SlideShare a Scribd company logo
1 of 11
Download to read offline
Raamovereenkomst met referentie A094_011 voor diensten inzake communicatie en
evenementenbeheer
Addendum met het overzicht van vragen en antwoorden
Het hierna volgend overzicht van vragen en antwoorden i.v.m. het bestek wordt als addendum
bij het bestek gevoegd en maakt er integraal deel van uit. De vragen over het bestek zijn
anoniem gemaakt, voor het overige letterlijk weergegeven en in schuine druk gezet.
Voorafgaandelijke toelichting bij de mondelinge presentaties voor de offertes:
Zoals aangegeven op pp. 2-3 van het bestek, zullen de inschrijvers uitgenodigd worden om hun
offerte mondeling te presenteren aan de aanbestedende overheid (in de gebouwen van het
Vlaams Parlement - Leuvenseweg 27/86 in 1000 Brussel). De presentaties vinden plaats op
woensdag 19 februari 2020 tussen 9 en 18u (plus, ingeval van een groot aantal inschrijvers,
ook op donderdag 20 februari). De voor een presentatie uitgenodigde inschrijvers ontvangen
dinsdagmiddag 18 februari een e-mail met het tijdstip en de plaats van de presentatie (deze e-
mail wordt gericht aan het mailadres opgegeven op het offerteformulier in bijlage D.1).
Voor een goed verloop gelden volgende praktische schikkingen:
• De presentaties vinden alternerend in 2 vergaderzalen plaats
• Beide zalen zijn voorzien van internettoegang en de mogelijkheid tot
beeldprojectie
• Elke inschrijver krijgt ca. 15’ voor aanvang van de presentatie toegang tot de
zaal, om desgewenst de nodige praktische schikkingen te treffen
• Per presentatie wordt een tijdslot van 30’ voorzien
1. Vraag: Wat zijn de belangrijkste doelgroepen van de campagne?
Antwoord:
Het bestek vermeldt de diverse doelgroepen en deelpublieken (p. 24). Het is de bedoeling dat
het Vlaams Parlement zich richt tot alle Vlamingen, maar dat naargelang de opzet van het event
subdoelgroepen worden aangesproken. In die zin wordt dan ook gevraagd in de case aan te
geven hoe de inschrijver de brede Vlaamse bevolking onderverdeelt in (sub)doelgroepen en op
welke manier elke (sub)doelgroep bediend zal worden via promotie en communicatie (p. 26 van
het bestek).
2. Vraag: Wanneer is de campagne geslaagd?
Antwoord:
• Als elke Vlaming (vanaf 16 jaar en ouder) ervan op de hoogte is dat het Vlaams
Parlement verjaart
• Als de communicatiestijl van de feestperiode nadien kan worden doorgetrokken
in de reguliere werking
• Als tijdens de feestperiode het aanbod aan evenementen divers is zodat de
verschillende doelpublieken worden bereikt.
Het bestek geeft zelf ook een aantal meetbare doelstellingen, zoals bvb. op pag. 24 “structureel
meer virtuele en echte bezoekers aantrekken”, of op pag. 26 “evenementen bij doelpubliek
bekendmaken en omzetten in deelnemers en bezoekers”.
Zie ook vraag 36.
3. Vraag: Zijn er ruilbudgetten beschikbaar voor media en productie van media-uitingen bij
VRT of andere mediaspelers in Vlaanderen? Indien ja, wat zijn de voorziene budgetten
waarmee we rekening kunnen houden in onze offerte en plan?
Antwoord:
Er is momenteel 1 ruilbudget ter beschikking als gevolg van een samenwerking met de VRT in
2019. Dit ruilbudget valt buiten het budget dat ter beschikking is voor voorliggende opdracht.
In het kader van die samenwerking verbond de VRT er zich toe kostenloos een radio- en
televisiespot te maken, en deze spot uit te zenden op hun radio- en televisiekanalen gedurende
een periode van 2 weken in de maand mei 2020.
4. Vraag: Is er meer gedetailleerde informatie beschikbaar over de verschillende
deelpublieken? Vb. beschrijvingen van de verschillende persona’s?
Antwoord: zie vraag 1.
5. Vraag: Wat is de huidige rol van het eventpersoneel van het Vlaams Parlement?
Antwoord:
Het Vlaams Parlement kan voor de organisatie van de evenementen zorgen voor ondersteuning
door eigen medewerkers. Het betreft hier vooral de onthaalmedewerkers, medewerkers die de
organisatie van interne en externe evenementen begeleiden, andere medewerkers die zich
vrijwillig ter beschikking stellen en medewerkers van de technische diensten die materiële
ondersteuning kunnen verlenen.
6. Vraag: 21/05/20 = eerste verjaardag is een wettelijke feestdag > Zal het feest van 25-jaar
Het Vlaams Parlement op deze dag plaatsvinden of zal er worden gekozen om het op een
omliggende dag te laten plaatsvinden?
Antwoord:
De eerste verjaardag zal gevierd worden op woensdag 20 mei 2020, dat is de dag voor de
wettelijke feestdag.
7. Vraag: Mogen we foodtrucks op de openbare weg voorzien? Zo ja, kunnen we met
bonnetjes werken (die deels gratis worden aangeboden en deels tegen betaling verkrijgbaar
zijn)?
Antwoord:
De openbare weg kan worden gebruikt mits daarvoor toelating wordt verkregen bij de lokale
overheid (stad of gemeente). Er is geen principieel bezwaar tegen het werken met drank- en/of
eetbonnetjes.
8. Vraag: Bestaat er een overzicht van alle festiviteiten in Vlaanderen?
Antwoord:
Een algemeen overzicht van alle activiteiten in Vlaanderen is er niet. Het aanbod aan allerlei
activiteiten in de sportieve, culturele en verenigingssector is dan ook erg divers.
Er zijn voor wat het eigen programma betreft, momenteel nog geen concrete festiviteiten
gepland, behalve op 20 mei 2020, de viering van 25 jaar Vlaams Parlement. Dit evenement is
het startschot van het feestprogramma waarvoor van de inschrijver de nodige voorstellen
verwacht worden.
9. Vraag: Kunnen we een grondplan en technisch plan van het gebouw (Vlaams Parlement)
ontvangen?
Antwoord:
Alle plannen van de gebouwen zullen ter beschikking gesteld worden van de opdrachtnemer.
Voor een overzicht van de gebouwen: https://www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams-
parlement/de-gebouwen-en-de-kunstcollectie-van-het-vlaams-parlement
10. Vraag: Dienen we rekening te houden met vaste leveranciers? Catering, techniek, security,
…?
Antwoord: Neen.
11. Vraag: Kunnen we op site-inspectie gaan? Eventueel mogelijk op dinsdag 4/2 om 14u30?
Antwoord: Het bestek voorziet niet in een bezoek aan de gebouwen van het Vlaams Parlement
specifiek in het kader van deze procedure voor gunning van de opdracht. Meer algemeen biedt
het Vlaams Parlement wel diverse mogelijkheden tot bezoek: https://www.vlaamsparlement.be/
bezoeken.
12. Vraag: Wat zijn voor jullie de belangrijkste verwezenlijkingen van het Vlaams Parlement
de afgelopen decennia en wat zijn voor jullie de belangrijkste toekomstige evoluties?
Antwoord:
Bij de meeste van de voorgaande staatshervormingen zijn de bevoegdheden van Vlaanderen
uitgebreid. Het Vlaams Parlement heeft door middel van decreten in al zijn
bevoegdheidsdomeinen Vlaanderen vorm gegeven. Een uitgebreide weergave van de recente
politieke geschiedenis zou ons in dit kader te ver leiden. Op de website van het Vlaams
Parlement is o.m. volgende informatie te vinden:
- een beknopte geschiedenis: https://www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams-parlement/
geschiedenis-van-het-vlaams-parlement
- statistieken en jaarverslagen over de werking: https://www.vlaamsparlement.be/over-het-
vlaams-parlement/statistieken-en-jaarverslagen
Naargelang iemands politieke overtuiging, zullen steeds weer andere dossiers als belangrijkste
verwezenlijking worden opgesomd.
De huidige besteding van de Vlaamse begroting geeft een idee over de verdeling van de
middelen over de verschillende domeinen.
13. Vraag: Kunnen jullie prioriteiten leggen in de opgegeven doelgroepen? Wie is de primaire
doelgroep?
Antwoord: zie vraag 1.
14. Vraag: Hoeveel mensen volgen de hoorzittingen live?
Antwoord: Ervan uitgaande dat met ‘de hoorzittingen’ het aantal mensen bedoeld wordt dat de
parlementaire vergaderingen (commissies en plenaire zittingen) live volgt via de streaming:
Plenaire zittingen: gemiddeld 2.000
Commissies: varieert zeer sterk afhankelijk van (het) (de) behandelde onderwerp(en).
15. Vraag: Hoeveel mensen komen er jaarlijks naar het bezoekerscentrum?
