Uploaded bypearl_deepaksah
6,331 views

Student handbook 2016

The document is a student handbook for Pearl Academy for the 2016-17 academic year. It provides information about the academy's mission, vision, management structure, academic programs offered, and policies. The key points are: 1) Pearl Academy has campuses in Delhi, Jaipur, Mumbai, and Noida and offers 36 undergraduate and postgraduate programs in fashion, design, communication, and business. 2) The management team is led by a CEO and includes heads of academics, operations, finance, and student support. Center directors oversee individual campuses. 3) Academic policies are set by the Academic Board with assistance from committees on management and quality standards. 4) The hand

Embed presentation

Student Handbook 2016‐17  1  July 2016 | Pearl Academy | 011‐49807102  Student Handbook Academic Year 2016‐17     Contents Mission  2  Vision Statement   2  Quality Policy   2  Preface   2  About the Academy  4  Academic Management  6  Blended Learning   7  Individual Highlights Academic Delivery  Progression  Grading & Weightage  14  Marksheets & Awards  15  Appeals      17  Student Feedback    19  Student Trips    20  Student Attendance Policy  22  International Experience   24  Scholarship    26  Industry Sponsored Students  28  International Students  28  Student Related Services   30  (SDS/ ID cards/ Email Id, Blackboard)  Payment of Fee & refund  33  Hostel      33  Discipline & misconduct  34  Ragging & Sexual harassment  36  Infrastructure & facilities   37  (Canteen, library, recreation room,  etc)  Health & Safety    40  Contact details – Administration 43  Placement & internship  43  Clearance Certificate   46  Cancellation of Admission   46  General Guidelines    47  Use of Social Media    48  Annexures & formats  50
Student Handbook 2016‐17  2  Mission       Preface   To be amongst the leading global institutes in design, fashion and creative  business education through continuous innovation, high quality standards  and delightful experience to students, employees and industry partners.  Quality Policy The  Core  purpose  of  Creative  Arts  Education  Society  is  committed  to  provide  professional  services  associated  with  education  and  training  in  the  field  of  design,  fashion  and  creative  business  by  adhering to International Standards,  which are reviewed continuously to  match  requirements  of  students  and  industry.  Pearl  Academy  aims  to provide high quality professional  services to the industry by planning,  organizing,  and  conducting  appropriate  courses  and  other  related activities at the Academy.    This  shall  consistently  be  achieved  through  an  appropriate  quality  managements  system  and  its  continual improvements  Vision The Core purpose of Creative Arts Education Society is to provide education and service for the development of society. The Academy is  committed to Excellence, Innovation, and Customer Satisfaction and Development through self and shared efforts  The Student Handbook is a very important document that needs to be read carefully,  as its thorough understanding will be crucial to your successful studentship at the  Academy. This Handbook acts as a guide throughout your tenure at the Academy on  important day‐to‐day issues, and, hence, you are advised to keep this with you all  through your studentship at the Academy 
Student Handbook 2016‐17  3    Welcome Note   Our Responsibility   The Pearl Academy extends a hearty welcome to you.  The  Academy  congratulates  every  one  of  you,  who  is  newly  enrolled,  on  your  having  qualified  through  its  stringent  admission  procedure  and  is  eager  to  set  you on an exciting and rewarding educational journey and experience. Now that  you are a participant in learning for joining in future creative industries where  “innovation”  is  the  keyword,  you  are  invited,  wholeheartedly,  to  engage  in  an  exacting and demanding curriculum.  The Academy is pleased to receive every continuing student, who has returned  after a well‐deserved, refreshing vacation; the campus is geared to support you  to resume your educational journey to the next milestone.  The Academy wishes you all the best and it will be our endeavour to guide you  to help yourself find your own solutions at different crossroads in your  educational journey. The Academy will make ceaseless efforts to ensure that  you enjoy your learning and graduate to a successful career in the creative  industry of your choice.    Our Beliefs Your quest for sound education in pursuit  of  a  clearly  chosen  career  linked  with  fashion  and  life‐style  industries  has  brought you to this Academy.  Whether  you  are  an  undergraduate  or  post  graduate  learner  and  whatever  the  course  you  may  be  undergoing,  when  your  educational  journey  is  completed,  you will, as will each one else –  a) have  clearly  defined  career  goals  b) focus  on  excellence  and  innovativeness  and  display  a  high level of commitment  c) be able to withstand the stress  of  working  in  a  competitive  environment  through  professional work planning and  time management  d) be  self‐confident  and  have  leadership skills that inspire and  motivate others  e) be a team player  f) be  willing  to  take  on  social,  moral and civic responsibility  g) have an appropriate balance of  skill  and  conceptual  competency  in  your  area  of  specialization,  along  with  a  holistic  understanding  of  fashion and life‐style industries  h) be  a  problem‐solver  at  work  with  strong  analytical  and  presentation skills  i) be  able  to  source  information  and  to  collate,  evaluate  and  manage it.  These are the hallmarks of a good professional and the Academy considers it to  be its responsibility to facilitate your transformation into one in preparation of  your entry into the world of work. Towards this, you will receive once every  Semester / Term, a feedback on the above attributes, indicating your strength  and weakness, in the expectation that the feedback will help and support you  to acquire the desired level and degree of graduate proficiency.   
Student Handbook 2016‐17  4  The Academy It is important that you know the Academy’s locations in India and the main functionaries therein. It helps to understand  its systems and structure so that you are aware of the whole organisation, the responsibility centres and the channels to  communicate with or to resolve your difficulties and problems.  Locations   The Academy is centered at Delhi with its four campuses ‐ Delhi/ NCR (East &  West), Jaipur & Mumbai.  .  Management   At Delhi, your Academy houses a central team comprised as under:    Name  Designation  Mr. Sharad Mehra  Chief Executive Officer  Mr Claudio Moderini  Head – Academics  Ms. Nandita Abraham  Executive Vice President – Operations  Mr Alok Baraya  Head – Institutional Affairs  Ms. Seema Mahajan  Head ‐ Academic Governance  Mr. Balkishan Sahani  VP – Finance  Mr. L. N. Gupta  VP – Administration  Ms Nien Siao  VP – International Affairs & Head – Research  Ms Meera Elley  VP –Hybrid Blended & Online Learning  Mr Anup Srinivasan  AVP ‐ Operations & New Initiatives  Ms. Reena Mehra  Head – Student Development & Support  Ms. Preeti Dewan Mehta  Head – Academic Development     Centre Directors  Dr. Veena Dutta  Director, PA Delhi/NCR (East & West)  Mr. S. Ramalingam  Director, PA Jaipur  Ms. Ruchita Verma    Director, PA Mumbai    Centre Registrars  Mr. Saurav De  Registrar, PA Delhi  Mr. Mahesh Nautiyal  Registrar, PA Noida  Ms. Maneesha Gupta   Registrar, PA Mumbai   Ms. Rachna Yadav  Dy. Registrar, PA Jaipur     
Student Handbook 2016‐17  5    School Heads   Foundation  Mr. Vivek Karmokar  Creative Business  Dr. Priya Mary Mathew   Fashion, Styling & Textiles  Mr Claudio Moderini  Design Communication, Media & Film  Mr. Nidhip Mehta  Academic Programmes: You are enrolled in one of the thirty‐six courses conducted by the Academy. The details are as follows: Programme/Course   Locations  Masters Degree Programme (2 year)    MA Design (Fashion / Textiles) [MA‐FT]  Delhi  MA Fashion Marketing [MA‐FMG]  Delhi   Post Graduate Diploma Programme (2 year)     Fashion Business (Marketing & Merchandising) [PG‐FBMM]  Delhi, Mumbai  Fashion Business (Merchandising) [PG‐FM]   Delhi,   Fashion Business (Marketing) [PG‐FMG]  Delhi,   Fashion Business (Lifestyle Retail) [PG‐FBLR]  Delhi  Luxury Brands [PG‐LB]   Delhi, Mumbai  Fashion Design [PG‐FD]   Delhi, Jaipur, Noida, Mumbai  Interior Design & Styling [PG‐IDS]  Delhi, Noida, Jaipur, Mumbai  Fashion Styling & Image Design [PG‐FSID]  Delhi, Mumbai  Fashion Communication [PD‐FC]  Delhi,   Communication Design [PG‐CD]  Delhi, Mumbai  Under Graduate BA (H) Programme (4  / 3 year)     B.A (Hons.) Fashion Design [FD]   Delhi, Jaipur, Noida, Mumbai  B.A. (Hons.) Fashion Styling & Image Design [FSID]   Delhi, Noida, Mumbai  B.A. (Hons.) Fashion Media Communication [FMC]   Delhi, Mumbai  B.A. (Hons.) Communication Design [CD]   Delhi, Noida, Mumbai   B.A. (Hons.) Textile Design (Fashion) /(Interiors) [TDFI]   Delhi, Jaipur  B.A. (Hons.) Fashion Business Management [FBM]    Delhi   B.A. (Hons.) Fashion Marketing & Retailing Management [FMRM]    Delhi   B.A. (Hons.) Fashion & Lifestyle Business Management [FLBM]    Delhi, Mumbai, Noida  B.A. (Hons ) Luxury Brand Management [LBM]  Delhi, Mumbai  B.A. (Hons.) Fashion & Lifestyle E‐Commerce [FLE]    Delhi  B.A. (Hons.) Interior Architecture & Design [IAD]   Delhi, Noida, Jaipur, Mumbai 
Student Handbook 2016‐17  6  B.A. (Hons.) Jewellery Design [JD]   Jaipur   B.A. (Hons ) Interior Product Design [IPD]  Noida  B.A. (Hons ) Product Design [PD]  Delhi, Noida, Mumbai    Foundation Design##   Delhi, Jaipur, Noida, Mumbai   Post Graduate Professional Diploma Programme (1 year)    PR and Events [PD‐PRE]  Delhi  Under Graduate Diploma Programme (1 year)    Fashion Media Make‐up [FMM]   Delhi , Noida, Mumbai  Styling for Interiors [SI]  Delhi  Professional Photography [PP]  Delhi, Mumbai  Fashion Women’s Wear [FWW]  Delhi, Noida, Mumbai  Under Graduate Diploma Programme (1 year evening)    Personal Styling & Grooming    Fashion Design    Interior Decoration    Graphic Design & Advertising    NOTE: ##  Under Graduate Degree Programme [Design] students undergo foundation phase in first year before progressing  to 3 years degree phase.  * Campus wise availability of the Programme /Course can be seen at www.pearlacademy.com   Academic Management: To ensure that you receive the best professional education in your chosen field or discipline, the Academy has an  elaborate Academic Board, which comprises core functional heads and external professional/academic experts.   The Academic Board is assisted by two smaller bodies called the Management Review Group and the Academic  Standards & Quality Committee, which is chaired by the CEO. The Academy also has an Advisory Board composed  of leading industrialists / technologists from fashion, design and creative industries as well as eminent academicians  to orient to the needs of the industry and to keep abreast with the latest trends in domestic and international  market.  Course Committee  Your course is administered by a Course Committee comprising of Course Leader, Course Coordinators, associated  module tutors / mentors and student class representatives. The Course Committee meets twice a semester to plan  for, monitor the progress, receive Student Feedback and review the outcome achieved in the course of curriculum  delivery    Course Leader/ Course Coordinator The Course Leader and the Course Coordinator are the pivots of your course. The former is an intellectual leader  and visionary who is constantly shaping the course for it to stay in tune with the dynamic environment and the later  provides administrative support to the Course Leader. So, for all your day‐to‐day matters, you will report to the  Course Coordinator in charge of your specific cohort/class.  
Student Handbook 2016‐17  7  Module Tutor / Mentor The Academy engages the best teachers or faculty members to deliver quality education to you. The teachers, each  well qualified in their own specialization, will facilitate your learning in various modules through execution of roles  as tutors or mentors. The tutors instruct you, whereas mentors guide you. Most are permanent members of the  core faculty and others are eminent experts, who will teach you as Contract / Adjunct / Visiting Faculty. You will find  that each one of them is receptive to answering your questions and resolving your doubts.    Class Representatives Two student representatives from each class/section will be designated as class representatives (CRs) who will work  as a link for all communication between students and the course administrators, faculty/staff and other authorities.  The representatives will be chosen by students of a class in every semester. The role of the class representative is to  represent the collective interests/problems of the class to the Course Leader and Course Coordinator, coordinate  scheduling matters, maintain class‐related accessories, distribute materials, coordinate class for diverse obligations,  etc. This role provides an excellent opportunity for you to develop leadership and management skills. Academic Calendar The  Academic  Calendar  for  the  semesters  August‐December  2016  and  January‐July  2017  of  the  Academic  Year  2016‐17 is at Annexure I.  A list of holidays when the Academy will remain closed during the academic year is at Annexure II  Academy reserves the right to change the list of holidays  Teaching & Learning The Academy’s educational philosophy combines faculty teaching with independent learning by you. As a mature  person, who has voluntarily chosen this career, you will also learn from various encounters and interactions with  people and situations. You must remain alert to gain from all such diverse situations to enhance your knowledge  and skills, and, in many situations, you will be expected to initiate and sustain such external learning and guidance  through your own initiative. Besides Knowledge and Understanding the learning also comprises of developing life  skills for successful professional career .some of them are clear and effective communication, independent learning,  critical thinking, team work, effective time management and Academic integrity.  The academy has zero tolerance for plagiarism. Students are expected to use the Harvard System for citation and  referencing for their research, submissions. Guide to Harvard Style of Referencing has been uploaded on LMS Black  board,  mentioned  in  Module  Guides  and  available  on  the  Pearl  website  (http://www.pearlacademy.com/moodle/admin/index.php).      Blended Learning The  Academy  has  introduced  Blended  Learning  in  its  curriculum  delivery  from  AY  2014‐15.  Blended  learning  combines  conventional  classroom‐delivered  content  with  on‐line  delivered  content.  While  classroom  delivery  requires  a  student  to  receive  learning  in  a  fixed  place  and  time  as  well  as  through  live  tutor  presence,  online  delivery allows you to undergo the learning process at your own time and place and at your own pace. On‐line  learning  will  be  skillfully  meshed  or  blended  with  classroom  learning  or  activity.  It  will  also  be  monitored  and  accounted  for.  Some  assessment  may  also  occur  through  the  online  mode.  The  Blended  Learning  would  be  delivered via Black Board Learn.    Blackboard Learn is a Learning Management System (LMS) that will enable‐ you to access digital content anytime,  anywhere at your own convenience.  The LMS will not only provide you access to the online sections of your course  modules but also allow you to collaborate through discussion forums and wiki, submit assignments and tests and  view  faculty  feedback.    It  will  help  you  enhance  your  critical  thinking  skills  by  not  limiting  creativity  to  the  boundaries of the classroom. 
Student Handbook 2016‐17  8  I. Academic Delivery The course structure sets out the expected standards and the criteria for assessment. This section gives you some of the important points that you should know at the outset   1.1 Academic Documents Course Specifications At  the  start  of  every  course/programme,  a  new  enrollee  receives  the  Course  Specification,  which  is  a  synoptic  document  of  the  complete  plan  of  the  Course  from  start  to  finish.  You  must  read  this  very  carefully, at start of your course, and on each occasion, as you progress through the Level/Semester.  Module Guide This is a singular document which you will receive at the start of every module of learning. The module  guide informs you what to expect as delivery by the teacher(s) and, in turn, what the teacher(s) expect of  you. It describes the following:    aim of module and its contents    the learning outcomes to be assessed;    the prescribed reading and referencing   the assessment plan   guidance on the assessment task(s);   the assessment criteria and how they relate to the intended learning outcomes;    submission deadlines;    feedback    The Module Guide is provided for every module of study during a semester or level. Module Guides  are uploaded on LMS Black Board by the Course Tutors.   It is your responsibility to ensure that you read it carefully and seek clarifications (if required) from your  Course Leader.    1.2 Assessment Marking Every module has one assessment element which is marked out of 100 percent. The module aggregate  mark is the weighted average of the 5 Assessment Criteria (ideation /research /execution /presentation  /engagement)  of  the  module.  Each  criterion  is  mapped  to  the  Learning  Outcomes  of  the  module.  In  undergraduate  courses,  the  minimum  module  mark  for  passing  a  module  is  40  %;  in  post  graduate  courses, 50 %.    We  follow  the  credit  system  of  marking.  A module  credit is  a  unit  that  gives  weight  to  the  time  requirements to complete a module. 1 credit represents the learning by a student in 10 hours. Normally a  student will study 120 credits per year, or 60 credits per semester. The yearly/level aggregate marks are  calculated on the weighted module aggregate mark with respect to the credit value of the module. The  Weighted Module Aggregate Mark is calculated as follows:  Module Aggregate Mark X Module Credit Value  120 (total credit in 1 year/level)    Each  Level  will  carry  a  Level  Aggregate  Mark,  which  is  calculated  as  the  sum  of  the  weighted  module  aggregate  marks  for  all  the  modules  that  comprise  that  particular  Level.  The  student  must  achieve  a  minimum Level Aggregate Mark for progression to the next Level or Graduation as applicable and all the  modules in the level must be passed through the entitled attempts as explained in section 1.5( Assessment  Structure) 
Student Handbook 2016‐17  9    1.3 Assessment Parameters There are five assessment criteria referring to the learning outcomes connected with every assessment.  The criteria and their scopes are given below.    Assessment  Criteria  (learning outcome)  Descriptors for Criteria   Ideation  Theoretical  knowledge,  conceptualization,  clarity  of  ideation,  original  thinking,  critical reviewing  Research  Literature  study,  visual  research,  exploration,  information  sourcing,  data  gathering,  surveying,  research  design,  choice  of  research  methods,  tolls,  techniques, interpretation of results, discussion of findings, thoughts for further  research  Execution  Ability to manage time, ability to work within prescribed budget, achievement of  plan of work, completion of deliverables  Presentation  Quality of written/oral/graphic communication, defense of ideas/work, reflection  Engagement  Class  attendance  as  prescribed,  participation  in  class  activities,  self‐initiative,  motivation,  demonstration  of  responsibility,  ability  to  work  by  oneself,  demonstration of ethic and integrity    1.3.1 Formative and Summative Assessment A  module’s  learning  outcomes  are  assessed  by  appropriate  assessment  method.  The  approach  to  assessment combines formative assessment with summative assessment.   Formative assessment is aimed at evaluating your ability to absorb and imbibe the learning in the form of  knowledge, understanding and skills, during the progression of a module. It will be used to facilitate your  learning  growth  and  to  mirror  your  strengths  and  weaknesses  from  a  developmental  perspective.  Markings,  if  any,  will  be  purely  indicative  in  nature  and  will  not  have  any  bearing  on  the  summative  assessment.  Summative assessment, generally taken by students at the end of a module or semester to demonstrate  the  "sum"  of  what  they  have  or  have  not  learned  is  aimed  at  evaluating  the  achievement  of  learning  outcomes. Every module learning outcome will be assessed.   For every formative and summative assessment, you will receive a feedback in a prescribed format from  each Course Tutor. Formative feedback is developmental in nature and is meant to guide you for further  improvement.  Summative  feedback  explains  the  merit  of  your  submission  and  the  conformity  of  the  marking with the declared assessment criteria in the assessment brief.     The Mark indicated on the Summative Feedback Sheet is PROVISIONAL, until endorsed and confirmed by  the  External  Examiners  in  the  proceedings  of  an  Examination  Board.  In  the  event  that  the  External  Examiners choose to change your PROVISIONAL mark, upward or downward, the prescribed changes will  be  implemented  accordingly  and  recorded  appropriately  in  the  minutes  of  the  Board  meeting.  The  Board’s decision will be final and binding and not open to Appeal.  1.4 Submission of Assessment All submissions/ tests/ examinations will be accepted/held only in the assigned venue(s), and during the  specified time(s)/date(s) as per the module guide    There are two modes of submission: 
Student Handbook 2016‐17  10   Online Submission will be uploaded by students in LMS BLACK BOARD by the prescribed date up  to  24:00  hrs  of  the  given  date.  LMS  Black  Board  keeps  a  record  of  the  date  and  time  of  submission. Details will be received from Course Leaders / Course Tutors.    Physical Submissions to be handed over to the prescribed person up to 16:30 hrs of the prescribed  date. The submission will be noted in the log‐ book along with your signature and that of the  prescribed receiving person, with the date and time of submission duly recorded.     Sometimes, there may be both modes of submission prescribed if the assessment so requires.  1.4.1 Late/Non‐ Submission of Assessment Any submission given after the notified date, time and venue is a late submission. A late submission will be  accepted only within a period of three working days. Please note that late submission will be eligible for  passing marks only, if so merited. Submission made after three working days following the first deadline  will not be counted as submission at all and will be treated as non‐submission and entitled to zero mark as  a penalty, although the student will receive a deserving feedback for the submission for him to know the  worth of his work.  Submissions not fulfilled as per section 1.4 above, count as non‐submissions and will be marked Zero for  the defaulting module/element. However for exceptional circumstances, the rules of Deferral will apply as  per section 1.4.2.   1.4.2 Exceptional Circumstances Exceptional circumstances are circumstances which act as a hindrance to the normal performance of the  student or obstruct the student from meeting the submission deadlines.   In general, exceptional circumstances will be of a medical or personal nature affecting the student for any  significant period of time and/or during the examination period and which can normally be corroborated  by  evidence.  You  will  then  have  a  chance  to  make  a  re‐submission,  called  as  a  Deferral  (deferred  submission),  for  which  a  fresh  schedule/deadline  will  be  intimated.  The  Deferral  will  count  as  a  first  attempt and the student will be entitled to fully deserved marks, subject to provisions of section 1.5  below. The Deferral will be administered by your Course Leader as soon as the medical or exceptional  circumstances have been mitigated and you are ready to undertake the deferred submission.  In the case that you have to appear for any recognized university/other exams evidenced through admit /  identity card and are unable to submit your assessment as scheduled, you will have to inform your Course  Coordinator/Course Leader well in advance regarding this with evidence of the course in which you are  registered in any university/institution and the date sheet of exams.    What counts as exceptional circumstances? Some  examples  of  circumstances  that  might  be  upheld  as  exceptional  are  given  below,  together  with  examples of documentation to support submission by students.     Circumstance   Supporting documentation   Illness  which  prevented  the  student    from  attending/completing an assessment or affected  his/her  ability  to  perform  in  an  assessment  on  time[see section on late submission]  Letter/certificate from a registered medical practitioner,  prescription  of  the  registered  medical  practitioner  during the illness period  Personal/domestic  problems  which  occurred  in  the  period  leading  up  to  an  examination/assessment deadline   Letter from someone who has direct knowledge of the  problems  and/or  has  been  involved  in  supporting  the  student  (e.g., Relatives, Parents, SDS Manager) 
Student Handbook 2016‐17  11  Bereavement  Supporting  evidence  of  bereavement  &  note    from  parent/guardian, or doctor of its effect (as applicable )     What doesn’t count as exceptional circumstances?   Long term issues, such as on‐going health/personal/financial issues which affect a student’s ability to study  or ability to perform normally, do not count as exceptional circumstances. If a student is affected in this  way, he/she should discuss the situation with respective School Head and Course Leader.     The following are examples of circumstances which are not likely to be upheld:   • completing and submitting coursework late and missing deadlines   • late submission due to a printing/binding/copying backlog   • losing coursework not backed up on disk   • work (paid or voluntary) or religious commitments reducing time available for study or coursework   • a minor ailment such as a cold, or a stomach upset etc  • misreading the examination timetable   • holidays or travel   • chronic ill health   • prolonged personal difficulties which have affected capacity to learn  • marriage in the family or own marriage    Notification of Exceptional Circumstances    Every  student  who  is  undergoing/undergone  an  exceptional  circumstance,  due  to  which  the  academic  activities have suffered must submit a Notification of Exceptional Circumstances (NEC) form (Annexure ‐  VIII) duly completed in all respects & accompanied with supporting evidence to the Course Leader. The  notification of exceptional circumstances must reach Registrar Office not later than 5‐working days after  the official coursework submission date / at least 1 week prior to the Assessment Week at the campus.    1.5 Assessment Structure: The assessment structure provides for completion of assessment of a module through 3 attempts subject  to conditions.    First attempt – The First attempt is an entitlement for all students and it is expected that students will be  diligent  enough  to  pass  a  module  in  the  first  attempt.  The  first  attempt  is  administered  as  per  the  prescribed schedule for assessment in the module guide.    Second Attempt ‐ The second attempt, or Referral, is administered as soon as the first attempt for an  assessment  is  declared  to  have  failed  to  attain  minimum  pass  marks.  It  is  administered  in  the  same  semester  as  pertinent  to  the  course  in  which  the  module(s)  failed  in  first  attempt  have  been  studied.  Assessment Brief(s) for the Second Attempt will remain the same as for the First Attempt. Second Attempt  will be limited to failed assessment element(s) only. Module(s) passed in second attempt will be indicated  so in the Marks Sheet. At the end of second attempt, you may be declared fail if the cumulative credit  value of modules not passed exceeds the stipulated maximum credits pertinent to a course as in table  below.    Third  attempt  ‐  The  third  attempt  or  Repeat,  is  permissible  only  under  the  condition  that  the  sum  of  credits  of  all  the  modules  remaining  failed  after  second  attempt  across  a  Year/Level  matches  with  the 
Student Handbook 2016‐17  12  status  described  in  the  table  below.  Repeat  will  be  administered  to  eligible  students  within  15  days  of  completion of the Referral Board at the end of a Level in the case of BA (Hons.) and at the end of the Year  in case of 2 Year PG Diploma & 1 year Diploma courses. Repeat will be administered in the same manner  as Referral. When recourse to repeat is available, it represents a final attempt at clearing failed credits.  Module(s) passed in third attempt will be indicated so in the Marks Sheet. At the end of Repeat, if any  credits  remain  not  cleared,  you  will  be  declared  “FAIL”.  Assessment  Brief(s)  for  the  Third  Attempt  will  remain the same as for the First & Second Attempts. Reassessment will be limited to failed assessment  element(s) only.  Students of MA courses are not entitled for Third Attempt.    ASSESSMENT STRUCTURE TABLE Order of Attempt  UG  Diploma  &  PG   Prof.  Diploma    (1‐Year)   BA (Hons.)  PG  Diploma    (2‐Year)  Masters  First Attempt  All  students  on  rolls  are eligible  All  students  on  rolls  are eligible.  All  students  on  rolls  are eligible.  All  students  on  rolls  are eligible.  Second Attempt    [Technically  called  as Referral]  Available  on  not  passing any module(s)  in first attempt.  Available  on  not  passing any module(s)  in first attempt.   Available  on  not  passing any module(s)  in first attempt.   Available  on  not  passing  any  module(s).          [Student  not  clearing  any  module(s)  after  second  attempt  is  declared “FAIL” and is  required  to  repeat  the same Semester.]  Third Attempt    [Technically  called  as Repeat]  Available to a student  that  has  not  passed  modules  cumulating  to  maximum  40  credits  after  second  attempt in a year.  Available to a student  that  has  not  passed  modules  cumulating  to  maximum  40  credits in a Level after  second attempt.  Available to a student  that  has  not  passed  modules  cumulating  to  maximum  40  credits in a Year after  second attempt.  Not Applicable  [After  third  attempt,  if  any  module(s)  remain  not  passed,  student  is  declared “FAIL” and is required to repeat the Year/Level]      In the BA (Hons.) and 1 Year UG Diploma courses, on passing a module after second attempt, a student is  entitled to a merited Module Aggregate Mark, subject to a pass mark of 40 in the assessment element(s)  that is/are reassessed.  In the 1 Year/2 Year PG Diploma and MA courses, on passing a module after second attempt, a student is  entitled to a merited Module Aggregate Mark, subject to a pass mark of 50 in the assessment element(s)  that is/are reassessed.  In  all  relevant  courses,  on  passing  a  module  after  third  attempt,  a  student  is  entitled  to  a  Module  Aggregate Mark capped at 40 or 50 as applicable in the pertinent course.   
Student Handbook 2016‐17  13  Referral Board  Second attempt re‐assessment will be placed before a notified Referral Board within 30 days of the end of  every semester as applicable to a course. The Referral Board will declare the re‐assessment result and the  status of a student arising therefrom as per the table above. The decision of the Referral Board shall be  final and binding.  Repeat Board  Reassessment through third attempt will be placed before a Notified Repeat Board once only in July every  year, within 15 days of the completion of immediately preceding Referral Board. The Repeat Board will  declare  the  reassessment  result  and  the  status  of  a  student  arising  therefrom  as  per  the  Assessment  Structure Table above. The decision of the Repeat Board shall be final and binding.    Forfeiture of Assessment  In the event that you are proven to have committed any Academic misconduct (plagiarism or indulged in  use of unfair means), you will forfeit all assessment marking that you may have received provisionally in  the module(s) in which plagiarism or cheating has been detected.   Opportunity  for  reassessment  will  be  subject  to  the  decision  of  the  Disciplinary  Committee  notified  to  examine the charge(s) that have been leveled against you.  In the event that you are debarred for attendance default, you will forfeit all assessment marking that you  will have provisionally received in all modules administered up to and at the time of debarment during the  semester/level/year of study as per attendance policy in force. You will undergo deregistration and you will  have to repeat the semester/level/year, as will be pertinent, should you wish to continue in the course.    II. Progression The External Examiners and the Examination/Progression Board are the final arbiters of the assessment  received  by  you,  endorsing  the  provisional  mark  or  altering  it  in  any  direction  to  a  deserving  level  as  deemed fit by them through careful inspection at the time of the board.     The  External  Examiners  assess  that  the  students  have  completed  the  Course  satisfactorily;  assessment  regulations  have  been  followed;  and  that  the  benchmarks  of  marking  are  in  conformity  with  accepted  national and international standards. The Examination Board sits at the end of a course and recommends  awards on behalf of the Academic Board for graduating cohorts.  The Progression Board consists of Head of School (in chair), Centre Director, and Representative of the  Academic Office, Representative of the Academic Management office, Course Leader and course team. The  Progression Board sits at the end of every intervening Level/Year (other than graduating Year/Level) and  decides students’ progression to the next level/year of learning in the course.     The Interim Review Board sits at the end of every semester (other than graduating semester) and decides  your progression to the next semester of learning in the course. The progression between the semesters is  decided on the strength of provisional marks awarded to a student.     A student progresses between the stages of a course or graduates from a course as per the Progression  and Graduation Table below: 
Student Handbook 2016‐17  14  PROGRESSION TABLE Progression  UG  Diploma  &  PG  Diploma (1‐Year)     BA (Hons.)  PG  Diploma    (2‐Year)  Masters  Progression  to  Next  Stage  in  a  course  Not Applicable  Occurs  when  student  clears  all  modules  of  current  Level  through  entitled  number  of  attempts.  Occurs  when  student  clears  all  modules  of  current  Year  through  entitled  number  of  attempts.  Occurs  when  student  clears  all  modules  of  current  semester  through  entitled  number  of attempts.  Graduation from a  course  Occurs  at  the  end  of  Year ‐1, when student  has  cleared  all  modules of the course    through  entitled  number of attempts.  Occurs  at  the  end  of  Level  3  when  student  has cleared all modules  of  the  course  through  entitled  number  of  attempts.  Occurs  at  the  end  of  Year  2  when  student  has cleared all modules  of  the  course    through  entitled  number  of  attempts  Occurs  at  the  end  of  Semester 3 when student  has  cleared  all  modules  of  the  course    through  entitled  number  of  attempts      III. Grading & Weightage   The Grade achieved is defined as follows:    (a) In 4‐year BA (Hons.) Courses / 1‐year UG Diploma Courses  Grade Achieved  First Class, when the Level/Year Aggregate Mark is 70 or above  Second Class, Upper Division, when the Level/Year Aggregate Mark is 60 or above but less than 70  Second Class, Lower Division,  when the Level/Year Aggregate Mark is 50 or above but less than 60  Third Class, when the Level/Year Aggregate Mark is 40 or above but less than 50     (b) In 2‐year PG Courses / 1‐year PG Professional Diploma Courses  Distinction, when the Year Aggregate Mark is 70 or above  First Class, when the Year Aggregate Mark is 60 or above but less than 70  Second Class, when the Year Aggregate Mark is 50 or above but less than 60    (c) In MA Courses  Distinction, when the Aggregate Mark is 70 or above  Commendation, when the Aggregate Mark is 60 or above but less than 70  Pass, when the Year Aggregate Mark is 50 or above but less than 60  The Course Aggregate Mark (CAM) is the weighted average of the Level Aggregate Mark (LAM) or Year  Aggregate  Mark  (YAM)  or  Semester  Aggregate  Mark  (SAM)  in  UG,  PG  &  Diploma  courses  respectively,  specified by a formula as follows: 
Student Handbook 2016‐17  15    Course Aggregate Mark in BA (Hons.)  = 0.20 (LAM of Level 1) + 0.30 (LAM of Level 2) + 0.50 (LAM of Level  3)  Course Aggregate Mark in PG Diploma  = 0.50 (YAM of Year 1) + 0.50 (YAM of Year 2)  Course  Aggregate  Mark  in  1‐year  UG  Diploma / PG Professional  Diploma  = 0.50 (SAM of Sem 1) + 0.50 (SAM of Sem 2)  Course Aggregate Mark in MA  = (Module Aggregate Mark x Module Credit) / 180 : up to & incl. Sem  3    The final award grades are similar to the ones described in the UG, PG & MA Courses respectively. If the Course  Aggregate Mark (CAM) falls within 1.00 percent range of the next higher grade, then the mark is set at the  lower  limit  of  the  next  higher  grade,  at  the  discretion  of  the  Examination  Board,  provided  you  have  demonstrated a rising trend of achievement progressively through the stages of the course.    IV. Issue of Mark sheet   You are entitled to receive a Mark Sheet declaring your assessments at the end of every semester / Level  as applicable to your course. The Mark Sheet will indicate your module‐wise marking, its module credit  value, your progression status at the stage when due, Semester/Level/Year Aggregate Mark (as applicable  to a course) and the Grade achieved.   The Semester/Level/Year Aggregate Mark and Grade are issued only to students who have clearly passed.  The  Semester/Level/Year  Aggregate  Mark,  mentioned  in  the  Mark  Sheet,  is  the  cumulative  sum  of  the  module credit value of all modules of the pertinent Semester/Level/Year.    The Mark Sheet would be issued via Student Portal (online) to the respective students by the Registrar’s  Office.  A  student  needing  a  stamped  copy  of  the  mark  sheet  for  submission  purposes  to  an  external  agency, will be issued by the Registrar’s Office, on request only. The electronic version of the Mark Sheet  would be password protected to ensure it is available to the specific student only.    The transcript (hard copy) would be issued to the students during convocation. However, in case a student  needs  multiple  copies  of  transcripts,  the  same  can  be  obtained  from  Registrar  Office  on  request  on  payment of INR 100 per copy.    4.1 Issue of Duplicate Awards Certificate and Consolidated Mark Sheet   For  Under  Graduate  BA  (Hons.)  and  Masters  courses  (validated  by  NTU):  for  all  parchments  /  award  issued by Nottingham Trent University, Duplicates may be issued in case originals are lost / misplaced /  damaged. Duplicates have the same standing as originals award.    All  requests  for  duplicate  or  replacement  certificates  must  be  made  through  the  Nottingham  Trent  University online store. You can access the NTU Online Store at   http://onlinestore.ntu.ac.uk/browse/extra_info.asp?compid=1&modid=1&catid=63&prodvarid=12     Students  will be  prompted to  enter  their NTU  ID  Number,  this can  be  obtained  from  the Collaborative  Partnerships Office  by  emailing  at  cpoenqueries@ntu.ac.uk.  The  same  may be obtained  from Registrar  office of your campus on request.    Charges for NTU Duplicate degree certificate is GBP 36 to be paid through online mode only.   
Student Handbook 2016‐17  16  For all other Awards / Certificates: Duplicates may be issued in circumstances that the originals are lost;  duplicates have the same standing as originals. However, it may not be possible always to issue duplicates  which are replica of the lost original owing to change in format/stationery.     For issue of duplicate certificate, a student is required to apply in the prescribed pro‐forma available at the  Registrar’s  office  along  with  an  Affidavit  (on  Rs  10/‐  on‐judicial  stamp  paper  executed  by  a  First  Class  Magistrate / oath commissioner or equivalent), a copy of the FIR and a fee of Rs 1,000/‐ to be paid by  demand draft in favor of ‘Creative Arts Education Society’ payable at New Delhi or by cash at Academy’s  Account Counter.    The applicant must provide the Academy with EITHER the damaged or defaced certificate OR A copy of the  FIR  and  complete  declaration  setting  out  fully  the  circumstances  in  which  the  certificate  was  lost  or  destroyed (Declaration) and an understanding that, should a duplicate be issued, it will be returned to the  Academy if the original is subsequently found.    4.2 Award You are entitled to receive the Award of the course enrolled in after passing all modules of the course  subject to above rules. You will be conferred the Award in a scheduled Convocation. Until then you will be  issued a Provisional Certificate to acknowledge your eligibility to be conferred the award.    The MA Degree award is conferred directly by the Nottingham Trent University (UK)   MA Award Classification Band  Course Aggregate Mark  Distinction   70 or above  Commendation   60 or above but less than 70  Pass   50 or above but less than 60    The B.A. (Hons.) Degree award is conferred directly by the Nottingham Trent University (UK)       BA (Hons.) Award Classification Band                 Course Aggregate Mark  First Class Honors                                                    70 or above  Second Class Honors, Upper Division                  60 or above but less than 70  Second Class Honors, Lower Division                  50 or above but less than 60  Third Class Honors                                                   40 or above but less than 50  For all 2‐Year PG Diploma courses and 1‐Year PG Professional Diploma courses, the Award will be conferred  by Pearl Academy, with validation by Domus Academy, Milan, Italy.   The award classification for 2 Year PG Diploma and 1 Year PG Diploma course is as given below.    PG Award Classification Band  Course Aggregate Mark  Distinction  70 or above  First Class  60 or above but less than 70 
Student Handbook 2016‐17  17  Second Class  50 or above but less than 60    The 1‐Year UG Diploma award is conferred by Pearl Academy      1‐Year  UG  Diploma  Award  Classification  Band                     Course Aggregate Mark  First Class Honors                                                    70 or above  Second Class Honors, Upper Division                  60 or above but less than 70  Second Class Honors, Lower Division                  50 or above but less than 60  Third Class Honors                                                   40 or above but less than 50      All  awardees  will  receive  a  consolidated  transcript  for  the  duration  of  their  course.  The  consolidated  transcript will indicate the Course Aggregate Mark and the Final Grade of the Award.    4.4 Appeals Student(s) alleged to have committed academic misconduct have recourse to appeal before an Appeals Committee appointed by the Head‐Academic Governance / Head Academics   Categories of Appeals  There are four grounds of appeals for students in Pearl Academy. They are  •  Notification of Exceptional Circumstances   •  Reconsideration of Marks and Final awards  •  Academic misconduct  •  Debarment     Appeal under Exceptional Circumstances  The  conditions  required  for  Appeal  due  to  Exceptional  Circumstances  duly  evidenced  by  attaching  supporting documents are as per section 1.4.2 given above.  Any student wishing to appeal under this clause must submit Notification of Exceptional Circumstances  (NEC) Form (Annexure‐VIII) duly completed in all respects and accompanied with supporting evidence to  the Course Leader prior to or no later than 5 working days after the official coursework submission date or  assessment event.   NEC Form submitted after this date will not normally be considered, unless any mitigating circumstances  will be reviewed on a case to case basis.     Appeal for reconsideration of Marks and Final Award  If a student does not pass [all components] as per the PROVISIONAL Mark / Final Marks and are dissatisfied  with the marking, the student is allowed an opportunity to represent in writing to a nominated Appeals  Committee within 2 days of declaration of results by the Progression Board (PB) / Examination Board (EB) /  Interim Review Meetings (IRM).   Such an appeal must be based on new and relevant information for the Appeals Committee to review the  tutor’s decision. The Appeal must be handed to the Course Leader, who will place it before the Appeals  Committee for due consideration. . [Marks Reconsideration Form in Annexure ‐ VII] 
Student Handbook 2016‐17  18  Reassessment Fee For any reassessment recommended by the Examination Board/Progression Board, you will have to pay a  fee  of  Rs  500/‐  [plus  application  taxes]  per  criteria  reassessment.  However,  in  case  the  reassessment  requires a jury, the fee will be Rs 2,000/‐ [plus application taxes] per criteria reassessed.   This does not apply to you when reassessment takes place in form of a Deferral. Reassessment will be  administered only on formal intimation by the Course Leader concerned to the Registrar after completion  of relevant Board and on production of the receipt issued by the Accounts Section as proof of payment of  applicable reassessment fees.    For  failure  to  Pass  in  the  Final  Dissertation  Project  /  Final  Portfolio  /  Final  Project  as  declared  by  Examination  Board  due  to  non‐submission  failure,  a  student  is  required  to  fully  re‐do  the  same.  The  student  will  have  to  pay  such  charges  for  engagement of  Mentors  / Jury  to  be  decided  by  Registrar  &  communicated to the student(s).    Appeal  under  Academic  Misconduct  (Plagiarism  /  use  of  unfair  means  /  infringement  of  copyrights  /  other cases of academic dishonesty)    Plagiarism  Copying work of other people, or of published authors from any source including internet, without giving  credit  for  the  original  work/contributor  or  presenting  the  work  of  other  students  as  one’s  own,  is  plagiarism.  All statements, opinions, conclusions, etc taken from other writers work should be acknowledged, whether  the work is directly quoted, paraphrased or summarized using the Harvard System of ‘Referencing”.    Use of unfair means    Assignments not prepared by student and submitted as own work is cheating or using unfair means.   Use  of  unfair  means  in  examinations,  seeking  help  or  bringing  in  non‐permissible  material  in  an  examination is also adopting unfair means.   In case a student is found to or detected to be committing any one or more of these grave offences, he/she  will be reported to concerned Course Leader who will verify the allegation and, upon satisfaction that it is a  fact, in turn report the matter to the Registrar.    Infringement of Copyright / IPR  In  the  case  of  infringement  of  copyright,  the  copied  materials  will  be  subject  to  confiscation  and  the  concerned student will be levied a heavy penalty to the tune of thrice the amount of the printed market  price of the publication which has been copied. Where the printed price is mentioned in foreign currency,  twice the equivalent amount in prevailing exchange value will be levied.       Action taken against student  All cases of plagiarism/dishonesty/use of unfair means in a semester will be issued show‐cause notice for  establishing the indiscipline and the pertinent action thereto.   Should  the  Appeals  committee  uphold  the  allegation  of  plagiarism/cheating/use  of  unfair  means  the  student will be awarded “zero marks” in the pertinent component/element.      Members of Appeals Committee  The  Appeals  Committee  will  largely  be  constituted  of  the  following  nominated  members  of  the  management / faculty:  •  Head Academics / Centre Director / Centre Registrar   •  School Head (from any other department) / Course Leader  •  Course Coordinator (in attendance) 
Student Handbook 2016‐17  19  •  Course Tutor (in attendance)  •  Class Representative (Student – in attendance)  •  Head – SDS / Manager SDS    The following guidelines are to be noted:  a) Representation only in person is permitted.  b) The  Appeal’s  Committee  may  take  appropriate  decisions  based  on  individual  merit  of  the  case.  The  decision of the Committee on all matters relating to results, non‐progression, shortage of attendance, re‐ examination, terminations, etc., will be final and binding and no further appeal on this decision will be  entertained.     V. Student Feedback The Academy prides itself on its open and frank inter‐communication between students and the faculty.  You  are  free  to  discuss  your  views  and  problems  with  your  Module  Tutors/Course  Leader/  Course  Coordinator. Your views on the development of your course, it’s planning and delivery will be given serious  consideration. Every semester, course faculty will engage with you at intervals to gauge your satisfaction  with the ongoing deliveries.    On  a  formal  plane,  the  Academy  has  an  elaborate  system  of  student  feedback.  At  various  stages  of  a  semester, you will have opportunity to give feedback, based on which the tutor will make corrections, if  necessary. The CCMs held twice during each of the semesters will receive and consider the feedback given  by students and decide corrective actions.     1.1 Teaching / Mentoring Quality feedback (TQ / MQ)    At the end of each module, all students will be required to complete online feedback, to provide their  opinion  regarding  teaching  /  mentoring  quality  (as  applicable)  of  all  tutors  of  modules  taught  during  a  semester. This feedback is useful for the Faculty, as well as for students; therefore, students are expected  to be frank and honest in their views. At the same time, it is expected that such feedback is impersonal,  and  relates  only  to  the  relevant  module  in  terms  of  its  content  and  delivery.  TQ  /  MQ  feedback  is  recognized as the right of every student.. This criterion ensures fairness towards faculty. It is mandatory  for all eligible students to participate in the formal feedback.    5.2   NPS Survey  The Academy has adopted the Net Promoter Score (NPS) Survey methodology to understand and measure  student satisfaction with regards to academic experience, systems and processes, campus facilities, service  support and general perception.  This  survey  enables  your  feedback  to  be  applied  for  the  purposes  of  continuous  improvement  to  the  satisfaction of the students’ body. It is mandatory for all students to participate.      5.3  Exit Feedback  This survey is a Student evaluation of the whole programme/course. Students of all courses are expected  to provide an Exit feedback by the time of completion of their respective courses.         
Student Handbook 2016‐17  20  VI. Student Trips Pearl seeks to stimulate intellectual ability and develop a well‐integrated personality with a strong industry  focus in all its courses. We ensure that all courses are industry relevant and embed elements in course  structure  and  delivery  /  curriculum,  so  that  all  graduating  students  are  readily  employable  in  relevant  industry. During the progress of each Academic Year, we would be organizing Educational / Field Trips/  Industry Visits to locations in and around the respective campuses, as well as out station trips.  Student Trips complement formal class room interaction / learning and also help students to develop a  holistic understanding / appreciation of the Industry and the Economic Environment around us. Student  Trips are an off campus extension of class room teaching and will be considered as part of Attendance  Policy.    Objective:  To lay down guidelines for the conduct of student educational / industrial / field trips    Type & Criteria of Trips:     Type  Definition  Criteria  Type A  Day  trips  (within  200km  of  radius  of  campus  city)  One per semester  Type B  Overnight  Stay  (Domestic  travel  within  the  country)  One per academic year  Type C  International  One in the entire course duration /  life cycle of the student at Pearl.    Funding for Students & Mode of Travel:   During a curricular trip as mapped above, the cost incurred would be paid as such    Type  Local Travel  Boarding  &  Lodging  Refreshment  Air Travel / VISA /  any other  Type A  50%  PA  &  50%  to  be  collected  by  Department  from  the  students and deposited  in the accounts prior to  the trip  NA  100% students  NA  Type B  100% students  100% students  100% students  NA  Type C  100% students  100% students  100% students  100% students    General Conditions:  A. Any Trip will only be approved if it is time tabled in advance  B. Educational / Industrial / Field trip is mandatory for all students of the cohort  C. All students at the time of joining are required to submit an undertaking duly signed by student  and  Parents  /local  guardians  (Annexure‐XII)  for  participation  in  any  trips  if  organized  by  the  Academy.  D. All students are expected to participate in the above Educational / Field Trips. 
Student Handbook 2016‐17  21  E. School Head / Area Head will appoint a minimum of One Trip Coordinator for every 20 students  (Faculty Members) who will accompany students.  F. The  SH  /  AH  will  ensure  that  a  lady  faculty  is  part  of  the  trip  if  there  are  any  girl  student  participating in the trip.  G. Trip Coordinators will ensure proper conduct and take responsibility during the Trip.    For Trips of Type B  A. School Head / Area Head / Course Leader is required to submit proposed plan to the Registrar’s  Office along with estimated expenditure, for approval of Campus Director minimum One month in  advance.  B. Type B trips would be governed by the approved budget and cannot exceed the upper limit under  any circumstances. The expenditure per student is also governed under the overall budget for the  specific trip.     For Trips of Type C  A. School Head / Area Head / Course Leader are required to submit proposed plan to the Registrar’s  Office along with estimated expenditure, for approval of Head ‐ International Relations / Head‐ Institutional Affairs, minimum Three months in advance.  B. Parents should be invited to an open‐house to apprise them of the responsibilities/expectations of  both the stakeholders – parents and Institute.  C. Learning outcomes achieved / Submission of Trip Report is to be received from the Coordinator  immediately / within 7 days of the tour.  D. All students opting for any international travel which is planned or sponsored by the Academy or  as  part  of  the  course,  are  required  to  submit  an  Undertaking  for  International  Travel  (refer  Annexure‐XI).  Submission  of  Undertaking  is  mandatory  prior  to  the  international  travel.  Any  student proceeding on International travel without submitting the prescribed undertaking will be  considered as Independent Travel and Academy will not take any liability whatsoever.  E. The Type C trips would be governed by the approved budget and cannot exceed the upper limit  under any circumstances. The expenditure per student is also governed under the overall budget  for the specific trip.  F. Any international travel of personal nature planned during the academic semester which is not  related to curriculum requirement will not be approved by the Academy. Students should plan  personal trips as per holiday list of the Academy. In case of any international travel within the  semester, Academy will not be issuing any NOC for VISA purposes.    Controlling Authority  1. Formal proposal for Educational / Field Trip / Industry Units will be addressed to the Registrar’s  Office. As per schedule indicated in timelines later in the document.  2. School  Heads  /  Area  Heads  /  CL  are  required  to  submit  detailed  plan  /  schedule  of  visit  and  estimated  expenditure,  no.  of  students  ,Traveling  and  Stay  and  other  Logistic  arrangements  minimum  One  month  [for  Type  B]  /  Three  Months  [for  Type  C]  in  advance  to  the  Registrar’s  Office.  3. Registrar’s Office will respond within a week of receipt, subject to approval of Centre Director.  4. The Management, for each Academic Year, will set up a limit for the trip budget, where all trips  have to be mandatorily, within the budgeted amount. The locations would need to be planned  keeping the budget in mind.  5. Corporate  Relationship  Department  [CRD]  is  required  to  provide  necessary  facilitation  for  coordinating visits with respective Industry Houses / Factories.     
Student Handbook 2016‐17  22  Field Trips/ Industry visits – Type B & C    Actions to be taken prior to the Trip:  A. Department to earmark minimum One Trip Coordinator for every 20 Students who will accompany  Students for the Trip.  B. Trip Coordinators to organize and coordinate the following:  a. Confirm  Travel,  Ticketing,  Board  and  Lodging  arrangements  with  Tour  Operator,  well  in  advance (Formal Agreement desirable). All Financial Transaction with Tour Operator / Hotel /  Ticketing / Transportation arrangements for participating students will be handled by student  representatives.  b. Invite  parents  to  an  open‐house,  in  consultation  with  the  SDS,  to  appraise  them  of  the  responsibilities/expectations  of  both  the  sides  i.e.  from  parents  by  the  institute  and  from  institute by the parents.  c. Issue a Code of Conduct for students (Refer Exemplar – Annexure‐ XIV ). Obtain Indemnity  Bond  (Annexure  ‐III)  /consent  slip  (copy  attached)  as  relevant  duly  signed  by  student  and  parent / guardian (Photo copy submitted to Registrar’s Office).  d. Prepare an Itinerary along with list of students, Contact Nos. a copy of which to be submitted  with the Registrar’s office.   e. Organize  Group  Personal  Accident  Insurance  /  Insurance  Policy  as  relevant  to  cover  all  eventualities.  f. Nominate Student(s) In‐charge / Coordinator and assign duties and responsibilities in a Duty  Chart format.  g. Specify List of articles to be carried.  h. Obtain prior confirmation from all places / factories (HR Department) being visited.  i. Trip Coordinators may obtain  Advance from Accounts for anticipated expenditure   j. Issue Individual /Team assignments to students for Tour / Project Report.    Actions to be taken during the Trip  A. Issue a Do’s & Don’ts List for students.  B. Ensure Discipline, Security, Health & Hygiene of the whole Group.  C. Proper Accounting of Bills / Invoices to be maintained.  D. Obtain Visiting Cards, Technical Literature etc. (to be submitted along with the Tour Report)    Actions to be taken after the Trip  A. Submit a Tour Report as feedback through School Head.  B. Submit all Bills / Invoice against expenses for clearance from Accounts Department.    VII. Student Attendance Policy Attendance enhances the quality of the learning experience for the student as an individual as well as for  the  learning  group  of  which  he  /  she  is  a  member,  and  contributes  to  the  achievement  of  individual  academic potential.   You are required ideally to be present in the course with 100 percent attendance. Attendance will mean  full  presence  in  all  scheduled  contact  hours  between  the  tutors  and  the  students  and  will  consist  of  lectures/tutorials/seminars/practical/workshops/mentoring  sessions  and  any  other  contact  between  the  tutor and the students. Attendance reflects on your sincerity, diligence and drive in learning.  Your attendance in every session during contact teaching / lab sessions will be recorded online through  the  ERP/RFID  based  swipe  cards  only.  Mentoring  Sessions  attendance  will  be  maintained  manually  (though the web portal). 
