สรุประเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

2. สรุประเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่า
ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แก้ไข (ฉบับที่ 2) 2548
ประเด็นข้อสอบ
ความหมายของงานสารบรรณ
งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
- เริ่มตั้งแต่การจัดทํา
- การรับ-การส่ง
- การเก็บรักษา การยืม
- จนถึงการทําลาย
ประเด็นข้อสอบ : ระเบียบงานสารบรรณออกโดย
- ออกโดยมติคณะรัฐมนตรี
- เป็นระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีที่เป็นระเบียบกลาง
ประเด็นข้อสอบ : ขอบเขตการใช้บังคับ
ระเบียบสํานักงานรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
ใช้บังคับกับ “ส่วนราชการ”
“ส่วนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม
สํานักงาน หรือ หน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งใน
ราชการบริหารส่วนกลาง ส่วนภูมิภาค ส่วนท้องถิ่น
ส่วนราชการในต่างประเทศ และให้หมายความรวมถึง
คณะกรรมการด้วย (เช่น กกต. ปปช. ฯลฯ)
ประเด็นข้อสอบ : ข้อยกเว้น
มีความจําเป็นจะต้องปฏิบัติสารบรรณ
นอกเหนือไปจากที่กําหนดไว้ในระเบียบ
ให้ขอทําความตกลงกับผู้รักษาการ
ประเด็นข้อสอบ : ผู้รักษาการระเบียบ
ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี
: หนังสือราชการ
เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ
1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใด
ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

3. 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ
หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
ประเด็นข้อสอบ : ขั้นความลับของเอกสาร
1. ลับที่สุด (Top Secret) เปิดเผยทั้งหมด/บางส่วนจะเสียหายต่อรัฐร้ายแรงที่สุด
2. ลับมาก (Secret) เปิดเผยทั้งหมด/บางส่วนจะเสียหายต่อรัฐร้ายแรง
3. ลับ (Confidential) เปิดเผยทั้งหมด/บางส่วนจะเสียหายต่อรัฐ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ประเด็นข้อสอบ : ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
การติดต่อราชการนอกจากจะดําเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสาร สามารถดําเนินการด้วย
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้
ประเด็นข้อสอบ : งานสารบรรณ
“อิเล็กทรอนิกส์”
การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะ
คล้ายกัน และหมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่
เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ เช่นว่านั้น
ประเด็นข้อสอบ : ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้น โดยการนําข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มาแปลงด้วยระบบ
สมมาตร บนพื้นฐานวิทยาการเข้ารหัสลับและใช้กับกุญแจคู่ที่นํามาคํานวณร่วมกันระหว่างกุญแจส่วนตัว
(Private key) และกุญแจสาธารณะ (Public key) เพื่อตรวจสอบและยืนยันตัวผู้ลงลายมือชื่อดิจิทัลนั้น
ประเด็นข้อสอบ
วิธีการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้งและให้ผู้รับ
แจ้งตอบรับยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งมายังผู้รับแล้ว โดยผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่
กรณีเป็นเรื่องสําคัญจําเป็นให้ทําเอกสารยืนยันตามไปทันที
ประเด็นข้อสอบ : ชนิดและรูปแบบหนังสือราชการ
1. หนังสือภายนอก (แบบที่ 1)
2. หนังสือภายใน (แบบที่ 2)
3. หนังสือประทับตรา (แบบที่ 3)
4. หนังสือสั่งการ