Antwoord:
Het bezoekerscentrum trok in het eerste werkingsjaar 20.000 bezoekers, waarvan de
meerderheid bestaat uit groepen en scholen. We staan nu aan de start van het tweede
werkingsjaar.
16. Vraag: Hoeveel bezoekers komen er naar jullie website?
Antwoord:
Op maandbasis telt de website vlaamsparlement.be zo’n 70.000 unieke bezoekers. Op
woensdagen en donderdagen komen er het meeste surfers langs, zo’n 5000 unieke bezoekers
per dag. Op woensdag vindt steeds de plenaire vergadering plaats. Op donderdag zijn er
verschillende commissievergaderingen.
17. Vraag: Hoeveel verzoekschriften worden er jaarlijks ingediend?
Antwoord: het aantal verzoekschriften varieert jaarlijks. Tijdens de legislatuur 2014-2019
werden er in totaal 117 verzoekschriften ingediend.
18. Vraag: Op pagina 26 van het bestek hebben jullie het over een magazine. Wie is de
doelgroep van het magazine?
Antwoord:
De doelgroep van het magazine zijn bezoekers van het parlement, potentiële bezoekers van het
parlement, eigen personeel, politiek personeel. Het magazine zou periodiek verschijnen op vaste
momenten doorheen de feestperiode en moet mensen die er niet bij waren, zin geven om toch
een evenement mee te pikken in de toekomst.
Een fysiek magazine is geen absolute vereiste indien het feestprogramma en het verslag nadien
afdoende op een digitale wijze kunnen worden overgebracht.
19. Vraag: Op pagina 26 van het bestek hebben jullie het over een website. Willen jullie een
nieuwe website voor het feestjaar, of specifieke webpagina’s over het feestjaar in de bestaande
website?
Antwoord:
Beide opties zijn mogelijk. Een afzonderlijke url die verwijst naar (nieuw aan te maken)
pagina’s op de huidige website, is eveneens een mogelijkheid.
Online dient het feestprogramma te worden weergegeven. Met mogelijkheid om per event door
te klikken op de details en inschrijfmodaliteiten. Ook impressies na afloop van de activiteiten
moeten op deze webpagina’s te vinden zijn.
20. Vraag: Is er een nauwe samenwerking tussen het Vlaams Parlement en het Vlaams Jeugd
Parlement?
Antwoord: Het Vlaams Jeugd Parlement organiseert jaarlijks een simulatie van het Vlaams
Parlement in de gebouwen van het Vlaams Parlement. De lokalen en benodigde infrastructuur
wordt tijdens deze dagen telkens gratis ter beschikking gesteld van het VJP.
21. Vraag: De uitgewerkte case bedraagt maximaal 10 bladzijden. Is dit in- of exclusief
eventuele grafische uitwerkingen?
Antwoord:
Grafische uitwerkingen kunnen toegevoegd worden als bijlage en worden niet bij de 10
pagina’s geteld.
Grafische uitwerkingen kunnen ook tijdens de mondelinge presentatie gevisualiseerd en
gepresenteerd worden.
22. Vraag: Wat zijn belangrijke learnings qua communicatie die jullie hebben opgebouwd
doorheen de jaren?
Antwoord:
Het imago en de kennis over het Vlaams Parlement bij zijn publiek (de
Vlamingen) wordt sterk bepaald door de parlementaire activiteiten zelf, de
corebusiness van het parlement. De kennis van het parlement als
belangrijkste ‘instelling’ van het democratisch bestel en uiteindelijk het
vertrouwen in deze instelling verhogen bij het publiek, vergt veel diverse
inspanningen, zowel naar communicatiemiddelen, als naar doelgroepen
toe.
Uit onderzoeken blijkt dat de burger het Vlaams Parlement als eerder saai percipieert, terwijl de
professionele gebruiker een deskundig beeld heeft. Het blijft moeilijk aan het brede publiek uit
te leggen waar het parlement voor staat en wat de impact is op hun leven.
23. Vraag: Dienen de drie jubilea op de exacte oprichtingsdata gevierd te worden? Indien niet,
wat zijn de gewenste perioden? Abstractie van het feit dat er uiteraard een heus "feestjaar" kan
gecreëerd worden.
Antwoord:
Met een goede motivering kunnen de verjaardagen op andere data gevierd worden, maar tijdens
de periodes direct voor of na deze data. Het startschot zal bijvoorbeeld plaatsvinden op 20 mei
2020 en niet op 21 mei.
24. Vraag: Wie zijn jullie huidige partners en welke nieuwe partners partnerschip willen jullie
realiseren (p. 24 bestek)?
Antwoord:
Het Vlaams Parlement heeft als ‘partner’ een aantal instellingen waar mee samengewerkt wordt
vanuit zijn opdrachten: de Vlaamse overheidsdiensten, de Raad van State, het Grondwettelijk
Hof, …
Daarnaast zijn er goede banden met diverse sectoren in het zgn. middenveld via de
koepelorganisaties: Unizo, Voka, ZorgNet, koepelorganisaties in de (socio)culturele sector,
SERV, VVSG, VRT, …
De nieuwe partners zijn niet gedefinieerd, maar kunnen naargelang de op te zetten evenementen
divers zijn.
25. Vraag: Het Vlaams Parlement wil de dialoog aangaan met Vlaming en hun stem laten
horen. Hoe zien jullie dit concreet? Moeten we structurele elementen in jullie communicatie
inbouwen om dit te faciliteren (p. 24 bestek)?
Antwoord:
We zijn op zoek naar een creatieve aanpak om meningen en vragen van burgers een plaats te
geven. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van social media. Al laten we de inschrijvers de vrije
hand om hier met een eigen voorstel te komen.
Het is in het kader van deze opdracht niet de bedoeling om het reglement van het Vlaams
Parlement inzake participatie te wijzigen of verregaande inhoudelijke politieke voorstellen te
doen rond participatie.
Het Vlaams Parlement voorziet reeds een formele manier voor burgers om gehoord te worden.
Dat kan na het indienen van een verzoekschrift. Meer informatie hierover op https://
www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams-parlement/een-open-huis#vraag-verzoekschrift
26. Vraag: Bestek p. 8 titel A.9.: “De offerte wordt op een globale manier ondertekend op het
erbij horende indieningsrapport door middel van een geldige gekwalificeerde elektronische
handtekening. Een gescande handtekening is onvoldoende”.
Volstaat het dat de handtekeningsgerechtigde bestuurder van de inschrijver met zijn
identiteitskaart het globaal indieningsrapport op e-Tendering ondertekent of moet elk op e-
Tendering op te laden document voordat het op e-Tendering opgeladen wordt, apart met een
certificaat voor een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening ondertekend worden?
Onze bestuurder heeft momenteel een e-token-certificaat uitgegeven door QuoVadis Trustlink
B.V. (Nederland) waarmee zij documenten namens onze Belgische vennootschap met een
geldige gekwalificeerde elektronische handtekening kan tekenen. Mogen wij dit certificaat ook
gebruiken voor deze aanbesteding of moet die afgeleverd zijn door QuoVadis België? In de
lijst op de website https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Online/Lijst-gekwalificeerde-
dienstverlenersprestataires-vertrouwensdiensten-in-Belgie.pdf staat namelijk enkel de
Belgische tak van QuoVadis vermeld.
Moeten onze onderaannemers ook een certificaat voor een geldige gekwalificeerde
elektronische handtekening aankopen om de door hen in te dienen afzonderlijke documenten
(o.a. het UEA) rechtsgeldig elektronisch te ondertekenen? Of volstaat voor een
onderaannemer een ingescande handtekening?
Antwoord:
De elektronische handtekening moet uitgaan van de persoon of personen die bevoegd of
gemachtigd is/zijn om de inschrijver te verbinden en dit minstens voor het bedrag van de
offerte. Het volstaat inderdaad dat deze bevoegde/gemachtigde perso(o)n(en) het
indieningsrapport op eTendering onderteken(t)(en); de opgeladen documenten van de offerte
moeten niet apart ondertekend worden.
Meer informatie over de elektronische handtekening (via een externe tool) is te vinden in
volgende handleiding (zie punt 4.8 en de contactgegevens van de helpdesk op pag. 83):
h t t p s : / / w w w . p u b l i c p r o c u r e m e n t . b e / s i t e s / d e f a u l t / fi l e s / d o c u m e n t s /
man_eten_supplier_nl_20190709_100.pdf.
Het UEA moet enkel ingevuld worden voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens
draagkracht de inschrijver zich beroept voor zijn kwalitatieve selectie; dit UEA wordt ingevuld
door de inschrijver zelf (zie bestekartikel A.16) en vergt geen geldige gekwalificeerde
elektronische handtekening van de onderaannemer of derde. Voor deze onderaannemer of
derde moet wel de verbintenis terbeschikkingstelling middelen (bijlage D.4) bij de offerte
gevoegd worden, voorzien van een gewone (bv. een gescande) handtekening en van de
bewijsstukken die de ondertekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar staven.
Andere onderaannemers (buiten diegene waarop de inschrijver zich beroept voor zijn
kwalitatieve selectie) moeten niet opgegeven worden in de offerte, noch moet voor hen een
UEA bij de offerte gevoegd worden.
27. Vraag: Bestek p. 12 en bijlage D.4. verbintenis terbeschikkingstelling middelen: volstaat
het dat een onderaannemer om te bewijzen dat hij zich niet in een uitsluitingsgrond bevindt,
enkel het uittreksel uit het strafregister van zijn onderneming en van de leden van zijn
bestuursorgaan in deze fase van de aanbesteding indient? En moet hij dus niet het RSZ-attest,
attest fiscale verplichtingen en BTW en het attest niet-faillissement indienen?
Antwoord:
Voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver zich beroept
voor zijn kwalitatieve selectie, voegt de inschrijver een UEA bij de offerte. Het UEA is een
formele verklaring op erewoord dat de inschrijver voldoet aan voormelde voorwaarden: de
vereiste ondersteunende documenten (zoals uittreksel strafregister en de vermelde attesten)
moeten in deze fase niet bij de offerte gevoegd worden, maar kunnen later opgevraagd worden
door de aanbestedende overheid (zie bestekartikel A.17).
28. Vraag: Bestek p. 13 titel A.16.1. Moet een onderaannemer alle rubrieken van het UEA
invullen?
Antwoord: De inschrijver vult voor elk UEA de rubrieken 1 t.e.m. 4 in (zie bestekbijlage D.3).
29. Vraag: UEA: deel IV “Algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria”: kan een
onderaannemer bij Deel IV van het UEA ook “ja” invullen met dien verstande dat hij in
samenwerking met de draagkracht van de hoofdaannemer aan alle selectiecriteria voldoet?
Antwoord: Voor rubriek IV kan hier inderdaad “ja” ingevuld worden.
30. Vraag: UEA: Deel V: is deel V van toepassing hier? Zoja, wat wenst u dat wij hier
invullen?
Antwoord: Deel V is niet van toepassing (zie bestekbijlage D.3).
31. Vraag: UEA p. 3 onderaan: “Neemt de ondernemer samen met anderen deel aan de
aanbestedingsprocedure?” -> bedoelt u hiermee ook de hoofdaannemer/
onderaannemersconstructie?
Antwoord: Hiermee wordt gedoeld op de situatie waarbij de offerte wordt ingediend door een
combinatie van meerdere ondernemers (feitelijke vereniging of tijdelijke handelsvennootschap).
32. Vraag: Bestek p. 14 titel A.17: “De aanbestedende overheid kan de inschrijvers tijdens de
procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk
in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.” ! om
welke stukken gaat het hier concreet? Dan vragen wij deze reeds op zodat we ze u snel kunnen
bezorgen, indien nodig.
Antwoord: Dit kan gaan om stukken m.b.t. de uitsluitingsgronden (bestekartikel A.15) en/of de
kwalitatieve selectie (bestekartikel A.16).
33. Vraag: Dienen wij een aparte verklaring ondertekend door hoofdaannemer en door
onderaannemer in, waarin we stellen dat hoofdaannemer en onderaannemer de richtlijnen
vermeld onder titel B.4.2, B.18. en B.17. zullen naleven?
Antwoord: Neen, dergelijke verklaring moet niet bij de offerte gevoegd worden.
34. Vraag: Bestek p. 9 titel A.10.: heeft u een voorkeur over of we onze offerte in word of in pdf
indienen?
Antwoord: Geen voorkeur.
35. Vraag: Is het mogelijk om input te krijgen over de ruimtes van het Vlaams Parlement die
ter beschikking gesteld kunnen worden voor de evenementen (aantal, oppervlakte,
grondplannen)?
Antwoord: zie vraag 9.
36. Vraag: Kunt u een indicatie geven van het aantal bezoekers die jullie op de evenementen
willen verwelkomen?
Antwoord:
Het is de bedoeling dat er in de evenementenmix plaats is voor grootschalige en kleinschalige
activiteiten. Met kleinschalig doelen we op 50-100 aanwezige personen. Met grootschalig
bedoelen we enkele 1000’en personen.
In totaal zouden we in de 18 maanden van de feestperiode graag 50.000 tot 100.000 bezoekers
verwelkomen op onze evenementen en in het bezoekerscentrum van het Vlaams Parlement. Zie
ook vraag 15 voor de huidige bezoekerscijfers van het bezoekerscentrum.
37. Vraag: Catering binnen Vlaams Parlement: is dat iets waar we op kunnen rekenen? Of
dienen we te werken met externe partners?
Antwoord: De catering in het Vlaams Parlement wordt verzorgd door externe cateraars. De
dienstverlener voor communicatie en evenementenbeheer kan voorstellen om een beroep te
doen op deze voormelde cateraars dan wel op andere cateraars. In elk geval moet de geraamde
kost van de voorgestelde catering opgenomen te worden in het totaalbudget (= incl. btw tussen
1 en 1,5 miljoen euro voor de feestperiode 25 – 50).
38. Vraag: Van welke diensten/eigen middelen en kanalen van het Vlaams Parlement kunnen
we gebruik maken? En vallen deze al dan niet binnen ons budget.
Antwoord:
De diensten van het algemeen secretariaat van het Vlaams Parlement bieden ondersteuning bij
de uitwerking van de feestperiode. Deze diensten zullen in eerste instantie hun medewerking
verlenen: de communicatiedienst, de dienst publiekswerking, de dienst onthaal, de dienst
logistiek. In welke mate de personele inzet van medewerkers van het Vlaams Parlement
mogelijk is, zal evenement per evenement moeten beoordeeld worden. De inzet van eigen
medewerkers van het Vlaams Parlement valt niet binnen het budget voorzien voor deze
opdracht.
De gebouwen en ruimten van het Vlaams Parlement kunnen uiteraard gebruikt worden. Voor
een overzicht van de gebouwen: https://www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams-parlement/
de-gebouwen-en-de-kunstcollectie-van-het-vlaams-parlement
Voor een overzicht van de communicatiekanalen, zie vraag 42.
39. Vraag: ‘Betrekken van het personeel van het Vlaams Parlement bij de uitvoering van en
communicatie over de feestperiode’ -> Hoe ziet u het betrekken van het personeel hierin
precies?
Antwoord: zie vragen 5 en 38.
40. Vraag: Partnerschappen: Wat verstaan jullie onder een ‘partnerschap’? Welke bestaan
vandaag? Kunnen jullie enkele voorbeelden geven?
Antwoord: zie vraag 24.
41. Vraag: We hebben een huisstijlhandboek ontvangen dat is opgesplitst in een deel 2010 en
2014. Is dit de meest recente versie? Kunnen we het logo digitaal (jpg of png) ontvangen?
Antwoord:
Het huisstijlhandboek van 2014 is de meest recente versie. In het verlengde van deze opdracht
kan beslist worden om samen met de gekozen inschrijver een nieuwe huisstijl uit te werken.
Op volgende webpagina vindt u de richtlijnen voor het gebruik van het logo: https://
www.vlaamsparlement.be/publicaties/gebruik-van-het-logo-van-het-vlaams-parlement
42. Vraag: Kunnen we een overzicht krijgen van alle bestaande communicatiekanalen van het
Vlaams Parlement vandaag (Facebook, Vlaams Parlement TV, nieuwsbrieven, etc.)?
Antwoord:
Externe communicatiemiddelen
In eigen beheer:
• Facebook
• Instagram
• Twitter
• LinkedIn
• Flickr
• Youtube (rechtstreekse uitzendingen van alle parlementaire vergaderingen, ook
nadien nog raadpleegbaar)
• Websites: vlaamsparlement.be, bezoekerscentrum.vlaamsparlement.be,
flemishparliament.eu, dekrachtvanjestem.be, vlaamsparlement.tv
• Automatische nieuwsbrieven via vlaamsparlement.be
• TV zender Vlaamsparlement tv
• Persberichten – Prezly
• Terbeschikkingstelling van beelden aan de TV-omroepen (o.a. de regionale
omroepen) en andere media
Niet in eigen beheer:
• Wekelijkse rechtstreekse uitzending van Villa Politica op VRT (Eén)
Interne communicatiemiddelen
• Interne nieuwsbrieven (2)
• Intranet
• Digitale informatieschermen in de gebouwen (40 tal)
Brussel, 6 februari 2020

