Christiaens is een full service IT-leverancier. IT-infrastructuur en bedrijfssoftware. www.christiaens.net www.christiaens.net/nl/software www.christiaens.net/nl/software/microsoft-dynamics-nav www.christiaens.net/nl/software/bocount-dynamics

1. SUCCESS THROUGH VALUE INNOVATION
SOLUTIONS
Desotec: Vlotter verhuren,
factureren en
rapporteren dankzij
Microsoft Dynamics NAV
SPOTLIGHT
Pasfrost traceert
diepvriesgroenten
van akker tot consument
TRENDWATCHER
De ROI-berekening van
uw ERP: bouw op
voorhand uw
businesscase op

2. Waarom waarom
uw uw betalingen betalingen
twee twee keer keer
ingeven ingeven??
Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen.
Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer
wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.
Internetbankieren voor de professional

3. Editoriaal
KEYBOARD > Page 3
COLOFON
Uitgever: Lemarco
Sneeuwbeslaan 17 B7
B-2610 Wilrijk
+32 (0)3 827 26 36
contact@lemarco.be
Redactie: Ken Holsters, Dries Van Damme,
Patrick Dalle
Advertenties: Isabel, Microsoft, Christiaens
Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange
Men kan gerust stellen dat bedrijfssoftware - en ERP in het bijzonder - tot volwassenheid is
gekomen. En dat is maar goed ook: we gaan er vandaag ook op een veel gezondere manier
mee om dan vroeger. In het verleden gebeurde het weleens dat er ofwel veel te veel van een
nieuwe technologie werd verwacht, ofwel te weinig (mensen proberen van nature immers
verandering tegen te houden).
De verwachtingen liggen vandaag hoog, maar zijn realistisch. De praktijk heeft ons bo-vendien
geleerd dat de invoering van nieuwe bedrijfssoftware een uitstekende gelegenheid
vormt om binnen de organisatie ook een Change Management traject in te zetten en de
bedrijfsprocessen nauwkeurig onder de loep te nemen en te optimaliseren.
Het zijn uw bedrijfsprocessen die uiteindelijk waarde creëren voor uw klant, maar diezelfde
processen moet u voortdurend aanpassen onder druk van externe omstandigheden: de
kans is zeer klein dat de manier waarop u vandaag werkt, u succes garandeert binnen vijf
jaar.
Daarom zijn we ook bijzonder blij met de richting die Microsoft Dynamics 2013 uitgaat als
platform. Terwijl men vroeger vooral aandacht besteedde aan de functionaliteit, is het van-daag
de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van een bedrijfssysteem die het verschil
maakt. Christiaens Computer Service staat dan ook klaar met een dienstverlening die,
naast de traditionele automatisering, een tweede belangrijk doel voor ogen heeft: ervoor
zorgen dat u zich als bedrijf snel kan aanpassen aan nieuwe situaties en de concurrentie
voor kan blijven.
Wij wensen u alvast veel plezier bij de lectuur van Christiaens.net.
Marc Christiaens,
Alexander Christiaens,
Olivier Christiaens,
Christiaens Computer Service
Christiaens Computer Service NV
Passendalestraat 197a
B-8980 Passendale
www.christiaens.net
info@christiaens.net
Tel. +32 (0)51 78 83 83
Fax +32 (0)51 78 83 73
Inhoud
SOLUTIONS
Desotec: Vlotter verhuren,
factureren en rapporteren dankzij
Microsoft Dynamics NAV
Pag 4
KEYNOTE
Microsoft Dynamics NAV 2013
Neem een voorsprong: bepaal zelf
uw toekomst
Pag 7
SPOTLIGHT
Pasfrost traceert diepvriesgroenten
van akker tot consument
Pag 10
TRENDWATCHER
De ROI-berekening van uw ERP
Bouw op voorhand uw
businesscase op
Pag 13

4. SOLUTIONS
Desotec: Vlotter verhuren,
factureren en rapporteren dankzij
Microsoft Dynamics NAV
Voor de verkoop van actieve kool, het verhuur van mobiele actieve koolfilters en de terugname van het
gebruikte product, had Desotec nood aan een pakket om de complexe administratie te vereenvoudigen
en een einde te maken aan de vele parallelle lijstjes die binnen het bedrijf circuleerden. Sinds januari 2012
werkt Desotec met Microsoft Dynamics NAV, een realisatie van Christiaens Computer Service, die hiermee
opnieuw bewees dat een goed pakket gecombineerd met de nodige vakkennis een bedrijf vleugels kan
geven.
