SlideShare a Scribd company logo
1 of 101
Download to read offline
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



                                1. ВЪВЕДЕНИЕ
                           1.1.       ПЪРВИ СТЪПКИ
      1.1.1. СТАРТИРАНЕ НА ПРОГРАМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ
           ТАБЛИЦИ
       Едно от най-типичните приложения на електронните таблици е за
автоматизиране на изчисленията в офиса и дома. Табличното представяне на данни е
удобно не само, когато с тях ще се извършват изчисления. Така представените данни
могат да бъдат по-лесно анализирани, сортирани и визуализирани чрез представянето
им в диаграми. Най-често използваната програма за управление на електронни таблици
е Microsoft Excel
       Стартиране на MS Excel:
       І начин:
       Отворете Start менюто (чрез кликване с левия бутон на мишката върху бутона

“Start”           в левия край на лентата с задачи или натискане на клавиша     от
клавиатурата) и посочете Програми (Programs) или Всички програми (All Programs –
в зависимост от настройките на Windows) и от появилия се списък с програми изберете
Microsoft Excel




      ІІ начин:
      Отворете Start менюто (чрез кликване с левия бутон на мишката върху бутона

“Start”           в левия край на лентата с задачи или натискане на клавиша            от
клавиатурата) и изпълняваме командата New Office Document




стартира се диалогов прозорец, от който можем да изберем вида на новия документ,
чрез двукратно кликване върху иконата на Празна работна книга (Blank Workbook)
или селектираме иконата и натиснем бутона OK в долния десен ъгъл на прозореца.


                                                                                            1
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences




        От този диалогов прозорец можете да избирате и други шаблони за електронни
таблици, например таблица за балансов отчет (Balance Sheet) или фактури за продажба
(Sales Invoice) и други.
        Други начини за стартиране на MS Excel:
        • Ако имате икона на програмата на работния плот (Desktop), можете да
          стартираме MS Excel, чрез двукратно кликване върху нея.
        • Чрез стартиране на файл създаден от програмата MS Excel.
Какво представляват работната книга и работния лист?
       Работната област на програмата MS Excel представлява електронна таблица,
която се нарича работен лист (Worksheet). Основният елемент на всяка таблица е
клетката, която се получава от пресичането на редовете с колоните. Въвеждането на
данни става в клетките на работния лист. Всеки работен лист се състои от 65 536 реда и
256 колони. Всяка колона си има име – буква от латинската азбука от А до Z, следват
AA, AB и т.н. Всеки ред също – число от 1 до 65 536 и по този начин всяка клетка от
таблицата е еднозначно дефинирана чрез името на колоната и номера на реда, в които
се намира:
       A1, C4, AA23, AB18 и т.н.
       Работните листове са групирани в работната книга (Workbook). По
подразбиране работната книга в програмата MS Excel съдържа три работни листа,
чиито етикети се виждат в долния ляв ъгъл на програмния прозорец. Тези етикети
стандартно имат имена Sheet1, Sheet2 и т. н.




Можете да добавяте, изтривате и сменяте имената и местата на работни листове от една
работна книга.
       Работната книга се състои от съвкупност от работни листове, съхранени в един
файл. Количеството работни листове в една работна книга при необходимост може да
се увеличи до 255 или намали до 1.




                                                                                       2
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



      1.1.2. ОТВАРЯНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА
За да отворите съществуваща работна книга (файл на Excel) е необходимо да направите
следното:
• Изберете от менюто File → Open… или натиснете бутона        на Стандартната
  инструментална лента. В резултат се отваря диалогов прозорец Open.




• Ако името на файла се вижда в диалоговия прозорец Open, двукратно кликвате
  върху него или го посочвате и натискате бутона Open в долния десен ъгъл на
  прозореца.
• Ако името на търсения файл го няма в списъка с файлове в диалоговия прозорец
  Open, е необходимо да се промени текущата папка чрез падащия списък в полето
  Look in




Придвижвате се до папката, в която се намира желания файл и след това го отваряте по
описания по-горе начин. Придвижването може да стане и чрез натискане на бутона за
преход в по-горно ниво       (Up One Level) в диалоговия прозорец Open.
      1.1.3. ОТВАРЯНЕ НА НЯКОЛКО РАБОТНИ КНИГИ
За отваряне на няколко работни книги едновременно е необходимо да ги селектирате
като група в списъка от имена на файлове в диалоговия прозорец Open.
• Изберете от менюто File → Open… или натиснете бутона        на Стандартната
  инструментална лента. В резултат се отваря диалогов прозорец Open.



                                                                                       3
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



Ако имената на търсените книги (файловете) са последователни в списъка на
прозореца Open, за маркирането им се използва клавиш Shift от клавиатурата:
     o маркирате името на първия файл (работна книга)
     o натискате и задържате клавиш Shift
     o маркирате името на последния файл (работна книга) от желания от нас списък.
Всички файлове (работни книги) между първия и последния се маркират.
Ако имената на търсените книги (файловете) са непоследователни, за маркирането им
се използва клавиш Ctrl от клавиатурата:
     o маркирате името на първия файл (работна книга)
     o натискате и задържате клавиш Ctrl
     o маркирате имената на желаните файлове (работни книги)
• След като сте селектирали групата файлове (работни книги), натискате бутона Open
   в долния десен ъгъл на прозореца.
      1.1.4. СЪЗДАВАНЕ НА НОВА РАБОТНА КНИГА. ЗАПИС НА РАБОТНА
           КНИГА КАТО ФАЙЛ
Когато стартирате Excel от бутона „Start” →Programs→Microsoft Excel или от икона на
Desktop се стартира програмата заедно с нова празна работна книга, в която можете да
въвеждате данни. Много често в процеса на работа се налага да създавате нови работни
книги. За целта трябва да направите едно от следните действия:
• Избирате бутона     (New) от Стандартната лента с инструменти.
• Натискате клавишната комбинация Ctrl+N
• Изпълнявате команда от менюто File → New… Появява се прозорец на задачите
  (Task Pane), разположен вдясно на вашата работна област. От него избирате
  хипервръзката празна работна книга (Blank workbook)


                                                                 За избор на празна
                                                                 работна книга




                                                                 За избор на шаблон за
                                                                 работна книга

Създаването на нова работна може да стане на базата на специални шаблони.
Шаблонът е предварително дефинирана работна книга с вградено форматиране и
предварително дефинирани полета и функции. За да изберете готов шаблон трябва да
направите следното:
• Изпълнявате команда от менюто File → New…
• От появилия се вдясно прозорец на задачите (Task Pane) в областта Templates
  изберете хипервръзката                   . Отваря се диалогов прозорец Templates.




                                                                                         4
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences




• В този диалогов прозорец можете да изберете необходимия ви шаблон чрез
  селектиране на неговата икона и натискане на бутон ОК. Други шаблони можете да
   изтеглите от уебсайта на Microsoft като натиснете бутона                    в
   долния ляв ъгъл.
За записване на нова работна книга като файл на вашия компютър е необходимо да
направите следното:
• Изпълнявате команда от менюто File → Save или да изберете бутона     (Save) от
   Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S. Отваря се
   диалогов прозорец Save as (запиши като).




• В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете
  работната книга
• В текстовото поле File name въвеждаме името на файла, под което искаме да
  съхраним работната книга.
• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на прозореца.
      1.1.5. ЗАПИС НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА КАТО ФАЙЛ
За да съхраните работна книга е необходимо да направите следното:
• Изпълнявате команда от менюто File → Save или да изберете бутона         (Save) от
   Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S.
• В слуачй на първи запис на работната книга като файл се отваря диалогов прозорец
   Save as (запиши като), където в текстовото поле File name въвеждаме името на
   файла, а в полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да
   запишете работната книга.
• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на прозореца.
За да съхраните резервно копие на работна книга е необходимо да направите следното


                                                                                       5
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



• Изпълнявате команда от менюто File → Save as…. Отваря се диалогов прозорец
   Save as (запиши като).
• В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете
   резервното копие на работната книга
• В текстовото поле File name въвеждате името на файла, под което искате да
   съхраните резервното копие на работната книга.
• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
След като натиснете бутона Save в програмния прозорец на Excel остава активен
последния записан файл ( т. е. копието на работната книга). Ако искате да се върнете,
за да работите в оригиналната работна книга е необходимо да отворите менюто File и
да изберете съответното име на файл от списъка с най-скоро използваните файлове,
който се намира в долната част на менюто. Обикновено там се пазят имената на
четирите последно използвани файлове, но бройката може да се промени чрез
настройките на програмата.
Когато правите промени в работна книга важно е да записвате работата си на чести
интервали, за да избегнете загуба на данни. За целта трябва да направите следното:
• Изберете команда от менюто File → Save или да изберете бутона         (Save) от
   Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S.
Това прави текущ запис на данните в работната книга под същото име на файла.
Съхраняването на работната книга като файл на дискета, протича по същия начин с
единствената разлика, че в прозореца Save as трябва да се укаже, че записът ще се
извърши на дискетното устройство. Ето стъпките, които трябва да извършите:
• Изберете команда от менюто File → Save as….
• В отворения прозорец Save as в полето Save in от падащия списък избирате
   означението 3,5 Floppy (A:)




• В текстовото поле File name въвеждаме името на файла, под което искате да
   съхраните работната книга.
• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец
Когато записвате работна книга като файл, можете да въведете описателна информация
за съдържанието и. Това мажете да извършите като изпълните:
• Изберете команда от менюто File →Properties. Отваря се диалогов прозорец
   Properties




                                                                                        6
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



• Въвеждате необходимата описателна информация
• Натискате бутона OK в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец

      1.1.6. ЗАТВАРЯНЕ НА РАБОТНА КНИГА
Когато завършите работа с работната книга трябва да я затворите. За да направите това
е необходимо да изпълните следните стъпки:
• Изберете команда от менюто File → Close или натиснете клавишната комбинация
   Ctrl+F4
Ако последните изменения в работната книга не са съхранени, се появява диалогов
прозорец




• Ако изберете бутона „Yes” последните изменения в работната книга ще бъдат
   съхранени и работната книга се затваря. Ако работната книга не е записана като
   файл се стартира диалоговия прозорец Save as, в който уточняваме къде и под какво
   име да се запише.
• Ако отговорите с натискане на бутона ”No” работната книга се затваря, без да се
   запазвят последните промени.
• Ако изберете бутона ”Cancel” означава, че се отказвате от затварянето на работната
   книга.
За да намалите размера на прозореца на програмата Microsoft Excel е необходимо да
направите едно от следните действия:
В горния десен ъгъл на прозореца
• натискате бутона     (Minimize), програмния прозорец се скрива от екрана, но
  програмата остава активна. Можем да възстановим отново прозореца чрез натискане
  на съответния бутон с името на файла от лентата със задачи.
• натискате бутона      (Restore) ако прозорецът заема целия екран и искате да го
   намалите.
За да излезете от програмата Microsoft Excel е необходимо да направите една от
следните стъпки
• Изберете команда от менюто File → Exit
• Изпълнете клавишната комбинация Alt+F4
• Натиснете бутона        (Close) в горния десен ъгъл на програмния прозорец на
  Microsoft Excel.
      1.1.7. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ВГРАДЕНИТЕ СИСТЕМА ЗА ПОМОЩ (HELP) В
           ПРОГРАМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ
           MICROSOFT EXCEL.
Какво е офис помощник (Office Assistant)?
Най-вероятно първото ви впечатление ви впечатление от помощната система ще бъде
Office помощника – анимиран герой, който изскача на екрана малко след като
стартирате Excel. Той следи вашата работа и дава полезни съвети, които се появяват в
балончета подобни на тези които сте виждали в комиксите. В тях помощника ви дава



                                                                                       7
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



предложения за по-продуктивна работа, предупредителни съобщения или отговаря на
въпроси, които можете да му задавате.
Ако помощника е скрит от екрана, за да го извикате трябва да на правите следното:
От лентата с менюта отворете менюто Help
Изберете командата Show Office Assistant (покажи Office помощника)




За да се скрие помощника от екрана е необходимо да щракнете върху него с десния
бутон на мишката и да изберете командата Hide (Скривам).
ЗАВЪРШВАНЕ НА РАБОТАТА С ПРОГРАМАТА
За да прекратите работата с програмата Excel трябва да изпълните едно от следните
неща:
    o изпълнете командата Exit от менюто File.
    o изберете клавишната комбинация Alt+F4
    o натиснете бутона Close в горния десен ъгъл на екрана на програмата

     1.2.      ИЗМЕНЕНИЕ НА РЕЖИМА НА РАБОТА НА
                 ПРОГРАМАТА MICROSOFT EXCEL

      1.2.1. ИЗМЕНЕНИЕ НА НАСТРОЙКИТЕ НА ПРОГРАМАТА
За промяна на настройките е необходимо да се направите следното:
• Изпълнете командата Options от менюто Tools
• В появилия се диалогов прозорец изберете листа с настройки за изглед View




• Изберете се необходимите параметри като поставите отметка пред тях.
• Натиска се бутона ОК, за да се приемат новите настройки.
Така могат да се извършат и останалите настройки на Microsoft Excel като се използват
листовете с настройки съответно за редакция (Edit), за изчисления (Calculation), за
записване на работната книга като файл (Save) и други.