Student Handbook 2016‐17  23    Minimum Attendance Requirement  Although students are expected to be present in 100 per cent of the sessions, however due to certain  unavoidable reasons / extra‐ordinary circumstances mentioned below, a student may not be able to attend  all the sessions.  A minimum of 70% attendance is required to be maintained by every student in each & every module  during each semester/level. The 30% relaxation in the attendance policy accommodates the following:‐  ‐  Minor impediments / illness / indisposition  ‐  Personal exigencies  ‐  Short hospitalization  ‐  Compassionate grounds (tragedy / accident in the family)    In case of the above illness / medical reasons, the original copies of the Doctor’s prescription and Medical  Fitness certificate clearly mentioning the duration of the treatment should be submitted to the Course  Coordinator on the first day of joining the Academy after the absence.  In  the  event  of  a  student  being  prevented  from  attending  classes  regularly  owing  to  prolonged  illness/hospitalization,  temporary  but  serious  disability,  or  any  other  genuine  exigency  of  a  protracted  nature e.g. tragedy / accident in family, it should be communicated in writing with relevant proof to the  Registrar  /  Student  Development  &  Services  [SDS]  as  soon  as  the  event/exigency  has  occurred.  The  Academy will consider such circumstances sympathetically; however, no consideration will be given in the  event  that  the  communication  has  been  made  by  the  student/parent/guardian  after  the  lapse  of  one  working week / seven days since the onset of the exigency, or after issue of a notice of debarment. The  Academy  will  not  condone  attendance  defaults  due  to  marriage  in  the  family,  self‐marriage,  family  function, family trips, US Green Card mandatory requirements etc.    Attendance Recording System  Attendance will be recorded in an Online ERP System in all campuses. Attendance will be recorded at the  start of every session [contact teaching / lab sessions / mentoring] by the faculty as per the Time Table.     All  students  are  required  to  swipe  their  RFID  cards  on  the  Swipe  card  machine  only  after  the  faculty  member has swiped his/her RFID cards. Attendance will not be recorded in case any student has swiped  before the faculty member    All students are required to swipe within 10minutes of the faculty has swiped his/her RFID card.  Students  joining  after  10  minutes  of  commencement  of  classes  may  be  allowed  to  attend  at  the  sole  discretion of the faculty. However, such students will not have any entitlement to be marked as “Present”  despite being permitted to join the class and will be considered absent by the ERP automatically. There is  no provision for LATE attendance.  In case of Swipe machine / RFID card not working and / or power failure, the attendance will be recorded  via web / hardcopy (as applicable).    The weekly attendance of students will be available in the Academy’s attendance management software  (OnEdu).  Students  /  Parents  /  guardians  are  requested  to  keep  track  of  their  own/  their  ward’s  attendance via the student portal.    Every student can access information on one’s current attendance status on a daily basis by visiting the  OnEdu software (web based)  In case you feel that the attendance data is incorrect, you may contact the Registrar’s Office within the two  weeks.  The  data  in  the  ERP,  otherwise,  will  be  considered  to  be  correct  and  final  at  the  end  of  the  semester. 
Student Handbook 2016‐17  24    Shortage of Attendance  A  student  with  shortage  of  minimum  attendance  requirement,  as  mentioned  above,  will  be  issued  continuous counseling / warning via email / sms every week. Formal letters would be dispatched from the  Registrar’s Office at the mid semester, provided the attendance is found to be short of the mandated 70%  (till date) to make up for the shortfall during the rest of the semester.    If deficient of the mandated 70 per cent attendance in any module at the stage of 16 weeks of a semester,  you will be issued a written note of debarment / non‐progression by the Registrar, with a copy addressed  to the your parent/guardian, indicating that you have been deficient in minimum attendance requirement.     Continuous absence for four weeks  In case you have not attended the classes continuously for four weeks for any unexplained reason, it will  be presumed that you have left the course on your own and in such situation; your registration will be  deemed as cancelled. The Academy is not obligated to inform you about such de‐registrations.  However, you can appeal for re‐registration, subject to approval by a Special Committee. Re‐registration,  once approved by the committee, will be done on the payment of re‐registration fee of Rs.5,000/‐ (plus  applicable taxes) within 2 weeks of approval by the committee.      Consequences of Shortfall in Attendance  Students failing to attain the mandated attendance percentage will be faced with the following:    Aggregate Attendance  ( Semester / Module)  Consequences of Shortfall in Attendance    50% to 70%   Capping of marks to Passing marks in each module / semester where  attendance is less  Less than 50%   Forfeiture of all assessments from the Semester.   Defaulting  student(s)  will  be  debarred  from  progressing  to  the  next  semester  of  the  course,  whether  or  not  previously  counseled  /  cautioned / warned, with no recourse to appeal.    VIII. International Experience   The International Student Exchange programmes at Pearl Academy are a gateway for students to  experience the culture, heritage, knowledge and dynamics of the world.    Internationality is at the core of Pearl Academy. At the Academy, students get an opportunity to have  exposure to the best global practices through several international platforms such as students exchange  programmes, summer programmes, visiting faculty workshops and many more. With constant global  exposure on offer, Pearl prepares students for both national and international market.    Pearl Academy has established extensive international tie‐ups with eminent institutions for student &  faculty exchanges et al across the globe. Our vision embodies a commitment to global networking and  collaborations setting up benchmarks at par with global standards.    Students get exposure to various international opportunities as under:    1. Overseas Credit Exchange programmes (as part of curriculum) 
Student Handbook 2016‐17  25  2. Semester Abroad Programme (as part of OCE)  3. Module Abroad (as part of curriculum)  4. Global Summer Courses  5. International Workshops  6. International competitions and events  Overseas Credit Exchange Programmes:    i. UG Students have an option to apply for the Overseas Credit Exchange (OCE) module in their  Level‐2 (Semester‐6) wherein they can spend 8‐12 weeks or a full semester at an international  university.   ii. Pearl Academy has institutional tie‐ups with a number of reputed international institutions for  reciprocal credit exchanges, wherein Pearl students are waived only the tuition fee component of  the host institution. Students pay for their boarding, lodging, visa, insurance and journey  incidentals, in addition to the normal semester fees at Pearl Academy.  iii. The minimum credit requirement is 40 UK credits.  iv. The students are selected through a rigorous process assessing their academic strengths,  knowledge, adaptability and ability to represent Pearl as a brand in their chosen institute. The  selected students receive a waiver on the tuition fee at the chosen institution for the exchange  programme and earn credits.  v. Selection of students for OCE module is based on application, academic standing and personal  interview. Details of eligibility and application process are shared along with the notification /  announcement.  Semester Abroad Programmes  I. As part of Overseas Credit Exchange programme, students have the option of availing Semester  Abroad Programme with some of our international partner institutes at a subsidized fee. Students  may also apply and study for a semester abroad at their chosen institution.   II. Students also have an option to choose institution or university of their choice which may be out  of our Global Associates’ network for the Semester Abroad programme.  III. Under Semester Abroad, students pay the Semester Abroad fee of the host university / institution  along with the normal semester fee at Pearl Academy.    International Module Abroad:    All our PG students have option for spending 4 weeks in Fashion capital of the World – Milan, Italy as part  of their course.   The 4 week module at Domus Academy, Italy is aimed at stimulating students’ design creativity and  aesthetic sensibility. The programme is conceived as an immersive experience into the fast‐changing design  scenario of Milan, recognized worldwide as the epicenter of the Italian Design.   The selection is based on Application and recommendation by the Course Leader.   Students will be required to bear the cost of participation, boarding, lodging, visa, insurance and  journey incidentals in addition to the normal fees at Pearl.  Global Summer Courses    Element of internationality in domain learning and skills development is one of the major differentiator in  the education at Pearl Academy. Summer is the time when our students are not necessarily away from  learning, but may be engaged in internships and / or short summer courses with our International Partners.   Pearl students receive 40% discount in tuition fee from Domus Academy and NABA, Milan, Italy.   The selection is based on application. 
Student Handbook 2016‐17  26    International Events  Students get the opportunity to represent Pearl Academy at prestigious Laureate events every year  namely,   World Business Forum   World Leadership Forum   World Innovation Forum   Clinton Global Initiative  Selection is based on nomination by the School Head / Campus Director, academic standing and personal  interview.  Selected students get full scholarship to attend the event and represent Pearl Academy.    International Faculty at Pearl    Every year, we receive renowned International experts to share their expertise, thinking & experiences  with students at Pearl Academy.   Faculty members from Domus Academy, FIT, University of Auckland, Santa Fe University of Art & Design,  Massey University, University of Gloucestershire, University of East London, University for the Creative  Arts, UK, etc. have visited Pearl Academy and interacted with students.    GENERAL GUIDELINES:    All students opting for any international travel which is planned or sponsored by the Academy or as part of  the course, are required to submit an Undertaking for International Travel (refer Annexure‐XII). Submission  of Undertaking is mandatory prior to the international travel.     Any student proceeding on International travel without submitting the prescribed undertaking will be  considered as Independent Travel and Academy will not take any liability whatsoever.  For more information, please contact international@pearlacademy.com    IX. Scholarships   Merit‐cum‐Means Scholarship  The Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) has been instituted to attract meritorious students with  limited means. The Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) is applicable only to the new enrolments  / students of regular UG / PG / Masters Programmes at the time of admission for first year only.    The Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) provides partial waiver of tuition fee to a maximum of  10% of new entrants.  Merit scholarship waives payment of tuition fee only for the current academic year (first year only) in the  following categories:  a.  Category‐1: 50% waiver of Tuition fee  b.  Category‐2: 25% waiver of Tuition fee    Eligibility  Eligibility for Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) is as under:  a.  Annual gross parental / family income from all sources – maximum Rs. 6,00,000/‐ (INR Six  lakhs only)   b.  Performance in 10th  / 12th  / Graduation  c.  Performance in Entrance test 
Student Handbook 2016‐17  27  d.  Preference to wards of Single parents.    Head‐Institutional  affairs  will  announce  the  Merit‐cum‐Means  Scholarship  awards  for  new  enrollees,  subject  to  meeting  laid  down  criteria.  Admission  letters  for  merit‐cum‐means  scholarships  with  partial  waiver of tuition fee will be issued.    Merit‐cum‐Means scholarship will be continued every subsequent year subject to the student / awardee  maintaining prescribed standards of achievement:‐  ‐  UG Courses  : Second Class (Upper Division) i.e., minimum 60% marks  ‐  PG Courses  : First Class i.e., minimum 60% marks  ‐  No attendance shortfall or disciplinary proceedings against the awardee.    The  Scholarship  will  be  discontinued  in  case  an  awardee  fails  to  maintain  the  prescribed  academic  standards of achievement in the subsequent year.    Merit Scholarship  Merit Scholarship will be awarded annually only to meritorious students progressing to L1, L2 & L3 of UG  BA (Hons.) course and Year‐2 of PG Diploma & Masters course.     Eligibility   The meritorious students of the respective cohorts at each campus, subject to class size of minimum 20  students.   Merit  Scholarship  for  the  Course  topper  is  subject  to  achieving  minimum  prescribed  standard  of  achievements as under:   UG BA (Hons.) courses  : Second Class, Upper Division    PG Diploma courses     : First Class   Masters courses     : Commendation    *In case of class strength is below 30 (but not lesser than 20), the Merit Scholarship will be awarded to the  Topper (1st Rank) subject to achieving the minimum performance criteria as follows:   UG BA (Hons.) courses  : First Class i.e., min. 70% marks    PG Diploma courses     : Distinction   Masters courses     : Distinction    Please Note:   A  student  will  be  eligible  for  award  of  any  one  type  /  scheme  of  Scholarship  in  a  given  Academic Year.   Merit Toppers may be decided at each campus.   The scholarship amount will be adjusted against student fees.   In  case  of  a  joint  winner  /  topper,  the  topper  will  be  decided  based  on  the  exact  LAM  including 2 decimal points (before rounding off).   The  Academy  reserves  the  rights  to  edit  /modify  /  change  or  update  the  contents  of  this  policy at its sole discretion.    The students will be covered under the latest revisions of the policies irrespective of their  year of joining.   The decision of the management will be final & binding on all students for any dispute.   
Student Handbook 2016‐17  28  Industry Scholarship  Several leading industrial houses and the Academy have instituted full/part Industry Scholarship (Merit‐ cum‐Means) to assist students from economically weak backgrounds. The Academy invites applications in  prescribed format every year. The term of a scholarship is for the period of one academic year, and a fresh  application must be made for every subsequent academic year.    Industry  Scholarships  sponsored  by  reputed  companies  are  awarded  to  meritorious  and  financially  deserving students. Full & Half Scholarships are declared based on the corpus available each year. Industry  Scholarship will be awarded based on Academic performance of the applicants in each programme / cohort  as under:‐  •  Full scholarships to be granted to students who secure between First to Fifth rank (20%  of cohort/batch) in their cohort.   •  Part Scholarships to be granted to students who are ranked below 5th position (below  21% of the cohort) up to a rank equivalent of 50% of the cohort.  •  No attendance or disciplinary proceedings against the awardee.    X. Industry Sponsored Students   Students  admitted  as  “industry  sponsored  students”  are  required  to  pay  a  higher  tuition  fee  than  the  normal tuition fee for the course.  The Academy is not obliged to facilitate job placement for such students.  Students joining the Academy under the Industry Sponsored category will not be converted to a Normal  category student.  XI. International Students   Pearl  Academy  has  always  been  a  preferred  choice  for  International  students.  Students  from  countries  across the globe have joined our Under Graduate & Post Graduate level courses each year.  To facilitate the smooth admissions process for foreign nationals, international admissions team provide  extensive support and individual attention to each applicant.    Foreign  nationals/  NRIs  /  other  international  students  may  follow  the  guidelines  below  for  better  understanding of our admission norms and requirements.    Definition of International Category:     Foreign Nationals [Foreign passport holder] or Person of Indian Origin (PIO) or Overseas Citizen of India  (OCI)] will be considered under the International category. This is irrespective of the country from where  they have studied and passed the qualifying examinations.          Visa  All the international students will require a Student Visa endorsed for ‘Studies at Pearl Academy’ only. No  other endorsement is acceptable. The visa should be valid for the prescribed duration of the course.    FRRO Registration  Pearl Academy will facilitate the FRRO Registration of International Students only in case they are admitted  as International Students and paying the applicable fee.  Candidates admitted under International Category will be required to register with FRRO within 14 days of  arrival in India.   
Student Handbook 2016‐17  29  Important Guidelines  The  admission  of  foreign  national  candidate  is  subject  to  fulfilling  minimum  eligibility  requirement  as  prescribed for Indian candidate and subject to equivalence of qualification at par with Indian standard. In  case  at  a  late stage,  it  is  found  that the  eligibility  conditions  are not  fulfilled,  the  offer  of  admission  is  treated as cancelled ipso facto.    Exceptions:   Non Resident Indian (NRI) candidates who are residing in a foreign country and holding a valid  Indian Passport may be considered under the International Category, if interested.   NRI Candidates holding a valid Indian Passport may also apply for admission under the Normal  category, following the Normal category admission procedure accordingly.   NRI  Candidates  opting  to  be  considered  under  the  International  Category  will  be  required  to  submit proof of their NRI Status.   Candidates of Nepal may be considered under Normal category for admission. They will follow the  Normal category admission procedure accordingly.    General Rules   Students admitted “International / Overseas students” are required to pay a higher tuition fee  than the normal tuition fee for the course.     Only  those  Students  who  are  admitted  under  the  International  Category  and  paying  the  international fees will be facilitated FRRO registration by the Academy.   The application fee ($20) will be non‐refundable in any case.   The Academy reserves the right to facilitate job placement for international /  overseas students.   All International students are required to abide by the rules & regulations of Immigration.   International students are not allowed to take up any kind of employment (full time / part time /  consultancy etc).   Students joining the Academy under the International / Overseas category will not be converted  to a Normal category student.    Fee Structure:  The fee structure for international admissions may be obtained on request from International Admissions  Team/  Campus  Registrar  Office.  Also  available  at    http://pearlacademy.com/admissions/semester‐fee‐ structure‐2016‐international    Refund Policy:   The applicant may apply for refund within 30 days of completed application or commencement of session  whichever is earlier. (Refer Annexure IV)    The refund rules (2016‐17) of the Academy will be applicable to International students as well.   Candidates  may  refer  the  refund  policy  on  http://pearlacademy.com/backend/wp‐ content/uploads/2015/12/Fee‐Refund‐Guidelines‐Normal‐Category.pdf        XII. Student Development & Support Student Development and Support (SDS) cell at Pearl Academy adopts a holistic approach towards student  development and proactively optimise the learning environment and quality of student life. Our focus is to  engage students’ potential in order to assist them in achieving their personal and academic goals, and to  develop  responsible  and  responsive  citizens  for  the  future.  The  SDS  team  supports  all  students,  in  collaboration  with  concerned  Campus  staff  on  a  variety  of  student‐related  issues  in  all  the  areas  of  behavioral, emotional, social, academic and personal concerns.     SDS offers an understanding, a feeling of being listened to, valued and accepted in a non‐judgmental way  to all the students in a supportive and purposeful manner to contribute to Academy’s vision and mission.  The students can reach out to SDS for their grievance if any during their stay in Pearl.
Student Handbook 2016‐17  30  Campus  Email ID  Contact No  Delhi  sds.delhi@pearlacademy.com  011‐49807100/125  Noida  sds.noida@pearlacademy.com  0120‐4904000  Jaipur  sds.jaipur@pearlacademy.com  01426‐227616  Mumbai  sds.mumbai@pearlacademy.com  022‐40585400  8.1 Identity Card All students are issued an RFID‐based Identity Card which also serves as Library Card. Identity Card  is  not  transferable  and  must  be  surrendered  at  the  time  of  leaving  the  Academy,  either  on  completion of the course, or earlier.   Students must carry their Identity Cards at all times while in the Campus and in the class. Students  are required to show their Identity Card to Pearl Academy personnel on demand / as and when  required. This ID card is also used to mark attendance in the classes on a daily basis.  Loss  of  identity  card  should be  reported  in  writing  to  the  Registrar  for  issuance  of  a  duplicate  identity card. A charge of Rs 300/‐ per re‐issue will be levied.     Student Official E‐Mail ID & Usage Policy    • Students will be assigned an official Pearl Academy E‐Mail ID on their joining the Academy. This  Email  ID  would  be  treated  as  your  official  Email  ID  to  be  used  for  the  entire  duration  of  the  course.  • The official e‐mail id will be used to communicate with the Academy representatives e.g. faculty  members, course coordinators, course leaders, academic administration, IT department etc.  • Official communications from the Academy may be sent electronically to the student’s official E‐ mail  address.  The  Academy  expects  that  students  will  read  such  official  communications  in  a  timely fashion. The Academy may also use other methods of communication as may be required.  • Any  changes  of  rules  and  regulations  at  the  Academy,  which  affects  students,  would  be  communicated  through  the  Student’s  Notice  Board  at  the  respective  campuses  and/or  electronically.   • Students are expected to check their official email addresses on a frequent and consistent basis to  remain  informed  of  Academy’s  communications,  as  certain  communications  may  be  time  sensitive.  Students  who  fail  to  check  their  email  on  a  regular  basis  are  responsible  for  any  resulting consequences.   • Students, who choose to send and/or forward e‐mails from their official e‐mail account to their  personal or any other e‐mail address, are responsible for any such communications.   • The official e‐mail account of students will be governed by the Academy’s IT policy. Students are  advised to use their official e‐mail account in line with Academy’s IT Policy only including Email  Usage Policy.  • Students are advised to comply with all relevant governmental / state laws / rules / regulations  governing  use  of  e‐mail  communication,  including  those  governing  security  and  ethical  considerations.    
Student Handbook 2016‐17  31  Logging into the LMS 1. Open the web browser on your laptop or desktop. Blackboard supports four primary browsers  for Learn: Internet Explorer, Safari, Firefox and Chrome.   2. Type the following URL in the address bar: https://learn.pearlacademy.com and press Enter.  3. Type your Pearl Academy email id in the username textbox.  4. Type the password mailed on your Pearl Academy email id in the password textbox.  5. Click the Login button to open the main page (My Institution) of Blackboard LMS.    Navigating Blackboard After successfully logging into the LMS, you see the My Institution page. This page allows access to the  following sections:   My Modules – Displays the list of modules in which you are enrolled as a student   My Announcements – Displays the announcement sent by the Academy or your faculty   My Tasks – Displays the list of your pending activities    Search for Help – Allows you to seek help on various features of Blackboard LMS   Student Resources – Contains a list of files that provide information related to your course or have  additional material to improve your knowledge and skills      Accessing a Module on Blackboard You  can  access  a  module  in  the  LMS  by  clicking  the  module  link  in  My  Modules  section  of  My  Institution page. The module home page displays the following sections:     Module Navigation Pane – Displays the list of topics, sub‐topics and activities for the module   My Announcements – Displays the announcement sent by the Academy or your faculty   My Calendar – Displays the activities scheduled for you in the module    To Do – Displays the list of your pending and upcoming tasks    Logging Out You can logout of the Blackboard LMS anytime by clicking the logout button in the upper‐right corner  of the any page in the LMS.    Blackboard Learn facilitates learning beyond classroom and will provide you a leading edge in taking up  industry challenges. We hope you will leverage on the advantages of this digital medium to enhance  your knowledge and skills and prepare yourself for the professional world.    For support please write to: blackboard@alert.pearlacademy.com      8.2 Payment of Fees & Refund Payment of Fees by Existing Students All existing students are personally responsible to pay all fees, approved charges and deposits as and when they  fall due. In the case of industry sponsored candidates, they are deemed responsible for payment of fees on  time.    Last date of payment of semester fee…  Semester August – December : 5th July Semester January – May : 5th December
Student Handbook 2016‐17  32  Late  payment  will  attract  a  late  fee  of  Rs.  100/‐  per  day.  In  the  event  that  the  payment  of  fees  remains  unfulfilled after four weeks past the notified last date; the Academy reserves the right to delete the student’s  name from the rolls. Re‐admission of the student will be subject to the payment of Rs 5,000/‐ as Re‐registration  Fee and payment of all outstanding dues.   All the courses / programmes conducted at Pearl Academy come under the ambit of Service Tax Regulations*.  Service Tax as per Govt. of India, service tax department notifications issued from time to time will be levied  (current applicable rate of 15%).  Payment of Fees by Newly Enrolled Students All newly enrolled students are personally responsible to pay all fees, approved charges and deposits by the  due date as given in the admission notice. Failure to do so will lead to forfeiture of the granted admission.    Payment Process Students can adopt any of the following methods to pay their fees  a.  Payment  @  Centre  –  Course  fee  is  collected  at  the  Accounts  section  of  every  campus.  Only  DDs  are  accepted in the centres. The DDs must be drawn in the favour of “Creative Arts Education Society” payable  at New Delhi / Noida / Jaipur / Mumbai respectively based on where the student is enrolled. The stamped  receipt is the proof of payment.  b.  Payment  through  Credit/Debit  Cards/Net  Banking  –  Course  fee  is  collected  online  via  PayU  payment  gateway which accepts all Visa/ Master Credit / Debit Card and Net Banking. On providing a valid roll no  and  name,  the  student  is  provided  with  a  detailed  breakup  of  the  fee  structure  at  the  fee  portal  (www.pearlacademy.com/fee).  The  student  can  choose  the  mode  of  payment  and  make  the  payment  online. The online acknowledgement statement is the proof of payment.    8.3 Hostel The  Academy  operates  hostel  facility  at  Delhi,  Noida,  Jaipur,  and  also  facilitates  accommodation  in  fully  furnished Service Apartments facilitates at Mumbai campus. The hostel accommodates only girl students on  twin sharing basis; it has the capacity to accommodate a limited number of residents only.     Hostel Accommodation The accommodation in the hostel may be granted on first come‐first served basis according to deposition of  hostel fees. Allotment of room will be done by drawing of lots. Any request for change may be considered on  reasonable grounds and subject to the availability of accommodation or scope for mutual adjustment by the  Hostel Warden after due permission from the Director / Registrar.   Following principles will be observed for hostel admission:  a)  hostel accommodation will be available on academic year basis.  b)  all inmates will vacate their respective rooms by 31 May 2015.  c)  in case of any requirement for next academic year, desirous students will have to make fresh application  d)  first preference will be accorded to newly‐admitted students of the new academic year residing outside  Delhi / NCR  e)  other applicants will be treated against vacancies, if any,  after first preference is completed.    Hostel facilities Hostel facilities may differ from Centre to Centre. An indicative list of facilities at a notified annual residential  fee is as under:‐  a) A bed with mattress, cupboard with lock and study table with chair on individual basis  
Student Handbook 2016‐17  33  b) Fans, mirror, bathroom with hot‐water, toilets on shared but adequately provided basis  c) Services  of  a  full‐time‐resident  lady  warden,  security  guard,  house‐keeping/cleaning  staff;  common  TV,  water filter, dining room; pest‐control treatment, fire safety provision system.  d) Additionally, there are chargeable services which include:  e) Laundry and ironing  f) Transportation service  The applicable charges are notified along with the hostel rules in force, a copy of which will be given to you  when you are admitted to the hostel.   In the event of a serious ailment requiring hospitalization, your parents/guardians will be informed immediately  and  advised  to  admit  you  to  a  hospital  for  attention.  In  case  this  is  not  feasible,  or  there  is  delay  in  arrangements  to  be  made  by  them,  and,  if  the  emergent  situation  so  requires  in  your  own  interest,  the  Academy will hospitalize you according to the advice of the attending doctors. The entire medical expenses  incurred  by  the  Academy  under  such  circumstances  shall  be  reimbursable  (non‐negotiable)  by  your  parents/guardians, failing which it will be recovered from the security deposit.    As a hostel resident, you will be required to observe all the rules in force, cooperate in maintaining harmony,  safety  and  common  well‐being,  behave  in  a  disciplined  manner,  use  all  hostel  property  with  due  care  and  concern and pay all dues promptly. Failure to do so will make your residential entitlement liable to be cancelled  without  any  refund  of  hostel  fee  and  losses  to  hostel  property,  if  any,  will  be  redeemed  from  the  security  deposit you are required to make at the time of hostel admission.      8.4 Discipline Disciplinary  rules  for  the  orderly  conduct  of  students  have  been  made  to  ensure  that  nothing  distracts  the  students and the faculty from the primary aim: learning. These rules provide a guide to our expectations of  student behaviour with illustrations of misconduct that will necessitate disciplinary action.    Application of Rules These rules apply to all students enrolled at the Academy on full or part‐time courses and are applicable to the  premises of the Academy. However, students are expected to conduct themselves with decorum, even when  away from the Academy, so as to keep their personal and the Academy’s reputation unsullied.     Academy’s Expectations of Students’ Behaviour You are mature young people who have voluntarily joined the Academy to pursue a career in a challenging  field. We expect you to be serious and sincere in your endeavour to learn and derive maximum benefit from  what the Academy has to offer. Therefore, the Academy expects all students to:  a)Be well‐behaved and observe all regulations and procedures laid down.  b)Be  regular  and  punctual  in  attendance  at  all  schedules,  including  during  the  industry  internship  when  student conduct reflects on the Academy’s reputation.  c) Notify the Academy of any change in the information supplied at enrolment.  d)Make  sure  that  conduct  does  not  disturb  or  disrupt  teaching,  learning,  study,  research  or  any  administrative/ recreational activity being conducted at the Academy or organized outside the Academy.   e)Be considerate to the needs of staff, fellow students and visitors.  f) Respect the property of the Academy and that of the other students.   g)Be aware that refreshments, eating and drinking is permitted only in canteens. As you are aware, smoking  is banned in educational institutions. Any kind of intoxicant is strictly banned, and evidence of use of the  same under any circumstances will invite summary rustication from the rolls of the Academy.  
Student Handbook 2016‐17  34  h)Be careful not to litter the classrooms and laboratories with scrap paper and cloth. Make use of the waste  bins placed in each room. Any flagrant uncleanliness will invite strict and prompt disciplinary action. After  each class put your waste paper and cloth cuttings in the bins provided for this.  i) Make  sure  that  lights,  fans  and  air‐conditioners  are  switched  off  before  leaving  the  classroom.  Steam  irons  in  sewing  lab/  studios  are  to  be  switched  off  after  use.  Please  remember  that  the  Academy’s  resources are your resources too, and any misuse of the same will only be against your interests in the  long run.  j) Be aware that, as part of the curriculum, students are required to undergo internship training with the  industry;  undertake  craft  documentation;  conduct  project  researches;  conduct  market  study;  etc.  It  is  mandatory  for  all  students  to  travel  for  such  activities,  individually  or  in  groups,  as  per  academic  requirement.   k)Conduct  themselves  professionally  inside  and  outside  the  Academy.  For  this  purpose  the  Academy  facilitates the personal interaction of students with faculty/mentors. Generally, faculty are available on  weekdays between 3.00 pm ‐ 4.00 pm. Outside of these hours, however, students are required to take  prior appointment for meetings with the faculty concerned.    Misconduct  The following are examples of misconduct that are liable to attract disciplinary action:  o Assault or threatening behavior   o Malicious and willful damage to Academy’s property or the property of any student, visitor or member  of staff or stealing of the same  o Any action likely to cause injury to any person in the Academy’s premises   o Conduct or action against the equal opportunity policy of the Academy to include sexual harassment,  racism, religious intolerance, denying freedom of speech, etc.  o Abusive or unreasonable behaviour likely to cause distress or fear in others.   o Failure to comply with Academy’s rules or proper directions given by the staff.  o Ragging (viz., teasing, forcing to do an act of unwillingness, rudeness, mental/physical abuse, etc.) in  any  form  is  strictly  prohibited.  Strict  disciplinary  action  as  per  latest  Govt.  Notification  /  Hon’ble  Supreme Court Ruling shall be initiated.  o Plagiarism and use of unfair means  o Failing to maintain proper decorum and sanctity of the academic institution.  o Refusal  to  participate  in  the  Academy’s  general  activities  such  as  functions  and  events;  fairs  and  exhibitions; workshops; seminars; field visits etc.  o Any public misbehavior that puts the Academy in bad light.  o Misbehavior / damage to property while in campus / off campus / field visits / international exchange /  summer programmes etc.  o Continuous non‐submission of assessments / submissions as per deadlines issued.  o Smoking and consumption of alcohol / psychotropic substances / any other intoxicants / drugs etc. is  strictly prohibited in and around all Academy’s campuses & all Hostel Campuses. Random checks may  be carried out by the Hostel Warden or any other official without advance intimation  o Students are not allowed to bring friends & relatives in the Academy / Academy’s premises. To allow  friends and relatives inside the premises, prior permission needs to be sought from the Registrar’s  Office  duly  signed  by  the  CL  /  CC.  Non‐adherence  will  be  considered  gross  misconduct  and  strict  disciplinary action will be taken against defaulters.  o Inappropriate behavior / PDA (public display of affection) within the vicinity of the academy including  the premises of the academy.  o Using of somebody’s ID card to mark a false attendance on behalf of the student.   
Student Handbook 2016‐17  35  The above is only an indicative list.    Disciplinary Action In case informal disciplinary action fails to have effect or in cases of serious misconduct, the Academy may be  compelled to take disciplinary action in any of the following ways:  a)  Terminate the student / struck off the rolls   b)  Suspend the student for a specific period or specific time/ activity   c)  Fine the student a sum not exceeding Rs. 1,000/‐ for each breach of discipline   d)  Require the student to pay the cost of any damage to property.  e)  Require the student to pay the replacement cost of an article/equipment assigned to him and is reported  stolen or missing   f)  Recover from a group of students the cost of any damage to property or the cost of replacement of stolen  or missing property, when the concerned group does not co‐operate to disclose the name of the offending  student(s) from among themselves.    Disciplinary Procedure The Registrar has the discretion to take action as per Sec 4.4 without recourse to a structured formal enquiry  provided  that  the  student  is  given  an  opportunity  to  respond  to  any  accusation  and  make  a  statement.  However, when a decision under 4.4 is under consideration, the Registrar shall follow the procedure below:  a) Communicate the allegation in writing and appoint a day for the hearing   b) Allow the student two clear days to present his/her statement in writing or verbally in person at the  hearing   c) Allow witnesses, if any, to give evidence and permit the student to question the witness   d) The procedure and the order of the proceedings shall be at the sole discretion of the Registrar. At the  end of the hearing, the student shall retire from the meeting and the student shall be informed of the  decision in writing.     8.5 Ragging & Sexual Harassment Anti-Ragging Policy Pearl Academy follows a policy of Zero Tolerance on “Ragging” in any form. Pearl Academy is committed towards the cause and maintains an anti‐ragging campus. In case of any unlikely  event  of  ragging  in  the  campus  or  in  the  hostel,  the  Academy  will  act  as  per  the  guidelines  given  by  the  Honorable Supreme Court. Students are advised to intimate the SDS immediately if an unfortunate event of a  ragging takes place.     Sexual Harassment Policy Pearl Academy is committed to creating a healthy environment that enables study without fear of prejudice,  gender bias and Sexual Harassment (as defined herein below). Pearl Academy also believes that all women  working / study at Pearl Academy have the right to be treated with dignity. Sexual Harassment (as defined  herein below) is a grave offence, punishable by law and a serious note of the same will be taken by the Pearl  Academy Management.  Redressal of Complaints
Student Handbook 2016‐17  36  Any individual who feels that he or she has been subjected to acts of sexual harassment / assault should report  the  incident  immediately.  A  committee  ‐  Internal  Complaints  Committee  ‐  has  been  constituted  by  the  Management of Pearl Academy to consider and redress complaints of Sexual Harassment.  A student can report a formal complaint of sexual harassment/assault to the AVP, Student Development and  Support or any member of SDS team. All formal complaints of sexual harassment/assault will be investigated.  The SDS receiving the initial formal complaint will complete an Incident Report Form which will be forwarded to  the Internal Complaints Committee for investigation. The person initiating the formal complaint will receive a  response from the ICC within 10 working days of the initial complaint. This written response would include an  explanation of the investigation process and a reasonable time frame for the resolution of the complaint.  Membership of Anti-Ragging Committee The  Anti‐Ragging  Committee  will  largely  be  constituted  of  the  following  nominated  members  of  the  management / faculty:  • Centre Director   • Campus Registrar   • School Head / Course Leader  • Head ‐ SDS / Manager ‐ SDS  • Class Representative (Student – in attendance)    XIII. Facilities The  Academy  has  design  studios  to  facilitate  work  related  to  pattern  making,  draping  and  grading;  art  rooms  /  drawing  studios  for  drawing  and  illustration;  seminar  rooms  for  lectures  and  seminars;  textile  weaving, knitting, printing, fabric testing laboratories; CAD / MAC Labs, with work stations having latest  hardware  and  software;  sewing  workshops;  computer  rooms  with  terminals;  photography  laboratory,  photography  studio,  dark  room,  MAC  Editing  Lab,  make‐up  studio;  resource  centre;  library;  and  faculty/student contact rooms. All students are provided free internet connectivity in computer labs.     • At Delhi, all facilities are currently located at Naraina Industrial Area (Phase II), New Delhi 110028 in  five premises comprising eight separate buildings, viz. A21/13 & A21/13x, A 21/ 12 , A3‐4, A7, A8/9,  A36, A36/2 and A‐14/2 & B‐66 (Slotco). The main offices are located in the first two buildings. The six  premises are in the vicinity of one another.  • At Jaipur, the facilities are housed at Plot no. SP‐38A, RIICO Industrial area, Kukas, Delhi Road, Jaipur  110028.  Additional  facilities  provided  for  jewellery  design  are:  investment  and  general  casting  workshop;  wax  modeling;  silver  smithy;  forging  and  casting  workshop;  gemology  lab;  and  basic  material and general machinery workshop.  • At Noida, the facilities are located at B‐25, Sector‐59, Noida, Uttar Pradesh 201301.  • At Mumbai, the facilities are located at SM Center, Andheri Kurla Road, Opposite Marol Metro Station,  Andheri (East), Mumbai, Maharashtra 400059.  IT Services  Wi‐Fi Facility:   Free Wi‐Fi facility is available to all the students. For activation, students are required  to fill a form (available with your Academic Coordinators). Wi‐Fi shall be activated only  on laptops (not on mobiles or any other device).    Students  are  requested  to  submit  the  request  for  Wi‐Fi  activation  to  their  CLs  /  CCs  or  Student  Development & Support (SDS) dept. along with the MAC/ Physical Address of their Laptops.   
Student Handbook 2016‐17  37  For any Wi‐Fi related queries/issues, please contact your campus IT representative.    The process of obtaining MAC/Physical address of the laptop is as below:   Go to START MENU  Go RUN  Type cmd  Type ipconfig/all    Note the MAC/Physical Address e.g.: 00‐1A‐4D‐1B‐36‐B4    For all IT related matters, you may contact Head / Manager – IT. In case of loss/theft of Laptop the student  is required to lodge an FIR immediately and submit a request along with a copy of the FIR for de‐activation  of Wi‐Fi to Head / Manager – IT.    Recreation Rooms  All students are encouraged to use the recreation rooms available in all campuses during their spare hours.  All recreational rooms are fitted with modern indoor games like Air Hockey, Pool table and Table Tennis  and a few exercising equipment amongst others.   Students are responsible for the safekeeping of the instruments / games provided by the Academy.  Students are also advised to use the exercising equipment at their own risk and after a fitness advice /  certificate by a registered medical practitioner.    Policies and Procedures:  1. The Recreation Room is for the use of Pearl Academy students and faculty / staff members only.   2. Game‐related equipment is available for check‐out only through the authorized in‐charge / staff  member of the Recreation Room.  3. Basic rules / regulations for each game / exercising equipment are displayed / available authorized  in‐charge / staff member of the Recreation Room.  4. Food and beverages are prohibited except closed, plastic containers of water. Cans and glasses are  not allowed in the Recreation Room.   5. Profanity, abusive language, or flagrant behaviour will not be tolerated. Persistent use of such  behaviour as deemed unacceptable by the Recreation Room in‐charge / staff will result in disciplinary  action.  6. Damaged or defective equipment should be reported immediately to the authorized in‐charge / staff  member of the Recreation Room.  7. Please do not remove any signage from damaged or out of order equipment.  8. Users will be responsible for damaged or broken equipment.    Shop Facility You may require materials such as muslin, bobbins, bobbin case, and white paper etc. for certain modules.  These are available at the Academy’s shop on payment. Brown paper for pattern making is available free of  cost. It should be used economically. The other items required must be purchased in advance to facilitate  class commencement without delay.  On an average, in design courses the monthly incidental expense amounts to, indicatively, Rs 4,000/‐ and in  other courses, Rs. 3,000/‐. In the final year of the UG courses and in the final semester of the PG courses,  the incidental expenses go up owing to preparation of collections, documentations, etc; your incidental  expenses will rise in proportion to your plan of work. As far as documentation is concerned, the Academy  has prescriptive guidelines which facilitate your expenses to be made within comfortable and reasonable  limits without sacrificing the quality of presentation.  Other than materials, you will also have to spend on purchase of books. A list of suggested must‐have  books, which are life‐time possessions in the discipline you aspire to qualify in, will be provided to you at  the start of your course.   
Student Handbook 2016‐17  38  Canteen The canteens in the Academy are equipped to provide all requirements of refreshments and lunch for the  students.   Consumption  of  meals/snacks/beverages  inside  class  rooms,  Labs,  Studios  and  work  areas  is  strictly  prohibited.  Water  /  Beverages  are  not  permitted  to  be  carried  into  Computer/CAD/Photography  /  Recreation Room or any other labs.   Defaulters will be levied a fine of Rs. 500/‐ for the first offence and strict disciplinary action will be taken  against habitual offenders.    Library & Resource Centre The Academy’s Library & Resource Centre offers a range of material prominently applied in your discipline.  The Pearl Library holds a comprehensive and up‐to‐date collection of knowledge resources ‐ printed, multi‐ media  and  electronic  resources  including  e‐books;  online access  to  National  and  International  databases/websites  relating  to  every  aspect  of  the  art,  design  and  fashion  industry.  It  is  adequately  resourced to supplement learning process at the Academy.    The Library has most of the recommended texts available for loan or reference. The number of books and  volume of other literature is increased every month. In addition, the Academy has established linkages  with a number of institutions to enable students to avail of their resources. Details are available with the  Librarian.  • The Library at Delhi is open from 0830‐1900 hours on weekdays and 0900‐1700 hours on Saturdays.  The Resource Centre functions from 0900‐1700 hours on weekdays.  • Library & Resource Centre functioning time at Jaipur centre of the Academy is from 0900‐1700 hours*  on weekdays.  • Library functioning time at Noida centre of the Academy is from 0900‐1700 hours* on weekdays.  • Library functioning time at Mumbai centre of the Academy is from 0900‐1700 hours* on weekdays.  All facilities remain closed on Sundays and closed holidays of the Academy.   [* timings are extended on request]    Return of Books  It is important to ensure that the issued items are returned on or before the due date. An overdue charge  @ Rs. 5 per day per book/periodical will be levied on any late return for the first 7 calendar days and @Rs  10 per day per book for each calendar day thereafter.  Two reminders will be sent to defaulting students through emails and through Departmental coordinators.    If a student fails to return any issued item within the semester (as the case may be), the student will be  charged the current cost of the issued item along with the overdue charges, or asked to replace the same  with the latest edition that is available in the market, along with the overdue charges. Till such time, the  result  /  marksheet  of  such  a  student  will  be  withheld.  Students  can  view  their  due  books  through  E‐ mail/Blackbaord/library notice board/Web‐OPAC.        Misuse of Resource Centre  Please  note  that  any  misuse  of  the  Resource  Centre  and  Library  resources,  such  as  causing  damage,  pilferage, etc., or noncompliance with Library/Resource Centre rules and regulations is a serious offence,  and entails strict disciplinary action.    Extra Working Time
Student Handbook 2016‐17  39  You may be required to put in extra work utilizing machines, computers, labs, studios, any other physical  facilities  to  reinforce/  upgrade  your  skills.  You  will  be  permitted  additional  independent  time  in  the  facilities  with  the  permission  of  the  concerned  supervisor.  You  are  advised  to  strictly  adhere  to  the  permitted timelines and not engage in extra work in the facilities during regular classes.     XIV. Health & Safety The health and safety of students are a priority at Pearl Academy. In the event of an emergency, students  should immediately notify the Student Development & Support (SDS) or any appropriate staff member.     Each  student  is  expected  to  submit  in  originals  the  Emergency  Contact  [Annexure  IX]  and  the  Student  Health Information [Annexure X] to SDS while joining the Academy or at the start of the Academic Year,  whichever is earlier, for us to keep a track of the student Health and Safety.  Student responsibilities for health and safety are:  •  make yourself aware of and comply with health and safety policies, procedures and instructions;  •  use facilities and resources in accordance with the safety instructions;  •  make proper use of machines, labs, equipments, electronic devices etc;  •  be familiar with reporting an emergency and in evacuation procedures.   Medical Emergency Any student suffering from any type of illness requiring emergency / periodic medication are required to  declare / inform the same to the Centre Registrar / SDS along with relevant Medical Documentation from a  Registered Medical Practitioner on occurrence / detection. Prescribed Medication / Medicines should be  carried in person in Campus at all times.  In case of any emergency during the working hours students must inform at the Reception Desk/ Registrar  / Module Tutor / Course coordinator/ Duty Sentry/ Guard.   First  aid  kits  are  located  in  each  campus  of  the  Academy  and  are  available  to  all  students  from  the  reception / security gate.   Each Center is equipped with Medical room under supervision of a trained nurse to provide the First Aid.  To handle any emergency each center has a tie up with the nearby.  Medical Help & Certification You are required to submit a Fitness Certificate (from a registered medical practitioner) as proof of your  physical fitness at the time of admission.  By physical fitness is meant that you are healthy and fit to attend classes regularly, to withstand the rigors  and  strains  of  the  daily  routine  and  to  discharge  submissions  and  assignments  as  and  how  called  for  periodically by the course team.  A  medical  fitness  certificate  is  also  required  to  be  submitted  on  the  day  you  rejoin  the  Academy  after  absence on medical grounds when the absence is in excess of 2 continuous working days.  In  case  you  happen  to  be  falling  ill  frequently  on  any  grounds  you  may  be  considered  not  fit  for  continuation in the Academy on grounds of continued ill health, even if you have submitted a medical  certificate indicating you are physically fit.  The Academy operates a medical clinic at A3‐A4 premises in Delhi, with and allopathic and a homeopathic  doctor. The clinic is open between 0900‐1730 hrs. On all weekdays, the homeopath will attend 1000‐1200  hrs and the allopath 1200‐1500 hrs. These timings may be revised with due notice.  Please share if you have any medical history/issues. It will help us understand and extend assistance if required.  
Student Handbook 2016‐17  40  We provide Medical rooms with all general Allopathic medicines at our campus    • At PA Naraina, we have a Medical Room in Basement of A‐21/13 Building and in A‐14/2 building  • At  PA  Noida  campus,  the  Academy  operates  a  medical  room  in  the  basement,  adjacent  to  the  Stationery shop.  • At PA Jaipur Campus, a Medical Room is available (GF ‐10)  • At  PA  Mumbai  campus,  the  Academy  operates  a  medical  room  on  the  first  floor  (Room  ‘Glory’  –  Adjacent to SDS Room). The First‐Aid box with all general allopathic medicines is available at every  floor (Reception – Ground floor, SDS – First floor, Faculty Room – Second floor).    For  dealing  with  case  of  severe  illness/emergency  we  have  Tie  up  with  leading  nearby  hospital  where  otherwise also the students can avail medical facility at concessional rates.     Naraina has tie‐up with Metro Hospital & Heart Institute, Dr. R. L. Khera Charitable Trust [RLKC]  Hospital Metro Heart Institute, Naraina Road, New Delhi. & [new hospital]   Noida has empaneled Metro Hospital & Heart Institute, Cardiology Wing, X – 1 Sector 12, Multi  Specialty Wing Sector– 11, Noida.   Jaipur – Noida has empaneled Fortis Escorts Hospital, Jawahar Lal Nehru Marg, Malviya Nagar,  Jaipur ‐ 302017.   PA  Mumbai  has  a  tie‐up  with  Seven  Hills  Healthcare  Private  Limited’s  ‘SevenHills  Hospital’, a  multispecialty hospital situated in close vicinity of the campus.     Contact Person  RLKC Hospital    ‐   Mr. Shashi (9891348691)  Apex Hospital  ‐  Mr. Pramod Aggarwal (9899703641)  Noida      ‐   Ms. Chhaya Malhotra (8527222111)  Jaipur      ‐  Mr. Roopesh Mathur (0141‐2547009/2547000)  Mumbai     ‐  Ms. Amrita Pal (8450956887) to be updated    Indicative Services by empanelled hospitals in Naraina & Noida campuses:   Emergency and General Treatment (24 Hours ) to our Students and Employees.   15 % discount on all Services / Charges excluding medicines and consumables.   Special Health Check Package for staff and students (50% discount on prevalent hospital Schedule of  Charges from time to time).   In case of emergency, Ambulance will be provided free of cost both for Naraina and Noida Campuses  as well as hostels in the two locations for IPD only.  Incident/Accident Reporting In the event of any emergency or in case you find yourself in untoward incident /accident /circumstances /  sudden illness within the campus, you must contact the SDS or nearest Faculty / Staff / Course Coordinator  / Sentry / Guard in the immediate vicinity / building of the Academy and give the following information:  ‐  your problem: (e.g. Medical Emergency, Assault, Fire);  ‐  location of Emergency;  ‐  your name and contact number.    Fire Safety
Student Handbook 2016‐17  41  The  Academy  has  established  fire  safety  mechanism  in  place  (sprinkler  system,  fire  extinguishers,  and  smoke detectors) to prevent fire. A designated fire safety officer carries out mock drills at regular intervals  / quarterly to make students aware of the operation of fire alarm switches, exit routes / do’s & don’ts.    Follow the instructions given as under in the event of a fire:  • Operate the nearest Fire Alarm Switch.  • Fire Evacuation plan is put up in all floors in all building. Please follow the plan to evacuate the building  at the earliest  • Evacuate the building immediately by the closest exit / staircase on hearing Fire Alarm.  • Immediately  inform  the  nearby  staff  /  faculty  /  Authorities  /  SD&S  /  Registrar’s  Office  /  Campus  Administration.  • Once outside the building, move away from the building and keep a safe distance.  • DO NOT OBSTRUCT the easy access of fire fighters and fire trucks operating to control the fire.  • Students are cautioned not to re‐enter the building until it has been declared safe by the Academy.   • NEVER attempt to tackle a fire yourself unless you have been trained in the use of fire extinguishers  and feel confident that you can do so without endangering the safety of yourself and others. • NEVER attempt to extinguish electrical fire with water.    Telephone / Mobile Phone Your mobile phone is required to be in the silent mode at all times within the campus. In the event of your  failure to do so and the consequent indication of the receipt of a call or SMS, or in the event of your making a  call  or  sending  an  SMS  while  formal  activity  is  in  progress,  your  mobile‐phone  will  be  confiscated  by  the  supervising faculty and handed over to the Registrar (Academic Administration), who will keep the instrument  in safe custody with a record of ownership and identification particulars and release it to you on payment of a  fine of Rs 500/‐ per instrument in cash to the Accounts Section and on production of the receipt issued by  Accounts Section.  When speaking on the mobile‐phone inside authorized areas within the Academy’s premises at the permissible  time/place, you will be appreciated for doing so softly, without creating any disturbance or distraction to others  around you.  Any external telephone call addressed to you and received through the Academy’s telephone lines during class  hours will be communicated to you only in circumstances that are extraordinarily urgent in nature.  You are not permitted to make or receive internal/external phone calls from faculty/ staff rooms. Any attempt  to do so will amount to gross indiscipline. Contact Details of Campus Administration You must make it a point to note the contact number(s) of the Registrar at your respective Centre, so that it is  readily available to you whenever necessary.  Admin  Registrar's Office  DELHI CAMPUS  Email id  ln.gupta@pearlacademy.com  registrar.delhi@pearlacademy.com 
Student Handbook 2016‐17  42  Contact No.  011‐49807100/104  011‐49807100/113/114  NOIDA CAMPUS  Email id  syed.hamraz@pearlacademy.com  mahesh.nautiyal@pearlacademy.com  Contact No.  0120 – 4904000 / 016  0120‐4904000  JAIPUR CAMPUS  Email id  saurabh.virmani@pearlacademy.com  rachna.yadav@pearlacademy.com  Contact No.  01426‐227616  01426‐227616  MUMBAI CAMPUS  Email id  abhijeet.patil@pearlacademy.com  maneesha.gupta@pearlacademy.com  Contact No.  022‐40585400  022‐40585400  XV. Industry Linkages The  programmes  offered  by  the  Academy  are  very  practical,  industry  oriented  and  market  focused.  Students will be required to connect with the industry, undertake real life projects and assignments, which  can include a span of activities from research to design, implementation, installation and audit. Students  will be engaging themselves with the practical situations in the industries they are likely to work in so that  they are better equipped to handle situations effectively.   The Academy also facilitates valuable contacts to students through visiting industry experts, by organizing  field trips, and by providing reference letters. It is expected that students will make active efforts to make  the most of these opportunities and develop their own industry contacts. It is compulsory for all students  to attend field trips and industry talks, as it is a part of the curriculum and students will be marked for  attendance.   The Academy has a Corporate Relations Department which spearheads the industry linkages. There will be  prescribed  timings  during  which  students  may  interact  with  the  relevant  authorities  for  training  and  support to undertake their assignments in industry. 15.1 Mandatory Internship At some stage of every course, you are required to undertake an Industry Internship of duration 8 ‐10  weeks. The objective of the internship is for you to:    a)  Study and understand prevalent commercial and industrial practices, standards and procedures;  b)  Reinforce your theoretical knowledge with practical and hands on experience;  c)  Develop and strengthen the ability to work as an effective and willing member of a team;   d)  Understand the pressures of the industry and sharpen problem ‐ solving skills.    Besides, the experience gained through internship will help you to identify problem area(s) to be addressed  in  your  final  dissertation/project.  This  internship  is  supported  by  close  co‐ordination  between  the  Academic Department & the interning organization to ensure an assignment fitting with your needs and to  monitor  your progress.  The  internship  is  an  essential  requirement  for  the  successful  completion  of  the  Course.  The internship is evaluated by the Course Leader (CL) with one or more member of course team on the  basis  of  the  internship  report  filed  by you at  the  end  of the  internship  period,  taking  into  account  the  feedback provided by the Internship Company / Organization.   
