Progetto Missioni Smart - Università degli Studi di Padova

1. Documento di approfondimento della soluzione:
MISSIONI SMART
1. Descrizione della soluzione
L’Università degli studi di Padova, in coerenza con gli impegni assunti nell’ambito della
sostenibilità, per quanto attiene le attività di digitalizzazione dei processi e
dematerializzazione dei documenti amministrativi ha effettuato una revisione del
processo di autorizzazione e rendicontazione delle missioni di Ateneo, pervenendo
alla realizzazione di una procedura digitalizzata dell’intero flusso.
La soluzione è stata articolata nel modo seguente:
 Revisione del Regolamento Missioni: il nuovo Regolamento, emanato con
Decreto Rettorale 1699/2018, ha introdotto elementi di semplificazione e di
digitalizzazione delle procedure.
 Introduzione di una procedura informatizzata di Ateneo di autorizzazione
e di presentazione dei documenti giustificativi: Il nuovo Regolamento ha
disciplinato la digitalizzazione delle procedure di autorizzazione e di
presentazione dei documenti giustificativi ai fini del rimborso, prevedendo
l’adozione di una procedura informatizzata unica. Tale procedura
informatizzata, dopo una fase di sperimentazione, è attualmente disponibile per
il personale di tutte le Strutture dell’Ateneo (circa 90 entità, tra Aree
dell’Amministrazione Centrale, Dipartimenti, Centri e Poli).

2. La procedura informatizzata consente di effettuare on-line la richiesta da parte
del Personale interessato a recarsi in missione, l’autorizzazione da parte del
superiore gerarchico e degli altri eventuali Uffici coinvolti e la rendicontazione
della missione, attraverso l’upload dei documenti giustificativi delle spese
sostenute. In tal modo i tempi di autorizzazione e di rimborso sono
notevolmente diminuiti.
L’applicativo è raggiungibile on line e presente anche all’interno della propria
area riservata ai dipendenti, ed è pertanto accessibile ovunque ci si trovi da
personal computer, tablet o smartphone. Vi si accede mediante single-sign-on
utilizzando le proprie credenziali per l’accesso al servizio di posta elettronica.
 Conservazione dei giustificativi di spesa: Per procedere al rimborso è
sufficiente che i giustificativi di spesa siano inseriti digitalmente nella procedura
informatica. Per il momento, tuttavia, in attesa di modalità innovative di
archiviazione e conservazione sostitutiva, nel rispetto della normativa fiscale,
gli originali vengono archiviati.
 Carta di credito elettronica: Il nuovo Regolamento Missioni ha introdotto la
possibilità di avvalersi, su richiesta, di una carta di credito elettronica in
alternativa all’anticipo tradizionale. In caso di attivazione del servizio a livello di
struttura, la carta di credito può essere richiesta direttamente attraverso la
domanda on-line di missione. Essa viene emessa all’interno della procedura
informatizzata di Ateneo, nel momento in cui la missione viene autorizzata, è
intestata al richiedente, dispone di un credito pari all’importo di spesa richiesto
per la missione autorizzata e ha una validità correlata alla durata della
missione. La carta è progettata per essere utilizzata per pagamenti on-line, ma

3. è utilizzabile direttamente anche presso le strutture convenzionate con il
circuito Airplus International.
 Istruzioni sempre a portata di mano: Gli uffici di riferimento, oltre ad essere
disponibili nella modalità tradizionali, hanno predisposto le istruzioni dell’utilizzo
dell’applicativo nonché della carta di credito virtuale disponibili anche on line
all’interno dell’applicativo stesso e attraverso un Video tutorial dedicato alla
carta di credito.
 Riduzione del data entry, integrando fra di loro l’applicativo on line e il
gestionale contabile: nell’ottica di una miglior organizzazione del lavoro,
l’Ateneo ha lavorato altresì sull'integrazione tra l'applicativo on line e il
gestionale contabile (UGOV) in modo da evitare duplicazioni di attività. Si è
quindi avviato un processo di integrazione volto a far sì che le risultanze
provenienti dalla procedura informatizzata dialoghino direttamente con il
gestionale di contabilità.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
Come si evince dall’esposizione del progetto, le competenze messe in atto sono
fondamentalmente di due tipologie: informatica e amministrativo-contabile ed operano
in costante sinergia dinamica. Il team è quindi composto da:
 Personale dell’Area Finanza e Programmazione. Oltre a definire e presidiare il
Regolamento missioni, gestisce le configurazioni del gestionale contabile e i
pagamenti delle missioni dell’Amministrazione centrale.
 Personale dell’Area Servizi informatici e telematici. Assicura le attività di analisi,
progettazione e sviluppo della soluzione in conformità con i requisiti funzionali

