ระเบียบงานสารบรรณ

1,613 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,613
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
45
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

ระเบียบงานสารบรรณ

  1. 1. ระเบียบงานสารบรรณ1. ประวัติยอ พ.ศ. 2496 จัดรางระเบียบงานสารบรรณเปนครั้งแรก โดยมีพลเรือเอกหลวงชลธารพฤติไกร เปนประธานคณะกรรมการ แบงเปน 3 ตอน ตอนแรก วาดวยการรับเสนอสง และระบบการเก็บคน ประกาศใชเมื่อ 1 มกราคม 2497 ตอนสอง วาดวยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานกระดาษ แบบพิมพ ประกาศใชเมื่อ 1มกราคม 2497 ตอนสาม วาดวยหลักงานสารบรรณทั่วไป ระบบการเก็บตนแบบดัชนีการออกแบบบัตรใหเหมาะสมกับงาน เพื่อหาตัวเลขสถิติ และการเขียนกราฟ ซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบ เมื่อ 3 มกราคม 2498 พ.ศ. 2502 ไดมีการปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 และ พ.ศ. 2498โดยคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบเมื่อ 24 ธันวาคม 2506 และมีผลบังคับใชตั้งแตวนที่ 1 มกราคม 2507 ั2. ความหมาย ตามระเบียบขอ 6 งานสารบรรณ หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทําการรับ การสง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย” ในทางปฏิบัติ งานสารบรรณ หมายถึง “การบริหารงานเอกสารทั้งปวง ตั้งแต การคิด ราง เขียน อานแตง พิมพ จด ทําสําเนา สงหรือสื่อขอความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ยอเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทํารหัส เก็บเขาที่ คนหา ติดตาม และทําลาย ทั้งนี้ ตองเปนระบบที่ใหความสะดวก รวดเร็ว ถูกตอง และมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และคาใชจาย”3. ชนิดของหนังสือ “หนังสือ” หมายความวา หนังสือราชการ “สวนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหนวยงานอืนใดของรัฐ ทั้งใน ่ราชการบริหารสวนกลาง สวนภูมิภาค สวนทองถิ่น หรือในตางประเทศ และใหหมายความรวมถึงคณะกรรมการดวย “คณะกรรมการ” หมายถึง คณะบุคคลทีไดรับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ ่และใหหมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกันดวยหนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ไดแก 1. หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอืนใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก ่  3. หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ 4. เอกสาร…
  2. 2. 2 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเปน หลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับหนังสือราชการมี 6 ชนิด 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ 5. หนังสือประชาสัมพันธ 6. หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานราชการหนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธี โดยใชกระดาษตราครุฑ เปนหนังสือติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอืนใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก ่ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธนอยกวาหนังสือภายนอก เปนหนังสือติดตอภายในกระทรวง ีทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความขอแตกตางระหวางหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือภายใน1. ไป-มา เปนทางราชการ 1. ไป-มา ในเรื่องราชการ2. ติดตอระหวางตําแหนงตอตําแหนง 2. ติดตอกับบุคคลผูดํารงตําแหนง3. ใชกระดาษตราครุฑ (หนา 24) 3. ใชกระดาษบันทึกขอความ (หนา 25)4. สภาพหนังสือผูกมัดถาวรตลอดไป 4. ไมผูกมัด เปลียนแปลงได ่5. รูปแบบหนังสือเปนแบบหนังสือลงนามเต็ม 5. ใชบันทึกแทน ฉบับ และแบบประทับตรา 6. คําขึ้นตนใชเรียน อางถึงหนังสือใสในขอความ6. คําขึ้นตน ประกอบดวย เรื่อง เรียน อางถึง 7. ใชคํายอของ ตําแหนง หรือสวนราชการ วัน สิ่งที่สงมาดวย(ถามี) เดือน ป ได7. หามใชคํายอ อักษรยอ ตองใชคําเต็มทั้งชือ ่ 8. ไมมีคําลงทาย สวนราชการ วัน เดือน ป8. คําลงทาย ใชขอแสดงความนับถือหรืออื่น ๆ แลวแตกรณี หนังสือ…
  3. 3. 3หนังสือประทับตรา คือ หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป เปนผูรับผิดชอบ ลงชื่อยอกํากับตรา หนังสือประทับตราใช กระดาษตราครุฑหนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ไดแก คําสั่ง ระเบียบ และขอบังคับ คําสั่ง คือ บรรดาขอความทีผูบังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย ่ ระเบียบ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมายหรือไมก็ไดเพื่อถือเปนหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา ขอบังคับ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่กําหนดใหใชโดยอาศัยอํานาจของกฎหมายที่บัญญัติใหกระทําไดคําสั่ง ระเบียบ ขอบังคับ ใชกระดาษตราครุฑหนังสือประชาสัมพันธ มี 3 ชนิด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ประกาศ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการประกาศหรือชีแจงใหทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ้ แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลง เพื่อทําความเขาใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณหรือกรณีใด ๆ ใหทราบชัดเจนโดยทัวกัน ่ ขาว คือ บรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบประกาศ และแถลงการณใชประดาษตราครุฑหนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทําขึ้นนอกจากที่กลาวมาแลวทัง 5 ชนิด หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ ้และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออืน ่ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพื่อรับรองแก บุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานเพือ ่วัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฎแกบุคคลโดยทั่วไปไมจําเพาะเจาะจงใช กระดาษตราครุฑ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุมและมติของที่ประชุมไวเปนหลักฐาน ควรมีรายละเอียดดังนี้ 1. รายงานการประชุม 2. ครั้งที่ประชุม 3. วัน เดือน ป ที่ประชุม 4. สถานที่ประชุม 5. ใครมาประชุมบาง 6. ใครไมมาประชุม 7.ใครเขารวมประชุมบาง 8. เริ่มประชุมเวลาใด 9. ขอความในรายงานการประชุม 10. เลิกประชุมเวลาใด 11. ชื่อผูรายงานการประชุม บันทึก…