4. - คําสั่ง (แบบที่ 4) ระเบียบ (แบบที่ 5) ข้อบังคับ (แบบที่ 6)
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
- ประกาศ (แบบที่ 7) แถลงการณ์ (แบบที่ 8) ข่าว (แบบที่ 9)
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
- บันทึก (ไม่มีแบบ) หนังสืออื่น (ไม่มีแบบ) (น่าจะออกสอบ)
ประเด็นข้อสอบ : การจัดทําข่าว ไม่ต้องทําตามแบบ แต่ให้มีหัวข้อข่าวตามที่ระเบียบฯ กําหนด
- ข่าวของส่วนราชการใด
- เรื่อง
- ฉบับที่ (ถ้ามี)
- ข้อความ
- ส่วนราชการที่ออกข่าว
- วัน เดือน ปี ที่ออกข่าว
ประเด็นข้อสอบ : หนังสืออื่น
- หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็น
หลักฐานในราชการ
- ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูล
- หนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับ
หนังสือของราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกําหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้น
แต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทําตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการ
สืบสวนและสอบสวน และคําร้อง เป็นต้น
ประเด็นข้อสอบ : หนังสือภายนอก
- หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี
- ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือที่ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วน
ราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
- โดยใช้กระดาษตราครุฑ
ประเด็นข้อสอบ : มาตรฐานกระดาษ
โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว นน.60 กรัมต่อเมตร
- ขนาด A 4 = 210 มม. X 297 มม.
- ขนาด A 5 = 148 มม. X 210 มม.
- ขนาด A8 – 52 มม. X 74 มม.

5. ประเด็นข้อสอบ : มาตรฐานซอง
- ขนาด C4 ใช้บรรจุหนังสือ โดยไม่ต้องพับ
- ขนาด C 5 ใช้บรรจุหนังสือ พับ 2
- ขนาด C6 ใช้บรรจุหนังสือ พับ 4
- ขนาด DL ใช้บรรจุหนังสือ พับ 3
ประเด็นข้อสอบ
ขั้นความเร็วของเอกสาร
หนังสือที่ต้องจัดส่ง และดําเนินการสารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ
(1) ด่วนที่สุด ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ
(2) ด่วนมาก ปฏิบัติโดยเร็ว
(3) ด่วน ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทําได้
ประเด็นข้อสอบ : การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร
ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ เว้นแต่ ในกรณีจําเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ทํา
หนังสือยืนยันตามไปทันที
ประเด็นข้อสอบ
1. รหัสตัวพยัญชนะประจํากระทรวงสํานักนายกรัฐมนตรี นร หรือ รหัสตัวพยัญชนะประจํา
จังหวัด จังหวัด กระบี่ กบ
2. เลขประจําของเจ้าของเรื่อง
ประเด็นข้อสอบ
หนังสือเวียน
หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจํานวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน
- ให้เพิ่มรหัส ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง นร ๐๑๐๕/ว๑
- เลขทะเบียนหนังสือส่ง
ใช้เลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงตามลําดับไปจนสิ้นปีปฏิทินหรือใช้
เลขที่ของหนังสือทั่วไป ตามแบบหนังสือภายนอก
ประเด็นข้อสอบ : อ้างถึง
- ให้อ้างถึงหนังสือเคยติดต่อกันมาก่อนแล้วทุกครั้ง
- ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่เคยติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่ เป็นสาระสําคัญ
ว

6. ประเด็นข้อสอบ : ผู้มีอํานาจลงชื่อในหนังสือราชการ
- หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป หรือผู้ว่าราชการจังหวัดในทุกกรณี
- ผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือมอบอํานาจให้
- รักษาราชการแทน
- ปฏิบัติราชการแทน
- อื่นๆ ตามที่กฎหมายกําหนด
ประเด็นข้อสอบ : การให้คํานําหน้านาม
ให้ใช้คํานามตามที่กฎหมาย/ระเบียบกําหนด
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการใช้ตําแหน่งทางวิชาการเป็นคํานําหรือหน้า
นาม พ.ศ. 2536
- ศาสตราจารย์ (ศ.) รองศาสตราจารย์ (รศ.)
- ผู้ช่วยศาสตราจารย์ (ผศ.)
ประเด็นข้อสอบ : ถ้ามียศ บรรดาศักดิ์ หรือ ฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์ยศไว้หน้าลายมือชื่อ
พลเอก 
(สุรยุทธ์ จุลานนท์)
นายกรัฐมนตรี
ประเด็นข้อสอบ : ถ้าผู้ดํารงตําแหน่งทางวิชาการมีสิทธิให้คํานําหน้านามอย่างอื่นด้วย ให้เรียงลําดับ
ก่อนหลัง ดังนี้
1. ตําแหน่งทางวิชาการ
2. ยศ
3. บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ หรือ คํานําหน้านามสตรีที่ได้รับพระราชทาน
เครื่องราชอิสริยาภรณ์ (คุณหญิง, ท่านผู้หญิง)
ประเด็นข้อสอบ : เพื่อประโยชน์ในการติดต่อ
โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ ต่อ ๒๖๘
โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ krittaya.j@opm.go.th
สําเนาส่ง ผู้ตรวจราชการสํานักนายกรัฐมนตรี
ประจําเขตตรวจราชการที่ ๑ – ๑๗