Student Handbook 2016‐17  43  In order to give you a positive internship experience your Academic Department requires your cooperation  in processing your internship as follows:     a)  Your resume should be submitted to the Department 2 months prior to the commencement of the  internship.  It  should  be  professionally  presented,  expanding  on  your  skills,  capabilities  and  not  monotonous.    b)  To ensure uniformity, the Academy would like that your internship is arranged formally through your  Department, even if you possess industry contacts and the means to secure internship. In such a case,  you may inform the department 2 months in advance of the commencement of the internship period  to coordinate the internship process in your behalf.  c)  The location of internship arranged by the Academy may not coincide with your residential location.  Once the internship is arranged officially by the Academy, you cannot decline the offer.  d)  For  outstation  internships,  accommodation  is  your  responsibility  unless  the  company  is  specifically  willing to provide the same to you. Transportation costs to and from the place of internship are also to  be borne by you.  e)  You  may  or  may  not be  paid  a  stipend  for  the  internship  period.  This  is  entirely  at the  company’s  discretion. The Academy, however, does recommend to all interning companies a desirable amount  that may be paid to you as stipend. This recommendation is uniform for all of the members of your  cohort.   f)  You will be required to maintain a journal and file a weekly log/report of your internship experience  with your department. This helps the Academy in monitoring your internship and ensuring that you  have a positive learning experience. Failure to file a weekly report may nullify the internship.    You  are  required  to  report  for  your  internship  on  the  stipulated  date  and  time  mentioned  on  your  internship intimation letter.     15.2 Placement The  Academy  facilitates  job  placements  through  the  Corporate  Relations  Department  (CRD)  to  all  the  desirous graduates on successful completion of the Course.  This  industry  is  dynamic  in  nature  and  offers  international  mobility  and  opportunity  to  interact  with  different cultures and people. Open‐mindedness and receptivity to new ideas are important personality  traits that will take you a long way in this profession. As an ambitious and upcoming young professional,  the Academy expects you to take up challenging assignments, anywhere in India or abroad.  Companies  from  the  industry  are  invited  to  participate  in  the  on‐campus/  off  –  campus  at  client  site  placement week / placement season, which normally takes place during the last two semesters of your  course of study. Those companies which regularly come for placements and take internees from us are  invited first for placements and subsequently companies that are occasional and new.          Placement Guidelines 2016‐17  1. The placements will be basis the merit list generated on the marks of the students in the Level 2  for UG and Level 1 for PG. The placements for the particular course will proceed giving the top  scorers getting the first opportunity for placements.   2. CRD  will  try  and  get  the  best  of  companies  and  requirements  and  place  the  students  in  the  sequence basis the merit list of a particular course.   3. Students  must  register  on  CRD  portal  by  30th  August  2016  in  order  to  apply  for  jobs.  No  applications  of  registration  would  be  accepted  after  the  deadline.  The  link  of  CRD  portal  registration would be sent before 10th August 2016 to all the students. 
Student Handbook 2016‐17  44  4. It  is  mandatory  for  all  students  to  sit  in  minimum  50%  of  the  total  number  of  companies  participating In‐campus/Off‐campus Interviews organized till 30th April 2017. Failure to achieve  this benchmark will result in putting them on offline* mode.  5. Failure to attend any Interview after applying for it without 24 hours prior notice to CRD would  result in Debarment from Placements till further notice.  6. Resume should only be in PDF or Word format and should not be more than 1MB.  7. Unethical code of conduct or misbehavior as per the institutional standards will not be tolerated  and would result in serious disciplinary action.  8. Student will be counted placed with ONE job offer letter, post this student will not be allowed to  sit for any interviews.  9. The details of a particular requirement will be shared with the students as soon as the CRD will  receive  .CRD  will  try  and  share  the  Job  Description  and  Company  profile  with  all  the  students  through  Portal  (minimum  5  days  in  advance).  Any  student  appearing  for  the  interview  after  understanding the details, if selected will be counted as placed. Refusal of the offer will make the  student ineligible for any further interviews  10. Consecutive failures in minimum SIX final interviews would lead to a recommendation being sent  by CRD to Course Leader for suggestive mentoring and need Gap Analysis and counseling from  CRD.  11. Clarity will be given to students beforehand in cases where organization hires them for internship,  which  further converts  into a  full  time  job  based  on  their  performance.  If  student’s  internship  does not get converted into full time they will be eligible for placements.  12. The School Head and CLs will have the rights if sight to the portal for a constant update and handy  information  on  every  student  in  the  school.  The  Academy  will  specify  a  minimum  salary  requirement to the company on behalf of the students but cannot guarantee what they will finally  offer and neither the Academy will negotiate higher than the minimum on behalf of the student.  This is something the candidate/student has to do oneself, as this negotiating skill will be required  even  in  the  subsequent  jobs.  The  Academy  facilitates  job  placements  through  the  Corporate  Relations Department (CRD) to all the desirous graduates on successful completion of the Course.    The Academy does not guarantee you final placement. It may not be feasible for the Academy to place  the  student  necessarily  at  a  location  of  your  choice.  While  the  Academy  tries  its  best  to  provide  placements, it is not the responsibility of the Academy alone, and, hence, the students are also expected to  share responsibility for placements and contribute to its administration in various ways. They are expected  to display the highest level of professional conduct at the workplace and contribute to the growth of the  company and deliver as per your agreed work profile. You will not engage in any illegal, unethical, wrong  activity/ conduct or any other activity that brings disrepute to the institution during your engagement /  employment with the company that they have been placed in or chosen to work with as the Academy will  do everything in its ability and power to safeguard its brand name, repute and values. We encourage our  students to be innovative, take ownership of their roles and contribute to the growth and success of the  organizations and enterprises that they are placed in or have chosen to work with.    Additional Guidelines for SOD & SFST   Student must put their portfolio link/behance link on CRD portal before 30th August 2016 without  which they will not be able to proceed further for registration.   All  the  work  from  the  foundation  till  the  end  of  level‐2  should  be  uploaded  in  the  portfolio  link/behance link in a systematic and progressive order.    Additional Guidelines for SCB 
Student Handbook 2016‐17  45   PGFR & PGFMM registrations will close on 15th August 2016**. No applications of registration  would be accepted after the deadline.   Placements for PGFR & PGFMM would commence from 19th September 2016.    (*) Offline students will be assisted for placements, once all active students are placed.  (**) Registration for these courses will close and placements will start early due to the Students Exchange  Program.    XVI. Clearance Certificate At the time of leaving the Academy, you will be required to obtain “clearance” from various sections of the  Academy to acknowledge that you have no dues/obligations, etc. pending. In case there is any pending,  clearance  will  be  withheld  until  such  time  as  you  have  discharged  pending  dues/obligations.  Refund  of  Security deposit/caution money is subject to the production of a clearance certificate duly signed by all  concerned sections, and where necessary, after due deductions of unmet /pending obligations (if any).  XVII. Cancellation of Admission A  newly  enrolled  student  is  permitted  to  cancel  his/her  enrolment;  in  the  event  of  such  cancellation,  refund of fees paid/deposited will be as per the refund policy given in Annexure IV, subject to Undertaking  as per Annexure V.  Following documents are required to be submitted for refund of Fees:  a. Duly filled Withdrawal Form (Form‐A).  b. Original fee receipt.  c. Copy of Admission Offer Letter  d. Undertaking on Rs. 10/‐ non‐judicial stamp paper (Annexure‐VI) at the time of receiving the refund cheque.  Security Deposit All students are required to maintain a Security Deposit of a specified amount at the time of admission. The  Security Deposit is retained by the Academy up to the exit of a student on conferment of Award; in the  case of students whose enrolment has been cancelled or they have left the Academy prior to completion of  studies, the Security Deposit will be refunded only at the time of the student’s exit from the Academy.  Following documents are required to be submitted for refund of Security Deposit:  i.  Duly filled Security Refund Form / No Dues Form  ii.  ID Card (original)  Please Note: • Student  is  required  to  obtain  the  Security  Refund  Form  /  No  Dues  Form  cleared  by  the  respective  departments and submit to Registrar’s office.  • Any shortfall in the Security Deposit on account of deduction / recoveries / loss etc will be charged to  the student along with payment of next semester fee.   • In all cases, only the balance amount in the Security Deposit, after recoveries of liabilities (if any), will  be refunded only after the Convocation.  • The processing of Security refund requests will be done one week after the convocation.  General Information   Equal Opportunity 
Student Handbook 2016‐17  46  The Academy is not only an equal opportunity institution but believes in positive affirmative action. There  will never be any discrimination based on gender, race, caste, religion, disability, national or ethnic origin,  age, class, marital status or family responsibility. This policy applies in respect to admission, content of  courses,  assessment,  awards,  and  student  welfare.  The  Academy  offers  full  and  part  Merit‐cum‐Means  Scholarships through industry endowments to needy students from disadvantaged background.    Insurance:   Students will be insured under a Group Personal Accident Policy for a sum of up to Rs. 1 lakh each against  accidental death, partial/permanent loss of limbs.     Responsibility for personal belongings:   Students are required to take care of their belonging, e.g., mobile phones, Laptops, Cameras, and Hand  Bags etc. The Academy will not be responsible in any manner for the loss of such items within its premises  or outside.     Indemnity Clause  At the time of admission, every student is required to sign and submit an Indemnity Bond on a non‐judicial  stamp  paper  as  per  Annexure  III,  counter‐signed  by  parent/guardian  to  absolve  the  Academy  for  any  responsibility in the case of death or grievous injury caused under any circumstances and at any time in the  premises  of  the  Academy  or  outside  it  in  India  or  abroad  in  the  act  of  fulfilling  the  curriculum  of  the  Academy under official direction of the faculty of the Academy.    Policy on Intellectual Property  Any Intellectual Property / Copyright / Design of any material / works produced by students  in the form of  assignments  /  submissions  /  projects  or  products  of  learning  process  under  supervision  /  direction  /  guidance  /  mentoring  by  course  tutors  /  team/  module  /  course  leaders  as  part  of  the  prescribed  curriculum will be solely and exclusively owned by Creative Arts Education Society.  Intellectual Property generated or used by students during their period of enrolment with Pearl Academy  shall at all‐time vest with Pearl Academy, unless the Intellectual Property is surrendered by Pearl Academy.  Policy on Intellectual property will be applicable to students who enroll in any programme of study at Pearl  Academy, the associated IPR thereto shall be owned by the Creative Arts Education Society.    Undertaking by Newly Enrolled Students  All students are required to sign an Undertaking of having read and understood and abide by the student  guidelines and policies regarding Refund, Discipline, minimum attendance rules, Assessment, Progression,  awards etc. as per Annexure V and hand over to their respective  Academic Coordinators within first 2  weeks of joining the course.   
Student Handbook 2016‐17  47  Use of Social Media Pearl Academy’s Social Media Platforms Pearl Academy encourages you to share your opinions and comment freely on the Academy’s Social Media  platforms. Pearl Academy uses the following social media to support the Academy’s mission, vision, goals,  programs, and sanctioned efforts, including news, information, content and directives:   Facebook   https://www.facebook.com/PearlAcademyOfficial   YouTube  http://www.youtube.com/PearlAcademyIndia    Twitter  https://twitter.com/PearlAcademyInd    Blog   http://blog.pearlacademy.com/     Disclaimers & Posting Guidelines The use of Social Media by students is in their personal capacity, and not in any way that might harm Pearl  Academy,  its  employees,  students,  associates  etc.  Students  are  personally  responsible  for  uploading  /  posting / sharing of content and information on social media platforms.     However, your posts will be deleted if they are considered to be:–    advertisements, spam, derogatory, discriminating or vulgar.   illegal, racist, bigoted or demeaning to a particular group of individuals or in general.   embarrassing to an individual or construed as placing an individual in a bad or false light.   causing someone to believe that his/her name, image, likeness or other identifying aspect of his/her  identity is being used for commercial purposes without permission.    Failure to follow these guidelines is a violation of the Academy’s policy and subject to discipline and/or  removal of the user / member.    Encouragement of Positive Attitude You  are  encouraged  to  seek  varied  experiences  extended  to  you  in  the  course  of  your  learning  at  the  Academy,  so  that  you  are  fully  prepared  as  an  aspiring  professional  at  the  moment  you  will  enter  the  industry. In this respect, the Academy discourages the influence of special preferences, soft choices and  options in external situations, contexts, settings, timings, scheduling, etc., in the matter of delivery of the  commitments of the course.  You will find an open, positive attitude not only rewarding for yourself (particularly, in relation to industry  visits,  internship,  educational  tours,  and  craft  documentation),  but,  in  turn,  you  will  also  enable  the  Academy to extend its linkages to wider locales, which benefits you in return.    Parking of Vehicles by Students The following parking rules apply for the Naraina campus:‐   Parking facility is available for Students on the Naraina Main Road (opp. Main Building:     A‐  21/13 & A‐21/12 – IRS) under MCD Management and is chargeable as per MCD regulations.   Students are required to restrict parking of their vehicles whether driven or chauffeured to  the main road (opp. Main building) only.   Students are prohibited from parking their vehicles in the parking spaces earmarked for the  faculty/staff in front of Pearl buildings or inside the compound at PA Naraina (A21/12, A21/13  ‐ A21/13x, A3 ‐ A4, A7, A8, A9, A36, A36/2, A14/2).   Students coming to the Academy in their own cars are required to park their vehicles in the  earmarked parking areas only / notified by the traffic police / Campus Administration.   Students are responsible for any loss / damage in case Vehicles (unattended) parked outside  the designated parking area is towed away to the nearest Police Station by the Traffic Police. 
Student Handbook 2016‐17  48   Students are not to leave Laptops, iPod, Cell phone, Wallet or any other expensive items /  valuables in the car. The Parking is “at owner’s risk”.   Students are required to pay the parking charges (if any) as levied by the local authorities.   Students are required to strictly follow notified guidelines on car parking.   Each Centre will issue Parking rules / guidelines to be prominently displayed on the Centre  Notice Boards.    Students Cultural Committee – “Plan Clan” Plan  Clan  is  a  student  organizing  team,  which  functions  in  the  belief  that  “Learning  is  not  just  for  the  classroom. That’s why we stress the value and importance of extra/co‐curricular activities.”    Plan Clan provides a platform to become involved and to interact with other students, thus leading to increased  learning and enhanced development. It not only focuses on the individual student level but institutional level,  and the broader community level. This rich mixture of different disciplines creates one of the most diverse,  interesting, open, and experimental, self‐explorative stay on the campus. Plan Clan provides opportunities to  make life‐long friends by encouraging interdisciplinary & fun‐filled activities.    The team comprises of students from all departments. Every year faculty team and the ex‐office bearers select  the new team to take over the responsibility. They are selected by the process of self‐nomination followed by  Personal Interview. The team organizes events for everybody at Pearl Academy not only to have fun but more  importantly to collaborate, co‐operate and be together. They organize events like street/stage plays, Sports  day, Teacher’s Day, Diwali Mela, Pearl Utsav and are also involved in Community Service. This team is seen  ushering at events like Portfolio, Convocation, Alumni get together and conferences.     There are five societies under Plan Clan each managed by a faculty member and headed by a student.  Anybody  can be a member of the society. These are   •  Dance  •  Drama  •  Music  •  Sports  •  Literary & Promotion    These societies then represent Pearl Academy at various festivals and competitions. They also showcase their  talent in front of their peers and the rest at Pearl on many occasions. All other participations related to the field  of  Art,  Design  and  Fashion  to  represent  Pearl  Academy  at  various  competitions  are  initiated  by  either  the  respective departments or the SDS.    Note to Parents / Guardians Important Note: It is recommended that parents should also go through this hand book and understand various rules  and  regulations  contained  herein.  They  may  get  in  touch  with  the  Course  Leader/Course  Coordinator  to  know  the  performance and attendance, etc. of their ward. Meetings at the Academy will be by prior appointment only.   
Student Handbook 2016‐17  49  Annexure I : ACADEMIC CALENDAR ACADEMIC CALENDAR: AY 2016‐17    JULY – DECEMBER 2016  Sl.  EVENT / ACTIVITY  Wk   Delhi  Noida  Jaipur  Chennai  Mumbai  1  Summer Break – Faculty & Staff (not  applicable to EM1 & EM2)  ‐  27th  Jun – 08 Jul  27th  Jun – 08 Jul  27th  Jun – 08 Jul  NA  27th  Jun – 08 Jul  2  Induction of Fresher’s    21 Jul 2016  21 July 2016  25 July 2016  NA   23 July  2016  3  Commencement of Session     25 Jul 2016  25 Jul 2016  25 Jul 2016  NA  25 Jul 2016  4  Pow‐ Wow    27‐29 July 2016  27‐29 July 2016  27‐29 July 2016  NA  27‐29 July 2016  5  TQ/MQ‐ (Aug‐ Dec) – Term courses    03 Oct onwards  03 Oct onwards  03 Oct onwards  NA  03 Oct onwards  6  TQ/MQ‐ (Aug‐ Dec) – Sem courses    24 Oct onwards  24 Oct onwards  24 Oct onwards  NA  24 Oct onwards  7  Town Hall – II     18th  Oct 2016  18th  Oct 2016  19th  Oct 2016 (via Zoom)  NA  20th  Oct 2016  (via Zoom)  8  Diwali Break    31 Oct – 04 Nov 2016  31 Oct – 04 Nov 2016  31 Oct – 04 Nov 2016  NA  31 Oct – 04 Nov 2016   9  Convocation 2016 (First Half Day)    19 Nov 2016  19 Nov 2016  26th  Nov 2016  26th  Nov 2016  3rd  Dec 2016  11  Assessment Week (UG, PG & MA)/ Due  Diligence Jury  (UG, PG & MA)    TBD  TBD  TBD  NA  TBD  12  IRM ( Sem‐ 1,3,5 &7)    Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  NA  Dec 2016 (TBD)  13  Final Marks Processing/ Issue of  Referral / Deferral Letters    Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  NA  Dec 2016 (TBD)  14  Winter Break (Students)    17 Dec 2016 ‐ 1Jan  2017  17 Dec 2016 ‐ 1Jan  2017  17 Dec 2016 ‐ 1Jan  2017  NA  17 Dec 2016 ‐ 1  Jan  2017  15  Winter Break (Faculty & Staff)     24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  NA  24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  # Appeals Meeting Special Cases‐ to be held internally by the School Head  ACADEMIC CALENDAR: AY 2016‐17    JANUARY ‐ JULY 2017  Sl.  EVENT / ACTIVITY  Week   Delhi  Noida  Jaipur  Chennai  Mumbai   1  Start of New Academic Session  1  2 Jan 2017  2 Jan 2017  2 Jan 2017  NA  2 Jan 2017  2  Appeals Meeting – Academic  1  3‐6 Jan 2017  3‐6 Jan 2017  3‐6 Jan 2017  NA  3‐6 Jan 2017  3  Reassessment/Referral Board  3  16‐20 Jan 2017  16‐20 Jan 2017  16‐20 Jan 2017  NA  16‐20 Jan 2017  4  MRG Meeting   4  25 Jan 2017  25 Jan 2017  25 Jan 2017  NA  25 Jan 2017  5  Academic Board  6  8 Feb 2017  8 Feb 2017  8 Feb 2017  NA  8 Feb 2017  6  TQ/MQ & NPS ( Jan‐ May Sem)  13  27 Mar 2017  onwards   27 Mar 2017  onwards  27 Mar 2017  onwards  NA  27 Mar 2017  onwards   7  Assessment Week (UG, PG & MA)/ Due Diligence  Jury & Exam/ Progression  Board  (UG, PG & MA)  19  8‐ 12 May 2017  8‐ 12 May 2017  8‐ 12 May 2017  NA  8‐ 12 May 2017  8  Exam/ Progression  Board  (UG, PG & MA)  20  16 May onwards   16 May onwards   16 May onwards   NA  16 May onwards   9  Final Marks Processing/ Issue of Referral /  Deferral Letters  21  22‐26 May 2017  22‐26 May 2017  22‐26 May 2017  NA  22‐26 May 2017  10  Appeals Meeting‐ Academic  22  29 May ‐3 Jun 2017  29 May ‐3 Jun 2017  29 May ‐3 Jun 2017  NA  29 May ‐3 Jun 2017  11  Summer Break – Students  ‐  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul 2017  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul  2017  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul  2017  NA  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul 2017  # Appeals Meeting Special Cases‐ to be held internally by the School Heads  ** The management reserves to change the dates at its sole discretion.
Student Handbook 2016‐17  50  Annexure II LIST OF HOLIDAYS HOLIDAY LIST  2016  Sr.No  Holiday#   Date & Day  Delhi / Noida  Jaipur  Chennai  Mumbai  1.   Pongal  ‐‐  ‐‐  15 January  (Friday)  ‐‐  2.   Republic Day  26 January  (Tuesday)  26 January  (Tuesday)  26 January  (Tuesday)  26 January  (Tuesday)  3.   Holi  24 March  (Thursday)  24 March  (Thursday)  24 March  (Thursday)  24 March  (Thursday)  4.   Good Friday  25 March  (Friday)  25 March  (Friday)  25 March  (Friday)  25 March  (Friday)  5.   Gudi  Padva   ‐‐  ‐‐  ‐‐  08 April  (Friday )   6.   Mahavir Jayanti  20 April  (Wednesday)  20 April  (Wednesday)  ‐‐  ‐‐  7.   Idu’l Fitr*  06 July  (Wednesday)  06 July  (Wednesday)  ‐‐  ‐‐  8.   Independence Day  15  August  (Monday)  15August  (Monday)  15August  (Monday)  15  August  (Monday)  9.   Rakshabandhan  18 August   (Thursday)  18 August  (Thursday)   18 August   (Thursday)  18 August   (Thursday)  10.   Ganesh Chaturthi /  Vinayak Chaturthi  ‐‐  ‐‐  05 September  (Monday)  05 September  (Monday)  11.   Id‐ul‐Zuha (Bakrid)  12 September  (Monday)  12 September  (Monday)  12 September  (Monday)  12 September  (Monday)  12.   Onam  ‐‐  ‐‐  14 September  (Wednesday)  ‐‐  13.   Dussehra  11 October  (Tuesday)  11 October  (Tuesday)  11 October  (Tuesday)  11 October  (Tuesday)  14.   Deepawali Break  (Naraka Chaturdasi /  Diwali / Goverdhan Pooja  / Bhai Duj)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  15.   Guru Nanak’s Birthday  14 November  (Monday)  14 November  (Monday)  ‐‐  14 November  (Monday)    Total  14  14  14  14  #as per GSR / revised holiday policy | *subject to appearance of moon  Breaks for Year 2016  Summer Break  :  Faculty  [27th  June 2016 to 08th  July 2016] ‐ not applicable to EM1 & EM2      Students  [01st  June 2016 to 24th  July 2016]          Winter Break  :  Faculty  [24th  December 2016 to 01st  January 2017]      Students  [17th  December 2016 to 01st  January 2017]      Staff  [24th  December 2016 to 01st  January 2017]    Holidays falling on Saturdays / Sundays during Year 2016    Buddha Purnima  :  21 May (Saturday)  Gandhi Jayanti  :  02 October (Sunday)  Diwali  :  30 October (Sunday)    The Academy reserves the right to cancel, change, or add holidays from or to the above list without assigning any reason.     
Student Handbook 2016‐17  51  Annexure III INDEMNITY BOND PEARL ACADEMY INDEMNITY BOND (To be executed on a Rs. 10/- stamp paper duly attested / notarised) In consideration of …………………………………….. student of whom I am legal / natural guardian who has been admitted to Pearl Academy (all centres). I undertake and agree that neither I nor my executors or administrators or any other legal representatives will make any claim against the Pearl Academy or any employee of the Pearl Academy or against any person in the service of Pearl Academy in respect of any loss or injury to property or person including injury resulting in the death which the said student ................................... may suffer while the said student is or in consequence or the said students being so or whilst he/she is within the premises of Pearl Academy campus (all centers) or for any excursion / field visit / study trip or outside in India or abroad for fulfilling the curriculum of the Academy under direction of the Academy’s faculty and I understand and agree that no compensation will be paid by the Pearl Academy or any administrators or employees in service of Pearl Academy. I further agree so as to bind myself, my heirs, my executors & administrator to indemnify you and any employee or person of the Pearl Academy of them arising out or any act or default on the part of the said student during or in connection with any academic activity within the premises of Pearl Academy (all centers) or any such journey undertaken towards excursion / field visit / study trip or outside in India or abroad. It is further declared that stamp duty payable on this undertaking shall be borne by me. Dated .................................................................................... Day of............................................................................. Sign. of Witness................................................................... Sign. of Guardian.......................................................... Name .................................................................................... Name .............................................................................. Occupation........................................................................... Occupation .................................................................... Designation.......................................................................... Designation.................................................................... Address ................................................................................ Address..........................................................................
Student Handbook 2016‐17  52  Annexure IV GUIDELINES ON REFUND OF FEE TO STUDENTS Guidelines on Refund of fees to Students For New Students (Semester 1): SL. No Description Deductions Refund Permissible 1. Students admitted to a Programme but informs PA in writing about withdrawal from/ not joining the Programme before the commencement of the semester • Registration & Admission Fee (100 %) • Learning Resources Fee • Tuition Fee • Examination Fee • Validation Fee (as applicable) • Security deposit • Alumni membership • FMM Kit fee 2. Students joined the Programme, attended/not attended classes and informed PA in writing about withdrawal from/ not continuing the Programme within 10 calendar days from the commencement of the semester  Registration & Admission Fee (100 %)  FMM Kit fee (100%)  Learning Resources Fee (50%) • Tuition Fee (50%) •  Examination Fee  Learning Resources Fee (50%)  Tuition Fee (50%)  Validation Fee (as applicable)  Security deposit • Alumni membership fee 3. Students joined PA, attended/not attended classes for more than 10 calendar days but up to 30 calendar days and informed PA in writing about withdrawal from/ not continuing the Programme between 11 and 30 calendar days from the commencement of the semester.  Registration & Admission Fee (100 %)  FMM Kit fee (100%)  Learning Resources Fee (75%)  Tuition Fee (75%)  Examination Fee  Learning Resources Fee (25%)  Tuition Fee (25%)  Validation Fee (as applicable)   Security deposit  Alumni membership fee 4. Students joined the Programme, attended/not attended classes for more than 30 calendar days and informed PA in writing about withdrawal from / not continuing the Programme.  Registration & Admission Fee (100 %)  FMM Kit fee (100%)  Learning Resources Fee (100%)  Tuition Fee (100%)  Validation Fee (100%) (as applicable)  Examination Fee  Security deposit  Alumni membership * Subject to submission of Undertaking (Annexure-VI). * Only written applications towards withdrawal / cancellation of admission submitted to Registrar’s Office will be entertained. * Applicable Service tax will be deducted on the refund amount / deductions. * The processing of refund request will take minimum 3 weeks.
Student Handbook 2016‐17  53  Guidelines on Refund of fees to Students For Existing Students (onwards Semester 2 / Term 2): SL. No Description Deductions Refund permissible 1. Students admitted to a programme but inform PA in writing about withdrawal from the Programme before the commencement of the semester  Registration & admission fee received in 1st semester (100%)  Alumni fee received in 1st semester (100%)  Validation Fee (100%) (as applicable) • Tuition Fee (100%) • Examination Fee (100%) • Learning Resources Fee (100%) • Security Deposit (100%) 2. Students informing the Academy within 30 days of the commencement of the semester.  Registration & Admission Fees (100%) [paid during admission]  Alumni fee received in 1st semester (100%)  Tuition Fees (50%)  Learning Resources Fee (50%) • Alumni Fee (100%) • Validation Fee (100%) • Tuition Fee (50%) • Examination Fee (100%) • Learning Resources Fee (50%) • Security Deposit (100%) 3. Students informing the Academy after 30 days of commencement of the course but before the end of the semester which was not attended / partially attended  Registration & Admission Fees (100%)  Tuition Fees (100%)  Learning Resources Fee (100%)  Examination Fee (100%)  Validation Fee (100%)  Alumni Fee (100%) • Security Deposit (100%) * Subject to submission of Undertaking (Annexure-VI). * Only written applications will be entertained. * Applicable Service tax will be deducted on the refund amount / deductions. * The processing of refund request will take minimum 3 weeks.
Student Handbook 2016‐17  54  Guidelines on Refund of fees to Students De-registered students due to Non Progression/Attendance Debarment: The deductions and refund is considering that the student has paid the fees on time for the next logical semester. The refund will be made from the fees collected of ensuing semester and not the semester where the non progression was declared. SL. No Description Deductions Refund permissible 1 Non Progression declared @ Semester 1 / 3 /5 / 7 • Registration & Admission Fees (100%) [paid during admission] • Alumni Fee (100%) [Except 1st Semester] • Validation Fee (100%) Components of Even Semester Fees • Tuition Fee (100%) • Examination Fee (100%) • Learning Resources (100%) • Security Deposit (100%) 2 Non Progression declared @ Semester 2 / 4 / 6 / 8 • Registration & Admission Fees (100%) [paid during admission] • Alumni Fee (100%) • Validation Fee (100%) [paid during Odd Semester] Components of Odd Semester Fees • Tuition Fee (100%) • Examination Fee (100%) • Library Charges (100%) • Security Deposit (100%) * Subject to submission of Undertaking (Annexure-VI). * Only written applications will be entertained. * Applicable Service tax will be deducted on the refund amount / deductions. * The processing of refund request will take minimum 3 weeks.
Student Handbook 2016‐17  55  Annexure V UNDERTAKING UNDERTAKING* I ……….………………………………………………………………………………………….…… s/o. or d/o. ……………………………………………………………………………………………….r/o.……………… …….……………………………………………………………………………………………….… do hereby solemnly affirm and undertake as under: 1. That we have gone through the contents of the Prospectus, latest Students Handbook (available on the website www.pearlacademy.com), carefully and have understood the same. 2. We have also gone through the Students Handbook pertaining to Academy’s policy on minimum attendance requirements, continuous absence without prior permission / de- registration, plagiarism & cheating, Progression Policy, misconduct / disciplinary actions / non- payment of fee etc. 3. I hereby confirm that I will fulfill the minimum attendance requirement of 70% in each module in every semester. 4. We hereby accept and acknowledge the same and in case of any such eventuality, we undertake to accept the decision taken by the Academy as per the rules & policies written & read over by us. 5. We have also gone through the Guidelines on Refund of Fee as given in the Students Handbook/Website/Prospectus/Application kit pertaining to Academy’s policy. 6. The signed undertaking is given by us without any threat, pressure or coercion, by any other means. The undertaking is given after going through all the details regarding rules / policies of the Academy mentioned in the Prospectus, Admission form and Students Hand Book as also available on the website of the Academy. …………………………………………. ……………………………………………….. Signature of the Applicant Signature of Parent / Guardian Date: …………………………..…. Date: …………………….………… * It is mandatory to submit this undertaking duly filled and signed along with the fee.
Student Handbook 2016‐17  56  Annexure VI UNDERTAKING FOR REFUND OF FEE REFUND OF FEE WILL BE AS PER REFUND POLICY OF THE ACADEMY (To be executed on a Rs. 10/- stamp paper duly attested / notarised) I / We have gone through the Refund Policy again today though the same were also brought to our notice at the time of Admission along with the admission form. We have made the request for refund of fees due to our wards admission in some other course / institute and the said request has been acceded by the Academy fairly and has agreed to refund the fee as per their policy which has been accepted voluntarily without any threat, pressure or coercion after going through its content thoroughly. Today we have been given the cheque no....................................... dated………….………….. drawn on ............................................................ against our total fee deposited of Rs. ……………………….. The deductions made by the Academy as per the refund policy is acceptable and after receiving a cheque of Rs. …………………. against our total deposit of admission fee, our entire claim has been settled and nothing remain to be paid to us by the Academy against the admission fee paid by us. ………….....…………… ……………..………… Signature of Parents Signature of Ward Date : .................................. Place: .................................. (timing of the undertaking? Before or after the refund cheque is issued)
Student Handbook 2016‐17  57  Annexure VII APPLICATION FOR APPEAL NAME: ROLL NO: PROGRAMME OF STUDY: YEAR: 2. Indicate by a tick on which grounds you wish your appeal to be considered a) Extraordinary circumstances* (use NEC form) b) Reconsideration of marks c) Academic Dishonesty d) Attendance debarment 3. In the section below please summarize the key points of your appeal. 1. 2. 3. 4. 5. 6. (Continue on an additional sheet if relevant) 4. Provide a supporting statement and evidence on separate sheets of A4 paper clearly numbered, preferably typed or written in BLACK INK. You may also indicate briefly what outcome you are seeking if your appeal is upheld, remembering that it is not general Pearl Academy policy to adjust marks or classifications in such circumstances. 5. In the below section please indicate what supporting evidence you have submitted with your appeal application, including copies of documents submitted at an earlier stage in the appeals process. 1. 2. 3. 4. 5. 6. (Continue on an additional sheet if relevant) 6. Confidentiality: I agree to this information being made available in confidence to the Department and to those involved in Pearl Academy’s appeal process. SIGNATURE: DATE :
Student Handbook 2016‐17  58  Annexure VIII EXCEPTIONAL CIRCUMSTANCES REPORT FORM NOTIFICATION OF EXCEPTIONAL CIRCUMSTANCES REPORT FORM NAME: Roll No: Course: Cohort: 1. Indicate on what basis you are reporting exceptional circumstances: A Illness which prevented you from attending an assessment or affected your ability to perform in an assessment B Illness which prevented you from completing an assessment (coursework) on time – see section on late submission C Unforeseen major travel disruption which caused you to be late/miss an assessment D Legal matters E Personal/domestic problems which occurred in the period leading up to an examination/assessment deadline F Bereavement 2. Indicate in the section below the Modules/assessments that you believe have been affected – continue on another sheet if necessary Module Title Assessment Type and Title Date of Assessment Was the assessment submitted or attempted 3. Period(s) affected: From: To: 4. Evidence submitted with application (please tick where relevant) Medical Certificate Hospital appointment Card
Student Handbook 2016‐17  59  Prescription Medicine Labeling Transport company letter Collaborative Statement Letter/documents from court/solicitor. Death Certificate Other (please specify) 5. Statement of Circumstances to be considered by Examiners This must include details of the assessment(s) you claim was affected, the module(s) to which this relates and the dates of all relevant events. You may also indicate briefly what outcome you are seeking in response to your submission, remembering that it is not general Pearl Academy policy to adjust marks where exceptional circumstances are acknowledged. 6. Confidentiality I agree to this information being made available to the Exceptional Circumstances Panel, the Chair of the Board of Examiners, the External Examiner and any such others as are necessary for the proper consideration of my circumstances. Signature: Date: Office use only Considered by EB on (Date) ______/___________/20___ _______________________________________________________________ Receipt for submission of application (to be provided to the student when handed in) Date submitted Name of person received by Signature of the person received by
Student Handbook 2016‐17  60  Annexure IX EMERGENCY CONTACT INFORMATION EMERGENCY CONTACT INFORMATION Student Name Cohort Roll No. Campus Please list two contacts whom you would like us to contact in the event of an emergency: Contact Person 1 Relationship to Student Address City State Zip Code Residence Telephone Number Mobile Number Email Address Comments Contact Person 2 Relationship to Student Address City State Zip Code Residence Telephone Number Mobile Number Email Address Comments Under Indian government regulations, we would not release any information about you to anyone without your permission. But at times you may want us to release information regarding health matters, travel arrangements and personal safety. If you would like us to share any information about you with an emergency contact while you are abroad, please tick the appropriate in the box below Please share my information to the contact nominated above, in the event of an emergency as indicated below: Contact Person 1 Contact Person 2 None
Student Handbook 2016‐17  61  Annexure X STUDENT HEALTH INFORMATION
Student Handbook 2016‐17  62  Annexure XI UNDERTAKING FOR INTERNATIONAL TRAVEL [TO BE PRINTED & NOTARIZED ON A Rs. 10/- NON-JUDICIAL STAMP PAPER] UNDERTAKING I, ____________________________, Son / Daughter of ___________________________, resident of _______________________________________________________________, hereby acknowledge that I have read and understood the Pearl’s Student International Travel Policy completely and I hereby accept, and undertake to comply with all the terms & conditions of Pearl’s Student International Travel Policy including complying with all instructions / guidelines / directions of authorized member(s) of the Academy, as maybe applicable, as under: 1. I hereby give my consent for my participation in the _______________________________ (name of the trip & country) from ______________ to _______________ (dates). 2. I hereby undertake to conduct myself in accordance with the terms and conditions of the Pearl’s Student International Travel Policy and in accordance with the laws of country to which I am travelling. 3. I agree, understand and acknowledge that participation in this activity is voluntary and discretionary, and my participation in this activity requiring international travel may involve risks relating to or arising from International Travel. 4. I hereby agree to unconditionally indemnify the Pearl Academy, its officers, trustees, employees, agents and representative from any and all liability, damage or claim of any nature arising out of or related to this International Travel, the transportation, or in any independent activity undertaken by me as an adjunct thereto. 5. I hereby agree to unconditionally indemnify the Pearl Academy and its directors, officers, employees, faculty members, staff member or agents or any other person from and against any and all losses, claims, damages, liabilities and fees, expenses and disbursements including the fees, expenses and disbursements of counsel incurred or proposed to be incurred by Pearl Academy, directly or indirectly, arising out of or which may arise out of, any act or default on my part during the international trip irrespective of whether such act has been performed by me in my individual capacity or as student of the Pearl Academy. 6. I hereby agree to bear all medical expenses deemed necessary in the event of any emergency, injury or mishap suffered by me or anyone else as a result of any act on my part. I hereby agree to bear all costs, fines and expenses incurred due to damage any injury or damage to any person or property of others which I may cause, or for any financial liability or obligation which I may personally incur, while participating in the said International Travel. 7. I agree, understand and acknowledge that the indemnity undertaken herein executed by me is unlimited, unconditional and irrevocable. 8. I understand and acknowledge that the Academy reserves the right to make cancellations, changes or substitutions in cases of emergency or changed conditions, or in the interest of any Sponsored Activity with which I may be traveling or collaborating. 9. I understand and agree to be subject to the laws of the host institution / country to which I am travelling or required to visit or stay during this activity. 10. I understand and agree to abide by all rules/regulations/do’s & don’ts of the place of stay / hostel / hotel arranged by the host institution/university including payment of security deposit (if any) and will maintain the cleanliness, observe silence hours, and respect the privacy of others,. 11. I agree to be responsible for securing accidental (travel / transit) and medical insurance required for this activity.
Student Handbook 2016‐17  63  12. I undertake and agree that the information provided by me in any and all documents or forms to be submitted by me for the purposes of International Travel and for my participation in this activity is true, correct complete and accurate and I have not concealed any information, including any medical illness or allergy, which needs to be disclosed to the Academy or any government department, and the Academy shall not be liable in case any of the information provided by me are found to be incomplete, inaccurate, concealed or misleading. 13. Conduct: I agree to conduct myself in a safe and prudent manner while participating in any activity or travel conducted by or under the auspices of the Pearl Academy. I understand that all student participants are subject to Pearl Academy’s regulations, travel guidelines, and relevant central, state, and International laws and that in the event of violation of these or other behavior which is deemed by the Pearl Academy to be detrimental to participant or others, the host institution may immediately dismiss me from the program and require me to return to India. I also agree not to deviate from the proposed trip itinerary without the expressed permission of the Academy faculty/Coordinator. I understand that while participating in any such activity or travel, I am subject to the Academy’s Student Conduct Code as per the current Student Hand Book. I further agree to indemnify, defend and hold harmless Pearl Academy from any breach of these representations. 14. I fully understand that I must adhere to local/state laws while in the host institution / country. I understand that I have to maintain appropriate standards of conduct/respect local customs and practices at all times. 15. Other Conditions of Participation a. Submission of Required Forms: I hereby undertake to submit all required forms duly filled in along with the required attachments by the deadline. b. Travel and Accommodation: I acknowledge and agree to accept all responsibility for loss or additional expenses due to delays or other changes in the means of transportation, other services, or sickness, weather, strikes or other unforeseen causes. c. I acknowledge and understand that the Academy assumes no liability whatsoever for any loss, damage, destruction, theft or the like to my luggage or personal belongings and I certify that I have retained adequate insurance or sufficient funds to replace such belongings. d. I am solely responsible for securing any necessary immunizations prior to departure. e. I understand and acknowledge that all services and accommodations are subject to the laws of the country in which they are provided and I hereby agree to abide by them. f. I understand and agree that the Pearl Academy in no way represents or acts as an agent for transportation carriers, hotels, and other suppliers of services. I/We have carefully read this undertaking form before signing it. ________________________________________________________________________ Student’s Signature Date ________________________________________________________________________ Parent/Guardian’s Signature Date    
Student Handbook 2016‐17  64  Annexure XII UNDERTAKING FOR LOCAL TRAVEL [TO BE PRINTED & NOTARIZED ON A Rs. 10/- NON-JUDICIAL STAMP PAPER] UNDERTAKING (for local travel) I, _____________________________________, Son / Daughter of ___________________________, bearing enrollment no.______________________________ is a student of ____________________________________________(couse name), of cohort ____________ at Pearl Academy_______________(campus). I am a resident of _______________________________________________________________. I hereby acknowledge that I have read and understood the Pearl’s Student Trip Policy completely and I hereby accept, and undertake to comply with all the terms & conditions of Pearl’s Student Trip Policy including complying with all instructions / guidelines / directions of authorized member(s) of the Academy, as maybe applicable, as under: 1. I hereby give my consent for my participation in the _______________________________ (name of the trip & location) from ______________ to _______________ (dates) (“Travel”). 2. I hereby undertake to conduct myself in accordance with the terms and conditions of the Pearl’s Student Trip Policy and in accordance with the rules & regulations of visiting institution/ city/ organisation to which I am travelling. 3. I agree, understand and acknowledge that participation in this activity is voluntary and discretionary, and my participation in this activity requiring local / domestic travel may involve risks relating to or arising from local / domestic Travel. 4. I hereby agree to unconditionally indemnify Pearl Academy, its officers, trustees, employees, agents and representative from any and all liability, damage or claim of any nature arising out of or related to this Travel, the transportation, or in any independent activity undertaken by me as an adjunct thereto. 5. I hereby agree to unconditionally indemnify Pearl Academy and its directors, officers, employees, faculty members, staff member or agents or any other person from and against any and all losses, claims, damages, liabilities and fees, expenses and disbursements including the fees, expenses and disbursements of counsel incurred or proposed to be incurred by Pearl Academy, directly or indirectly, arising out of or which may arise out of, any act or default on my part during the Travel irrespective of whether such act has been performed by me in my individual capacity or as student of the Pearl Academy. 6. I hereby agree to bear all medical expenses deemed necessary in the event of any emergency, injury or mishap suffered by me or anyone else as a result of any act on my part. I hereby agree to bear all costs, fines and expenses incurred due to damage any injury or damage to any person or property of others which I may cause, or for any financial liability or obligation which I may personally incur, while participating in the said Travel. 7. I agree, understand, acknowledge and undertake that the indemnity undertaken herein executed by me is unlimited, unconditional and irrevocable. 8. I understand and acknowledge that the Academy reserves the right to make cancellations, changes or substitutions in cases of emergency or changed conditions, or in the interest of any Activity with which I may be traveling or collaborating. 9. I understand and agree to abide by all rules/regulations/do’s & don’ts of the place of stay / hostel / hotel arranged by the host institution/university including payment of security deposit (if any) and will maintain the cleanliness, observe silence hours, and respect the privacy of others,.
Student Handbook 2016‐17  65  10. I undertake and agree that the information provided by me in any and all documents or forms to be submitted by me for the purposes of Travel and for my participation in this activity is true, correct complete and accurate and I have not concealed any information, including any medical illness or allergy, which needs to be disclosed to the Academy or any government department, and the Academy shall not be liable in case any of the information provided by me are found to be incomplete, inaccurate, concealed or misleading. 11. Conduct: I agree to conduct myself in a safe and prudent manner while participating in any activity or travel conducted by or under the auspices of the Pearl Academy. I understand that all student participants are subject to Pearl Academy’s regulations, travel guidelines, and relevant central, state, laws and that in the event of violation of these or other behavior which is deemed by the Pearl Academy to be detrimental to participant or others, the host institution may immediately dismiss me from the program and require me to return. I also agree not to deviate from the proposed trip itinerary without the expressed permission of the Academy faculty/Coordinator. I understand that while participating in any such activity or travel, I am subject to the Academy’s Student Conduct Code as per the current Student Hand Book. I further agree to indemnify, defend and hold harmless Pearl Academy from any breach of these representations. 12. I fully understand and agree that I must adhere to local/state laws while in the host institution / country. I understand that I have to maintain appropriate standards of conduct/respect local customs and practices at all times. Your behavior and conduct will be monitored and if there is a violation of local/state laws or any Policy of Pearl Academy you shall be liable for strict disciplinary action, up to and including expulsion. 13. Other Conditions of Participation g. Submission of Required Forms: I hereby undertake to submit all required forms duly filled in along with the required attachments by the deadline. h. Travel and Accommodation: I acknowledge and agree to accept all responsibility for loss or additional expenses due to delays or other changes in the means of transportation, other services, or sickness, weather, strikes or other unforeseen causes. i. I acknowledge and understand that the Academy assumes no liability whatsoever for any loss, damage, destruction, theft or the like to my luggage or personal belongings and I certify that I have retained adequate insurance or sufficient funds to replace such belongings. j. I am solely responsible for securing any necessary immunizations prior to departure. k. I understand and agree that the Pearl Academy in no way represents or acts as an agent for transportation carriers, hotels, and other suppliers of services. I/We have carefully read this undertaking form before signing it. ________________________________________________________________________ Student’s Signature Date ________________________________________________________________________ Parent/Guardian’s Signature Date    
Student Handbook 2016‐17  66  Annexure XIII DISCIPLINARY FINES   Disciplinary Fines    Category  Amount Breach of Discipline  INR 1000/‐ Consumption  of  meals/snacks/beverages  inside  class  rooms,  Labs,  Studios  and  work  areas  Water / Beverages are not permitted to be  carried  into  Computer/CAD/Photography  /  Recreation Room or any other labs.   Rs. 500/‐ for the first offence and strict disciplinary action will be  taken against habitual offenders.    Library Books overdue  An overdue charge @ Rs. 5 per day per book/periodical will be  levied on any late return for the first 7 calendar days and @Rs 10  per day per book for each calendar day thereafter    Use of Mobile phones in campus premises  INR 500 per incident Loss of ID Card  INR 300  Duplicate Degree certificate (NTU only)  GBP 36 to be paid through online mode only Duplicate Marksheet / Transcript  INR 1000  Re‐registration fee  INR 5000 (plus applicable taxes Late payment of fee  Rs. 100/‐ per day   In the event that the payment of fees remains unfulfilled after four  weeks past the notified last date; the Academy reserves the right to  delete the student’s name from the rolls. Re‐admission of the  student will be subject to approval by the Special Committee &  payment of Rs 5,000/‐ as Re‐registration Fee and payment of all  outstanding dues.  Re‐assessment Fee  Rs 500/‐ [plus application taxes] per criteria reassessment.  However, in case the reassessment requires a jury, the fee will be  Rs 2,000/‐ [plus application taxes] per criteria reassessed.    All the courses / programmes conducted at Pearl Academy come under the ambit of Service Tax Regulations*. Service Tax as  per Govt. of India, service tax department notifications issued from time to time will be levied (current applicable rate of  15%).    All fee / fines are to be paid by demand draft in favor of ‘Creative Arts Education Society’ payable at New Delhi or by cash at  Academy’s Account Counter.                   
Student Handbook 2016‐17  67  Annexure XIV CODE OF CONDUCT   A student shall agree to abide by the following:   To be familiar with and will obey, any and all of the rules established for the Trip, including the Pearl Academy’s  rules & procedures as mentioned in Student Handbook 2016‐17.   Obey all applicable laws, including those that relate to alcohol consumption. Not to consume alcoholic beverages  unless the student is 18 years of age or older; and not to use illicit drugs;    Not  to  consume  alcoholic  beverages  regardless  of  age  if  such  use  is  banned  by  the  faculty  coordinator  or  organizational leadership prior to traveling;    To attend all scheduled meetings, conference sessions, and trips & activities related to the funded travel;    Failure to attend the planned trips / conferences / sessions/ activities due to last minute cancellations may result in  the student having to repay all travel expenditures made by Pearl Academy on the student's behalf   To operate motorized vehicles legally and responsibly; i.e., to drive within the posted speed limits; to wear a seat  belt and require passengers to do the same in accordance with the laws of the state to which traveling; not to  operate a vehicle if the students have consumed any alcohol; not to allow alcohol, illicit drugs or weapons in the  vehicle; to operate only motorized vehicles only if holds a current, unrestricted license; to only use vehicles that are  properly licensed and with current motor vehicle inspections; to provide a copy of their license and automobile  insurance prior to departure.    Not  to  spend  money  or  make  monetary  commitments  on  behalf  of  the  organization  or  the  Academy  without  following proper procedures;    Not to provide transportation to persons not approved for travel;    Not to stay at any accommodation other than notified before the departure   Not to allow any student/ friends / relatives etc to join the trip unless authorized by the Academy   Ensure your safety & well –being. In case of any emergency (medical or otherwise), inform the faculty coordinator  accompanying at the earliest.   To dress appropriately for the setting; and    To interact professionally and responsibly with other participants/ locals at the event / trip     
Student Handbook 2016‐17  68  Annexure XV WHOM TO MEET   WHOM TO MEET  For matters regarding Meet Delhi Jaipur Mumbai Noida Fees / Payments Accounts Officer Accounts Officer Accounts Officer Accounts Officer Module Tutor(s) concerned Tutor(s) concerned Tutor(s) concerned Tutor(s) Concerned Administrative aspects of your programme / course Course Coordinator Course Coordinator Course Coordinator Course Coordinator Academic issues/grievances Course Leader Course Leader Course Leader Course Leader Programme / course related matters Course Leader Course Leader Course Leader Course Leader Resource Centre Incharge Head Librarian Librarian Dy. Librarian Library Chief Librarian Head Librarian Librarian Dy. Librarian Internship HOD / CL HOD / CL HOD / CL HOD / CL Placement CRD representative CRD representative CRD representative CRD representative International Programmes International Office International Office International Office International Office Academic Administration Registrar Office Registrar Office Registrar Office Registrar Office Student Support Services SDS representative SDS representative SDS representative SDS representative Infrastructural facilities Admin Representative Admin Representative Admin Representative Admin Representative Quality and standards of academic courses Academic Governance Office Campus Director Campus Director Campus Director Hostel accommodation/ administration Hostel Warden / Registrar Office Hostel Warden / Registrar Office Hostel Warden / Registrar Office Hostel Warden / Registrar Office Canteen Admin Representative Admin Representative Admin Representative Admin Representative  
Student Handbook 2016‐17  69  Disclaimer Contractual  Liability:  The  Academy  undertakes  to  provide  the  teaching,  examinations  and  other  services  given  in  the  Programme  Specifications  and  the  Handbook.  It  does  not,  however,  guarantee  their  provision  and  the  standard  force  majeure  clause  holds  in  circumstances beyond the control of the Academy.    Any disputes arising out of the contents of this Student Hand Book will be subject to Delhi courts’ jurisdiction only.    The Academy reserves the right to amend, change or cancel courses including dates of commencements, number of seats, location, the  programmes, programme content, fee structure, policies & procedures or any other matter reported / contained in this Student Hand  Book with no liability attached to the Academy.  In this Handbook, generally, the masculine shall include the feminine and singular shall include the plural.   The matter herein applies to all the students enrolled in any course of Pearl Academy during AY 2016‐2017, irrespective of the  batch/cohort of enrolment.             

