Serenella Carota - Giunta Regione Marche Accesso Unico ai servizi delle P.A. dell'Umbria. Integrazione tra le istituzioni per il ridisegno dei servizi. Workshop #ADUMBRIA2018 #4 | Perugia – Scuola Umbra di Amministrazione Pubblica Villa Umbra | lunedì 26 novembre 2018 http://www.regione.umbria.it/agenda-digitale/adumbria2018

1. Regione Umbria
REGIONE MARCHE:
accesso integrato ai
servizi del sisma
Serenella Carota
Giunta Regione Marche
26/11/2018

2. DOMUS

3. Il contesto
Il processo di ricostruzione ha richiesto la messa in campo di
un sistema di governo, di una organizzazione e di strumenti
che doevono gestire una mole di lavoro impressionante.
Considerando ad esempio la problematica della conferenza
di servizi regionale, dei 120.000 interventi di ricostruzione
edilizia stimati, secondo gli uffici preposti, circa la metà
potrebbero richiedere l’attivazione della conferenza di
servizi.
In questo scenario, stimando in circa 60.000 gli interventi
per cui indire la conferenza, ed ipotizzando una durata
media di circa 30 minuti per ogni pratica, sarebbe necessario
un impegno di circa 14 anni per poter smaltire l’insieme
delle pratiche!

4. La Strategia
La Regione Marche, per dare risposte in termini di efficacia alle esigenze del territorio, anche e soprattutto al fine
di governare efficacemente il processo di ricostruzione post sisma, ha deciso di utilizzare massivamente le
potenzialità dell’ICT intraprendendo un percorso che ha due punti chiave:
• Condivisione e non ridondanza della documentazione
amministrativa (unico punto di raccolta ufficiale per tutti
gli enti coinvolti nei procedimenti
• Interoperabilità dei sistemi informativi con alimentazione automatica
dei backoffice in uso degli enti (SUAP, SUE).

5. POR FESR 14-20
POR FESR 2014-2020 – Asse 2 – OS 6 – Azione 6.2.B – Bando di finanziamento del 2016: “Azioni a supporto
dell’integrazione dei sistemi della PA locale per la gestione dei servizi di E_Government degli enti marchigiani”
relativo a contributi in favore di Comuni o aggregazioni di Comuni della Regione Marche .
Tra le linee di intervento finanziate è stata prevista l’integrazione con il sistema ProcediMarche, portale
regionale che semplifica l’accesso ai servizi della pubblica amministrazione e consente:
1. la razionalizzazione e gestione di una banca dati delle tipologie di procedimenti dell’ente (condivisibile
a livello regionale);
2. il supporto agli adempimenti legati alla trasparenza amministrativa;
3. le informazioni relative al procedimento e la relativa modulistica
4. l’avvio delle istanze tramite la modulistica relativa ai vari procedimenti.
Il sistema già avviato con il progetto Marius, in seguito al quale più di 50 Comuni
hanno inserito oltre 1000 procedimenti nella piattaforma regionale, consente alle
imprese di accedere ad un unico portale dove è stato standardizzato il censimento
dei procedimenti secondo quanto disposto dal D.lgs. 33/2013 e s.m.i. e l’accesso ai
relativi servizi on line.

6. ACCORDO ANCI – REGIONE MARCHE
Integrazione tra le istituzioni per ridisegnare i servizi a supporto di una ricostruzione efficiente:
con DGR 566 del 07/05/2018 la Regione Marche ha approvato l’«accordo di programma con l’Anci per la
gestione delle pratiche della ricostruzione privata e produttiva ai sensi del Decreto Legge n. 189 del 2016
convertito con modificazioni dalla Legge n. 229 del 2016 e s.m.i.», con il quale gli enti sottoscrittori
condividono l’unico obiettivo di semplificazione di tutte le procedure inerenti la ricostruzione, attraverso la
gestione in forma associata delle funzioni e dei servizi tramite il sistema DOMUS che consente il flusso
informatizzato delle richieste di contributo, assicurando l’interoperabilità tra i vari sistemi informativi già in
uso alle diverse istituzioni.