More Related Content

Similar to Verjaardag Vlaams Parlement mag 4 miljoen euro kosten

Nieuwsbrief Februari 2010
Nieuwsbrief Februari 2010Nieuwsbrief Februari 2010
Nieuwsbrief Februari 2010
IIP CREATE
 

Similar to Verjaardag Vlaams Parlement mag 4 miljoen euro kosten (20)

Ontwerp van werkingsbegroting Vlaams Parlement 2018
Ontwerp van werkingsbegroting Vlaams Parlement 2018Ontwerp van werkingsbegroting Vlaams Parlement 2018
Ontwerp van werkingsbegroting Vlaams Parlement 2018
 
Jaarverslag 2015 CultuurNet Vlaanderen
Jaarverslag 2015 CultuurNet VlaanderenJaarverslag 2015 CultuurNet Vlaanderen
Jaarverslag 2015 CultuurNet Vlaanderen
 
Jaarverslag CultuurNet 2015
Jaarverslag CultuurNet 2015Jaarverslag CultuurNet 2015
Jaarverslag CultuurNet 2015
 
Op weg naar een nieuwe beheersovereenkomst voor CultuurNet Vlaanderen - 2017-...
Op weg naar een nieuwe beheersovereenkomst voor CultuurNet Vlaanderen - 2017-...Op weg naar een nieuwe beheersovereenkomst voor CultuurNet Vlaanderen - 2017-...
Op weg naar een nieuwe beheersovereenkomst voor CultuurNet Vlaanderen - 2017-...
 
Samenwerken in cultuur
Samenwerken in cultuurSamenwerken in cultuur
Samenwerken in cultuur
 
Darna deelt geld uit
Darna deelt geld uitDarna deelt geld uit
Darna deelt geld uit
 
Brussel zoekt agentschap voor 'relancecampagne'
Brussel zoekt agentschap voor 'relancecampagne'Brussel zoekt agentschap voor 'relancecampagne'
Brussel zoekt agentschap voor 'relancecampagne'
 
Vertegenwoordiger Toerisme Vlaanderen Rusland vangt 640.000 euro
Vertegenwoordiger Toerisme Vlaanderen Rusland vangt 640.000 euroVertegenwoordiger Toerisme Vlaanderen Rusland vangt 640.000 euro
Vertegenwoordiger Toerisme Vlaanderen Rusland vangt 640.000 euro
 
De VBRO krijgt boete van 3.000 euro van VRM
De VBRO krijgt boete van 3.000 euro van VRMDe VBRO krijgt boete van 3.000 euro van VRM
De VBRO krijgt boete van 3.000 euro van VRM
 
Antwerpen voorziet Marokkaanse huizen van drinkwater
Antwerpen voorziet Marokkaanse huizen van drinkwaterAntwerpen voorziet Marokkaanse huizen van drinkwater
Antwerpen voorziet Marokkaanse huizen van drinkwater
 
Jaarverslag 2013 CultuurNet Vlaanderen
Jaarverslag 2013 CultuurNet VlaanderenJaarverslag 2013 CultuurNet Vlaanderen
Jaarverslag 2013 CultuurNet Vlaanderen
 
Subsidie voor Ramadanmarkt 2018 in Borgerhout
Subsidie voor Ramadanmarkt 2018 in BorgerhoutSubsidie voor Ramadanmarkt 2018 in Borgerhout
Subsidie voor Ramadanmarkt 2018 in Borgerhout
 
Kick-off inventariseren en vaststellen voor lokale besturen op 14 maart 2023
Kick-off inventariseren en vaststellen voor lokale besturen op 14 maart 2023Kick-off inventariseren en vaststellen voor lokale besturen op 14 maart 2023
Kick-off inventariseren en vaststellen voor lokale besturen op 14 maart 2023
 
Vliegpakket 5 vliegen in 1 klap def
Vliegpakket 5 vliegen in 1 klap defVliegpakket 5 vliegen in 1 klap def
Vliegpakket 5 vliegen in 1 klap def
 
Veegmachine kost stad Brussel ruim 1 miljoen euro
Veegmachine kost stad Brussel ruim 1 miljoen euroVeegmachine kost stad Brussel ruim 1 miljoen euro
Veegmachine kost stad Brussel ruim 1 miljoen euro
 
Nieuwsbrief Februari 2010
Nieuwsbrief Februari 2010Nieuwsbrief Februari 2010
Nieuwsbrief Februari 2010
 
Digital Online Marketingplan eventmarketing
Digital Online Marketingplan eventmarketingDigital Online Marketingplan eventmarketing
Digital Online Marketingplan eventmarketing
 
