Een workshop gegeven aan vrijwilligers van de Jongerenwerkgroep voor Sterrenkunde

1. VERGADERINGEN
VOORZITTEN
EMMA VERSTEEGH

2. VERGADEREN - PROBLEMEN
• Agenda is te laat
• Notulen zijn niet gelezen
• Deelnemers hebben zich niet voorbereid
• Vergadering begint te laat
• Deelnemers komen te laat
• Vergadering duurt te lang
• Deelnemers laten elkaar niet uitpraten
• Te lange, omslachtige monologen
• Voorzitter discussieert mee
• Voorzitter grijpt niet in bij herhalingen
• Voorzitter grijpt niet in bij een te emotionele
discussie
• Te veel tijd besteed aan onbelangrijke
onderwerpen
• Te weinig tijd voor echt belangrijke onderwerpen
• Men dwaalt af
• Onduidelijkheid over het doel
• Onduidelijkheid over een besluit
• Een paar mensen domineren

3. EEN GOEDE VERGADERING
• Begint op tijd
• Iedereen is op tijd aanwezig
• Eindigt binnen de afgesproken tijd
• Naar elkaar luisteren, inhoudelijk op argumenten reageren
• Korte, heldere bijdragen
• De voorzitter leidt de discussie zodat iedereen aan bod komt
• Weinig tijd besteden aan onbelangrijke onderwerpen
• Voldoende tijd besteden aan voor belangrijke onderwerpen
• Houden aan de agenda
• Duidelijkheid over het doel van een bespreekpunt
• Duidelijkheid over een genomen besluit

4. VOORZITTER - TAKEN
• Organiseren van vergaderingen;
• Zorgen dat de vergadergroep gemotiveerd en
doelgericht is;
• Structureren van het overleg;
• Bewaken van processen en procedures;
• Bewaken van de uitvoering van taken van de
groep;
• Vertegenwoordigen van de groep.

5. VOOR DE VERGADERING
• Oriënteer je op jezelf: interne of externe voorzitter? Mag je in de groep meedenken en meebeslissen?
Wat voor soort leider wil je zijn?
• Uitnodiging, agenda, stukken
• Voorbereiding op inhoud en structuur. Bedenk voor elk agendapunt:
• Wie leidt het onderwerp in? (voorzitter, deskundige, "agendapunteigenaar")
• Hoe open je de bespreking bij dit agendapunt?
• Wat verwacht je dat men gaat zeggen? Hoe kun je de te verwachten tegenstellingen overbruggen?
• Hoe bereik je dat iedereen meepraat, dat iedereen zijn standpunt geeft?
• Hoe doorbreek je vergadersleur en ellenlange uitweidingen over stokpaardjes?
• Afstemming met de secretaris/notulist

6. AGENDA
• Opening
• Notulen vorige keer
• Ingekomen stukken en mededelingen
• De punten die besproken moeten worden
• Rondvraag
• Sluiting

7. OEFENING
Maak een agenda voor de vergadering
voor een weekendkamp.
• Welke onderwerpen moeten
besproken worden?
• Hoe veel tijd per onderwerp?

8. TIJDENS DE VERGADERING
• Opening
• Inleiding van een onderwerp:
• Aanleiding, inhoud, doel, verwachting aanpak + vraag.
• Gespreksregulering
• Geef iedereen het woord, begin steeds bij een andere deelnemer.
• Vat elke vergaderbijdrage kort samen, parafraseer, stel vragen om achtergronden helder te krijgen.
• Geef een samenvattend overzicht als iedereen een bijdrage heeft geleverd.
• Leg de nadruk op overeenkomsten tussen standpunten.
• Kies als voorzitter geen partij.
• Grijp alleen in als oneigenlijke argumenten worden gebruikt of op de man wordt gespeeld.
• Breng het vergaderdoel in beeld: Waarom bespreken we deze kwestie? Wat willen we ermee bereiken?
• Formuleren van een voorstel
• Afsluiting

9. NA DE VERGADERING
• Notulen, controle van secretaris
• Informatie aan derden
• Afspraken: de voorzitter zorgt dat de in de
vergadering gemaakte afspraken worden
uitgevoerd
• Agenda volgende vergadering
• Uitvoering actiepunten
• Uitvoering van taken door derden

10. HOE HOUD JE EEN VERGADERING KORT?
1. Stel de tijdsduur vast
2. Beperk het aantal deelnemers
3. Stel een heldere agenda op
4. Zorg dat de vergaderruimte gereed is
5. Stel je op als actieve voorzitter
6. Houd de tijd in de gaten
7. Werk notulen direct uit
8. Houd de rondvraag kort

11. TIPS VOOR HET LEIDEN VAN EEN DISCUSSIE
• Verstuur op tijd de agenda
• Zorg dat de aard van de bespreking duidelijk is
• Licht de structuur van de discussie toe
• Zie er op toe dat de deelnemers goed
meewerken aan de structuur van de discussie
• Afdwalen → samenvatten / iemand anders het
woord geven
• Lang van stof → samenvatten / verduidelijken
• Voorbarig → naar agendapunt verwijzen
• Inventariseer de meningen
• Stel discussie uit
• Laat iedereen aan het woord
• Notuleer ideeën (en orden ze)
• Ga goed om met meningsverschillen
• Iedereen evenveel kans
• Compromis
• Bewaak de sfeer
• Discussie stokt → stel vragen
• Onderhuidse conflicten → bespreekbaar maken
• Niet serieus meedoen → pauze nemen
• Traag → samenvatten + conclusie
• Geef elkaar de ruimte
• Vat samen

12. OEFENING
We gaan twee keer een casus bespreken als in
een vergadering. Een persoon is de voorzitter.
Enkele anderen krijgen hun rol op een briefje.
De rest is “algemeen bestuurslid” en mag ook
meedoen met de discussie.

13. CASUS 1
Je zit in de leiding van OK. Jullie
overwegen om Lotte als nieuwe leider
te vragen. Ze zit echter al in de Joka-
leiding, en die willen haar niet kwijt.
Ook is ze net 18 en vinden sommigen
haar nog wat jong.

14. CASUS 2
Jullie zijn een afdelingsbestuur. Voor
een grote bijeenkomst wil je proberen
André Kuipers als spreker te krijgen.
De vraag is echter of jullie dat kunnen
betalen.

15. DANKJEWEL!
VRAGEN?