                                                                                       8
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



      1.2.2. МАЩАБИРАНЕ НА ИЗОБРАЖЕНИЕТО НА РАБОТНИЯ ЛИСТ
Понякога при работа с електронната таблицата се налага увеличаване на мащаба или
намаляване на изображението с цел да се вижда по-голяма част от нея. За да направите
това трябва да извършите следното:
• Отворете падащия списък Zoom (Мащабиране) от стандартната лента с инструменти




• Изберете необходимия мащаб за изображението на работния лист. Когато имаме
  маркирана област от клетки в таблицата можете да изберете от същия списък
  Selection тогава Excel автоматично избира такъв мащаб, че в прозореца да се
  разположи само маркираната област.

      1.2.3. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ НА ИНСТРУМЕНТАЛНИТЕ ЛЕНТИ НА ЕКРАНА
В Excel съществуват множество инструментални ленти, на които във вид на бутони се
намират командите, които могат да се изпълняват в програмата, класифицирани според
названието на лентата. Обикновено Excel работи с включени стандартна и
форматираща лента. Понякога се налага да се включват или изключват и други
инструментални ленти. Затова е необходимо да направите следното:
• Изберете от менюто View Toolbars или кликнете с десния бутон на мишката върху
   произволна инструментална лента. Отваря се списък с инструментални ленти. Пред
   лентите, които в момента се виждат на екрана има отметка.




• За да включите съответната лента от този списък трябва да кликнете върху името и,
   което поставя отметка пред него.
• За да изключите лента от екрана кликнете върху името и – отметката се изключва.
Лентите могат да се разполагат на различни места на екрана като се преместват с
влачене.




                                                                                       9
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



        1.3.  ТИПОВЕ ФАЙЛОВЕ ПОДДЪРЖАНИ ОТ
             ПРОГРАМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА
          ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ MICROSOFT EXCEL
      1.3.1. СЪХРАНЯВАНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА ВЪВ
           ФАЙЛ ОТ ДРУГ ТИП

По подразбиране Microsoft Excel записва работните книги във файлове, които имат
разширение XLS. Ако искате вашия файл да се използва от друга програма или от по-
стара версия на Excel трябва да зададете съответно друг тип на файла.
За да съхраните работната книга в различен от стандартния за Excel тип на файл трябва
да направите следното:
• Изберете команда от менюто File → Save as….
• В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете
   резервното копие на работната книга
• В текстовото поле File name въвеждате името на файла, под което искате да
   съхраните резервното копие на работната книга.
• В полето Save as Type (тип на файла), което се намира на под полето за име, от
   падащия списък избирате нужния тип, например:




txt – за текстов файл
html, htm – за web-страница и други.
• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
За да съхраните работната книга във файл, който може да бъде използван от по-стари
версии на Microsoft Excel трябва да направите следното:
• Изберете команда от менюто File → Save as….
• В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете
    резервното копие на работната книга
• В текстовото поле File name въвеждате името на файла, под което искате да
    съхраните резервното копие на работната книга.
• В полето Save as Type (тип на файла), от падащия списък избирате нужния тип,
    отговарящ на версията на Excel, в която искаме да използваме работната книга.




• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
Ако в процеса на работа с Microsoft Excel се налага да извършвате едни и същи
изчисления или прилагате едно и също форматиране към клетките на таблицата можете
да създадете образец на работна книга и да я съхраните като шаблон (Template).
Изготвянето на шаблони включва следните елементи:
• текстови и графични данни


                                                                                       10
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



• форматиране
• настройки на страницата, задаване на колонтитули
• формули
• макроси
Шаблоните се съхраняват във файлове с разширение *.XLT в специална папка
Templates. При създаването на работна книга на базата на шаблон програмата създава
копие на шаблона, а оригиналния темплейт се съхранява за следващо използване.
За да съхраните една работна книга като шаблон на документ (Template) в Microsoft
Excel е необходимо да направите следното:
• В прозореца Save as, който се отваря при даване команда за записване на файл, в
   полето Save as Type (тип на файла), от падащия списък избирате Template, в полето
   Save in се активира папката Templates , а в полето за име на файла напишете името
   на шаблона. Създава се файл с разширение *.XLT




За създаването на нова работна на базата на предварително създаден шаблон е
необходимо:
• . Изпълнявате команда от менюто File → New…
• От появилия се вдясно прозорец на задачите (Task Pane) в областта Templates
   изберете хипервръзката                    . Отваря се диалогов прозорец Templates.




• В този диалогов прозорец от листа общи (General) можете да изберете шаблона,
  който предварително сте запазили чрез селектиране на неговата икона и натискане
  на бутон ОК.




                                                                                       11
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



                       2. ОСНОВНИ ОПЕРАЦИИ
                    2.1.       ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ
       2.1.1. ВЪВЕЖДАНЕ НА ЧИСЛА В КЛЕТКА
За да въведете число в клетка, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе числото и го напишете. Ако
       числото е отрицателно, то трябва да се въведе знака „–“ пред числото или огради
       числото с кръгли скоби.
    • За въвеждане на десетично число, въдете дробната част след десетичната запетая
    • Натиснете клавиша Enter
По подразбиране числото се подравнява вдясно. Ако е необходимо да се въведе число
или формула като текст, пред такива данни трябва да се постави апостроф.
За да въведете дата или час в клетка, трябва да се направи следното:
    • Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе дата или час и въведете тези
       данни. Като разделител за дата се използва точка или наклонена черта (slash), а
       за час – двоеточие.
    • За да въведете текущата дата използвайте клавишната комбинация Ctrl+; а за
       въвеждане на текущия час използвайте клавишната комбинация Ctrl+:
       2.1.2. ВЪВЕЖДАНЕ НА ТЕКСТ В КЛЕТКА
За да въведете текст в клетка, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе текста и го напишете.
    • След въвеждане на текста натиснете клавиша Tab за активиране на клетката,
       която е вдясно или клавиша Enter за активиране на клетката отдолу.
За да използвате функцията автоматична запълване, при въвеждане на текст в клетка
в програмата Microsoft Excel трябва да направите следното:
    • Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни
    • Започнете да въвеждате данните. По правилата за въвеждане на данни в
       програмата Microsoft Excel, автоматично запълва остатъка от дадената клетка
       използвайки информацията, въведена в клетките на списъка по-горе, както се
       вижда на примера с фамилията Иванов




   •   Натиснете клавиша Enter за приемане на останалите данни в клетката или
       продължете да въвеждате в клетката, в случай на отказ за запълване на клетката
       с тези данни.
За да използвате функцията избор от списък при въвеждане на текст в клетка чрез
програмата Microsoft Excel, трябва да направите следното:
    • Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни
    • Върху маркираната клетка натиснете десния бутон на мишката и изберете
       командата за избор от списък…(Pick from Drop-down List…)




                                                                                       12
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences




   •   В отварящия се списък избирате нужния елемент и натискате клавиша Enter или
       избирате нужния елемент от списъка по-горе с левия клавиш на мишката.
       2.1.3. ВЪВЕЖДАНЕ НА ЗНАЦИ И СПЕЦИАЛНИ СИМВОЛИ В КЛЕТКА
Понякога в процеса на работа с електронни таблици е необходимо да използвате на
работния лист, знаци или специални символи, които ги няма на клавиатурата, например
© или ®.
За да вмъкнете специални символи като използвате Автоматична замяна в
електронната таблица на Microsoft Excel, трябва да направим следното:
    • Изпълнете командата от меню Tools → AutoCorrect Options…
    • В отворения диалогов прозорец Автоматична замяна (AutoCorrect) се убедете,
       че нужния ви символ присъства в дясната колона на таблицата (Replace).
       Запомнете съответстващата на специалния символ последователност от
       стандартни клавиши в лявата колона на таблицата (With).




   •   Натиснете клавиша OK за затваряне на диалоговия прозорец.
   •   В клетката на електронната таблица за да вмъкнете специалния символ въведете
       съответната последователност от стандартни клавиши от лявата колона на
       таблицата в диалоговия прозорец.
За да вмъкнете на специални символи чрез използване на таблицата със символи на
Microsoft Excel трябва да направите следното:


                                                                                       13
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



•   Стартирайте таблицата със символи от Start→Programs→Accessories→System
    Tools→Character Map.




•   В отворения прозорец на таблицата със символи изберете нужния ви
    специален символ, и натиснете клавиша Select (автоматично избрания символ се
    копира в полето за копиране на символи (Characters to copy). След това
    натискате клавиша Copy (съдържанието на поле се копиране на символи се
    копира в буфера за обмен (Clipboard)).
•   Ако нужния символ отсъства в прозореца, от списъка на Font избирате друг
    шрифт.




                                                                                    14
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •  След копирането на специалния символ в Clipboard превключете на програмата
      Microsoft Excel чрез лентата със задачите (Task Bar) или чрез клавишната
      комбинация Alt+Tab.
   • В прозореца на програмата позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на
      символа и натиснете бутона Paste или използвайте менюто . В меню Font
      трябва да сте избрали шрифта Symbol!
Но най-често използвайте командата Symbol от менюто за вмъкване Insert. От
появилия се диалогов прозорец Symbol трябва да изберете шрифт (Font), в който има
съответния специален символ, да маркирате символа и да натиснете клавиша Insert.




В този прозорец може да се дефинира клавишна комбинация на често използваните
символи.
       2.1.4. ВЪВЕЖДАНЕ В КЛЕТКА НА ПРОСТИ ФОРМУЛИ
За да въведете в клетка формула трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката, в която трябва да въведете формулата.
    • Въведете символа „=” (равно)
    • Въведете израза, който трябва да се изчисли. Израза може да съдържа операнди,
       стойности, адреси на клетки и символи за математически операции, като „+”
       (събиране) или „–” (изваждане). Например: =(A5+B8)*C3. При това адресите на
       клетките трябва задължително да се наберат на английски език!
    • След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се
       изчислява резултата от израза в клетката.
Ако формулата има грешка вместо данни ще има резултат, започващ със знака „#”.
Друг начин за въвеждане във формулата на адреси на клетки:
    • Маркирайте клетката, в която е резултата от формулата.
    • Въведете символа „=” (равно)
    • С помощта на клавишите за управление на курсора маркирайте клетката, чийто
       адрес се използва във формулата или кликнете с мишката на клетката, чийто
       адрес се използва във формулата. Програмата Microsoft Excel автоматично
       пренася адреса на тази клетка във формулата.