More Related Content

PPTX
Charting_Your_Own_Course.pptx
byBethTusoy
 
PPT
School Monitoring and Evaluation Framework
byDr. Joy Kenneth Sala Biasong
 
PDF
PEAC-ESC-GASTPE-eRecertification.pdf
byJuzMinene
 
PPTX
What is social emotional learning
byDyknow
 
PPTX
COUNSELING PROCESS
bypraveensureshpai
 
DOC
Guidance action plan
byandrelyn diaz
 
PPTX
504 plans or iep 2017 slideshare
byVicHaight
 
PPTX
Inspirational graduation speeches
byMarcus Haguley
 
Charting_Your_Own_Course.pptx
byBethTusoy
 
School Monitoring and Evaluation Framework
byDr. Joy Kenneth Sala Biasong
 
PEAC-ESC-GASTPE-eRecertification.pdf
byJuzMinene
 
What is social emotional learning
byDyknow
 
COUNSELING PROCESS
bypraveensureshpai
 
Guidance action plan
byandrelyn diaz
 
504 plans or iep 2017 slideshare
byVicHaight
 
Inspirational graduation speeches
byMarcus Haguley
 

What's hot

PPTX
CAREER-GUIDANCE-2022.pptx
byRuthCarinMalubay
 
DOCX
ANNUAL ACTION PLAN.docx
byClarissaMacapagal2
 
PDF
Revisiting the Guidance Advocate in Every Teacher
byDr. Gerald Malate
 
PPT
classroom management strategies for effective instruction.ppt
byNiezelPertimos
 
