Sistem informasi pendidikan berbasis web direncanakan untuk meningkatkan proses penerimaan siswa baru SMA Labschool Kebayoran secara online. Analisis kelayakan menunjukkan bahwa sistem ini layak dari segi teknis karena menggunakan teknologi yang mudah diakses, ekonomi karena manfaatnya melebihi biaya, dan operasional karena dapat dioperasikan dengan baik oleh sekolah.

1. STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI PADA
PENERIMAAN SISWA BARU SMA LABSCHOOL
KEBAYORAN JAKARTA
Fikry Khairytamim
Jurusan Teknik Informatika
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Email : fikry.labsky08@gmail.com
PENDAHULUAN
Dari tahun ke tahun, sekolah-sekolah di Indonesia melakukan penerimaan siswa baru yang
dilakukan melalui tahap-tahap tertentu. Yang Sekarang ingin menjadi fokus kedepannya adalah
daerah ibukota yaitu di Jakarta. Jakarta merupakan kota metropolitan di Indonesia dan cara
online merupakan satu-satunya solusi yang dapat diberikan guna mempercepat dan
mempermudah proses input data dan penyeleksian.
Penerimaan siswa baru di Jakarta khususnya di Sekolah Negeri dilakukan secara online melalui
situs resmi yang dikenal dengan nama PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru) Online. PPDB
Online adalah sebuah sistem yang dirancang untuk melakukan otomasi seleksi penerimaan
siswa baru, mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi hingga pengumuman hasil seleksi
yang dilakukan secara online dan hasil langsung bisa didapatkan harus hal tersebut sudah
dilakkukan secara otomasi tanpa bantuan manusia.
Situs PPDB Online untuk wilayah Jakarta sudah ada yaitu https://jakarta.siap-ppdb.com
merupakan pusat informasi dan pengelolaan data penerimaan siswa baru untuk Jakarta, dan di
situs ini juga semua SMP, SMA, dan SMK.
Untuk Sekolah Swasta, Proses penyeleksiannya berbeda karena selain menggunakan sumber
tenaga dari luar instansi, investasi yang diberikan terlalu besar untuk pembuatan website yang
sebenarnya harus digunakan oleh beberapa sekolah saja dalam lingkup satu yayasan.
Situs PPDB untuk SMA Labschool Kebayoran belum menggunakan sistem maupun alur yang
mirip dengan PPDB di Sekolah Negeri, karena masih menggunakan tes tulis secara manual.
Untuk kelengkapan data-data dapat dilakkukan secara online tapi untuk melakukan tes tepat
harus datang ke sekolah dan tes secara konvensional.
Untuk alamat website dari situsnya adalah http://psb.labschool-unj.sch.id. Di website tersebut
terdapat Seleksi untuk penerimaan murid SMP dan SMA dibawah naungan yayasan.
Namun, belum semua tahapan dari proses ini benar-benar dilakukan secara online karena calon
siswa tetap harus membawa kelengkapan berkas sesuai ketentuan ke sekolah tujuan untuk
melakukan verifikasi pendaftaran, kemudian akan dilakukan verifikasi secara manual oleh
operator dan saat selesai operator.panitia akan mencetak tanda bukti verifikasi pendaftaran
yang selanjutnya akan diberikan kembali kepada calon siswa.
Dengan jumlah calon siswa pendaftar yang tidak sedikit yaitu kisaran 1600 calon siswa untuk
SMP/SMA. Hal tersebut yang membuatnya dibutuhkan sistem yang dapat menampung jumlah
sebesar itu. maka verifikasi ini pasti akan membutuhkan resource seperti waktu, tenaga, dan
biaya yang lebih.

2. Kemajuan sebuah sekolah juga bisa dilihat melalu situs web sekolah tersebut. SMA Labschool
Kebayoran merupakan salah satu sekolah favorit di Jakarta dan merupakan sekolah yang elit
di Jakarta, namun melihat dari kondisi situs web saat ini, maka pertimbangan untuk
memperbaharuinya adalah sesuatu yang perlu dilakukan.
Analisis mengenai kelayakan sistem informasi pendidikan berbasis web ini akan
dikembangkan dengan menggunakan pendekatan Telos. Adapun hal yang dibahas dalam faktor
kelayakan telos ini, yaitu Technical, Economic, dan Operational karena semakin tinggi faktor
kelayakan TELOS, maka semakin besar pula untuk suatu sistem dapat mencapai kesuksesan.
Untuk itu para pelaku di dalam organisasi perlu untuk melakukan Analisa terhadap kelayakan
dari sistem informasi yang dikembangkan, sehingga nantinya sistem informasi dapat berguna
dan bermanfaat sebagaimana mestinya.
BAHAN DAN METODE
Konsep Dasar Sistem
Sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun dari orang, perangkat keras, piranti
lunak, jaringan komunikasi, dan basis data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan
informasi di dalam suatu bentuk organisasi. (O’Brein, 2005). Sistem Informasi juga dapat
didefinisikan sebagai sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-
komponen manual dan komponen-komponen terintegrasi yang bertujuan untuk
mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai (Sidharta,
1995).
Studi Kelayakan
Suatu studi kelayakan (Feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk
menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau
dihentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilah High point review. (Jogiyanto, 2008).
Faktor Kelayakan Dengan Pendekatan TELOS
1. Kelayakan Ekonomi
Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi.
Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan
atau organisasi adalah motif keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi jadi
pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan
dengan return investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali (Al Fatta,
2007).
2. Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi
yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem
merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah,
maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak (Al Fatta, 2007).
3. Kelayakan Operasional
Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem
yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam
organisasi (Jogianto, 2008).
Menilai Faktor Kelayakan
1. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai kelayakan ekonomi termasuk managemen

3. puncak untuk mendukung pengembangan proyek sistem hingga selesai dengan sumber
daya yang cukup. Tanpa dukungan manajemen puncak, sangatlah sulit jika mungkin
untuk menyelesaikan sistem tersebut meskipun faktor lain sudah baik. Jika manajemen
puncak memberikan indikasi bahwa mereka masih mendukung sistem tersebut tapi
dana belum disedikana untuk penyelesaiannya, penilaian kelayakan ekonomi berkisar
atara 5.0 hingga 8.0, tergantung pada situasi dan sejarah dari dukunga manajemen
puncak terhadap proyek sistem yang lama. Jika dana yang diperlukan telah diberikan
penilaian berkisar antara 9.0 hingga 10.0.
2. Menilai Kelayakan Teknis
Dalam lembar kerja penilaian faktor kelayakan TELOS (Gunadarma.ac.id, 2012), kita
perlu memasukan sebuah contoh pertanyaan yang sebaikanya ditanya oleh tiap penguji
dan jawaban yang benar akan disediakan. Sebagai contoh kelayakan teknik, jika sistem
yang baru hendak menggunakan teknologi yang stabil dan
telah diketahui, penilaiannya mungkin 9.5 atau 10.
Di sisi lain, mungkin teknologi tersebut baru bagi perusahaan dan pemakainya, atau
tidak standar (baik terhadap perusahaan atau industry), atau berisikan keluaran pertama
dari pemasok atau beberapa pemasok terlibat atau dia menggunakan sistem jaringan
kerja yang sangat kompleks. Sehingga satu atau kombinasi jawaban “ya” cenderung
menurukan penilaian secara dratis dibawah 10.0 (antara 6.0 sampai 8.0). Dalam contoh
kita tentukan bahwa alternatif rancangan sistem general yang dievaluasi akan
memerlukan teknologi yang baru dan standar dalam industry dan telah terbukti
kemampuannya bekerja sehingga penilaian 9.0 adalah wajar
(dewiar.staff.gunadarma.ac.id, 2012).
3. Menilai Kelayakan Operasional
Sistem dengan dasar lokal atau grup umumnya lebih mudah untuk dioperasikan dari
pada sistem yang enterprise wide, karena sistem tersebut lebih kecildan sederhana dan
lebih sedikit orang yang harus dilatih. Tapi bila system enterprise wide adalah sistem
standar yang dikenal, maka dapat dinilai lebih tinggi daripada sistem dengan dasar grup
atau local yang memerlukan teknik yang unuk atau bersifat eksperimen.
Kunci untuk nilai hingga kelayakan operasional adalah tersedianya pengguna yang
terlatih dengan baik dan berdedikasi. Pengguna yang seperti itu dapat membantu
menghilangkan sebagian akibat negative yang bisa disebabkan oleh sistem yang unik
dan belum terbukti
HASIL DAN PEMBAHASAN
Studi Kelayakan
Setelah melakukan dan menganalisa pengembangan sistem informasi, maka yang perlu
dilakukan adalah melakukan Analisa kelayakan terhadap usulan ataupun proposal penawaran
Sistem Informasi Pendidikan SIAP: PSB Online dan SIAP Web.
Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan atau tidak menjadi sistem informasi
pendidikan terpadu, maka di analisis kelayakan dari beberapa segi kelayakan, diantaranya:
1. Kelayakan Ekonomi
2. Kelayakan Teknis
3. Kelayakan Operasional
Pada tahap akhir dilakkukan penilaian faktor kelayakan TELOS. Dengan metode kelayakan
TELOS, para penilai yang ada dalam kasus ini yaitu satu orang perwakilan pengguna layanan
yang disebabkan kendala waktu dan sumber daya manusia.