Desotec uit Roeselare verkoopt en verhuurt
gespecialiseerde actieve koolfilters aan de
industrie voor de zuivering van afvalwaters
en -gassen. Nadien wordt deze vervuilde kool
gereactiveerd in twee daarvoor bestemde
ovens. Hiermee beschikt Desotec over de op
één na grootste capaciteit voor reactivatie
van industriële afvalkool in Europa. Desotec
produceert zelf actieve kool en heeft hier-van
een zeventigtal varianten op voorraad.
Nieuwe varianten op specifieke vraag van
de klant worden in het eigen laboratorium
KEYBOARD > Page 4
ontwikkeld. Roeselare is de hoofdvestiging
van Desotec. Hier bevinden zich de kanto-ren,
het magazijn en het labo en in de nabije
omgeving de technische dienst. In Polen en
binnenkort ook in Spanje heeft Desotec vesti-gingen.
Het bedrijf werd opgericht in 1990 en
kent sindsdien een constante groei.
Stijn Cools, hoofd van het labo bij Desotec:
“Onze verhuuractiviteit maakt ons uniek. De
klant hoeft geen zware investering te doen,
wij plaatsen een actieve koolfilter in functie
van zijn behoeften en komen die vervangen
wanneer de filter verzadigd is. We kunnen
heel snel een oplossing neerplaatsen zon-der
in het productieproces in te grijpen.
Bovendien zijn onze filters stil, proper, ener-gie-
en onderhoudsvrij.”
Nood aan integratie en
rapportering
Als servicebedrijf met een verkoop- en ver-huuractiviteit
en een eigen recyclingmogelijk-heid
heeft Desotec te kampen met complexe
administratieve processen. De boekhouding
werd tot voor kort apart beheerd en voor de
verkoopprocessen had Desotec een maat-werkpakket
ontwikkeld. Maar van dit laatste
was de capaciteit intussen niet meer toerei-kend
en bovendien was de rapportering veel
te beperkt.
“Het was moeilijk om een systematisch
zicht te hebben op de verkopen per regio, de
gehanteerde marges, kosten per filter etc.
Deze rapportering werd ad hoc opgesteld en
vroeg veel energie. Vooral na de kapitaalin-jectie
van een externe investeerder was er
nood aan een uitgebreidere rapportering.
Verder hield elke afdeling zelf lijsten of do-cumenten
bij voor haar specifieke taken. Dit
was weinig efficiënt en niet bevorderlijk voor
de onderlinge communicatie. We besloten
daarom te investeren in een ERP-systeem”,

5. SOLUTIONS
“Als je vroeger absolute zekerheid wou over welke filters gevuld of leeg in het maga-zijn
stonden, kon je toch best eens ter plaatse gaan kijken en tellen. Vandaag heb-ben
wij een perfect zicht op onze capaciteit en bezettingsgraad.”
Stijn Cools, hoofd van het labo, en Kathleen Lauwers,
verantwoordelijke facturatie bij Desotec
KEYBOARD > Page 5
vertelt Kathleen Lauwers, verantwoordelijke
facturatie.
De externe IT-afdeling van Desotec liet een
lastenboek opstellen en verstuurde dit naar
diverse partijen. De mede-oprichters, de ge-broeders
Sobry, kenden Microsoft Dynamics
NAV al door het gebruik ervan bij hun bedrijf
Zoutman, en wisten hoe krachtig en flexibel
deze oplossing was.
“Christiaens Computer Service was niet al-leen
verdeler van Microsoft Dynamics NAV,
maar leek ook als enige onze problematiek
perfect te begrijpen. Hun demo was ijzer-sterk
en kon ons helemaal overtuigen. Zij
vulden de standaardversie van Microsoft
Dynamics NAV aan met maatwerk voor onze
verhuuractiviteit, de terugname van verza-digde
actieve kool en de rapportering naar
OVAM”, aldus Stijn Cools.
In mei 2011 werd het contract getekend en
reeds in januari 2012 kon Desotec live gaan
met Microsoft Dynamics NAV.
Stijn Cools: “Christiaens heeft ons perfect
begrepen en alles in de juiste banen geleid.
We werden steeds correct geïnformeerd over
de volgende stappen en de gemaakte kos-ten.
Nu bezoeken ze ons nog één keer per
maand om te horen of we nog bijkomende
wensen hebben. Tijdens dat bezoek worden
ook de eventuele verbeterpunten besproken.
We zijn erg tevreden over de samenwerking.”
Gedeelde eenduidige
informatie
Met Microsoft Dynamics NAV worden alle
processen nu bijgehouden in dezelfde toe-passing
en database. Dit heeft bijgedragen
tot een goede doorstroming van informatie
doorheen het bedrijf.