7. ประเด็นข้อสอบ : การพิมพ์
จัดวรรคตอนให้ถูกต้อง
1. การเว้นวรรคโดยทั่วไป ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่อง
ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
2. การเว้นวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกัน ให้เว้น 1 จังหวะเคาะ เนื้อหาต่างกัน
ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
ประเด็นข้อสอบ : แบบหนังสือราชการ
ประเด็นข้อสอบ
- มีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปไม่ต้องใช้กระดาษครุฑ
- ปกติให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด
- ระยะกั้นหน้า ๓ ซ.ม. กั้นหลัง ๒ ซ.ม.
- ถ้าคําสุดท้ายมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบในบรรทัดเดียวกัน ให้ใช้เครื่องหมาย –
(ยติภังค์)
ประเด็นข้อสอบ
- ต้องพิมพ์เลขหน้าไว้ระหว่างเครื่องหมายยติภังค์
- ให้พิมพ์คําต่อเนื่องของข้อความที่ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้นๆแล้วตามด้วยจุดสามจุด....
ที่ นร ๐๕๑๖๙๑ สํานักนายกรัฐมนตรี
ทําเนียบรัฐบาลกทม.๑๐๓๐๐
๒ มกราคม ๒๕๕๑
ขอแสดงความนับถือ
(........................................................)
ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี
ตํารวจ อธิ-บดี
ทําเนียบ มาตร-การ
-๒-

8. ประเด็นข้อสอบ
- ควรมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้าย ๒ บรรทัดก่อนพิมพ์คําลงท้าย
-๒-
ขอได้โปรดแจ้งผลการพิจารณาให้สํานักนายกรัฐมนตรี
ทราบต่อไปด้วย จักขอบคุณมาก
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดําเนินการต่อไป
ขอแสดงความนับถือ
ประเด็นข้อสอบ
โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔
โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ Krittaya.J@opm.go.th
ประเด็นข้อสอบ : เก็บสําเนาคู่ฉบับ
โดยปกติให้มีสําเนาคู่ฉบับ เก็บไว้ที่ต้นเรื่อง ๑ เรื่อง และให้มีสําเนาเก็บไว้ที่หน่วยงาน
สารบรรณกลาง ๑ ฉบับ
ประเด็นข้อสอบ : สําเนาคู่ฉบับ
สําเนาคู่ฉบับให้ลงชื่อลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ลงลายมือ
ชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ขอบล่างขวาของหนังสือ
ประเด็นข้อสอบ : การรับรองสําเนาเอกสาร
การรับรองสําเนาเอกสาร
- มีคําว่า “สําเนา” ไว้กึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัดแรก
- ให้ใช้คําว่า “สําเนาถูกต้อง”
- ให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ ๒ หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่อง ลงลายมือชื่อ
รับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง ตําแหน่ง และ วัน เดือน ปี ที่ขอบล่างของหนังสือ
ประเด็นข้อสอบ : บันทึก
“บันทึก” คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการ
แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือ “หน่วยงานระดับต่ํากว่ากรมติดต่อกันในการปฏิบัติ
ราชการ” โดยปกติ ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