                                                                                       15
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   Наберете от клавуатурата знак за математическа операция, например „+” или
       „*”.
    • Повторете предишните две стъпки, докато формулата не бъде въведена
       правилно.
    • След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се
       изчислява резултата от израза в клетката.
Приоритети на аритметическите операции в програмата Microsoft Excel.
В програмата Microsoft Excel аритметическите операции се изпълняват в следния ред:
1. логически функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT).
2. „+” или „–” (като знаци на числа)
3. „^” (въвеждане на степен)
4. „*” или „/” (произведение или частно)
5. „+” или „–” (събиране или изваждане)
6. „&” (обединение на 2 текстови реда в един)
7. = < > <= >= (логически операции)
В програмата Lotus 1-2-3 приоритета на изпълнение на аритметичните операции се
различава от приоритета в програмата Microsoft Excel. Затова еднакви формули могат
да дадат различни резултати при използването им в различни програми.
       2.1.5. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ОТМЯНА
За отмяна на последното невярно изпълнено действие трябва да направите едно от
следните действия:
   •   Натиснете бутона Отмени (Undo)       от лентата със стандартни бутоните
   •   Изпълнете командата Отмени (Undo) от меню Edit
   •   Натиснете клавишната комбинация Ctrl+Z
За отмяна (повторение) на последното отменено действие трябва да направите едно от
следните действия:

   •   Натиснете бутона Върни (Redo)       от лентата със стандартни бутоните
   •   Изпълнете командата Върни (Redo) от меню Edit
   •   Натиснете клавиша F4
                          2.2.       ИЗБОР НА ДАННИ
       2.2.1. МАРКИРАНЕ НА СЪСЕДНИ И НЕСЪСЕДНИ КЛЕТКИ
За да маркирате клетка трябва да направите следното:
   •   Кликнете с левия клавиш на мишката на нужната клетка
За да маркирате област от несъседни клетки трябва да направите следното:
    • Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за
       маркиране.
    • Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl.
    • Кликнете с левия клавиш на мишката на следващата несъседна клетка от
       областта за маркиране.
    • Отпуснете клавиша Ctrl.
За да маркирате област от съседни клетки трябва да направите следното:
    • Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за
       маркиране.



                                                                                       16
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   Задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние влачейки
       (премествайки) мишката до последната клетка от областта за маркиране.
За да маркирате на правоъгълна област от съседни клетки трябва да направите
следното:
    • Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за
       маркиране.
    • Дръжте в натиснато състояние клавиша Shift и кликнете с левия бутон на
       мишката на последната клетка от областта за маркиране.
    • Отпуснете клавиша Shift.
За да маркирате всички клетки от работния лист (Sheet) трябва да направите следното
действие:
    • Кликнете с левия клавиш на мишката в лявата горна част на работната област в
       програмата Microsoft Excel в мястото на пресичане на заглавния ред със
       заглавната колона.
    • Натиснете клавишната комбинация Ctrl+А.




За да маркирате няколко работни листа (Sheet) трябва да направите следното действие:
    • Кликнете с левия клавиш на мишката на първия лист (Sheet) от областта за
       маркиране.
    • Задръжте клавиша Ctrl и кликнете с левия бутон на мишката на всеки следващ
       лист от областта за маркиране.
    • Отпуснете клавиша Ctrl.




За да маркирате всички работни листа (Sheet) от цялата работна книга трябва да
направите следното действие:
    • Кликнете върху кой да е работен лист и натиснете десния бутон на мишката.
    • В откриващото се контекстно меня изберете Избери всички листи (Select All
       Sheets)




                                                                                       17
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



      2.2.2. МАРКИРАНЕ НА КОЛОНИ И РЕДОВЕ. МАРКИРАНЕ НА
           НЕСЪСЕДНИ КОЛОНИ И РЕДОВЕ.
За да маркирате ред трябва да направите следното действие:
    • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на реда, когато
       указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.
За да маркирате непрекъсната област от последователни редове трябва да направите
следното действие:
    • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от
       областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
       която сочи вдясно.
    • Позиционирайте мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния
       ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна
       стрелка, която сочи вдясно.
    • Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift
    • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния ред от
       областта за маркиране.
    • Отпуснете клавиша Shift.




За да маркирате прекъсната област от непоследователни редове трябва да направите
следното действие:
    • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от
       областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
       която сочи вдясно.
    • Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl
    • Кликнете с мишката на всяка следваща цифра вляво, където е заглавието реда за
       маркиране когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи
       вдясно.
    • Отпуснете клавиша Ctrl.




За маркиране на колона трябва да направите следното:
    • Кликнете с мишката на буквата отгоре, където е заглавието на колоната, когато
       указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.
За да маркирате непрекъсната област от последователни колони трябва да направите
следното действие:
    • Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от
       областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
       която сочи надолу.


                                                                                       18
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •    Позиционирайте мишката на буквата отгоре в заглавния ред, където е заглавието
        на последната колона от областта за маркиране, докато указателя на мишката
        добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.
   •    Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift
   •    Кликнете с мишката на буквата, където е заглавието на последния ред от
        областта за маркиране.
   •    Отпуснете клавиша Shift.




За да маркирате прекъсната област от непоследователни колони трябва да направите
следното действие:
    • Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от
       областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка,
       която сочи вдясно.
    • Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl
    • Кликнете с мишката на буквата на всяка колона, която искате да маркирате,
       когато мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.
    • Отпуснете клавиша Ctrl.




       2.3.     КОПИРАНЕ, ПРЕМЕСТВАНЕ, ИЗТРИВАНЕ.
        2.3.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА БУФЕРА ЗЯ ОБМЕН (CLIPBOARD) ЗА
             ДУБЛИРАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКА В ДРУГА ЧАСТ НА
             РАБОТНИЯ ЛИСТ.
За да копирате съдържанието на клетка в рамките на един работен лист, трябва да
направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които искате да
       копирате.
    • Позиционирайте указателя на мишката на рамката на маркираната за копиране
       област за да добие мишката вида на стрелка за копиране    .
   • Задръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl, влачете при натиснат ляв бутон
       на мишката до новото място, от където ще се копира маркираната област.
   • Отпуснете клавиша Ctrl.
Всички формули, които се намират в областта за копиране автоматично променят
относителните адреси на клетките, които участват във формулите при копиране на ново
място.
При използване на Буфера за Обмен (Clipboard) при копиране на данни от програмата
Microsoft Excel в друго приложение трябва да направите следното:
   • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копираме.


                                                                                       19
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   Изпълнете командата Copy от меню Edit или натиснете клавишната комбинация
       Ctrl+C или бутона      от лентата със стандартни бутони.
   •   Превключете на програмата, в която ще копирате маркираната област от клетки.
       Това може да стане чрез бутона от лентата със задачи или с клавишната
       комбинация Alt+Tab.
   •   Позиционирайте курсора на мястото, където ще се вмъкнат данните от буфера
       (Clipboard).
   •   Изпълнете командата Paste от меню Edit или натиснете клавишната комбинация
       Ctrl+V или бутона       от лентата със стандартни бутони.
При Microsoft Office 2000 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 12
фрагмента от информацията.
Копиране на няколко фрагмента информация в буфера за обмен (Clipboard)
При Microsoft Office 2002 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 24
фрагмента от информацията. При опит за копиране в буфера за обмен (Clipboard) 25-ти
фрагмент програмата ще го запише на мястото на първия. За да запишете няколко
фрагмента в Clipboard, трябва да ги записвате един по един, при Clipboard, който се
вижда на екрана.
За да се визуализира Clipboard на екрана, трябва да направите едно от следните
действия:
    • Изпълнете командата Office Clipboard… от меню Edit.
    • Натиснете два пъти клавишната комбинация Ctrl+C.
    • Натиснете два пъти бутона Copy от лентата със стандартни бутони.




Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All)
и Изтрий всичко (Clear All)
За да запишете няколко фрагмента от информация в Буфера за обмен (Clipboard)
трябва да направите следното:
    • Ако Областта за задачите (Task Pane) не се вижда на монитора, трябва да
       изпълните командата Office Clipboard от менюто Edit



                                                                                       20
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All)
и Изтрий всичко (Clear All), а също и бутони с фрагменти информация, която се
намира в буфера (не повече от 24 фрагмента). При избор с мишката на фрагмент от
информацията чрез кликване в дясната част на този фрагмент, се открива меню, в което
са събрани двете команди Постави (Paste) и Изтрий (Delete).




    • Позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на фрагмента от буфера
    • Изберете фрагмента от буфера и от менюто изберете Постави (Paste).
За да преместите или копирате данни на друг Работен лист в рамките на една Работна
книга, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
       местите.
    • За да преместите данните позиционирайте мишката на рамката на маркираната
       област, така че мишката да добие вид на стрелки.
    • Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Alt и при натиснат ляв
       бутон на мишката влачите върху името на работния лист, в който трябва да
       местите.
    • Отпуснете клавиша Alt.
    • За да копирате данните изпълнете същата процедура при натиснати клавиши Alt
       и Ctrl.
За да преместите или копирате данни в друга Работна книга, трябва да направите
следното:
    • Отворете друга Работна книга
    • От менюто Прозорец (Window) изпълнете командата Arrange… и от отворения
       диалогов прозорец изберете Tiled (Horizontal, Vertical) и натиснете OK.




   •   Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
       местите.
    • За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната
       област, така че мишката да добие вид на стрелки.
    • Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl и при натиснат ляв
       бутон на мишката влачите в другата Работна книга.
    • Отпуснете клавиша Ctrl.
За да копирате данни в съседни клетки (запълване), трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате.


                                                                                       21
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка
       (манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс.




   •  В това състояние, с натиснат ляв клавиш на мишката, влачите наляво, надясно,
      нагоре или надолу, където е областта от клетки за запълване.
   • След копирането отпуснете левия бутон на мишката.
Когато използвате Буфера за обмен (Clipboard) за да копирате обекти между различни
Работни листи, Работни книги или Програми, трябва да направите следното:
   • Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране.
   • От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната
       комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy          от лентата със
       стандартни бутони.
   •   Превключете в прозореца на програмата, в която искате да копирате обекта (или
       идете на друг работен лист или в друга работна книга).
   •   Позиционирайте мишката в левия горен ъгъл на фрагмента, който ще копирате
       от Clipboard
   •   От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната
       комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste        от лентата със
       стандартни бутони.
За да копирате обекта на нова позиция в Работния лист, трябва да направите следното:
    • Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране.
    • Задръжте натиснат клавиша Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на мишката,
       обекта за копиране на новата позиция в работния лист.
    • Отпуснете клавиша Ctrl.
За да вмъкнете празна клетка с цел създаване на място за копиране на данните в
работния лист, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
       местите.
    • За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната
       област, така че мишката да добие вид на стрелки.
    • Задръжте натиснати клавишите Shift и Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на
       мишката, обекта за копиране на новата позиция в работния лист.
    • При влаченето индикатора за вмъкване показва мястото където ще се копира.
       При това вертикалния индикатор за вмъкване показва, че клетките вдясно ще
       бъдат преместени за да се освободи място за вмъкване, а хоризонталния
       индикатор за вмъкване показва, че клетките отдолу ще бъдат преместени за да се
       освободи място за вмъкване.
    • Отпуснете клавиша Shift и Ctrl.
За да копирате числени стойности в клетките, които следват надолу в колоната, трябва
да направите следното:
    • В произволна клетка от работния лист въведете числена стойност или формула
    • Маркирайте следващата по-долу клетка в колоната.
    • За да копирате данните от горната клетка натиснете клавишната комбинация
       Shift+Ctrl+”.


                                                                                       22
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



    • Натиснете клавиша Enter за да въведете данните в активната клетка.
Ако в клетката с оригинала се намира формула, то версията на копираната клетка ще
съдържа само резултата от формулата. За да копирате формулата, трябва да натиснете
клавишната комбинация Ctrl+’ (апостроф).
За да копирате колона от данни в ред, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или
       местите.
    • От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната
       комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy        от лентата със
       стандартни бутони.
   •   Маркирайте първата клетка от областта, където ще копирате данните
   •   Изпълнете командата Paste Special…
   •   В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Transpose.




    • Натиснете клавиша OK.
За да копирате формула в няколко следващи клетки по редове или по колони, трябва да
направите следното:
    • В клетка от работния лист въведете нужната формула.
    • Маркирайте клетката с формулата.
    • Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка
       (манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс.
    • В това положение задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние и
       влачете върху нужната област за копиране.
    • След окончателното копиране отпуснете левия бутон на мишката.
       2.3.2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ
            (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ В ДАДЕН
            РАБОТЕН ЛИСТ (SHEET).
За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез командите Cut и
Paste, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
    • От меню Edit изпълнете командата Cut.
    • Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните




                                                                                       23
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната
       комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste       от лентата със
       стандартни бутони.
За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез влачене с левия
бутан на мишката, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
    • Позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да
       добие вид на стрелки.
    • Влачете при натиснат ляв бутон на мишката върху новово място.
    • Отпуснете левия бутон на мишката.
       2.3.3. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ
            (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ
            РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ (SHEET) В РАМКИТЕ НА ЕДНА РАБОТНА
            КНИГА.
За да преместите съдържанието на клетки между Работените листи на една Работна
книга чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
    • От меню Edit изпълнете командата Cut.
    • Изберете в долната част на екрана на програмата Microsoft Excel работния лист
       на който искате да преместите данните.