  4. 4. 4 บันทึก คือขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชา เสนอตอผูบังคับบัญชา หรือผูบังคับบัญชาสั่งการแกผูใตบังคับบัญชาหรือขอความที่เจาหนาที่หรือหนวยงานระดับต่ํากวาสวนราชการระดับกรมติดตอกันในการปฏิบัติราชการใช กระดาษบันทึกขอความ มีหัวขอสําคัญดังนี้ 1. ชื่อหรือตําแหนงที่บันทึกถึง 2. สาระสําคัญของเรื่อง 3. ชื่อและตําแหนงของผูบันทึก หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัตงานของเจาหนาที่ เพื่อ ิเปนหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถาย ฟลม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพดวย หรือหนังสือของ บุคคลภายนอกที่ยื่นตอเจาหนาที่ และเจาหนาที่ไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว บทเบ็ดเตล็ด เปนสวนทีวาดวยหนังสือที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ ่  หนังสือที่ตองปฏิบติใหเร็วกวาปกติ เปนหนังสือที่ตองจัดสงและดําเนินการทางสารบรรณดวยความ ัรวดเร็วเปนพิเศษ แบงเปน 3 ประเภท คือ 1. ดวนที่สุด (ปฏิบัติทันทีที่ไดรับหนังสือ) 2. ดวนมาก (ปฏิบัติโดยเร็ว) 3. ดวน (ปฏิบัติเร็วกวาปกติ เทาที่จะทําได) เรื่องราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการดวยหนังสือไดไมทัน ใหสงขอความทางเครื่องมือสื่อสารเชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสอสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน ผูสงและผูรับ ื่บันทึกขอความไวเปนหลักฐาน หนังสือที่จัดทําขึ้นโดยปกติ ใหมีสําเนาคูฉบับเก็บไวที่ตนเรื่อง 1 ฉบับ และใหมีสําเนาเก็บไวที่หนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ สําเนาหนังสือ ใหมีคํารับรองวา สําเนาถูกตอง โดยใหเจาหนาที่ตั้งแตระดับ 2 หรือเทียบเทาขึ้นไปซึ่งเปนเจาของเรืองลงลายมือชื่อรับรอง ่ หนังสือเวียน คือ หนังสือทีมีถึงผูรับเปนจํานวนมาก มีใจความเดียวกัน ใหเพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หนา ่เลขทะเบียนหนังสือสงและไมมีจุดหลัง ว ซึ่งกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแตเลข 1 เรียงเปนลําดับไป จนถึงสิ้นปปฏิทิน หรือใชเลขที่ของหนังสือทั่วไปแบบหนังสือภายนอกอยางใดอยางหนึ่งหนังสือภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครุฑ4. มาตรฐานตรา มาตรฐานตราครุฑสําหรับแบบพิมพ มี 2 ขนาด คือ 1. ขนาดตัวครุฑ 3 เซนติเมตร 2. ขนาดตัวครุฑ 1.5 เซนติเมตร 5. การรางหนังสือ…
  5. 5. 55. การรางหนังสือ การรางหนังสือ คือการเรียบเรียงขอความขันตนตามเรื่องที่จะแจงความประสงคไปยังผูรับ ้หรือผูที่ตองการทราบหนังสือนั้น กอนทีจะใชจดทําเปนตนฉบับ ่ ั เหตุที่ตองรางหนังสือ เพื่อใหมีการตรวจแกไขใหเหมาะสมถูกตองตามระเบียบแบบแผนเสียกอน เวนแตหนังสือที่เปนงานประจําปกติอาจไมตองเสนอรางตรวจแกก็ได หลักการรางหนังสือ คือ ผูรางจะตองรูและเขาใจใหแจมแจง แยกประเด็นที่เปนเหตุผลและความมุงหมายที่จะทําหนังสือนั้น โดยตั้งหัวขอเกียวกับเรื่องที่จะรางวา อะไร เมื่อไหร ที่ไหน ใคร ทําไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว ่การรางใหขึ้นตนเริ่มใจความที่เปนเหตุกอน ตอไปจึงเปนขอความที่เปนความประสงคและขอตกลง ถามีหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพื่อใหจัดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถึงบทกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําสั่ง