9. ประเด็นข้อสอบ
บันทึก (ระเบียบฯ ข้อ ๒๖) ให้มีหัวข้อดังต่อไปนี้
1. ชื่อหรือตําแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คําขึ้นต้นตามที่กําหนดไว้ในภาคผนวก ๒
2. สาระสําคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ระบุไว้ด้วย
3. ชื่อและตําแหน่ง ให้ลงชื่อและตําแหน่งของผู้บันทึก ในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษที่บันทึกข้อความ
ให้ ลงวัน เดือน ปีที่บันทึกด้วย
ประเด็นข้อสอบ : หนังสือประทับตรา
- หนังสือที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
- ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับ
กรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกํากับตรา
ประเด็นข้อสอบ : ใช้หนังสือประทับตรากรณีใด
ให้ใช้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสําคัญ ได้แก่
1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
2. การส่งสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร บรรณสาร
3. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสําคัญหรือการเงิน
4. การแจ้งผลงานที่ได้ดําเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
5. การเตือนเรื่องค้าง
6. เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนด โดยทําเป็นคําสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา
ประเด็นข้อสอบ : การรับหนังสือ
ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติดังนี้
1. จัดลําดับความสําคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ เพื่อดําเนินการก่อนหลัง แต่ถ้าเป็น
หนังสือที่มี ชั้นความลับ ให้แยกออกปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
2. เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่
ออกหนังสือ เพื่อดําเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานแล้วจึงดําเนินการเรื่องนั้น
ต่อไป
ประเด็นข้อสอบ : ประทับตรารับหนังสือ
 ประทับตรารับหนังสือ ตามแบบที่ ๑๒ ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ
(ชื่อส่วนราชการ)
เลขรับ............................

10. ประเด็นข้อสอบ : เลขทะเบียนรับ
- ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับ เรียงลําดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
- จะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ
ประเด็นข้อสอบ
- จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการ โดยใช้ลงชื่อ
หน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่องการปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคลหรือตําแห่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลง
ชื่อหรือตําแหน่งไว้ด้วย
ประเด็นข้อสอบ
- การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการ จะส่งโดยใช้
สมุดส่งหนังสือหรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและ วัน เดือน ปี ที่รับหนังสือไว้ เป็นหลักฐานในทะเบียนรับ
หนังสือก็ได้
ประเด็นข้อสอบ
- การดําเนินการขั้นนี้ จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่ ให้เป็นไปตามที่หัวหน้าส่วน
ราชการกําหนด
- ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดําเนินเรื่องในหน่วยงานนั้นเอง จนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้ว ให้
ลงทะเบียนว่าได้ส่งออกไป โดยหนังสือที่เท่าใด วัน เดือน ปีใด
ประเด็นข้อสอบ : หลักการเสนอหนังสือ
ให้เสนอหนังสือไปตามสายการปฏิบัติงาน ตามลําดับชั้นผู้บังคับบัญชา
ประเด็นข้อสอบ : ข้อยกเว้น
1. เรื่องที่มีการกําหนด ชั้นความเร็ว หรือเฉพาะเจาะจงถึงบุคคล ให้เสนอโดยตรงได้แต่
จะต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
2. เรื่องที่มีกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ กําหนดไว้เป็นการเฉพาะ
- ร้องเรียน
- กล่าวหา
- อุทธรณ์คําสั่งต่อผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือขึ้นไป
ประเด็นข้อสอบ : วิธีการเสนอหนังสือ
1. ให้เจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมเรื่องเสนอ แยกหนังสือที่เสนอออกเป็นประเภทๆ เสียก่อน ดังนี้
- เรื่องลับ ให้แยกปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษา ความลับของทางราชการฯ
- เรื่องด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ให้แยกปฏิบัติโดยเร็ว และรีบเสนอทันที
- เรื่องอื่นๆ ให้แยกเป็นเรื่องสั่งการ พิจารณา หรือเพื่อทราบ

11. 2. ใส่แฟ้มหรือซองเรียงตามลําดับความสําคัญ
3. จัดเรื่องที่ต้องพิจารณาก่อนไว้ข้างหน้าเรื่องที่ได้รับมาก่อนต้องเสนอก่อน
4. เรียงให้สะดวกต่อการพิจารณา มีเอกสารประกอบการพิจารณาให้พร้อม จัดให้เป็น
ระเบียบเพื่อให้พลิกดูได้ทันที
5. หากผู้บังคับบัญชานําเรื่องใดออกจากแฟ้มไปจะต้องเขียนบันทึกสอดไว้ในแฟ้มด้วย
ประเด็นข้อสอบ
การจัดเรียงหนังสือเสนอ
- ให้เรียงลําดับขึ้นมา มีผู้บันทึกขึ้นมาใหม่ ให้เรียงซ้อนไว้ข้างหน้า ส่วนผู้บันทึกแรกจะอยู่
หลังสุด
- เพื่อความสะดวก จะให้หมายเลข
- โดยเขียนอยู่ในวงกลม กํากับเรื่องที่เสนอ
- มาตามลําดับก็ได้
ประเด็นข้อสอบ
- การเสนอเรื่องสําคัญ ซึ่งมีรายละเอียดต้องพิจารณามาก ผู้ทําเรื่องอาจขอนําเรื่องเสนอ
ด้วยตนเองก็ได้ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสอบถามเหตุผล
- เมื่อผู้บังคับบัญชาสั่งการแล้ว เรื่องต้องย้อนกลับผ่านลงมาตามลําดับสายงานเช่นเดียวกัน
และให้เป็นหน้าที่ของหน่วยปฏิบัติที่จะต้องเสนอให้ผู้บังคับบัญชาตามลําดับชั้นได้ทราบการสั่งการนั้นๆ ด้วย
ประเด็นข้อสอบ
- ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ และสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วนแล้ว
ส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก
- ให้เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางดําเนินการ ดังนี้
๑. ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบที่ ๑๔
เอกสารแนบ ๑
๑
๒
๓
แบบทะเบียนหนังสือส่ง แบบที่ ๑๔
ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่......เดือน.......พ.ศ. ....
เลขที่
ทะเบียน
ส่ง
ที่ ลงวันที่ จาก ถึง เรื่อง การ
ปฏิบัติ
หมายเหตุ
ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือส่ง
เรียงลําดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
ที่ นร ๐๑๐๖/๑
เลขทะเบียนส่ง

12. ๒. ลงเลขที่ และวัน เดือน ปี
ในหนังสือที่จะส่งออก ทั้งในต้นฉบับ
และสําเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับเลขทะเบียน
หนังสือส่ง และ วัน เดือน ปี ในทะเบียนหนังสือส่ง
๓. ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ ตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก
หนังสือที่ไม่มีความสําคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว กาว เย็บด้าย ลวด หรือวิธีอื่น
แทนการบรรจุซอง
๔. จัดส่งหนังสือ โดยส่งทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการที่
การสื่อสารแห่งประเทศไทยกําหนด
ประเด็นข้อสอบ : การส่งหนังสือซึ่งมิใช่การส่งโดยทางไปรษณีย์
- ผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงชื่อในสมุดส่งหนังสือ หรือใบรับ แล้วแต่กรณี
- ถ้าเป็นใบรับให้นําใบรับนั้น มาติดผนึกไว้ที่สําเนาคู่ฉบับ
ประเด็นข้อสอบ : การเก็บหนังสือ
๑. เก็บระหว่างปฏิบัติ
๒. เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
๓. เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
การเก็บระหว่างปฏิบัติ
การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง โดยให้กําหนด
วิธีเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน
การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วและไม่มีอะไรต้องปฏิบัติต่อไปอีก
ให้เจ้าหน้าที่ของเรื่องปฏิบัติดังนี้
๑. จัดทําบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ อย่างให้มีต้นฉบับ และสําเนาคู่ฉบับ สําหรับ
เจ้าของเรื่อง และหน่วยเก็บ เก็บไว้อย่างละฉบับ
๒. ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บ
ไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้นๆ กําหนด
ประเด็นข้อสอบ
ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บปฏิบัติดังนี้
- ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือและ
ลงลายมือชื่อย่อกํากับตรา
ประเด็นข้อสอบ – การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จําเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจํา
ไม่สะดวกจะส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ ให้เจ้าของเรื่องเก็บไว้เป็นเอกเทศ โดยให้แต่งตั้ง

