In deze presentatie wordt Time IT toegelicht incl. de toepassingen waarvoor het geschikt is. Ook de voordelen voor uw organisatie worden belicht.

1. 1
door: Peter van Deutekom
© Mirada BV
Info@mirada.nl

2. Welke aspecten spelen een rol
binnen een stappenplan?
Wat?
Wie?
Wanneer?
Hoe?
Afhankelijk
heden?
Volgorde?
Benodigde
tijd?
Aansturing middels
“Tijd”
en / of
“Agenda
Medewerker”
Stappen/
Activiteiten
Werkinstructies/
Procedures
Organisatie/
Afdeling/
Medewerkers
Sequentieel/
Parallel/
Vast moment
Toepassingen
Implementatie programmatuur
Implementatie apparatuur
Installatie werkzaamheden
Upgrading programmatuur
Data migraties
Uitwijkplannen (Calamiteiten)
Transitie trajecten
Onderhoudstrajecten
Verhuizingen
Organiseren van evenementen
Testplannen
Repeterende activiteiten Beheer
Verzameling van activiteiten die in een bepaalde
tijdsvolgorde moeten worden uitgevoerd.
COMMUNICATIE
(virtueel)
(SMS en/of E-mail)
Onderverdeling
in hoofdgroepen
Opmer-
kingen
Contingency
Management

3. Trends en …….
3
Niet meer in control ZIJN
en BLIJVEN!
Oplossingen
Knelpunten/
Valkuilen
MACHTEN en KRACHTEN
Organisatie
In control ZIJN en
BLIJVEN!

4. Knelpunten
vanuit de klant,
oplossingen en de
besparingen
vanuit
4

5. Knelpunten/Valkuilen
Praktijk situaties, herkent u deze ook?
Stappenplannen zijn niet overzichtelijk, wie doet nu wat?
Communicatie gaat niet goed of vindt helemaal niet plaats;
Het plan is niet consistent;
Het maken ervan kost veel tijd en is omslachtig;
Het in controle zijn en blijven, gaat vanwege de omvang niet;
Wat heeft er allemaal plaatsgevonden? Evaluatie?
Geen controle op beschikbaarheid medewerkers;
Business impact bij uitloop onbekend;
5

6. Oplossing
Alles is in één oogopslag te zien, dus overzichtelijk;
Communicatie vooraf definieerbaar middels SMS en/of E-mail;
Altijd consistent, tijden worden automatisch doorgerekend;
Eenvoud, kopiëren van, import vanuit Excel;
Middels een uitgebreid Dashboard en communicatie altijd in control;
Elke handeling wordt ten tijde van de uitvoering gelogd;
Inzet van medewerkers via agenda en verificatie vooraf;
Vooraf wordt het window bepaald met de Business;
6

7. Besparingen
70% Tijdsbesparing bij het maken van een stappenplan (doormiddel van
templates gebruik, multi-user en basis stamdata);
35% minder kans op een afbreuk/rollback in de uitvoering door betere
validatie / verificatie vooraf;
50% minder kans om een afbreuk/rollback in de uitvoering door betere
bewaking en communicatie van het stappenplan;
40% minder kans op afbreuk/rollback vanwege herplannings problemen in de
uitvoering van het stappenplan;
Besparing in tijd door een gestructureerde methodiek te gebruiken voor de
diverse processen binnen één organisatie!
7
Gebaseerd op een case, waarbij een stappenplan wordt gemaakt
van 100 stappen uitgevoerd door 10 verschillende medewerkers.
en waarvoor 40 uur benodigd is. Het stappenplan wordt gemaakt
op een conventionele manier.

8. Wat is Time IT
Het is een geautomatiseerd pakket voor het aanmaken, aansturen en
controleren van een gedetailleerd real time stappenplan, te gebruiken
voor o.a. Planningen, Implementaties, Upgrade trajecten, Test en
Wijziging trajecten zowel functioneel alsmede technisch, Calamiteiten
plannen, Uitwijkplannen, etc.
Het pakket zorgt ervoor dat alles volgens een gestructureerde manier
plaatsvindt en garandeert ook consistentie in het gebruik.