หรือเรื่องตัวอยางตองพยายามระบุใหชดเจน พอที่ฝายผูรับจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยคําสั้นแตเขาใจงาย ัพยายามใชคําธรรมดาที่ไมมีความหมายไดหลายทาง สํานวนที่ไมเหมาะสมสําหรับใชเปนสํานวนหนังสือไมควรใชควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต และวรรคตอนใหถูกตอง ขอสําคัญตองระลึกถึงผูที่จะรับหนังสือวาเขาใจถูกตองตามความประสงคที่มีหนังสือไป การรางหนังสือโตตอบ จะตองรางโดยมีหวขอตามแบบที่กําหนดไวผรางจะตองพิจารณาดวยวา ั ูหนังสือที่รางนั้นควรจะมีถงใครบาง หรือควรจะทําสําเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบันทึกไวในราง ึดวย การอางเทาความตองพิจารณาวา เรื่องที่จะรางนี้ผูรับหนังสือทราบมากอนหรือไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดที่เปนเหตุกยอลงได หรือถาเปนการตอบหนังสือที่ผูรับมีมา ขอความที่เปนเหตุเพียงแตอางชื่อเรื่องก็พอ การราง ็หนังสือไมวาจะรางถึงผูใดก็ตาม ใหใชถอยคําสุภาพ และสมกับฐานะของผูรับ ถาเปนการปฏิเสธคําขอควรแจงเหตุผลในการที่ตองปฏิเสธใหผูขอเขาใจ การรางหนังสือที่มีลักษณะเปนการสังการ ไมวาจะเปนหนังสือสั่งการตามระเบียบหรือรางเปน ่หนังสือราชการประเภทอื่น ตองมีขอตกลงอันเปนเหตุเปนผลเชนเดียวกับการใชคําตองใหรัดกุมอยาเปดชองใหตความ ีไดหลายนัย ซึงอาจทําใหเกิดการเขาใจผิด และควรใชถอยที่ผูรับคําสั่งสามารถปฏิบัติไดเพื่อใหคําสั่งนั้นไดผลสมความ ่มุงหมาย ขอความที่เปนเหตุในคําสั่งจะมีประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสั่งใหชัด เพื่อสะดวกในการตีความเมื่อจําเปนและทําใหผูปฏิบัติรูความหมายชัดชวยใหปฏิบัติไดถูกตองและอาจพิจารณาแกไขปญหาไดเมือมี ่อุปสรรค กอนรางควรพิจารณาคนควาวามีกฎหมายใหอํานาจสั่งการไดแลวประการใด คําสั่งตองไมขัดกับกฎหมายระเบียบ ขอบังคับ ถาขัดกับคําสั่งเกาตองยกเลิกคําสั่งเกาเสียกอน การรางหนังสือประชาสัมพันธ เชน ประกาศ แถลงการณ และขาว จะตองรางตามแบบที่กําหนดไวสวนขอความตองสมเหตุสมผล เพื่อใหผูอานนึกคิดคลอยตามเจตนาที่ตองการ อยาใหมีขอขัดแยงกันในฉบับนัน หรือ ้ขัดแยงกับฉบับกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทั้งนี้ ควรใชถอยคําสุภาพ ดังนั้น….
  6. 6. 6 ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการเขียนราง ผูบังคับบัญชาอาจกําหนดตัวอยางใหถือเปนแนวทางปฏิบัติได แตเพื่อการประหยัด กระดาษรางจะใชกระดาษที่มีอยู แมแตกระดาษที่พมพแลวหนาหนึ่งและไมใช อาจใช ิอีกหนาหนึ่งเปนกระดาษรางหนังสือก็ไดไมจําเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ ผูรางควรเขียนใหชัดเจน อานงาย เพื่อความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพิมพ ถาจําเปนจะเขียนบรรทัดหนึ่งเวนบรรทัดหนึ่งก็ได การเขียนใหเวนเนื้อที่ของดานหนาบรรทัดประมาณ 2.5 เซนติเมตร ดานหลังบรรทัดประมาณ 2เซนติเมตร เพือใชเปนที่สําหรับเขียนคําแนะนําในการพิมพ ่ เมื่อรางเสร็จใหเสนอตัวรางและเรื่องประกอบที่สมบูรณขึ้นไปใหผูบงคับบัญชาตรวจรางและพิจารณา ัสั่งพิมพ เมื่อไดพิมพหนังสือฉบับนั้นและตรวจถูกตองแลว ไมจาเปนตองเก็บรักษากระดาษรางไว เวนแตเรือง ํ ่สําคัญควรเก็บไวประกอบเรือง ่6. หลักการเขียนจดหมายราชการ จดหมายราชการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณเรียกวา “หนังสือภายนอก”หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ หรือจากหนวยราชการหนึ่งมีไปถึงหนวยราชการอื่น อาจจะมิใชสวนราชการ หรือบุคคลภายนอกเปนหนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธโดยใชกระดาษตราครุฑ ี กอนเขียนจดหมายราชการทุกครั้ง จะตองคํานึงถึง เขียนเรื่องอะไร เขียนถึงใคร เขียนทําไม เขียนอยางไร เขียนเรื่องอะไร นั้น เพื่อใหตรงเปาหมาย ไดสาระครบถวนตามที่ประสงค โดยการแจงและยอเรื่องลงหัวเรื่องของจดหมายไดรดกุมถูกตอง จัดวรรคตอนใหชัดเจนหากมีหลายกรณีที่จะกลาวถึงในจดหมายฉบับเดียวกัน ั เขียนถึงใคร การเขียนถึงใครนั้น เพื่อจะไดใชคําขึ้นตนสรรพนาม คําลงทาย ถอยคํา สํานวนเหมาะสมกับผูรับจดหมาย  เขียนอยางไร การเขียนจดหมายราชการนั้นเปนสือความตองการ และความสัมพันธอันดีแลว ่นอกจากเปนเอกสารอางอิงเปนหลักฐานไดเวลานาน การเขียนจดหมายราชการ ตองใชกระดาษตราครุฑ (กระดาษขาว 60 กรัม ขนาด21 มล.x297 มล) พิมพครุฑขนาดตัวครุฑสูง 3 ซม. ดวยหมึกสีดํา สวนตาง ๆ ของจดหมายราชการ แยกเปน 4 สวน คือ 1. หัวเรื่อง 2. เนื้อเรื่อง 3. จุดประสงคของเรื่อง 4. ทายเรื่อง ขอสังเกต…
  7. 7. 7 ขอสังเกต - ในการเขียนหนังสือราชการ ถาไมไดอางถึงเรื่องที่เคยติดตอกันมากอนจะใชคําขึ้นตนวา ”ดวย” “เนื่องจาก” จะไมมีคําวา “นั้น” ในทายวรรค - สวนการเขียนหนังสือราชการที่มีการอางเรื่องเดิมที่เคยติดตอกันมาจะใชคําขึ้นตนวา “ตาม…..และลงทายวรรคดวยคําวา “นั้น” เสมอขอควรระวัง ในการเขียนหนังสือราชการที่ขึ้นตนดวยคําวา “ตาม…นั้น” มิใหตอความในวรรค 2 ดวย “จึง” เปนอันขาด เพราะการเขียนขึ้นตนดวย “ตาม…นั้น” เปนการทาวความเดิมเทานั้น ไมใชเปนการอางเหตุผล บังคับใหทําตามขอผิดพลาด ที่มักจะเกิดขึนของการเขียนหนังสือราชการ ้ 1. เขียนอักษรยอของสวนราชการผิด หรือเขียนชื่อสวนราชการที่ออกหนังสือไมชัดเจน 2. เลือกใชชนิดของหนังสือไมถูกตอง เชน ติดตอภายในกระทรวงฯ เดียวกันจะตองใชกระดาษ บันทึก ก็จะใชครุฑ 3. วางรูปแบบหนังสือสลับที่ เชน เรื่อง กับ เรียน จะสลับที่กัน 4. เขียนคําวาอางถึงกับสิ่งที่สงมาดวย ทั้งที่ไมมีความจําเปนที่จะใช เชน ไมมีสิ่งที่สงมาดวย ก็ใส หรือไมตองมีการอางถึงก็อาง  5. เขียนขอความไมชัดเจนวกไปวนมาจนผูรับไมเขาใจ และไมสามารถที่จะปฏิบัติตามได 6. เขียนคําขึ้นตน และคําลงทาย ไมถูกตองตามฐานะของผูรบ ั 7. ไมเขียนชื่อเต็มไวในวงเล็บใตลายมือชื่อของผูออกหนังสือ ทําใหผูเขียนไมทราบวาเปนหนังสือ ของใคร ลายมือชื่อใคร 8. อักษรยอประจํากระทรวง กรม จังหวัด รวมทั้งหนังสือเวียนที่ใช “ว” จะไมมจด สาเหตุที่ ีุ ระเบียบฯ กําหนดไมใหใสจด เพราะถาเขียนดวยมือจุดอาจจะกลายเปนตัวเลขได ุ7. การเขียนและการพิมพ การเขียนและการพิมพ หมายถึง การทําใหเกิดลายลักษณอักษรเปนขอความบนกระดาษการเขียน สวนใหญจะใชในการรางหนังสือ จดรายงานการประชุมและใชในกรณีที่สวนราชการไมมีเครื่องพิมพดีดลักษณะการเขียนทัวไปจะตองเขียนใหอานและเขาใจงาย ่ เอกสารบางลักษณะที่ตองเขียนเปนแบบพิเศษ เชน งานอาลักษณ ตองใชลายมือและตัวเขียนโดยเฉพาะ การพิมพ หมายถึง การพิมพโดยใชเครื่องพิมพ ปกติแลวงานใดทีเ่ ปนเอกสารทั่ว ๆ ไป สามารถใชเครื่องพิมพดีด เพื่อใหอานงายและสามารถทําสําเนาไดงาย ผูพิมพ….