Kathleen Lauwers: “Vandaag is er voor elke
klant slechts één correcte fiche en alle docu-menten
worden hieraan gelinkt. Van offerte
tot order en levering wordt hetzelfde dossier-nummer
gehanteerd en alle communicatie
tussen de klant en Desotec wordt hieraan
vastgehaakt, door iedereen te consulteren.
Men hoeft niet rond te bellen om meer ach-terliggende
informatie.”
Offertes van de verkopers worden nu cen-traal
bewaard. Vroeger hield elke verkoper
zijn eigen offertes en prijzen bij. Dit kon tot
problemen leiden wanneer die verkoper op
klantenbezoek was en een collega de prijzen
moest consulteren.
“Het werk van onze verkoopsingenieurs
wordt nu vergemakkelijkt dankzij de offer-te-
opvolging in Microsoft Dynamics NAV.
In één oogopslag kunnen ze de status van
offertes checken en ze worden automatisch
herinnerd aan gemaakte afspraken.”
Stockopvolging en kosten/baten
analyse
Bij elk nieuw order wordt in een goedkeu-ringsproces
eerst de solvabiliteit van de klant
gecontroleerd. Vervolgens worden een trans-portopdracht
– internationale afvaltranspor-ten
moeten immers vooraf aangemeld wor-den
– en een pickopdracht opgemaakt.
“Vroeger moesten we op verschillende lijsten
de transporteur invullen, nu worden alle no-dige
documenten afgedrukt of bijgehouden
met één druk op de knop. Er is geen kans
meer op menselijke vergetelheden”, vertelt
Kathleen Lauwers.
De aankoopverantwoordelijke ontvangt we-kelijks
lijsten uit Microsoft Dynamics NAV
waarop hij kan zien welke voorraden geslon-ken
zijn. Hierdoor wordt het voorraadbeheer
op een optimale manier opgevolgd waardoor
het gebruikte kapitaal voor voorraad gemini-maliseerd
wordt.
“Van bij de aankoop worden alle nodige
artikelgegevens al uitgebreid ingevuld, wat
maakt dat alle andere processen deze gege-vens
gewoon kunnen overnemen. Zo verloopt
de receptie van inkomende goederen bijvoor-beeld
een pak vlotter. De mensen vinken alle
artikelen aan in het systeem en ze worden
meteen op stock genomen. Ook de pickings
zijn correcter omdat er meer gegevens inge-vuld
staan. Specifieke opmerkingen worden
ook afgedrukt op de pickbon, dus maken we
minder fouten”, aldus Stijn Cools.
Op de technische dienst, waar filters op klan-tenmaat
geassembleerd worden, werkt men

6. SOLUTIONS
nu ook met scanners voor een correcte regis-tratie
van verbruikte onderdelen.
“De scanners brengen niet alleen de exacte
hoeveelheid verbruikte materialen in beeld, ze
dragen ook bij tot een correct kostenplaatje.
Nu weten we precies hoeveel elke filter kost
en aan de hand van het verhuur- of verkoop-contract
kunnen we onze marges van pro-jecten
nauwkeurig berekenen”, legt Kathleen
Lauwers uit.
Vlotte facturatie
De facturatie van de verkochte filters gaat bij-zonder
snel, alle gegevens staan immers al
ingevuld vanaf de offerte. Voor het verhuur-proces
heeft Christiaens Computer Service
een verhuurmodule ontwikkeld in Microsoft
Dynamics NAV.
Kathleen Lauwers: “We verhuren onze fil-ters
per dag, dit wordt genoteerd volgens
serienummer. De facturatie hiervan gebeurt
maandelijks. Dan overlopen we de huurlijs-ten
en zien we de bewegingen per serienum-mer
(plaatsingen, wissels, etc.). Vervolgens
bevestigen we deze data en automatisch
worden de facturen opgesteld. Een werkje
dat vroeger één dag duurde, is nu geklaard
in amper vijf minuten en met minder fouten.”
Bovendien heeft Desotec nu de vloot volle-dig
in beeld. Waar vroeger al eens de vraag
bestond waar een bepaalde filter gebleven
was, zie je nu van elk serienummer de status
en het adres.
KEYBOARD > Page 6
“Als je vroeger absolute zekerheid wou over
welke filters gevuld of leeg in het magazijn
stonden, kon je toch best eens ter plaatse
gaan kijken en tellen. Vandaag hebben wij
een perfect zicht op onze capaciteit en bezet-tingsgraad.
We kennen de status, de inhoud
en de herkomst van elke filter; handig in geval
van schadeclaims maar het stelt ons ook in
staat om sneller op de bal te spelen en bij te
bestellen”, vertelt Stijn Cools.