   •   Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните
   •   От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste             от
       лентата със стандартни бутони.
       2.3.4. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ
            (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ
            РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ МЕЖДУ АКТИВНИ РАБОТНИ КНИГИ.
За да преместите съдържанието на клетки между активни Работни книги чрез
командите Cut и Paste, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.
    • От меню Edit изпълнете командата Cut.
    • От панела със задачи (Task bar) натиснете бутона на работната книга на
       Microsoft Excel, в която трябва да преместите маркираните данни. Бутонът е там
       ако работната книга е била предварително създадена.


   •   Изберете в избраната книга Работния лист на който ще премествате данните.
   •   Маркирайте първата клетка от диапазона, където ще местите данните
   •   От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste             от
       лентата със стандартни бутони.




                                                                                       24
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



      2.3.5. ИЗТРИВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА МАРКИРАНА ОБЛАСТ ОТ
           КЛЕТКИ
За да изтриете съдържанието на маркирана област от клетки, трябва да направите
следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете.
    • Натиснете клавиша Delete. Ако изтритите данни участват във формула,
       резултата от формулата може да е неверен или в резултат от формулата може да
       се получи грешка.
За да изтриете данни със запазване на форматирането или само съдържанието, трябва
да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете.
    • За да изтриете данни със запазване на форматирането от меню Edit използвайте
       командата Clear→Contents.
                       →
    • За да изтриете форматирането на клетките, от меню Edit използвайте командата
             →
       Clear→Formats.
За да изтриете ред или колона, трябва да направите следното:
    • Кликнете с мишката на заглавието на този ред или тази колона, които трябва да
       изтриете.
    • От меню Edit използвайте командата Delete. Избраните ред или колона се
       изтриват и на мястото на изтритите се премества долния ред или дясната колона.
За да изтриете клетката или областта от клетки, трябва да направите следното.
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете
       и от меню Edit използвайте командата Delete.
    • В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Shift cells left, за да се
       преместят клетки които са вдясно на мястото на изтритите или Shift cells up, за
       да се преместят клетките, които са отдолу на мястото на изтритите.
    • Натиснете клавиша OK.




                       2.4.       ТЪРСЕНЕ И ЗАМЯНА
      2.4.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДАТА ЗА ТЪРСЕНЕ НА ОПРЕДЕЛЕНО
           СЪДЪРЖАНИЕ В КЛЕТКИТЕ.
За да търсите информация в Работния лист, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото
       съдържание.
    • От меню Edit изпълнете командата Find или използвайте клавишната
       комбинация Ctrl+F
    • В диалоговия прозорец Find въведете текста за търсене. Фрагментът за търсене
       не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа. За да зададете параметри за търсене
       натиснете бутона Options<<.


                                                                                       25
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences




   •   Натиснете бутона Find Next, за да търсите на следващо място в Работния лист,
       зададения фрагмент от информация или натиснете бутона Find All, за да
       намерите в Работния лист всички места, където се намира зададения фрагмент
       от информация.
       2.4.2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ЗАМЯНА НА ОПРЕДЕЛЕНО
            СЪДЪРЖАНИЕ НА КЛЕТКИ.
За да търсите и заменяте информация в Работния лист, трябва да направите следното:
    • Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото
       съдържание.
    • От меню Edit изпълнете командата Replace или използвайте клавишната
       комбинация Ctrl+H и натиснете бутона Options<<
    • В диалоговия прозорец Find what въведете текста който търсите. Фрагментът за
       търсене не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа.




   •   В диалоговия прозорец Replace with въведете текста с който заменяте
       фрагмента.
   •   Натиснете един от следващите бутони: Find Next за да търсите на следващо
       място в Работния лист, зададения фрагмент от информация или натиснете
       бутона Find All, за да намерите в Работния лист всички места, където се намира
       зададения фрагмент от информация. Чрез бутона Replace заменяте маркирания
       фрагмент с информация а чрез бутона Replace All заменяте навсякъде в
       Работния лист търсения фрагмент от информацията. За да приключите
       търсенето и замяната натиснете бутона Close.
                        2.5.       РЕДОВЕ И КОЛОНИ


                                                                                       26
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



       2.5.1. ВМЪКВАНЕ НА РЕДОВЕ И КОЛОНИ
За да вмъкнете редове в работния лист, трябва да направите следното:
    • Маркирате реда, който ще се премести надолу след вмъкването на новия ред.
    • За да маркирате няколко реда трябва докато държите натиснат левия бутон на
       мишката да влачите мишката по заглавната колона на редовете вляво.
    • Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания
       фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert.
    • Или от меню Insert използвайте командата Rows.
За да вмъкнете колони в работния лист, трябва да направите следното:
    • Маркирате колоната, която ще се премести вдясно при вмъкването на нова
       колона.
    • За да маркирате няколко колони трябва докато държите натиснат левия бутон на
       мишката да влачите мишката по заглавния ред на колоните отгоре.
    • Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания
       фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert
    • Или от меню Insert използвайте командата Columns.
       2.5.2. ПРОМЯНА ВИСОЧИНАТА НА РЕДОВЕ И ШИРИНАТА НА КОЛОНИ.
За да променим ширината на колона, трябва да направим следното:
    • Намерете дясната граница на колоната, ширината на която трябва да променим и
       поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на
       мишката приема вида на двустранна стрелка      .
   •   Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете
       дясната граница на колоната вляво за да намалите ширината на колоната или
       вдясно за да увеличите ширината на колоната.
Ако въведеният в колоната текст превишава ширината на колоната, този текст ще заема
толкова колони вдясно, колкото е необходимо за да се вижда при условие, че вдясно е
празно. Ако клетките вдясно съдържат информация, ще се отреже от клетката тази
информация, която превишава размера на клетката и в този случай трябва да се увеличи
ширината на колоната. Ако въведената в клетката информация е числова, дата или час
и тя превишава ширината на колоната, в клетката ще се получи #####. Тук няма
грешка, но за да се види числовата информация, датата или часа в нормален вид трябва
да се увеличи ширината на колоната.
За изберете автоматична ширина на колоната според максималния размер на данните в
тази колона, трябва да направите следното.
    • Маркирате колоната или колоните, за които трябва да приложите автоматична
       ширина.
    • Намерете дясната граница на която и да е от маркираните колони и поставете
       указателя на мишката там. Указателя на мишката добива вида на двустранна
       стрелка, която сочи наляво и надясно    .
    • В тази позиция кликнете два пъти с левия бутон на мишката.
За да променим ширината на колона, по подразбиране, трябва да направим едно от
следните неща:
    • От меню Format→Columns изпълнете командата Standard Width…
                       →
    • От меню Format→Columns изпълнете командата Width…и задайте ширина на
                       →
       колоната, която ще се използва по подразбиране Натиснете бутона OK.
За да промените височината на ред, трябва да направите следното:



                                                                                       27
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   Намерете долната граница на реда, височината на който трябва да промените и
       поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на
       мишката приема вида на двустранна стрелка       .
    • Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете
       долната граница на реда нагоре за да намалите височината на реда или надолу за
       да увеличите височината на реда.
За да изберете нова автоматична височина на реда:
    • Маркирайте реда, височината на който трябва да промените.
    • От контекстното меню изберете командата Row Height, за да зададете новата
       височина на реда. Диапазона на изменение на височината на реда е от 0 до 409
       точки (point). Натиснете бутона OK.
    • Или от меню Format използвайте командата Rows→Height.
                                                         →
За да изберете автоматична височина на реда в зависимост от данните в този ред,
трябва да направите следното.
    • Маркирайте реда, височината на който трябва да промените.
    • От меню Format изпълнете командата Rows →AutoFit.
                     2.6.       СОРТИРАНЕ НА ДАННИ
       2.6.1. СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И
            НАМАЛЯВАЩ РЕД НА ЧИСЛОВИТЕ ДАННИ
За да сортирате числови данни, трябва да направите следното:
    • Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате.
    • Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ
       ред от лентата със стандартни бутони.
   •   Проверете резултата от сортирането.
       2.6.2. СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И
            НАМАЛЯВАЩ РЕД ПО АЗБУЧЕН РЕД
За да сортирате текстови данни, трябва да направите следното:
    • Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате.
    • Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ

       ред от лентата със стандартни бутони.
   •   Проверете резултата от сортирането.
Какво значи списък в програмата Microsoft Excel?
Базите данни представляват списъци (серии) от редове, които съдържат асоциирани
данни. Програмата Microsoft Excel позволява да се създават таблици на работния лист,
които се наричат бази данни към които можем да приложим команди за търсене и
извличане на нужната информация. Електронните таблици, съдържащи бази данни в
Microsoft Excel обикновено се казват списъци. Списъкът се създава като информация,
състояща се от редове с еднотипни данни. Много операции за обработка и анализ на
данните в списъка са автоматизирани. За ефективното използване на тези предимства
при създаване и въвеждане в списък, трябва да спазвате следните правила.
   • Не разполагайте на работния лист повече от един списък.
   • Списъкът трябва да е отделен от другите данни в работния лист с поне един
       празен ред и поне една празна колона. Като следствие от това трябва да се
       избягват празните редове и празните колони вътре в списъците.


                                                                                       28
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   Всяка колона се нарича поле и трябва да съдържа еднотипна информация. Всеки
       ред се нарича запис и трябва да съдържа пълна информация за обекта.
   •   Първият ред трябва да съдържа етикети, описващи съдържанието на
       съответното поле. Редът с етикетите (или заглавните полета) трябва да бъде
       оформен различно от останалите данни в списъка, например с удебелен шрифт.
       Програмата използва тези етикети за създаване на отчети, търсене и сортиране
       на данни.




На изображението отгоре се вижда списък от 7 полета. Първият ред на списъка
съдържа имената на полетата, всяка колона съхранява точно определена информация.
За да сортирате данните в списък в Microsoft Excel трябва да направите следното:
    • Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни.
    • От меню Data изберете командата Sort…
    • В диалоговия прозорец Sort, Microsoft Excel сортира по колоната, в която сте
       маркирали клетка.




   •   В списъка за сортиране Sort by може да изберете заглавието на друга колона по
       която искате да сортирате списъка.
    • Изберете вида на сортирането по възходящ (Ascending) или по низходящ
       (Descending) ред.
    • Натиснете OK
Ако в прозореца за сортиране е включена опцията No header row а списъка има
заглавен ред, то заглавният ред ще бъде сортиран заедно с останалите редове.
Ако искате да сортирате списък в Microsoft Excel по повече от един параметър, трябва
да направите следното:
    • Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни.


                                                                                       29
Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences



   •   От меню Data изберете командата Sort…
   •   В диалоговия прозорец Sort, в менюто Sort by избирате заглавието на колоната,
       по която ще е първото сортирате.
   •   В менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e второто
       сортиране.
   •   В следващото менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e
       последното сортиране.
   •   За всеки зададен параметър на сортиране изберете вида на сортирането по
       възходящ (Ascending) или по низходящ (Descending) ред.
   •   Натиснете OK.
Забележка: Ако маркирате колона в списъка и стартирате команда за сортиране излиза
следното предупреждение:




   1) Ако изберете Expand the selection, сортирате по зададените параметри целия списък.
   2) Ако изберете Continue with the current selection, в списъка сортирате само тази колона.




                                                                                          30
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie
Excel vavedenie

More Related Content

What's hot

Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...
Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...
Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620
 
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...nataliej4
 

What's hot (8)

Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...
Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...
Luận văn: Tạo động lực lao động tại bảo hiểm xã hội ở Thanh Hóa - Gửi miễn ph...
 