PPT
Transactional analysis and Life Positions
byKundan Ganvir
 
PDF
Proposed Guidance Program
byCristina Protacio, LPT
 
PPT
School Improvement Plan
byManilyn Destacamento
 
DOCX
Career guidance orientation program action plan
byJenita Guinoo
 
PDF
Psychosocial Support Types and Benefits
byMahmoud Mandow
 
PPTX
Enhanced NORMIN-reading-Program.pptx
byAlleli Faith Leyritana
 
PDF
Free DepEd Certificate: Buwan ng Wika
byVan Flyheight
 
PPTX
Social Emotional Learning
byVoices for Georgia's Children
 
DOCX
HOMEROOM GUIDANCE PROGRAM.docx
byRolanMata
 
PDF
SOCIOLOGICAL FOUNDATION OF GUIDANCE AND COUNSELING.pdf
byJart9
 
PPSX
Parenting styles and their possible impact on children
byhrdbcg
 
DOCX
Sip ses-projects-per-subject-area
byJOERALPHMABBORANG
 
PPTX
Parent child relationship
byNursing Hi Nursing
 
PDF
Certificate of Participation: Capability Building for Teachers and School Le...
byLOS BANOS NATIONAL HS-BATONG MALAKE
 
PPT
Interpersonal relationships in Young Adolescent
bySaarthi Counselling services
 
DOC
School Monitoring, Evaluation and Adjustment (SMEA): Activity Completion Report
byDr. Joy Kenneth Sala Biasong
 
CAREER-GUIDANCE-2022.pptx
byRuthCarinMalubay
 
ANNUAL ACTION PLAN.docx
byClarissaMacapagal2
 
Revisiting the Guidance Advocate in Every Teacher
byDr. Gerald Malate
 
classroom management strategies for effective instruction.ppt
byNiezelPertimos
 
Transactional analysis and Life Positions
byKundan Ganvir
 
Proposed Guidance Program
byCristina Protacio, LPT
 
School Improvement Plan
byManilyn Destacamento
 
Career guidance orientation program action plan
byJenita Guinoo
 
Psychosocial Support Types and Benefits
byMahmoud Mandow
 
Enhanced NORMIN-reading-Program.pptx
byAlleli Faith Leyritana
 
Free DepEd Certificate: Buwan ng Wika
byVan Flyheight
 
Social Emotional Learning
byVoices for Georgia's Children
 
HOMEROOM GUIDANCE PROGRAM.docx
byRolanMata
 
SOCIOLOGICAL FOUNDATION OF GUIDANCE AND COUNSELING.pdf
byJart9
 
Parenting styles and their possible impact on children
byhrdbcg
 
Sip ses-projects-per-subject-area
byJOERALPHMABBORANG
 
Parent child relationship
byNursing Hi Nursing
 
Certificate of Participation: Capability Building for Teachers and School Le...
byLOS BANOS NATIONAL HS-BATONG MALAKE
 
Interpersonal relationships in Young Adolescent
bySaarthi Counselling services
 
School Monitoring, Evaluation and Adjustment (SMEA): Activity Completion Report
byDr. Joy Kenneth Sala Biasong
 

Viewers also liked

DOC
Central elementary school student handbook
byCentral Elementary
 
PDF
Secondary school handbook 1011
byBeijing BISS International School
 
DOC
Elementary pupils' handbook
byvangz2
 
PPTX
Ib learner profile
byVictoria Walters
 
PPTX
Student Handbook Revisions
bycreeksidehigh
 
PPTX
The Inner Two as Law of Attraction or Creation
byArnulfo Laniba
 
PDF
Pearl academy prospectus 2015
byAcademy of Fashion & Design
 
PDF
BG Learner Profile Activities for Parents
byeellswor
 
PPT
Learner profiles-Chinese
byDCYEAR4
 
PPTX
Ib learner profile fab friday presentation aug 2012
byirfansatria
 
PPT
Learner profile
byirenethestarfish
 
DOC
Language learner profile 2014 1
byAnna Molly
 
DOCX
Btec student handbook sample
bySubject Support
 
PDF
Pearl academy pg sample question paper
byAcademy of Fashion & Design
 
PPT
Personal Learning Profile
byelfenwick
 
PDF
Enfermedades neurodegenerativas. neuroalianza.
byJosé María
 
PPTX
Evaluation Question 1 In what ways does your media product use, develop or ch...
bynadiaadnan1
 
DOCX
Nanomaterials
byReshma Bhatnagar
 
PDF
Learner Profile Coffee Morning
bylissecondary
 
PPTX
Music Lunch Lounge@LIS
bylissecondary
 
Central elementary school student handbook
byCentral Elementary
 
Secondary school handbook 1011
byBeijing BISS International School
 
Elementary pupils' handbook
byvangz2
 
Ib learner profile
byVictoria Walters
 
Student Handbook Revisions
bycreeksidehigh
 
The Inner Two as Law of Attraction or Creation
byArnulfo Laniba
 
Pearl academy prospectus 2015
byAcademy of Fashion & Design
 
BG Learner Profile Activities for Parents
byeellswor
 
Learner profiles-Chinese
byDCYEAR4
 
Ib learner profile fab friday presentation aug 2012
byirfansatria
 
Learner profile
byirenethestarfish
 
Language learner profile 2014 1
byAnna Molly
 
Btec student handbook sample
bySubject Support
 
Pearl academy pg sample question paper
byAcademy of Fashion & Design
 
Personal Learning Profile
byelfenwick
 
Enfermedades neurodegenerativas. neuroalianza.
byJosé María
 
Evaluation Question 1 In what ways does your media product use, develop or ch...
bynadiaadnan1
 
Nanomaterials
byReshma Bhatnagar
 
Learner Profile Coffee Morning
bylissecondary
 
Music Lunch Lounge@LIS
bylissecondary
 

Similar to Student handbook 2016

PDF
Canada's Most Trusted Schools in 2023.pdf
byEducationView
 
PDF
University of the Arts London AL Opportunities
byjrkovacs
 
PPT
Perl Academy Of Fashion New Delhi
byFNian
 
DOCX
Industry Analysis Essay
bytanvekaley
 
PDF
Student handbook
byPearlAcademy India
 
PPTX
Best Fashion Design Courses In Pune
byCadenceAcademy
 
PDF
Academy Culture Code
byChristine Kennedy
 
DOCX
Industry Analysis
bytanvekaley
 
Canada's Most Trusted Schools in 2023.pdf
byEducationView
 
University of the Arts London AL Opportunities
byjrkovacs
 
Perl Academy Of Fashion New Delhi
byFNian
 
Industry Analysis Essay
bytanvekaley
 
Student handbook
byPearlAcademy India
 
Best Fashion Design Courses In Pune
byCadenceAcademy
 
Academy Culture Code
byChristine Kennedy
 
Industry Analysis
bytanvekaley
 

Recently uploaded

PDF
2025-CB-NCAE-slide-deck.pptx-1 new kamote
byLuckyReyes6
 
PPTX
Prepositions of Place : English Grammar Presentation
byPintoo Dhillon
 
PPTX
CHAPTER NO.6 PLANT FIBRES USED AS SURGICAL DRESSINGS.pptx
byGanu Gavade
 
PPTX
Capacity Building Programme for Teachers on Equitable and Inclusive Education
byMUKHTAR133762
 
PDF
Digital Transformation, AI, and ML in Pharma R&D and Manufacturing Workflows ...
byAjaz Hussain
 
PDF
30 Ways Teachers Use AI in 2026 – Practical Classroom Workflows with Monsha f...
byMonsha.AI
 
PDF
Pharmaceutical Biotechnology unitI Notes
byBhagyashree Prakash Gajbhare
 
PDF
BỘ 20 ĐỀ THI GIẢ LẬP MỨC ĐỘ 9+ KỲ THI TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG NĂM 2026...
byNguyen Thanh Tu Collection
 
PDF
Application of ICT Lecture 2 Basic ICT Productivity Tools.pdf
byKhalil Khan Marwat
 
PPTX
Structure Editorial Grade 8 Lesson (Opinion Editorial)
byJessaMaeCabangon1
 
PDF
Q3_ LE_PEH8_Lesson 5_Week 6-8.pdfhhshhxy
byMaryLeah3
 
PPTX
LEARNING PART 1. SHILPA HOTAKAR PSYCHOLOGY NOTES pptx
bySHILPA HOTAKAR
 
PDF
Application of ICT Lecture 7 Ethical Considerations in Use of ICT Platforms a...
byKhalil Khan Marwat
 
PPTX
ENGLISH 3-Q3-W7.pptx 2025-2026..................................................
byWindyDizonMiranda
 
PPTX
How to Manage Credit Limits in Odoo 18 Accounting
byCeline George
 
PPTX
CARDIOTONIC CHAPTER NO. 5 PHARMACOGNOSY DIGITALIS AND ARJUNA BARK
byGanu Gavade
 
PPTX
CHAPTER NO. 05 DIURETICS PHARMACOGNOSY.pptx
byGanu Gavade
 
PPTX
No Storage Needed! Odoo Cross-Docking
byCeline George
 
PPTX
How to Manage Sorting Cart by Category in Odoo 18 POS
byCeline George
 
PPTX
How to use filtered() method in Odoo 18
byCeline George
 
2025-CB-NCAE-slide-deck.pptx-1 new kamote
byLuckyReyes6
 
Prepositions of Place : English Grammar Presentation
byPintoo Dhillon
 
CHAPTER NO.6 PLANT FIBRES USED AS SURGICAL DRESSINGS.pptx
byGanu Gavade
 
Capacity Building Programme for Teachers on Equitable and Inclusive Education
byMUKHTAR133762
 
Digital Transformation, AI, and ML in Pharma R&D and Manufacturing Workflows ...
byAjaz Hussain
 
30 Ways Teachers Use AI in 2026 – Practical Classroom Workflows with Monsha f...
byMonsha.AI
 
Pharmaceutical Biotechnology unitI Notes
byBhagyashree Prakash Gajbhare
 
BỘ 20 ĐỀ THI GIẢ LẬP MỨC ĐỘ 9+ KỲ THI TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG NĂM 2026...
byNguyen Thanh Tu Collection
 
Application of ICT Lecture 2 Basic ICT Productivity Tools.pdf
byKhalil Khan Marwat
 
Structure Editorial Grade 8 Lesson (Opinion Editorial)
byJessaMaeCabangon1
 
Q3_ LE_PEH8_Lesson 5_Week 6-8.pdfhhshhxy
byMaryLeah3
 
LEARNING PART 1. SHILPA HOTAKAR PSYCHOLOGY NOTES pptx
bySHILPA HOTAKAR
 
Application of ICT Lecture 7 Ethical Considerations in Use of ICT Platforms a...
byKhalil Khan Marwat
 
ENGLISH 3-Q3-W7.pptx 2025-2026..................................................
byWindyDizonMiranda
 
