1. `
JABATAN PELAJARAN JOHOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)
KE ARAH MS ISO 9001:2008
PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
PEJABAT PELAJARAN DAERAH
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR

2. Manual Kualiti
BAHAGIAN 1 : PENGENALAN
1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualitii
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri
Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualitii ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan
objektif P dan P di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO
9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai
SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran &
Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan
yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan
buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan
Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).
1.2. Tujuan
Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :-
a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;
b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;
c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P dan P di SRNJ / SMNJ;
d. Menjelaskan mengenai pengecualian aplikasi dalam memenuhi keperluan ke
arah MS ISO 9001:2008.
1.3. Kandungan Manual Kualitii
Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut :-
Bahagian 1 : Pengenalan
Bahagian 2 : Maklumat Organisasi
Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti
( SPSK ) Negeri Johor
Bahagian 4 : Dasar Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
Negeri Johor
Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6: Pengurusan Sumber
Seksyen 7: Penghasilan Perkhidmatan
Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan
Penambahbaikan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 2

3. Manual Kualiti
BAHAGIAN 2 : MAKLUMAT ORGANISASI
Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
2.1 Latar Belakang Organisasi
2.1.1 Jabatan Pelajaran Johor
Jabatan Pelajaran Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawab
memastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesan
sebagaimana kehendak matlamat Dasar Pelajaran Kebangsaan.
Alamat Jabatan Pelajaran Johor:-
Jabatan Pelajaran Johor,
Wisma Pendidikan,
Jalan Tun Abdul Razak,
80604 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim.
Tel : 07 – 2310 000
Faks : 07 – 2347 125
Visi
‘ SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG ‘
Misi
‘ MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI PENDIDIKAN BERKUALITI ‘
Slogan
‘ SELANGKAH DI HADAPAN ( ONE STEP AHEAD ) ‘
Moto
‘ JOHOR TOP 5 ‘
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 3

4. Manual Kualiti
Pejabat-Pejabat Pelajaran Daerah :-
Bil Pejabat Pelajaran Telefon / Faks
1 Pejabat Pelajaran Daerah Johor Bahru
JKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak
80100 Johor Bahru.
07-2236332
07-2235875 - Faks
2 Pejabat Pelajaran Daerah Kulai
Persiaran Indahpura 4
Indahpura
81000 Kulaijaya.
07-6632677
07-6632782 – Faks
3 Pejabat Pelajaran Daerah Pontian
Wisma Pelajaran
JKR 1927P
Jalan Alsaggof
82000 Pontian
07-6871677
07-6871671
07-6870580 – Faks
4 Pejabat Pelajaran Daerah Kota Tinggi
Aras 3 Bangunan Sultan Iskandar
Jalan Kolam Air
81900 Kota Tinggi
07-8831012
07-8832480 – Faks
5 Pejabat Pelajaran Daerah Batu Pahat
JKR BP 2350 (P)
Jalan Zaharah
83000 Batu Pahat
07-4342201
07-4342335
07-4343226 – Faks
6 Pejabat Pelajaran Daerah Mersing
KM 2 Jalan Jemaluang
86800 Mersing
07-7992025
07-7991828 – Faks
7 Pejabat Pelajaran Daerah Kluang
275524 Jalan Sentosa
86000 Kluang
07-7722946
07-7722540 – Faks
8 Pejabat Pelajaran Daerah Segamat
JKR 1884, Jalan Aji
85000 Segamat
07-9311132
07-9314476 – Faks
9 Pejabat Pelajaran Daerah Muar
JKR 242, Jalan Arab
84000 Muar
06-9521898
06-9528795 – Faks
10 Pejabat Pelajaran Daerah Pasir Gudang
d/a SK Kota Puteri 4,
Jalan Penaga, Bandar Kota Puteri,
80750 Masai
07 3881210
07-3881203 - Faks
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 4

