Kilka praktycznych porad odnośnie koordynacji działań zespołu ludzi pracyjących zdalnie w różnych miejscach na świecie, a takze przegląd kilku aplikacji umożliwiających lepszą komunikację i utrzymanie odpowiedniego poziomu relacji między współpracownikami.

1. „ZESPÓŁ ROZPROSZONY I JEGO
KOORDYNACJA
Jakość oznacza robić to dobrze, nawet gdy nikt nie patrzy.
Henry Ford
Bartosz Wilk
Polsko-Amerykańska Akademia Liderów
2014

2. Wirtualny zespół, jak każdy zespół, to grupa ludzi, którzy
współpracują poprzez wzajemnie zależne zadania kierując
się wspólnym celem. W przeciwieństwie do
konwencjonalnych zespołów, wirtualny zespół pracuje w
rozproszeniu, jeśli chodzi o przestrzeń, czas i granice
organizacyjne, wspierając się technologią, aby móc się
komunikować.
Jessica Lipnack i Jeffrey Stamps Virtual Teams: Reaching Across Space,
Time, and Organizations with Technology tłum. Małgorzata Krakowian
(mkrakowian.wordpress.com)
CZYM JEST ZESPÓŁ ROZPROSZONY?

3. Jakie branże cieszą się największą popularnością?
• 28% technologie informatyczne,
• 15% zasoby ludzkie,
• 14% sprzedaż i marketing,
• 11% usługi finansowe
• 32% inne usługi, w tym np. Administracja,
Źródło: www.cyfuture.com
GARŚĆ NUDNYCH STATYSTYK

4. Źródło: Bailey, Kurland, 1999
WYZWANIA DLA ZDALNIE
ZARZĄDZANYCH ZESPOŁÓW

5. CYBERSLACKING

6. komunikacja
komunikacja
komunikacja
komunikacja
komunikacja
komunikacja
komunikacja
JAK UTRZYMAĆ ROZPROSZONY ZESPÓŁ?

7. 1. Wybierz odpowiedni zespół,
2. Dokładnie zdefiniuj cele,
3. Dbaj o dynamikę zespołu,
4. Udzielaj wsparcia i nagradzaj
aktywność,
5. Wspieraj więzi wewnątrz grupy
JAK UTRZYMAĆ ROZPROSZONY ZESPÓŁ?

8. Czy każdy się nadaje do pracy zdalnej?
Jakie cechy powinna mieć osoba chcąca pracować zdalnie?
Dobre umiejętności komunikacyjne
Samomotywacja
Nakierowanie na cele
Otwartość i
szczerość
Dobrze jest zweryfikować czy ma na koncie jakąkolwiek
skoordynowaną działalność w sieci (np. Prowadziła fanstronę,
bloga),
WYBIERZ ODPOWIEDNICH LUDZI

9. Karta zespołu
Powinna zawierać:
- Jasno zdefiniowane cele zespołu,
- SMART
- Podział zadań,
- Informacje kontaktowe,
- Informacje o kosztach/wydatkach
Komunikacja to podstawa w każdym zespole, przy zespole
rozproszonym ma ona jednak znacznie fundamentalne.
DOKŁADNIE ZDEFINIUJ CELE

10. Etapy tworzenia się zespołu
Forming, Storming, Norming and Performing lub „etapy
Tuckmana” (Bruce Tuckman „Developmental Sequence in Small
Groups” 1965),
+ adjouring (Tuckman & Mary Ann Jensen 1977),
Langton, N. and Robbins, S.P., (2006)
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU

11. FORMING
Etap tworzenia się grupy, poszczególni członkowie są ostrożni,
mało agresywni, unikają tematów kontrowersyjnych i konfliktów.
próbują zdobyć jak najwięcej informacji o pozostałych. Powoli
tworzą się relacje.
Jakie jest zagrożenie?
Co powinien zrobić dobry menedżer?
Kieruj rozwojem zespołu, ustal jasno główne cele:
-Dla całego zespołu,
- Dla każdego z członków,
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU

