ECDL Excel Σημειώσεις 4/7
- 1. ECDL – 4ηΕνότητα Υπολογιστικά Φύλλα (Spreadsheets) Μαθήματα ECDL +30 699 3072 078 Syllabus 5.0
- 2. 4η Ενότητα:Υπολογιστικά Φύλλα Περιεχόμενα: 4.1Χρήση της Εφαρμογής 4.2 Κελιά 4.3 Διαχείριση Φύλλων Εργασίας 4.4Τύποι και Συναρτήσεις 4.5 Μορφοποίηση 4.6 Γραφήματα 4.7 Προετοιμασία Εκτυπώσεων ECDL 4η Ενότητα 2
- 3. 4.1 Χρήση τηςΕφαρμογής Εργασίες με το Excel (Υπολογιστικό Φύλλο): ◦ Άνοιγμα και κλείσιμο της εφαρμογής (Εξωτερικό «Χ» ή Αρχείο Έξοδος) ◦ Άνοιγμα και κλείσιμο υπολογιστικών φύλλων (Εσωτερικό «Χ» ή Αρχείο Κλείσιμο) ◦ Δημιουργία νέου βασισμένου στο προκαθορισμένο πρότυπο ◦ «Αποθήκευση ως» ενός υπολογιστικού φύλλου 1. σε μια θέση στο δίσκο 2. με άλλο όνομα σε μια θέση στο δίσκο 3. σε άλλον τύπο αρχείου όπως: πρότυπο αρχείο κειμένου με επέκταση συγκεκριμένης εφαρμογής , έκδοση εφαρμογής Μπορούμε να έχουμε ανοιχτά πολλά excelECDL 4η Ενότητα 3
- 4. Βελτίωση Παραγωγικότητας Αλλαγήτων ρυθμίσεων της εφαρμογής όπως: ◦ όνομα χρήστη ◦ προκαθορισμένος φάκελος για άνοιγμα ή αποθήκευση Για οποιοδήποτε θέμα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την λειτουργία της βοήθειας (F1) Για μεγέθυνση ή σμίκρυνση (zoom in και zoom out) επιλέγουμε: 1. Προβολή Ζουμ 2. Ctrl + mouse scroll 3. Γραμμή εργαλείων ζουμ Για να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε τις διαθέσιμες γραμμές εργαλείων: 1. Προβολή Γραμμές Εργαλείων 2. Δεξί κλικ πάνω στην Γραμμή Εργαλείων Αν έχουμε Office 2007 τότε κάνουμε επαναφορά ή ελαχιστοποίηση της κορδέλας (ribbon) Για να κάνουμε ορθογραφικό έλεγχο μεταβαίνουμε στα Εργαλεία Ορθογραφικός έλεγχος ECDL 4η Ενότητα 4
- 5. 4.2 Κελιά Κάθεένα κελί ενός φύλλου εργασίας θα πρέπει να περιέχει ένα μόνο στοιχείο δεδομένων ◦ Για παράδειγμα το «Όνομα» σε ένα το «Επίθετο» στο διπλανό Όταν δημιουργούμε λίστες θα πρέπει να προσέξουμε τα εξής: ◦ αποφυγή κενών γραμμών και στηλών στο κύριο σώμα της λίστας ◦ εισαγωγή κενής γραμμής πριν από την γραμμή συνόλου ◦ επιβεβαίωση ότι τα όμορα κελιά της λίστας είναι κενά Εκτός από κείμενο σε ένα κελί μπορούμε να εισάγουμε αριθμό ή ημερομηνία Επιλογή ενός κελιού, μιας περιοχής από γειτονικά ή μη-γειτονικά κελιά, ολόκληρου του φύλλου εργασίας με απλό κλικ ή γράφουμε το κελί πάνω αριστερά ή χρησιμοποιούμε το ctrl+click ECDL 4η Ενότητα 5
