Dokumen tersebut menggambarkan struktur organisasi dan alur kerja pengadaan dan penyediaan spare part pada suatu perusahaan manufaktur. Terdapat beberapa departemen yang terlibat seperti purchasing, gudang, workshop, dan manajemen perawatan. Alur kerjanya meliputi perencanaan kebutuhan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, pembuatan/perbaikan, hingga penyerahan spare part ke unit yang membutuhkan.

2. Manufacturing
Industrial
Engineering
Supply
Chain
PPIC
Purchasing
Warehouse
Delivery
Engineering
Workshop &
Utility
Project TPS
Project New
Bisnis
QA Production
ManU 1
Solo
ManU 2
Solo
ManU 3
Solo
ManU 4
Solo
Struktur
Organisasi Manufacturing

3. Eksternal
Unit
WH
QA
Enginee
ring
PPIC
BD
(Bisnis
Develop
ment)
Perencanaan
Produksi
Penyediaan RM/PM
& Penyimpanan FG
Penyediaan Steam
& Pnympanan SP
Penentuan Standar
Proses (GMP, dll)
Pembuatan New
Produk

4. Ka.
Unit
QC
Personali
a
Produks
i
PD
Mekanik
PP
Pengendalian
Kualitas RM/PM,
Proses, FG
Penyediaan SDM
Proses Produksi
Up Grade
Spesifikasi Proses
& Komposisi BB
Menyiapkan
Mesin Utk Proses
Produksi
Merencanakan
Produksi
daily/shiftly
Eksternal

6. Kepala Regu M & R Unit Admin Gudang WH
Mulai
Secara periodik (harian)
mengontrol stok bahan/
Barang
Input data terima barang
& pengeluaran barang
2
Staff PPIC
Membuat PR
FA
T
PR
3
1 2
T
FA
Tidak
Diretur
Cek Kesesuaian
barang
sesuai
7
Membuat MR
MR
11
10
8
MR
13
11
Menerima MR
Menyerahkan
Spare Part
13
Selesai
Menerima Spare
Part & MR
12
11
Membat Rencana & Laporan
Pemakaian Spare Part
NWSM
Rencana & Laporan
Pemakaian Spare
Part NWSM
1
9
2.c. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part NWSM
(Lama)
1

7. Supplier
Mendatangkan
barang
T
Staff Purchasing
PO
Cek Order Belum Datang
dan Lead Time
Sourcing suplier
BID Analysis
Sheet
Memilih suplier
Membuat PO
FA
3
4
PO M&R Unit
5
5
T
Membuat Plan
Kedatangan Bahan
Plan Kedatangan
Bahan
M&R Unit
WH spare part
Admin Gudang
Cek Kesesuaian
barang dan PO
Menyimpanan
Barang di
Gudang
Pemberitahuan
Ke Unit/User
Sesuai
Menghubungi user
Untuk pengecekan
Tidak
Retur
Membuat STB
6
7
8
PO
FA
STB Purch
Supplier
T
10
4
Menginformasikan
Kedartangan brg
6
9
8
2.c. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part NWSM
(Lama)
2

8. Man. Unit
T
14
Selesai
Menerima Spare
Part & MR
Membuat Purchase
Request Spare
Part (PR)
Tidak
Diretur
Cek Kesesuaian
Barang
sesuai
8
7
9
11
10
Membuat Permintaan
Spare Part
PSP
Critical Point :
a. Pengajuan spare part untuk
maintenance (Fixed Periode)
yaitu sesuai umur pakai spare
part
b. Pengajuan spare part untuk
repair (SP yg tdk bisa di prediksi)
yaitu berdasrkan jumlah pem
akaian dlm waktu tertentu
12
Secara Periodik
Mengontrol/Input
Stok Spare Part
1
Mulai
Cek Kesesuaian
barang dgn PO
Menyimpanan
Barang di
Gudang
Pemberitahuan
Ke Unit/User
Sesuai
Menghubungi user
Untuk pengecekan
Tidak
Retur
Membuat STB
6
7
8
PO
FA
STB Purch
Supplier
T
10
9
PR
FA
1
2
Mekanik Project Workshop
FA
MR
13
11
Menerima PSP
Menyerahkan
Spare Part
12
2.c. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part NWSM
(Baru)
1