Rapporteringen en
afvalregistratie
De labo-analyses met betrekking tot de te-ruggekomen
verzadigde kool zitten nu vervat
in Microsoft Dynamics NAV. De officiële af-valregisters
voor OVAM en de verwerkings-certificaten
voor de klanten komen uit het
systeem gerold.
“Aan de hand van de analyses is het voor ie-dereen
duidelijk als kool onverwachts niet ge-recycleerd
kan worden. Dit gaat dan gepaard
met een extra factuur voor de klant. Iets wat
voordien veel opzoekwerk vereiste omdat
we telkens moesten vergelijken met het oor-spronkelijk
contract”, vertelt Stijn Cools.
Desotec gebruikt JetReports Essentials om
gegevens uit de database te filteren en te
exporteren naar Excel voor verdere analyse,
en JetReports Enterprise om OLAP-kubussen
aan te maken en trends te ontdekken in hun
verkoopscijfers en marges.
Stijn Cools: “Voorraden, bezetting en mar-ges
worden intussen elke dag automatisch
berekend. Eerlijk gezegd moeten we hierin
nog veel mogelijkheden ontdekken. Het is
aan ons om te gaan bepalen welke analyses
we nodig hebben. Microsoft Dynamics NAV
geeft ons de mogelijkheid om onze eigen
werking bij te schaven.”
OVERZICHT
Profiel:
Desotec is een innovatief ISO 9001-2008 ge-certifieerd
bedrijf, gespecialiseerd in industriële
zuiveringstechnieken op basis van actieve kool.
Het bedrijf uit Roeselare, met vestigingen in
Polen en Spanje, telt 77 werknemers (geconso-lideerd)
en realiseert een omzet van 32 miljoen
euro.
Uitdaging:
Desotec had nood aan een softwarepakket dat
overzichtelijke bedrijfsrapporteringen toelaat en
de vele losse lijstjes binnen het bedrijf kon eli-mineren.
Oplossing:
Christiaens Computer Service kon Desotec over-tuigen
van de mogelijkheden binnen Microsoft
Dynamics NAV en vulde de standaardversie
aan met specifieke verhuur- en rapporteerfunc-tionaliteit.
Voordelen:
• Iedereen binnen de onderneming beschikt
over dezelfde informatie; opmerkingen of
afwijkingen worden centraal bewaard en
op de nodige documenten afgedrukt
• Vlotte omschakeling van offerte naar or-der,
verzending en factuur
• Automatische registratie van afvalstoffen-verwerking
en transport, inclusief rappor-ten
voor OVAM
• Geautomatiseerd voorraadbeheer met
aankoopvoorstellen
• Zicht op bezettingsgraad dankzij registra-tie
van serienummer, status, herkomst en
inhoud van alle filters
• Razendsnelle en correcte facturatie dank-zij
verhuurmodule
• Zicht op omzetten, kosten/baten, regiona-le
verschillen, dankzij uitgebreide rapporte-ringsmogelijkheden

7. KEYNOTE
Microsoft Dynamics NAV 2013
Neem een voorsprong: bepaal zelf uw toekomst
De bedrijfswereld verandert. Dat merkt u elke dag. Het ritme versnelt. De keuzes die de klant maakt, kunnen
in een oogwenk veranderen. Het is tijd om uw toekomst in eigen handen te nemen en te anticiperen op de
wijzigende economische omstandigheden in plaats van erop te reageren: u heeft als KMO vandaag nood
aan een bedrijfstoepassing die met u meegaat in die verandering en die u helpt om succes te boeken.
Navision - de voorganger van Microsoft Dynamics NAV - bestaat dit jaar 25 jaar. De lancering van de nieuw-ste
versie - Microsoft Dynamics NAV 2013 - betekent echter om heel andere redenen een mijlpaal in de ge-schiedenis
KEYBOARD > Page 7
van het bedrijfssysteem.
Microsoft Dynamics 2013 bevat tal van verbeteringen en nieuwe functies die u ondersteunen in een veran-derende
wereld. Zodat u meer controle krijgt over uw bedrijf, uw marges kan verhogen en zelf uw toekomst
kan bepalen. Wij bieden u alvast een greep uit de nieuwe mogelijkheden.

8. KEYNOTE
Inspelen op veranderingen en
het maximum halen uit uw ICT
investeringen
Een nieuwe belastingregel, wettelijke be-paling
of verandering in de economische
realiteit kan een tekortkoming in uw huidige
software blootleggen. Uw boekhoud- of be-drijfssoftware
is dringend aan een upgrade
toe, maar u bent bang voor complicaties?