5. Manual Kualiti
BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SEKOLAH RENDAH/MENENGAH NEGERI JOHOR
3.1 Pengenalan
Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang
melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
3.1.1 Latar Belakang SRNJ / SMNJ (CONTOH:-SK Bandar UDA (2)
Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April
1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah
Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru. Sekolah ini mempunyai
pentadbiran sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di
sekolah ini.
Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2
blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,
musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,
bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek
Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan
nilaian projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri,
Bandar Baru Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun
2000, tambahan 1 blok bangunan 4 tingkat dibina untuk menampung bilangan
pelajar yang semakin bertambah.
Lokasi sekolah, di bahagian timur ialah Jalan Padi Mahsuri, perumahan Padi
Ria dan Padi Huma. Di bahagian barat ialah kawasan perumahan Padi
Mahsuri. Manakala di bahagian utara ialah rumah kedai dan ibu pejabat
Syarikat Bandar Baru Uda serta bahagian selatan pula ialah kawasan
Kampung Muafakat. Bilangan pelajar dan guru bertambah dua kali ganda
menjelang tahun 2002. Semasa sekolah ini dibuka pada 15 April 1990, jumlah
pelajar seramai 500 orang, bilangan guru ialah 25 orang dan 3 orang
kakitangan sokongan terdiri daripada 2 orang pembantu tadbir dan seorang
pembantu am rendah.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 5

6. Manual Kualiti
Pada tahun 2002 bilangan guru bertambah 82 orang, kakitangan 5 orang dan
murid-murid seramai 1810 orang.
Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di
bawah:-
Bil Tahun Kejayaan
1 2002
Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah Johor
Bahru (kategori Bandar )
2 2004 62 orang murid mendapat 5A
3 2005 78 orang murid mendapat 5A
4 2006 75 orang murid mendapat 5A
5 2006 Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan – Club Cyberkids
6 2006 Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor.
7 2006 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor
8 2005 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor
9 2005 Tandas Awam Bersih ( Majlis Bandaraya Johor Bahru )
3.1.2 Fungsi Sekolah SRNJ / SMNJ
SRNJ / SMNJ sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat sekolah
rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi selaras
dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan.
Bidang-bidang yang dicakupi adalah:-
a. Pengajaran
b. Pembelajaran
c. Bimbingan dan pembentukan sahsiah
d. Aktiviti Kokurikulum
e. Pentadbiran
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 6
Bil Tahun Guru Besar
1 01.05.1990 – 17.01.1994 Encik Mohd Shariff bin Khamis
2 17.01 – 1994 – 16 .06.1998 Encik Khalid bin Elias
3 16.06.1998 - 2003 Encik Amir bin Anuar
4 2003 – sekarang Pn Fuziah bt Hj Hassan

7. Manual Kualiti
f. Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 7

8. Manual Kualiti
3.1.3 Visi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2 )
Menjadikan SK Bandar Baru Uda 2 Sekolah Unggul Penjana Generasi
Terbilang
3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2)
Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti
3.1.5 Dasar Kualiti
SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan P dan P yang
berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen
pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan
SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.
Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak
semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan
kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh
anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan
kenyataan untuk difahami dan dihayati.
3.1.6 Objektif Kualiti
Objektif SPSK adalah
a. Melaksanakan 100% Pengajaran & Pembelajaran berdasarkan
Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di
luar kawalan SRNJ / SMNJ
b. Memastikan pencapaian murid Tahap 2 sekolah Rendah Negeri Johor
mencapai 65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3 % dari tahun
sebelumnya dalam peperiksaan Pertengahan Tahun, Akhir Tahun dan
UPSR.
c. Memastikan 100 % murid sekolah Rendah Negeri Johor mendapat
Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri
Murid, Motivasi dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di
luar kawalan sekolah.
d. 100 % aduan dan maklum balas pelanggan akan dilayan sebagaimana
yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti Aduan Pelanggan.
e. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Teguran Audit.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 8