How to Manage Credit Limits in Odoo 18 Accounting
byCeline George
 
CARDIOTONIC CHAPTER NO. 5 PHARMACOGNOSY DIGITALIS AND ARJUNA BARK
byGanu Gavade
 
CHAPTER NO. 05 DIURETICS PHARMACOGNOSY.pptx
byGanu Gavade
 
No Storage Needed! Odoo Cross-Docking
byCeline George
 
How to Manage Sorting Cart by Category in Odoo 18 POS
byCeline George
 
How to use filtered() method in Odoo 18
byCeline George
 

Student handbook 2016

  • 1.
    Student Handbook 2016‐17  1  July 2016 | Pearl Academy | 011‐49807102  Student Handbook Academic Year 2016‐17     Contents Mission  2  Vision Statement   2  Quality Policy  2  Preface   2  About the Academy  4  Academic Management  6  Blended Learning   7  Individual Highlights Academic Delivery  Progression  Grading & Weightage  14  Marksheets & Awards  15  Appeals      17  Student Feedback    19  Student Trips    20  Student Attendance Policy  22  International Experience   24  Scholarship    26  Industry Sponsored Students  28  International Students  28  Student Related Services   30  (SDS/ ID cards/ Email Id, Blackboard)  Payment of Fee & refund  33  Hostel      33  Discipline & misconduct  34  Ragging & Sexual harassment  36  Infrastructure & facilities   37  (Canteen, library, recreation room,  etc)  Health & Safety    40  Contact details – Administration 43  Placement & internship  43  Clearance Certificate   46  Cancellation of Admission   46  General Guidelines    47  Use of Social Media    48  Annexures & formats  50
  • 2.
    Student Handbook 2016‐17  2  Mission       Preface   To be amongst the leading global institutes in design, fashion and creative  business education through continuous innovation, high quality standards  and delightful experience to students, employees and industry partners.  Quality Policy The  Core  purpose  of  Creative  Arts  Education  Society  is  committed  to  provide  professional  services  associated  with  education  and  training  in  the  field  of  design,  fashion  and  creative  business  by  adhering to International Standards,  which are reviewed continuously to  match  requirements  of  students  and  industry.  Pearl  Academy  aims  to provide high quality professional  services to the industry by planning,  organizing,  and  conducting  appropriate  courses  and  other  related activities at the Academy.    This  shall  consistently  be  achieved  through  an  appropriate  quality  managements  system  and  its  continual improvements  Vision The Core purpose of Creative Arts Education Society is to provide education and service for the development of society. The Academy is  committed to Excellence, Innovation, and Customer Satisfaction and Development through self and shared efforts  The Student Handbook is a very important document that needs to be read carefully,  as its thorough understanding will be crucial to your successful studentship at the  Academy. This Handbook acts as a guide throughout your tenure at the Academy on  important day‐to‐day issues, and, hence, you are advised to keep this with you all  through your studentship at the Academy 
  • 3.
    Student Handbook 2016‐17  3    Welcome Note   Our Responsibility   The Pearl Academy extends a hearty welcome to you.  The  Academy congratulates  every  one  of  you,  who  is  newly  enrolled,  on  your  having  qualified  through  its  stringent  admission  procedure  and  is  eager  to  set  you on an exciting and rewarding educational journey and experience. Now that  you are a participant in learning for joining in future creative industries where  “innovation”  is  the  keyword,  you  are  invited,  wholeheartedly,  to  engage  in  an  exacting and demanding curriculum.  The Academy is pleased to receive every continuing student, who has returned  after a well‐deserved, refreshing vacation; the campus is geared to support you  to resume your educational journey to the next milestone.  The Academy wishes you all the best and it will be our endeavour to guide you  to help yourself find your own solutions at different crossroads in your  educational journey. The Academy will make ceaseless efforts to ensure that  you enjoy your learning and graduate to a successful career in the creative  industry of your choice.    Our Beliefs Your quest for sound education in pursuit  of  a  clearly  chosen  career  linked  with  fashion  and  life‐style  industries  has  brought you to this Academy.  Whether  you  are  an  undergraduate  or  post  graduate  learner  and  whatever  the  course  you  may  be  undergoing,  when  your  educational  journey  is  completed,  you will, as will each one else –  a) have  clearly  defined  career  goals  b) focus  on  excellence  and  innovativeness  and  display  a  high level of commitment  c) be able to withstand the stress  of  working  in  a  competitive  environment  through  professional work planning and  time management  d) be  self‐confident  and  have  leadership skills that inspire and  motivate others  e) be a team player  f) be  willing  to  take  on  social,  moral and civic responsibility  g) have an appropriate balance of  skill  and  conceptual  competency  in  your  area  of  specialization,  along  with  a  holistic  understanding  of  fashion and life‐style industries  h) be  a  problem‐solver  at  work  with  strong  analytical  and  presentation skills  i) be  able  to  source  information  and  to  collate,  evaluate  and  manage it.  These are the hallmarks of a good professional and the Academy considers it to  be its responsibility to facilitate your transformation into one in preparation of  your entry into the world of work. Towards this, you will receive once every  Semester / Term, a feedback on the above attributes, indicating your strength  and weakness, in the expectation that the feedback will help and support you  to acquire the desired level and degree of graduate proficiency.   
  • 4.
    Student Handbook 2016‐17  4  The Academy It is important that you know the Academy’s locations in India and the main functionaries therein. It helps to understand  its systems and structure so that you are aware of the whole organisation, the responsibility centres and the channels to  communicate with or to resolve your difficulties and problems.  Locations   The Academy is centered at Delhi with its four campuses ‐ Delhi/ NCR (East &  West), Jaipur & Mumbai.  .  Management   At Delhi, your Academy houses a central team comprised as under:    Name  Designation  Mr. Sharad Mehra  Chief Executive Officer  Mr Claudio Moderini Head – Academics  Ms. Nandita Abraham  Executive Vice President – Operations  Mr Alok Baraya  Head – Institutional Affairs  Ms. Seema Mahajan  Head ‐ Academic Governance  Mr. Balkishan Sahani  VP – Finance  Mr. L. N. Gupta  VP – Administration  Ms Nien Siao  VP – International Affairs & Head – Research  Ms Meera Elley  VP –Hybrid Blended & Online Learning  Mr Anup Srinivasan  AVP ‐ Operations & New Initiatives  Ms. Reena Mehra  Head – Student Development & Support  Ms. Preeti Dewan Mehta  Head – Academic Development     Centre Directors  Dr. Veena Dutta  Director, PA Delhi/NCR (East & West)  Mr. S. Ramalingam  Director, PA Jaipur  Ms. Ruchita Verma    Director, PA Mumbai    Centre Registrars  Mr. Saurav De  Registrar, PA Delhi  Mr. Mahesh Nautiyal  Registrar, PA Noida  Ms. Maneesha Gupta   Registrar, PA Mumbai   Ms. Rachna Yadav  Dy. Registrar, PA Jaipur     
  • 5.
    Student Handbook 2016‐17  5    School Heads   Foundation  Mr. Vivek Karmokar  Creative Business  Dr. Priya Mary Mathew   Fashion, Styling & Textiles Mr Claudio Moderini  Design Communication, Media & Film  Mr. Nidhip Mehta  Academic Programmes: You are enrolled in one of the thirty‐six courses conducted by the Academy. The details are as follows: Programme/Course   Locations  Masters Degree Programme (2 year)    MA Design (Fashion / Textiles) [MA‐FT]  Delhi  MA Fashion Marketing [MA‐FMG]  Delhi   Post Graduate Diploma Programme (2 year)     Fashion Business (Marketing & Merchandising) [PG‐FBMM]  Delhi, Mumbai  Fashion Business (Merchandising) [PG‐FM]   Delhi,   Fashion Business (Marketing) [PG‐FMG]  Delhi,   Fashion Business (Lifestyle Retail) [PG‐FBLR]  Delhi  Luxury Brands [PG‐LB]   Delhi, Mumbai  Fashion Design [PG‐FD]   Delhi, Jaipur, Noida, Mumbai  Interior Design & Styling [PG‐IDS]  Delhi, Noida, Jaipur, Mumbai  Fashion Styling & Image Design [PG‐FSID]  Delhi, Mumbai  Fashion Communication [PD‐FC]  Delhi,   Communication Design [PG‐CD]  Delhi, Mumbai  Under Graduate BA (H) Programme (4  / 3 year)     B.A (Hons.) Fashion Design [FD]   Delhi, Jaipur, Noida, Mumbai  B.A. (Hons.) Fashion Styling & Image Design [FSID]   Delhi, Noida, Mumbai  B.A. (Hons.) Fashion Media Communication [FMC]   Delhi, Mumbai  B.A. (Hons.) Communication Design [CD]   Delhi, Noida, Mumbai   B.A. (Hons.) Textile Design (Fashion) /(Interiors) [TDFI]   Delhi, Jaipur  B.A. (Hons.) Fashion Business Management [FBM]    Delhi   B.A. (Hons.) Fashion Marketing & Retailing Management [FMRM]    Delhi   B.A. (Hons.) Fashion & Lifestyle Business Management [FLBM]    Delhi, Mumbai, Noida  B.A. (Hons ) Luxury Brand Management [LBM]  Delhi, Mumbai  B.A. (Hons.) Fashion & Lifestyle E‐Commerce [FLE]    Delhi  B.A. (Hons.) Interior Architecture & Design [IAD]   Delhi, Noida, Jaipur, Mumbai 
  • 6.
    Student Handbook 2016‐17  6  B.A. (Hons.) Jewellery Design [JD]   Jaipur   B.A. (Hons ) Interior Product Design [IPD]  Noida  B.A. (Hons ) Product Design [PD] Delhi, Noida, Mumbai    Foundation Design##   Delhi, Jaipur, Noida, Mumbai   Post Graduate Professional Diploma Programme (1 year)    PR and Events [PD‐PRE]  Delhi  Under Graduate Diploma Programme (1 year)    Fashion Media Make‐up [FMM]   Delhi , Noida, Mumbai  Styling for Interiors [SI]  Delhi  Professional Photography [PP]  Delhi, Mumbai  Fashion Women’s Wear [FWW]  Delhi, Noida, Mumbai  Under Graduate Diploma Programme (1 year evening)    Personal Styling & Grooming    Fashion Design    Interior Decoration    Graphic Design & Advertising    NOTE: ##  Under Graduate Degree Programme [Design] students undergo foundation phase in first year before progressing  to 3 years degree phase.  * Campus wise availability of the Programme /Course can be seen at www.pearlacademy.com   Academic Management: To ensure that you receive the best professional education in your chosen field or discipline, the Academy has an  elaborate Academic Board, which comprises core functional heads and external professional/academic experts.   The Academic Board is assisted by two smaller bodies called the Management Review Group and the Academic  Standards & Quality Committee, which is chaired by the CEO. The Academy also has an Advisory Board composed  of leading industrialists / technologists from fashion, design and creative industries as well as eminent academicians  to orient to the needs of the industry and to keep abreast with the latest trends in domestic and international  market.  Course Committee  Your course is administered by a Course Committee comprising of Course Leader, Course Coordinators, associated  module tutors / mentors and student class representatives. The Course Committee meets twice a semester to plan  for, monitor the progress, receive Student Feedback and review the outcome achieved in the course of curriculum  delivery    Course Leader/ Course Coordinator The Course Leader and the Course Coordinator are the pivots of your course. The former is an intellectual leader  and visionary who is constantly shaping the course for it to stay in tune with the dynamic environment and the later  provides administrative support to the Course Leader. So, for all your day‐to‐day matters, you will report to the  Course Coordinator in charge of your specific cohort/class.  
  • 7.
    Student Handbook 2016‐17  7  Module Tutor / Mentor The Academy engages the best teachers or faculty members to deliver quality education to you. The teachers, each  well qualified in their own specialization, will facilitate your learning in various modules through execution of roles  as tutors or mentors. The tutors instruct you, whereas mentors guide you. Most are permanent members of the  core faculty and others are eminent experts, who will teach you as Contract / Adjunct / Visiting Faculty. You will find  that each one of them is receptive to answering your questions and resolving your doubts.    Class Representatives Two student representatives from each class/section will be designated as class representatives (CRs) who will work  as a link for all communication between students and the course administrators, faculty/staff and other authorities.  The representatives will be chosen by students of a class in every semester. The role of the class representative is to  represent the collective interests/problems of the class to the Course Leader and Course Coordinator, coordinate  scheduling matters, maintain class‐related accessories, distribute materials, coordinate class for diverse obligations,  etc. This role provides an excellent opportunity for you to develop leadership and management skills. Academic Calendar The  Academic Calendar  for  the  semesters  August‐December  2016  and  January‐July  2017  of  the  Academic  Year  2016‐17 is at Annexure I.  A list of holidays when the Academy will remain closed during the academic year is at Annexure II  Academy reserves the right to change the list of holidays  Teaching & Learning The Academy’s educational philosophy combines faculty teaching with independent learning by you. As a mature  person, who has voluntarily chosen this career, you will also learn from various encounters and interactions with  people and situations. You must remain alert to gain from all such diverse situations to enhance your knowledge  and skills, and, in many situations, you will be expected to initiate and sustain such external learning and guidance  through your own initiative. Besides Knowledge and Understanding the learning also comprises of developing life  skills for successful professional career .some of them are clear and effective communication, independent learning,  critical thinking, team work, effective time management and Academic integrity.  The academy has zero tolerance for plagiarism. Students are expected to use the Harvard System for citation and  referencing for their research, submissions. Guide to Harvard Style of Referencing has been uploaded on LMS Black  board,  mentioned  in  Module  Guides  and  available  on  the  Pearl  website  (http://www.pearlacademy.com/moodle/admin/index.php).      Blended Learning The  Academy  has  introduced  Blended  Learning  in  its  curriculum  delivery  from  AY  2014‐15.  Blended  learning  combines  conventional  classroom‐delivered  content  with  on‐line  delivered  content.  While  classroom  delivery  requires  a  student  to  receive  learning  in  a  fixed  place  and  time  as  well  as  through  live  tutor  presence,  online  delivery allows you to undergo the learning process at your own time and place and at your own pace. On‐line  learning  will  be  skillfully  meshed  or  blended  with  classroom  learning  or  activity.  It  will  also  be  monitored  and  accounted  for.  Some  assessment  may  also  occur  through  the  online  mode.  The  Blended  Learning  would  be  delivered via Black Board Learn.    Blackboard Learn is a Learning Management System (LMS) that will enable‐ you to access digital content anytime,  anywhere at your own convenience.  The LMS will not only provide you access to the online sections of your course  modules but also allow you to collaborate through discussion forums and wiki, submit assignments and tests and  view  faculty  feedback.    It  will  help  you  enhance  your  critical  thinking  skills  by  not  limiting  creativity  to  the  boundaries of the classroom. 
  • 8.
    Student Handbook 2016‐17  8  I. Academic Delivery The course structure sets out the expected standards and the criteria for assessment. This section gives you some of the important points that you should know at the outset   1.1 Academic Documents Course Specifications At  the  start  of  every  course/programme,  a  new  enrollee  receives  the  Course  Specification,  which  is  a  synoptic  document  of  the  complete  plan  of  the  Course  from  start  to  finish.  You  must  read  this  very  carefully, at start of your course, and on each occasion, as you progress through the Level/Semester.  Module Guide This is a singular document which you will receive at the start of every module of learning. The module  guide informs you what to expect as delivery by the teacher(s) and, in turn, what the teacher(s) expect of  you. It describes the following:    aim of module and its contents    the learning outcomes to be assessed;    the prescribed reading and referencing   the assessment plan   guidance on the assessment task(s);   the assessment criteria and how they relate to the intended learning outcomes;    submission deadlines;    feedback    The Module Guide is provided for every module of study during a semester or level. Module Guides  are uploaded on LMS Black Board by the Course Tutors.   It is your responsibility to ensure that you read it carefully and seek clarifications (if required) from your  Course Leader.    1.2 Assessment Marking Every module has one assessment element which is marked out of 100 percent. The module aggregate  mark is the weighted average of the 5 Assessment Criteria (ideation /research /execution /presentation  /engagement)  of  the  module.  Each  criterion  is  mapped  to  the  Learning  Outcomes  of  the  module.  In  undergraduate  courses,  the  minimum  module  mark  for  passing  a  module  is  40  %;  in  post  graduate  courses, 50 %.    We  follow  the  credit  system  of  marking.  A module  credit is  a  unit  that  gives  weight  to  the  time  requirements to complete a module. 1 credit represents the learning by a student in 10 hours. Normally a  student will study 120 credits per year, or 60 credits per semester. The yearly/level aggregate marks are  calculated on the weighted module aggregate mark with respect to the credit value of the module. The  Weighted Module Aggregate Mark is calculated as follows:  Module Aggregate Mark X Module Credit Value  120 (total credit in 1 year/level)    Each  Level  will  carry  a  Level  Aggregate  Mark,  which  is  calculated  as  the  sum  of  the  weighted  module  aggregate  marks  for  all  the  modules  that  comprise  that  particular  Level.  The  student  must  achieve  a  minimum Level Aggregate Mark for progression to the next Level or Graduation as applicable and all the  modules in the level must be passed through the entitled attempts as explained in section 1.5( Assessment  Structure) 
  • 9.
    Student Handbook 2016‐17  9    1.3 Assessment Parameters There are five assessment criteria referring to the learning outcomes connected with every assessment.  The criteria and their scopes are given below.    Assessment  Criteria  (learning outcome)  Descriptors for Criteria   Ideation Theoretical  knowledge,  conceptualization,  clarity  of  ideation,  original  thinking,  critical reviewing  Research  Literature  study,  visual  research,  exploration,  information  sourcing,  data  gathering,  surveying,  research  design,  choice  of  research  methods,  tolls,  techniques, interpretation of results, discussion of findings, thoughts for further  research  Execution  Ability to manage time, ability to work within prescribed budget, achievement of  plan of work, completion of deliverables  Presentation  Quality of written/oral/graphic communication, defense of ideas/work, reflection  Engagement  Class  attendance  as  prescribed,  participation  in  class  activities,  self‐initiative,  motivation,  demonstration  of  responsibility,  ability  to  work  by  oneself,  demonstration of ethic and integrity    1.3.1 Formative and Summative Assessment A  module’s  learning  outcomes  are  assessed  by  appropriate  assessment  method.  The  approach  to  assessment combines formative assessment with summative assessment.   Formative assessment is aimed at evaluating your ability to absorb and imbibe the learning in the form of  knowledge, understanding and skills, during the progression of a module. It will be used to facilitate your  learning  growth  and  to  mirror  your  strengths  and  weaknesses  from  a  developmental  perspective.  Markings,  if  any,  will  be  purely  indicative  in  nature  and  will  not  have  any  bearing  on  the  summative  assessment.  Summative assessment, generally taken by students at the end of a module or semester to demonstrate  the  "sum"  of  what  they  have  or  have  not  learned  is  aimed  at  evaluating  the  achievement  of  learning  outcomes. Every module learning outcome will be assessed.   For every formative and summative assessment, you will receive a feedback in a prescribed format from  each Course Tutor. Formative feedback is developmental in nature and is meant to guide you for further  improvement.  Summative  feedback  explains  the  merit  of  your  submission  and  the  conformity  of  the  marking with the declared assessment criteria in the assessment brief.     The Mark indicated on the Summative Feedback Sheet is PROVISIONAL, until endorsed and confirmed by  the  External  Examiners  in  the  proceedings  of  an  Examination  Board.  In  the  event  that  the  External  Examiners choose to change your PROVISIONAL mark, upward or downward, the prescribed changes will  be  implemented  accordingly  and  recorded  appropriately  in  the  minutes  of  the  Board  meeting.  The  Board’s decision will be final and binding and not open to Appeal.  1.4 Submission of Assessment All submissions/ tests/ examinations will be accepted/held only in the assigned venue(s), and during the  specified time(s)/date(s) as per the module guide    There are two modes of submission: 
  • 10.
    Student Handbook 2016‐17  10   Online Submission will be uploaded by students in LMS BLACK BOARD by the prescribed date up  to  24:00 hrs  of  the  given  date.  LMS  Black  Board  keeps  a  record  of  the  date  and  time  of  submission. Details will be received from Course Leaders / Course Tutors.    Physical Submissions to be handed over to the prescribed person up to 16:30 hrs of the prescribed  date. The submission will be noted in the log‐ book along with your signature and that of the  prescribed receiving person, with the date and time of submission duly recorded.     Sometimes, there may be both modes of submission prescribed if the assessment so requires.  1.4.1 Late/Non‐ Submission of Assessment Any submission given after the notified date, time and venue is a late submission. A late submission will be  accepted only within a period of three working days. Please note that late submission will be eligible for  passing marks only, if so merited. Submission made after three working days following the first deadline  will not be counted as submission at all and will be treated as non‐submission and entitled to zero mark as  a penalty, although the student will receive a deserving feedback for the submission for him to know the  worth of his work.  Submissions not fulfilled as per section 1.4 above, count as non‐submissions and will be marked Zero for  the defaulting module/element. However for exceptional circumstances, the rules of Deferral will apply as  per section 1.4.2.   1.4.2 Exceptional Circumstances Exceptional circumstances are circumstances which act as a hindrance to the normal performance of the  student or obstruct the student from meeting the submission deadlines.   In general, exceptional circumstances will be of a medical or personal nature affecting the student for any  significant period of time and/or during the examination period and which can normally be corroborated  by  evidence.  You  will  then  have  a  chance  to  make  a  re‐submission,  called  as  a  Deferral  (deferred  submission),  for  which  a  fresh  schedule/deadline  will  be  intimated.  The  Deferral  will  count  as  a  first  attempt and the student will be entitled to fully deserved marks, subject to provisions of section 1.5  below. The Deferral will be administered by your Course Leader as soon as the medical or exceptional  circumstances have been mitigated and you are ready to undertake the deferred submission.  In the case that you have to appear for any recognized university/other exams evidenced through admit /  identity card and are unable to submit your assessment as scheduled, you will have to inform your Course  Coordinator/Course Leader well in advance regarding this with evidence of the course in which you are  registered in any university/institution and the date sheet of exams.    What counts as exceptional circumstances? Some  examples  of  circumstances  that  might  be  upheld  as  exceptional  are  given  below,  together  with  examples of documentation to support submission by students.     Circumstance   Supporting documentation   Illness  which  prevented  the  student    from  attending/completing an assessment or affected  his/her  ability  to  perform  in  an  assessment  on  time[see section on late submission]  Letter/certificate from a registered medical practitioner,  prescription  of  the  registered  medical  practitioner  during the illness period  Personal/domestic  problems  which  occurred  in  the  period  leading  up  to  an  examination/assessment deadline   Letter from someone who has direct knowledge of the  problems  and/or  has  been  involved  in  supporting  the  student  (e.g., Relatives, Parents, SDS Manager) 
  • 11.
    Student Handbook 2016‐17  11  Bereavement  Supporting  evidence of  bereavement  &  note    from  parent/guardian, or doctor of its effect (as applicable )     What doesn’t count as exceptional circumstances?   Long term issues, such as on‐going health/personal/financial issues which affect a student’s ability to study  or ability to perform normally, do not count as exceptional circumstances. If a student is affected in this  way, he/she should discuss the situation with respective School Head and Course Leader.     The following are examples of circumstances which are not likely to be upheld:   • completing and submitting coursework late and missing deadlines   • late submission due to a printing/binding/copying backlog   • losing coursework not backed up on disk   • work (paid or voluntary) or religious commitments reducing time available for study or coursework   • a minor ailment such as a cold, or a stomach upset etc  • misreading the examination timetable   • holidays or travel   • chronic ill health   • prolonged personal difficulties which have affected capacity to learn  • marriage in the family or own marriage    Notification of Exceptional Circumstances    Every  student  who  is  undergoing/undergone  an  exceptional  circumstance,  due  to  which  the  academic  activities have suffered must submit a Notification of Exceptional Circumstances (NEC) form (Annexure ‐  VIII) duly completed in all respects & accompanied with supporting evidence to the Course Leader. The  notification of exceptional circumstances must reach Registrar Office not later than 5‐working days after  the official coursework submission date / at least 1 week prior to the Assessment Week at the campus.    1.5 Assessment Structure: The assessment structure provides for completion of assessment of a module through 3 attempts subject  to conditions.    First attempt – The First attempt is an entitlement for all students and it is expected that students will be  diligent  enough  to  pass  a  module  in  the  first  attempt.  The  first  attempt  is  administered  as  per  the  prescribed schedule for assessment in the module guide.    Second Attempt ‐ The second attempt, or Referral, is administered as soon as the first attempt for an  assessment  is  declared  to  have  failed  to  attain  minimum  pass  marks.  It  is  administered  in  the  same  semester  as  pertinent  to  the  course  in  which  the  module(s)  failed  in  first  attempt  have  been  studied.  Assessment Brief(s) for the Second Attempt will remain the same as for the First Attempt. Second Attempt  will be limited to failed assessment element(s) only. Module(s) passed in second attempt will be indicated  so in the Marks Sheet. At the end of second attempt, you may be declared fail if the cumulative credit  value of modules not passed exceeds the stipulated maximum credits pertinent to a course as in table  below.    Third  attempt  ‐  The  third  attempt  or  Repeat,  is  permissible  only  under  the  condition  that  the  sum  of  credits  of  all  the  modules  remaining  failed  after  second  attempt  across  a  Year/Level  matches  with  the 
  • 12.
    Student Handbook 2016‐17  12  status  described  in the  table  below.  Repeat  will  be  administered  to  eligible  students  within  15  days  of  completion of the Referral Board at the end of a Level in the case of BA (Hons.) and at the end of the Year  in case of 2 Year PG Diploma & 1 year Diploma courses. Repeat will be administered in the same manner  as Referral. When recourse to repeat is available, it represents a final attempt at clearing failed credits.  Module(s) passed in third attempt will be indicated so in the Marks Sheet. At the end of Repeat, if any  credits  remain  not  cleared,  you  will  be  declared  “FAIL”.  Assessment  Brief(s)  for  the  Third  Attempt  will  remain the same as for the First & Second Attempts. Reassessment will be limited to failed assessment  element(s) only.  Students of MA courses are not entitled for Third Attempt.    ASSESSMENT STRUCTURE TABLE Order of Attempt  UG  Diploma  &  PG   Prof.  Diploma    (1‐Year)   BA (Hons.)  PG  Diploma    (2‐Year)  Masters  First Attempt  All  students  on  rolls  are eligible  All  students  on  rolls  are eligible.  All  students  on  rolls  are eligible.  All  students  on  rolls  are eligible.  Second Attempt    [Technically  called  as Referral]  Available  on  not  passing any module(s)  in first attempt.  Available  on  not  passing any module(s)  in first attempt.   Available  on  not  passing any module(s)  in first attempt.   Available  on  not  passing  any  module(s).          [Student  not  clearing  any  module(s)  after  second  attempt  is  declared “FAIL” and is  required  to  repeat  the same Semester.]  Third Attempt    [Technically  called  as Repeat]  Available to a student  that  has  not  passed  modules  cumulating  to  maximum  40  credits  after  second  attempt in a year.  Available to a student  that  has  not  passed  modules  cumulating  to  maximum  40  credits in a Level after  second attempt.  Available to a student  that  has  not  passed  modules  cumulating  to  maximum  40  credits in a Year after  second attempt.  Not Applicable  [After  third  attempt,  if  any  module(s)  remain  not  passed,  student  is  declared “FAIL” and is required to repeat the Year/Level]      In the BA (Hons.) and 1 Year UG Diploma courses, on passing a module after second attempt, a student is  entitled to a merited Module Aggregate Mark, subject to a pass mark of 40 in the assessment element(s)  that is/are reassessed.  In the 1 Year/2 Year PG Diploma and MA courses, on passing a module after second attempt, a student is  entitled to a merited Module Aggregate Mark, subject to a pass mark of 50 in the assessment element(s)  that is/are reassessed.  In  all  relevant  courses,  on  passing  a  module  after  third  attempt,  a  student  is  entitled  to  a  Module  Aggregate Mark capped at 40 or 50 as applicable in the pertinent course.   
  • 13.
    Student Handbook 2016‐17  13  Referral Board  Second attempt re‐assessment will be placed before a notified Referral Board within 30 days of the end of  every semester as applicable to a course. The Referral Board will declare the re‐assessment result and the  status of a student arising therefrom as per the table above. The decision of the Referral Board shall be  final and binding.  Repeat Board  Reassessment through third attempt will be placed before a Notified Repeat Board once only in July every  year, within 15 days of the completion of immediately preceding Referral Board. The Repeat Board will  declare  the  reassessment result  and  the  status  of  a  student  arising  therefrom  as  per  the  Assessment  Structure Table above. The decision of the Repeat Board shall be final and binding.    Forfeiture of Assessment  In the event that you are proven to have committed any Academic misconduct (plagiarism or indulged in  use of unfair means), you will forfeit all assessment marking that you may have received provisionally in  the module(s) in which plagiarism or cheating has been detected.   Opportunity  for  reassessment  will  be  subject  to  the  decision  of  the  Disciplinary  Committee  notified  to  examine the charge(s) that have been leveled against you.  In the event that you are debarred for attendance default, you will forfeit all assessment marking that you  will have provisionally received in all modules administered up to and at the time of debarment during the  semester/level/year of study as per attendance policy in force. You will undergo deregistration and you will  have to repeat the semester/level/year, as will be pertinent, should you wish to continue in the course.    II. Progression The External Examiners and the Examination/Progression Board are the final arbiters of the assessment  received  by  you,  endorsing  the  provisional  mark  or  altering  it  in  any  direction  to  a  deserving  level  as  deemed fit by them through careful inspection at the time of the board.     The  External  Examiners  assess  that  the  students  have  completed  the  Course  satisfactorily;  assessment  regulations  have  been  followed;  and  that  the  benchmarks  of  marking  are  in  conformity  with  accepted  national and international standards. The Examination Board sits at the end of a course and recommends  awards on behalf of the Academic Board for graduating cohorts.  The Progression Board consists of Head of School (in chair), Centre Director, and Representative of the  Academic Office, Representative of the Academic Management office, Course Leader and course team. The  Progression Board sits at the end of every intervening Level/Year (other than graduating Year/Level) and  decides students’ progression to the next level/year of learning in the course.     The Interim Review Board sits at the end of every semester (other than graduating semester) and decides  your progression to the next semester of learning in the course. The progression between the semesters is  decided on the strength of provisional marks awarded to a student.     A student progresses between the stages of a course or graduates from a course as per the Progression  and Graduation Table below: 
  • 14.
    Student Handbook 2016‐17  14  PROGRESSION TABLE Progression  UG Diploma  &  PG  Diploma (1‐Year)     BA (Hons.)  PG  Diploma    (2‐Year)  Masters  Progression  to  Next  Stage  in  a  course  Not Applicable  Occurs  when  student  clears  all  modules  of  current  Level  through  entitled  number  of  attempts.  Occurs  when  student  clears  all  modules  of  current  Year  through  entitled  number  of  attempts.  Occurs  when  student  clears  all  modules  of  current  semester  through  entitled  number  of attempts.  Graduation from a  course  Occurs  at  the  end  of  Year ‐1, when student  has  cleared  all  modules of the course    through  entitled  number of attempts.  Occurs  at  the  end  of  Level  3  when  student  has cleared all modules  of  the  course  through  entitled  number  of  attempts.  Occurs  at  the  end  of  Year  2  when  student  has cleared all modules  of  the  course    through  entitled  number  of  attempts  Occurs  at  the  end  of  Semester 3 when student  has  cleared  all  modules  of  the  course    through  entitled  number  of  attempts      III. Grading & Weightage   The Grade achieved is defined as follows:    (a) In 4‐year BA (Hons.) Courses / 1‐year UG Diploma Courses  Grade Achieved  First Class, when the Level/Year Aggregate Mark is 70 or above  Second Class, Upper Division, when the Level/Year Aggregate Mark is 60 or above but less than 70  Second Class, Lower Division,  when the Level/Year Aggregate Mark is 50 or above but less than 60  Third Class, when the Level/Year Aggregate Mark is 40 or above but less than 50     (b) In 2‐year PG Courses / 1‐year PG Professional Diploma Courses  Distinction, when the Year Aggregate Mark is 70 or above  First Class, when the Year Aggregate Mark is 60 or above but less than 70  Second Class, when the Year Aggregate Mark is 50 or above but less than 60    (c) In MA Courses  Distinction, when the Aggregate Mark is 70 or above  Commendation, when the Aggregate Mark is 60 or above but less than 70  Pass, when the Year Aggregate Mark is 50 or above but less than 60  The Course Aggregate Mark (CAM) is the weighted average of the Level Aggregate Mark (LAM) or Year  Aggregate  Mark  (YAM)  or  Semester  Aggregate  Mark  (SAM)  in  UG,  PG  &  Diploma  courses  respectively,  specified by a formula as follows: 
  • 15.
    Student Handbook 2016‐17  15    Course Aggregate Mark in BA (Hons.)  = 0.20 (LAM of Level 1) + 0.30 (LAM of Level 2) + 0.50 (LAM of Level  3)  Course Aggregate Mark in PG Diploma  = 0.50 (YAM of Year 1) + 0.50 (YAM of Year 2)  Course Aggregate  Mark  in  1‐year  UG  Diploma / PG Professional  Diploma  = 0.50 (SAM of Sem 1) + 0.50 (SAM of Sem 2)  Course Aggregate Mark in MA  = (Module Aggregate Mark x Module Credit) / 180 : up to & incl. Sem  3    The final award grades are similar to the ones described in the UG, PG & MA Courses respectively. If the Course  Aggregate Mark (CAM) falls within 1.00 percent range of the next higher grade, then the mark is set at the  lower  limit  of  the  next  higher  grade,  at  the  discretion  of  the  Examination  Board,  provided  you  have  demonstrated a rising trend of achievement progressively through the stages of the course.    IV. Issue of Mark sheet   You are entitled to receive a Mark Sheet declaring your assessments at the end of every semester / Level  as applicable to your course. The Mark Sheet will indicate your module‐wise marking, its module credit  value, your progression status at the stage when due, Semester/Level/Year Aggregate Mark (as applicable  to a course) and the Grade achieved.   The Semester/Level/Year Aggregate Mark and Grade are issued only to students who have clearly passed.  The  Semester/Level/Year  Aggregate  Mark,  mentioned  in  the  Mark  Sheet,  is  the  cumulative  sum  of  the  module credit value of all modules of the pertinent Semester/Level/Year.    The Mark Sheet would be issued via Student Portal (online) to the respective students by the Registrar’s  Office.  A  student  needing  a  stamped  copy  of  the  mark  sheet  for  submission  purposes  to  an  external  agency, will be issued by the Registrar’s Office, on request only. The electronic version of the Mark Sheet  would be password protected to ensure it is available to the specific student only.    The transcript (hard copy) would be issued to the students during convocation. However, in case a student  needs  multiple  copies  of  transcripts,  the  same  can  be  obtained  from  Registrar  Office  on  request  on  payment of INR 100 per copy.    4.1 Issue of Duplicate Awards Certificate and Consolidated Mark Sheet   For  Under  Graduate  BA  (Hons.)  and  Masters  courses  (validated  by  NTU):  for  all  parchments  /  award  issued by Nottingham Trent University, Duplicates may be issued in case originals are lost / misplaced /  damaged. Duplicates have the same standing as originals award.    All  requests  for  duplicate  or  replacement  certificates  must  be  made  through  the  Nottingham  Trent  University online store. You can access the NTU Online Store at   http://onlinestore.ntu.ac.uk/browse/extra_info.asp?compid=1&modid=1&catid=63&prodvarid=12     Students  will be  prompted to  enter  their NTU  ID  Number,  this can  be  obtained  from  the Collaborative  Partnerships Office  by  emailing  at  cpoenqueries@ntu.ac.uk.  The  same  may be obtained  from Registrar  office of your campus on request.    Charges for NTU Duplicate degree certificate is GBP 36 to be paid through online mode only.   
  • 16.
    Student Handbook 2016‐17  16  For all other Awards / Certificates: Duplicates may be issued in circumstances that the originals are lost;  duplicates have the same standing as originals. However, it may not be possible always to issue duplicates  which are replica of the lost original owing to change in format/stationery.     For issue of duplicate certificate, a student is required to apply in the prescribed pro‐forma available at the  Registrar’s  office  along with  an  Affidavit  (on  Rs  10/‐  on‐judicial  stamp  paper  executed  by  a  First  Class  Magistrate / oath commissioner or equivalent), a copy of the FIR and a fee of Rs 1,000/‐ to be paid by  demand draft in favor of ‘Creative Arts Education Society’ payable at New Delhi or by cash at Academy’s  Account Counter.    The applicant must provide the Academy with EITHER the damaged or defaced certificate OR A copy of the  FIR  and  complete  declaration  setting  out  fully  the  circumstances  in  which  the  certificate  was  lost  or  destroyed (Declaration) and an understanding that, should a duplicate be issued, it will be returned to the  Academy if the original is subsequently found.    4.2 Award You are entitled to receive the Award of the course enrolled in after passing all modules of the course  subject to above rules. You will be conferred the Award in a scheduled Convocation. Until then you will be  issued a Provisional Certificate to acknowledge your eligibility to be conferred the award.    The MA Degree award is conferred directly by the Nottingham Trent University (UK)   MA Award Classification Band  Course Aggregate Mark  Distinction   70 or above  Commendation   60 or above but less than 70  Pass   50 or above but less than 60    The B.A. (Hons.) Degree award is conferred directly by the Nottingham Trent University (UK)       BA (Hons.) Award Classification Band                 Course Aggregate Mark  First Class Honors                                                    70 or above  Second Class Honors, Upper Division                  60 or above but less than 70  Second Class Honors, Lower Division                  50 or above but less than 60  Third Class Honors                                                   40 or above but less than 50  For all 2‐Year PG Diploma courses and 1‐Year PG Professional Diploma courses, the Award will be conferred  by Pearl Academy, with validation by Domus Academy, Milan, Italy.   The award classification for 2 Year PG Diploma and 1 Year PG Diploma course is as given below.    PG Award Classification Band  Course Aggregate Mark  Distinction  70 or above  First Class  60 or above but less than 70 
  • 17.
    Student Handbook 2016‐17  17  Second Class  50 or above but less than 60    The 1‐Year UG Diploma award is conferred by Pearl Academy      1‐Year UG  Diploma  Award  Classification  Band                     Course Aggregate Mark  First Class Honors                                                    70 or above  Second Class Honors, Upper Division                  60 or above but less than 70  Second Class Honors, Lower Division                  50 or above but less than 60  Third Class Honors                                                   40 or above but less than 50      All  awardees  will  receive  a  consolidated  transcript  for  the  duration  of  their  course.  The  consolidated  transcript will indicate the Course Aggregate Mark and the Final Grade of the Award.    4.4 Appeals Student(s) alleged to have committed academic misconduct have recourse to appeal before an Appeals Committee appointed by the Head‐Academic Governance / Head Academics   Categories of Appeals  There are four grounds of appeals for students in Pearl Academy. They are  •  Notification of Exceptional Circumstances   •  Reconsideration of Marks and Final awards  •  Academic misconduct  •  Debarment     Appeal under Exceptional Circumstances  The  conditions  required  for  Appeal  due  to  Exceptional  Circumstances  duly  evidenced  by  attaching  supporting documents are as per section 1.4.2 given above.  Any student wishing to appeal under this clause must submit Notification of Exceptional Circumstances  (NEC) Form (Annexure‐VIII) duly completed in all respects and accompanied with supporting evidence to  the Course Leader prior to or no later than 5 working days after the official coursework submission date or  assessment event.   NEC Form submitted after this date will not normally be considered, unless any mitigating circumstances  will be reviewed on a case to case basis.     Appeal for reconsideration of Marks and Final Award  If a student does not pass [all components] as per the PROVISIONAL Mark / Final Marks and are dissatisfied  with the marking, the student is allowed an opportunity to represent in writing to a nominated Appeals  Committee within 2 days of declaration of results by the Progression Board (PB) / Examination Board (EB) /  Interim Review Meetings (IRM).   Such an appeal must be based on new and relevant information for the Appeals Committee to review the  tutor’s decision. The Appeal must be handed to the Course Leader, who will place it before the Appeals  Committee for due consideration. . [Marks Reconsideration Form in Annexure ‐ VII] 
  • 18.
    Student Handbook 2016‐17  18  Reassessment Fee For any reassessment recommended by the Examination Board/Progression Board, you will have to pay a  fee  of  Rs 500/‐  [plus  application  taxes]  per  criteria  reassessment.  However,  in  case  the  reassessment  requires a jury, the fee will be Rs 2,000/‐ [plus application taxes] per criteria reassessed.   This does not apply to you when reassessment takes place in form of a Deferral. Reassessment will be  administered only on formal intimation by the Course Leader concerned to the Registrar after completion  of relevant Board and on production of the receipt issued by the Accounts Section as proof of payment of  applicable reassessment fees.    For  failure  to  Pass  in  the  Final  Dissertation  Project  /  Final  Portfolio  /  Final  Project  as  declared  by  Examination  Board  due  to  non‐submission  failure,  a  student  is  required  to  fully  re‐do  the  same.  The  student  will  have  to  pay  such  charges  for  engagement of  Mentors  / Jury  to  be  decided  by  Registrar  &  communicated to the student(s).    Appeal  under  Academic  Misconduct  (Plagiarism  /  use  of  unfair  means  /  infringement  of  copyrights  /  other cases of academic dishonesty)    Plagiarism  Copying work of other people, or of published authors from any source including internet, without giving  credit  for  the  original  work/contributor  or  presenting  the  work  of  other  students  as  one’s  own,  is  plagiarism.  All statements, opinions, conclusions, etc taken from other writers work should be acknowledged, whether  the work is directly quoted, paraphrased or summarized using the Harvard System of ‘Referencing”.    Use of unfair means    Assignments not prepared by student and submitted as own work is cheating or using unfair means.   Use  of  unfair  means  in  examinations,  seeking  help  or  bringing  in  non‐permissible  material  in  an  examination is also adopting unfair means.   In case a student is found to or detected to be committing any one or more of these grave offences, he/she  will be reported to concerned Course Leader who will verify the allegation and, upon satisfaction that it is a  fact, in turn report the matter to the Registrar.    Infringement of Copyright / IPR  In  the  case  of  infringement  of  copyright,  the  copied  materials  will  be  subject  to  confiscation  and  the  concerned student will be levied a heavy penalty to the tune of thrice the amount of the printed market  price of the publication which has been copied. Where the printed price is mentioned in foreign currency,  twice the equivalent amount in prevailing exchange value will be levied.       Action taken against student  All cases of plagiarism/dishonesty/use of unfair means in a semester will be issued show‐cause notice for  establishing the indiscipline and the pertinent action thereto.   Should  the  Appeals  committee  uphold  the  allegation  of  plagiarism/cheating/use  of  unfair  means  the  student will be awarded “zero marks” in the pertinent component/element.      Members of Appeals Committee  The  Appeals  Committee  will  largely  be  constituted  of  the  following  nominated  members  of  the  management / faculty:  •  Head Academics / Centre Director / Centre Registrar   •  School Head (from any other department) / Course Leader  •  Course Coordinator (in attendance) 
  • 19.
    Student Handbook 2016‐17  19  •  Course Tutor (in attendance)  •  Class Representative (Student – in attendance)  • Head – SDS / Manager SDS    The following guidelines are to be noted:  a) Representation only in person is permitted.  b) The  Appeal’s  Committee  may  take  appropriate  decisions  based  on  individual  merit  of  the  case.  The  decision of the Committee on all matters relating to results, non‐progression, shortage of attendance, re‐ examination, terminations, etc., will be final and binding and no further appeal on this decision will be  entertained.     V. Student Feedback The Academy prides itself on its open and frank inter‐communication between students and the faculty.  You  are  free  to  discuss  your  views  and  problems  with  your  Module  Tutors/Course  Leader/  Course  Coordinator. Your views on the development of your course, it’s planning and delivery will be given serious  consideration. Every semester, course faculty will engage with you at intervals to gauge your satisfaction  with the ongoing deliveries.    On  a  formal  plane,  the  Academy  has  an  elaborate  system  of  student  feedback.  At  various  stages  of  a  semester, you will have opportunity to give feedback, based on which the tutor will make corrections, if  necessary. The CCMs held twice during each of the semesters will receive and consider the feedback given  by students and decide corrective actions.     1.1 Teaching / Mentoring Quality feedback (TQ / MQ)    At the end of each module, all students will be required to complete online feedback, to provide their  opinion  regarding  teaching  /  mentoring  quality  (as  applicable)  of  all  tutors  of  modules  taught  during  a  semester. This feedback is useful for the Faculty, as well as for students; therefore, students are expected  to be frank and honest in their views. At the same time, it is expected that such feedback is impersonal,  and  relates  only  to  the  relevant  module  in  terms  of  its  content  and  delivery.  TQ  /  MQ  feedback  is  recognized as the right of every student.. This criterion ensures fairness towards faculty. It is mandatory  for all eligible students to participate in the formal feedback.    5.2   NPS Survey  The Academy has adopted the Net Promoter Score (NPS) Survey methodology to understand and measure  student satisfaction with regards to academic experience, systems and processes, campus facilities, service  support and general perception.  This  survey  enables  your  feedback  to  be  applied  for  the  purposes  of  continuous  improvement  to  the  satisfaction of the students’ body. It is mandatory for all students to participate.      5.3  Exit Feedback  This survey is a Student evaluation of the whole programme/course. Students of all courses are expected  to provide an Exit feedback by the time of completion of their respective courses.         
  • 20.
    Student Handbook 2016‐17  20  VI. Student Trips Pearl seeks to stimulate intellectual ability and develop a well‐integrated personality with a strong industry  focus in all its courses. We ensure that all courses are industry relevant and embed elements in course  structure and  delivery  /  curriculum,  so  that  all  graduating  students  are  readily  employable  in  relevant  industry. During the progress of each Academic Year, we would be organizing Educational / Field Trips/  Industry Visits to locations in and around the respective campuses, as well as out station trips.  Student Trips complement formal class room interaction / learning and also help students to develop a  holistic understanding / appreciation of the Industry and the Economic Environment around us. Student  Trips are an off campus extension of class room teaching and will be considered as part of Attendance  Policy.    Objective:  To lay down guidelines for the conduct of student educational / industrial / field trips    Type & Criteria of Trips:     Type  Definition  Criteria  Type A  Day  trips  (within  200km  of  radius  of  campus  city)  One per semester  Type B  Overnight  Stay  (Domestic  travel  within  the  country)  One per academic year  Type C  International  One in the entire course duration /  life cycle of the student at Pearl.    Funding for Students & Mode of Travel:   During a curricular trip as mapped above, the cost incurred would be paid as such    Type  Local Travel  Boarding  &  Lodging  Refreshment  Air Travel / VISA /  any other  Type A  50%  PA  &  50%  to  be  collected  by  Department  from  the  students and deposited  in the accounts prior to  the trip  NA  100% students  NA  Type B  100% students  100% students  100% students  NA  Type C  100% students  100% students  100% students  100% students    General Conditions:  A. Any Trip will only be approved if it is time tabled in advance  B. Educational / Industrial / Field trip is mandatory for all students of the cohort  C. All students at the time of joining are required to submit an undertaking duly signed by student  and  Parents  /local  guardians  (Annexure‐XII)  for  participation  in  any  trips  if  organized  by  the  Academy.  D. All students are expected to participate in the above Educational / Field Trips. 
  • 21.
