1. Modul ini membahas manajemen informasi, komunikasi, dan teknologi dalam organisasi. Terdapat pembahasan mengenai struktur organisasi, kebijakan, prosedur, dan hirarki keputusan dalam pengelolaan informasi. 2. Dibahas pula pergeseran paradigma manajemen informasi dari yang bersifat teknis menjadi lebih berfokus pada budaya dan kolaborasi. Teknologi kini dipandang bukan sebagai tujuan utama

1. Modul
205
Modul modul ini merupakan modul pembelajaran dalam rangka peningkatan kapasitas ICT bagi
organisasi masyarakat sipil. Modul-modul ini dapat dipakai secara mandiri per unit modul
maupun dalam rangkaian bersama modul-modul lain. Pada setiap modul ada uruaian pokok
bahasan dan dilengkapi dengan bahan diskusi yang dapat dikerjakan secara mandiri pribadi atau
dalam suatu kelompok belajar
SATUDUNIA
KURSUS PENGELOLAAN INFORMASI
Manajemen
Informasi

2. M 205 - Manajemen Informasi
Pokok bahasan
1. Merakit kedalam Manajemen
Informasi, komunikasi, dan teknologi sebuah cakupan luas dalam kerja sehari-harinya akan berkaitan
dengan hal-hal lain dalam organisasi, seperti misalnya hal keuangan, manajemen SDM, dan bahkan
rancangan strategis organisasi. Oleh karena itu isu ICT tak dapat diselesaikan di tingkat teknis,
namun pada ketikanya akan berinteraksi dengan manajemen.
Pada modul ini kita akan meletakkan ICT dalam lanskap PE RT AN Y AAN KRI TI S 1:
manajemen. Tentu saja keterbatasan waktu dan cakupan sesi P RO FI L M AN AJ E ME N
pelatihan ini tak akan mengulang membahas dasar
manajemen secara lengkap, namun membatasi pada konteks 1. Ba ga ima n a st ru kt u r
kaitan dengan kerja ICT saja. int e rn a l/e kst e rna l le mb ag a an da ?
Pada uraian ini diambil beberapa pokok yang mendasar saja 2. Ap a ka h ad a p en at a an st ru ktu ra l
yang relevan, tentang manajemen, dan dengan gaya yang ya n g me ng a ko mod a si ko n st itu e n
un tu k t u rut me ng a mb il kep u tu san
kontemporer, tentunya sekali lagi sebagai “working
te rt e nt u ?
principles/definition”, bukan sebagai perdebatan ilmu
formal. 3. Di ma na u ru sa n I CT d ile ta kka n?
Ap a ka h pe na ng gu ng ja wab I CT
Tiap tiap bahasan akan dilengkapi dengan pertanyaan kritis da pa t men gu su lkan se su a tu
konteks lembaga dan kerja anda. Diskusikan pertanyaan lan g su n g p ad a dire kt u r?
kritis ini dengan sesama rekan peserta, namun anda tak perlu
membatasi pada pertanyaan kritis yang disediakan ini saja,
bisa saja anda menyusun pertanyaan kritis lain.
2. Ciri sederhana manajemen: Struktur, Kebijakan, Prosedur, Hirarki keputusan
Secara tangkas dan darurat, mari kita asumsikan bahwa ada ciri/indikator tentang adanya
manajemen, atau bahwa sesuatu isu telah ditangani di tingkat manajemen. Ciri tersebut adalah
struktur, kebijakan, prosedur, dan hirarki keputusan. Sebagai titik berangkat kita mulai dulu dengan
indikator tersebut saja.
Struktur merujuk pada struktur organisasi, bagaimana struktur organisasi lembaga tersebut, secara
khusus di mana tanggung jawab masalah ICT diletakkan, di bawah divisi apa, dengan rentang
tanggung jawab seperti apa, dan bagaimana hubungannya dengan divisi lain. Pada struktur inilah
terpetakan peran-peran tanggung jawab untuk berbagai isu persoalan. Sebuah contoh ilustratif
misalnya “Siapa yang menentukan besarnya anggaran untuk membeli buku/majalah per tahun?
Apakah kepala perpustakaan, atau masing masing program officer? Apa dasar keputusannya?” atau
pertanyaan lain “Berapa besar anggaran boleh digunakan untuk ICT? apa alasannya?”
Secara lebih jauh dalam menganalisa konteks gerakan dan akuntabilitas kepada konstituen, bisa
dikaji struktur eksternal lembaga ini. Struktur eksternal adalah antara lain bagaimana lembaga ini
menghubungkan diri pada jaringan aliansi, pakta pakta kepentingan, dan jalur kepada mandat.
Kebijakan dapat diartikan di sini sebagai suatu prinsip umum yang akan memandu, pengambilan
keputusan baru yang akan bisa muncul pada kejadian yang belum ter-antisipasi pada prosedur baku.
205- 2