12. STORMING
Zaczynają się ścierać różne koncepcje i wizje. Członkowie
grupy otwierają się, zaczynają dyskutować o możliwych
rozwiązaniach. Niektóre grupy nigdy nie wychodzą poza ten
etap.
Jakie jest zagrożenie?
Co powinien zrobić dobry menedżer?
Ustal procedury i struktury,
Zbuduj zaufanie i dobre relacje,
Szybko reaguj i neutralizuj konflikty,
Uświadom członków zespołu na temat tego na jakim etapie
rozwoju grupy się znajdują
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU

13. NORMING
Grupie udaje się ustalić właściwe priorytety, a jej członkowie
starają się wnosić twórcze rozwiązania oraz łagodzić konflikty
tak, żeby zespół mógł działać.
Jakie jest zagrożenie?
Co powinien zrobić dobry menedżer?
Zejdź na drugi plan, daj szansę zespołowi wziąć na siebie
odpowiedzialność za realizację projektu,
Pomyśl o jakiejś formie integracji (może team building?),
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU

14. NORMING
Grupie udaje się ustalić właściwe priorytety, a jej członkowie
starają się wnosić twórcze rozwiązania oraz łagodzić konflikty
tak, żeby zespół mógł działać.
Jakie jest zagrożenie?
Co powinien zrobić dobry menedżer?
Zejdź na drugi plan, daj szansę zespołowi wziąć na siebie
odpowiedzialność za realizację projektu,
Pomyśl o jakiejś formie integracji (może team building?),
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU

15. ADJOURING
Zespół wykonał zadanie, może zostać rozwiązany, może też
kontynuować współpracę przy innym projekcie.
Jakie jest zagrożenie?
Co powinien zrobić dobry menedżer?
Świętuj!
Staraj się by uczestnicy dobrze wspominali ten projekt,
Moment rozstania może mieć ogromne znaczenie!
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU

16. Najważniejszy element
Każdy członek zespołu musi czuć, że nie jest zostawiony sam w sobie,
Musi istnieć jak największe wsparcie ze strony zarządzających,
Im większa izolacja, tym więcej potrzeba pomocy,
Odbieraj maile i telefony
Dbaj o sprawiedliwe i równe nagradzanie członków zespołu
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ
AKTYWNOŚĆ

17. OZNAKI SPADAJĄCEGO MORALE
- coraz mniej wychodzi od członków zespołu,
- maile są krótkie i zdawkowe,
- niechęć do rozmów telefonicznych i udziału w wideokonferencjach,
- malejąca ilość pomysłów,
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ
AKTYWNOŚĆ

18. Organizacja webinariów
Regularnie odbywające się webinaria mają na celu zastąpienie
cotygodniowych zebrań. Pozwalają też poszerzać wiedzę członków zespołu
i zachęcać ich do dyskusji nad tematem co przekłada się na ich
zaangażowanie.
Menadżer może wykorzystać webinarium do zacieśnienia kontaktów między
członkami, wyznaczyć role i podział zadań.
Menadżer zawsze musi mieć na uwadze cele projektu.
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ
AKTYWNOŚĆ

19. • Komunikacja jeden do jeden – osoba pracująca zdalnie, szczególnie na
początku musi zawsze wiedzieć kto jest jej osobą kontaktową, kto mu może
pomóc,
• Wewnętrzne newslettery
• Miniprojekty
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ
AKTYWNOŚĆ

20. Zadaniem menadżera jest utrzymanie grupy w całości, dlatego musi on
zadbać o komunikację.
• Stwórz wewnętrzny intranet,
• Zunifikuj system komunikacji,
• Zachęcaj do używania kamerek
internetowych,
• Organizuj webinaria,
• Stwórz wirtualny team room,
WSPIERAJ WIĘZI WEWNĄTRZ GRUPY

21. NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM

22. • Darmowy,
• Przejrzysty,
• Doskonały do
projektów składających
się z wielu zadań,
NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM

23. NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM

24. NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM

25. NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE

26. NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE

27. NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE

28. • Instaluje się na dysku,
• Nie jest Skypem ani
Google,
• Stworzony do pracy
zdalnej
• Darmowy dla
pięcioosobowego
zespołu,
NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE

29. Google Docs,
Gtalk,
Google
Hangouts,
NARZĘDZIA – A DLACZEGO NIE GOOGLE?

30. CASE STUDIES

31. W sukcesie nie ma żadnych sekretów. To owoc przygotowań,
ciężkiej pracy i wniosków wyciągniętych z porażek. - Colin
Powell