9. Manual Kualiti
3.1.7 Struktur Organisasi
(Rujuk Lampiran 2)
3.1.8 Pelanggan SRNJ / SMNJ
Bil. Organisasi Pelanggan
1 Sekolah Semua Murid SR Negeri Johor
2. Luar sekolah
• Ibu bapa/penjaga murid
• Masyarakat setempat
3. Stake Holder
• Pejabat Pelajaran Daerah
• Jabatan Pelajaran Johor
• Kementerian Pelajaran Malaysia
3.1.9 Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SK BANDAR BARU UDA 2 )
a. Memastikan sistem pendidikan berjalan dengan baik di sekolah ini bagi
memenuhi keperluan individu, masyarakat dan negara serta matlamat
perpaduan negara.
b. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited,
berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif.
c. Memastikan semua kanak-kanak dan pelajar mendapat tempat belajar
pada hari pertama persekolahan bermula.
d. Menentukan setiap guru dan kakitangan dapat berkhidmat dengan cekap
dan berkesan sepanjang masa.
e. Memastikan kami sentiasa peka dan responsif kepada kehendak dan
keperluan pelanggan murid, masyarakat dan negara.
f. Menentukan segala surat kepada sekolah diberi jawapan dengan
segera.
g. Bersedia memberi penerangan dan maklumat terkini dengan lengkap,
tepat dan cepat kepada yang berkenaan.
h. Sentiasa bersedia dan sanggup menerima pendapat, cadangan, syor
dan yang membina dari semua pihak demi meningkatkan prestasi
perkhidmatan dan kecemerlangan akademik.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 9

10. Manual Kualiti
3.2 STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
3.2.1 Skop Pelaksanaan
Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang
berkaitan dengan P dan P . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO
9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di
bawah:-
a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;
b. Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan
Pemantauan.
(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)
3.2.2 Penerangan Mengenai SPSK
Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah
menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan
pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem
pengurusan P dan P supaya kehendak pelanggan dan “stakeholders” dapat
dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model SPSK berasaskan pendekatan
proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan
kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini
diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah :-
a. Tumpuan kepada pelanggan;
b. Kepimpinan;
c. Penglibatan anggota organisasi;
d. Pendekatan proses;
e. Pengurusan P dan P yang mengamalkan pendekatan sistem;
f. Penambahbaikan secara berterusan;
g. Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta;
h. Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama.
Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan
pengurusan kualiti P dan P SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 10

11. Manual Kualiti
pelanggan serta “stakeholders” berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas
ditunjukkan di dalam Lampiran 1.
3.2.3 Definisi
Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan
Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).
SEKSYEN 4
BAHAGIAN 4 : DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
4.1. Keperluan Am
SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen,
dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga
memberi tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap
keberkesanan P dan P di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak
MS ISO 9001:2008.
a. Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam P dan P ;
b. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di Lampiran 1;
c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta
kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya;
d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan
pemantauan proses-proses tersebut;
e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalam, kajian semula
pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh
pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan;
f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian
matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke
atas proses-proses tersebut.
4.2. Keperluan Dokumentasi
Pelaksanaan SPSK adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu :-
a) Manual Kualitii;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 11

12. Manual Kualiti
b) Prosedur Kualiti;
c) Rekod Kualiti;
d) Dokumen Sokongan.
a) Manual Kualitii
Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif
kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas
mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO
9001:2008 dipatuhi.
b) Prosedur Kualiti
Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /
Menengah Negeri Johor.
c) Rekod Kualiti
Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan SPSK.
Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh Rajah 1 berikut :-
RAJAH 1 :- HIERARKI DOKUMENTASI
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 12
Menerangkan
• Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan
• Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK
seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan
Garis Panduan
MANUAL
KUALITI
PROSEDUR
KUALITI
REKOD KUALITI DAN
DOKUMEN SOKONGAN
Menerangkan
Dasar dan objektif kualiti
• Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam
Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar mengenainya
Menerangkan
• Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti

13. Manual Kualiti
d) Dokumen Sokongan
Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam
dokumen kualiti.
4.3 Kandungan Dalam Manual Kualitii
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualitii yang
mengandungi perkara-perkara berikut :-
a. Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Skop pelaksanaan SPSK;
c. Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;
d. Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;
e. Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan
menilai SPSK;
f. Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan SPSK.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
4.4 Kawalan Dokumen
Dokumen kualiti yang dikawal di dalam SPSK ialah :-
a. Manual Kualitii;
b. Prosedur Kualiti;
c. Rekod Kualiti;
d. Dokumen Sokongan.
Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:-
a. Dokumen baru
i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, Prosedur
Kualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 13