7. La condivisione della documentazione amministrativa
Art. 6 Fascicolo informatico dell’Ufficio speciale per la ricostruzione
1. L’Ufficio speciale per la ricostruzione, per quanto attiene alle funzioni di cui all’art. 5, provvede a raccogliere gli atti, i documenti e i
dati relativi ai suddetti procedimenti in fascicoli informatici, di cui all’art. 41 del D.Lgs. n. 82/2005. Tali fascicoli informatici potranno
essere direttamente consultati e alimentati da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento e pertanto anche dai Comuni,
tramite i propri Sportelli Unici per le Attività Produttive e Sportelli Unici Edilizia, anche attraverso servizi di interoperabilità e
cooperazione applicativa, di cui all’art. 41, c. 1 del D.Lgs. n. 82/2005.
2. Il fascicolo informatico, nel rispetto delle disposizioni di cui all’art. 41, c. 2-bis del D.Lgs. n. 82/2005, è realizzato attraverso un
sistema di gestione documentale che identifica in modo univoco i documenti e ne garantisce l’integrità.
3. Per gli Enti che sottoscrivono il presente accordo, al fine del rispetto delle regole concernenti il protocollo informatico, la
trasmissione di documenti amministrativi raccolti nel fascicolo informatico di cui al comma 1 del presente articolo può essere
sostituita dalla comunicazione dell’identificativo del documento e della relativa impronta (funzione di hash), inviata tramite PEC o
attraverso servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa.
4. Gli Enti che sottoscrivono il presente accordo si impegnano ad alimentare i fascicoli informatici costituiti ai sensi del comma 1 del
presente articolo.
5. L’Ufficio speciale per la ricostruzione, in qualità di soggetto titolare dei procedimenti di cui al comma 1 dell’art. 5, cura, anche per
conto degli Enti aderenti al presente accordo, la protocollazione e l’invio in conservazione dei documenti ivi raccolti aventi formati
conservabili ai sensi delle vigenti regole tecniche.

8. DOMUS: Interoperabilità dei sistemi
Front office
Sito informativo Portale servizi
Back Office
Cittadino/Impresa/Intermediario/Professionista
SISMA
Interoperabilità
SUAP/SUE
SUAP USR
SUAP/SUE Comuni
Conferenza
servizi digitale
Sistemi Commissario
straordinario
Presentazione istanze
Servizi
infrastrutturali

9. Stato attuale

10. Dal punto di vista degli enti
Le istanze di richiesta contributo caricate su MUDE/DOMUS
sono inserite nel gestionale dell’ente e tale operazione ora
effettuata manualmente, attraverso l’interoperabilità dei
sistemi sarà automatizzata con un notevole risparmio in
termini di ore uomo per gli enti.

11. Modulo di interoperabilità sisma (MIS)

12. Sistema DOMUS
Pratiche presentate
5263
98
Comuni che
utilizzano il
sistema
Enti terzi abilitati per
controllo e Conferenza
di Servizi
3
Tutte le pratiche
monitorate
(Work Flow e Report)
Contributo
concesso
€ 207.992.620
Contributo
liquidato
€ 51.939.760
Dati di monitoraggio della propria
pratica disponibili per ogni cittadino dal
sito della ricostruzione

13. I risultati raggiunti
• Disporre di tutta la documentazione in un unico fascicolo digitale, aggiornato parallelamente all’avanzamento
del processo, in cui tutti gli attori possano agevolmente reperire le informazioni;
• semplificare l’iter di gestione della documentazione, garantendo la massima tracciabilità delle operazioni e
una agevole ricerca;
• snellire la condivisione degli elaborati tecnici e garantire il processo di digitalizzazione del procedimento e
della documentazione;
• facilitare l’interazione tra partecipanti mediante un canale unico e tracciabile;
• adempire in modo unitario alle esigenze di conservazione della documentazione di ogni ente;
• ottimizzare e monitorare i tempi del procedimento.

14. I risultati futuri
• È in corso la sottoscrizione della convenzione USR Umbria per il sistema
DOMUS;
• Integrare tutte le soluzioni di Backoffice dei comuni tramite MIS per eliminare o
ridurre attività di tipo manuale;
• Normare le modalità di corretta protocollazione;
• Esportare il modello del fascicolo unico ai SUAP/SUE per le attività ordinarie;
• E’ in fase di sviluppo il nuovo sistema MeetPAd per la gestione delle
conferenze di servizi telematiche e la collaborazione online da remoto tra enti.

15. MeetPAD

16. Progetto MeetPAd e fasi esecutive
• CUP B31C17000010009 – CIG DERIVATO 73346275AC (contratto quadro CONSIP
«sistemi gestionali integrati» ID 1607 lotto 3)
• Piano dei Fabbisogni DDPF n. 15/INF del 12 marzo 2018
• Progetto esecutivo prot. n. 405395 del 12 aprile 2018
• Contratto reg. int. 2018/446 del 20 luglio 2018
• Avvio esecuzione KOM 07 agosto 2018
• Primo rilascio 15 ottobre 2018
• http://www.regione.marche.it/Regione-Utile/Agenda-Digitale/MeetPAd
Sistema Informativo a supporto di una piena Collaborazione digitale inter-
istituzionale da remoto - non solo una piattaforma di Videoconferencing - con
particolare riferimento al caso della Conferenza Dei Servizi Telematica per gestire, in
primis, i processi di ricostruzione post sisma, ma ad esempio anche l’avanzamento
amministrativo della BUL nei territori
un progetto in coerenza con la visione, le strategie, le esigenze e i programmi della
Regione Marche – ma anche in linea con direttive e specifiche nazionali, dunque
riusabile sull’intero territorio nazionale

17. MeetPad: conferenze di servizi e meeting operativi
SIMULTANEA
• D.L. 17 ottobre 2016, n. 189 disciplina delle CdS per la ricostruzione
dei territori colpiti dal sisma
PERMANENTE / REGIONALE
• ma anche un semplice MEETING OPERATIVO da remoto
Conferenze di
Servizi a norma
• D.Lgs. 30 giugno 2016, n. 127 nuova disciplina della CdS digitale
SEMPLIFICATA

