте на работния лист повече от един списък.
• Списъкът трябва да е отделен от другите данни в работния лист с поне един
празен ред и поне една празна колона. Като следствие от това трябва да се
избягват празните редове и празните колони вътре в списъците.
• Всяка колона се нарича поле и трябва да съдържа еднотипна информация. Всеки
ред се нарича запис и трябва да съдържа пълна информация за обекта.
• Първият ред трябва да съдържа етикети, описващи съдържанието на съответното
поле. Редът с етикетите (или заглавните полета) трябва да бъде оформен
различно от останалите данни в списъка, например с удебелен шрифт.
Програмата използва тези етикети за създаване на отчети, търсене и сортиране
на данни.
18. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
На изображението отгоре се вижда списък от 7 полета. Първият ред на списъка съдържа
имената на полетата, всяка колона съхранява точно определена информация.
За да сортирате данните в списък в Microsoft Excel трябва да направите следното:
• Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни.
• От меню Data изберете командата Sort…
• В диалоговия прозорец Sort, Microsoft Excel сортира по колоната, в която сте
маркирали клетка.
• В списъка за сортиране Sort by може да изберете заглавието на друга колона по
която искате да сортирате списъка.
• Изберете вида на сортирането по възходящ (Ascending) или по низходящ
(Descending) ред.
• Натиснете OK
Ако в прозореца за сортиране е включена опцията No header row а списъка има
заглавен ред, то заглавният ред ще бъде сортиран заедно с останалите редове.
Ако искате да сортирате списък в Microsoft Excel по повече от един параметър, трябва
да направите следното:
• Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни.
• От меню Data изберете командата Sort…
• В диалоговия прозорец Sort, в менюто Sort by избирате заглавието на колоната,
по която ще е първото сортирате.
• В менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e второто
сортиране.
• В следващото менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e
последното сортиране.
19. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences
• За всеки зададен параметър на сортиране изберете вида на сортирането по
възходящ (Ascending) или по низходящ (Descending) ред.
• Натиснете OK.
Забележка: Ако маркирате колона в списъка и стартирате команда за сортиране излиза
следното предупреждение:
1) Ако изберете Expand the selection, сортирате по зададените параметри целия списък.
2) Ако изберете Continue with the current selection, в списъка сортирате само тази колона.