14. Manual Kualiti
ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-
dokumen kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan
di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang
disimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem “back-up”;
iii. Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah
diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor;
iv. Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh
keluaran, nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang
dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran.
Senarai Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;
v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-
pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-
dokumen ini dicap dengan ‘DOKUMEN TERKAWAL’, manakala dokumen
kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di
dalam Senarai Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak
terkawal. Dokumen tersebut akan dicap sebagai ‘SALINAN TIDAK
TERKAWAL” di penjuru sebelah kanan atas. Dokumen tersebut tidak akan
terlibat di dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini;
vi. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang
mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status
terkini, disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila
berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut;
vii. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor menyediakan Dokumen
Kualiti dalam bentuk bercetak.
b. Pindaan Dokumen
i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti.
Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan
menggunakan Borang Cadangan Pindaan;
ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Johor;
iii. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 14

15. Manual Kualiti
iv. Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang
terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang
baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen
digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru
diberikan;
v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan
dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru
diberikan;
vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang
pemegang dokumen;
vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan
mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.
c. Pengurusan Dokumen
Pengurus Dokumen Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor ialah
Pengurus Kualiti Negeri Johor yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Johor.
Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskah dokumen induk,
menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan
yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti.
Dokumen Berkaitan
PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod
4.5 Kawalan Rekod
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah mewujudkan dan
menyelenggarakan satu prosedur berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk
bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod.
Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam
fail-fail atau “folder” atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika
rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back up) bagi rekod-rekod
berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif
kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat
Pekeliling Am Bil. 1/1997.
Dokumen Berkaitan
PK12 :- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 15

16. Manual Kualiti
SEKSYEN 5
BAHAGIAN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1. Komitmen Pengurusan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor komited dalam
membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK
dengan cara:-
a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak
pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;
b. Mewujudkan dasar kualiti;
c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;
d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;
e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.
5.2. Tumpuan Kepada Pelanggan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan
dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam Pelanggan
disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi SPSK
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diukur melalui penilaian ke atas
kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi
menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan
dengan ibu bapa, masyarakat dan ‘stakeholder’ (mengikut kesesuaian).
Dokumen Berkaitan
PK08 Pengurusan Aduan Pelanggan
5.3. Dasar Kualiti
Dasar Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor adalah untuk menyediakan
P dan P yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar
dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan
disebar luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke
semasa mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 16

17. Manual Kualiti
5.4. Perancangan
5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ
Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk
keperluan-keperluan proses P dan P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi
setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:--
a. Melaksanakan sepenuhnya P dan P yang dijadualkan dalam program
sekolah;
b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara
berterusan.
5.4.2. Perancangan SPSK
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan
memastikan:--
a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan
objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan
mengambil kira perkara-perkara berikut:--
i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;
ii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur;
iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan SPSK serta rekod-rekod
hasil daripadanya;
iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan
dipatuhi.
b. SPSK kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi.
Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada
SPSK yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.
5.5. Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.5.1. Tanggungjawab dan Kuasa
Pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan
memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas. Pengarah Pelajaran
Johor boleh mengarahkan mana-mana pegawai atau guru yang dilantik
sebagai Wakil Pengurusan, Pengurus Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 17

18. Manual Kualiti
melaksanakan tugas, kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada
semua staf dalam organisasi masing-masing.
5.5.2. Wakil Pengurusan
Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :-
a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi
kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO
9001:2008;
b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan
sebarang keperluan penambahbaikan;
c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan
dengan SPSK sekolah;
d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap
keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota
organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.
5.5.3. Komunikasi Dalaman
Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di organisasi adalah
berkesan melalui:-
a. Mesyuarat;
b. Sesi taklimat dan perbincangan;
c. Papan kenyataan;
d. Maklum balas pelanggan;
e. Memo dalaman;
f. Perhimpunan.
5.6. Kajian Semula Pengurusan
5.6.1. Am
Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian
semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini
perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah
Negeri Johor sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 18