Vmb Nieuwsbrief 07 2007
Vmb Nieuwsbrief 07 2007Vmb Nieuwsbrief 07 2007
Vmb Nieuwsbrief 07 2007
 
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
Handleiding voor een optimale gegevensverzamelingHandleiding voor een optimale gegevensverzameling
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
 
Sogent zoekt partners om Wintercircus uit te baten
Sogent zoekt partners om Wintercircus uit te batenSogent zoekt partners om Wintercircus uit te baten
Sogent zoekt partners om Wintercircus uit te baten
 

More from Thierry Debels

More from Thierry Debels (20)

Oprichtingsakte firma Lincelles prins Andrew
Oprichtingsakte firma Lincelles prins AndrewOprichtingsakte firma Lincelles prins Andrew
Oprichtingsakte firma Lincelles prins Andrew
 
Pro Justitia 8/12/89 Jean Deprêtre over videocassette in zaak -Mendez
Pro Justitia 8/12/89 Jean Deprêtre over videocassette in zaak -MendezPro Justitia 8/12/89 Jean Deprêtre over videocassette in zaak -Mendez
Pro Justitia 8/12/89 Jean Deprêtre over videocassette in zaak -Mendez
 
Notities Willy Acke over de Bende van Nijvel
Notities Willy Acke over de Bende van NijvelNotities Willy Acke over de Bende van Nijvel
Notities Willy Acke over de Bende van Nijvel
 
Rapport Bende van Nijvel onderzoeksrechter Guy Wezel
Rapport Bende van Nijvel onderzoeksrechter Guy WezelRapport Bende van Nijvel onderzoeksrechter Guy Wezel
Rapport Bende van Nijvel onderzoeksrechter Guy Wezel
 
AVROX - Modification non statutaire de mandataires
AVROX -  Modification non statutaire de mandatairesAVROX -  Modification non statutaire de mandataires
AVROX - Modification non statutaire de mandataires
 
AstraZeneca - Transparency register EU
AstraZeneca - Transparency register  EUAstraZeneca - Transparency register  EU
AstraZeneca - Transparency register EU
 
Kamerbrief erkenning Stay Behind
Kamerbrief erkenning Stay BehindKamerbrief erkenning Stay Behind
Kamerbrief erkenning Stay Behind
 
Financiering moskeeën in Vlaanderen
Financiering moskeeën in VlaanderenFinanciering moskeeën in Vlaanderen
Financiering moskeeën in Vlaanderen
 
Verslag vzw Platform van Vlaamse Imams en Moslimdeskundigen
Verslag vzw Platform van Vlaamse Imams en MoslimdeskundigenVerslag vzw Platform van Vlaamse Imams en Moslimdeskundigen
Verslag vzw Platform van Vlaamse Imams en Moslimdeskundigen
 
EudraVigilance - Moderna covid MRNA vaccine up to 13/2/21
EudraVigilance - Moderna covid MRNA vaccine up to 13/2/21EudraVigilance - Moderna covid MRNA vaccine up to 13/2/21
EudraVigilance - Moderna covid MRNA vaccine up to 13/2/21
 
Mogelijke bijwerkingen Pfizer-vaccin Europa tot 13/2/21
Mogelijke bijwerkingen Pfizer-vaccin Europa tot 13/2/21Mogelijke bijwerkingen Pfizer-vaccin Europa tot 13/2/21
Mogelijke bijwerkingen Pfizer-vaccin Europa tot 13/2/21
 
Afsprakennota LGU Academy vzw 2018
Afsprakennota LGU Academy vzw 2018Afsprakennota LGU Academy vzw 2018
Afsprakennota LGU Academy vzw 2018
 
The number of individual cases identified in EudraVigilance for TOZINAMERAN i...
The number of individual cases identified in EudraVigilance for TOZINAMERAN i...The number of individual cases identified in EudraVigilance for TOZINAMERAN i...
The number of individual cases identified in EudraVigilance for TOZINAMERAN i...
 
List of meetings Bill & Melinda Gates Foundation has held with Commissioners,...
List of meetings Bill & Melinda Gates Foundation has held with Commissioners,...List of meetings Bill & Melinda Gates Foundation has held with Commissioners,...
List of meetings Bill & Melinda Gates Foundation has held with Commissioners,...
 
EudraVigilance - Comirnaty - Individual cases
EudraVigilance - Comirnaty - Individual casesEudraVigilance - Comirnaty - Individual cases
EudraVigilance - Comirnaty - Individual cases
 
Démission administrateur Avrox
Démission administrateur AvroxDémission administrateur Avrox
Démission administrateur Avrox
 
So Sense SA
So Sense SASo Sense SA
So Sense SA
 
Registratie BioNTech in lobbyregister EU
Registratie BioNTech in lobbyregister EURegistratie BioNTech in lobbyregister EU
Registratie BioNTech in lobbyregister EU
 
POLITIËLE CRIMINALITEITSSTATISTIEKEN - STAD BRUSSEL
POLITIËLE CRIMINALITEITSSTATISTIEKEN - STAD BRUSSELPOLITIËLE CRIMINALITEITSSTATISTIEKEN - STAD BRUSSEL
POLITIËLE CRIMINALITEITSSTATISTIEKEN - STAD BRUSSEL
 
Projectoproep delen Antwerpse stadsvloot
Projectoproep delen Antwerpse stadsvlootProjectoproep delen Antwerpse stadsvloot
Projectoproep delen Antwerpse stadsvloot
 