    Student Handbook 2016‐17  21  E. School Head / Area Head will appoint a minimum of One Trip Coordinator for every 20 students  (Faculty Members) who will accompany students.  F. The SH  /  AH  will  ensure  that  a  lady  faculty  is  part  of  the  trip  if  there  are  any  girl  student  participating in the trip.  G. Trip Coordinators will ensure proper conduct and take responsibility during the Trip.    For Trips of Type B  A. School Head / Area Head / Course Leader is required to submit proposed plan to the Registrar’s  Office along with estimated expenditure, for approval of Campus Director minimum One month in  advance.  B. Type B trips would be governed by the approved budget and cannot exceed the upper limit under  any circumstances. The expenditure per student is also governed under the overall budget for the  specific trip.     For Trips of Type C  A. School Head / Area Head / Course Leader are required to submit proposed plan to the Registrar’s  Office along with estimated expenditure, for approval of Head ‐ International Relations / Head‐ Institutional Affairs, minimum Three months in advance.  B. Parents should be invited to an open‐house to apprise them of the responsibilities/expectations of  both the stakeholders – parents and Institute.  C. Learning outcomes achieved / Submission of Trip Report is to be received from the Coordinator  immediately / within 7 days of the tour.  D. All students opting for any international travel which is planned or sponsored by the Academy or  as  part  of  the  course,  are  required  to  submit  an  Undertaking  for  International  Travel  (refer  Annexure‐XI).  Submission  of  Undertaking  is  mandatory  prior  to  the  international  travel.  Any  student proceeding on International travel without submitting the prescribed undertaking will be  considered as Independent Travel and Academy will not take any liability whatsoever.  E. The Type C trips would be governed by the approved budget and cannot exceed the upper limit  under any circumstances. The expenditure per student is also governed under the overall budget  for the specific trip.  F. Any international travel of personal nature planned during the academic semester which is not  related to curriculum requirement will not be approved by the Academy. Students should plan  personal trips as per holiday list of the Academy. In case of any international travel within the  semester, Academy will not be issuing any NOC for VISA purposes.    Controlling Authority  1. Formal proposal for Educational / Field Trip / Industry Units will be addressed to the Registrar’s  Office. As per schedule indicated in timelines later in the document.  2. School  Heads  /  Area  Heads  /  CL  are  required  to  submit  detailed  plan  /  schedule  of  visit  and  estimated  expenditure,  no.  of  students  ,Traveling  and  Stay  and  other  Logistic  arrangements  minimum  One  month  [for  Type  B]  /  Three  Months  [for  Type  C]  in  advance  to  the  Registrar’s  Office.  3. Registrar’s Office will respond within a week of receipt, subject to approval of Centre Director.  4. The Management, for each Academic Year, will set up a limit for the trip budget, where all trips  have to be mandatorily, within the budgeted amount. The locations would need to be planned  keeping the budget in mind.  5. Corporate  Relationship  Department  [CRD]  is  required  to  provide  necessary  facilitation  for  coordinating visits with respective Industry Houses / Factories.     
  • 22.
    Student Handbook 2016‐17  22  Field Trips/ Industry visits – Type B & C    Actions to be taken prior to the Trip:  A. Department to earmark minimum One Trip Coordinator for every 20 Students who will accompany  Students for the Trip.  B. Trip Coordinators to organize and coordinate the following:  a.Confirm  Travel,  Ticketing,  Board  and  Lodging  arrangements  with  Tour  Operator,  well  in  advance (Formal Agreement desirable). All Financial Transaction with Tour Operator / Hotel /  Ticketing / Transportation arrangements for participating students will be handled by student  representatives.  b. Invite  parents  to  an  open‐house,  in  consultation  with  the  SDS,  to  appraise  them  of  the  responsibilities/expectations  of  both  the  sides  i.e.  from  parents  by  the  institute  and  from  institute by the parents.  c. Issue a Code of Conduct for students (Refer Exemplar – Annexure‐ XIV ). Obtain Indemnity  Bond  (Annexure  ‐III)  /consent  slip  (copy  attached)  as  relevant  duly  signed  by  student  and  parent / guardian (Photo copy submitted to Registrar’s Office).  d. Prepare an Itinerary along with list of students, Contact Nos. a copy of which to be submitted  with the Registrar’s office.   e. Organize  Group  Personal  Accident  Insurance  /  Insurance  Policy  as  relevant  to  cover  all  eventualities.  f. Nominate Student(s) In‐charge / Coordinator and assign duties and responsibilities in a Duty  Chart format.  g. Specify List of articles to be carried.  h. Obtain prior confirmation from all places / factories (HR Department) being visited.  i. Trip Coordinators may obtain  Advance from Accounts for anticipated expenditure   j. Issue Individual /Team assignments to students for Tour / Project Report.    Actions to be taken during the Trip  A. Issue a Do’s & Don’ts List for students.  B. Ensure Discipline, Security, Health & Hygiene of the whole Group.  C. Proper Accounting of Bills / Invoices to be maintained.  D. Obtain Visiting Cards, Technical Literature etc. (to be submitted along with the Tour Report)    Actions to be taken after the Trip  A. Submit a Tour Report as feedback through School Head.  B. Submit all Bills / Invoice against expenses for clearance from Accounts Department.    VII. Student Attendance Policy Attendance enhances the quality of the learning experience for the student as an individual as well as for  the  learning  group  of  which  he  /  she  is  a  member,  and  contributes  to  the  achievement  of  individual  academic potential.   You are required ideally to be present in the course with 100 percent attendance. Attendance will mean  full  presence  in  all  scheduled  contact  hours  between  the  tutors  and  the  students  and  will  consist  of  lectures/tutorials/seminars/practical/workshops/mentoring  sessions  and  any  other  contact  between  the  tutor and the students. Attendance reflects on your sincerity, diligence and drive in learning.  Your attendance in every session during contact teaching / lab sessions will be recorded online through  the  ERP/RFID  based  swipe  cards  only.  Mentoring  Sessions  attendance  will  be  maintained  manually  (though the web portal). 
  • 23.
    Student Handbook 2016‐17  23    Minimum Attendance Requirement  Although students are expected to be present in 100 per cent of the sessions, however due to certain  unavoidable reasons / extra‐ordinary circumstances mentioned below, a student may not be able to attend  all the sessions.  A minimum of 70% attendance is required to be maintained by every student in each & every module  during each semester/level. The 30% relaxation in the attendance policy accommodates the following:‐  ‐  Minor impediments / illness / indisposition  ‐  Personal exigencies  ‐ Short hospitalization  ‐  Compassionate grounds (tragedy / accident in the family)    In case of the above illness / medical reasons, the original copies of the Doctor’s prescription and Medical  Fitness certificate clearly mentioning the duration of the treatment should be submitted to the Course  Coordinator on the first day of joining the Academy after the absence.  In  the  event  of  a  student  being  prevented  from  attending  classes  regularly  owing  to  prolonged  illness/hospitalization,  temporary  but  serious  disability,  or  any  other  genuine  exigency  of  a  protracted  nature e.g. tragedy / accident in family, it should be communicated in writing with relevant proof to the  Registrar  /  Student  Development  &  Services  [SDS]  as  soon  as  the  event/exigency  has  occurred.  The  Academy will consider such circumstances sympathetically; however, no consideration will be given in the  event  that  the  communication  has  been  made  by  the  student/parent/guardian  after  the  lapse  of  one  working week / seven days since the onset of the exigency, or after issue of a notice of debarment. The  Academy  will  not  condone  attendance  defaults  due  to  marriage  in  the  family,  self‐marriage,  family  function, family trips, US Green Card mandatory requirements etc.    Attendance Recording System  Attendance will be recorded in an Online ERP System in all campuses. Attendance will be recorded at the  start of every session [contact teaching / lab sessions / mentoring] by the faculty as per the Time Table.     All  students  are  required  to  swipe  their  RFID  cards  on  the  Swipe  card  machine  only  after  the  faculty  member has swiped his/her RFID cards. Attendance will not be recorded in case any student has swiped  before the faculty member    All students are required to swipe within 10minutes of the faculty has swiped his/her RFID card.  Students  joining  after  10  minutes  of  commencement  of  classes  may  be  allowed  to  attend  at  the  sole  discretion of the faculty. However, such students will not have any entitlement to be marked as “Present”  despite being permitted to join the class and will be considered absent by the ERP automatically. There is  no provision for LATE attendance.  In case of Swipe machine / RFID card not working and / or power failure, the attendance will be recorded  via web / hardcopy (as applicable).    The weekly attendance of students will be available in the Academy’s attendance management software  (OnEdu).  Students  /  Parents  /  guardians  are  requested  to  keep  track  of  their  own/  their  ward’s  attendance via the student portal.    Every student can access information on one’s current attendance status on a daily basis by visiting the  OnEdu software (web based)  In case you feel that the attendance data is incorrect, you may contact the Registrar’s Office within the two  weeks.  The  data  in  the  ERP,  otherwise,  will  be  considered  to  be  correct  and  final  at  the  end  of  the  semester. 
  • 24.
    Student Handbook 2016‐17  24    Shortage of Attendance  A  student  with shortage  of  minimum  attendance  requirement,  as  mentioned  above,  will  be  issued  continuous counseling / warning via email / sms every week. Formal letters would be dispatched from the  Registrar’s Office at the mid semester, provided the attendance is found to be short of the mandated 70%  (till date) to make up for the shortfall during the rest of the semester.    If deficient of the mandated 70 per cent attendance in any module at the stage of 16 weeks of a semester,  you will be issued a written note of debarment / non‐progression by the Registrar, with a copy addressed  to the your parent/guardian, indicating that you have been deficient in minimum attendance requirement.     Continuous absence for four weeks  In case you have not attended the classes continuously for four weeks for any unexplained reason, it will  be presumed that you have left the course on your own and in such situation; your registration will be  deemed as cancelled. The Academy is not obligated to inform you about such de‐registrations.  However, you can appeal for re‐registration, subject to approval by a Special Committee. Re‐registration,  once approved by the committee, will be done on the payment of re‐registration fee of Rs.5,000/‐ (plus  applicable taxes) within 2 weeks of approval by the committee.      Consequences of Shortfall in Attendance  Students failing to attain the mandated attendance percentage will be faced with the following:    Aggregate Attendance  ( Semester / Module)  Consequences of Shortfall in Attendance    50% to 70%   Capping of marks to Passing marks in each module / semester where  attendance is less  Less than 50%   Forfeiture of all assessments from the Semester.   Defaulting  student(s)  will  be  debarred  from  progressing  to  the  next  semester  of  the  course,  whether  or  not  previously  counseled  /  cautioned / warned, with no recourse to appeal.    VIII. International Experience   The International Student Exchange programmes at Pearl Academy are a gateway for students to  experience the culture, heritage, knowledge and dynamics of the world.    Internationality is at the core of Pearl Academy. At the Academy, students get an opportunity to have  exposure to the best global practices through several international platforms such as students exchange  programmes, summer programmes, visiting faculty workshops and many more. With constant global  exposure on offer, Pearl prepares students for both national and international market.    Pearl Academy has established extensive international tie‐ups with eminent institutions for student &  faculty exchanges et al across the globe. Our vision embodies a commitment to global networking and  collaborations setting up benchmarks at par with global standards.    Students get exposure to various international opportunities as under:    1. Overseas Credit Exchange programmes (as part of curriculum) 
  • 25.
    Student Handbook 2016‐17  25  2. Semester Abroad Programme (as part of OCE)  3. Module Abroad (as part of curriculum)  4.Global Summer Courses  5. International Workshops  6. International competitions and events  Overseas Credit Exchange Programmes:    i. UG Students have an option to apply for the Overseas Credit Exchange (OCE) module in their  Level‐2 (Semester‐6) wherein they can spend 8‐12 weeks or a full semester at an international  university.   ii. Pearl Academy has institutional tie‐ups with a number of reputed international institutions for  reciprocal credit exchanges, wherein Pearl students are waived only the tuition fee component of  the host institution. Students pay for their boarding, lodging, visa, insurance and journey  incidentals, in addition to the normal semester fees at Pearl Academy.  iii. The minimum credit requirement is 40 UK credits.  iv. The students are selected through a rigorous process assessing their academic strengths,  knowledge, adaptability and ability to represent Pearl as a brand in their chosen institute. The  selected students receive a waiver on the tuition fee at the chosen institution for the exchange  programme and earn credits.  v. Selection of students for OCE module is based on application, academic standing and personal  interview. Details of eligibility and application process are shared along with the notification /  announcement.  Semester Abroad Programmes  I. As part of Overseas Credit Exchange programme, students have the option of availing Semester  Abroad Programme with some of our international partner institutes at a subsidized fee. Students  may also apply and study for a semester abroad at their chosen institution.   II. Students also have an option to choose institution or university of their choice which may be out  of our Global Associates’ network for the Semester Abroad programme.  III. Under Semester Abroad, students pay the Semester Abroad fee of the host university / institution  along with the normal semester fee at Pearl Academy.    International Module Abroad:    All our PG students have option for spending 4 weeks in Fashion capital of the World – Milan, Italy as part  of their course.   The 4 week module at Domus Academy, Italy is aimed at stimulating students’ design creativity and  aesthetic sensibility. The programme is conceived as an immersive experience into the fast‐changing design  scenario of Milan, recognized worldwide as the epicenter of the Italian Design.   The selection is based on Application and recommendation by the Course Leader.   Students will be required to bear the cost of participation, boarding, lodging, visa, insurance and  journey incidentals in addition to the normal fees at Pearl.  Global Summer Courses    Element of internationality in domain learning and skills development is one of the major differentiator in  the education at Pearl Academy. Summer is the time when our students are not necessarily away from  learning, but may be engaged in internships and / or short summer courses with our International Partners.   Pearl students receive 40% discount in tuition fee from Domus Academy and NABA, Milan, Italy.   The selection is based on application. 
  • 26.
    Student Handbook 2016‐17  26    International Events  Students get the opportunity to represent Pearl Academy at prestigious Laureate events every year  namely,   World Business Forum   World Leadership Forum  World Innovation Forum   Clinton Global Initiative  Selection is based on nomination by the School Head / Campus Director, academic standing and personal  interview.  Selected students get full scholarship to attend the event and represent Pearl Academy.    International Faculty at Pearl    Every year, we receive renowned International experts to share their expertise, thinking & experiences  with students at Pearl Academy.   Faculty members from Domus Academy, FIT, University of Auckland, Santa Fe University of Art & Design,  Massey University, University of Gloucestershire, University of East London, University for the Creative  Arts, UK, etc. have visited Pearl Academy and interacted with students.    GENERAL GUIDELINES:    All students opting for any international travel which is planned or sponsored by the Academy or as part of  the course, are required to submit an Undertaking for International Travel (refer Annexure‐XII). Submission  of Undertaking is mandatory prior to the international travel.     Any student proceeding on International travel without submitting the prescribed undertaking will be  considered as Independent Travel and Academy will not take any liability whatsoever.  For more information, please contact international@pearlacademy.com    IX. Scholarships   Merit‐cum‐Means Scholarship  The Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) has been instituted to attract meritorious students with  limited means. The Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) is applicable only to the new enrolments  / students of regular UG / PG / Masters Programmes at the time of admission for first year only.    The Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) provides partial waiver of tuition fee to a maximum of  10% of new entrants.  Merit scholarship waives payment of tuition fee only for the current academic year (first year only) in the  following categories:  a.  Category‐1: 50% waiver of Tuition fee  b.  Category‐2: 25% waiver of Tuition fee    Eligibility  Eligibility for Merit‐cum‐Means Scholarship (new entrants) is as under:  a.  Annual gross parental / family income from all sources – maximum Rs. 6,00,000/‐ (INR Six  lakhs only)   b.  Performance in 10th  / 12th  / Graduation  c.  Performance in Entrance test 
  • 27.
    Student Handbook 2016‐17  27  d.  Preference to wards of Single parents.    Head‐Institutional  affairs will  announce  the  Merit‐cum‐Means  Scholarship  awards  for  new  enrollees,  subject  to  meeting  laid  down  criteria.  Admission  letters  for  merit‐cum‐means  scholarships  with  partial  waiver of tuition fee will be issued.    Merit‐cum‐Means scholarship will be continued every subsequent year subject to the student / awardee  maintaining prescribed standards of achievement:‐  ‐  UG Courses  : Second Class (Upper Division) i.e., minimum 60% marks  ‐  PG Courses  : First Class i.e., minimum 60% marks  ‐  No attendance shortfall or disciplinary proceedings against the awardee.    The  Scholarship  will  be  discontinued  in  case  an  awardee  fails  to  maintain  the  prescribed  academic  standards of achievement in the subsequent year.    Merit Scholarship  Merit Scholarship will be awarded annually only to meritorious students progressing to L1, L2 & L3 of UG  BA (Hons.) course and Year‐2 of PG Diploma & Masters course.     Eligibility   The meritorious students of the respective cohorts at each campus, subject to class size of minimum 20  students.   Merit  Scholarship  for  the  Course  topper  is  subject  to  achieving  minimum  prescribed  standard  of  achievements as under:   UG BA (Hons.) courses  : Second Class, Upper Division    PG Diploma courses     : First Class   Masters courses     : Commendation    *In case of class strength is below 30 (but not lesser than 20), the Merit Scholarship will be awarded to the  Topper (1st Rank) subject to achieving the minimum performance criteria as follows:   UG BA (Hons.) courses  : First Class i.e., min. 70% marks    PG Diploma courses     : Distinction   Masters courses     : Distinction    Please Note:   A  student  will  be  eligible  for  award  of  any  one  type  /  scheme  of  Scholarship  in  a  given  Academic Year.   Merit Toppers may be decided at each campus.   The scholarship amount will be adjusted against student fees.   In  case  of  a  joint  winner  /  topper,  the  topper  will  be  decided  based  on  the  exact  LAM  including 2 decimal points (before rounding off).   The  Academy  reserves  the  rights  to  edit  /modify  /  change  or  update  the  contents  of  this  policy at its sole discretion.    The students will be covered under the latest revisions of the policies irrespective of their  year of joining.   The decision of the management will be final & binding on all students for any dispute.   
  • 28.
    Student Handbook 2016‐17  28  Industry Scholarship  Several leading industrial houses and the Academy have instituted full/part Industry Scholarship (Merit‐ cum‐Means) to assist students from economically weak backgrounds. The Academy invites applications in  prescribed format every year. The term of a scholarship is for the period of one academic year, and a fresh  application must be made for every subsequent academic year.    Industry  Scholarships  sponsored by  reputed  companies  are  awarded  to  meritorious  and  financially  deserving students. Full & Half Scholarships are declared based on the corpus available each year. Industry  Scholarship will be awarded based on Academic performance of the applicants in each programme / cohort  as under:‐  •  Full scholarships to be granted to students who secure between First to Fifth rank (20%  of cohort/batch) in their cohort.   •  Part Scholarships to be granted to students who are ranked below 5th position (below  21% of the cohort) up to a rank equivalent of 50% of the cohort.  •  No attendance or disciplinary proceedings against the awardee.    X. Industry Sponsored Students   Students  admitted  as  “industry  sponsored  students”  are  required  to  pay  a  higher  tuition  fee  than  the  normal tuition fee for the course.  The Academy is not obliged to facilitate job placement for such students.  Students joining the Academy under the Industry Sponsored category will not be converted to a Normal  category student.  XI. International Students   Pearl  Academy  has  always  been  a  preferred  choice  for  International  students.  Students  from  countries  across the globe have joined our Under Graduate & Post Graduate level courses each year.  To facilitate the smooth admissions process for foreign nationals, international admissions team provide  extensive support and individual attention to each applicant.    Foreign  nationals/  NRIs  /  other  international  students  may  follow  the  guidelines  below  for  better  understanding of our admission norms and requirements.    Definition of International Category:     Foreign Nationals [Foreign passport holder] or Person of Indian Origin (PIO) or Overseas Citizen of India  (OCI)] will be considered under the International category. This is irrespective of the country from where  they have studied and passed the qualifying examinations.          Visa  All the international students will require a Student Visa endorsed for ‘Studies at Pearl Academy’ only. No  other endorsement is acceptable. The visa should be valid for the prescribed duration of the course.    FRRO Registration  Pearl Academy will facilitate the FRRO Registration of International Students only in case they are admitted  as International Students and paying the applicable fee.  Candidates admitted under International Category will be required to register with FRRO within 14 days of  arrival in India.   
  • 29.
    Student Handbook 2016‐17  29  Important Guidelines  The  admission  of foreign  national  candidate  is  subject  to  fulfilling  minimum  eligibility  requirement  as  prescribed for Indian candidate and subject to equivalence of qualification at par with Indian standard. In  case  at  a  late stage,  it  is  found  that the  eligibility  conditions  are not  fulfilled,  the  offer  of  admission  is  treated as cancelled ipso facto.    Exceptions:   Non Resident Indian (NRI) candidates who are residing in a foreign country and holding a valid  Indian Passport may be considered under the International Category, if interested.   NRI Candidates holding a valid Indian Passport may also apply for admission under the Normal  category, following the Normal category admission procedure accordingly.   NRI  Candidates  opting  to  be  considered  under  the  International  Category  will  be  required  to  submit proof of their NRI Status.   Candidates of Nepal may be considered under Normal category for admission. They will follow the  Normal category admission procedure accordingly.    General Rules   Students admitted “International / Overseas students” are required to pay a higher tuition fee  than the normal tuition fee for the course.     Only  those  Students  who  are  admitted  under  the  International  Category  and  paying  the  international fees will be facilitated FRRO registration by the Academy.   The application fee ($20) will be non‐refundable in any case.   The Academy reserves the right to facilitate job placement for international /  overseas students.   All International students are required to abide by the rules & regulations of Immigration.   International students are not allowed to take up any kind of employment (full time / part time /  consultancy etc).   Students joining the Academy under the International / Overseas category will not be converted  to a Normal category student.    Fee Structure:  The fee structure for international admissions may be obtained on request from International Admissions  Team/  Campus  Registrar  Office.  Also  available  at    http://pearlacademy.com/admissions/semester‐fee‐ structure‐2016‐international    Refund Policy:   The applicant may apply for refund within 30 days of completed application or commencement of session  whichever is earlier. (Refer Annexure IV)    The refund rules (2016‐17) of the Academy will be applicable to International students as well.   Candidates  may  refer  the  refund  policy  on  http://pearlacademy.com/backend/wp‐ content/uploads/2015/12/Fee‐Refund‐Guidelines‐Normal‐Category.pdf        XII. Student Development & Support Student Development and Support (SDS) cell at Pearl Academy adopts a holistic approach towards student  development and proactively optimise the learning environment and quality of student life. Our focus is to  engage students’ potential in order to assist them in achieving their personal and academic goals, and to  develop  responsible  and  responsive  citizens  for  the  future.  The  SDS  team  supports  all  students,  in  collaboration  with  concerned  Campus  staff  on  a  variety  of  student‐related  issues  in  all  the  areas  of  behavioral, emotional, social, academic and personal concerns.     SDS offers an understanding, a feeling of being listened to, valued and accepted in a non‐judgmental way  to all the students in a supportive and purposeful manner to contribute to Academy’s vision and mission.  The students can reach out to SDS for their grievance if any during their stay in Pearl.
  • 30.
    Student Handbook 2016‐17  30  Campus  Email ID  Contact No  Delhi sds.delhi@pearlacademy.com  011‐49807100/125  Noida  sds.noida@pearlacademy.com  0120‐4904000  Jaipur  sds.jaipur@pearlacademy.com  01426‐227616  Mumbai  sds.mumbai@pearlacademy.com  022‐40585400  8.1 Identity Card All students are issued an RFID‐based Identity Card which also serves as Library Card. Identity Card  is  not  transferable  and  must  be  surrendered  at  the  time  of  leaving  the  Academy,  either  on  completion of the course, or earlier.   Students must carry their Identity Cards at all times while in the Campus and in the class. Students  are required to show their Identity Card to Pearl Academy personnel on demand / as and when  required. This ID card is also used to mark attendance in the classes on a daily basis.  Loss  of  identity  card  should be  reported  in  writing  to  the  Registrar  for  issuance  of  a  duplicate  identity card. A charge of Rs 300/‐ per re‐issue will be levied.     Student Official E‐Mail ID & Usage Policy    • Students will be assigned an official Pearl Academy E‐Mail ID on their joining the Academy. This  Email  ID  would  be  treated  as  your  official  Email  ID  to  be  used  for  the  entire  duration  of  the  course.  • The official e‐mail id will be used to communicate with the Academy representatives e.g. faculty  members, course coordinators, course leaders, academic administration, IT department etc.  • Official communications from the Academy may be sent electronically to the student’s official E‐ mail  address.  The  Academy  expects  that  students  will  read  such  official  communications  in  a  timely fashion. The Academy may also use other methods of communication as may be required.  • Any  changes  of  rules  and  regulations  at  the  Academy,  which  affects  students,  would  be  communicated  through  the  Student’s  Notice  Board  at  the  respective  campuses  and/or  electronically.   • Students are expected to check their official email addresses on a frequent and consistent basis to  remain  informed  of  Academy’s  communications,  as  certain  communications  may  be  time  sensitive.  Students  who  fail  to  check  their  email  on  a  regular  basis  are  responsible  for  any  resulting consequences.   • Students, who choose to send and/or forward e‐mails from their official e‐mail account to their  personal or any other e‐mail address, are responsible for any such communications.   • The official e‐mail account of students will be governed by the Academy’s IT policy. Students are  advised to use their official e‐mail account in line with Academy’s IT Policy only including Email  Usage Policy.  • Students are advised to comply with all relevant governmental / state laws / rules / regulations  governing  use  of  e‐mail  communication,  including  those  governing  security  and  ethical  considerations.    
  • 31.
    Student Handbook 2016‐17  31  Logging into the LMS 1. Open the web browser on your laptop or desktop. Blackboard supports four primary browsers  for Learn: Internet Explorer, Safari, Firefox and Chrome.   2. Type the following URL in the address bar: https://learn.pearlacademy.com and press Enter.  3.Type your Pearl Academy email id in the username textbox.  4. Type the password mailed on your Pearl Academy email id in the password textbox.  5. Click the Login button to open the main page (My Institution) of Blackboard LMS.    Navigating Blackboard After successfully logging into the LMS, you see the My Institution page. This page allows access to the  following sections:   My Modules – Displays the list of modules in which you are enrolled as a student   My Announcements – Displays the announcement sent by the Academy or your faculty   My Tasks – Displays the list of your pending activities    Search for Help – Allows you to seek help on various features of Blackboard LMS   Student Resources – Contains a list of files that provide information related to your course or have  additional material to improve your knowledge and skills      Accessing a Module on Blackboard You  can  access  a  module  in  the  LMS  by  clicking  the  module  link  in  My  Modules  section  of  My  Institution page. The module home page displays the following sections:     Module Navigation Pane – Displays the list of topics, sub‐topics and activities for the module   My Announcements – Displays the announcement sent by the Academy or your faculty   My Calendar – Displays the activities scheduled for you in the module    To Do – Displays the list of your pending and upcoming tasks    Logging Out You can logout of the Blackboard LMS anytime by clicking the logout button in the upper‐right corner  of the any page in the LMS.    Blackboard Learn facilitates learning beyond classroom and will provide you a leading edge in taking up  industry challenges. We hope you will leverage on the advantages of this digital medium to enhance  your knowledge and skills and prepare yourself for the professional world.    For support please write to: blackboard@alert.pearlacademy.com      8.2 Payment of Fees & Refund Payment of Fees by Existing Students All existing students are personally responsible to pay all fees, approved charges and deposits as and when they  fall due. In the case of industry sponsored candidates, they are deemed responsible for payment of fees on  time.    Last date of payment of semester fee…  Semester August – December : 5th July Semester January – May : 5th December
  • 32.
    Student Handbook 2016‐17  32  Late  payment  will attract  a  late  fee  of  Rs.  100/‐  per  day.  In  the  event  that  the  payment  of  fees  remains  unfulfilled after four weeks past the notified last date; the Academy reserves the right to delete the student’s  name from the rolls. Re‐admission of the student will be subject to the payment of Rs 5,000/‐ as Re‐registration  Fee and payment of all outstanding dues.   All the courses / programmes conducted at Pearl Academy come under the ambit of Service Tax Regulations*.  Service Tax as per Govt. of India, service tax department notifications issued from time to time will be levied  (current applicable rate of 15%).  Payment of Fees by Newly Enrolled Students All newly enrolled students are personally responsible to pay all fees, approved charges and deposits by the  due date as given in the admission notice. Failure to do so will lead to forfeiture of the granted admission.    Payment Process Students can adopt any of the following methods to pay their fees  a.  Payment  @  Centre  –  Course  fee  is  collected  at  the  Accounts  section  of  every  campus.  Only  DDs  are  accepted in the centres. The DDs must be drawn in the favour of “Creative Arts Education Society” payable  at New Delhi / Noida / Jaipur / Mumbai respectively based on where the student is enrolled. The stamped  receipt is the proof of payment.  b.  Payment  through  Credit/Debit  Cards/Net  Banking  –  Course  fee  is  collected  online  via  PayU  payment  gateway which accepts all Visa/ Master Credit / Debit Card and Net Banking. On providing a valid roll no  and  name,  the  student  is  provided  with  a  detailed  breakup  of  the  fee  structure  at  the  fee  portal  (www.pearlacademy.com/fee).  The  student  can  choose  the  mode  of  payment  and  make  the  payment  online. The online acknowledgement statement is the proof of payment.    8.3 Hostel The  Academy  operates  hostel  facility  at  Delhi,  Noida,  Jaipur,  and  also  facilitates  accommodation  in  fully  furnished Service Apartments facilitates at Mumbai campus. The hostel accommodates only girl students on  twin sharing basis; it has the capacity to accommodate a limited number of residents only.     Hostel Accommodation The accommodation in the hostel may be granted on first come‐first served basis according to deposition of  hostel fees. Allotment of room will be done by drawing of lots. Any request for change may be considered on  reasonable grounds and subject to the availability of accommodation or scope for mutual adjustment by the  Hostel Warden after due permission from the Director / Registrar.   Following principles will be observed for hostel admission:  a)  hostel accommodation will be available on academic year basis.  b)  all inmates will vacate their respective rooms by 31 May 2015.  c)  in case of any requirement for next academic year, desirous students will have to make fresh application  d)  first preference will be accorded to newly‐admitted students of the new academic year residing outside  Delhi / NCR  e)  other applicants will be treated against vacancies, if any,  after first preference is completed.    Hostel facilities Hostel facilities may differ from Centre to Centre. An indicative list of facilities at a notified annual residential  fee is as under:‐  a) A bed with mattress, cupboard with lock and study table with chair on individual basis  
  • 33.
    Student Handbook 2016‐17  33  b) Fans, mirror, bathroom with hot‐water, toilets on shared but adequately provided basis  c) Services of  a  full‐time‐resident  lady  warden,  security  guard,  house‐keeping/cleaning  staff;  common  TV,  water filter, dining room; pest‐control treatment, fire safety provision system.  d) Additionally, there are chargeable services which include:  e) Laundry and ironing  f) Transportation service  The applicable charges are notified along with the hostel rules in force, a copy of which will be given to you  when you are admitted to the hostel.   In the event of a serious ailment requiring hospitalization, your parents/guardians will be informed immediately  and  advised  to  admit  you  to  a  hospital  for  attention.  In  case  this  is  not  feasible,  or  there  is  delay  in  arrangements  to  be  made  by  them,  and,  if  the  emergent  situation  so  requires  in  your  own  interest,  the  Academy will hospitalize you according to the advice of the attending doctors. The entire medical expenses  incurred  by  the  Academy  under  such  circumstances  shall  be  reimbursable  (non‐negotiable)  by  your  parents/guardians, failing which it will be recovered from the security deposit.    As a hostel resident, you will be required to observe all the rules in force, cooperate in maintaining harmony,  safety  and  common  well‐being,  behave  in  a  disciplined  manner,  use  all  hostel  property  with  due  care  and  concern and pay all dues promptly. Failure to do so will make your residential entitlement liable to be cancelled  without  any  refund  of  hostel  fee  and  losses  to  hostel  property,  if  any,  will  be  redeemed  from  the  security  deposit you are required to make at the time of hostel admission.      8.4 Discipline Disciplinary  rules  for  the  orderly  conduct  of  students  have  been  made  to  ensure  that  nothing  distracts  the  students and the faculty from the primary aim: learning. These rules provide a guide to our expectations of  student behaviour with illustrations of misconduct that will necessitate disciplinary action.    Application of Rules These rules apply to all students enrolled at the Academy on full or part‐time courses and are applicable to the  premises of the Academy. However, students are expected to conduct themselves with decorum, even when  away from the Academy, so as to keep their personal and the Academy’s reputation unsullied.     Academy’s Expectations of Students’ Behaviour You are mature young people who have voluntarily joined the Academy to pursue a career in a challenging  field. We expect you to be serious and sincere in your endeavour to learn and derive maximum benefit from  what the Academy has to offer. Therefore, the Academy expects all students to:  a)Be well‐behaved and observe all regulations and procedures laid down.  b)Be  regular  and  punctual  in  attendance  at  all  schedules,  including  during  the  industry  internship  when  student conduct reflects on the Academy’s reputation.  c) Notify the Academy of any change in the information supplied at enrolment.  d)Make  sure  that  conduct  does  not  disturb  or  disrupt  teaching,  learning,  study,  research  or  any  administrative/ recreational activity being conducted at the Academy or organized outside the Academy.   e)Be considerate to the needs of staff, fellow students and visitors.  f) Respect the property of the Academy and that of the other students.   g)Be aware that refreshments, eating and drinking is permitted only in canteens. As you are aware, smoking  is banned in educational institutions. Any kind of intoxicant is strictly banned, and evidence of use of the  same under any circumstances will invite summary rustication from the rolls of the Academy.  
  • 34.
    Student Handbook 2016‐17  34  h)Be careful not to litter the classrooms and laboratories with scrap paper and cloth. Make use of the waste  bins placed in each room. Any flagrant uncleanliness will invite strict and prompt disciplinary action. After  each class put your waste paper and cloth cuttings in the bins provided for this.  i) Make  sure that  lights,  fans  and  air‐conditioners  are  switched  off  before  leaving  the  classroom.  Steam  irons  in  sewing  lab/  studios  are  to  be  switched  off  after  use.  Please  remember  that  the  Academy’s  resources are your resources too, and any misuse of the same will only be against your interests in the  long run.  j) Be aware that, as part of the curriculum, students are required to undergo internship training with the  industry;  undertake  craft  documentation;  conduct  project  researches;  conduct  market  study;  etc.  It  is  mandatory  for  all  students  to  travel  for  such  activities,  individually  or  in  groups,  as  per  academic  requirement.   k)Conduct  themselves  professionally  inside  and  outside  the  Academy.  For  this  purpose  the  Academy  facilitates the personal interaction of students with faculty/mentors. Generally, faculty are available on  weekdays between 3.00 pm ‐ 4.00 pm. Outside of these hours, however, students are required to take  prior appointment for meetings with the faculty concerned.    Misconduct  The following are examples of misconduct that are liable to attract disciplinary action:  o Assault or threatening behavior   o Malicious and willful damage to Academy’s property or the property of any student, visitor or member  of staff or stealing of the same  o Any action likely to cause injury to any person in the Academy’s premises   o Conduct or action against the equal opportunity policy of the Academy to include sexual harassment,  racism, religious intolerance, denying freedom of speech, etc.  o Abusive or unreasonable behaviour likely to cause distress or fear in others.   o Failure to comply with Academy’s rules or proper directions given by the staff.  o Ragging (viz., teasing, forcing to do an act of unwillingness, rudeness, mental/physical abuse, etc.) in  any  form  is  strictly  prohibited.  Strict  disciplinary  action  as  per  latest  Govt.  Notification  /  Hon’ble  Supreme Court Ruling shall be initiated.  o Plagiarism and use of unfair means  o Failing to maintain proper decorum and sanctity of the academic institution.  o Refusal  to  participate  in  the  Academy’s  general  activities  such  as  functions  and  events;  fairs  and  exhibitions; workshops; seminars; field visits etc.  o Any public misbehavior that puts the Academy in bad light.  o Misbehavior / damage to property while in campus / off campus / field visits / international exchange /  summer programmes etc.  o Continuous non‐submission of assessments / submissions as per deadlines issued.  o Smoking and consumption of alcohol / psychotropic substances / any other intoxicants / drugs etc. is  strictly prohibited in and around all Academy’s campuses & all Hostel Campuses. Random checks may  be carried out by the Hostel Warden or any other official without advance intimation  o Students are not allowed to bring friends & relatives in the Academy / Academy’s premises. To allow  friends and relatives inside the premises, prior permission needs to be sought from the Registrar’s  Office  duly  signed  by  the  CL  /  CC.  Non‐adherence  will  be  considered  gross  misconduct  and  strict  disciplinary action will be taken against defaulters.  o Inappropriate behavior / PDA (public display of affection) within the vicinity of the academy including  the premises of the academy.  o Using of somebody’s ID card to mark a false attendance on behalf of the student.   
  • 35.
    Student Handbook 2016‐17  35  The above is only an indicative list.    Disciplinary Action In case informal disciplinary action fails to have effect or in cases of serious misconduct, the Academy may be  compelled to take disciplinary action in any of the following ways:  a)  Terminate the student / struck off the rolls   b) Suspend the student for a specific period or specific time/ activity   c)  Fine the student a sum not exceeding Rs. 1,000/‐ for each breach of discipline   d)  Require the student to pay the cost of any damage to property.  e)  Require the student to pay the replacement cost of an article/equipment assigned to him and is reported  stolen or missing   f)  Recover from a group of students the cost of any damage to property or the cost of replacement of stolen  or missing property, when the concerned group does not co‐operate to disclose the name of the offending  student(s) from among themselves.    Disciplinary Procedure The Registrar has the discretion to take action as per Sec 4.4 without recourse to a structured formal enquiry  provided  that  the  student  is  given  an  opportunity  to  respond  to  any  accusation  and  make  a  statement.  However, when a decision under 4.4 is under consideration, the Registrar shall follow the procedure below:  a) Communicate the allegation in writing and appoint a day for the hearing   b) Allow the student two clear days to present his/her statement in writing or verbally in person at the  hearing   c) Allow witnesses, if any, to give evidence and permit the student to question the witness   d) The procedure and the order of the proceedings shall be at the sole discretion of the Registrar. At the  end of the hearing, the student shall retire from the meeting and the student shall be informed of the  decision in writing.     8.5 Ragging & Sexual Harassment Anti-Ragging Policy Pearl Academy follows a policy of Zero Tolerance on “Ragging” in any form. Pearl Academy is committed towards the cause and maintains an anti‐ragging campus. In case of any unlikely  event  of  ragging  in  the  campus  or  in  the  hostel,  the  Academy  will  act  as  per  the  guidelines  given  by  the  Honorable Supreme Court. Students are advised to intimate the SDS immediately if an unfortunate event of a  ragging takes place.     Sexual Harassment Policy Pearl Academy is committed to creating a healthy environment that enables study without fear of prejudice,  gender bias and Sexual Harassment (as defined herein below). Pearl Academy also believes that all women  working / study at Pearl Academy have the right to be treated with dignity. Sexual Harassment (as defined  herein below) is a grave offence, punishable by law and a serious note of the same will be taken by the Pearl  Academy Management.  Redressal of Complaints
  • 36.
    Student Handbook 2016‐17  36  Any individual who feels that he or she has been subjected to acts of sexual harassment / assault should report  the  incident  immediately. A  committee  ‐  Internal  Complaints  Committee  ‐  has  been  constituted  by  the  Management of Pearl Academy to consider and redress complaints of Sexual Harassment.  A student can report a formal complaint of sexual harassment/assault to the AVP, Student Development and  Support or any member of SDS team. All formal complaints of sexual harassment/assault will be investigated.  The SDS receiving the initial formal complaint will complete an Incident Report Form which will be forwarded to  the Internal Complaints Committee for investigation. The person initiating the formal complaint will receive a  response from the ICC within 10 working days of the initial complaint. This written response would include an  explanation of the investigation process and a reasonable time frame for the resolution of the complaint.  Membership of Anti-Ragging Committee The  Anti‐Ragging  Committee  will  largely  be  constituted  of  the  following  nominated  members  of  the  management / faculty:  • Centre Director   • Campus Registrar   • School Head / Course Leader  • Head ‐ SDS / Manager ‐ SDS  • Class Representative (Student – in attendance)    XIII. Facilities The  Academy  has  design  studios  to  facilitate  work  related  to  pattern  making,  draping  and  grading;  art  rooms  /  drawing  studios  for  drawing  and  illustration;  seminar  rooms  for  lectures  and  seminars;  textile  weaving, knitting, printing, fabric testing laboratories; CAD / MAC Labs, with work stations having latest  hardware  and  software;  sewing  workshops;  computer  rooms  with  terminals;  photography  laboratory,  photography  studio,  dark  room,  MAC  Editing  Lab,  make‐up  studio;  resource  centre;  library;  and  faculty/student contact rooms. All students are provided free internet connectivity in computer labs.     • At Delhi, all facilities are currently located at Naraina Industrial Area (Phase II), New Delhi 110028 in  five premises comprising eight separate buildings, viz. A21/13 & A21/13x, A 21/ 12 , A3‐4, A7, A8/9,  A36, A36/2 and A‐14/2 & B‐66 (Slotco). The main offices are located in the first two buildings. The six  premises are in the vicinity of one another.  • At Jaipur, the facilities are housed at Plot no. SP‐38A, RIICO Industrial area, Kukas, Delhi Road, Jaipur  110028.  Additional  facilities  provided  for  jewellery  design  are:  investment  and  general  casting  workshop;  wax  modeling;  silver  smithy;  forging  and  casting  workshop;  gemology  lab;  and  basic  material and general machinery workshop.  • At Noida, the facilities are located at B‐25, Sector‐59, Noida, Uttar Pradesh 201301.  • At Mumbai, the facilities are located at SM Center, Andheri Kurla Road, Opposite Marol Metro Station,  Andheri (East), Mumbai, Maharashtra 400059.  IT Services  Wi‐Fi Facility:   Free Wi‐Fi facility is available to all the students. For activation, students are required  to fill a form (available with your Academic Coordinators). Wi‐Fi shall be activated only  on laptops (not on mobiles or any other device).    Students  are  requested  to  submit  the  request  for  Wi‐Fi  activation  to  their  CLs  /  CCs  or  Student  Development & Support (SDS) dept. along with the MAC/ Physical Address of their Laptops.   
  • 37.
    Student Handbook 2016‐17  37  For any Wi‐Fi related queries/issues, please contact your campus IT representative.    The process of obtaining MAC/Physical address of the laptop is as below:   Go to START MENU  Go RUN  Type cmd  Type ipconfig/all    Note the MAC/Physical Address e.g.: 00‐1A‐4D‐1B‐36‐B4    For all IT related matters, you may contact Head / Manager – IT. In case of loss/theft of Laptop the student  is required to lodge an FIR immediately and submit a request along with a copy of the FIR for de‐activation  of Wi‐Fi to Head / Manager – IT.    Recreation Rooms  All students are encouraged to use the recreation rooms available in all campuses during their spare hours.  All recreational rooms are fitted with modern indoor games like Air Hockey, Pool table and Table Tennis  and a few exercising equipment amongst others.   Students are responsible for the safekeeping of the instruments / games provided by the Academy.  Students are also advised to use the exercising equipment at their own risk and after a fitness advice /  certificate by a registered medical practitioner.    Policies and Procedures:  1. The Recreation Room is for the use of Pearl Academy students and faculty / staff members only.   2. Game‐related equipment is available for check‐out only through the authorized in‐charge / staff  member of the Recreation Room.  3.Basic rules / regulations for each game / exercising equipment are displayed / available authorized  in‐charge / staff member of the Recreation Room.  4. Food and beverages are prohibited except closed, plastic containers of water. Cans and glasses are  not allowed in the Recreation Room.   5. Profanity, abusive language, or flagrant behaviour will not be tolerated. Persistent use of such  behaviour as deemed unacceptable by the Recreation Room in‐charge / staff will result in disciplinary  action.  6. Damaged or defective equipment should be reported immediately to the authorized in‐charge / staff  member of the Recreation Room.  7. Please do not remove any signage from damaged or out of order equipment.  8. Users will be responsible for damaged or broken equipment.    Shop Facility You may require materials such as muslin, bobbins, bobbin case, and white paper etc. for certain modules.  These are available at the Academy’s shop on payment. Brown paper for pattern making is available free of  cost. It should be used economically. The other items required must be purchased in advance to facilitate  class commencement without delay.  On an average, in design courses the monthly incidental expense amounts to, indicatively, Rs 4,000/‐ and in  other courses, Rs. 3,000/‐. In the final year of the UG courses and in the final semester of the PG courses,  the incidental expenses go up owing to preparation of collections, documentations, etc; your incidental  expenses will rise in proportion to your plan of work. As far as documentation is concerned, the Academy  has prescriptive guidelines which facilitate your expenses to be made within comfortable and reasonable  limits without sacrificing the quality of presentation.  Other than materials, you will also have to spend on purchase of books. A list of suggested must‐have  books, which are life‐time possessions in the discipline you aspire to qualify in, will be provided to you at  the start of your course.   
  • 38.
    Student Handbook 2016‐17  38  Canteen The canteens in the Academy are equipped to provide all requirements of refreshments and lunch for the  students.   Consumption  of  meals/snacks/beverages inside  class  rooms,  Labs,  Studios  and  work  areas  is  strictly  prohibited.  Water  /  Beverages  are  not  permitted  to  be  carried  into  Computer/CAD/Photography  /  Recreation Room or any other labs.   Defaulters will be levied a fine of Rs. 500/‐ for the first offence and strict disciplinary action will be taken  against habitual offenders.    Library & Resource Centre The Academy’s Library & Resource Centre offers a range of material prominently applied in your discipline.  The Pearl Library holds a comprehensive and up‐to‐date collection of knowledge resources ‐ printed, multi‐ media  and  electronic  resources  including  e‐books;  online access  to  National  and  International  databases/websites  relating  to  every  aspect  of  the  art,  design  and  fashion  industry.  It  is  adequately  resourced to supplement learning process at the Academy.    The Library has most of the recommended texts available for loan or reference. The number of books and  volume of other literature is increased every month. In addition, the Academy has established linkages  with a number of institutions to enable students to avail of their resources. Details are available with the  Librarian.  • The Library at Delhi is open from 0830‐1900 hours on weekdays and 0900‐1700 hours on Saturdays.  The Resource Centre functions from 0900‐1700 hours on weekdays.  • Library & Resource Centre functioning time at Jaipur centre of the Academy is from 0900‐1700 hours*  on weekdays.  • Library functioning time at Noida centre of the Academy is from 0900‐1700 hours* on weekdays.  • Library functioning time at Mumbai centre of the Academy is from 0900‐1700 hours* on weekdays.  All facilities remain closed on Sundays and closed holidays of the Academy.   [* timings are extended on request]    Return of Books  It is important to ensure that the issued items are returned on or before the due date. An overdue charge  @ Rs. 5 per day per book/periodical will be levied on any late return for the first 7 calendar days and @Rs  10 per day per book for each calendar day thereafter.  Two reminders will be sent to defaulting students through emails and through Departmental coordinators.    If a student fails to return any issued item within the semester (as the case may be), the student will be  charged the current cost of the issued item along with the overdue charges, or asked to replace the same  with the latest edition that is available in the market, along with the overdue charges. Till such time, the  result  /  marksheet  of  such  a  student  will  be  withheld.  Students  can  view  their  due  books  through  E‐ mail/Blackbaord/library notice board/Web‐OPAC.        Misuse of Resource Centre  Please  note  that  any  misuse  of  the  Resource  Centre  and  Library  resources,  such  as  causing  damage,  pilferage, etc., or noncompliance with Library/Resource Centre rules and regulations is a serious offence,  and entails strict disciplinary action.    Extra Working Time