19. Manual Kualiti
telah ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri
Johor dan minit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik
secara giliran. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan
diselenggara mengikut kehendak Seksyen 4.2.4.
5.6.2.Input Kepada Kajian Semula Pengurusan
Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:-
a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Penemuan Audit Dalam;
c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;
d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian
produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan;
e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;
f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang
lepas;
g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK;
h. Cadangan penambahbaikan.
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
PK17 :- Kajian Semula Pengurusan
5.6.3.Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas
keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:-
a. Peningkatan keberkesanan SPSK dan proses prosesnya;
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;
c. Sumber-sumber yang disediakan.
Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua
rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 19

20. Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
SEKSYEN 6
BAHAGIAN 6 : PENGURUSAN SUMBER
6.1. Bekalan Sumber
Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan
berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses
pengurusan berkualiti termasuk:-
a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;
b. Staf yang terlatih;
c. Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi;
d. Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai;
e. Persekitaran kerja yang kondusif.
Dokumen Berkaitan
PK02 - Pengurusan Jadual Waktu
PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf
PK11 – Pengurusan Perolehan / Pembelian
6.2. Sumber Manusia
6.2.1. Am
Pihak pengurusan atasan organisasi akan menentukan dengan PPD, berusaha
menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan
pengalaman yang sesuai dari masa ke semasa dalam memastikan proses
perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan.
6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah:-
a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas
yang memberi kesan kepada kualiti P dan P;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 20

21. Manual Kualiti
b. Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan P dan P;
c. Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan P dan P
yang berkesan;
d. Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing
dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P dan P.
e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran
(Seksyen 4.2.4.).
Dokumen Berkaitan
PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf
PK04 – Pengurusan Pencerapan
6.3. Infrastruktur
Pihak pengurusan atasan organisasi hendaklah menentukan, menyediakan dan
menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan
yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi:-
a. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan;
b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian;
c. Kemudahan komunikasi.
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian
6.4. Persekitaran Kerja
Pengurusan atasan organisasi akan mewujud, mengurus dan memastikan
persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasi dan
menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan
proses P dan P yang berkualiti.
Dokumen Berkaitan
PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 21

22. Manual Kualiti
SEKSYEN 7
BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN
DAN PENGAJARAN (P dan P)
7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan
kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses P dan P dengan berkesan
selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :-
a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan P dan P berpandukan pekeliling
berkaitan;
b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;
c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan,
peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan P dan P yang berkesan;
d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan
SPSK.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17
7.2. Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan
7.2.1. Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak
Disampaikan.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses
P dan P mematuhi pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia dari masa ke
semasa.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17
7.2.2. Semakan Semula Ke Atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang
Hendak Disampaikan.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menyemak semula
keperluan P dan P yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 22

23. Manual Kualiti
sebelum organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan P dan P kepada
murid-murid. Organisasi akan memastikan :-
a. Semakan semula keperluan P dan P dipenuhi;
b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi
persekolahan bermula;
c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan P
dan P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P dan P kepada
murid-murid.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan dan
melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu
bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:-
a. Maklumat berkaitan P dan P yang dilaksanakan;
b. Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan;
c. Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.
Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:-
a. Surat menyurat
b. Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )
7.3. Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses.
Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah
disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum.
(Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 23

24. Manual Kualiti
7.4. Perolehan
7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses
Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan.
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian
7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan
dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal
di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal
perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau
PPD atau JPN atau KPM.
7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan
dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan
mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh organisasi atau PPD atau JPN
atau KPM.
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian
7.5. Proses Penyediaan P dan P.
7.5.1. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P dan P.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan
melaksanakan proses P dan P kepada pelanggan secara terkawal dengan
memastikan perkara-perkara berikut :-
a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P dan P yang
hendak disampaikan;
b. Arahan kerja. (ikut keperluan);
c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 24

25. Manual Kualiti
d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;
e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
PK01 hingga PK17
7.5.2. Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P Kepada
Pelanggan.
Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P dan P untuk menghasilkan
P dan P yang berkesan dengan :-
a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P
dan P dilaksanakan dalam perkhidmatan;
b. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;
c. Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P dan P;
d. Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P dan P;
e. Mengesah semula ( Revalidation).
Dokumen Berkaitan
PK03 – Pengurusan P dan P
PK02 – Pengurusan Jadual Waktu
PK04 – Pengurusan Pencerapan
PK05 Pengurusan Peperiksaan
PK13 Pengurusan Bimbingan
7.5.3.Identifikasi Dan Kemudahkesanan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mewujudkan (mengikut
kesesuaian) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekod-
rekod yang berkaitan akan dikawal.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 25