Verjaardag Vlaams Parlement mag 4 miljoen euro kosten

  • 1. Raamovereenkomst met referentie A094_011 voor diensten inzake communicatie en evenementenbeheer Addendum met het overzicht van vragen en antwoorden Het hierna volgend overzicht van vragen en antwoorden i.v.m. het bestek wordt als addendum bij het bestek gevoegd en maakt er integraal deel van uit. De vragen over het bestek zijn anoniem gemaakt, voor het overige letterlijk weergegeven en in schuine druk gezet. Voorafgaandelijke toelichting bij de mondelinge presentaties voor de offertes: Zoals aangegeven op pp. 2-3 van het bestek, zullen de inschrijvers uitgenodigd worden om hun offerte mondeling te presenteren aan de aanbestedende overheid (in de gebouwen van het Vlaams Parlement - Leuvenseweg 27/86 in 1000 Brussel). De presentaties vinden plaats op woensdag 19 februari 2020 tussen 9 en 18u (plus, ingeval van een groot aantal inschrijvers, ook op donderdag 20 februari). De voor een presentatie uitgenodigde inschrijvers ontvangen dinsdagmiddag 18 februari een e-mail met het tijdstip en de plaats van de presentatie (deze e- mail wordt gericht aan het mailadres opgegeven op het offerteformulier in bijlage D.1). Voor een goed verloop gelden volgende praktische schikkingen: • De presentaties vinden alternerend in 2 vergaderzalen plaats • Beide zalen zijn voorzien van internettoegang en de mogelijkheid tot beeldprojectie • Elke inschrijver krijgt ca. 15’ voor aanvang van de presentatie toegang tot de zaal, om desgewenst de nodige praktische schikkingen te treffen • Per presentatie wordt een tijdslot van 30’ voorzien 1. Vraag: Wat zijn de belangrijkste doelgroepen van de campagne? Antwoord: Het bestek vermeldt de diverse doelgroepen en deelpublieken (p. 24). Het is de bedoeling dat het Vlaams Parlement zich richt tot alle Vlamingen, maar dat naargelang de opzet van het event subdoelgroepen worden aangesproken. In die zin wordt dan ook gevraagd in de case aan te geven hoe de inschrijver de brede Vlaamse bevolking onderverdeelt in (sub)doelgroepen en op welke manier elke (sub)doelgroep bediend zal worden via promotie en communicatie (p. 26 van het bestek). 2. Vraag: Wanneer is de campagne geslaagd? Antwoord: • Als elke Vlaming (vanaf 16 jaar en ouder) ervan op de hoogte is dat het Vlaams Parlement verjaart • Als de communicatiestijl van de feestperiode nadien kan worden doorgetrokken in de reguliere werking
  • 2. • Als tijdens de feestperiode het aanbod aan evenementen divers is zodat de verschillende doelpublieken worden bereikt. Het bestek geeft zelf ook een aantal meetbare doelstellingen, zoals bvb. op pag. 24 “structureel meer virtuele en echte bezoekers aantrekken”, of op pag. 26 “evenementen bij doelpubliek bekendmaken en omzetten in deelnemers en bezoekers”. Zie ook vraag 36. 3. Vraag: Zijn er ruilbudgetten beschikbaar voor media en productie van media-uitingen bij VRT of andere mediaspelers in Vlaanderen? Indien ja, wat zijn de voorziene budgetten waarmee we rekening kunnen houden in onze offerte en plan? Antwoord: Er is momenteel 1 ruilbudget ter beschikking als gevolg van een samenwerking met de VRT in 2019. Dit ruilbudget valt buiten het budget dat ter beschikking is voor voorliggende opdracht. In het kader van die samenwerking verbond de VRT er zich toe kostenloos een radio- en televisiespot te maken, en deze spot uit te zenden op hun radio- en televisiekanalen gedurende een periode van 2 weken in de maand mei 2020. 4. Vraag: Is er meer gedetailleerde informatie beschikbaar over de verschillende deelpublieken? Vb. beschrijvingen van de verschillende persona’s? Antwoord: zie vraag 1. 5. Vraag: Wat is de huidige rol van het eventpersoneel van het Vlaams Parlement? Antwoord: Het Vlaams Parlement kan voor de organisatie van de evenementen zorgen voor ondersteuning door eigen medewerkers. Het betreft hier vooral de onthaalmedewerkers, medewerkers die de organisatie van interne en externe evenementen begeleiden, andere medewerkers die zich vrijwillig ter beschikking stellen en medewerkers van de technische diensten die materiële ondersteuning kunnen verlenen. 6. Vraag: 21/05/20 = eerste verjaardag is een wettelijke feestdag > Zal het feest van 25-jaar Het Vlaams Parlement op deze dag plaatsvinden of zal er worden gekozen om het op een omliggende dag te laten plaatsvinden? Antwoord: De eerste verjaardag zal gevierd worden op woensdag 20 mei 2020, dat is de dag voor de wettelijke feestdag. 7. Vraag: Mogen we foodtrucks op de openbare weg voorzien? Zo ja, kunnen we met bonnetjes werken (die deels gratis worden aangeboden en deels tegen betaling verkrijgbaar
  • 3. zijn)? Antwoord: De openbare weg kan worden gebruikt mits daarvoor toelating wordt verkregen bij de lokale overheid (stad of gemeente). Er is geen principieel bezwaar tegen het werken met drank- en/of eetbonnetjes. 8. Vraag: Bestaat er een overzicht van alle festiviteiten in Vlaanderen? Antwoord: Een algemeen overzicht van alle activiteiten in Vlaanderen is er niet. Het aanbod aan allerlei activiteiten in de sportieve, culturele en verenigingssector is dan ook erg divers. Er zijn voor wat het eigen programma betreft, momenteel nog geen concrete festiviteiten gepland, behalve op 20 mei 2020, de viering van 25 jaar Vlaams Parlement. Dit evenement is het startschot van het feestprogramma waarvoor van de inschrijver de nodige voorstellen verwacht worden. 9. Vraag: Kunnen we een grondplan en technisch plan van het gebouw (Vlaams Parlement) ontvangen? Antwoord: Alle plannen van de gebouwen zullen ter beschikking gesteld worden van de opdrachtnemer. Voor een overzicht van de gebouwen: https://www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams- parlement/de-gebouwen-en-de-kunstcollectie-van-het-vlaams-parlement 10. Vraag: Dienen we rekening te houden met vaste leveranciers? Catering, techniek, security, …? Antwoord: Neen. 11. Vraag: Kunnen we op site-inspectie gaan? Eventueel mogelijk op dinsdag 4/2 om 14u30? Antwoord: Het bestek voorziet niet in een bezoek aan de gebouwen van het Vlaams Parlement specifiek in het kader van deze procedure voor gunning van de opdracht. Meer algemeen biedt het Vlaams Parlement wel diverse mogelijkheden tot bezoek: https://www.vlaamsparlement.be/ bezoeken. 12. Vraag: Wat zijn voor jullie de belangrijkste verwezenlijkingen van het Vlaams Parlement de afgelopen decennia en wat zijn voor jullie de belangrijkste toekomstige evoluties?
  • 4. Antwoord: Bij de meeste van de voorgaande staatshervormingen zijn de bevoegdheden van Vlaanderen uitgebreid. Het Vlaams Parlement heeft door middel van decreten in al zijn bevoegdheidsdomeinen Vlaanderen vorm gegeven. Een uitgebreide weergave van de recente politieke geschiedenis zou ons in dit kader te ver leiden. Op de website van het Vlaams Parlement is o.m. volgende informatie te vinden: - een beknopte geschiedenis: https://www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams-parlement/ geschiedenis-van-het-vlaams-parlement - statistieken en jaarverslagen over de werking: https://www.vlaamsparlement.be/over-het- vlaams-parlement/statistieken-en-jaarverslagen Naargelang iemands politieke overtuiging, zullen steeds weer andere dossiers als belangrijkste verwezenlijking worden opgesomd. De huidige besteding van de Vlaamse begroting geeft een idee over de verdeling van de middelen over de verschillende domeinen. 13. Vraag: Kunnen jullie prioriteiten leggen in de opgegeven doelgroepen? Wie is de primaire doelgroep? Antwoord: zie vraag 1. 14. Vraag: Hoeveel mensen volgen de hoorzittingen live? Antwoord: Ervan uitgaande dat met ‘de hoorzittingen’ het aantal mensen bedoeld wordt dat de parlementaire vergaderingen (commissies en plenaire zittingen) live volgt via de streaming: Plenaire zittingen: gemiddeld 2.000 Commissies: varieert zeer sterk afhankelijk van (het) (de) behandelde onderwerp(en). 15. Vraag: Hoeveel mensen komen er jaarlijks naar het bezoekerscentrum? Antwoord: Het bezoekerscentrum trok in het eerste werkingsjaar 20.000 bezoekers, waarvan de meerderheid bestaat uit groepen en scholen. We staan nu aan de start van het tweede werkingsjaar. 16. Vraag: Hoeveel bezoekers komen er naar jullie website? Antwoord: Op maandbasis telt de website vlaamsparlement.be zo’n 70.000 unieke bezoekers. Op
