1. Създаване на таблици
Таблиците са основните обекти на базата данни. Създаването на
таблицата се състои в задаване на имената на нейните полета и определяне на
техните свойства. Процесът стартира с избиране на
от панела
Objects (фиг.5.10) и щракване върху бутона
. В резултат на това се явява
диалоговият прозорец New Table (фиг.5.11). В него се виждат петте възможни
режима на създаване на таблици. На основата на проектираните вече таблици
на примерното приложение “Обработка на поръчките за продажби” ще се
демонстрират отделните начини за създаване на таблици.
Фиг.5.11.
 DataSheet View
От списъка се избира режимът DataSheet View и се щраква командният бутон ОК. На екрана се
появява прозорец, който представя нова таблица с работно наименование Table1 (фиг. 5.12).
Наименование на полетата в таблицата
Селектор на запис
Бутон за маркиране на цялата таблица
Бутони за навигация
Пореден № на текущия запис
Фиг.5.12.
Прозорецът DataSheet View съдържа следните структурни елементи:
 наименования на полетата в таблицата – при еднократно щракване върху
някое от тях съответната колона се маркира;
 селектор на запис – означава текущия запис на таблица. Бутоните, разположени в левия край на таблицата служат и за маркиране на записите.

2.  бутони за навигация;
 поле с пореден номер на запис;
 бутон за маркиране на цялата таблица.
Таблицата може веднага да се запълва с данни. В конкретния случай се въвеждат данните от таблица “Поръчка” (Виж фиг. 5.6). Служебните имена на колоните могат да бъдат заменени с имената на колоните на въвежданата таблица.
За целта двукратно се щраква в полето с наименование на колоната и след това
се въвежда новото име. Съществува вероятност символите на кирилицата да не
се извеждат на екрана. В такъв случай от менюто Format се избира Font, а от
появилия се диалогов прозорец се избира подходящият шрифт. След въвеждането на данните таблицата се затваря със щракване върху бутона Close. Появява се въпрос дали таблицата ще се запаметява. При утвърдителен отговор
(щракване върху бутона Save) се появява нов прозорец, където се въвежда желаното име. В конкретния случай това е наименованието “Order”. По-нататък
Access извежда нов въпрос, ще има ли първичен ключ. При утвърдителен отговор автоматично се въвежда нова колона, в която последователно са номерирани въведените записи. При отказ разработчикът впоследствие може да избере
едно от полетата за първичен ключ. На фиг. 5.13 е представена новосъздадената
таблица.
Фиг.5.13.
 Table Wizard
1. От списъка в диалоговия прозорец New Table (фиг. 5.11) се избира
режимът Table Wizard и се щраква ОК. Това е програма – помощник,
която на всяка една стъпка дава указания на потребителя за действията,
които трябва да извърши до окончателното оформяне на таблицата (фиг.
5.14). Списъкът Sample Tables предоставя две групи примерни таблици,
които се превключват с радиобутоните (Business и Personal). Всяка една
от избраните таблици предлага в списъка Sample Fields множество
примерни наименования на полета. Така разработчикът в съответствие
със своите потребности избира таблици, съответно полета, от една или от
няколко таблици и ги прехвърля посредством бутоните (>) за едно поле и
(>>) за цяла група полета в Fields in my new table – Полета в моята нова
таблица. С бутона Rename може да преименува някое избраните
наименования. След направения избор с бутона Next се преминава към
следващата стъпка.

3. Фиг.5.14.
2. В тази стъпка се въвежда името на таблицата. За конкретния случай това
е “Customers” (фиг. 5.15). Тук се посочва също дали потребителят ще
дефинира сам първичния ключ или Access ще го определи автоматично. С
бутона Next се преминава към следващата стъпка.
Фиг.5.15.
3. Тъй като в предходната стъпка бе активирана опцията, че потребителят
сам ще постави първичния ключ, тук се прави и съответният избор,
полето CustomerID. Освен това се посочва типът на първичния ключ –
цифров или символен (фиг. 5.16). Преминава се към следващата стъпка.