Luận văn: Nâng cao chất lượng nhân lực tại Công ty Xây lắp Dầu khí
Luận văn: Nâng cao chất lượng nhân lực tại Công ty Xây lắp Dầu khíLuận văn: Nâng cao chất lượng nhân lực tại Công ty Xây lắp Dầu khí
Luận văn: Nâng cao chất lượng nhân lực tại Công ty Xây lắp Dầu khí
 
Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Thực phẩm Minh Đạt
Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Thực phẩm Minh ĐạtHoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Thực phẩm Minh Đạt
Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Thực phẩm Minh Đạt
 
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Sự Tại Công Ty Kinh Doanh
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Sự Tại Công Ty Kinh DoanhHoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Sự Tại Công Ty Kinh Doanh
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Sự Tại Công Ty Kinh Doanh
 
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Ngân hàng Agribank, HOT
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Ngân hàng Agribank, HOTĐào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Ngân hàng Agribank, HOT
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Ngân hàng Agribank, HOT
 
Luận văn: Đào tạo nguồn nhân lực tại công ty Điện Lực Miền Bắc
Luận văn: Đào tạo nguồn nhân lực tại công ty Điện Lực Miền BắcLuận văn: Đào tạo nguồn nhân lực tại công ty Điện Lực Miền Bắc
Luận văn: Đào tạo nguồn nhân lực tại công ty Điện Lực Miền Bắc
 
Nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty Truyền Thông Quảng...
Nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty Truyền Thông Quảng...Nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty Truyền Thông Quảng...
Nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty Truyền Thông Quảng...
 
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...
Hoàn Thiện Công Tác Tuyển Dụng Nhân Lực Tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Dịch ...
 

Viewers also liked

Excel formatirane
Excel formatiraneExcel formatirane
Excel formatiraneval1616
 
HTML5 приложения за Android, урок 4
HTML5 приложения за Android, урок 4HTML5 приложения за Android, урок 4
HTML5 приложения за Android, урок 4Leon Anavi
 
9. заявка с изчислителни полета
9. заявка с изчислителни полета9. заявка с изчислителни полета
9. заявка с изчислителни полетаdnaidenowa
 
валидация на данни
валидация на даннивалидация на данни
валидация на данниIrena Miteva
 
Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...
Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...
Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...Junior Achievement Bulgaria
 
Photoshop 3
Photoshop 3Photoshop 3
Photoshop 3iiani
 
Създаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работа
Създаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работаСъздаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работа
Създаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работаAnita Nestorova
 
Photoshop 4
Photoshop 4Photoshop 4
Photoshop 4iiani
 
Comp graph
Comp graphComp graph
Comp graphiiani
 
Photoshop 1
Photoshop 1Photoshop 1
Photoshop 1iiani
 
Етапи при създаване на уеб сайт
Етапи при създаване на уеб сайтЕтапи при създаване на уеб сайт
Етапи при създаване на уеб сайтanihadjiiska
 
алгоритми
алгоритмиалгоритми
алгоритмиmtrad
 
специализирани функции (Date, if, today
специализирани функции (Date, if, todayспециализирани функции (Date, if, today
специализирани функции (Date, if, todayIrena Miteva
 
ИТ - MS Excel - Проектиране на таблици
ИТ - MS Excel - Проектиране на таблициИТ - MS Excel - Проектиране на таблици
ИТ - MS Excel - Проектиране на таблициnad_and
 
PresentationDesign
PresentationDesignPresentationDesign
PresentationDesignEmil Minev
 
ИТ - Weebly - 8 клас
ИТ - Weebly - 8 класИТ - Weebly - 8 клас
ИТ - Weebly - 8 класnad_and
 
Digitalno obrazovanie
Digitalno obrazovanieDigitalno obrazovanie
Digitalno obrazovanieDina Kirilova
 

Viewers also liked (20)

Excel formatirane
Excel formatiraneExcel formatirane
Excel formatirane
 
HTML5 приложения за Android, урок 4
HTML5 приложения за Android, урок 4HTML5 приложения за Android, урок 4
HTML5 приложения за Android, урок 4
 
Наръчник на учетеля
Наръчник на учетеляНаръчник на учетеля
Наръчник на учетеля
 
www.PomniLesno.Eu
www.PomniLesno.Euwww.PomniLesno.Eu
www.PomniLesno.Eu
 
9. заявка с изчислителни полета
9. заявка с изчислителни полета9. заявка с изчислителни полета
9. заявка с изчислителни полета
 
валидация на данни
валидация на даннивалидация на данни
валидация на данни
 
Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...
Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...
Учебни програми на Джуниър Ачийвмънт за обучение по профилирана подготовка Те...
 
Photoshop 3
Photoshop 3Photoshop 3
Photoshop 3
 
Създаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работа
Създаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работаСъздаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работа
Създаване на сайт за рекламна агенция - Курсова работа
 
Photoshop 4
Photoshop 4Photoshop 4
Photoshop 4
 
Comp graph
Comp graphComp graph
Comp graph
 
Photoshop 1
Photoshop 1Photoshop 1
Photoshop 1
 
Етапи при създаване на уеб сайт
Етапи при създаване на уеб сайтЕтапи при създаване на уеб сайт
Етапи при създаване на уеб сайт
 
алгоритми
алгоритмиалгоритми
алгоритми
 
специализирани функции (Date, if, today
специализирани функции (Date, if, todayспециализирани функции (Date, if, today
специализирани функции (Date, if, today
 
ИТ - MS Excel - Проектиране на таблици
ИТ - MS Excel - Проектиране на таблициИТ - MS Excel - Проектиране на таблици
ИТ - MS Excel - Проектиране на таблици
 
PresentationDesign
PresentationDesignPresentationDesign
PresentationDesign
 
ИТ - Weebly - 8 клас
ИТ - Weebly - 8 класИТ - Weebly - 8 клас
ИТ - Weebly - 8 клас
 
Digitalno obrazovanie
Digitalno obrazovanieDigitalno obrazovanie
Digitalno obrazovanie
 
