spsk

1. TAKLIMAT PELAKSANAAN
SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK)
KELUARAN : 05 TAHUN 2015
AHMAD JAFNI BIN MOHAMAD
PENYELIA KANAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
AHMAD JAFNI BIN MOHAMAD
PENYELIA KANAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
1
jafni.ppdkl@btpnsel.edu.my
016-976 1441
jafni.ppdkl@btpnsel.edu.my
016-976 1441

2. •APA ITU SISTEM
PENGURUSAN
SEKOLAH
KUALITI ?
•SPSK
2

3. APA ITU SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?
1. SPSK :
-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang
mengikut tatacara sistem pengurusan
kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited
untuk meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi
memenuhi keperluan pelanggan.
3

4. SIRI ISO
ISO 9000- Istilah / Perbendaharaan kata
ISO 9001 – Keperluan Standard
ISO 9004 – Garis Panduan Pelaksanaan
ISO 19011 – Garis Panduan Audit
4
MS ISO 9001 : 2008
MS = Malaysia Standard
ISO = International Organization of
Standardization
9001 = Keperluan Standard

5. Pendekatan ISO
1. Berdokumen dan Berprosedur
2. DO WHAT YOU SAY
- ( Buat apa yang dikata)
3. SAY WHAT YOU DO
- ( Cakap apa yang dibuat )
4. RECORD WHAT IS DONE
- ( Rekod kerja ikut prosedur )
5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG
BETUL…
6. Improve base on results
( Penambahbaikan berdasarkan keputusan ) 5

6. PUNCA KUASA
ISO DI MALAYSIA
1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam (PKPA) Bil2/1996 – makluman
2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam (PKPA) Bil2/2002 – mewajibkan agensi
kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003
3. Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti
( Unit Piawaian dan Dokumentasi )
- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti
berdasarkan PKPA 6

7. SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMIN
Berdasarkan :
1. SISTEM AUDIT
I. Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri)
Pra Audit Dalam & Audit Dalam
ii. Audit Pihak Kedua
( Penilaian terhadap pembekal )
iii.Audit Pihak Ketiga – Audit Pematuhan
( Pensijilan – SIRIM )
iv. Penarafan Kendiri – Verifikasi * SPSK
7

8. KEPERLUAN STANDARD
MS ISO 9001:2008
SEKSYEN 4 - Sistem Pengurusan Kualiti
SEKSYEN 5 - Tanggungjawab Pengurusan
SEKSYEN 6 - Pengurusan Sumber
SEKSYEN 7 - Penghasilan Produk
SEKSYEN 8 - Pengukuran ,Analisis dan
Penambahbaikan
* Seksyen 1, 2, 3 = definasi pengurusan kualiti 8

9. TAHUKAH ANDA….
DOKUMEN KUALITI SPSK TELAH
DIKEMASKINI DAN DIMURNIKAN
KELUARANNYA.
TARIKH KUATKUASA : 15 APRIL 2015
NOMBOR KELUARAN : 05
NOMBOR PINDAAN : 00
9

10. KENAPA PERLU SPSK
DIKEMASKINI ?
1. Tidak relevan dgn keadaan semasa - SKPM
2. Perlu selaras dengan kehendak stake holder
– KPM / JPNSel /PPD
3. Peluang penambahbaikan - borang
4. Sistem pengurusan kualiti lebih efisien dan
up to date
5. Terdapat perubahan istilah dan perubahan
proses . Cth P dan P – KSSR
6. Keputusan Mesyuarat Pasukan Petugas
Kualiti JPN Selangor Bil.2/2015 – 16 Mac 10

11. • KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN
KE SEMUA SEKOLAH ?
1. SERAGAM
2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH
AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG
SAMA
3. GB/GPK1 BERTUKAR KE SEKOLAH
LAIN TIADA MASALAH
4. BANYAK KEBAIKAN DARI
KELEMAHAN…
11

12. •BAGUS SANGAT KE
SPSK NI..JIKA
SEKOLAH
MENGAMALKANNYA ?
12

13. KEBAIKAN SPSK
1.Sekolah bukan buat benda / proses yang
baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan
dilakukan setiap hari….Jadi..tiada
pertambahan kerja tetapi Cuma perlu
gunakan borang sebagai dokumentasi
2.Membantu pihak pentadbir menyediakan
dan urus dokumentasi dengan baik. Jika
diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk
pengiktirafan…cth New Deals/ Kluster / SBT
dll
13

14. KEBAIKAN SPSK
3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja
dengan lebih mudah
- Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan p,
pencerapan, peperiksaan, mesyuarat,
aduan, pusat sumber & kewangan.. rujuk
PK berkaitan.
4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas
dengan lebih cekap berdasarkan prosedur
kerja yang telah ditetapkan.
14

15. KEBAIKAN SPSK
5. Pengurusan Kewangan lebih cekap…PT Kew
tahu macam mana nak urus dan guru/ketua
panitia pun tahu macam mana nak urus/beli
barang.
6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap
dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen
berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan
ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tak
payah buat 2 -3 kali kerja.
7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir
dengan guru-guru dapat dipupuk dan
dibugarkan…masing-masing tahu tugas/
peranan…semua ikut peraturan dan guna borang15