13. เจ้าหน้าที่รับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจําเป็นที่จะต้องใช้ตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือไปยังหน่วยเก็บ
ของส่วนราชการนั้น
ประเด็นข้อสอบ : อายุการเก็บหนังสือ
โดยปกติให้เก็บไว้ ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี
ประเด็นข้อสอบ : ข้อยกเว้น
1. หนังสือที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษา
ความลับของทางราชการ
2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาล หรือของพนักงานสอบสวน หรือ
หนังสืออื่นใดที่มีกฎหมาย หรือระเบียบแบบแผนกําหนดไว้พิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมาย
หรือระเบียบว่าด้วยการนั้น
3. หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชาและมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัย
ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสําคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สํานักหอจดหมายเหตุ
แห่งชาติกําหนด
4. หนังสือที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สําเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้
ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญ ซึ่งไม่มีความสําคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจํา
เมื่อดําเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี
6. เป็นหนังสือหรือเอกสารรับเงิน การจ่ายเงินหรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่เป็น
หลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือ
เอกสารเกี่ยวกับการเงิน การจ่ายเงินหรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงิน ที่หมดความจําเป็นในการใช้ เป็น
หลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือ
เอกสารอื่นที่สามารถนํามาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เมื่อสํานักงานตรวจ
เงินแผ่นดินตรวจแล้ว ไม่มีปัญหา และไม่มีความจําเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใดๆ
อีก ให้เก็บรักษาอย่างน้อยกว่า 5 ปี
ประเด็นข้อสอบ : การรักษาหนังสือ
- ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส
- หากชํารุดเสียหาย ต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม
- ถ้าชํารุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ และให้หมาย
เหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย
- หากสูญหาย ต้องหาสําเนามาแทน
- ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสําคัญที่เป็นการแสดง
เอกสารสิทธิ ก็ให้แจ้งความต่อพนักงานสอบสวน

14. ประเด็นข้อสอบ : การทําลายหนังสือ
ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน
1. ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสํารวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่า
จะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เอง หรือที่ฝากเก็บไว้ที่สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
2. จัดทําบัญชีหนังสือขอทําลาย เสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ซึ่งรวมถึงผู้ว่าราชการ
จังหวัด เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ
คณะกรรมการทําลายหนังสือ
- ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ว่าราชการจังหวัดแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ
- ประกอบด้วย ประธานกรรมการ และกรมการอีกอย่างหนึ่ง ๒ คน โดยปกติให้แต่งตั้งจาก
ข้าราชการระดับ 3 หรือเทียบเท่า
หน้าที่ของคณะกรรมการทําลายหนังสือ
1. พิจารณาบัญชีหนังสือขอทําลาย
2. ถ้าเห็นว่าหนังสือฉบับใด ไม่ควรทําลาย และควรขยายเวลาการเก็บ ให้ลงความเห็นว่าจะ
ขยายเวลาเก็บไว้ถึงเมื่อใดในช่องการพิจารณาของบัญชีหนังสือขอทําลาย แล้วแก้ไขอายุการเก็บหนังสือ
ในตรากําหนดเก็บ โดยประธานกรรมการลงลายมือชื่อกํากับการแก้ไข
3. ถ้าเห็นควรให้ทําลายให้กรอกเครื่องหมาย (x) ลงในช่องการพิจารณา
4. เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมทั้งความเห็นแย้งเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
หรือผู้ว่าราชการจังหวัดเพื่อพิจารณาสั่งการ
5. ควบคุมการทําลาย
ประเด็นข้อสอบ : ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทําลายให้ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายไปให้สํานักหอ
จดหมายเหตุแห่งชาติฯ พิจารณา
ประเด็นข้อสอบ :
ถ้าสํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติฯ เห็นว่า
- หนังสือฉบับใดควรขยายเวลาการเก็บไว้อย่างใด หรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งส่วน
ราชการนั้นทราบ และให้ส่วนราชการนั้นทําการแก้ไขตามที่แจ้งมา
- หนังสือฉบับใดควรให้ส่งไปเก็บไว้ที่สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติฯ ก็ให้ส่วนราชการนั้น
ปฏิบัติตามเพื่อประโยชน์ในการนี้ สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติฯ จะส่งเจ้าหน้าที่ร่วมตรวจสอบหนังสือ
ของส่วนราชการนั้นก็ได้
ประเด็นข้อสอบ : วิธีการทําลายหนังสือ
หนังสือทั่วไป ที่มิใช่เอกสารลับ
1. โดยวิธีการเผา หรือ
2. โดยวิธีการอื่นใดที่ไม่ให้หนังสืออ่านเป็นเรื่องได้