U vreest voor onderbrekingen van kritische
bedrijfsprocessen? Natuurlijk is het verleide-lijk
om een upgrade uit te stellen of alles op
maat te laten ontwikkelen, maar dan zou u
later weleens het deksel op de neus kunnen
krijgen…
Het maximum uit uw ICT-investeringen halen,
vereist een visie op lange termijn. Microsoft
Dynamics NAV 2013 werd ontworpen om de
belofte van langetermijnwaarde en innovatie
waar te maken. U krijgt niet alleen integrale
transparantie en meer controle over wat er
in uw bedrijf omgaat, maar anticipeert ook
op veranderende omstandigheden door uw
bedrijfsprocessen te stroomlijnen.
Bovendien werkt Microsoft Dynamics NAV
2013 nauwer dan ooit samen met andere
Microsoft-technologieën zoals Microsoft
Office en SharePoint, en met andere bedrijfs-software
waar u al jaren mee vertrouwd
bent. Zo optimaliseert u uw IT-investeringen
en haalt sneller rendement met een flexibele
oplossing.
KEYBOARD > Page 8
Breid uw bereik uit met
Microsoft SharePoint en de Web
Client
De Microsoft Dynamics NAV 2013 Web Client
geeft meer medewerkers, meer bepaald oc-casionele
gebruikers, gemakkelijk beveiligde
toegang tot relevante informatie van op vrij-wel
iedere tablet of smart phone die een web
browser ondersteunt.
Via Microsoft SharePoint kunt u websites
bouwen om de data en informatie van
Microsoft Dynamics NAV 2013, zoals pagi-na’s
en rapporten, met meer mensen in en
buiten het bedrijf te delen. Wijzigingen aan
Microsoft Dynamics NAV 2013-pagina’s op
een SharePoint site worden zelfs onmiddellijk
overgenomen in het bedrijfssysteem.
Verbeterde RoleTailored
gebruikerservaring
De vernieuwde RoleTailored-functionaliteit in
Microsoft Dynamics NAV 2013 biedt gebrui-kers
talrijke mogelijkheden voor het creëren
van configureerbare, visuele rapporten, di-agrammen
en grafieken om data uit het hele
bedrijf te zien en te begrijpen en vervolgens
snel geïnformeerde beslissingen te kunnen
nemen.
Een nieuwe visie op Business
Intelligence en rapportering
U kunt sneller en gemakkelijker rapporten
aanmaken en openen met dynamische sor-tering
en KPI-visualisaties, zodat uw team de
data op de gewenste manier kan analyseren.
De mogelijkheid om lettertypes in pdf-bestan-den
te integreren en nieuwe kleurcapaciteiten
helpen u om rapporten te creëren die er op
het scherm precies hetzelfde uitzien als op
papier.
Extra functionaliteiten in de
financiële module
Met de verbeterde Cost Accounting functies
kan u de gebudgetteerde en reële bedrijfs-kosten,
departementen, producten en pro-jecten
nog beter opvolgen. U synchroniseert
de kosteninformatie met uw boekhouding en
wijst de kosten meteen toe aan verschillende
kostencenters en objecten. Zodra er budge-

9. KEYNOTE
KEYBOARD > Page 9
tafwijkingen zijn, worden ze gesignaleerd en
kan u meteen ingrijpen.
Met Microsoft Dynamics NAV 2013 maakt u
voortaan ook Cash flow prognoses. U analy-seert
de kasstroom en creëert verschillende
voorspellingen voor verschillende periodes.
Bovendien kan U de aangepaste cash flow
informatie verstrekken via de Role Center-schermen,
al naargelang de functie van uw
medewerker.
Extra functionaliteiten in de
modules assemblage- en
voorraadbeheer
Dankzij de nieuwe assemblagebeheerfunc-ties
verstrekt u een superieure dienstverlening
in assemble-to-order en assemble-to-stock
processen. Assemblagebeheer integreert
met de complete Microsoft Dynamics NAV
supply chain suite, inclusief verkoop, voor-raadplanning,
magazijnbeheer en item trac-king.
Verbeterde voorraadplanning helpt de plan-ningsuggesties
te controleren en de aanvoer
te optimaliseren ten opzichte van de voor-raad
en de bestelkosten. Specifieke verbe-teringen
zijn onder meer nieuwe velden voor
nabestellingsperioden voor tijdsduur, her-planningsperiode,
lotaccumulatieperiode en
overflowniveau.
Timeline Visualization in Microsoft Dynamics
NAV 2013, geeft u de mogelijkheid om de
beschikbaarheid van artikelen per tijdlijn en
gebeurtenis voor te stellen. Met Availability
Timelines kan u bovendien de verwachte
voorraad van een specifiek artikel onmiddel-lijk
grafisch voorstellen in de tijd, volgens de
vraag of voorraadgebeurtenis.