професии
професиипрофесии
професии
 

Excel vavedenie

  • 1. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 1. ВЪВЕДЕНИЕ 1.1. ПЪРВИ СТЪПКИ 1.1.1. СТАРТИРАНЕ НА ПРОГРАМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ Едно от най-типичните приложения на електронните таблици е за автоматизиране на изчисленията в офиса и дома. Табличното представяне на данни е удобно не само, когато с тях ще се извършват изчисления. Така представените данни могат да бъдат по-лесно анализирани, сортирани и визуализирани чрез представянето им в диаграми. Най-често използваната програма за управление на електронни таблици е Microsoft Excel Стартиране на MS Excel: І начин: Отворете Start менюто (чрез кликване с левия бутон на мишката върху бутона “Start” в левия край на лентата с задачи или натискане на клавиша от клавиатурата) и посочете Програми (Programs) или Всички програми (All Programs – в зависимост от настройките на Windows) и от появилия се списък с програми изберете Microsoft Excel ІІ начин: Отворете Start менюто (чрез кликване с левия бутон на мишката върху бутона “Start” в левия край на лентата с задачи или натискане на клавиша от клавиатурата) и изпълняваме командата New Office Document стартира се диалогов прозорец, от който можем да изберем вида на новия документ, чрез двукратно кликване върху иконата на Празна работна книга (Blank Workbook) или селектираме иконата и натиснем бутона OK в долния десен ъгъл на прозореца. 1
  • 2. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences От този диалогов прозорец можете да избирате и други шаблони за електронни таблици, например таблица за балансов отчет (Balance Sheet) или фактури за продажба (Sales Invoice) и други. Други начини за стартиране на MS Excel: • Ако имате икона на програмата на работния плот (Desktop), можете да стартираме MS Excel, чрез двукратно кликване върху нея. • Чрез стартиране на файл създаден от програмата MS Excel. Какво представляват работната книга и работния лист? Работната област на програмата MS Excel представлява електронна таблица, която се нарича работен лист (Worksheet). Основният елемент на всяка таблица е клетката, която се получава от пресичането на редовете с колоните. Въвеждането на данни става в клетките на работния лист. Всеки работен лист се състои от 65 536 реда и 256 колони. Всяка колона си има име – буква от латинската азбука от А до Z, следват AA, AB и т.н. Всеки ред също – число от 1 до 65 536 и по този начин всяка клетка от таблицата е еднозначно дефинирана чрез името на колоната и номера на реда, в които се намира: A1, C4, AA23, AB18 и т.н. Работните листове са групирани в работната книга (Workbook). По подразбиране работната книга в програмата MS Excel съдържа три работни листа, чиито етикети се виждат в долния ляв ъгъл на програмния прозорец. Тези етикети стандартно имат имена Sheet1, Sheet2 и т. н. Можете да добавяте, изтривате и сменяте имената и местата на работни листове от една работна книга. Работната книга се състои от съвкупност от работни листове, съхранени в един файл. Количеството работни листове в една работна книга при необходимост може да се увеличи до 255 или намали до 1. 2
  • 3. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 1.1.2. ОТВАРЯНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА За да отворите съществуваща работна книга (файл на Excel) е необходимо да направите следното: • Изберете от менюто File → Open… или натиснете бутона на Стандартната инструментална лента. В резултат се отваря диалогов прозорец Open. • Ако името на файла се вижда в диалоговия прозорец Open, двукратно кликвате върху него или го посочвате и натискате бутона Open в долния десен ъгъл на прозореца. • Ако името на търсения файл го няма в списъка с файлове в диалоговия прозорец Open, е необходимо да се промени текущата папка чрез падащия списък в полето Look in Придвижвате се до папката, в която се намира желания файл и след това го отваряте по описания по-горе начин. Придвижването може да стане и чрез натискане на бутона за преход в по-горно ниво (Up One Level) в диалоговия прозорец Open. 1.1.3. ОТВАРЯНЕ НА НЯКОЛКО РАБОТНИ КНИГИ За отваряне на няколко работни книги едновременно е необходимо да ги селектирате като група в списъка от имена на файлове в диалоговия прозорец Open. • Изберете от менюто File → Open… или натиснете бутона на Стандартната инструментална лента. В резултат се отваря диалогов прозорец Open. 3
  • 4. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences Ако имената на търсените книги (файловете) са последователни в списъка на прозореца Open, за маркирането им се използва клавиш Shift от клавиатурата: o маркирате името на първия файл (работна книга) o натискате и задържате клавиш Shift o маркирате името на последния файл (работна книга) от желания от нас списък. Всички файлове (работни книги) между първия и последния се маркират. Ако имената на търсените книги (файловете) са непоследователни, за маркирането им се използва клавиш Ctrl от клавиатурата: o маркирате името на първия файл (работна книга) o натискате и задържате клавиш Ctrl o маркирате имената на желаните файлове (работни книги) • След като сте селектирали групата файлове (работни книги), натискате бутона Open в долния десен ъгъл на прозореца. 1.1.4. СЪЗДАВАНЕ НА НОВА РАБОТНА КНИГА. ЗАПИС НА РАБОТНА КНИГА КАТО ФАЙЛ Когато стартирате Excel от бутона „Start” →Programs→Microsoft Excel или от икона на Desktop се стартира програмата заедно с нова празна работна книга, в която можете да въвеждате данни. Много често в процеса на работа се налага да създавате нови работни книги. За целта трябва да направите едно от следните действия: • Избирате бутона (New) от Стандартната лента с инструменти. • Натискате клавишната комбинация Ctrl+N • Изпълнявате команда от менюто File → New… Появява се прозорец на задачите (Task Pane), разположен вдясно на вашата работна област. От него избирате хипервръзката празна работна книга (Blank workbook) За избор на празна работна книга За избор на шаблон за работна книга Създаването на нова работна може да стане на базата на специални шаблони. Шаблонът е предварително дефинирана работна книга с вградено форматиране и предварително дефинирани полета и функции. За да изберете готов шаблон трябва да направите следното: • Изпълнявате команда от менюто File → New… • От появилия се вдясно прозорец на задачите (Task Pane) в областта Templates изберете хипервръзката . Отваря се диалогов прозорец Templates. 4
  • 5. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • В този диалогов прозорец можете да изберете необходимия ви шаблон чрез селектиране на неговата икона и натискане на бутон ОК. Други шаблони можете да изтеглите от уебсайта на Microsoft като натиснете бутона в долния ляв ъгъл. За записване на нова работна книга като файл на вашия компютър е необходимо да направите следното: • Изпълнявате команда от менюто File → Save или да изберете бутона (Save) от Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S. Отваря се диалогов прозорец Save as (запиши като). • В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете работната книга • В текстовото поле File name въвеждаме името на файла, под което искаме да съхраним работната книга. • Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на прозореца. 1.1.5. ЗАПИС НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА КАТО ФАЙЛ За да съхраните работна книга е необходимо да направите следното: • Изпълнявате команда от менюто File → Save или да изберете бутона (Save) от Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S. • В слуачй на първи запис на работната книга като файл се отваря диалогов прозорец Save as (запиши като), където в текстовото поле File name въвеждаме името на файла, а в полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете работната книга. • Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на прозореца. За да съхраните резервно копие на работна книга е необходимо да направите следното 5
  • 6. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Изпълнявате команда от менюто File → Save as…. Отваря се диалогов прозорец Save as (запиши като). • В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете резервното копие на работната книга • В текстовото поле File name въвеждате името на файла, под което искате да съхраните резервното копие на работната книга. • Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец. След като натиснете бутона Save в програмния прозорец на Excel остава активен последния записан файл ( т. е. копието на работната книга). Ако искате да се върнете, за да работите в оригиналната работна книга е необходимо да отворите менюто File и да изберете съответното име на файл от списъка с най-скоро използваните файлове, който се намира в долната част на менюто. Обикновено там се пазят имената на четирите последно използвани файлове, но бройката може да се промени чрез настройките на програмата. Когато правите промени в работна книга важно е да записвате работата си на чести интервали, за да избегнете загуба на данни. За целта трябва да направите следното: • Изберете команда от менюто File → Save или да изберете бутона (Save) от Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S. Това прави текущ запис на данните в работната книга под същото име на файла. Съхраняването на работната книга като файл на дискета, протича по същия начин с единствената разлика, че в прозореца Save as трябва да се укаже, че записът ще се извърши на дискетното устройство. Ето стъпките, които трябва да извършите: • Изберете команда от менюто File → Save as…. • В отворения прозорец Save as в полето Save in от падащия списък избирате означението 3,5 Floppy (A:) • В текстовото поле File name въвеждаме името на файла, под което искате да съхраните работната книга. • Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец Когато записвате работна книга като файл, можете да въведете описателна информация за съдържанието и. Това мажете да извършите като изпълните: • Изберете команда от менюто File →Properties. Отваря се диалогов прозорец Properties 6
  • 7. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Въвеждате необходимата описателна информация • Натискате бутона OK в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец 1.1.6. ЗАТВАРЯНЕ НА РАБОТНА КНИГА Когато завършите работа с работната книга трябва да я затворите. За да направите това е необходимо да изпълните следните стъпки: • Изберете команда от менюто File → Close или натиснете клавишната комбинация Ctrl+F4 Ако последните изменения в работната книга не са съхранени, се появява диалогов прозорец • Ако изберете бутона „Yes” последните изменения в работната книга ще бъдат съхранени и работната книга се затваря. Ако работната книга не е записана като файл се стартира диалоговия прозорец Save as, в който уточняваме къде и под какво име да се запише. • Ако отговорите с натискане на бутона ”No” работната книга се затваря, без да се запазвят последните промени. • Ако изберете бутона ”Cancel” означава, че се отказвате от затварянето на работната книга. За да намалите размера на прозореца на програмата Microsoft Excel е необходимо да направите едно от следните действия: В горния десен ъгъл на прозореца • натискате бутона (Minimize), програмния прозорец се скрива от екрана, но програмата остава активна. Можем да възстановим отново прозореца чрез натискане на съответния бутон с името на файла от лентата със задачи. • натискате бутона (Restore) ако прозорецът заема целия екран и искате да го намалите. За да излезете от програмата Microsoft Excel е необходимо да направите една от следните стъпки • Изберете команда от менюто File → Exit • Изпълнете клавишната комбинация Alt+F4 • Натиснете бутона (Close) в горния десен ъгъл на програмния прозорец на Microsoft Excel. 1.1.7. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ВГРАДЕНИТЕ СИСТЕМА ЗА ПОМОЩ (HELP) В ПРОГРАМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ MICROSOFT EXCEL. Какво е офис помощник (Office Assistant)? Най-вероятно първото ви впечатление ви впечатление от помощната система ще бъде Office помощника – анимиран герой, който изскача на екрана малко след като стартирате Excel. Той следи вашата работа и дава полезни съвети, които се появяват в балончета подобни на тези които сте виждали в комиксите. В тях помощника ви дава 7
  • 8. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences предложения за по-продуктивна работа, предупредителни съобщения или отговаря на въпроси, които можете да му задавате. Ако помощника е скрит от екрана, за да го извикате трябва да на правите следното: От лентата с менюта отворете менюто Help Изберете командата Show Office Assistant (покажи Office помощника) За да се скрие помощника от екрана е необходимо да щракнете върху него с десния бутон на мишката и да изберете командата Hide (Скривам). ЗАВЪРШВАНЕ НА РАБОТАТА С ПРОГРАМАТА За да прекратите работата с програмата Excel трябва да изпълните едно от следните неща: o изпълнете командата Exit от менюто File. o изберете клавишната комбинация Alt+F4 o натиснете бутона Close в горния десен ъгъл на екрана на програмата 1.2. ИЗМЕНЕНИЕ НА РЕЖИМА НА РАБОТА НА ПРОГРАМАТА MICROSOFT EXCEL 1.2.1. ИЗМЕНЕНИЕ НА НАСТРОЙКИТЕ НА ПРОГРАМАТА За промяна на настройките е необходимо да се направите следното: • Изпълнете командата Options от менюто Tools • В появилия се диалогов прозорец изберете листа с настройки за изглед View • Изберете се необходимите параметри като поставите отметка пред тях. • Натиска се бутона ОК, за да се приемат новите настройки. Така могат да се извършат и останалите настройки на Microsoft Excel като се използват листовете с настройки съответно за редакция (Edit), за изчисления (Calculation), за записване на работната книга като файл (Save) и други. 8
  • 9. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 1.2.2. МАЩАБИРАНЕ НА ИЗОБРАЖЕНИЕТО НА РАБОТНИЯ ЛИСТ Понякога при работа с електронната таблицата се налага увеличаване на мащаба или намаляване на изображението с цел да се вижда по-голяма част от нея. За да направите това трябва да извършите следното: • Отворете падащия списък Zoom (Мащабиране) от стандартната лента с инструменти • Изберете необходимия мащаб за изображението на работния лист. Когато имаме маркирана област от клетки в таблицата можете да изберете от същия списък Selection тогава Excel автоматично избира такъв мащаб, че в прозореца да се разположи само маркираната област. 1.2.3. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ НА ИНСТРУМЕНТАЛНИТЕ ЛЕНТИ НА ЕКРАНА В Excel съществуват множество инструментални ленти, на които във вид на бутони се намират командите, които могат да се изпълняват в програмата, класифицирани според названието на лентата. Обикновено Excel работи с включени стандартна и форматираща лента. Понякога се налага да се включват или изключват и други инструментални ленти. Затова е необходимо да направите следното: • Изберете от менюто View Toolbars или кликнете с десния бутон на мишката върху произволна инструментална лента. Отваря се списък с инструментални ленти. Пред лентите, които в момента се виждат на екрана има отметка. • За да включите съответната лента от този списък трябва да кликнете върху името и, което поставя отметка пред него. • За да изключите лента от екрана кликнете върху името и – отметката се изключва. Лентите могат да се разполагат на различни места на екрана като се преместват с влачене. 9
  • 10. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 1.3. ТИПОВЕ ФАЙЛОВЕ ПОДДЪРЖАНИ ОТ ПРОГРАМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ MICROSOFT EXCEL 1.3.1. СЪХРАНЯВАНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА ВЪВ ФАЙЛ ОТ ДРУГ ТИП По подразбиране Microsoft Excel записва работните книги във файлове, които имат разширение XLS. Ако искате вашия файл да се използва от друга програма или от по- стара версия на Excel трябва да зададете съответно друг тип на файла. За да съхраните работната книга в различен от стандартния за Excel тип на файл трябва да направите следното: • Изберете команда от менюто File → Save as…. • В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете резервното копие на работната книга • В текстовото поле File name въвеждате името на файла, под което искате да съхраните резервното копие на работната книга. • В полето Save as Type (тип на файла), което се намира на под полето за име, от падащия списък избирате нужния тип, например: txt – за текстов файл html, htm – за web-страница и други. • Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец. За да съхраните работната книга във файл, който може да бъде използван от по-стари версии на Microsoft Excel трябва да направите следното: • Изберете команда от менюто File → Save as…. • В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете резервното копие на работната книга • В текстовото поле File name въвеждате името на файла, под което искате да съхраните резервното копие на работната книга. • В полето Save as Type (тип на файла), от падащия списък избирате нужния тип, отговарящ на версията на Excel, в която искаме да използваме работната книга. • Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец. Ако в процеса на работа с Microsoft Excel се налага да извършвате едни и същи изчисления или прилагате едно и също форматиране към клетките на таблицата можете да създадете образец на работна книга и да я съхраните като шаблон (Template). Изготвянето на шаблони включва следните елементи: • текстови и графични данни 10