3. M 205 - Manajemen Informasi
Manajemen juga dicirikan dengan adanya prosedur kerja yang mapan, dan biasanya terdokumentasi.
Tentu saja dokumentasi prosedur akan diperbaharui bila diperlukan.
Atas kesemua ciri tersebut kemudian dapat diuji, apakah pengambilan keputusan terjadi dengan
memadai sesuai dengan hirarki kedalaman persoalan dan hirarki wewenang/kompetensi. “Apakah
teknisi komputer yang disewa paruh waktu dari toko komputer berhak menentukan persetujuan kerja
sama dengan perusahaan perangkat lunak besar tertentu?”
3. Wilayah Wilayah Manajemen
Berikut ini adalah gambaran wilayah wilayah bekerjanya manajemen, tetapi juga bekerjanya
persoalan ICT dalam suatu organisasi
1 RAGAAN 1 WILAYAH MANAJEMEN
Isilah petak-petak kapling ini sebelum diserobot spekulan tanah!
Core function adalah pekerjaan utama yang merupakan identitas organisasi, yaitu apa yang menjadi
mandat dan fokus organisasi. Support function adalah kerja kerja yang diperlukan untuk mendukung
agar kerja core function dapat berjalan. Dalam organisasi konvensional umum (“kantoran biasa”)
support function adalah misalnya keuangan, HRD, office management. Namun support function akan
sangat tergantung karakter dari core function. Bagi suatu perusahaan perdagangan eceran yang
meluas cakupannya, maka support function yang penting adalah distribusi. Sedangkan bagi lembaga
kajian atau think-tank, perpustakaan dan penerbitan mungkin menjadi support function.
Manajemen (dan penerapan teknologi) di tingkat operasional adalah di mana tanpa hal tersebut
fungsi fungsi tak dapat berjalan. Penggunaan cash-register elektronik di supermarket mempunyai
205- 3

4. M 205 - Manajemen Informasi
aspek operasional karena tanpa cash register semacam itu, tak mungkin pembeli supermarket
terlayani, secara jumlah jenis barang di supermarket ada ribuan.
Manajemen tingkat kendali bergerak sedikit lebih tinggi,
yaitu memungkinkan dikendalikannya operasi sehari-hari PE RT AN Y AAN KRI TI S 2:
W I LAY AH MAN AJ E M E N
(dari kebocoran dan pemborosan). Karena cash register
elektronik di supermarket dihubungkan secara jaringan 1 . B ua t lah a na lisis ke rja in fo rma si
komputer, dan rekapitulasi penjualan tersedia seketika, le mb ag a an da be rda sa rka n wila ya h
maka manajer toko dapat mendeteksi ketidak beresan ma na je me n in i
ketika jumlah stok menurut gudang habis, sedangkan pada
2. A pa kah Fun d ra isin g me ru pa ka n Co re
laporan pembelian, barang itu tidak laku f un ct io n a ta u su p po rt f un ct ion (d i
Manajemen strategis memberikan perubahan posisi ma sa la lu d an d i re n ca n a )? Me ng a pa
(strategis) organisasi terhadap pihak lain Sebuah bank d e mikian (a pa ma kna p e rb ed a an
p en e mpa t an te rse bu t )
yang memutuskan investasi di teknologi ATM, online
banking, transaksi SMS, dan integrasi pembayaran 3 . B eb e rap a o rg an isa si me ng ge la r
rekening listrik dan telepon, pembelian pulsa telpon dan mo de l p e liba t an p ub lik se ca ra
tiket pesawat bisa saja memenangkan posisi strategis la ng sun g de ng an b e rb ag a i n a ma :
terhadap pesaingnya. Ketika dibreidel oleh Pemerintah (sa ha b at , vo lu n te e r, re la wan , an gg o ta
Orde Baru, TEMPO memutuskan masuk (menjadi d sb ), A pa kah in i co re at au sup po rt ?
pelopor) ke bidang terbitan online, keputusan ini adalah me ng a pa ?
keputusan strategis. Mengapa jaringan advokasi
lingkungan di Indonesia “kalah” di kasus lumpur
LAPINDO dan mengapa agak cukup kuat di kasus tailing buyat?
4. Pergeseran paradigma manajemen
Manajemen sebagai alat yang lahir tumbuh bersama industri dan kapitalisme kini tumbuh juga
menyerap berbagai paradigma. Beberapa pergeseran paradigma cukup menarik diulas sepintas. Pada
tabel berikut ini adalah ringkasan pergeseran paradigma manajemen selama beberapa puluh tahun
terakhir.
205- 4