- 6. Επεξεργασία -Ταξινόμηση Γιανα επεξεργαστούμε το περιεχόμενο ενός κελιού κάνουμε διπλό κλικ ή από την γραμμή εργαλείων στο πλαίσιο «fx» Για οποιαδήποτε λάθος ενέργεια χρησιμοποιούμε την εντολή αναίρεσης (undo) με ctrl+x, ακύρωσης αναίρεσης (redo) με ctrl+y Για να εντοπίσουμε συγκεκριμένο περιεχόμενο στο excel χρησιμοποιούμε την εντολή εύρεσης (ctrl+f) Και για να αντικαταστήσουμε ένα συγκεκριμένο περιεχόμενο σε ένα φύλλο εργασίας χρησιμοποιούμε την αντικατάσταση (ctr + h) Ταξινόμηση περιοχής κελιών ή μιας στήλης βάση ενός κριτηρίου με αύξουσα ή φθίνουσα αριθμητική ή αλφαβητική ή αντίστροφή αλφαβητική σειρά ECDL 4η Ενότητα 6
- 7. Αντιγραφή, Μετακίνηση, Διαγραφή Για να αντιγράψουμε το περιεχόμενο ενός κελιού ή μιας περιοχής κελιών χρησιμοποιούμε: ◦ Αντιγραφή ή ctrl + c ◦ Από την κάτω δεξιά γωνία το σέρνουμε Από την κάτω δεξιά γωνία έχουμε και την επιλογή αυτόματης συμπλήρωσης (autofill) για την αντιγραφή ή την συμπλήρωση διαδοχικών δεδομένων Για να μετακινήσουμε το περιεχόμενο ενός κελιού ή μιας περιοχής κελιών χρησιμοποιούμε: ◦ Αποκοπή ή ctrl + x ◦ Από το πλαίσιο του κελιού ή της περιοχής το μετακινούμε Για να διαγράψουμε τα περιεχόμενα ενός κελιού πατάμε delete ECDL 4η Ενότητα 7
- 8. Διαχείριση Φύλλων Εργασίας(1/2) Μπορούμε να επιλέξουμε: ◦ μια γραμμή κλικάροντας πάνω στον αριθμό της ◦ μια στήλη κλικάροντας πάνω στο γράμμα της ◦ πολλές γραμμές ή στήλες χρησιμοποιούμε το ctrl Αν θέλουμε να εισάγουμε μία γραμμή ή στήλη κάνουμε δεξί κλικ μετά το σημείο που θέλουμε να την εισάγουμε ◦ Για παράδειγμα αν θέλουμε να βάλουμε μια γραμμή ανάμεσα στις γραμμές 3 και 4 τότε κάνουμε δεξί κλικ στην 4 και επιλέγουμε “Εισαγωγή” Αν τώρα θέλουμε απλώς να διαγράψουμε μια γραμμή ή μια στήλη τότε κάνουμε δεξί κλικ πάνω της και επιλέγουμε “Διαγραφή” Αν θέλουμε να τροποποιήσουμε το πλάτος μιας στήλης ή το ύψος μιας γραμμής τότε: ◦ με διπλό κλικ ανάμεσα σε δυο γραμμές ή στήλες ρυθμίζεται αυτόματα ◦ με δεξί κλικ πάνω σε μια γραμμή ή στήλη και επιλέγουμε “Ύψος Γραμμής” ή “Πλάτος Στήλης” αντίστοιχα ECDL 4η Ενότητα 8
- 9. Διαχείριση Φύλλων Εργασίας(2/2) Μπορούμε να εισάγουμε ή να διαγράψουμε ένα φύλλο εργασίας Επίσης μπορούμε να το αντιγράψουμε ή να το μετακινήσουμε στο ίδιο βιβλίο εργασίας ή σε άλλο Τα ονόματα των φύλλων εργασίας πρέπει να είναι σχετικά με το περιεχόμενο τους και να μην αφήνουμε το προκαθορισμένο ECDL 4η Ενότητα 9