  • 11. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • форматиране • настройки на страницата, задаване на колонтитули • формули • макроси Шаблоните се съхраняват във файлове с разширение *.XLT в специална папка Templates. При създаването на работна книга на базата на шаблон програмата създава копие на шаблона, а оригиналния темплейт се съхранява за следващо използване. За да съхраните една работна книга като шаблон на документ (Template) в Microsoft Excel е необходимо да направите следното: • В прозореца Save as, който се отваря при даване команда за записване на файл, в полето Save as Type (тип на файла), от падащия списък избирате Template, в полето Save in се активира папката Templates , а в полето за име на файла напишете името на шаблона. Създава се файл с разширение *.XLT За създаването на нова работна на базата на предварително създаден шаблон е необходимо: • . Изпълнявате команда от менюто File → New… • От появилия се вдясно прозорец на задачите (Task Pane) в областта Templates изберете хипервръзката . Отваря се диалогов прозорец Templates. • В този диалогов прозорец от листа общи (General) можете да изберете шаблона, който предварително сте запазили чрез селектиране на неговата икона и натискане на бутон ОК. 11
  • 12. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 2. ОСНОВНИ ОПЕРАЦИИ 2.1. ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ 2.1.1. ВЪВЕЖДАНЕ НА ЧИСЛА В КЛЕТКА За да въведете число в клетка, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе числото и го напишете. Ако числото е отрицателно, то трябва да се въведе знака „–“ пред числото или огради числото с кръгли скоби. • За въвеждане на десетично число, въдете дробната част след десетичната запетая • Натиснете клавиша Enter По подразбиране числото се подравнява вдясно. Ако е необходимо да се въведе число или формула като текст, пред такива данни трябва да се постави апостроф. За да въведете дата или час в клетка, трябва да се направи следното: • Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе дата или час и въведете тези данни. Като разделител за дата се използва точка или наклонена черта (slash), а за час – двоеточие. • За да въведете текущата дата използвайте клавишната комбинация Ctrl+; а за въвеждане на текущия час използвайте клавишната комбинация Ctrl+: 2.1.2. ВЪВЕЖДАНЕ НА ТЕКСТ В КЛЕТКА За да въведете текст в клетка, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе текста и го напишете. • След въвеждане на текста натиснете клавиша Tab за активиране на клетката, която е вдясно или клавиша Enter за активиране на клетката отдолу. За да използвате функцията автоматична запълване, при въвеждане на текст в клетка в програмата Microsoft Excel трябва да направите следното: • Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни • Започнете да въвеждате данните. По правилата за въвеждане на данни в програмата Microsoft Excel, автоматично запълва остатъка от дадената клетка използвайки информацията, въведена в клетките на списъка по-горе, както се вижда на примера с фамилията Иванов • Натиснете клавиша Enter за приемане на останалите данни в клетката или продължете да въвеждате в клетката, в случай на отказ за запълване на клетката с тези данни. За да използвате функцията избор от списък при въвеждане на текст в клетка чрез програмата Microsoft Excel, трябва да направите следното: • Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни • Върху маркираната клетка натиснете десния бутон на мишката и изберете командата за избор от списък…(Pick from Drop-down List…) 12
  • 13. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • В отварящия се списък избирате нужния елемент и натискате клавиша Enter или избирате нужния елемент от списъка по-горе с левия клавиш на мишката. 2.1.3. ВЪВЕЖДАНЕ НА ЗНАЦИ И СПЕЦИАЛНИ СИМВОЛИ В КЛЕТКА Понякога в процеса на работа с електронни таблици е необходимо да използвате на работния лист, знаци или специални символи, които ги няма на клавиатурата, например © или ®. За да вмъкнете специални символи като използвате Автоматична замяна в електронната таблица на Microsoft Excel, трябва да направим следното: • Изпълнете командата от меню Tools → AutoCorrect Options… • В отворения диалогов прозорец Автоматична замяна (AutoCorrect) се убедете, че нужния ви символ присъства в дясната колона на таблицата (Replace). Запомнете съответстващата на специалния символ последователност от стандартни клавиши в лявата колона на таблицата (With). • Натиснете клавиша OK за затваряне на диалоговия прозорец. • В клетката на електронната таблица за да вмъкнете специалния символ въведете съответната последователност от стандартни клавиши от лявата колона на таблицата в диалоговия прозорец. За да вмъкнете на специални символи чрез използване на таблицата със символи на Microsoft Excel трябва да направите следното: 13
  • 14. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Стартирайте таблицата със символи от Start→Programs→Accessories→System Tools→Character Map. • В отворения прозорец на таблицата със символи изберете нужния ви специален символ, и натиснете клавиша Select (автоматично избрания символ се копира в полето за копиране на символи (Characters to copy). След това натискате клавиша Copy (съдържанието на поле се копиране на символи се копира в буфера за обмен (Clipboard)). • Ако нужния символ отсъства в прозореца, от списъка на Font избирате друг шрифт. 14
  • 15. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • След копирането на специалния символ в Clipboard превключете на програмата Microsoft Excel чрез лентата със задачите (Task Bar) или чрез клавишната комбинация Alt+Tab. • В прозореца на програмата позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на символа и натиснете бутона Paste или използвайте менюто . В меню Font трябва да сте избрали шрифта Symbol! Но най-често използвайте командата Symbol от менюто за вмъкване Insert. От появилия се диалогов прозорец Symbol трябва да изберете шрифт (Font), в който има съответния специален символ, да маркирате символа и да натиснете клавиша Insert. В този прозорец може да се дефинира клавишна комбинация на често използваните символи. 2.1.4. ВЪВЕЖДАНЕ В КЛЕТКА НА ПРОСТИ ФОРМУЛИ За да въведете в клетка формула трябва да направите следното: • Маркирайте клетката, в която трябва да въведете формулата. • Въведете символа „=” (равно) • Въведете израза, който трябва да се изчисли. Израза може да съдържа операнди, стойности, адреси на клетки и символи за математически операции, като „+” (събиране) или „–” (изваждане). Например: =(A5+B8)*C3. При това адресите на клетките трябва задължително да се наберат на английски език! • След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се изчислява резултата от израза в клетката. Ако формулата има грешка вместо данни ще има резултат, започващ със знака „#”. Друг начин за въвеждане във формулата на адреси на клетки: • Маркирайте клетката, в която е резултата от формулата. • Въведете символа „=” (равно) • С помощта на клавишите за управление на курсора маркирайте клетката, чийто адрес се използва във формулата или кликнете с мишката на клетката, чийто адрес се използва във формулата. Програмата Microsoft Excel автоматично пренася адреса на тази клетка във формулата. 15
  • 16. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Наберете от клавуатурата знак за математическа операция, например „+” или „*”. • Повторете предишните две стъпки, докато формулата не бъде въведена правилно. • След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се изчислява резултата от израза в клетката. Приоритети на аритметическите операции в програмата Microsoft Excel. В програмата Microsoft Excel аритметическите операции се изпълняват в следния ред: 1. логически функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT). 2. „+” или „–” (като знаци на числа) 3. „^” (въвеждане на степен) 4. „*” или „/” (произведение или частно) 5. „+” или „–” (събиране или изваждане) 6. „&” (обединение на 2 текстови реда в един) 7. = < > <= >= (логически операции) В програмата Lotus 1-2-3 приоритета на изпълнение на аритметичните операции се различава от приоритета в програмата Microsoft Excel. Затова еднакви формули могат да дадат различни резултати при използването им в различни програми. 2.1.5. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ОТМЯНА За отмяна на последното невярно изпълнено действие трябва да направите едно от следните действия: • Натиснете бутона Отмени (Undo) от лентата със стандартни бутоните • Изпълнете командата Отмени (Undo) от меню Edit • Натиснете клавишната комбинация Ctrl+Z За отмяна (повторение) на последното отменено действие трябва да направите едно от следните действия: • Натиснете бутона Върни (Redo) от лентата със стандартни бутоните • Изпълнете командата Върни (Redo) от меню Edit • Натиснете клавиша F4 2.2. ИЗБОР НА ДАННИ 2.2.1. МАРКИРАНЕ НА СЪСЕДНИ И НЕСЪСЕДНИ КЛЕТКИ За да маркирате клетка трябва да направите следното: • Кликнете с левия клавиш на мишката на нужната клетка За да маркирате област от несъседни клетки трябва да направите следното: • Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за маркиране. • Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl. • Кликнете с левия клавиш на мишката на следващата несъседна клетка от областта за маркиране. • Отпуснете клавиша Ctrl. За да маркирате област от съседни клетки трябва да направите следното: • Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за маркиране. 16
  • 17. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние влачейки (премествайки) мишката до последната клетка от областта за маркиране. За да маркирате на правоъгълна област от съседни клетки трябва да направите следното: • Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за маркиране. • Дръжте в натиснато състояние клавиша Shift и кликнете с левия бутон на мишката на последната клетка от областта за маркиране. • Отпуснете клавиша Shift. За да маркирате всички клетки от работния лист (Sheet) трябва да направите следното действие: • Кликнете с левия клавиш на мишката в лявата горна част на работната област в програмата Microsoft Excel в мястото на пресичане на заглавния ред със заглавната колона. • Натиснете клавишната комбинация Ctrl+А. За да маркирате няколко работни листа (Sheet) трябва да направите следното действие: • Кликнете с левия клавиш на мишката на първия лист (Sheet) от областта за маркиране. • Задръжте клавиша Ctrl и кликнете с левия бутон на мишката на всеки следващ лист от областта за маркиране. • Отпуснете клавиша Ctrl. За да маркирате всички работни листа (Sheet) от цялата работна книга трябва да направите следното действие: • Кликнете върху кой да е работен лист и натиснете десния бутон на мишката. • В откриващото се контекстно меня изберете Избери всички листи (Select All Sheets) 17
  • 18. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 2.2.2. МАРКИРАНЕ НА КОЛОНИ И РЕДОВЕ. МАРКИРАНЕ НА НЕСЪСЕДНИ КОЛОНИ И РЕДОВЕ. За да маркирате ред трябва да направите следното действие: • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на реда, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно. За да маркирате непрекъсната област от последователни редове трябва да направите следното действие: • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно. • Позиционирайте мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно. • Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния ред от областта за маркиране. • Отпуснете клавиша Shift. За да маркирате прекъсната област от непоследователни редове трябва да направите следното действие: • Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно. • Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl • Кликнете с мишката на всяка следваща цифра вляво, където е заглавието реда за маркиране когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно. • Отпуснете клавиша Ctrl. За маркиране на колона трябва да направите следното: • Кликнете с мишката на буквата отгоре, където е заглавието на колоната, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу. За да маркирате непрекъсната област от последователни колони трябва да направите следното действие: • Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу. 18
  • 19. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Позиционирайте мишката на буквата отгоре в заглавния ред, където е заглавието на последната колона от областта за маркиране, докато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу. • Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift • Кликнете с мишката на буквата, където е заглавието на последния ред от областта за маркиране. • Отпуснете клавиша Shift. За да маркирате прекъсната област от непоследователни колони трябва да направите следното действие: • Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно. • Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl • Кликнете с мишката на буквата на всяка колона, която искате да маркирате, когато мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу. • Отпуснете клавиша Ctrl. 2.3. КОПИРАНЕ, ПРЕМЕСТВАНЕ, ИЗТРИВАНЕ. 2.3.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА БУФЕРА ЗЯ ОБМЕН (CLIPBOARD) ЗА ДУБЛИРАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКА В ДРУГА ЧАСТ НА РАБОТНИЯ ЛИСТ. За да копирате съдържанието на клетка в рамките на един работен лист, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които искате да копирате. • Позиционирайте указателя на мишката на рамката на маркираната за копиране област за да добие мишката вида на стрелка за копиране . • Задръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl, влачете при натиснат ляв бутон на мишката до новото място, от където ще се копира маркираната област. • Отпуснете клавиша Ctrl. Всички формули, които се намират в областта за копиране автоматично променят относителните адреси на клетките, които участват във формулите при копиране на ново място. При използване на Буфера за Обмен (Clipboard) при копиране на данни от програмата Microsoft Excel в друго приложение трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копираме. 19
  • 20. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Изпълнете командата Copy от меню Edit или натиснете клавишната комбинация Ctrl+C или бутона от лентата със стандартни бутони. • Превключете на програмата, в която ще копирате маркираната област от клетки. Това може да стане чрез бутона от лентата със задачи или с клавишната комбинация Alt+Tab. • Позиционирайте курсора на мястото, където ще се вмъкнат данните от буфера (Clipboard). • Изпълнете командата Paste от меню Edit или натиснете клавишната комбинация Ctrl+V или бутона от лентата със стандартни бутони. При Microsoft Office 2000 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 12 фрагмента от информацията. Копиране на няколко фрагмента информация в буфера за обмен (Clipboard) При Microsoft Office 2002 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 24 фрагмента от информацията. При опит за копиране в буфера за обмен (Clipboard) 25-ти фрагмент програмата ще го запише на мястото на първия. За да запишете няколко фрагмента в Clipboard, трябва да ги записвате един по един, при Clipboard, който се вижда на екрана. За да се визуализира Clipboard на екрана, трябва да направите едно от следните действия: • Изпълнете командата Office Clipboard… от меню Edit. • Натиснете два пъти клавишната комбинация Ctrl+C. • Натиснете два пъти бутона Copy от лентата със стандартни бутони. Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All) и Изтрий всичко (Clear All) За да запишете няколко фрагмента от информация в Буфера за обмен (Clipboard) трябва да направите следното: • Ако Областта за задачите (Task Pane) не се вижда на монитора, трябва да изпълните командата Office Clipboard от менюто Edit 20
  • 21. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All) и Изтрий всичко (Clear All), а също и бутони с фрагменти информация, която се намира в буфера (не повече от 24 фрагмента). При избор с мишката на фрагмент от информацията чрез кликване в дясната част на този фрагмент, се открива меню, в което са събрани двете команди Постави (Paste) и Изтрий (Delete). • Позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на фрагмента от буфера • Изберете фрагмента от буфера и от менюто изберете Постави (Paste). За да преместите или копирате данни на друг Работен лист в рамките на една Работна книга, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или местите. • За да преместите данните позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки. • Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Alt и при натиснат ляв бутон на мишката влачите върху името на работния лист, в който трябва да местите. • Отпуснете клавиша Alt. • За да копирате данните изпълнете същата процедура при натиснати клавиши Alt и Ctrl. За да преместите или копирате данни в друга Работна книга, трябва да направите следното: • Отворете друга Работна книга • От менюто Прозорец (Window) изпълнете командата Arrange… и от отворения диалогов прозорец изберете Tiled (Horizontal, Vertical) и натиснете OK. • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или местите. • За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки. • Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl и при натиснат ляв бутон на мишката влачите в другата Работна книга. • Отпуснете клавиша Ctrl. За да копирате данни в съседни клетки (запълване), трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате. 21
