2. 5η Ενότητα: Χρήση Βάσεων Δεδομένων
5.1 Κατανόηση Βάσεων Δεδομένων
5.2 Χρήση της Εφαρμογής
5.3 Πίνακες
5.4 Ανάκτηση Πληροφοριών
5.5 Αντικείμενα
5.6 Αποτελέσματα
ECDL 5η Ενότητα 2
3. 5.1 Κατανόηση Βάσεων Δεδομένων
Μια βάση δεδομένων είναι μια συλλογή
καλά οργανωμένων εγγραφών(δομημένη
συλλογή από δεδομένα) μέσα σε κοινώς
διαθέσιμα μέσα μαζικής αποθήκευσης
Παραδείγματα χρήσης Βάσεων Δεδομένων:
◦ Συστήματα κρατήσεων αερογραμμών
◦ Κυβερνητικά μητρώα
◦ Εγγραφές τραπεζικών λογαριασμών
◦ Πληροφορίες ασθενών νοσοκομείων
ECDL 5η Ενότητα 3
4. Οργάνωση Βάσεων Δεδομένων
Ένας μηχανισμός δέχεται δεδομένα, τα επεξεργάζεται και παράγει
πληροφορίες
Ο μηχανισμός αυτός λέγεται DBMS (Data Base Management System) ή
ΣΔΒΔ (Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων) και συνήθως τα
χειρίζονται επαγγελματίες
Η Access,η οποία είναι στο πακέτο του Office, είναι ένας τέτοιος
μηχανισμός
Κάθε Βάση Δεδομένων (ΒΔ) έχει:
◦ Πίνακες
◦ Εγγραφές (Γραμμές)
◦ Πεδία (Στήλες)
Κάθε πίνακας σε μια ΒΔ πρέπει να περιέχει δεδομένα μοναδικού τύπου
αντικειμένου
Κάθε πεδίο(στήλη) ενός πίνακα περιέχει μόνο ένα στοιχείο δεδομένων όπως
κείμενο, αριθμό, ημερομηνία/ώρα, ναι/όχι
Κάθε πεδίο έχει ιδιότητες όπως μέγεθος πεδίου, μορφή, προεπιλεγμένη
τιμή κ.α.
Πρωτεύον κλειδί: είναι μια τιμή η οποία χρησιμοποιείται για να δώσει μια
μοναδική ταυτότητα σε μια εγγραφή
Το ευρετήριο (index) επιταχύνει τα ερωτήματα (queries) όπως και την
ταξινόμηση (sort)
ECDL 5η Ενότητα 4
5. Σχέσεις
Ορισμός: μια σχέση εφαρμόζει συσχέτιση πινάκων για
ελαχιστοποίηση της επανάληψης των δεδομένων
Δημιουργία/Διαγραφή σχέσης που βασίζεται στο ταίριασμα ενός
μοναδικού πεδίου ενός πίνακα με ένα πεδίο ενός άλλου πίνακα
Σχέσεις:
◦ Ένα-προς-ένα
◦ Πολλά-προς-πολλά
◦ Ένα-προς-πολλά
Κανόνες Σχέσεων
◦ Ενεργοποίηση/ Απενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών
εξασφαλίζει ότι δεν θα διαγράψουμε εγγραφές συσχετιζόμενων
πινάκων ή εγγραφές από συσχετιζόμενους πίνακες με πρωτεύοντα
κλειδιά
◦ Διαδοχική ενημέρωση σχετικών εγγραφών
◦ Διαδοχική διαγραφή σχετικών εγγραφών
Μπορούμε να διαγράψουμε μεμονωμένες σχέσεις ενός πίνακα
αν αυτός έχει πολλές
ECDL 5η Ενότητα 5
6. Λειτουργία ΒΔ
Μια επαγγελματική ΒΔ δημιουργείται από
ειδικούς των ΒΔ
Αλλά η εισαγωγή, η συντήρηση και η
ανάκτηση δεδομένων διεκπεραιώνεται
από χρήστες
Ο διαχειριστής της ΒΔ
◦ παρέχει στους κατάλληλους χρήστες
πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα
◦ είναι υπεύθυνος για την ανάκτηση μιας ΒΔ
μετά από κατάρρευση (crash) ή σημαντικά
σφάλματα
ECDL 5η Ενότητα 6
7. 5.2 Χρήση της Εφαρμογής
Άνοιγμα και κλείσιμο μιας εφαρμογής ΒΔ
◦ Μενού Έξοδος ή
◦ Το εξωτερικό Χ
Άνοιγμα και κλείσιμο μιας ΒΔ
◦ Μενού Κλείσιμο ή
◦ Το εσωτερικό Χ
Απόκρυψη εμφάνιση γραμμής εργαλείων:
◦ Προβολή Γραμμές Εργαλείων ή
◦ Δεξί κλικ στην Γραμμή Εργαλείων
ΠΡΟΣΟΧΗ: Για να δημιουργήσουμε μια νέα ΒΔ