  8. 8. 8 ผูพิมพควรมีความระมัดระวังในการพิมพ กลาวคือ พิมพไมตก มีความรูในตัวสะกด การันต ตัวยอและควรมีความรูรอบตัวนอกเหนือจากการพิมพหนังสืออีก เชน เขาใจขอความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอนไดถกตอง ูเมื่อจําเปน รูหลักภาษา รูแบบ หนังสือราชการ ชื่อสวนราชการ ชื่อและตําแหนงในวงราชการ รูจักและอานลายมือผูราง ที่เกี่ยวของไดดี พิจารณาการใชกระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถจัดลําดับและแบงงานใหเหมาะสม และรูจักรักษา เครื่องพิมพดีดใหสะอาดอยูในสภาพที่ใชการไดอยูเสมอ การพิมพหนังสือราชการภาษาไทย มีหลักเกณฑการพิมพดังนี้ 1. การพิมพหนังสือราชการที่ตองใชกระดาษตราครุฑ แตใหมีคณภาพเชนเดียวหรือใกลเคียง ุกับแผนแรก 2. การพิมพหวขอตาง ๆ ใหเปนไปตามแบบหนังสือที่กําหนดไวในระเบียบ ั 3. การพิมพ 1 หนากระดาษ ขนาด เอ 4 โดยปกติใหพิมพ 25 บรรทัด บรรทัดแรกของกระดาษอยูหางจากขอบกระดาษดานบนประมาณ 5 เซนติเมตร 4. การกั้นระยะในการพิมพ 4.1 ในบรรทัดหนึ่งใหตั้งจังหวะเคาะของพิมพดีดไว 70 จังหวะเคาะ 4.2 ใหขนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมือ ประมาณ 3 เซนติเมตร เพื่อความสะดวก ั้ในการเก็บเขาแฟม 4.3 ตัวอักษรสุดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา 2 เซนติเมตร 5. ถาคําสุดทายของบรรทัดมีหลายพยางคไมสามารถพิมพจบคําในบรรทัดเดียวกันไดใหใชเครื่องหมาย ยัติภังค (-) ระหวางพยางค 6. การยอหนาซึ่งใชในกรณีที่จบประเด็นแลว จะมีการขึ้นขอความใหมใหเวนหางจากระยะกั้นหนา 10 จังหวะ 7. การเวนบรรทัดโดยทั่วไปจะตองเวนบรรทัดใหสวนสูงสุดของตัวพิมพและสวนต่ําสุดของตัวพิมพไมทับกัน 8. การเวนวรรค 8.1 การเวนวรรค โดยทั่วไป เวน 2 จังหวะเคาะ 8.2 การเวนวรรคระหวางหัวขอเรื่องกับเรื่องใหเวน 2 จังหวะเคาะ 8.3 การเวนวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพมีเนื้อหาเดียวกัน ใหเวน 1 จังหวะ ถาเนื้อหาตางกันใหเวน 2 จังหวะเคาะ 9. การพิมพหนังสือที่มีหลายหนา ตองพิมพเลขหนา โดยใหพิมพตวเลขหนากระดาษไวระหวาง ัเครื่องหมายยัติภังค(-) ที่กึ่งกลางดานบนของกระดาษ หางจากขอบกระดาษทางซายมาประมาณ 3 เซนติเมตร 10. การพิมพหนังสือที่มีความสําคัญ และมีจํานวนหลายหนา ใหพิมพคําตอเนื่องของขอความที่จะยกไปพิมพหนาใหมไวดานลางทางมุมขวาของหนานัน ๆ แลวตามดวย…(จุด 3 จุด) โดยปกติใหเวนระยะหาง ้ จากบรรทัด….