  • 22. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка (манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс. • В това състояние, с натиснат ляв клавиш на мишката, влачите наляво, надясно, нагоре или надолу, където е областта от клетки за запълване. • След копирането отпуснете левия бутон на мишката. Когато използвате Буфера за обмен (Clipboard) за да копирате обекти между различни Работни листи, Работни книги или Програми, трябва да направите следното: • Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране. • От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy от лентата със стандартни бутони. • Превключете в прозореца на програмата, в която искате да копирате обекта (или идете на друг работен лист или в друга работна книга). • Позиционирайте мишката в левия горен ъгъл на фрагмента, който ще копирате от Clipboard • От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони. За да копирате обекта на нова позиция в Работния лист, трябва да направите следното: • Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране. • Задръжте натиснат клавиша Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на мишката, обекта за копиране на новата позиция в работния лист. • Отпуснете клавиша Ctrl. За да вмъкнете празна клетка с цел създаване на място за копиране на данните в работния лист, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или местите. • За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки. • Задръжте натиснати клавишите Shift и Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на мишката, обекта за копиране на новата позиция в работния лист. • При влаченето индикатора за вмъкване показва мястото където ще се копира. При това вертикалния индикатор за вмъкване показва, че клетките вдясно ще бъдат преместени за да се освободи място за вмъкване, а хоризонталния индикатор за вмъкване показва, че клетките отдолу ще бъдат преместени за да се освободи място за вмъкване. • Отпуснете клавиша Shift и Ctrl. За да копирате числени стойности в клетките, които следват надолу в колоната, трябва да направите следното: • В произволна клетка от работния лист въведете числена стойност или формула • Маркирайте следващата по-долу клетка в колоната. • За да копирате данните от горната клетка натиснете клавишната комбинация Shift+Ctrl+”. 22
  • 23. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Натиснете клавиша Enter за да въведете данните в активната клетка. Ако в клетката с оригинала се намира формула, то версията на копираната клетка ще съдържа само резултата от формулата. За да копирате формулата, трябва да натиснете клавишната комбинация Ctrl+’ (апостроф). За да копирате колона от данни в ред, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или местите. • От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy от лентата със стандартни бутони. • Маркирайте първата клетка от областта, където ще копирате данните • Изпълнете командата Paste Special… • В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Transpose. • Натиснете клавиша OK. За да копирате формула в няколко следващи клетки по редове или по колони, трябва да направите следното: • В клетка от работния лист въведете нужната формула. • Маркирайте клетката с формулата. • Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка (манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс. • В това положение задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние и влачете върху нужната област за копиране. • След окончателното копиране отпуснете левия бутон на мишката. 2.3.2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ В ДАДЕН РАБОТЕН ЛИСТ (SHEET). За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите. • От меню Edit изпълнете командата Cut. • Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните 23
  • 24. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони. За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез влачене с левия бутан на мишката, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите. • Позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки. • Влачете при натиснат ляв бутон на мишката върху новово място. • Отпуснете левия бутон на мишката. 2.3.3. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ (SHEET) В РАМКИТЕ НА ЕДНА РАБОТНА КНИГА. За да преместите съдържанието на клетки между Работените листи на една Работна книга чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите. • От меню Edit изпълнете командата Cut. • Изберете в долната част на екрана на програмата Microsoft Excel работния лист на който искате да преместите данните. • Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните • От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони. 2.3.4. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ МЕЖДУ АКТИВНИ РАБОТНИ КНИГИ. За да преместите съдържанието на клетки между активни Работни книги чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите. • От меню Edit изпълнете командата Cut. • От панела със задачи (Task bar) натиснете бутона на работната книга на Microsoft Excel, в която трябва да преместите маркираните данни. Бутонът е там ако работната книга е била предварително създадена. • Изберете в избраната книга Работния лист на който ще премествате данните. • Маркирайте първата клетка от диапазона, където ще местите данните • От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони. 24
  • 25. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 2.3.5. ИЗТРИВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА МАРКИРАНА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ За да изтриете съдържанието на маркирана област от клетки, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете. • Натиснете клавиша Delete. Ако изтритите данни участват във формула, резултата от формулата може да е неверен или в резултат от формулата може да се получи грешка. За да изтриете данни със запазване на форматирането или само съдържанието, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете. • За да изтриете данни със запазване на форматирането от меню Edit използвайте командата Clear→Contents. → • За да изтриете форматирането на клетките, от меню Edit използвайте командата → Clear→Formats. За да изтриете ред или колона, трябва да направите следното: • Кликнете с мишката на заглавието на този ред или тази колона, които трябва да изтриете. • От меню Edit използвайте командата Delete. Избраните ред или колона се изтриват и на мястото на изтритите се премества долния ред или дясната колона. За да изтриете клетката или областта от клетки, трябва да направите следното. • Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете и от меню Edit използвайте командата Delete. • В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Shift cells left, за да се преместят клетки които са вдясно на мястото на изтритите или Shift cells up, за да се преместят клетките, които са отдолу на мястото на изтритите. • Натиснете клавиша OK. 2.4. ТЪРСЕНЕ И ЗАМЯНА 2.4.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДАТА ЗА ТЪРСЕНЕ НА ОПРЕДЕЛЕНО СЪДЪРЖАНИЕ В КЛЕТКИТЕ. За да търсите информация в Работния лист, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото съдържание. • От меню Edit изпълнете командата Find или използвайте клавишната комбинация Ctrl+F • В диалоговия прозорец Find въведете текста за търсене. Фрагментът за търсене не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа. За да зададете параметри за търсене натиснете бутона Options<<. 25
  • 26. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Натиснете бутона Find Next, за да търсите на следващо място в Работния лист, зададения фрагмент от информация или натиснете бутона Find All, за да намерите в Работния лист всички места, където се намира зададения фрагмент от информация. 2.4.2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ЗАМЯНА НА ОПРЕДЕЛЕНО СЪДЪРЖАНИЕ НА КЛЕТКИ. За да търсите и заменяте информация в Работния лист, трябва да направите следното: • Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото съдържание. • От меню Edit изпълнете командата Replace или използвайте клавишната комбинация Ctrl+H и натиснете бутона Options<< • В диалоговия прозорец Find what въведете текста който търсите. Фрагментът за търсене не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа. • В диалоговия прозорец Replace with въведете текста с който заменяте фрагмента. • Натиснете един от следващите бутони: Find Next за да търсите на следващо място в Работния лист, зададения фрагмент от информация или натиснете бутона Find All, за да намерите в Работния лист всички места, където се намира зададения фрагмент от информация. Чрез бутона Replace заменяте маркирания фрагмент с информация а чрез бутона Replace All заменяте навсякъде в Работния лист търсения фрагмент от информацията. За да приключите търсенето и замяната натиснете бутона Close. 2.5. РЕДОВЕ И КОЛОНИ 26
  • 27. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences 2.5.1. ВМЪКВАНЕ НА РЕДОВЕ И КОЛОНИ За да вмъкнете редове в работния лист, трябва да направите следното: • Маркирате реда, който ще се премести надолу след вмъкването на новия ред. • За да маркирате няколко реда трябва докато държите натиснат левия бутон на мишката да влачите мишката по заглавната колона на редовете вляво. • Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert. • Или от меню Insert използвайте командата Rows. За да вмъкнете колони в работния лист, трябва да направите следното: • Маркирате колоната, която ще се премести вдясно при вмъкването на нова колона. • За да маркирате няколко колони трябва докато държите натиснат левия бутон на мишката да влачите мишката по заглавния ред на колоните отгоре. • Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert • Или от меню Insert използвайте командата Columns. 2.5.2. ПРОМЯНА ВИСОЧИНАТА НА РЕДОВЕ И ШИРИНАТА НА КОЛОНИ. За да променим ширината на колона, трябва да направим следното: • Намерете дясната граница на колоната, ширината на която трябва да променим и поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на мишката приема вида на двустранна стрелка . • Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете дясната граница на колоната вляво за да намалите ширината на колоната или вдясно за да увеличите ширината на колоната. Ако въведеният в колоната текст превишава ширината на колоната, този текст ще заема толкова колони вдясно, колкото е необходимо за да се вижда при условие, че вдясно е празно. Ако клетките вдясно съдържат информация, ще се отреже от клетката тази информация, която превишава размера на клетката и в този случай трябва да се увеличи ширината на колоната. Ако въведената в клетката информация е числова, дата или час и тя превишава ширината на колоната, в клетката ще се получи #####. Тук няма грешка, но за да се види числовата информация, датата или часа в нормален вид трябва да се увеличи ширината на колоната. За изберете автоматична ширина на колоната според максималния размер на данните в тази колона, трябва да направите следното. • Маркирате колоната или колоните, за които трябва да приложите автоматична ширина. • Намерете дясната граница на която и да е от маркираните колони и поставете указателя на мишката там. Указателя на мишката добива вида на двустранна стрелка, която сочи наляво и надясно . • В тази позиция кликнете два пъти с левия бутон на мишката. За да променим ширината на колона, по подразбиране, трябва да направим едно от следните неща: • От меню Format→Columns изпълнете командата Standard Width… → • От меню Format→Columns изпълнете командата Width…и задайте ширина на → колоната, която ще се използва по подразбиране Натиснете бутона OK. За да промените височината на ред, трябва да направите следното: 27
  • 28. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Намерете долната граница на реда, височината на който трябва да промените и поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на мишката приема вида на двустранна стрелка . • Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете долната граница на реда нагоре за да намалите височината на реда или надолу за да увеличите височината на реда. За да изберете нова автоматична височина на реда: • Маркирайте реда, височината на който трябва да промените. • От контекстното меню изберете командата Row Height, за да зададете новата височина на реда. Диапазона на изменение на височината на реда е от 0 до 409 точки (point). Натиснете бутона OK. • Или от меню Format използвайте командата Rows→Height. → За да изберете автоматична височина на реда в зависимост от данните в този ред, трябва да направите следното. • Маркирайте реда, височината на който трябва да промените. • От меню Format изпълнете командата Rows →AutoFit. 2.6. СОРТИРАНЕ НА ДАННИ 2.6.1. СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И НАМАЛЯВАЩ РЕД НА ЧИСЛОВИТЕ ДАННИ За да сортирате числови данни, трябва да направите следното: • Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате. • Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ ред от лентата със стандартни бутони. • Проверете резултата от сортирането. 2.6.2. СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И НАМАЛЯВАЩ РЕД ПО АЗБУЧЕН РЕД За да сортирате текстови данни, трябва да направите следното: • Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате. • Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ ред от лентата със стандартни бутони. • Проверете резултата от сортирането. Какво значи списък в програмата Microsoft Excel? Базите данни представляват списъци (серии) от редове, които съдържат асоциирани данни. Програмата Microsoft Excel позволява да се създават таблици на работния лист, които се наричат бази данни към които можем да приложим команди за търсене и извличане на нужната информация. Електронните таблици, съдържащи бази данни в Microsoft Excel обикновено се казват списъци. Списъкът се създава като информация, състояща се от редове с еднотипни данни. Много операции за обработка и анализ на данните в списъка са автоматизирани. За ефективното използване на тези предимства при създаване и въвеждане в списък, трябва да спазвате следните правила. • Не разполагайте на работния лист повече от един списък. • Списъкът трябва да е отделен от другите данни в работния лист с поне един празен ред и поне една празна колона. Като следствие от това трябва да се избягват празните редове и празните колони вътре в списъците. 28
  • 29. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • Всяка колона се нарича поле и трябва да съдържа еднотипна информация. Всеки ред се нарича запис и трябва да съдържа пълна информация за обекта. • Първият ред трябва да съдържа етикети, описващи съдържанието на съответното поле. Редът с етикетите (или заглавните полета) трябва да бъде оформен различно от останалите данни в списъка, например с удебелен шрифт. Програмата използва тези етикети за създаване на отчети, търсене и сортиране на данни. На изображението отгоре се вижда списък от 7 полета. Първият ред на списъка съдържа имената на полетата, всяка колона съхранява точно определена информация. За да сортирате данните в списък в Microsoft Excel трябва да направите следното: • Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни. • От меню Data изберете командата Sort… • В диалоговия прозорец Sort, Microsoft Excel сортира по колоната, в която сте маркирали клетка. • В списъка за сортиране Sort by може да изберете заглавието на друга колона по която искате да сортирате списъка. • Изберете вида на сортирането по възходящ (Ascending) или по низходящ (Descending) ред. • Натиснете OK Ако в прозореца за сортиране е включена опцията No header row а списъка има заглавен ред, то заглавният ред ще бъде сортиран заедно с останалите редове. Ако искате да сортирате списък в Microsoft Excel по повече от един параметър, трябва да направите следното: • Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни. 29
  • 30. Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences • От меню Data изберете командата Sort… • В диалоговия прозорец Sort, в менюто Sort by избирате заглавието на колоната, по която ще е първото сортирате. • В менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e второто сортиране. • В следващото менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e последното сортиране. • За всеки зададен параметър на сортиране изберете вида на сортирането по възходящ (Ascending) или по низходящ (Descending) ред. • Натиснете OK. Забележка: Ако маркирате колона в списъка и стартирате команда за сортиране излиза следното предупреждение: 1) Ако изберете Expand the selection, сортирате по зададените параметри целия списък. 2) Ако изберете Continue with the current selection, в списъка сортирате само тази колона. 30