4. Фиг.5.16.
4. След като таблицата е вече създадена, Table Wizard предлага три
възможности (фиг. 5.17): да се направят промени в проектираната вече
таблица, директно да се въвеждат данните в таблицата, или въвеждане
като се използва форма. В случая е избрано директното въвеждане на
данните. С щракване върху бутона Finish процесът по създаването на
таблицата приключва. На фиг. 5.18. е показана самата таблица.
Фиг.5.17
Фиг.5.18.
 Import Table
1. Програмата Import Table дава възможност да се импортират таблици,
създадени в други приложения, например в Excel.От списъка на
диалоговия прозорец New Table (фиг. 5.11) се избира режимът Import
Table и се щраква ОК. Появява се прозорецът Import (фиг. 5.19) Избира
се папката, типът, съответно файлът, който ще се импортира (My

5. Documents /Products). В конкретния случай става въпрос за таблицата
“Изделие” разработена в среда на Excel. Щраква се бутонът Import.
Фиг.5.19
2. Появява се прозорецът Import SpeadSheet Wizard (фиг. 5.20). От тук се
избира страницата, на която е създадената таблицата. Преминава се към
следващата стъпка.
Фиг.5.20
3. В тази стъпка Access съобщава, че заглавията на колоните на
импортираната таблица могат да служат и като наименования на полета
на създаваната таблица. Ако такова е желанието на потребителя, се
поставя отметка в опцията First Row Contains Column Headings (фиг.
5.21). Преминава се към следващата стъпка.

6. Фиг.5.21.
4. В тази стъпка с помощта на радиобутоните се избира мястото, където ще
бъдат съхранени данните от импортираната таблица. Възможностите са
две: в нова или в съществуваща таблица (фиг. 5.22). В случая е избрана
опцията за съхраняване на данните в нова таблица In a New Table.
Преминава се към следващата стъпка.
Фиг.5.22.
5. В този диалогов прозорец е възможно да се специфицира информацията,
която се въвежда от импортираните полета (фиг. 5.23). За целта се щраква
върху долната част на желаната колона. Активира се полето Field Name и
се изписва желаното име. За конкретната таблица са въведени имената на
колоните ProductID и съответно Price. Ако е необходимо, дадено поле
може да бъде и индексирано. В такъв случай от полето Indexed се избира
подходящата опция. Индексирането ще бъде разгледано по-нататък в т.
5.3.2. Ако някоя от колоните на въвежданата от Excel таблица не трябва
да бъде включена в новата таблица, то същата се маркира и се поставя
отметка в опцията Do not import field [Skip]. Щраква се Next и се
преминава към следващата стъпка.

7. Фиг.5.23
6. В тази стъпка се дефинира първичен ключ на създаваната таблица (фиг.
5.24). Възможностите са три: Access автоматично поставя първичен ключ
(избира се опцията Let Access add Primary Key, потребителят поставя
първичния ключ (избира се опцията Choose my own Primary Key) или
таблицата няма да има първичен ключ (избира се опцията No primary
Key). В конкретния случай потребителят избира първичния ключ –
ProductID. Щраква се Next и се преминава към следващата стъпка.
Фиг.5.24.
7. В тази стъпка в полето Import to Table се въвежда името на новата
таблица. В случая Products. След това се щраква върху бутона Finish. На
фиг. 5.25. е представена импортираната таблица.

8. Фиг.5.25.
 Link Table
От списъка на диалоговия прозорец New Table (фиг. 5.11) се избира
режимът Link Table и се щраква ОК. При този режим на работа се прави копие
на оригиналната таблица. В копието могат да се правят промени, които не се
отразяват на първоизточника. Освен това съществува възможност, при която
направените промени в копието рефлектират и върху оригинала. Процедурата
по свързване - Link Table преминава през 1,2 и 7 стъпки описани в
импортирането
 Design view
От списъка на диалоговия прозорец New Table (фиг. 5.11се избира режимът
Design view и се щраква ОК. На екрана се появява изгледът от фиг. 5.26.
Фиг.56.
При този режим на работа може да се каже, че проектирането на таблицата
се осъществява “ръчно”, т.е. потребителят сам задава наименованието на
полето, определя неговия тип, без да ползва програми-помощници или Access
автоматично да извършва това вместо него.
В полето Field Name се въвежда наименованието на полето. Максималната
дължина на името може да бъде 64 символа. За изписването се използва всяка
комбинация от букви, цифри, интервали и специални символи без точка (.),
удивителна (!), апостроф (‘) и ъглови скоби([ ]). Името не може да започва с
интервал.