Dankzij een nauwere integratie tussen
Manufacturing, Warehouse Management,
Service Management en Assembly
Management, kan u magazijnoperaties nog
beter stroomlijnen en artikelen transfereren
tussen verschillende magazijnen. Zo zal u de
juistheid van de inventaris verhogen en de
stocks verminderen, zodat u kapitaal kunt
vrijmaken voor andere investeringen.
Eenvoudiger beheer en
installatie
Microsoft Dynamics NAV 2013 bevat talrijke
tools en verbeteringen die het implementa-tietraject
vergemakkelijken, van de initiële
installatie en de configuratie tot het beheer
achteraf. Zo laat Rapid Start voor Microsoft
Dynamics NAV 2013 een een snellere imple-mentatie
toe met vooraf gedefinieerde confi-guraties.
Bij wijzigingen in btw-tarieven, kan u deze
snel en gemakkelijk integreren door in te
stellen welke master data er moeten worden
aangepast, oude informatie te vergelijken
met nieuwe boekingsgroepen en de wijzi-gingen
te implementeren op open documen-ten
en journaalregels – allemaal met enkele
muisklikken.
Microsoft Dynamics NAV Management,
tenslotte, is een nieuwe administratietool
die aansluit op de Microsoft Management
Console en op Windows PowerShell,
een taakgebaseerde scriptingtaal op het
Microsoft .NET Framework.
Geïnteresseerd in een migratie naar Microsoft
Dynamics NAV 2013? Neem vandaag nog
contact op met Christiaens Computer
Service. Wij zullen u met plezier informeren
hoe wij u kunnen helpen om uw activiteiten
te structureren en te laten groeien.

10. SPOTLIGHT
Pasfrost traceert
diepvriesgroenten
van akker tot consument
KEYBOARD > Page 10

11. SPOTLIGHT
KEYBOARD > Page 11
Op vraag van zijn klanten en conform de gel-dende
voedingswetgeving moet Pasfrost de
oorsprong van alle geleverde producten kun-nen
achterhalen. Elk zakje diepvriesgroenten
uit de supermarkt moet terug te brengen zijn
tot een bepaalde landbouwer en akker en
omgekeerd.
Om het hoogste niveau van traceerbaarheid
te bereiken, en tegelijk zijn efficiëntie te verbe-teren,
realiseerde Pasfrost een volledige ver-nieuwing
van zijn informaticasystemen. Het
bedrijf voerde tegelijk een aantal belangrijke
infrastructuurwerken uit. Dankzij een ideale
integratie tussen software en logistieke infra-structuur
staat het bedrijf klaar voor verdere
groei.
Traceren bij min vijfentwintig
“Informatica is de voorbije decennia stapsge-wijs
belangrijker geworden voor onze sector,”
aldus de directie van Pasfrost. “Vandaag is IT
zowat onmisbaar om de goederenstroom in
detail te kunnen volgen, te plannen en histo-risch
na te trekken. Dit laatste is een abso-lute
noodzaak voor onze klanten en de gel-dende
voedingswetgeving.” De bestaande
systemen van Pasfrost waren onvoldoende
om het hoogste niveau van traceerbaarheid
te bereiken. Zo werkten sommige afdelingen
nog met papieren lijsten. De afdelingen die
wel al over een informaticasysteem beschik-ten
verloren veel tijd met de dubbelinvoer van
gegevens. Ook het voorraadbeheer was voor
verbetering vatbaar. Er kon bijvoorbeeld niet
altijd direct worden nagetrokken waar een
bepaalde voorraad zich precies bevond.
Pasfrost ging daarom op zoek naar een nieu-we
softwaretoepassing om de volledige lo-gistieke
stroom te dragen. Bovendien moest
het nieuwe softwarepakket automatisch kun-nen
communiceren met een aantal meetpun-ten
in de logistieke infrastructuur bij Pasfrost.
Bij temperaturen van min vijfentwintig is men-selijke
registratie vaak moeilijk te realiseren.
Slimme software en dito
infrastructuur
Pasfrost selecteerde het ERP pakket
Microsoft Dynamics NAV (toen nog Navision)
als basistechnologie. De specialisten van
Christiaens Computer Service uit Passendale
werden onder de arm genomen voor de prak-tische
realisatie.
“Van alle mogelijke pakketten die we on-derzochten,
beschikte Microsoft Dynamics
NAV over de helderste opbouw,” aldus de
Pasfrostdirectie. “De toepassing kon ook
soepel worden afgestemd op onze werking.
Met onze partner Christiaens klikte het on-middellijk.