- 10. Σταθεροποίηση Για νασταθεροποιήσουμε ένα τμήμα κελιών (γραμμών ή στηλών) επιλέγουμε ένα κελί και στην συνέχεια: ◦ Παράθυρο ΣταθεροποίησηΤμημάτων Παραθύρου Το τμήμα που σταθεροποιείται είναι οι δεξιά στήλες και οι πάνω γραμμές από το κελί που είχαμε επιλέξει Για να αποσταθεροποιήσουμε επιλέγουμε: ◦ Παράθυρο ΑποσταθεροποίησηΤμημάτων Παραθύρου ECDL 4η Ενότητα 10
- 11. 4.4Τύποι και Συναρτήσεις Οι τύποι στο excel αποτελούνται από πράξεις μεταξύ αναφορών στα κελιά: ◦ Πρόσθεση + =A1+B1 ◦ Αφαίρεση - =A2-B2 ◦ Πολλαπλασιασμός * =A3*B3 ◦ Διαίρεση / =A4/B4 Βασικά μηνύματα/ τιμών λάθους με την χρήση τύπων υπολογισμού: ◦ #ΟΝΟΜΑ? (#NAME?) δεν αναγνωρίζει το κείμενο σε έναν τύπο ◦ #ΔΑΙΡ/Ο! (#DIV/0!) διαίρεση με 0 ◦ #ΑΝΑΦ! (#REF!) όταν μια αναφορά κελιού δεν είναι έγκυρη ECDL 4η Ενότητα 11
- 12. Αναφορές Απλή Αναφορά:είναι απλά η αναφορά στην θέση του κελιού πχ. =A1 Μικτή Αναφορά: είναι η αναφορά σε ένα κελί αλλά σταθεροποιώντας την στήλη ή την γραμμή του πχ. =$A1 ή =A$1 Απόλυτη Αναφορά: είναι η αναφορά σε ένα κελί αλλά σταθεροποιώντας την και κατά στήλη και κατά γραμμή πχ. =$A$1 ECDL 4η Ενότητα 12
- 13. Συναρτήσεις Συναρτήσεις τουexcel: ◦ Αθροίσματος (sum) Υπολογίζει το άθροισμα μιας περιοχής ◦ Μέσου όρου (average) Υπολογίζει το μέσο όρο μιας περιοχής ◦ Ελαχίστου (min) Βρίσκει το ελάχιστο μιας περιοχής ◦ Μεγίστου (max) Βρίσκει το μέγιστο μιας περιοχής ◦ Καταμέτρησης αριθμών μόνο(count) ◦ Καταμέτρησης μη-κενών κελιών, γράμματα και αριθμούς (counta) ◦ Καταμέτρηση τα κενά κελιά (countblank) ◦ Στρογγυλοποίησης (round) Χρήση της λογικής συνάρτησης if (που αποδίδει μια από δύο συγκεκριμένες τιμές) με χρήση των τελεστών σύγκρισης (>, <, =) ECDL 4η Ενότητα 13
- 14. 4.5 Μορφοποίηση Για ναμορφοποιήσουμε ένα κελί στο excel είτε πατάμε δεξί κλικ και «Μορφοποίηση κελιών» είτε από το μενού «Μορφή» και μετά «Κελιά» στο παράθυρο που μας ανοίγει βλέπουμε τις εξής καρτέλες: Αριθμός, στην οποία καθορίζουμε αν το κελί θα έχει μορφή: ◦ αριθμού με ορισμένο πλήθος δεκαδικών ψηφίων και με ή χωρίς σύμβολο διαχωριστικού χιλιάδων ◦ ημερομηνίας ◦ με κάποιο σύμβολο νομισματικής μονάδας ◦ αριθμού ως ποσοστά Γραμματοσειρά, στην οποία καθορίζουμε τις επιλογές της όπως: ◦ μέγεθος γραμματοσειράς ◦ τύπος γραμματοσειράς ◦ στυλ: έντονα, πλάγια, υπογραμμισμένη, διπλά υπογραμμισμένη γραφή Μοτίβο, στην οποία καθορίζουμε το γέμισμα(σκίαση, φόντο) και το μοτίβο ECDL 4η Ενότητα 14