4. 1. Kelayakan Teknis
Kelayakan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi
yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi pendidikan SIAP ke PSB
SMA Labschool Kebayoran. Sistem Informasi Pendidikan ini merupakan sebuah
sistem berbasis web yang disediakan PT. Telekomunikasi Indonesia yang digunakan
untuk membantu untuk mengelola data dan informasi pendidikan dengan lebih cepat,
mudah, akurat, terpadu dan berkesinambungan. PSB SMA Labschool Kebayoran
membantu melakukan optimasi seleksi penerimaan siswa baru, mulai dari proses
pendaftaran, proses seleksi hingga pengumuman hasil seleksi, yang dilakukan secara
online dan berbasis waktu nyata. SIAP WEB Sekolah merupakan sebuah layanan web
sebagai media komunikasi dan interaksi antara sekolah dan masyarakat dengan
menggunakan laman web (situs).
a. Kebutuhan hardware, software, dan infrastruktur PSB SMA Labschool Kebayoran
tidak membutuhkan perangkat keras dengan spesifikasi khusus, yang diperlukan
hanyalah PC/Laptop yang terkoneksi internet. Tidak memerlukan perangkat server
khusus yang terpasang di sekolah atau dinas untuk mengoperasikan sistem PSB
SMA Labschool Kebayoran. Yang diperlukan hanyalah sebuah web browser untuk
dapat mengakses situs PSB SMA Labchool Kebayoran.
Semua perangkat utama seperti: server-server, sistem aplikasi, backup data,
keamanan data hingga pemeliharaan sistem merupakan tanggung jawab TELKOM
sebagai penyedia layanan.
Infrastruktur merupakan sarana yang sangat dibutuhkan dalam sebuah aktifitas
apapun termasuk aktifitas pendidikan. Adapun infrastruktur yang ada pada SMA
Labschool Kebayoran yaitu:
NO INFRASTRUKTUR KETERANGAN
1 Komputer puluhan komputer untuk guru pengajar, staff
akademika dan siswanya
2 Printer Untuk membantu dalam proses kerja akademik
3 Perpustakaan Fasilitas untuk siswa belajar tambahan dengan
sumber-sumber buku yang disediakan
4 Jaringan Internet Fasilitas untuk staff akademik dan siswa
5 Laboratorium Fasilitas siswa untuk praktek akademik
6 Proyektor Fasilitas tambahan yang ada di setiap kelas
7 Air Conditioner Fasilitas tambahan untuk kenyamanan proses
belajar mengajar yang ada di setiap ruangan
kelas
SMA Labschool Kebayoran memiliki infrastruktur yang cukup, namun dalam
Sistem Informasi berupa situs web sekolahnya belum benar-benar diberdayakan
dengan baik.