18. MeetPAd permette una collaborazione multicanale, utilizzabile in diversi contesti, che coinvolgono più amministrazioni del territorio
(Ministeri, Regione, Ufficio Speciale Ricostruzione, Province, Comuni, ecc.), con il fine di semplificare la gestione di incontri e la
condivisione di contenuti tra i soggetti coinvolti.
18
Uno spazio di collaborazione
Regione Marche
Commissario Straordinario
Ricostruzione
Ministeri
Comuni
Imprese
e Professionisti
Meeting
virtuali
Documenti Digitali
inter-istituzionali
Conformità
e validità
Datacenter Regione
Marche
Sottoscrizione
accordi

19. Dimensioni della collaborazione e funzionalità
TEMPO
• AGENDA, CALENDARIO CONDIVISO E «DOODLE»
• DELEGHE E SOSTITUZIONI
• GESTIONE COMPRESENZA EFFETTIVA
(autenticazione per verifica legale + scadenzario +
tracciabilità e registrazione opzionale tracce audio/video)
SPAZIO
• CONFERENCE ROOM / MIO UFFICIO / DEVICE IN MOBILITA’
• LUOGO GEOGRAFICO OGGETTO DELLA PRATICA
• OGGETTI FACILMENTE CONDIVISI IN UNO SCAFFALE/SCRIVANIA DIGITALE
FILE E DOCUMENTI (FASCICOLO INTERISTITUZIONALE)
SCHERMO
EDITING CONTEMPORANEO
(con MODELLI, FIRMA, INOLTRO,
VERBALIZZAZIONE AUTOMATICA, …)
LAVAGNA (APPUNTI)
MAPPA
SISTEMA DI VOTAZIONE
NOTIFICHE
ALTRE RISORSE ESTERNE
(ONLINE – INTEROPERABILITA’)

20. La piattaforma MeetPAd è dotata dei più evoluti strumenti di collaborazione e condivisione e tra
questi ciò che sicuramente rappresenta l’impulso alla trasformazione digitale della Conferenza dei Servizi è l’idea di disporre di una
componente di gestione documentale inter-istituzionale che permette a enti e amministrazioni di collaborare attraverso diversi canali
sottoscrivendo documenti digitali con valenza erga omnes conservati in conformità nel cloud regionale.
20
Gestione documentale digitale inter-istituzionale
Questa caratteristica viene raggiunta mediante la stipula di uno specifico accordo di collaborazione all’utilizzo
della piattaforma in cui sono definiti termini, modalità e responsabilità.
Lo scenario di riferimento per un Ente che utilizza i servizi di
MeetPAd è il seguente:
1. Stipula dell’accordo di utilizzo
2. Indizione della Conferenza Telematica dei Servizi
3. Caricamento della documentazione digitale
4. Gestione del procedimento sincrono o asincrono
5. Sottoscrizione digitale degli atti
6. Conclusione del procedimento
Con questo modello per l’intera gestione documentale e degli
atti del procedimento non è richiesta interazione con i
sistemi dell’Ente che può gestire in conformità l’intero
procedimento pe via digitale.Datacenter Regione
Marche

21. Tecnologie per snellire e semplificare
Strumenti gestionali di collaborazione e interazione online, e di condivisione di contenuti e documenti
dematerializzati tra soggetti territoriali, al fine di razionalizzare i processi amministrativi, renderli più agili,
fluidi ed efficienti, semplificare dialogo e lavoro da remoto
non un prodotto confezionato, ma un sistema a disposizione di una pluralità di soggetti abilitati, frutto
di una progettazione condivisa e partecipata – non licenze, ma possibilmente codice sorgente riusabile
un sistema sviluppato per componenti atomiche e micro-servizi, facilmente riusabili e generalizzabili,
estensibili
Un sistema di pianificazione e conduzione di incontri legalmente validi tra soggetti della
PA, tramite videoconferenze o in ambienti virtuali, in forma interamente digitale
una infrastruttura abilitante, per governare procedimenti, processi e servizi sincroni e
asincroni – in modo trasversale, a prescindere dallo specifico caso d’uso
che ottimizzi l’uso di componenti già realizzate e di banche dati informatizzate condivise
per la raccolta e l’aggiornamento delle informazioni, adeguatamente integrate con le altre
piattaforme e applicazioni regionali (protocollo, conservazione, gestionali, etc.)
in grado di sfruttare i paradigmi tecnologici più avanzati: Blockchain (storage video),
Chatbot (help online), NLP + algoritmi semantic retrieval (ricerca intelligente di contenuti
contestuali), Cloud computing (scalabilità)
DISRUPTIVE
TECHNOLOGIES

22. Per maggiori informazioni:
http://www.regione.marche.it/
Regione-Utile/Agenda-Digitale
Riferimenti:
serena.carota@regione.marche.it