5. M 205 - Manajemen Informasi
Sekilas Perkembangan paradigma manajemen
E RA Ar us Uta ma hi gl i ghts
1910 – 1935 Menentukan dan Menemukan Struktur -Era Frederick Taylor dan Henry Fayol-
organisasi atau Struktur Kerja yang Rational saintifik-Organisasi sebagai
efisien mesin
1935 -1955 Penerapan model matematik dan cara -Era Optimasi dalam operation research
cara analisis kuantitatif untuk -Rational saintifik-Organisasi sebagai
meningkatkan produktivitas mesin
1955 – 1970 Menerapkan cara berpikir sistem dan -Rational saintifik
pendekatan sistem -Organisasi sebagai mesin
1970 – 1980 -Pendekatan berpikir strategik seperti -Kualitatif-humanistik
strategi korporat,strategi bisnis, -Organisasi sebagai makluk
perencanaan strategis,analisis SWOT
-Banyak dibahas tentang Budaya
Perusahaan dan Tata nilai
1980 – 1985 Manajemen Inovasi -Kualitatif humanistik
-Organisasi sebagai makluk
< 2000 -Organisasi belajar -Kualitatif humanistik
-Manajemen pengetahuan -Organisasi sebagai makluk
-Modal maya
-Yang penting dari SDM adalah
Kompetensi
>2000 Potensi lebih penting dari Kompetensi Organisasi sebagai komunitas
Yaitu Idealisme, Karakter dan Perasaan
sebagai bagian dari komunitas
Referensi: dari beragam sumber
Seperti sebuah universitas besar yang berisi mahasiswa dari berbagai angkatan dan pengajar dari
berbagai generasi, dalam organisasi anda mungkin pernik pernik manajemen juga mewakili berbagai
“tahun keluaran” dan model. Belum tentu semua pernik manajemen lama/antik purba lantas harus
dipensiun. Juga ada manajemen di satu sisi namun ada kebudayaan/kultur/tradisi atau mind-set di
sisi lain.
5. Perubahan Manajemen Informasi dan Teknlologi
Secara lebih rinci, di wilayah spesifik manajemen informasi terjadi juga pergeseran paradigma yang
diringkaskan pada tabel berikut ini.
205- 5

6. M 205 - Manajemen Informasi
PERGESERAN MANAJEMEN INFORMASI
Aspek Konvensional Baru
Cara berfikir Sistim Info sebagai black box Sistim Informasi sebagai Orkestrasi
memasok info kepada user naif pasif
Cara kerja Ekspert yang berjarak Kolaborasi pertumbuhan kompetensi
Tumpuan utama Teknologi Budaya, sikap dan perumusan,
Sedangkan teknologi berubah terus
Mekanisme Database Forum
andalan
Pembuat manaj. Engineer menafsirkan kebutuhan disusun semua pihak di fasilitasi
info metode
Parameter lain? Selidiki… Cari dan bahas
Sumber: idaman, unpublished training notes
Di luar tabel ini juga ada beberapa pergeseran besar dalam memandang isu informasi baik dalam
tubuh organisasi, maupun dalam tataran komunitas atau ruang publik. Teknologi telah
mempertemukan isu informasi dengan komunikasi dan fenomena jaringan sosial. Sedangkan
abstraksi yang lebih tinggi dibangkitkan oleh kapasitas pengelolaan informasi adalah munculnya
(kembali) paradigma pengelolaan pengetahuan, atau istilah lebih luas dan lebih populernya adalah
KBE (Knowledge Based Economy). Bertemunya fenomen ini membentuk suatu sub-set (cabang)
ruang publik baru, yang sering disebut juga sebagai ruang publik digital, atau dalam kerangka politik
disebut juga “Networked Politics”. Isu isu lebih luas ini bisa dibahas/jelajahi pada diskusi lebih
lanjut dan sekilas disinggung pada bab berikut ini.
6. Menjelajah lebih jauh: isu isu politis dan Ideologis
6.1. Apakah teknologi bersifat netral?
Teknologi kembali bersifat alat, yang tersedia terserah di tangan siapa alat itu berada,
tergantung pada ideologi, kesadaran dari pemakai alat tersebut. Hal yang sama berlaku pula
pada metodologi atau pendekatan misalnya “manajemen informasi”, “manajemen
pengetahuan” dan sebagainya. Beberapa ilustrasi tanya jelajah adalah antara lain misalnya;
(1) Perusahaan Microsoft kini menggelar bantuan komputer dan software kepada lembaga
nir-laba, dan mulai melakukan inisiatif pelatihan komputer kepada para petani di daerah,
205- 6