σε ένα συγκεκριμένο φάκελο πρέπει από την
αρχή να καθορίσουμε που θα την
αποθηκεύσουμε
ECDL 5η Ενότητα 7
8. Συνήθεις Εργασίες
Μια ΒΔ περιέχει τα εξής αντικείμενα:
◦ Πίνακες
◦ Ερωτήματα
◦ Φόρμες
◦ Έκθεση /Αναφορά
Μπορούμε να δημιουργήσουμε όλα αυτά και φυσικά να τα
διαγράψουμε
Κάθε αντικείμενο έχει διάφορες προβολές:
◦ Προβολή Σχεδίασης
◦ Προβολή Φύλλου Δεδομένων (Πίνακας)
◦ Προβολή Φόρμας /Έκθεσης
ΤαξινόμησηΑύξουσα / Φθίνουσα:
◦ Δεδομένων σε πίνακα / φόρμα
◦ Αποτελεσμάτων ερωτήματος
Σειρά προβολής στηλών
◦ Για να αλλάξουμε την σειρά προβολής των στηλών ενός πίνακα πηγαίνουμε
στην προβολή «Φύλου Δεδομένων» και από εκεί τις μετακινούμε
◦ Αυτό δεν αλλάζει την δομή του πίνακα, δηλαδή την σειρά στην «Προβολή
Σχεδίασης»
ECDL 5η Ενότητα 8
9. 5.3 Πίνακες (1/2)
Κάθε πίνακας έχει εγγραφές (γραμμές) και
πεδία (στήλες)
Κάθε πεδίο έχει ένα συγκεκριμένο τύπο
δεδομένων (αυστηρά ορισμένο), δηλαδή τον
τύπο πληροφοριών που μπορεί να
αποθηκευτούν στο πεδίο
◦ Αυτόματη Αρίθμηση (1, 2, 3, 4,…)
◦ Κείμενο («Γιώργος», «Γιώργος56» , «56»)
◦ Αριθμός (1, 45, -9.4,…)
◦ Ημερομηνία /Ώρα (23-01-2013, 12:34)
◦ Ναι /Όχι
◦ Υπόμνημα (Για μεγάλο κείμενο)
◦ Οδηγός Αναζήτησης
◦ Και άλλα
ECDL 5η Ενότητα 9
10. Πίνακες (2/2)
Κάθε πεδίο έχει και ιδιότητες:
◦ Μέγεθος πεδίου
◦ Μορφή (πχΑριθμού)
◦ Μορφή Ημερομηνίας/Ώρας
◦ Προεπιλεγμένη τιμή
◦ Και άλλα
ΣΗΜΕΙΩΣΗ:
◦ Φυσικά μπορούμε να αλλάξουμε τύπο και ιδιότητες
αρκεί να είναι συμβατά με τα δεδομένα που
υπάρχουν
◦ Αν αλλάξουμε πχ το μέγεθος πεδίου από 10
χαρακτήρες σε 6 τότε θα διαγραφούν από τις
υπάρχουσες εγγραφές δεδομένα που υπερβαίνουν
τους έξι χαρακτήρες
ECDL 5η Ενότητα 10
11. Σχεδίαση Πίνακα (συνέχεια)
Κανόνας Επικύρωσης:
◦ Παράταση που προσδιορίζει τις τιμές που μπορεί να πάρει ένα
πεδίο αριθμού, ημερομηνία/ώρα, νομισματική μονάδα
◦ Πχ: η τρέχουσα ημερομηνία εμφανίζεται με την συνάρτηση date()
Κείμενο Επικύρωσης:
◦ Το μήνυμα που εμφανίζεται όταν παραβαίνουμε τον κανόνα
επικύρωσης
Ευρετήριο: γίνεται όταν σε ένα πεδίο κάνουμε αναζήτηση ή
φιλτράρισμα, μπορεί να είναι:
◦ Με διπλότυπα (Ναι-ΕπιτρέπονταιΔιπλότυπα)
◦ Χωρίς Διπλότυπα (Όχι-Δεν επιτρέπονται Διπλότυπα)
Κάθε πρωτεύον κλειδί έχει ευρετήριο και επιτρέπει στον
χρήστη να προσδιορίσει κάθε εγγραφή με μοναδικό τρόπο
Η ελαχιστοποίηση των διπλότυπων εγγραφών θα μας
βοηθήσει στην εισαγωγή ευρετηρίων
Πρωτεύον κλειδί μπορεί να εφαρμοστεί σε 1 πεδίο (απλό) ή σε
περισσότερα (σύνθετο)
ECDL 5η Ενότητα 11
12. 5.4 Ανάκτηση Πληροφοριών
Αναζήτηση σε πίνακα για συγκεκριμένη λέξη,
αριθμό, ημερομηνία σε κάποιο πεδίο
Εύρεση
◦ Αρχή πεδίου
◦ Οπουδήποτε στο πεδίο
◦ Ολόκληρο πεδίο
Φίλτρο (περιορισμός προβολής εγγραφών με
κάποιο κριτήριο) σε πίνακα ή φόρμα
χρησιμοποιώντας τα >=, <=, <, >, =, OR, NOT
ΠΡΟΣΟΧΗ: Δεν διαγράφονται οι εγγραφές απλά
δεν εμφανίζονται μέχρι να καταργηθεί το
φίλτρο