9. Samenvatting
Wat betekent dat nu voor uw organisatie:
Meer efficiency en daardoor productiever;
Gestructureerd werken;
Besparing van tijd en dus geld zowel in de voorbereiding als
tijdens de uitvoering;
Vermindering van risico’s;
Meer transparantie, professionalisering;
Terugdringen van vrijblijvendheid;
U bent en blijft altijd in control!
9

10. Unique Buying Reasons
Makkelijk en eenvoudig in gebruik middels manuele invoer, kopiëren
van bestaande templates, import functies, etc.
Zowel via Tijd als via Agenda medewerker aanstuurbaar
Real Time
Communicatie via innovatieve middelen zowel aansturen als informeren
van personen
Structuur en flexibel
Dashboard voor monitoring voortgang
Logging ten tijde van de uitvoering voor evaluatie
10

11. Time IT in de Praktijk!
Time IT, waarvoor en
waarom dit unieke pakket?
Commercial van Time IT
(RTV Utrecht)
Time IT, introductie beknopt
Calamiteiten module
Klant aan het woord
11
Gebruik en toepassing TimeIT
Waar meer info te vinden?
www.time-it.org

12. Vragen
voor nadere info:
info@mirada.nl
12

13. Details Knelpunten
13

14. Diverse tabbladen in Excel
Communicatie protocol;
Finale doorlooptijden (de uit te voeren activiteiten);
Team samenstelling;
Etc;
In Word
Onderverdeling in diverse hoofdstukken;
In MS-Project
Diverse overzichten;
14
Stappenplannen zijn niet overzichtelijk,
wie doet nu wat?

15. Alles geschiedt handmatig;
15
Communicatie gaat niet goed of
vindt helemaal niet plaats

16. Formules aanbrengen is
handmatig werk, dus de kans op
fouten is erg groot;
16
=H128+G128+
G128
=H146+G146-
G136-G138
Het plan is niet consistent

17. In Excel kun je veel automatiseren m.b.v. allerlei macro’s, maar de kans op fouten is
nog steeds erg groot!
Importeren of kopiëren van andere templates, vraagt om problemen, formules kloppen
niet meer, etc.
Check op beschikbaarheid medewerkers is onmogelijk!
Excel is een reken hulpmiddel/programma en GEEN pakket voor een stappenplan!
Word is een tekstverwerkingspakket;
MS-Project is een planningspakket!
17
Het maken ervan kost veel tijd
en is omslachtig

18. Je hebt geen totaal overzicht van het plan, alles is versnipperd in meerdere tabbladen of
meerdere pagina’s;
18
Het in controle zijn en blijven, gaat
vanwege de omvang niet

19. Wat heeft er allemaal plaatsgevonden?
Evaluatie?
19

20. Geen controle op beschikbaarheid
medewerkers
Vanuit Excel of Word geen directe koppeling met een agenda;
Geen verificatie!
20

21. Business impact bij uitloop onbekend
Beschikbaarheid systemen?
Hoeveel tijd extra nodig?
Kosten?
21

22. Details Oplossingen
22

23. 23
Alles is in één oogopslag te zien,
dus overzichtelijk

24. Communicatie vooraf definieerbaar
middels SMS en/of E-mail
Koppelen bericht aan gebeurtenis
Overzicht berichten
24
Inhoud bericht
SMS en/of E-mail

25. Altijd consistent, tijden worden
automatisch doorgerekend
25

26. Manueel, kopiëren vanuit, import vanuit Excel
Kopiëren vanuit ander plan
Importeren vanuit Excel
Manuele invoer
26

27. Middels een uitgebreid Dashboard
en communicatie altijd in control
27

28. Detail informatie incl. logging
Logfile online
Rapport
Elke handeling wordt ten tijde
van de uitvoering gelogd
28
Logfile communicatie

29. Inzet van medewerkers via
agenda en verificatie vooraf
Verificatie
Agenda
Bezetting
29

30. Verificatie
Bepalen window
30
Vooraf wordt het window
bepaald met de Business

31. Resultaat …….
31
In control ZIJN en
BLIJVEN!
Oplossingen
Knelpunten/
Valkuilen
MACHTEN en KRACHTEN
Organisatie

32. Details Besparingen
32

33. 70% Tijdbesparing
70 %
bij het maken van een stappenplan
(doormiddel van eenvoudige invoer,
templates, import en multi-user);
Besparing (schatting):
aanmaken van een plan:
per maand € 2.800,-,
per jaar € 33.600,-
33

34. 35% minder kans op een afbreuk/rollback
35 %
in de uitvoering door betere validatie /
verificatie vooraf;
Besparing (schatting):
aanmaken van een plan:
per maand € 1.400,-,
per jaar € 16.800,-
34

35. 50% minder kans op een afbreuk/rollback
50%
in de uitvoering door betere bewaking en
communicatie van het stappenplan;
Besparing (schatting):
aanmaken van een plan:
per maand € 1.500,-,
per jaar € 18.000,-
35

36. 40% minder kans op een afbreuk/rollback
40%
vanwege herplannings problemen in de
uitvoering van het stappenplan;
Besparing (schatting):
aanmaken van een plan:
per maand € 1.600,-,
per jaar € 19.200,-
+ Business besparingen!
36