4. e non. Presidia sia le attività di sviluppo software che di interoperabilità tra
sistemi informativi eterogenei presenti in Ateneo.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
I bisogni cui si è data una risposta sono vari e differenti. Chi si reca in missione (in
particolare il Personale docente), ha una flessibilità enormemente superiore
nell’effettuazione delle richieste di missione (in maniera agevole e in qualsiasi orario
e luogo), abbattendo le tradizionali “barriere” legate al rispetto dell’orario di apertura
degli uffici e dei mezzi necessari ad effettuare la richiesta (tipicamente cartacei).
La carta di credito virtuale consente di anticipare tutte le spese legate al viaggio e
all’alloggio senza necessità di ricorrere a proprie risorse o al contante che può essere
anticipato dagli Uffici. Le rendicontazioni delle carte di credito avvengono in maniera
automatica on line per ciascuna missione e sono recepite all’interno della procedura
informatica.
La possibilità di caricare on line i documenti giustificativi della spesa sostenuta
consente di procedere alla richiesta di rimborso senza fisicamente recarsi presso gli
Uffici, soprattutto nei casi di missioni di lunga durata.
La struttura amministrative, infine, vengono informate tramite apposite notifiche Email
per ciascuna missione; tale sistema consente di monitorare e garantire agevolmente
tutte le richieste di autorizzazione, visto di copertura di budget, rendicontazione.
Da ultimo, sempre in materia di sostenibilità, è da rilevare l’importante contributo
offerto dalla procedura nel monitoraggio delle emissioni di CO2 legate alle trasferte
del Personale dell’Ateneo. La procedura, infatti, traccia i mezzi utilizzati e, sulla base
dei luoghi di partenza e di arrivo, è possibile stimare le emissioni prodotte. Inoltre, la

5. digitalizzazione della procedura, ha comportato un notevole abbattimento del
consumo di carta, per un minimo (stimato per difetto) di tre fogli per ciascuna missione
(quindi, almeno 63.000 fogli – 126 risme di carta).
4. Descrizione dei destinatari della misura
Destinatari dell’innovazione sono tutti i dipendenti dell’Ateneo; il personale PTA, il
Personale docente, i ricercatori; ma anche gli assegnisti, i dottorandi, gli studenti e le
altre figure previste dal Regolamento Missioni.
Essendo la platea estremamente vasta ed eterogenea, si è puntato su un applicativo
informatico sviluppato internamente in modo da plasmarlo in una formulazione che
coniughi 4 dimensioni: semplicità di utilizzo, flessibilità nella gestione delle varie
tipologie di trasferte che si presentano, versatilità nella fruizione (attraverso pc,
cellulari, tablet), compliance con il Regolamento e la normativa generale in materia.
L’Ateneo ha altresì attuato un’ampia campagna di informazione sulle modalità di
utilizzo dell’applicativo stesso, coinvolgendo anche il personale amministrativo di
supporto.
5. Descrizione della tecnologia adottata
La tecnologia impiegata nello sviluppo dell’applicativo si basa su un linguaggio di
programmazione WEB oriented (php), sul framework applicativo ZEND e sul database
ORACLE.

6. L’interoperabilità dei sistemi coinvolti (Gestionali di Ateneo e servizio di generazione
delle carte di credito) è garantita attraverso l’uso di web services di tipo SOAP e di
tecnologie di scambio files basate su SFTP.
L’implementazione della soluzione, il cui core è stato acquisito in riuso, è stata
realizzata attraverso una specifica attività di customizzazione svolta dai tecnici
informatici dell’Ateneo.
6. Indicazione dei valori economici in gioco
L’Ateneo degli studi di Padova è un Ateneo di grandi dimensioni (circa 58.000
studenti, circa 2.300 tecnici amministrativi, circa 2.300 docenti di ruolo, oltre a circa
900 assegnisti, 1.260 dottorandi, 1.100 specializzandi, 850 docenti a contratto e altre
tipologie di Personale).
L’aspetto delle missioni investe principalmente le attività di Ricerca, Terza missione e
Internazionalizzazione, sulle quali l’Università sta fortemente investendo.
Le missioni e trasferte delle varie tipologie svolte nel corso del 2018 sono state circa
21.000 (circa 20.000 nel 2017 e 17.500 nel 2016) ed hanno comportato una spesa di
circa 8 milioni di euro.
La riduzione delle procedure – in termini di informatizzazione e, quindi, di “tempo” –
comportano un notevole recupero di efficienza da parte di tutto il personale coinvolto,
mentre, al contempo, i costi necessari alla realizzazione della procedura (prodotta “in
house”) sono risultati estremamente contenuti con ricorso a sole risorse interne.
La carta di credito virtuale ha ridotto in maniera drastica le richieste di “anticipo
missione”, comportando, anche in questo caso, effetti positivi in termini di pratiche
amministrative da svolgere.

7. Si aggiunga la naturale standardizzazione del processo con la riduzione, tra l’altro,
anche dei tempi di rimborso.
7. Tempi di progetto
La realizzazione del progetto ha preso avvio i primi mesi del 2018 nella sua fase
sperimentale dopo la revisione del Regolamento Missioni avviata a fine 2017.
Nel corso del 2018 è stato ultimato il perfezionamento della procedura informatica
integrata con il sistema di emissione delle carte di credito virtuali attraverso la società
AIRPLUS International SRL. Nella seconda parte del 2018 la procedura è stata estesa
a tutte le Strutture interessate ed è stata realizzata una campagna informativa degli
applicativi e dei servizi predisposti.
Attualmente l’Ateneo sta lavorando per ridurre ulteriormente le operazioni di data
entry, integrando fra di loro l’applicativo on line e il gestionale contabile: nell’ottica di
una miglior organizzazione del lavoro.