  9. 9. 9จากบรรทัดสุดทาย 3 ระยะบรรทัดพิมพ และควรจะตองมี ขอความของหนังสือเหลือไปพิมพในหนาสุดทายอยางนอย 2 บรรทัด กอนพิมพคําลงทาย8. การทําสําเนาหนังสือ สําเนาหนังสือ คือเอกสารที่จัดทําขึ้นเหมือนตนฉบับไมวาจะจัดทําจากตนฉบับ สําเนาคูฉบับ หรือจาก สําเนาอีกชั้นหนึ่ง ในกรณีมีความจําเปนตองใชเอกสารราชการนั้น ๆ เพิ่มขึ้น และเอกสารเหลานั้นไมไดจัดทําไวหลายฉบับ จําเปนตองจัดทําสําเนาขึ้นเพื่อใหเปนหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทําสําเนาอาจทําไดหลายวิธี ดังนี้ 1. วิธีคัดลอกออกจากตนฉบับ คําตอคํา ใหถูกตองกับตนฉบับเดิม 2. วิธีถอดหรือจัดทําพรอมตนฉบับ เชน พิมพตนฉบับพรอมสําเนาเดิมการใชกระดาษคารบอน 3. วิธีถายจากตนฉบับ เชน การถายดวยเครื่องถายเอกสาร 4. วิธีสงภาพเอกสารดวยเครื่องมือสื่อสาร เชน โทรสาร 5. วิธีอัดสําเนา ดวยการทําใหหมึกทีกระดาษไขตนฉบับติดที่กระดาษสําเนา ่ สําเนาแบงออกเปน 2 ประเภท คือ 1. “สําเนาคูฉบับ” เปนสําเนาที่จัดทําพรอมกับตนฉบับ และเหมือนตนฉบับ ผูลงลายมือชื่อใน ตนฉบับจะลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อยอไว และใหผูราง ผูพิมพและผูตรวจลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อยอไวที่ขางทายขอบลางดานขวาของหนังสือ ในกรณีที่มีการลงชื่อในกระดาษไข ใหเจาหนาที่เจาของเรื่องลงลายมือชื่อกํากับในสําเนาคูฉบับไวเปนหลักฐาน 2. “สําเนา” เปนสําเนาที่สวนราชการหรือเจาหนาที่จดทําขึน สําเนานี้อาจทําขึ้นดวยการ ถาย ั ้คัด อัดสําเนา หรือดวยวิธีอนใด สําเนาชนิดนี้โดยปกติตองมีการรับรอง ื่  การรับรองสําเนา ใหมีคํารับรองวา “สําเนาถูกตอง” และใหเจาหนาทีตั้งแตระดับ 2 หรือเทียบเทาขึ้น ่ไป ซึ่งเปนเจาของเรื่องที่ทําสําเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรองพรอมทั้งลงชื่อตัวบรรจง ตําแหนง และวัน เดือน ป ทีรับรอง ่และโดยปกติใหมีคําวา “สําเนา” ไวที่กึ่งกลางหนา เหนือบรรทัดแรกของสําเนาหนังสือดวย ตัวอยาง สําเนาถูกตอง ลงชื่อ ดวงดี เจริญผล (นายดวงดี เจริญผล) เจาหนาที่ธุรการ 2 1 มกราคม 2541 หนังสือเวียน…
  10. 10. 109. หนังสือเวียน หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผูรับจํานวนมาก มีใจความอยางเดียวกันใหเพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว” หนาเลขทะเบียนหนังสือสง ซึ่งจะกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต 1 เรียงเปนลําดับไปจนสิ้นปปฏิทิน หรือจะใชเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได

×