37. Verdere details
37

38. Time IT
Het is een geautomatiseerd pakket voor het aanmaken, aansturen en
controleren van een gedetailleerd real time stappenplan, te gebruiken voor
o.a. Planningen, Implementaties, Upgrade trajecten, Test en Wijziging
trajecten zowel functioneel alsmede technisch, Calamiteiten plannen,
Uitwijkplannen, Organiseren van evenementen, etc.
Het pakket zorgt ervoor dat alles volgens een gestructureerde manier
plaatsvindt en garandeert ook consistentie in het gebruik.
38

39. Vergelijking pakketten
39
Nr. Criteria MS-Excel MS-Word MS-Project Time IT
1 Dynamisch nee nee nee ja
2 Communicatie mogelijkheden (SMS en/of E-mail) nee nee nee ja
3
Directe aansturing, reclameren en informeren van mensen via sms
en/of e-mail
nee nee nee ja
4 Medewerker en/of Tijd gedreven tijd nee medewerker beide
5 Real time dashboard nee nee nee ja
6 Consistent bij invoering benodigde tijden van activiteiten nee nee nee ja
7 Logfile ten tijde van uitvoering nee nee nee ja
8 Rapportages ja, beperkt nee ja ja
9 Overzichtelijk (in een oogopslag ziet men wie wat doet en wanneeer) nee nee ja ja
10 Dynanisch bijstellen van communicatie berichten nee nee nee ja
11 Kopieren van templates ja ja ja ja, ook gedeeltelijk
12 Importeren vanuit Excel ja ja ja ja
13 Check resources op beschikbaarheid nee nee ja ja
14 Vooraf bepalen tijdswindow en alarmering nee nee nee ja
15 Consolidatie van activiteiten middels Gantt Chart ja, beperkt nee ja ja
16 Meerdere stappenplannen binnen een window nee, extra tabblad nee ja nee, extra starten
17 Flexibel, eenvoudig, gestructureerd van opzet nee nee nee ja
18
Alles in één applicatie (maken van een plan, aansturing, sms, e-mail,
dashboard, rapportages, etc.)
nee nee nee ja

40. Unique Buying Reasons
Combinatie aansturing “Medewerker” en “Tijd” gedreven is uniek;
Het maken van een stappenplan gaat snel en gestructureerd en is
daardoor altijd consistent;
Aansturing en informeren van mensen via innovatieve communicatie
middelen is uniek;
Overzichtelijk middels het uitgebreide Dashboard;
Real Time;
Alle handelingen in uitvoering worden direct gelogd;
Alles in één applicatie!
Is simpel opgezet, dus gebruikersvriendelijk en makkelijk te
begrijpen;
Elke organisatie bespaart hierdoor veel tijd en dus geld;
40

41. Wat is Time IT?
Een programma (standalone of netwerk) gebaseerd op één bewezen
methodiek;
Juli 2010, versie 2.0 gelanceerd;
In januari 2011 uitgebreid met innovatieve communicatie
middelen;
In juli 2011 uitgebreid met Medewerker/Tijd aansturing en extra module
Calamiteiten toegevoegd;
In november 2011 Cloud omgeving via plug-in (Citrix receiver) in browser
beschikbaar.
Januari 2012 uitgebreid met Exchange Server koppeling.
April 2012 uitgebreid met Test modus verificatie en uitvoering.
Juni 2012 Cloud omgeving via MSTSC.
Programmatuur bestaat uit: SQL Server (free), SMS Gateway (licentie) en
Crystal Reports runtime (free) en Time IT (licentie, Nederlands en Engels);
41

42. Time IT: in het algemeen
Time IT: Calamiteiten module
42

43. Toepassingen
Release Management
Change Management
Contingency Management
Patch Management
Keten Management
Beheer
Project Management
43

44. vanuit
Voorbeeld
VOORBEELD
CALAMITEIT: BRAND
Voorbeeld
• WAAR IS HET actuele OVERZICHT?
• WIE MOET IK NU INFORMEREN?
• HOE BEHOUD IK DE CONTROLE?
• EVALUATIE?
44

45. Calamiteiten
Aparte licentie;
Activiteiten overzicht gebaseerd op rollen;
Templates per soort calamiteit;
Directe aansturing calamiteiten plan;
Real Time;
Alle bestaande functionaliteit zoals Communicatie, Dashboard,
Rapportage, etc. blijft gehandhaafd;
45

46. Huidige aandachtspunten
Overzichtelijk stappenplan (wie doet wat en wanneer);
Real Time communicatie;
Logging tijdens de uitvoering t.b.v. evaluatie;
46

47. Opbouw template
Toekenning van rollen Bepalen Calamiteiten template
47

48. Start Calamiteiten
Selectie template
Toekennen personen aan rollen
Start uitvoering
48

49. Vragen
voor nadere info:
info@mirada.nl
49