7. M 205 - Manajemen Informasi
dapatkah kita menganalisa apakah dalam langkah ini teknologi menjadi suatu hal yang
netral?
6.2. Open Source Sebuah Kancah Pergulatan Baru
Apakah anda pernah mendengar tentang
istilah “open source” atau anda pernah P E RTANY AAN KRI TIS 3 : PO S IS I
mendengar istilah “copy-left”? Bagi yang S OS I AL I CT
pernah mendengar apakah menurut anda
persoalan open-source merupakan isu 1. S iap a lea de r I CT d i wila ya h g eo g raf is
a ta u se kt o r b id an g an da ? da n me ng ap a
teknis? (kecepatan keandalan dan biaya) atau
me re ka me n jad i le a de r?
merupakan isu yang lebih dalam dari hal ini?
Di Indonesia kini ada gerakan open-source 2. K o mp e te n si b a ru a pa ya ng a kh ir akh ir
yang masih tertatih dan sporadis. HIVOS in i d ipe ro le h/ se rap , b ag a iman a p ro se s
sejauh tertentu terlibat dalam urusan open p en ye rap an it u te rja d i
source (antara lain dengan mendukung 3. P e ru b ah an b esa r a pa ya ng t e rjad i di
perhelatan kaum open source se Asia di le mb ag a an da 3 t ah un t e ra kh ir in i? a pa
Indonesia awal 2007). UNDP mempunyai p en gg e ra kn ya da n a pa akib a tn ya?
lengan kantor APDIP di Asia yang sangat
kental dengan open source. 4. A da kah h ub un ga n ja wa ba n pe rt an yaa n
1 ,2 , 3 di a ta s d en ga n ko mpe t en si da n
Bisa saja anda menjelajahi isu ini melalui st ra te g i in fo rma si?
suatu diskusi formal atau informal menyerap
pengetahuan dari berbagai sumber di sini
tentang open source dan kemudian mempresentasikannya
6.3. Isu Perdagangan Global dan Neo-liberalisme di Balik Teknologi
Perdagangan global dan neoliberalisme akhirnya sangat dekat dan sangat bermain juga di
wilayah pengetahuan, informasi dan teknologi. Pada sesi tambahan dapat dibahas mengenai
hubungan ini.
205- 7

8. M 205 - Manajemen Informasi
Diskusi
D31401. Bagaimana anda mengelola Informasi, komunikasi dan teknologi?
Untuk diskusi modul ini, anda dapat memeriksa situasi lembaga anda, yaitu bagaimana informasi
dikelola. Sebagai pertanyaan pembantu anda bisa menggunakan pertanyaan pertanyaan yang terdapat
pada ketiga box yang ada di pokok bahasan modul ini.
D31402. Manajemen di tingkat jaringan organisasi
Isu berikutnya yang bisa dijelajahi adalah apabila konteks pertemuan anda ada di tataran jaringan
Organisasi. Dalam keadaan demikian maka, anda bisa menjelajahi pertanyaan tentang bagaimana
jaringan mengelola informasi bersama-sama.
Secara lebih tajam, mungkin pertanyaan besar ini bisa diturunkan dalam beberapa sub pertanyaan
sebagai berikut:
1. Perbedaan tingkat organisasi anggota dan tataran jaringan kerja
Apakah ada pebedaan fungsi antara kerja di tingkat lembaga dengan kerja di tingkat
jaringan? Bagaimana perbedaannya?
2. Pembagian peran, kerja, dan sumber daya.
Bagaimana pembagian peran, pembagian kerja, dan pertukaran sumber daya di tingkat
jaringan?
205- 8