  • 5. woensdagen en donderdagen komen er het meeste surfers langs, zo’n 5000 unieke bezoekers per dag. Op woensdag vindt steeds de plenaire vergadering plaats. Op donderdag zijn er verschillende commissievergaderingen. 17. Vraag: Hoeveel verzoekschriften worden er jaarlijks ingediend? Antwoord: het aantal verzoekschriften varieert jaarlijks. Tijdens de legislatuur 2014-2019 werden er in totaal 117 verzoekschriften ingediend. 18. Vraag: Op pagina 26 van het bestek hebben jullie het over een magazine. Wie is de doelgroep van het magazine? Antwoord: De doelgroep van het magazine zijn bezoekers van het parlement, potentiële bezoekers van het parlement, eigen personeel, politiek personeel. Het magazine zou periodiek verschijnen op vaste momenten doorheen de feestperiode en moet mensen die er niet bij waren, zin geven om toch een evenement mee te pikken in de toekomst. Een fysiek magazine is geen absolute vereiste indien het feestprogramma en het verslag nadien afdoende op een digitale wijze kunnen worden overgebracht. 19. Vraag: Op pagina 26 van het bestek hebben jullie het over een website. Willen jullie een nieuwe website voor het feestjaar, of specifieke webpagina’s over het feestjaar in de bestaande website? Antwoord: Beide opties zijn mogelijk. Een afzonderlijke url die verwijst naar (nieuw aan te maken) pagina’s op de huidige website, is eveneens een mogelijkheid. Online dient het feestprogramma te worden weergegeven. Met mogelijkheid om per event door te klikken op de details en inschrijfmodaliteiten. Ook impressies na afloop van de activiteiten moeten op deze webpagina’s te vinden zijn. 20. Vraag: Is er een nauwe samenwerking tussen het Vlaams Parlement en het Vlaams Jeugd Parlement? Antwoord: Het Vlaams Jeugd Parlement organiseert jaarlijks een simulatie van het Vlaams Parlement in de gebouwen van het Vlaams Parlement. De lokalen en benodigde infrastructuur wordt tijdens deze dagen telkens gratis ter beschikking gesteld van het VJP. 21. Vraag: De uitgewerkte case bedraagt maximaal 10 bladzijden. Is dit in- of exclusief eventuele grafische uitwerkingen? Antwoord:
  • 6. Grafische uitwerkingen kunnen toegevoegd worden als bijlage en worden niet bij de 10 pagina’s geteld. Grafische uitwerkingen kunnen ook tijdens de mondelinge presentatie gevisualiseerd en gepresenteerd worden. 22. Vraag: Wat zijn belangrijke learnings qua communicatie die jullie hebben opgebouwd doorheen de jaren? Antwoord: Het imago en de kennis over het Vlaams Parlement bij zijn publiek (de Vlamingen) wordt sterk bepaald door de parlementaire activiteiten zelf, de corebusiness van het parlement. De kennis van het parlement als belangrijkste ‘instelling’ van het democratisch bestel en uiteindelijk het vertrouwen in deze instelling verhogen bij het publiek, vergt veel diverse inspanningen, zowel naar communicatiemiddelen, als naar doelgroepen toe. Uit onderzoeken blijkt dat de burger het Vlaams Parlement als eerder saai percipieert, terwijl de professionele gebruiker een deskundig beeld heeft. Het blijft moeilijk aan het brede publiek uit te leggen waar het parlement voor staat en wat de impact is op hun leven. 23. Vraag: Dienen de drie jubilea op de exacte oprichtingsdata gevierd te worden? Indien niet, wat zijn de gewenste perioden? Abstractie van het feit dat er uiteraard een heus "feestjaar" kan gecreëerd worden. Antwoord: Met een goede motivering kunnen de verjaardagen op andere data gevierd worden, maar tijdens de periodes direct voor of na deze data. Het startschot zal bijvoorbeeld plaatsvinden op 20 mei 2020 en niet op 21 mei. 24. Vraag: Wie zijn jullie huidige partners en welke nieuwe partners partnerschip willen jullie realiseren (p. 24 bestek)? Antwoord: Het Vlaams Parlement heeft als ‘partner’ een aantal instellingen waar mee samengewerkt wordt vanuit zijn opdrachten: de Vlaamse overheidsdiensten, de Raad van State, het Grondwettelijk Hof, … Daarnaast zijn er goede banden met diverse sectoren in het zgn. middenveld via de koepelorganisaties: Unizo, Voka, ZorgNet, koepelorganisaties in de (socio)culturele sector, SERV, VVSG, VRT, … De nieuwe partners zijn niet gedefinieerd, maar kunnen naargelang de op te zetten evenementen divers zijn.
  • 7. 25. Vraag: Het Vlaams Parlement wil de dialoog aangaan met Vlaming en hun stem laten horen. Hoe zien jullie dit concreet? Moeten we structurele elementen in jullie communicatie inbouwen om dit te faciliteren (p. 24 bestek)? Antwoord: We zijn op zoek naar een creatieve aanpak om meningen en vragen van burgers een plaats te geven. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van social media. Al laten we de inschrijvers de vrije hand om hier met een eigen voorstel te komen. Het is in het kader van deze opdracht niet de bedoeling om het reglement van het Vlaams Parlement inzake participatie te wijzigen of verregaande inhoudelijke politieke voorstellen te doen rond participatie. Het Vlaams Parlement voorziet reeds een formele manier voor burgers om gehoord te worden. Dat kan na het indienen van een verzoekschrift. Meer informatie hierover op https:// www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams-parlement/een-open-huis#vraag-verzoekschrift 26. Vraag: Bestek p. 8 titel A.9.: “De offerte wordt op een globale manier ondertekend op het erbij horende indieningsrapport door middel van een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Een gescande handtekening is onvoldoende”. Volstaat het dat de handtekeningsgerechtigde bestuurder van de inschrijver met zijn identiteitskaart het globaal indieningsrapport op e-Tendering ondertekent of moet elk op e- Tendering op te laden document voordat het op e-Tendering opgeladen wordt, apart met een certificaat voor een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening ondertekend worden? Onze bestuurder heeft momenteel een e-token-certificaat uitgegeven door QuoVadis Trustlink B.V. (Nederland) waarmee zij documenten namens onze Belgische vennootschap met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening kan tekenen. Mogen wij dit certificaat ook gebruiken voor deze aanbesteding of moet die afgeleverd zijn door QuoVadis België? In de lijst op de website https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Online/Lijst-gekwalificeerde- dienstverlenersprestataires-vertrouwensdiensten-in-Belgie.pdf staat namelijk enkel de Belgische tak van QuoVadis vermeld. Moeten onze onderaannemers ook een certificaat voor een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening aankopen om de door hen in te dienen afzonderlijke documenten (o.a. het UEA) rechtsgeldig elektronisch te ondertekenen? Of volstaat voor een onderaannemer een ingescande handtekening? Antwoord: De elektronische handtekening moet uitgaan van de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd is/zijn om de inschrijver te verbinden en dit minstens voor het bedrag van de offerte. Het volstaat inderdaad dat deze bevoegde/gemachtigde perso(o)n(en) het indieningsrapport op eTendering onderteken(t)(en); de opgeladen documenten van de offerte moeten niet apart ondertekend worden. Meer informatie over de elektronische handtekening (via een externe tool) is te vinden in volgende handleiding (zie punt 4.8 en de contactgegevens van de helpdesk op pag. 83): h t t p s : / / w w w . p u b l i c p r o c u r e m e n t . b e / s i t e s / d e f a u l t / fi l e s / d o c u m e n t s / man_eten_supplier_nl_20190709_100.pdf.