16. KEBAIKAN SPSK
9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )
-> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid )
-> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk )
-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat
-> Risiko/ kesalahan dikurangkan
-> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah – Verifikasi
SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan
dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah
SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah
SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah
dengan markah JNJK
16

17. KEPERLUAN DOKUMENTASI
SPSK
Pelaksanaan SPSK memerlukan
3 peringkat dokumen :
1.Manual Kualiti ( MK )
2.Prosedur Kualiti ( PK )
3.Dokumen Sokongan & Rekod
Kualiti / Borang
( kesemuanya bila dirangkum
menjadi DOKUMEN KUALITI ) 17

18. HIERARKI DOKUMEN KUALITI
1. MANUAL KUALITI:
Menerangkan :
i. Dasar dan Objektif P & P
ii.Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut Standard yang perlu
dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )
1. MANUAL KUALITI:
Menerangkan :
i. Dasar dan Objektif P & P
ii.Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut Standard yang perlu
dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )
18

19. HIERARKI DOKUMEN KUALITI
2. PROSEDUR KUALITI
Menerangkan:
i. Proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti
pengurusan & operasi SPSK
dalam P & P di Sekolah Rendah
& Sekolah Menengah
2. PROSEDUR KUALITI
Menerangkan:
i. Proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti
pengurusan & operasi SPSK
dalam P & P di Sekolah Rendah
& Sekolah Menengah
19

20. HIERARKI DOKUMEN KUALITI
3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:
i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang
menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi spt pekeliling, surat
siaran , garis panduan dsb
ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan
kepada sistem yang digunakan spt
borang-borang, rekod , fail dsb.
3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:
i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang
menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi spt pekeliling, surat
siaran , garis panduan dsb
ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan
kepada sistem yang digunakan spt
borang-borang, rekod , fail dsb.
20

21. KAWALAN DOKUMEN KUALITIKAWALAN DOKUMEN KUALITI
DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):
i. Satu Folder Utama untuk simpanan
sekolah.
ii. Dokumen Kualiti yang ingin di
perbanyakkan perlu di cap/print
“SALINAN DOKUMEN TIDAK
TERKAWAL” di muka depan sahaja.
iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja
memadai cap/print “ SALINAN DOKUMEN
TIDAK TERKAWAL” di muka depan PK.
DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):
i. Satu Folder Utama untuk simpanan
sekolah.
ii. Dokumen Kualiti yang ingin di
perbanyakkan perlu di cap/print
“SALINAN DOKUMEN TIDAK
TERKAWAL” di muka depan sahaja.
iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja
memadai cap/print “ SALINAN DOKUMEN
TIDAK TERKAWAL” di muka depan PK.
21

22. TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH
• Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat
sekolah
• Baca dan fahami Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti dan Borang
• Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepada
Pasukan Petugas Kualiti
• BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT
SEKOLAH…

23. TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH
1. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan
2. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah
dipamerkan.
3. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah
Kualiti telah diberi taklimat kepada
semua guru dan staf serta murid.
4. Pastikan sekolah mendapat dan
menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen
Kualiti diterima ada No kawalan yang
betul.

24. TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH
5. Pastikan Dokumen Kualiti yang dicetak
dicap
“SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL”.

25. TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH
1. Membantu Pengurus Kualiti merancang,
mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK.
- Mesyuarat SPSK sekolah
- Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit )
- Paparan visi, misi, objektif kualiti
- Kawalan Dokumen ( borang-borang yang digunakan )
- Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp, spsk
..dll )
- Sistem fail SPSK mengikut arkib.
Surat : fail kertas manila putih “ terbuka” & Borang-
borang : ring file / fail keras

26. TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH
2. Memastikan semua proses-proses yang
terkandung di dalam MANUAL KUALITI SPSK
dilaksana dan dipatuhi
3. Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan
tugasan masing-masing.
4. Melaporkan kepada pengurusan atasan jika
terdapat sebarang masalah berhubung
pelaksanaan SPSK.
5. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti –
punca kuasa

27. TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH
6. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti –
punca kuasa
7. Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan borang-
borang yang terlibat.
8. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth
pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada
semua ketua panitia.
9. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang
terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat
menyurat dalam fail kertas putih “ Terbuka”.
10. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi
oleh semua warga sekolah.

28. KEJAYAAN SPSK ADALAH
KOMITMEN DARI SEMUA
PIHAK & WARGA SEKOLAH
MANUSIA BANYAK RAGAM
PENGURUSAN KUALITI PERLU
KESABARAN……
UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR BIASA…
USAHA KITA JUGA PERLULAH YANG LUARBIASA
JUGA……

29. Kejayaan menunggu anda,
Jika ada usaha untuk berjaya.
Kegagalan sedia menanti,
Jika banyak alasan dicari
Sekian, Terima Kasih
29