26. Manual Kualiti
7.5.4.Harta Hak Milik Pelanggan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengawal ke atas harta
hak milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan
menjaganya dengan selamat.
7.5.5. Pemuliharaan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang
bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga,
dipulihara dan disimpan.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.
Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang
memerlukan pengukuran dan pemantauan.
SEKSYEN 8
BAHAGIAN 8: PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN
PENAMBAHBAIKAN
8.1. Am
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan melaksanakan
proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang
diperlukan bagi :-
a. Membuktikan pelaksanaan proses P dan P menepati keperluan yang ditetapkan;
b. Memastikan keperluan SPSK dipatuhi;
c. Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke
atas SPSK.
Kaedah-kaedah yang bersesuaian digunakan bagi tujuan pemantauan, pengukuran
dan penganalisisan ke atas keberkesanan SPSK.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 26

27. Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.2 Pemantauan dan pengukuran
8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau maklumat
berhubung persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan bagi memenuhi
keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan
maklumat daripada pelanggan. Maklumat kepuasan pelanggan akan
diperolehi melalui:-
a.Aduan pelanggan;
b.Audit dalam;
c.Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;
d.Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
e.Peti Cadangan.
Dokumen Berkaitan
PK 08 – Pengurusan Aduan Pelanggan
PK 14 – Pengurusan Audit Dalam
PK 17 - Kajian Semula Pengurusan
8.2.2. Audit dalam
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan Audit Dalam
mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :-
a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard
Kualiti dan keperluan SPSK yang telah diwujudkan oleh organisasi;
b. Telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.
Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut:-
a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi
mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan
keberkesanan SPSK.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 27

28. Manual Kualiti
b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk
merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual
audit perlu mengambil kira:-
i. Status keberkesanan pelaksanaan;
ii. Kepentingan status yang akan diaudit;
iii. Keputusan audit yang lepas.
c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan
tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.
d. Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan
pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;
e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan
pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan
dengan berkesan;
f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah
dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Dokumen Berkaitan
PK 14 – Pengurusan Audit Dalam
PK15 – Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan pemantauan
dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian SPSK.
Pengukuran ini dibuat melalui:-
a. Audit Dalam;
b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
c. Aduan dan Maklum Balas Pelanggan.
Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang
dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 28

29. Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.2.4.Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P dan P .
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau dan mengukur
proses-proses P dan P bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Pemantauan dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekod-
rekod mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara
seperti Seksyen 4.2.4.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.3. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang
Ditetapkan.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan perkhidmatan yang
tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran.
Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses
P dan P di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan akan ditentukan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan
pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak organisasi akan mengambil tindakan
pembetulan perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti
berikut :-
a. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan P dan P akan
diasingkan.
b. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi
tujuan asalnya.
c. Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan
dan diselenggara. ( Seksyen 4.2.4)
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 29

30. Manual Kualiti
8.4. Analisis Data
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan
menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan
Sistem Pengurusan Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke
atas SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada
pemantauan, pengukuran dan sumber-sumber lain yang bersesuaian.
Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:-
a. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);
b. Memenuhi objektif P dan P ( Seksyen 7.2.1);
c. Ciri-ciri dan arah aliran proses P dan P serta ruang untuk Tindakan
Pencegahan;
d. Prestasi pembekal.
Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.
Jenis Data Kekerapan Tanggungjawab Kaedah
a. Kepuasan Pelanggan Setiap 6 bulan Pengurusan Deskriptif
b. Pencapaian Objektif
Kualiti
Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
c. Ciri-ciri dan arah aliran
proses dan perkhidmatan
Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
d. Prestasi Pembekal Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
e. Perkembangan Staf
Setahun Sekali
Berdasarkan aktiviti
Pengurusan Deskriptif
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.5. Penambahbaikan
8.5.1. Penambahbaikan yang berterusan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan membuat penambahbaikan yang
berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan SPSK melalui:-
a. Dasar Kualiti;
b. Objektif Kualiti;
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 30