Ze kenden duidelijk onze business
en dachten actief met ons mee over de auto-matisering
van het volledige bedrijf.”
In de eerste fase van het implementatietra-ject
werd het aankoopbeleid geautomati-seerd.
Een tweede stap betrof de introductie
van het voorraadsysteem. Tot slot werd ook
de boekhouding van Pasfrost overgezet naar
Microsoft Dynamics NAV.
Binnen het implementatieproject dacht
Christiaens actief mee over de koppeling
van de centrale Microsoft Dynamics NAV-toepassing
met verschillende meet- en label-punten
in de goederenstroom. De vrachtwa-gens
met onbewerkte groenten worden bij de
levering gewogen, automatisch in rekening
gebracht en in de Microsoft Dynamics NAV-productieplanning
opgenomen. Afhankelijk
van de bestemming worden de groenten
gewassen, gesorteerd, voorgekookt of di-rect
ingevroren, en verdeeld over paletten.
Per productgroep en grootte krijgen ze een
unieke barcode die de leveranciersgegevens
van elk pallet bevat. De barcodes worden au-tomatisch
gescand via sensoren en compu-terterminals
op de vorkheftrucks.
Het automatiseringsproject bij Pasfrost liep
parallel met een aantal belangrijke infrastruc-tuurwijzigingen.
Zo bouwde het bedrijf een
koelbrug waarin met meerdere shuttles de
bakken worden getransporteerd tussen de
productieafdeling en het diepvriesmagazijn.

12. SPOTLIGHT
Op die manier schakelde Pasfrost alle ver-keer
van vorkheftrucks tussen de gebouwen
uit en realiseerde het een tijdswinst van zo’n
veertig percent. De loopbanden beschik-ken
over weegschalen om het gewicht van
de bewegende paletten exact te bepalen.
Ook die weegpunten koppelde Christiaens
met de centrale Microsoft Dynamics NAV-toepassing.
De directie van Pasfrost: “Bij de zoektocht
naar het beste identificatiesysteem voor ons
diepvriesmagazijn hebben we ook RFID-tags
en zelfs satellietnavigatie via GPS overwo-gen.
Die oplossingen bleken of te duur of te
weinig nauwkeurig. De combinatie van bar-codescanners
met een draadloos netwerk
in het diepvriesmagazijn bleek voor ons de
meest geschikte opstelling.”
Meten is weten
Via de Microsoft Dynamics NAV-toepassing
weet Pasfrost vandaag perfect welke groen-ten
zijn opgeslagen in het diepvriesmagazijn,
van wie ze komen en voor wie ze bestemd
KEYBOARD > Page 12
zijn.
“Dit automatiseringsproject biedt ons een
belangrijke winst aan tijd en efficiëntie,” al-dus
de Pasfrostdirectie. “De 25 werknemers
die met het nieuwe softwaresysteem werken
– waaronder tien die terminals op de vorkhef-trucks
gebruiken – beschikken nu over dezelf-de
relevante informatie. Onder meer dankzij
die verhoogde efficiëntie beantwoorden we
aan de BRC-norm (British Retail Consortium)
higher level voor traceerbaarheid, een Britse
voedselveiligheidsnorm voor leveranciers
aan supermarkten: uiteraard een belangrijk
signaal voor onze klanten.” Een zuivere in-tegratie
van ERP-software met de logistieke
infrastructuur zorgt voor nog meer efficiën-tiewinst.
Automatische weeg- en registratie-punten
schakelen menselijke tussenkomst
bij diepvriestemperaturen uit. Daardoor kan
vooral sneller worden gewerkt met een expo-nentieel
kleinere foutenlast.
“Dit automatiseringsproject biedt ons een belangrijke winst aan tijd
en efficiëntie. Iedereen beschikt over dezelfde informatie en we be-antwoorden
aan de strengste veiligheidsnormen voor traceerbaar-heid.
Dat zijn belangrijke signalen voor onze klanten.”
De directie van Pasfrost
OVERZICHT
Profiel:
Pasfrost uit Passendale is een van de
grootste Belgische leveranciers van diep-vriesgroenten.
Het bedrijf verkoopt jaarlijks
75.000 ton diepvriesgroenten aan super-marktketens
en industriële klanten in zo’n
60 landen.
Situatie
Pasfrost wou het hoogste niveau van
traceerbaarheid bereiken en tegelijk zijn
interne efficiëntie verhogen, onder meer
via een doorgedreven voorraadbeheer en
een betere integratie met de logistieke in-frastructuur.
Oplossing
Pasfrost installeerde de toepassing
Microsoft Dynamics NAV, begeleid door de
IT-specialisten van Christiaens Computer
Service.