- 15. Στοίχιση, Εφέ γεμίσματος Επίσηςστην «Μορφοποίηση Κελιών» βλέπουμε ακόμη τις εξής καρτέλες: Στοίχιση, στην οποία έχουμε τις εξής επιλογές: ◦ αναδίπλωση στα περιεχόμενα ενός κελιού ή περιοχής κελιών ◦ στοίχιση περιεχομένων κελιών: οριζόντια, κατακόρυφα ◦ προσαρμογή περιεχομένων κελιών ◦ συγχώνευση κελιών Περιγράμματα, στην οποία μπορούμε να προσθέσουμε περιγράμματα σε κελί ή περιοχή κελιών με χρώματα Για να αντιγράψουμε την μορφοποίηση και σε άλλα κελιά ή περιοχή κελιών χρησιμοποιούμε το πινέλο μορφοποίησης ECDL 4η Ενότητα 15
- 16. Γραφήματα Δημιουργία διαφόρωντύπων γραφημάτων από τα δεδομένα ενός υπολογιστικού φύλλου Γραφήματα στήλης, ράβδων, γραμμής, πίτας Επιλογή ενός γραφήματος, αλλαγή τύπου γραφήματος Μετακίνηση, αντιγραφή, αλλαγή μεγέθους, διαγραφή γραφήματος Προσθήκη ετικετών δεδομένων σε γράφημα: τιμές/αριθμοί, ποσοστά Αλλαγή του χρώματος των στηλών, ράβδων, γραμμών, τμημάτων πίτας ενός γραφήματος Αλλαγή μεγέθους και χρώματος γραμματοσειράς κειμένου του τίτλου, των αξόνων, του υπομνήματος ενός γραφήματος ECDL 4η Ενότητα 16
- 17. Προετοιμασία Εκτυπώσεων Αλλαγή ◦περιθωρίων σελίδας ενός φύλλου εργασίας πάνω, κάτω, αριστερό και δεξί ◦ του προσανατολισμού σελίδας ενός φύλλου εργασίας: οριζόντιος, κατακόρυφος ◦ Του μεγέθους του χαρτιού Προσαρμογή ρυθμίσεων σελίδας ώστε το περιεχόμενο ενός φύλλου ενός φύλλου εργασίας να χωράει σε μια σελίδα ή σε συγκεκριμένο αριθμό σελίδων Προσθήκη, τροποποίηση, διαγραφή κειμένου κεφαλίδας και υποσέλιδου Εισαγωγή και διαγραφή πεδίων στην κεφαλίδα / υποσέλιδο: πληροφορίες αρίθμησης σελίδας, ημερομηνία, ώρα, όνομα αρχείου, όνομα φύλλου εργασίας ECDL 4η Ενότητα 17
- 18. Έλεγχος Εκτυπώσεων Έλεγχοςκαι διόρθωση υπολογισμών και κειμένου του υπολογιστικού φύλλου Εμφάνιση απόκρυψη των γραμμών πλέγματος, εμφάνιση των επικεφαλίδων γραμμών και στηλών για τις ανάγκες εκτύπωσης του φύλλου Εφαρμογή αυτόματης εκτύπωσης της γραμμής τίτλου σε κάθε σελίδα ενός εκτυπωμένου φύλλου Προεπισκόπηση ενός φύλλου εργασίας Εκτύπωση μιας επιλεγμένης περιοχής κελιών ενός φύλλου εργασίας, ολόκληρου φύλλου εργασίας, πλήθος αντιτύπων ενός φύλλου εργασίας, ολόκληρου φύλλου υπολογιστικού φύλλου, επιλεγμένου γραφήματος ECDL 4η Ενότητα 18
- 19. Extras Εισαγωγή, προβολή,διαγραφή σχολίων Πρέπει να κλείνουμε όλα τα παράθυρα διαλόγου που έχουμε ανοίξει Βιβλίο Εργασίας ◦ Φύλλο Εργασίας Γραμμές, Στήλες Κελιά ECDL 4η Ενότητα 19
- 20. Τέλος!!! ECDL 4η Ενότητα20 Μαθήματα ECDL +30 699 3072 078