Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)

Підтримаймо ЗСУ!
2
Фонд “Співдружність-22”: https://www.cmw22.org/

Хто я?
3
10+ років в IT Project Management
Head of PMO
VP of Academic Outreach
PMP certified
Мама трьох котів

Офіс управління проєктами в ETEAM
4
✓ ETEAM - аутсорсингова ІТ компанія (~100 людей)
✓ Проєкти - переважно довготривалі
✓ Таланти призначаються на проєкт переважно на повну занятість
✓ Керівник проєктів повністю відповідає за роботу команди, всі члени команди є підзвітними йому
✓ Команди DevOps та Design надають свої послуги як сервіс
✓ Операційні департаменти (Recruitment, HR, Finance) також надають послуги як сервіс, але для внутрішніх
стейкхолдерів

Офіс управління проєктами в ETEAM
5
✓ До створення PMO керівники проєктів підпорядковувалися трьом ко-фаундерам, які на той момент працювали
як СЕО, СТО та СОО
✓ Основною метою створення РМО було об’єднання РМів в команду задля:
✓ впровадження передових практик управління проєктами
✓ створення масштабованого та передбачуваного процесу управління проєктами з урахуванням потреб
внутрішніх стейкхолдерів
✓ створення консолідованої та стандартизованої звітності для членів правління компанії
✓ збереження історичної інформації та вивчених уроків
✓ усталення процесу співпраці з внутрішніми стейкхолдерами компанії
✓ професійного розвитку РМів шляхом обміну досвідом та проходження індивідуальних програм

Зміст лекції №5
6
Integrating PMO tools with existing IT infrastructure
Implementing reporting and dashboard systems for the PMO
1
2
3
4 Ensuring data security and privacy in the PMO
Selecting project management tools and software for the PMO

Сервіси та функції РМО
Стратегічна підтримка
Виконання проєктів або
підтримка проєктної
діяльності
Врядування проєктами
та нагляд
Визначення та
впроваждення методів,
процесів та інструментів
Централізація
комунікації та звітності
Управління талантами
Управління ризиками
Проведення навчання та
тренінгів
Управління центральною
базою знань
Управління змінами та
організаційними
трансформаціями
Передпроєктний аналіз
Управління
задоволеністю клієнтів

viktoriiahoncharova.com © 2023 Viktoriia Honcharova. All rights reserved. 8
Selecting project management tools and software for the PMO

Вибір інструментів управління проєктами для PMO
9
Стратегічна підтримка
Виконання проєктів або підтримка проєктної
діяльності
PMIS
Врядування проєктами та нагляд системи ведення звітності, дешборди
Визначення та впроваждення методів, процесів та
інструментів
Централізація комунікації та звітності системи ведення звітності, дешборди
Управління талантами система управління талантами

Вибір інструментів управління проєктами для PMO
10
Управління ризиками системи ведення реєстрів ризиків
Проведення навчання та тренінгів
Управління центральною базою знань системи ведення бази знань
Управління змінами та організаційними
трансформаціями
Передпроєктний аналіз
Управління задоволеністю клієнтів системи збору зворотного зв’язку

Вибір та інтеграція інструментів управління проєктами для PMO
11
PMIS
залежить від стандартів індустрії та того, що вже є
в компанії
Системи ведення звітності, дешборди залежить від даних та метрик
Системи управління талантами
багато варіантів, головне, щоб була можливість
інтеграції з іншими системами
Ведення реєстрів ризиків (як і всієї проєктної
документації)
залежить від того, що використовують наразі, і чи
потребує інструмент/процес покращення

Вибір та інтеграція інструментів управління проєктами для PMO
12
Ведення бази знань
Збір зворотнього зв’язку
Системи комунікації
Системи управління портфелем
Найкращі інструменти PMа - це мітинг 1:1та матриця 2:2… (с) невідомий мудрець
…та Excel (с) Гончарова

viktoriiahoncharova.com © 2023 Viktoriia Honcharova. All rights reserved. 13
Integrating PMO tools with existing IT infrastructure