9. Supplier
Staff Purchasing
T
PO
Cek Order Belum Datang
dan Lead Time
Sourcing suplier
BID Analysis
Sheet
Memilih suplier
Membuat PO
FA
2
3
PO M&R Unit
4
Membuat Plan
Kedatangan Bahan
Plan Kedatangan
Bahan
M&R Unit
WH Project
T
5
Mendatangkan
barang
4
3
Menginformasikan
Kedartangan brg
6
8
5
2.c. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part NWSM
(Baru)
2

10. Kepala Departemen Teknik
Cek Kesanggupan
Workshop
T
Menyerahkan WO
& Gambar Alat/
Spare Part
Ke Workshop
WO
& Gambar
2
Mengembalikan WO
& Gambar Alat ke
User
WO
& Gambar
7
Tidak Ya
Kepala Regu M & R Unit
1
Tidak
Diretur
Cek Kesesuaian
barang
sesuai
Membuat
MR/PSP
MR/PSP
5
17
4
6
Menerima Spare
Part & MR/PSP
Selesai
20
15
3
19
18
Mulai
Membuat WO & Gambar
Alat/Spare Part
T
WO
& Gambar
1
T
Menyerahkan WO
& Gambar Alat/
Spare Part
Ke PPIC
WO
& Gambar
8
7
2.d. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part WSM
(Lama)
1

11. M & R Workshop
Membuat Alat/
Spare Part
T
3
2
Menyampaikan ke
User bahwa pesanan
Telah dikerjakan
PSP
6
5
Menerima PSP
Menyerahkan
Spare Part/
Alat
Admin Gudang
Secara periodik (harian)
mengontrol stok bahan/
Barang
Input data terima
& pengeluaran
barang
9
FA
MR
20
19
Menerima MR
Menyerahkan
Spare Part
21
Cek Kesesuaian
barang dan PO
Menyimpanan
Barang di
Gudang
Pemberitahuan
Ke Unit/User
Sesuai
Menghubungi user
Untuk pengecekan
Tidak
Retur
Membuat STB
14
15
16
PO
FA
STB Purch
Supplier
T
17
4
21
2.d. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part WSM
(Lama)
2

12. Staff Purchasing
Cek Order Belum Datang
dan Lead Time
Sourcing suplier
BID Analysis
Sheet
Memilih suplier
10
11
Membuat Plan
Kedatangan Bahan
Plan Kedatangan
Bahan
PPIC
12
T
T
PO
FA
PO PPIC
Membuat PO
13
Mendatangkan
barang
11
12
Menginformasikan
Kedartangan brg
14
19
13
Supplier
Staff PPIC
Membuat PR
FA
T
PR
10
8 9
2.d. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part WSM
(Lama)
3

13. Engineerin
g
Secara Periodik
Mengontrol/Input
Stok Spare Part
1
Mulai
Cek Kesesuaian
barang dgn PO
Menyimpanan
Barang di
Gudang
Pemberitahuan
Ke Unit/User
Sesuai
Menghubungi user
Untuk pengecekan
Tidak
Retur
Membuat STB
12
13
14
PO
FA
STB Purch
Supplier
T
16
15
T
PSP
6
5
Menerima PSP
Menyerahkan
Spare Part/
Alat
Tidak Ya
WO
& Gambar
7
Mengembalikan WO
& Gambar Alat/
Spare Part ke
User
FA
T
3
4
Cek Kesanggupan
Workshop
2
Membuat Alat/
Spare Part
Menyampaikan ke
User bahwa pesanan
Telah dikerjakan
2.d. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part WSM
(Baru)
1

14. Purchasing
Membuat Plan
Kedatangan Bahan
Plan Kedatangan
Bahan
Engg
10
T
11
Cek Order Belum Datang
dan Lead Time
Sourcing suplier
BID Analysis
Sheet
Memilih suplier
8
T
PO
FA
PO Engg
Membuat PO
9
Supplier
Kepala Regu M & R Unit
Tidak
Diretur
Cek Kesesuaian
barang
sesuai
Membuat
PSP
PSP
5
16
4
6
Menerima Spare
Part & PSP
Selesai
13
3
Membuat WO & Gambar
Alat/Spare Part
T
WO
& Gambar
2
15
14
Membuat PR &
Menyertakan
Gambar
FA
T
PR &
Gambar
8
7
1
Mendatangkan
barang
10
9
Menginformasikan
Kedartangan brg
12
14
11
2.d. Workflow Fungsi Pengadaan & Penyediaan Spare Part WSM
(Baru)
2