31. Manual Kualiti
c. Analisis Data;
d. Laporan Audit Dalam;.
e. Tindakan Pembetulan;
f. Tindakan Pencegahan;
g. Kajian Semula Pengurusan;
h. Cadangan daripada pelanggan;
i. Penanda aras ( bench marking).
Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
8.5.2. Tindakan Pembetulan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengambil tindakan untuk
menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-
tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan
yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :-
a. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan;
b. Menentukan sebab-sebab ketidakakuran;
c. Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya
ketidakakuran tidak berulang;
d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;
e. Merekod hasil tindakan yang telah diambil;
f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.
Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
8.5.3. Tindakan Pencegahan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan tindakan bagi
menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah
berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 31

32. Manual Kualiti
masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan
diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-
a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;
b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak
berulang;
c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;
d. Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);
e. Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;
f. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.
Dokumen Berkaitan
PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 32

33. Manual Kualiti
Lampiran 1
Pemetaan Proses
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor
(Pengurusan P dan P )
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 33
Pelanggan
Pengurusan Pembelajaran dan
Pengajaran
Perancangan
Perkhidmatan
Perkhidmatan Yang
Diberikan
Penrekodan &
Penyimpanan Maklumat
Pelanggan
Analisis &
Penambahbaikan
5.2. :-Aduan Pelanggan
7.2. :-Proses Berkaitan Dengan Pelanggan
7.5.4. :-Harta Hak Milik Pelanggan
8.2.2. :-Audit Dalam
5.6. :-Kajian Semula Pengurusan
Kawalan
Perolehan
Pengurusan Latihan
7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan
7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan
7.5.2.:-Penyediaan Proses P DAN P
6.4 :-Persekitaran kerja
7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan
8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran
8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran P dan
P
8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur
6.2:- Sumber Manusia
6.3:- Infrastruktur
6.4:- Persekitaran Kerja
7.4:- Perolehan
7.5.1 :- Kawalan Proses Penyediaan
P dan P
7.5.3 :- Identifikasi Dan Kemudahkesanan
8.2.4 :- Pemantauan dan Pengukuran
8.3 :- Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur
4.2.3 :- Kawalan Dokumen
4.2.4 :- Kawalan Rekod
8.5 :- Penambahbaikan
Catatan :- Aliran Kerja/Proses
Interaksi
Penyediaan Sumber
6.1:- Bekalan Sumber
Umum
4.1 :-Keperluan Am
4.2 :-Keperluan Dokumentasi
5.5 :-Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi
7.1 :-Penyampaian Perkhidmatan
8.1 :-Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan
8.4 :-Analisa Data
8.2.1 :-Kepuasan Pelanggan
Pengecualian
7.3 :- Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses
7.6 :- Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

34. GURU BIMBINGAN
DAN KAUNSELING
Manual Kualiti
Lampiran 2
CARTA ORGANISASI
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor
| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 34
PENGETUA/GURU BESAR
GURU PENOLONG KANAN
(Pentadbiran)
GPK HEM GURU PENOLONG KANAN
(Kokurikulum)
Kurikulum
Ketua Bidang
Ketua Panitia
Jadual Waktu
Pusat Sumber
Peperiksaan
SPKS MS ISO
Bilik Khas / Bengkel
Pentadbiran
Perjawatan
Kewangan
Maklumat & Data
Bangunan
Peralatan/Perabot
Staf Sokongan
Perkembangan Staf
SPBT Keselamatan Unit Beruniform Majlis Sukan
Persatuan / KelabKelab PermainanKantin
Koperasi
B & K
Majlis Ketua Tingkatan
Data SRM
AJK Keceriaan
Biasiswa
Kesihatan/Kebajikan
Disiplin
Pendaftaran
P. Pencegahan Dadah
Penyelia Tingatan
& Guru Kelas
Majlis Pencegahan
Jenayah
GPK PETANG
Penerbitan
Dakwah & Agama
MBMMBI / 60:40 Pemantauan &
Pencerapan
Carta Organisasi berbeza
mengikut kesesuaian sekolah