9. По-подробно ще се разгледа изборът на тип на данните – Data Type. Тук от
значение е, какво ще е съдържанието на полето, числово или текстово. Какви
операции ще се извършват със съдържанието на полето, аритметични или
текстови. Ще се сортира ли таблицата по стойността на полето и др. Изборът на
типа се осъществява от падащ списък в полето Data Type със следното
съдържание:
 Text – по подразбиране. Използва се за съхраняване на текстова
информация, комбинация на текст и числа или само на числа, върху
които няма да се извършват изчисления. Максимално могат да се въведат
до 255 символа.
 Memo – текст с дължина до 64 КВ.
 Number – числови данни, използвани в математически изчисления,
максимална дължина – 8 байта.
 Date/Time – служи за съхраняване на дати и часове, дължина на полето –
8 байта.
 Currency – служи за съхраняване на валутни стойности или числови
стойности, използвани в математически изчисления. Максималната
дължина е 15 разряда като 4 от тях са след десетичната точка. Дължина
на полето – 8 байта.
 AutoNumber – уникално число за всеки запис в таблицата. Access го
въвежда автоматично при добавяне на нов запис в таблицата. Не може да
се обработва (заменя или изтрива). Дължина на полето – 4 байта.
 Yes/No – използва се за съхраняване на логически стойности (Yes/No,
True/False или On/Off). Дължина на полето – 1 бит.
 OLE Object – използва се за свързване или вграждане на обекти към
таблицата, такива като Word документи, Excel таблици, графики, звук
или двоични данни. Обем – 1GB при наличие на свободна дискова памет.
 Hyperlink – служи за съхраняване на текст или комбинация от текст и
числа, използвани за адреси на хипервръзки.
 Lookup Wizard – използва се за създаване на поле за извличане на
стойности от друга таблица при използване на списъчно или комбо поле.
Попълването на полето Description не е задължително. Според виждането си
потребителят може да въведе свободен текст (коментар).
От примерното приложение “Обработка на поръчки за продажби” с помощта
на режима Design view е разработена таблицата “Детайли на поръчката –
OrderDetail” (фиг. 5.27).

10. Фиг.5.27.
Field Size – определя размера на полето;
Format – определя как ще изглеждат данните на екран или при печат;
Input Mask – представлява шаблон за данни, следващи определена схема,
например телефонни номера, добавя буквени символи към полето, ако желаем.
Използва се за контрол на въвежданите данни. Настройката по подразбиране е
по none
Caption – Визуализира име, различно от името на поле в листове с данни,
формуляри и отчети. Настройката по подразбиране е none. Default Value
въвежда автоматично посочената стойност в полето
Validation Rule - посочва израз който ще проверява валидността на
данните. Настройката по подразбиране е none.
Validation Text – показва съобщение, ако въведените данни не отговарят
на правоилото за валидност. Настройката по подразбиране е none.
Required – определя се дали полето е задължително за попълване или не.
Настройката по подразбиране е No.
Allow Zero Length –прави разлика между празно поле и поле съдържащо
празен текстов низ (””).Настройката по подразбиране е Yes .
Indexed- индицира, че таблицата е индексирана по това поле.
Настройката по подразбиране е No.
Unicode Compression – Позволява низове които вече са съхранени в
Unicode формат, за да бъдат компресирани. Настройката по подразбиране е
Yes .
Me Mode – Настройваме IME режима за поле, когато фокуса се измества
върху него. IME представлява програма, която въвежда текст в програми чрез
конвертиране на въведени от клавиатурата символи в комплексни символи.
Настройката по подразбиране е No Control .
IME Sentence Mode – Задава типа IME изречение. Настройката по
подразбиране е none.
Smart Tags – посочва кои умни етикети да се прилагат към полето.