5. 2. Kelayakan Ekonomi
Pembangunan atau penggunaan sistem baru tentunya membutuhkan investasi atau dana
untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan. Untuk menganalisis kelayakan ekonomi
digunakan kalkukasi analisis biaya dan manfaat (cost benefit analysis). Adapun tujuan
dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna
apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya
yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif
yang digunakan untuk menemukan standar kelayakan proyek.
Analisa Biaya dan Manfaat
Untuk melakukan Analisa biaya dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu
komponen biaya dan komponen manfaat.
a. Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan penggunaan layanan sistem ini hanyalah biaya
langganan layanan SIAP Online yaitu sebesar Rp 4,95 Juta (termasuk PPN) per
tahun yang mana adalah edisi Premium dari layanan yang ditawarkan oleh
TELKOM.
b. Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntungan berwujud (tangible benefit) adalah
keuntungan penghematan peningkatan administrasi yang dapat diukur
dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain:
a. Pengurangan biaya operasi
b. Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya perlengkapan
2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefit) adalah keuntungan yang sulit
atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut
antara lain:
a. Kehandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan siswa, guru pengajar, dan staff akademik lainnya
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang
dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan
dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka
PIECES meliputi:
Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan
response time yang cukup.
SISTEM LAMA SISTEM BARU
Waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan penyeleksian siswa secara
manual membutuhkan waktu yang lama.
Situs web sekolah memberikan respon
Waktu yang dibutuhkan untuk
menyeleksi menggunakan sistem cepat
dan secara real time.
Situs web SIAP Web memberikan respon

6. yang lambat. data yang lebih cepat.
Information (informasi) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang
berkualitas bagi pengguna.
SISTEM LAMA SISTEM BARU
Keakuratan informasi kurang terjamin
karena human error
Informasi yang dihasilkan dapat lebih
tepat waktu dan akurat
Economy (ekonomi) untuk mengetahui apakah system menawarkan tingkat dan kapasitas
pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
SISTEM LAMA SISTEM BARU
Biaya yang dikeluarkan relative lebih
tinggi kemungkinan terjadinya
kesalahan lebih tinggi dalam mencetak
dan biaya sdm.
Biaya yang dikeluarkan relative lebih rendah
karena percetakan diminimalkan.
Control (pengendalian) untuk mengetahui apakah sistem menawarkan kontrol
(pengendalian) untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin
keakuratan dan keamanan data.
SISTEM LAMA SISTEM BARU
KKN dengan mudah dapat dilakukan
dengan bekerjasama dengan pegawai
yang terlibat dan sulit diketahui.
File-file kertas diakses orang-orang
yang tidak berwenang
Risiko terjadinya KKN berkurang karena
menggunakan sistem yang terintegrasi
dengan dinas.
Pengendalian sistem dilakukan dengan
membatasi hak user
Nilai Akhir Kelayakan TELOS
Jumlah dari semua faktor kelayakan = 25.0 (9.0+8.0+8.0). Total skor = 25.0/3 = 8.44, berarti
perancangan pengembangan sistem informasi dievaluasi adalah LAYAK, dengan risiko
pengembangan sistem yang cukup rendah.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisi Studi Kelayakan sistem informasi pendidikan berbasis web
SIAP online pada SMAN 4 Denpasar, maka dapat diambil kesimpulan:
1. Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS sistem informasi pendidikan PSB SMA
Labschool Kebayoran layak untuk dikembangkan.

7. 2. Rekomendasi untuk SMA Labschool Kebayoran kedepannya adalah proses seleksi
online menggunakan PSB SMA Labschool Kebayoran dan pengadaan web PSB SMA
Labschool Kebayoran dan sistem PSB SMA Labschool Kebayoran lainnya yang sudah
menjadi paket layanan yang dapat menunjang proses belajar mengajar.
Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut.
1. Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja Analisa
kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan
MURRE (design factor).
2. Sebaiknya nilai diberikan oleh banyak pihak, yaitu orang-orang yang terlibat dalam
pengembangan sistem dan yang akan menggunakan sistem.
3. Sistem informasi pendidikan berbasis web PSB SMA Labschool Kebayoran sebaiknya
dilanjutkan ke tahap implementasi, sehingga dapat meningkatkan kualitas dan
mempermudah SMA Labschool Kebayoran dalam melakukan proses-proses akademik.