Критерії вибору ІТ систем
✓ Відповідність потребам вашої компанії
✓ Масштабованість
✓ Сумісність технологій та відповідність вимогам інформаційної безпеки компанії
✓ Інтеграція з існуючими системами
✓ Зручність використання
✓ Безпека даних та рівні доступу
✓ Підтримка та обслуговування
✓ Вартість, включно з вартістю впровадження та тренінгів
14

Впровадження або заміна нової ІТ системи
✓ Визначення етапів впровадження та складання плану переходу
✓ Розгортання / налаштування системи
✓ Міграція даних для бета-користувачів
✓ Впровадження групі бета-користувачів
✓ Збір зворотного зв’язку, застосування покращень
✓ Навчання та підтримка користувачів
✓ Остаточна міграція даних
✓ Тестування і контроль якості
✓ Створення/редагування необхідних політик, гайдів та описів процесів
✓ Супровідний процес
15

Implementing reporting and dashboard systems for the PMO

Простий дешборд
17

Складніший дешборд
18

Складніший дешборд
19

Компоненти РМО дешборду
20
✓ Період звітності
✓ КРІ та метрики
✓ Графіки та діаграми
✓ Статуси проєктів
✓ Ризики та проблеми
✓ Action items

Як створити дешборд
21
✓ Визначте аудиторію та інформацію, яку вона повинна та може бачити
✓ Визначте КРІ, узгоджені з аудиторією та цілями і стратегією РМО
✓ Визначте, які дані необхідні для побудови дешборду, хто і як часто буде їх оновлювати
✓ Оберіть засоби візуалізації даних
✓ Створіть дешборд :)
Поради щодо ведення:
✓ тримайте дешборд простим для використання і сприйняття
✓ використовуйте значимі та релевантні дані
✓ регулярно переглядайте та оновлюйте дані
✓ використовуйте інструменти візуалізації даних, які підходять для аудиторії
✓ ефективно комунікуйте про результати збору та аналізу даних
✓ надавайте інсайти та рекомендації, основані на аналізі даних, стейкхолдерам

Труднощі у веденні дешбордів
22
✓ Відсутність участі стейкхолдерів: щоб бути ефективними, метрики PMO та дешборди
потребують підтримки ключових стейкхолдерів
✓ Проблеми з якістю даних: метрики PMO та дешборди покладаються на точні та своєчасні дані.
Низька якість даних може призвести до неточних дешбордів, що може негативно вплинути на
прийняття рішень.
✓ Інтеграція з іншими системами: метрики та дешборди PMO може знадобитися інтегрувати з
іншими системами, такими як система управління проєктами або фінансами. Це може бути
складним завданням і потребує значних зусиль.
✓ Обмежені ресурси: впровадження та підтримка дешбордів потребує ресурсів, включно з
талантами, технологіями та бюджетом. Обмежені ресурси можуть ускладнити ефективне
впровадження та підтримку дешбордів.

Ensuring data security and privacy in the PMO

Конфіденційні дані проєкта
24
1. Бюджет
2. Склад команди
3. Дані про клієнта
4. Дані про продукт
5. Інтелектуальна власність
6. Персональна інформація
7. Юридичні та регуляторні документи

Збереження конфіденційності даних проєкта
25
1. Ознайомтесь з Information Security Policy та NDA компанії
2. Ознайомтесь з NDA з клієнтами (особливо нетиповими)
3. Подумайте, чи у всіх, хто буде бачити той чи інший тип звітності, є право бачити ті чи інші
метрики
4. Проведіть зустріч з керівниками проєктів щодо того, які дані можна і не можна включати в
звітність

Підтримаймо ЗСУ!
26
Фонд “Співдружність-22”: https://www.cmw22.org/

Домашнє завдання
1. Вибрати project management tools та software
для PMO
2. Написати, як буде відбуватися інтеграція із
існуючим ПЗ
3. Скласти dashboard або описати його
компоненти

Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)

Similar to Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA) (20)

More from Lviv Startup Club

More from Lviv Startup Club (20)

Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)