ECDL 5η Ενότητα 12
13. Ερωτήματα
Χρησιμοποιούμε το ερώτημα για να εξάγουμε
δεδομένα και να τα αναλύσουμε
Μπορούμε να δημιουργήσουμε ερώτημα
βασισμένο σε ένα ή δύο πίνακες
χρησιμοποιώντας κατάλληλα κριτήρια
αναζήτησης, τα οποία στην συνέχεια μπορούμε
να τα τροποποιήσουμε
Τα πεδία που χρησιμοποιούμε μπορούμε να:
◦ τα εμφανίσουμε ή όχι στο αποτέλεσμα
◦ εφαρμόσουμε αύξουσα ή φθίνουσα ταξινόμηση
◦ ορίσουμε κριτήρια αναζήτησης
Τα ερωτήματα μόλις τελειώσουμε με τα
κριτήρια πρέπει να τα εκτελέσουμε για να μας
εμφανίσουν τα αποτελέσματα
ECDL 5η Ενότητα 13
14. Κριτήρια Αναζήτησης
Τα κριτήρια αναζήτησης ή επιλογής χρησιμοποιούν τα
ακόλουθα:
◦ Συγκριτικούς τελεστές:
= (ίσον), <> (διάφορο), < (μικρότερο), > (μεγαλύτερο), <= (μικρότερο
ή ίσο), >= (μεγαλύτερο ή ίσο)
◦ Λογικούς τελεστές
NOT(ΛογικόΌΧΙ), AND(Λογικό ΚΑΙ), OR(Λογικό Ή)
◦ Χαρακτήρες Μπαλαντέρ ()
* ή % 0,1 ή περισσότεροι χαρακτήρες
? ή _ ένας χαρακτήρας ακριβώς
Για παράδειγμα:
◦ “Not Null”
Δηλαδή να μην περιέχει κενές τιμές
◦ Like "Κ???"
Να αρχίζει από Κ και να έχει 4 χαρακτήρες
◦ Not Like "*ίνα"
Να μην τελειώνει σε ίνα
ECDL 5η Ενότητα 14
15. 5.5 Αντικείμενα – Φόρμες
Οι φόρμες χρησιμοποιούνται για να προβάλλονται και να
συντηρούμε εγγραφές
Με την φόρμα μπορούμε να εισάγουμε νέες εγγραφές ή να
διαγράψουμε ήδη υπάρχουσες
Σε μία φόρμα μπορούμε να εισάγουμε κείμενο σαν κεφαλίδα και
σαν υποσέλιδο (τα οποία μετά μπορούμε να αποκρύψουμε)
Μπορούμε να αλλάξουμε γραμματοσειρά ή γενικά την μορφή
στα κελιά της φόρμας
Μετάβαση σε εγγραφές (με τα κουμπάκια στο κάτω μέρος):
◦ Συγκεκριμένη
◦ Πρώτη
◦ Τελευταία
◦ Νέα
◦ Επόμενη
◦ Προηγούμενη
Εφαρμογή φίλτρου σε πεδίο φόρμας:
◦ Δεξί κλίκ φίλτρο για *όρος* (περιέχει τον όρο)
ECDL 5η Ενότητα 15
16. 5.6 Αποτελέσματα - Εκθέσεις
Δημιουργούμε μια έκθεση/αναφορά για την
εκτύπωση επιλεγμένων πληροφοριών ενός
πίνακα ή ενός ερωτήματος αλλά και για να τα
αναλύσουμε
Σε μία έκθεση μπορούμε να αλλάξουμε την
θέση των πεδίων και της κεφαλίδας (προβολή
σχεδίασης), όπως και το κείμενο του
υποσέλιδου ή της κεφαλίδας
Μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα
χρησιμοποιώντας συνοπτικές τιμές:
◦ Αθροίσματος
◦ Μέσου όρου
◦ Ελαχίστου
◦ Μεγίστου
ECDL 5η Ενότητα 16
17. Εξαγωγή και Εκτύπωση
Αποτελεσμάτων
Μπορούμε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος (Αρχείο
Εξαγωγή) να τα εξάγουμε σε ένα εξωτερικό αρχείο όπως:
◦ Αρχείο κειμένου (.txt, .csv)
◦ Υπολογιστικό φύλλο .xls
Μπορούμε να εκτυπώσουμε αποτελέσματα από:
◦ Πίνακα
◦ Φόρμας
◦ Αποτελεσμάτων ερωτήματος
◦ Έκθεση/Αναφοράς
Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε στην εκτύπωση:
◦ τον προσανατολισμό(Οριζόντιος –Κατακόρυφος)
◦ μέγεθος χαρτιού εκτύπωσης (Α4, Α3, Letter)
Η προεπισκόπηση εκτύπωσης (πίνακα, φόρμας,
ερωτήματος, έκθεσης) είναι χρήσιμη για να δούμε πως θα
φαίνεται εκτυπωμένο
ECDL 5η Ενότητα 17