13. TRENDWATCHER
De ROI-berekening van uw ERP
Bouw op voorhand uw businesscase op
Wanneer een onderneming wil investeren in ERP software, rijzen er al snel twee belangrijke vragen: “Hoeveel
gaat het kosten?” en “Wanneer gaat het opbrengen?” Zonder zicht op de Return on Investment (ROI), is iede-re
investering een sprong in het duister. Daarom is het niet onbelangrijk dat u, voor u aan de implementatie
begint, op een rijtje zet wat uw verwachtingen zijn en welke factoren u eigenlijk wil meten. Een succesvolle
ERP-implementatie hangt met andere woorden af van het opbouwen van een sterke businesscase. Hierna
volgen enkele nuttige tips die u kunnen helpen.
KEYBOARD > Page 13

14. SOLUTIONS
Benchmarking als opstap naar
KPI’s
Na de implementatie van het ERP-systeem,
volgt er doorgaans een stabilisatiefase van
6 tot 18 maanden. Toch is het belangrijk dat
u op voorhand een businesscase opbouwt
waarbij u uw organisatie gaat benchmarken:
welke zijn de zwakke punten van uw bedrijf
ten opzichte van uw concurrenten? Op basis
hiervan bepaalt u dan de doelstellingen die
u wil bereiken met het nieuwe ERP-systeem.
Om het succes van de implementatie achter-af
te kunnen evalueren, is het belangrijk dat
u deze doelstellingen omzet in de vorm van
concrete KPI’s (Key Performance Indicators).
Voor iedere KPI berekent u wat de verwachte
winst zal zijn bij het behalen van het meet-bare
objectief. Dit kan gaan over voorraad-niveaus,
gemiddelde betalingstermijnen,
productiviteitsverbetering,... iedere ERP-software
maakt in principe honderden KPI-meetpunten
mogelijk.
Overdrijf niet met het aantal KPI’s. Vaak
wordt de fout gemaakt dat men tientallen
KPI’s bepaalt, waardoor de hele efficiëntie-verbetering
die men beoogt, dreigt verloren
te gaan door de tijd die men besteedt aan
het meten en rapporteren zelf... . Beperk u
KEYBOARD > Page 14
dus tot een vijftal strategische KPI’s.
Bepaal uw informatievereisten
Eén van de potentiële voordelen voor een
ERP-systeem is dat u betere beslissingen zal
kunnen nemen. Hiervoor heeft u vooral cor-recte
en actuele informatie nodig, zonder dat
het u al te veel tijd hoeft te kosten.
Deze behoefte aan informatie is aanwezig op
alle niveaus van uw bedrijf, van de managers
in de commerciële afdeling, over de adminis-tratie,
tot de bedienden en arbeiders op de
werkvloer. Om de hoogst mogelijke ROI te
halen uit uw ERP, is het daarom belangrijk
dat u goed begrijpt welke informatie er alle-maal
beschikbaar moet zijn, wie die informa-tie
nodig heeft en wat er met die informatie
moet gebeuren. Maakt u verkeerde keuzes,
dan moeten uw werknemers op een om-slachtige
manier aan de gewenste informatie
geraken en opnieuw kostbare tijd verliezen.
Veel werknemers zien daarbij enkel hun eigen
domein en zullen zich allicht ook afvragen
waarom het bestaande softwaresysteem
voor hun eigen afdeling niet volstaat. Het is
dan aan de directie om te waken over een
globale visie over het nut van een ERP sys-teem
voor het ganse bedrijf.
Betrek de sleutelwerknemers in
een vroege fase bij het project
Het is belangrijk dat u werknemers uit ver-schillende
afdelingen, als toekomstige ge-bruikers,
zo vroeg mogelijk bij het ERP-project
betrekt. Niet alleen kunnen zij vanuit hun da-gelijkse
praktijk goed uitleggen wat ze van de
nieuwe oplossing verwachten, ze mogen ook
niet voor voldongen feiten gesteld worden.
Daarom is het raadzaam om een aantal
sleutelgebruikers reeds op te leiden voor u
aan het project begint: zo leren zij de moge-lijkheden
van het toekomstige systeem goed
kennen.
Ook niet-tastbare voordelen
tellen mee
Omdat niet alle voordelen tastbaar zijn, is het
niet altijd eenvoudig om de volledige reële op-brengst
van een ERP systeem te becijferen.
Denk maar aan zaken zoals de invoering
van standaardprocedures binnen de onder-neming,
een verbeterde klantenservice, een
snellere orderafhandeling, een betere samen-werking
tussen de werknemers,... . Ook hier-mee
houdt u best rekening bij uw evaluatie.