  • 8. Het UEA moet enkel ingevuld worden voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver zich beroept voor zijn kwalitatieve selectie; dit UEA wordt ingevuld door de inschrijver zelf (zie bestekartikel A.16) en vergt geen geldige gekwalificeerde elektronische handtekening van de onderaannemer of derde. Voor deze onderaannemer of derde moet wel de verbintenis terbeschikkingstelling middelen (bijlage D.4) bij de offerte gevoegd worden, voorzien van een gewone (bv. een gescande) handtekening en van de bewijsstukken die de ondertekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar staven. Andere onderaannemers (buiten diegene waarop de inschrijver zich beroept voor zijn kwalitatieve selectie) moeten niet opgegeven worden in de offerte, noch moet voor hen een UEA bij de offerte gevoegd worden. 27. Vraag: Bestek p. 12 en bijlage D.4. verbintenis terbeschikkingstelling middelen: volstaat het dat een onderaannemer om te bewijzen dat hij zich niet in een uitsluitingsgrond bevindt, enkel het uittreksel uit het strafregister van zijn onderneming en van de leden van zijn bestuursorgaan in deze fase van de aanbesteding indient? En moet hij dus niet het RSZ-attest, attest fiscale verplichtingen en BTW en het attest niet-faillissement indienen? Antwoord: Voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver zich beroept voor zijn kwalitatieve selectie, voegt de inschrijver een UEA bij de offerte. Het UEA is een formele verklaring op erewoord dat de inschrijver voldoet aan voormelde voorwaarden: de vereiste ondersteunende documenten (zoals uittreksel strafregister en de vermelde attesten) moeten in deze fase niet bij de offerte gevoegd worden, maar kunnen later opgevraagd worden door de aanbestedende overheid (zie bestekartikel A.17). 28. Vraag: Bestek p. 13 titel A.16.1. Moet een onderaannemer alle rubrieken van het UEA invullen? Antwoord: De inschrijver vult voor elk UEA de rubrieken 1 t.e.m. 4 in (zie bestekbijlage D.3). 29. Vraag: UEA: deel IV “Algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria”: kan een onderaannemer bij Deel IV van het UEA ook “ja” invullen met dien verstande dat hij in samenwerking met de draagkracht van de hoofdaannemer aan alle selectiecriteria voldoet? Antwoord: Voor rubriek IV kan hier inderdaad “ja” ingevuld worden. 30. Vraag: UEA: Deel V: is deel V van toepassing hier? Zoja, wat wenst u dat wij hier invullen? Antwoord: Deel V is niet van toepassing (zie bestekbijlage D.3). 31. Vraag: UEA p. 3 onderaan: “Neemt de ondernemer samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure?” -> bedoelt u hiermee ook de hoofdaannemer/
  • 9. onderaannemersconstructie? Antwoord: Hiermee wordt gedoeld op de situatie waarbij de offerte wordt ingediend door een combinatie van meerdere ondernemers (feitelijke vereniging of tijdelijke handelsvennootschap). 32. Vraag: Bestek p. 14 titel A.17: “De aanbestedende overheid kan de inschrijvers tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.” ! om welke stukken gaat het hier concreet? Dan vragen wij deze reeds op zodat we ze u snel kunnen bezorgen, indien nodig. Antwoord: Dit kan gaan om stukken m.b.t. de uitsluitingsgronden (bestekartikel A.15) en/of de kwalitatieve selectie (bestekartikel A.16). 33. Vraag: Dienen wij een aparte verklaring ondertekend door hoofdaannemer en door onderaannemer in, waarin we stellen dat hoofdaannemer en onderaannemer de richtlijnen vermeld onder titel B.4.2, B.18. en B.17. zullen naleven? Antwoord: Neen, dergelijke verklaring moet niet bij de offerte gevoegd worden. 34. Vraag: Bestek p. 9 titel A.10.: heeft u een voorkeur over of we onze offerte in word of in pdf indienen? Antwoord: Geen voorkeur. 35. Vraag: Is het mogelijk om input te krijgen over de ruimtes van het Vlaams Parlement die ter beschikking gesteld kunnen worden voor de evenementen (aantal, oppervlakte, grondplannen)? Antwoord: zie vraag 9. 36. Vraag: Kunt u een indicatie geven van het aantal bezoekers die jullie op de evenementen willen verwelkomen? Antwoord: Het is de bedoeling dat er in de evenementenmix plaats is voor grootschalige en kleinschalige activiteiten. Met kleinschalig doelen we op 50-100 aanwezige personen. Met grootschalig bedoelen we enkele 1000’en personen. In totaal zouden we in de 18 maanden van de feestperiode graag 50.000 tot 100.000 bezoekers verwelkomen op onze evenementen en in het bezoekerscentrum van het Vlaams Parlement. Zie ook vraag 15 voor de huidige bezoekerscijfers van het bezoekerscentrum.
  • 10. 37. Vraag: Catering binnen Vlaams Parlement: is dat iets waar we op kunnen rekenen? Of dienen we te werken met externe partners? Antwoord: De catering in het Vlaams Parlement wordt verzorgd door externe cateraars. De dienstverlener voor communicatie en evenementenbeheer kan voorstellen om een beroep te doen op deze voormelde cateraars dan wel op andere cateraars. In elk geval moet de geraamde kost van de voorgestelde catering opgenomen te worden in het totaalbudget (= incl. btw tussen 1 en 1,5 miljoen euro voor de feestperiode 25 – 50). 38. Vraag: Van welke diensten/eigen middelen en kanalen van het Vlaams Parlement kunnen we gebruik maken? En vallen deze al dan niet binnen ons budget. Antwoord: De diensten van het algemeen secretariaat van het Vlaams Parlement bieden ondersteuning bij de uitwerking van de feestperiode. Deze diensten zullen in eerste instantie hun medewerking verlenen: de communicatiedienst, de dienst publiekswerking, de dienst onthaal, de dienst logistiek. In welke mate de personele inzet van medewerkers van het Vlaams Parlement mogelijk is, zal evenement per evenement moeten beoordeeld worden. De inzet van eigen medewerkers van het Vlaams Parlement valt niet binnen het budget voorzien voor deze opdracht. De gebouwen en ruimten van het Vlaams Parlement kunnen uiteraard gebruikt worden. Voor een overzicht van de gebouwen: https://www.vlaamsparlement.be/over-het-vlaams-parlement/ de-gebouwen-en-de-kunstcollectie-van-het-vlaams-parlement Voor een overzicht van de communicatiekanalen, zie vraag 42. 39. Vraag: ‘Betrekken van het personeel van het Vlaams Parlement bij de uitvoering van en communicatie over de feestperiode’ -> Hoe ziet u het betrekken van het personeel hierin precies? Antwoord: zie vragen 5 en 38. 40. Vraag: Partnerschappen: Wat verstaan jullie onder een ‘partnerschap’? Welke bestaan vandaag? Kunnen jullie enkele voorbeelden geven? Antwoord: zie vraag 24. 41. Vraag: We hebben een huisstijlhandboek ontvangen dat is opgesplitst in een deel 2010 en 2014. Is dit de meest recente versie? Kunnen we het logo digitaal (jpg of png) ontvangen? Antwoord: Het huisstijlhandboek van 2014 is de meest recente versie. In het verlengde van deze opdracht kan beslist worden om samen met de gekozen inschrijver een nieuwe huisstijl uit te werken.
  • 11. Op volgende webpagina vindt u de richtlijnen voor het gebruik van het logo: https:// www.vlaamsparlement.be/publicaties/gebruik-van-het-logo-van-het-vlaams-parlement 42. Vraag: Kunnen we een overzicht krijgen van alle bestaande communicatiekanalen van het Vlaams Parlement vandaag (Facebook, Vlaams Parlement TV, nieuwsbrieven, etc.)? Antwoord: Externe communicatiemiddelen In eigen beheer: • Facebook • Instagram • Twitter • LinkedIn • Flickr • Youtube (rechtstreekse uitzendingen van alle parlementaire vergaderingen, ook nadien nog raadpleegbaar) • Websites: vlaamsparlement.be, bezoekerscentrum.vlaamsparlement.be, flemishparliament.eu, dekrachtvanjestem.be, vlaamsparlement.tv • Automatische nieuwsbrieven via vlaamsparlement.be • TV zender Vlaamsparlement tv • Persberichten – Prezly • Terbeschikkingstelling van beelden aan de TV-omroepen (o.a. de regionale omroepen) en andere media Niet in eigen beheer: • Wekelijkse rechtstreekse uitzending van Villa Politica op VRT (Eén) Interne communicatiemiddelen • Interne nieuwsbrieven (2) • Intranet • Digitale informatieschermen in de gebouwen (40 tal) Brussel, 6 februari 2020