  • 39.
    Student Handbook 2016‐17  39  You may be required to put in extra work utilizing machines, computers, labs, studios, any other physical  facilities  to  reinforce/ upgrade  your  skills.  You  will  be  permitted  additional  independent  time  in  the  facilities  with  the  permission  of  the  concerned  supervisor.  You  are  advised  to  strictly  adhere  to  the  permitted timelines and not engage in extra work in the facilities during regular classes.     XIV. Health & Safety The health and safety of students are a priority at Pearl Academy. In the event of an emergency, students  should immediately notify the Student Development & Support (SDS) or any appropriate staff member.     Each  student  is  expected  to  submit  in  originals  the  Emergency  Contact  [Annexure  IX]  and  the  Student  Health Information [Annexure X] to SDS while joining the Academy or at the start of the Academic Year,  whichever is earlier, for us to keep a track of the student Health and Safety.  Student responsibilities for health and safety are:  •  make yourself aware of and comply with health and safety policies, procedures and instructions;  •  use facilities and resources in accordance with the safety instructions;  •  make proper use of machines, labs, equipments, electronic devices etc;  •  be familiar with reporting an emergency and in evacuation procedures.   Medical Emergency Any student suffering from any type of illness requiring emergency / periodic medication are required to  declare / inform the same to the Centre Registrar / SDS along with relevant Medical Documentation from a  Registered Medical Practitioner on occurrence / detection. Prescribed Medication / Medicines should be  carried in person in Campus at all times.  In case of any emergency during the working hours students must inform at the Reception Desk/ Registrar  / Module Tutor / Course coordinator/ Duty Sentry/ Guard.   First  aid  kits  are  located  in  each  campus  of  the  Academy  and  are  available  to  all  students  from  the  reception / security gate.   Each Center is equipped with Medical room under supervision of a trained nurse to provide the First Aid.  To handle any emergency each center has a tie up with the nearby.  Medical Help & Certification You are required to submit a Fitness Certificate (from a registered medical practitioner) as proof of your  physical fitness at the time of admission.  By physical fitness is meant that you are healthy and fit to attend classes regularly, to withstand the rigors  and  strains  of  the  daily  routine  and  to  discharge  submissions  and  assignments  as  and  how  called  for  periodically by the course team.  A  medical  fitness  certificate  is  also  required  to  be  submitted  on  the  day  you  rejoin  the  Academy  after  absence on medical grounds when the absence is in excess of 2 continuous working days.  In  case  you  happen  to  be  falling  ill  frequently  on  any  grounds  you  may  be  considered  not  fit  for  continuation in the Academy on grounds of continued ill health, even if you have submitted a medical  certificate indicating you are physically fit.  The Academy operates a medical clinic at A3‐A4 premises in Delhi, with and allopathic and a homeopathic  doctor. The clinic is open between 0900‐1730 hrs. On all weekdays, the homeopath will attend 1000‐1200  hrs and the allopath 1200‐1500 hrs. These timings may be revised with due notice.  Please share if you have any medical history/issues. It will help us understand and extend assistance if required.  
  • 40.
    Student Handbook 2016‐17  40  We provide Medical rooms with all general Allopathic medicines at our campus    • At PA Naraina, we have a Medical Room in Basement of A‐21/13 Building and in A‐14/2 building  • At PA  Noida  campus,  the  Academy  operates  a  medical  room  in  the  basement,  adjacent  to  the  Stationery shop.  • At PA Jaipur Campus, a Medical Room is available (GF ‐10)  • At  PA  Mumbai  campus,  the  Academy  operates  a  medical  room  on  the  first  floor  (Room  ‘Glory’  –  Adjacent to SDS Room). The First‐Aid box with all general allopathic medicines is available at every  floor (Reception – Ground floor, SDS – First floor, Faculty Room – Second floor).    For  dealing  with  case  of  severe  illness/emergency  we  have  Tie  up  with  leading  nearby  hospital  where  otherwise also the students can avail medical facility at concessional rates.     Naraina has tie‐up with Metro Hospital & Heart Institute, Dr. R. L. Khera Charitable Trust [RLKC]  Hospital Metro Heart Institute, Naraina Road, New Delhi. & [new hospital]   Noida has empaneled Metro Hospital & Heart Institute, Cardiology Wing, X – 1 Sector 12, Multi  Specialty Wing Sector– 11, Noida.   Jaipur – Noida has empaneled Fortis Escorts Hospital, Jawahar Lal Nehru Marg, Malviya Nagar,  Jaipur ‐ 302017.   PA  Mumbai  has  a  tie‐up  with  Seven  Hills  Healthcare  Private  Limited’s  ‘SevenHills  Hospital’, a  multispecialty hospital situated in close vicinity of the campus.     Contact Person  RLKC Hospital    ‐   Mr. Shashi (9891348691)  Apex Hospital  ‐  Mr. Pramod Aggarwal (9899703641)  Noida      ‐   Ms. Chhaya Malhotra (8527222111)  Jaipur      ‐  Mr. Roopesh Mathur (0141‐2547009/2547000)  Mumbai     ‐  Ms. Amrita Pal (8450956887) to be updated    Indicative Services by empanelled hospitals in Naraina & Noida campuses:   Emergency and General Treatment (24 Hours ) to our Students and Employees.   15 % discount on all Services / Charges excluding medicines and consumables.   Special Health Check Package for staff and students (50% discount on prevalent hospital Schedule of  Charges from time to time).   In case of emergency, Ambulance will be provided free of cost both for Naraina and Noida Campuses  as well as hostels in the two locations for IPD only.  Incident/Accident Reporting In the event of any emergency or in case you find yourself in untoward incident /accident /circumstances /  sudden illness within the campus, you must contact the SDS or nearest Faculty / Staff / Course Coordinator  / Sentry / Guard in the immediate vicinity / building of the Academy and give the following information:  ‐  your problem: (e.g. Medical Emergency, Assault, Fire);  ‐  location of Emergency;  ‐  your name and contact number.    Fire Safety
  • 41.
    Student Handbook 2016‐17  41  The  Academy  has established  fire  safety  mechanism  in  place  (sprinkler  system,  fire  extinguishers,  and  smoke detectors) to prevent fire. A designated fire safety officer carries out mock drills at regular intervals  / quarterly to make students aware of the operation of fire alarm switches, exit routes / do’s & don’ts.    Follow the instructions given as under in the event of a fire:  • Operate the nearest Fire Alarm Switch.  • Fire Evacuation plan is put up in all floors in all building. Please follow the plan to evacuate the building  at the earliest  • Evacuate the building immediately by the closest exit / staircase on hearing Fire Alarm.  • Immediately  inform  the  nearby  staff  /  faculty  /  Authorities  /  SD&S  /  Registrar’s  Office  /  Campus  Administration.  • Once outside the building, move away from the building and keep a safe distance.  • DO NOT OBSTRUCT the easy access of fire fighters and fire trucks operating to control the fire.  • Students are cautioned not to re‐enter the building until it has been declared safe by the Academy.   • NEVER attempt to tackle a fire yourself unless you have been trained in the use of fire extinguishers  and feel confident that you can do so without endangering the safety of yourself and others. • NEVER attempt to extinguish electrical fire with water.    Telephone / Mobile Phone Your mobile phone is required to be in the silent mode at all times within the campus. In the event of your  failure to do so and the consequent indication of the receipt of a call or SMS, or in the event of your making a  call  or  sending  an  SMS  while  formal  activity  is  in  progress,  your  mobile‐phone  will  be  confiscated  by  the  supervising faculty and handed over to the Registrar (Academic Administration), who will keep the instrument  in safe custody with a record of ownership and identification particulars and release it to you on payment of a  fine of Rs 500/‐ per instrument in cash to the Accounts Section and on production of the receipt issued by  Accounts Section.  When speaking on the mobile‐phone inside authorized areas within the Academy’s premises at the permissible  time/place, you will be appreciated for doing so softly, without creating any disturbance or distraction to others  around you.  Any external telephone call addressed to you and received through the Academy’s telephone lines during class  hours will be communicated to you only in circumstances that are extraordinarily urgent in nature.  You are not permitted to make or receive internal/external phone calls from faculty/ staff rooms. Any attempt  to do so will amount to gross indiscipline. Contact Details of Campus Administration You must make it a point to note the contact number(s) of the Registrar at your respective Centre, so that it is  readily available to you whenever necessary.  Admin  Registrar's Office  DELHI CAMPUS  Email id  ln.gupta@pearlacademy.com  registrar.delhi@pearlacademy.com 
  • 42.
    Student Handbook 2016‐17  42  Contact No.  011‐49807100/104  011‐49807100/113/114  NOIDA CAMPUS  Email id syed.hamraz@pearlacademy.com  mahesh.nautiyal@pearlacademy.com  Contact No.  0120 – 4904000 / 016  0120‐4904000  JAIPUR CAMPUS  Email id  saurabh.virmani@pearlacademy.com  rachna.yadav@pearlacademy.com  Contact No.  01426‐227616  01426‐227616  MUMBAI CAMPUS  Email id  abhijeet.patil@pearlacademy.com  maneesha.gupta@pearlacademy.com  Contact No.  022‐40585400  022‐40585400  XV. Industry Linkages The  programmes  offered  by  the  Academy  are  very  practical,  industry  oriented  and  market  focused.  Students will be required to connect with the industry, undertake real life projects and assignments, which  can include a span of activities from research to design, implementation, installation and audit. Students  will be engaging themselves with the practical situations in the industries they are likely to work in so that  they are better equipped to handle situations effectively.   The Academy also facilitates valuable contacts to students through visiting industry experts, by organizing  field trips, and by providing reference letters. It is expected that students will make active efforts to make  the most of these opportunities and develop their own industry contacts. It is compulsory for all students  to attend field trips and industry talks, as it is a part of the curriculum and students will be marked for  attendance.   The Academy has a Corporate Relations Department which spearheads the industry linkages. There will be  prescribed  timings  during  which  students  may  interact  with  the  relevant  authorities  for  training  and  support to undertake their assignments in industry. 15.1 Mandatory Internship At some stage of every course, you are required to undertake an Industry Internship of duration 8 ‐10  weeks. The objective of the internship is for you to:    a)  Study and understand prevalent commercial and industrial practices, standards and procedures;  b)  Reinforce your theoretical knowledge with practical and hands on experience;  c)  Develop and strengthen the ability to work as an effective and willing member of a team;   d)  Understand the pressures of the industry and sharpen problem ‐ solving skills.    Besides, the experience gained through internship will help you to identify problem area(s) to be addressed  in  your  final  dissertation/project.  This  internship  is  supported  by  close  co‐ordination  between  the  Academic Department & the interning organization to ensure an assignment fitting with your needs and to  monitor  your progress.  The  internship  is  an  essential  requirement  for  the  successful  completion  of  the  Course.  The internship is evaluated by the Course Leader (CL) with one or more member of course team on the  basis  of  the  internship  report  filed  by you at  the  end  of the  internship  period,  taking  into  account  the  feedback provided by the Internship Company / Organization.   
  • 43.
    Student Handbook 2016‐17  43  In order to give you a positive internship experience your Academic Department requires your cooperation  in processing your internship as follows:     a)  Your resume should be submitted to the Department 2 months prior to the commencement of the  internship.  It should  be  professionally  presented,  expanding  on  your  skills,  capabilities  and  not  monotonous.    b)  To ensure uniformity, the Academy would like that your internship is arranged formally through your  Department, even if you possess industry contacts and the means to secure internship. In such a case,  you may inform the department 2 months in advance of the commencement of the internship period  to coordinate the internship process in your behalf.  c)  The location of internship arranged by the Academy may not coincide with your residential location.  Once the internship is arranged officially by the Academy, you cannot decline the offer.  d)  For  outstation  internships,  accommodation  is  your  responsibility  unless  the  company  is  specifically  willing to provide the same to you. Transportation costs to and from the place of internship are also to  be borne by you.  e)  You  may  or  may  not be  paid  a  stipend  for  the  internship  period.  This  is  entirely  at the  company’s  discretion. The Academy, however, does recommend to all interning companies a desirable amount  that may be paid to you as stipend. This recommendation is uniform for all of the members of your  cohort.   f)  You will be required to maintain a journal and file a weekly log/report of your internship experience  with your department. This helps the Academy in monitoring your internship and ensuring that you  have a positive learning experience. Failure to file a weekly report may nullify the internship.    You  are  required  to  report  for  your  internship  on  the  stipulated  date  and  time  mentioned  on  your  internship intimation letter.     15.2 Placement The  Academy  facilitates  job  placements  through  the  Corporate  Relations  Department  (CRD)  to  all  the  desirous graduates on successful completion of the Course.  This  industry  is  dynamic  in  nature  and  offers  international  mobility  and  opportunity  to  interact  with  different cultures and people. Open‐mindedness and receptivity to new ideas are important personality  traits that will take you a long way in this profession. As an ambitious and upcoming young professional,  the Academy expects you to take up challenging assignments, anywhere in India or abroad.  Companies  from  the  industry  are  invited  to  participate  in  the  on‐campus/  off  –  campus  at  client  site  placement week / placement season, which normally takes place during the last two semesters of your  course of study. Those companies which regularly come for placements and take internees from us are  invited first for placements and subsequently companies that are occasional and new.          Placement Guidelines 2016‐17  1. The placements will be basis the merit list generated on the marks of the students in the Level 2  for UG and Level 1 for PG. The placements for the particular course will proceed giving the top  scorers getting the first opportunity for placements.   2. CRD  will  try  and  get  the  best  of  companies  and  requirements  and  place  the  students  in  the  sequence basis the merit list of a particular course.   3. Students  must  register  on  CRD  portal  by  30th  August  2016  in  order  to  apply  for  jobs.  No  applications  of  registration  would  be  accepted  after  the  deadline.  The  link  of  CRD  portal  registration would be sent before 10th August 2016 to all the students. 
  • 44.
    Student Handbook 2016‐17  44  4. It  is mandatory  for  all  students  to  sit  in  minimum  50%  of  the  total  number  of  companies  participating In‐campus/Off‐campus Interviews organized till 30th April 2017. Failure to achieve  this benchmark will result in putting them on offline* mode.  5. Failure to attend any Interview after applying for it without 24 hours prior notice to CRD would  result in Debarment from Placements till further notice.  6. Resume should only be in PDF or Word format and should not be more than 1MB.  7. Unethical code of conduct or misbehavior as per the institutional standards will not be tolerated  and would result in serious disciplinary action.  8. Student will be counted placed with ONE job offer letter, post this student will not be allowed to  sit for any interviews.  9. The details of a particular requirement will be shared with the students as soon as the CRD will  receive  .CRD  will  try  and  share  the  Job  Description  and  Company  profile  with  all  the  students  through  Portal  (minimum  5  days  in  advance).  Any  student  appearing  for  the  interview  after  understanding the details, if selected will be counted as placed. Refusal of the offer will make the  student ineligible for any further interviews  10. Consecutive failures in minimum SIX final interviews would lead to a recommendation being sent  by CRD to Course Leader for suggestive mentoring and need Gap Analysis and counseling from  CRD.  11. Clarity will be given to students beforehand in cases where organization hires them for internship,  which  further converts  into a  full  time  job  based  on  their  performance.  If  student’s  internship  does not get converted into full time they will be eligible for placements.  12. The School Head and CLs will have the rights if sight to the portal for a constant update and handy  information  on  every  student  in  the  school.  The  Academy  will  specify  a  minimum  salary  requirement to the company on behalf of the students but cannot guarantee what they will finally  offer and neither the Academy will negotiate higher than the minimum on behalf of the student.  This is something the candidate/student has to do oneself, as this negotiating skill will be required  even  in  the  subsequent  jobs.  The  Academy  facilitates  job  placements  through  the  Corporate  Relations Department (CRD) to all the desirous graduates on successful completion of the Course.    The Academy does not guarantee you final placement. It may not be feasible for the Academy to place  the  student  necessarily  at  a  location  of  your  choice.  While  the  Academy  tries  its  best  to  provide  placements, it is not the responsibility of the Academy alone, and, hence, the students are also expected to  share responsibility for placements and contribute to its administration in various ways. They are expected  to display the highest level of professional conduct at the workplace and contribute to the growth of the  company and deliver as per your agreed work profile. You will not engage in any illegal, unethical, wrong  activity/ conduct or any other activity that brings disrepute to the institution during your engagement /  employment with the company that they have been placed in or chosen to work with as the Academy will  do everything in its ability and power to safeguard its brand name, repute and values. We encourage our  students to be innovative, take ownership of their roles and contribute to the growth and success of the  organizations and enterprises that they are placed in or have chosen to work with.    Additional Guidelines for SOD & SFST   Student must put their portfolio link/behance link on CRD portal before 30th August 2016 without  which they will not be able to proceed further for registration.   All  the  work  from  the  foundation  till  the  end  of  level‐2  should  be  uploaded  in  the  portfolio  link/behance link in a systematic and progressive order.    Additional Guidelines for SCB 
  • 45.
    Student Handbook 2016‐17  45   PGFR & PGFMM registrations will close on 15th August 2016**. No applications of registration  would be accepted after the deadline.   Placements for PGFR & PGFMM would commence from 19th September 2016.    (*) Offline students will be assisted for placements, once all active students are placed.  (**) Registration for these courses will close and placements will start early due to the Students Exchange  Program.    XVI.Clearance Certificate At the time of leaving the Academy, you will be required to obtain “clearance” from various sections of the  Academy to acknowledge that you have no dues/obligations, etc. pending. In case there is any pending,  clearance  will  be  withheld  until  such  time  as  you  have  discharged  pending  dues/obligations.  Refund  of  Security deposit/caution money is subject to the production of a clearance certificate duly signed by all  concerned sections, and where necessary, after due deductions of unmet /pending obligations (if any).  XVII. Cancellation of Admission A  newly  enrolled  student  is  permitted  to  cancel  his/her  enrolment;  in  the  event  of  such  cancellation,  refund of fees paid/deposited will be as per the refund policy given in Annexure IV, subject to Undertaking  as per Annexure V.  Following documents are required to be submitted for refund of Fees:  a. Duly filled Withdrawal Form (Form‐A).  b. Original fee receipt.  c. Copy of Admission Offer Letter  d. Undertaking on Rs. 10/‐ non‐judicial stamp paper (Annexure‐VI) at the time of receiving the refund cheque.  Security Deposit All students are required to maintain a Security Deposit of a specified amount at the time of admission. The  Security Deposit is retained by the Academy up to the exit of a student on conferment of Award; in the  case of students whose enrolment has been cancelled or they have left the Academy prior to completion of  studies, the Security Deposit will be refunded only at the time of the student’s exit from the Academy.  Following documents are required to be submitted for refund of Security Deposit:  i.  Duly filled Security Refund Form / No Dues Form  ii.  ID Card (original)  Please Note: • Student  is  required  to  obtain  the  Security  Refund  Form  /  No  Dues  Form  cleared  by  the  respective  departments and submit to Registrar’s office.  • Any shortfall in the Security Deposit on account of deduction / recoveries / loss etc will be charged to  the student along with payment of next semester fee.   • In all cases, only the balance amount in the Security Deposit, after recoveries of liabilities (if any), will  be refunded only after the Convocation.  • The processing of Security refund requests will be done one week after the convocation.  General Information   Equal Opportunity 
  • 46.
    Student Handbook 2016‐17  46  The Academy is not only an equal opportunity institution but believes in positive affirmative action. There  will never be any discrimination based on gender, race, caste, religion, disability, national or ethnic origin,  age, class, marital status or family responsibility. This policy applies in respect to admission, content of  courses,  assessment,  awards, and  student  welfare.  The  Academy  offers  full  and  part  Merit‐cum‐Means  Scholarships through industry endowments to needy students from disadvantaged background.    Insurance:   Students will be insured under a Group Personal Accident Policy for a sum of up to Rs. 1 lakh each against  accidental death, partial/permanent loss of limbs.     Responsibility for personal belongings:   Students are required to take care of their belonging, e.g., mobile phones, Laptops, Cameras, and Hand  Bags etc. The Academy will not be responsible in any manner for the loss of such items within its premises  or outside.     Indemnity Clause  At the time of admission, every student is required to sign and submit an Indemnity Bond on a non‐judicial  stamp  paper  as  per  Annexure  III,  counter‐signed  by  parent/guardian  to  absolve  the  Academy  for  any  responsibility in the case of death or grievous injury caused under any circumstances and at any time in the  premises  of  the  Academy  or  outside  it  in  India  or  abroad  in  the  act  of  fulfilling  the  curriculum  of  the  Academy under official direction of the faculty of the Academy.    Policy on Intellectual Property  Any Intellectual Property / Copyright / Design of any material / works produced by students  in the form of  assignments  /  submissions  /  projects  or  products  of  learning  process  under  supervision  /  direction  /  guidance  /  mentoring  by  course  tutors  /  team/  module  /  course  leaders  as  part  of  the  prescribed  curriculum will be solely and exclusively owned by Creative Arts Education Society.  Intellectual Property generated or used by students during their period of enrolment with Pearl Academy  shall at all‐time vest with Pearl Academy, unless the Intellectual Property is surrendered by Pearl Academy.  Policy on Intellectual property will be applicable to students who enroll in any programme of study at Pearl  Academy, the associated IPR thereto shall be owned by the Creative Arts Education Society.    Undertaking by Newly Enrolled Students  All students are required to sign an Undertaking of having read and understood and abide by the student  guidelines and policies regarding Refund, Discipline, minimum attendance rules, Assessment, Progression,  awards etc. as per Annexure V and hand over to their respective  Academic Coordinators within first 2  weeks of joining the course.   
  • 47.
    Student Handbook 2016‐17  47  Use of SocialMedia Pearl Academy’s Social Media Platforms Pearl Academy encourages you to share your opinions and comment freely on the Academy’s Social Media  platforms. Pearl Academy uses the following social media to support the Academy’s mission, vision, goals,  programs, and sanctioned efforts, including news, information, content and directives:   Facebook   https://www.facebook.com/PearlAcademyOfficial   YouTube  http://www.youtube.com/PearlAcademyIndia    Twitter  https://twitter.com/PearlAcademyInd    Blog   http://blog.pearlacademy.com/     Disclaimers & Posting Guidelines The use of Social Media by students is in their personal capacity, and not in any way that might harm Pearl  Academy,  its  employees,  students,  associates  etc.  Students  are  personally  responsible  for  uploading  /  posting / sharing of content and information on social media platforms.     However, your posts will be deleted if they are considered to be:–    advertisements, spam, derogatory, discriminating or vulgar.   illegal, racist, bigoted or demeaning to a particular group of individuals or in general.   embarrassing to an individual or construed as placing an individual in a bad or false light.   causing someone to believe that his/her name, image, likeness or other identifying aspect of his/her  identity is being used for commercial purposes without permission.    Failure to follow these guidelines is a violation of the Academy’s policy and subject to discipline and/or  removal of the user / member.    Encouragement of Positive Attitude You  are  encouraged  to  seek  varied  experiences  extended  to  you  in  the  course  of  your  learning  at  the  Academy,  so  that  you  are  fully  prepared  as  an  aspiring  professional  at  the  moment  you  will  enter  the  industry. In this respect, the Academy discourages the influence of special preferences, soft choices and  options in external situations, contexts, settings, timings, scheduling, etc., in the matter of delivery of the  commitments of the course.  You will find an open, positive attitude not only rewarding for yourself (particularly, in relation to industry  visits,  internship,  educational  tours,  and  craft  documentation),  but,  in  turn,  you  will  also  enable  the  Academy to extend its linkages to wider locales, which benefits you in return.    Parking of Vehicles by Students The following parking rules apply for the Naraina campus:‐   Parking facility is available for Students on the Naraina Main Road (opp. Main Building:     A‐  21/13 & A‐21/12 – IRS) under MCD Management and is chargeable as per MCD regulations.   Students are required to restrict parking of their vehicles whether driven or chauffeured to  the main road (opp. Main building) only.   Students are prohibited from parking their vehicles in the parking spaces earmarked for the  faculty/staff in front of Pearl buildings or inside the compound at PA Naraina (A21/12, A21/13  ‐ A21/13x, A3 ‐ A4, A7, A8, A9, A36, A36/2, A14/2).   Students coming to the Academy in their own cars are required to park their vehicles in the  earmarked parking areas only / notified by the traffic police / Campus Administration.   Students are responsible for any loss / damage in case Vehicles (unattended) parked outside  the designated parking area is towed away to the nearest Police Station by the Traffic Police. 
  • 48.
    Student Handbook 2016‐17  48   Students are not to leave Laptops, iPod, Cell phone, Wallet or any other expensive items /  valuables in the car. The Parking is “at owner’s risk”.   Students are required to pay the parking charges (if any) as levied by the local authorities.  Students are required to strictly follow notified guidelines on car parking.   Each Centre will issue Parking rules / guidelines to be prominently displayed on the Centre  Notice Boards.    Students Cultural Committee – “Plan Clan” Plan  Clan  is  a  student  organizing  team,  which  functions  in  the  belief  that  “Learning  is  not  just  for  the  classroom. That’s why we stress the value and importance of extra/co‐curricular activities.”    Plan Clan provides a platform to become involved and to interact with other students, thus leading to increased  learning and enhanced development. It not only focuses on the individual student level but institutional level,  and the broader community level. This rich mixture of different disciplines creates one of the most diverse,  interesting, open, and experimental, self‐explorative stay on the campus. Plan Clan provides opportunities to  make life‐long friends by encouraging interdisciplinary & fun‐filled activities.    The team comprises of students from all departments. Every year faculty team and the ex‐office bearers select  the new team to take over the responsibility. They are selected by the process of self‐nomination followed by  Personal Interview. The team organizes events for everybody at Pearl Academy not only to have fun but more  importantly to collaborate, co‐operate and be together. They organize events like street/stage plays, Sports  day, Teacher’s Day, Diwali Mela, Pearl Utsav and are also involved in Community Service. This team is seen  ushering at events like Portfolio, Convocation, Alumni get together and conferences.     There are five societies under Plan Clan each managed by a faculty member and headed by a student.  Anybody  can be a member of the society. These are   •  Dance  •  Drama  •  Music  •  Sports  •  Literary & Promotion    These societies then represent Pearl Academy at various festivals and competitions. They also showcase their  talent in front of their peers and the rest at Pearl on many occasions. All other participations related to the field  of  Art,  Design  and  Fashion  to  represent  Pearl  Academy  at  various  competitions  are  initiated  by  either  the  respective departments or the SDS.    Note to Parents / Guardians Important Note: It is recommended that parents should also go through this hand book and understand various rules  and  regulations  contained  herein.  They  may  get  in  touch  with  the  Course  Leader/Course  Coordinator  to  know  the  performance and attendance, etc. of their ward. Meetings at the Academy will be by prior appointment only.   
  • 49.
    Student Handbook 2016‐17  49  Annexure I :ACADEMIC CALENDAR ACADEMIC CALENDAR: AY 2016‐17    JULY – DECEMBER 2016  Sl.  EVENT / ACTIVITY  Wk   Delhi  Noida  Jaipur  Chennai  Mumbai  1  Summer Break – Faculty & Staff (not  applicable to EM1 & EM2)  ‐  27th  Jun – 08 Jul  27th  Jun – 08 Jul  27th  Jun – 08 Jul  NA  27th  Jun – 08 Jul  2  Induction of Fresher’s    21 Jul 2016  21 July 2016  25 July 2016  NA   23 July  2016  3  Commencement of Session     25 Jul 2016  25 Jul 2016  25 Jul 2016  NA  25 Jul 2016  4  Pow‐ Wow    27‐29 July 2016  27‐29 July 2016  27‐29 July 2016  NA  27‐29 July 2016  5  TQ/MQ‐ (Aug‐ Dec) – Term courses    03 Oct onwards  03 Oct onwards  03 Oct onwards  NA  03 Oct onwards  6  TQ/MQ‐ (Aug‐ Dec) – Sem courses    24 Oct onwards  24 Oct onwards  24 Oct onwards  NA  24 Oct onwards  7  Town Hall – II     18th  Oct 2016  18th  Oct 2016  19th  Oct 2016 (via Zoom)  NA  20th  Oct 2016  (via Zoom)  8  Diwali Break    31 Oct – 04 Nov 2016  31 Oct – 04 Nov 2016  31 Oct – 04 Nov 2016  NA  31 Oct – 04 Nov 2016   9  Convocation 2016 (First Half Day)    19 Nov 2016  19 Nov 2016  26th  Nov 2016  26th  Nov 2016  3rd  Dec 2016  11  Assessment Week (UG, PG & MA)/ Due  Diligence Jury  (UG, PG & MA)    TBD  TBD  TBD  NA  TBD  12  IRM ( Sem‐ 1,3,5 &7)    Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  NA  Dec 2016 (TBD)  13  Final Marks Processing/ Issue of  Referral / Deferral Letters    Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  Dec 2016 (TBD)  NA  Dec 2016 (TBD)  14  Winter Break (Students)    17 Dec 2016 ‐ 1Jan  2017  17 Dec 2016 ‐ 1Jan  2017  17 Dec 2016 ‐ 1Jan  2017  NA  17 Dec 2016 ‐ 1  Jan  2017  15  Winter Break (Faculty & Staff)     24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  NA  24 Dec 2016‐ 1 Jan 2017  # Appeals Meeting Special Cases‐ to be held internally by the School Head  ACADEMIC CALENDAR: AY 2016‐17    JANUARY ‐ JULY 2017  Sl.  EVENT / ACTIVITY  Week   Delhi  Noida  Jaipur  Chennai  Mumbai   1  Start of New Academic Session  1  2 Jan 2017  2 Jan 2017  2 Jan 2017  NA  2 Jan 2017  2  Appeals Meeting – Academic  1  3‐6 Jan 2017  3‐6 Jan 2017  3‐6 Jan 2017  NA  3‐6 Jan 2017  3  Reassessment/Referral Board  3  16‐20 Jan 2017  16‐20 Jan 2017  16‐20 Jan 2017  NA  16‐20 Jan 2017  4  MRG Meeting   4  25 Jan 2017  25 Jan 2017  25 Jan 2017  NA  25 Jan 2017  5  Academic Board  6  8 Feb 2017  8 Feb 2017  8 Feb 2017  NA  8 Feb 2017  6  TQ/MQ & NPS ( Jan‐ May Sem)  13  27 Mar 2017  onwards   27 Mar 2017  onwards  27 Mar 2017  onwards  NA  27 Mar 2017  onwards   7  Assessment Week (UG, PG & MA)/ Due Diligence  Jury & Exam/ Progression  Board  (UG, PG & MA)  19  8‐ 12 May 2017  8‐ 12 May 2017  8‐ 12 May 2017  NA  8‐ 12 May 2017  8  Exam/ Progression  Board  (UG, PG & MA)  20  16 May onwards   16 May onwards   16 May onwards   NA  16 May onwards   9  Final Marks Processing/ Issue of Referral /  Deferral Letters  21  22‐26 May 2017  22‐26 May 2017  22‐26 May 2017  NA  22‐26 May 2017  10  Appeals Meeting‐ Academic  22  29 May ‐3 Jun 2017  29 May ‐3 Jun 2017  29 May ‐3 Jun 2017  NA  29 May ‐3 Jun 2017  11  Summer Break – Students  ‐  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul 2017  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul  2017  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul  2017  NA  1 Jun 2016 ‐ 23 Jul 2017  # Appeals Meeting Special Cases‐ to be held internally by the School Heads  ** The management reserves to change the dates at its sole discretion.
  • 50.
    Student Handbook 2016‐17  50  Annexure II LISTOF HOLIDAYS HOLIDAY LIST  2016  Sr.No  Holiday#   Date & Day  Delhi / Noida  Jaipur  Chennai  Mumbai  1.   Pongal  ‐‐  ‐‐  15 January  (Friday)  ‐‐  2.   Republic Day  26 January  (Tuesday)  26 January  (Tuesday)  26 January  (Tuesday)  26 January  (Tuesday)  3.   Holi  24 March  (Thursday)  24 March  (Thursday)  24 March  (Thursday)  24 March  (Thursday)  4.   Good Friday  25 March  (Friday)  25 March  (Friday)  25 March  (Friday)  25 March  (Friday)  5.   Gudi  Padva   ‐‐  ‐‐  ‐‐  08 April  (Friday )   6.   Mahavir Jayanti  20 April  (Wednesday)  20 April  (Wednesday)  ‐‐  ‐‐  7.   Idu’l Fitr*  06 July  (Wednesday)  06 July  (Wednesday)  ‐‐  ‐‐  8.   Independence Day  15  August  (Monday)  15August  (Monday)  15August  (Monday)  15  August  (Monday)  9.   Rakshabandhan  18 August   (Thursday)  18 August  (Thursday)   18 August   (Thursday)  18 August   (Thursday)  10.   Ganesh Chaturthi /  Vinayak Chaturthi  ‐‐  ‐‐  05 September  (Monday)  05 September  (Monday)  11.   Id‐ul‐Zuha (Bakrid)  12 September  (Monday)  12 September  (Monday)  12 September  (Monday)  12 September  (Monday)  12.   Onam  ‐‐  ‐‐  14 September  (Wednesday)  ‐‐  13.   Dussehra  11 October  (Tuesday)  11 October  (Tuesday)  11 October  (Tuesday)  11 October  (Tuesday)  14.   Deepawali Break  (Naraka Chaturdasi /  Diwali / Goverdhan Pooja  / Bhai Duj)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  31 Oct – 04 Nov  (Mon – Friday)  15.   Guru Nanak’s Birthday  14 November  (Monday)  14 November  (Monday)  ‐‐  14 November  (Monday)    Total  14  14  14  14  #as per GSR / revised holiday policy | *subject to appearance of moon  Breaks for Year 2016  Summer Break  :  Faculty  [27th  June 2016 to 08th  July 2016] ‐ not applicable to EM1 & EM2      Students  [01st  June 2016 to 24th  July 2016]          Winter Break  :  Faculty  [24th  December 2016 to 01st  January 2017]      Students  [17th  December 2016 to 01st  January 2017]      Staff  [24th  December 2016 to 01st  January 2017]    Holidays falling on Saturdays / Sundays during Year 2016    Buddha Purnima  :  21 May (Saturday)  Gandhi Jayanti  :  02 October (Sunday)  Diwali  :  30 October (Sunday)    The Academy reserves the right to cancel, change, or add holidays from or to the above list without assigning any reason.     
  • 51.
    Student Handbook 2016‐17  51  Annexure III INDEMNITYBOND PEARL ACADEMY INDEMNITY BOND (To be executed on a Rs. 10/- stamp paper duly attested / notarised) In consideration of …………………………………….. student of whom I am legal / natural guardian who has been admitted to Pearl Academy (all centres). I undertake and agree that neither I nor my executors or administrators or any other legal representatives will make any claim against the Pearl Academy or any employee of the Pearl Academy or against any person in the service of Pearl Academy in respect of any loss or injury to property or person including injury resulting in the death which the said student ................................... may suffer while the said student is or in consequence or the said students being so or whilst he/she is within the premises of Pearl Academy campus (all centers) or for any excursion / field visit / study trip or outside in India or abroad for fulfilling the curriculum of the Academy under direction of the Academy’s faculty and I understand and agree that no compensation will be paid by the Pearl Academy or any administrators or employees in service of Pearl Academy. I further agree so as to bind myself, my heirs, my executors & administrator to indemnify you and any employee or person of the Pearl Academy of them arising out or any act or default on the part of the said student during or in connection with any academic activity within the premises of Pearl Academy (all centers) or any such journey undertaken towards excursion / field visit / study trip or outside in India or abroad. It is further declared that stamp duty payable on this undertaking shall be borne by me. Dated .................................................................................... Day of............................................................................. Sign. of Witness................................................................... Sign. of Guardian.......................................................... Name .................................................................................... Name .............................................................................. Occupation........................................................................... Occupation .................................................................... Designation.......................................................................... Designation.................................................................... Address ................................................................................ Address..........................................................................
  • 52.
    Student Handbook 2016‐17  52  Annexure IV GUIDELINESON REFUND OF FEE TO STUDENTS Guidelines on Refund of fees to Students For New Students (Semester 1): SL. No Description Deductions Refund Permissible 1. Students admitted to a Programme but informs PA in writing about withdrawal from/ not joining the Programme before the commencement of the semester • Registration & Admission Fee (100 %) • Learning Resources Fee • Tuition Fee • Examination Fee • Validation Fee (as applicable) • Security deposit • Alumni membership • FMM Kit fee 2. Students joined the Programme, attended/not attended classes and informed PA in writing about withdrawal from/ not continuing the Programme within 10 calendar days from the commencement of the semester  Registration & Admission Fee (100 %)  FMM Kit fee (100%)  Learning Resources Fee (50%) • Tuition Fee (50%) •  Examination Fee  Learning Resources Fee (50%)  Tuition Fee (50%)  Validation Fee (as applicable)  Security deposit • Alumni membership fee 3. Students joined PA, attended/not attended classes for more than 10 calendar days but up to 30 calendar days and informed PA in writing about withdrawal from/ not continuing the Programme between 11 and 30 calendar days from the commencement of the semester.  Registration & Admission Fee (100 %)  FMM Kit fee (100%)  Learning Resources Fee (75%)  Tuition Fee (75%)  Examination Fee  Learning Resources Fee (25%)  Tuition Fee (25%)  Validation Fee (as applicable)   Security deposit  Alumni membership fee 4. Students joined the Programme, attended/not attended classes for more than 30 calendar days and informed PA in writing about withdrawal from / not continuing the Programme.  Registration & Admission Fee (100 %)  FMM Kit fee (100%)  Learning Resources Fee (100%)  Tuition Fee (100%)  Validation Fee (100%) (as applicable)  Examination Fee  Security deposit  Alumni membership * Subject to submission of Undertaking (Annexure-VI). * Only written applications towards withdrawal / cancellation of admission submitted to Registrar’s Office will be entertained. * Applicable Service tax will be deducted on the refund amount / deductions. * The processing of refund request will take minimum 3 weeks.
  • 53.
    Student Handbook 2016‐17  53  Guidelines on Refundof fees to Students For Existing Students (onwards Semester 2 / Term 2): SL. No Description Deductions Refund permissible 1. Students admitted to a programme but inform PA in writing about withdrawal from the Programme before the commencement of the semester  Registration & admission fee received in 1st semester (100%)  Alumni fee received in 1st semester (100%)  Validation Fee (100%) (as applicable) • Tuition Fee (100%) • Examination Fee (100%) • Learning Resources Fee (100%) • Security Deposit (100%) 2. Students informing the Academy within 30 days of the commencement of the semester.  Registration & Admission Fees (100%) [paid during admission]  Alumni fee received in 1st semester (100%)  Tuition Fees (50%)  Learning Resources Fee (50%) • Alumni Fee (100%) • Validation Fee (100%) • Tuition Fee (50%) • Examination Fee (100%) • Learning Resources Fee (50%) • Security Deposit (100%) 3. Students informing the Academy after 30 days of commencement of the course but before the end of the semester which was not attended / partially attended  Registration & Admission Fees (100%)  Tuition Fees (100%)  Learning Resources Fee (100%)  Examination Fee (100%)  Validation Fee (100%)  Alumni Fee (100%) • Security Deposit (100%) * Subject to submission of Undertaking (Annexure-VI). * Only written applications will be entertained. * Applicable Service tax will be deducted on the refund amount / deductions. * The processing of refund request will take minimum 3 weeks.
  • 54.
    Student Handbook 2016‐17  54  Guidelines on Refundof fees to Students De-registered students due to Non Progression/Attendance Debarment: The deductions and refund is considering that the student has paid the fees on time for the next logical semester. The refund will be made from the fees collected of ensuing semester and not the semester where the non progression was declared. SL. No Description Deductions Refund permissible 1 Non Progression declared @ Semester 1 / 3 /5 / 7 • Registration & Admission Fees (100%) [paid during admission] • Alumni Fee (100%) [Except 1st Semester] • Validation Fee (100%) Components of Even Semester Fees • Tuition Fee (100%) • Examination Fee (100%) • Learning Resources (100%) • Security Deposit (100%) 2 Non Progression declared @ Semester 2 / 4 / 6 / 8 • Registration & Admission Fees (100%) [paid during admission] • Alumni Fee (100%) • Validation Fee (100%) [paid during Odd Semester] Components of Odd Semester Fees • Tuition Fee (100%) • Examination Fee (100%) • Library Charges (100%) • Security Deposit (100%) * Subject to submission of Undertaking (Annexure-VI). * Only written applications will be entertained. * Applicable Service tax will be deducted on the refund amount / deductions. * The processing of refund request will take minimum 3 weeks.
  • 55.
    Student Handbook 2016‐17  55  Annexure V UNDERTAKING UNDERTAKING* I……….………………………………………………………………………………………….…… s/o. or d/o. ……………………………………………………………………………………………….r/o.……………… …….……………………………………………………………………………………………….… do hereby solemnly affirm and undertake as under: 1. That we have gone through the contents of the Prospectus, latest Students Handbook (available on the website www.pearlacademy.com), carefully and have understood the same. 2. We have also gone through the Students Handbook pertaining to Academy’s policy on minimum attendance requirements, continuous absence without prior permission / de- registration, plagiarism & cheating, Progression Policy, misconduct / disciplinary actions / non- payment of fee etc. 3. I hereby confirm that I will fulfill the minimum attendance requirement of 70% in each module in every semester. 4. We hereby accept and acknowledge the same and in case of any such eventuality, we undertake to accept the decision taken by the Academy as per the rules & policies written & read over by us. 5. We have also gone through the Guidelines on Refund of Fee as given in the Students Handbook/Website/Prospectus/Application kit pertaining to Academy’s policy. 6. The signed undertaking is given by us without any threat, pressure or coercion, by any other means. The undertaking is given after going through all the details regarding rules / policies of the Academy mentioned in the Prospectus, Admission form and Students Hand Book as also available on the website of the Academy. …………………………………………. ……………………………………………….. Signature of the Applicant Signature of Parent / Guardian Date: …………………………..…. Date: …………………….………… * It is mandatory to submit this undertaking duly filled and signed along with the fee.
  • 56.
    Student Handbook 2016‐17  56  Annexure VI UNDERTAKINGFOR REFUND OF FEE REFUND OF FEE WILL BE AS PER REFUND POLICY OF THE ACADEMY (To be executed on a Rs. 10/- stamp paper duly attested / notarised) I / We have gone through the Refund Policy again today though the same were also brought to our notice at the time of Admission along with the admission form. We have made the request for refund of fees due to our wards admission in some other course / institute and the said request has been acceded by the Academy fairly and has agreed to refund the fee as per their policy which has been accepted voluntarily without any threat, pressure or coercion after going through its content thoroughly. Today we have been given the cheque no....................................... dated………….………….. drawn on ............................................................ against our total fee deposited of Rs. ……………………….. The deductions made by the Academy as per the refund policy is acceptable and after receiving a cheque of Rs. …………………. against our total deposit of admission fee, our entire claim has been settled and nothing remain to be paid to us by the Academy against the admission fee paid by us. ………….....…………… ……………..………… Signature of Parents Signature of Ward Date : .................................. Place: .................................. (timing of the undertaking? Before or after the refund cheque is issued)
  • 57.
    Student Handbook 2016‐17  57  Annexure VII APPLICATIONFOR APPEAL NAME: ROLL NO: PROGRAMME OF STUDY: YEAR: 2. Indicate by a tick on which grounds you wish your appeal to be considered a) Extraordinary circumstances* (use NEC form) b) Reconsideration of marks c) Academic Dishonesty d) Attendance debarment 3. In the section below please summarize the key points of your appeal. 1. 2. 3. 4. 5. 6. (Continue on an additional sheet if relevant) 4. Provide a supporting statement and evidence on separate sheets of A4 paper clearly numbered, preferably typed or written in BLACK INK. You may also indicate briefly what outcome you are seeking if your appeal is upheld, remembering that it is not general Pearl Academy policy to adjust marks or classifications in such circumstances. 5. In the below section please indicate what supporting evidence you have submitted with your appeal application, including copies of documents submitted at an earlier stage in the appeals process. 1. 2. 3. 4. 5. 6. (Continue on an additional sheet if relevant) 6. Confidentiality: I agree to this information being made available in confidence to the Department and to those involved in Pearl Academy’s appeal process. SIGNATURE: DATE :
  • 58.
    Student Handbook 2016‐17  58  Annexure VIII EXCEPTIONALCIRCUMSTANCES REPORT FORM NOTIFICATION OF EXCEPTIONAL CIRCUMSTANCES REPORT FORM NAME: Roll No: Course: Cohort: 1. Indicate on what basis you are reporting exceptional circumstances: A Illness which prevented you from attending an assessment or affected your ability to perform in an assessment B Illness which prevented you from completing an assessment (coursework) on time – see section on late submission C Unforeseen major travel disruption which caused you to be late/miss an assessment D Legal matters E Personal/domestic problems which occurred in the period leading up to an examination/assessment deadline F Bereavement 2. Indicate in the section below the Modules/assessments that you believe have been affected – continue on another sheet if necessary Module Title Assessment Type and Title Date of Assessment Was the assessment submitted or attempted 3. Period(s) affected: From: To: 4. Evidence submitted with application (please tick where relevant) Medical Certificate Hospital appointment Card
  • 59.
    Student Handbook 2016‐17  59  Prescription Medicine Labeling Transport companyletter Collaborative Statement Letter/documents from court/solicitor. Death Certificate Other (please specify) 5. Statement of Circumstances to be considered by Examiners This must include details of the assessment(s) you claim was affected, the module(s) to which this relates and the dates of all relevant events. You may also indicate briefly what outcome you are seeking in response to your submission, remembering that it is not general Pearl Academy policy to adjust marks where exceptional circumstances are acknowledged. 6. Confidentiality I agree to this information being made available to the Exceptional Circumstances Panel, the Chair of the Board of Examiners, the External Examiner and any such others as are necessary for the proper consideration of my circumstances. Signature: Date: Office use only Considered by EB on (Date) ______/___________/20___ _______________________________________________________________ Receipt for submission of application (to be provided to the student when handed in) Date submitted Name of person received by Signature of the person received by
  • 60.
    Student Handbook 2016‐17  60  Annexure IX EMERGENCYCONTACT INFORMATION EMERGENCY CONTACT INFORMATION Student Name Cohort Roll No. Campus Please list two contacts whom you would like us to contact in the event of an emergency: Contact Person 1 Relationship to Student Address City State Zip Code Residence Telephone Number Mobile Number Email Address Comments Contact Person 2 Relationship to Student Address City State Zip Code Residence Telephone Number Mobile Number Email Address Comments Under Indian government regulations, we would not release any information about you to anyone without your permission. But at times you may want us to release information regarding health matters, travel arrangements and personal safety. If you would like us to share any information about you with an emergency contact while you are abroad, please tick the appropriate in the box below Please share my information to the contact nominated above, in the event of an emergency as indicated below: Contact Person 1 Contact Person 2 None
  • 61.
  • 62.
    Student Handbook 2016‐17  62  Annexure XI UNDERTAKINGFOR INTERNATIONAL TRAVEL [TO BE PRINTED & NOTARIZED ON A Rs. 10/- NON-JUDICIAL STAMP PAPER] UNDERTAKING I, ____________________________, Son / Daughter of ___________________________, resident of _______________________________________________________________, hereby acknowledge that I have read and understood the Pearl’s Student International Travel Policy completely and I hereby accept, and undertake to comply with all the terms & conditions of Pearl’s Student International Travel Policy including complying with all instructions / guidelines / directions of authorized member(s) of the Academy, as maybe applicable, as under: 1. I hereby give my consent for my participation in the _______________________________ (name of the trip & country) from ______________ to _______________ (dates). 2. I hereby undertake to conduct myself in accordance with the terms and conditions of the Pearl’s Student International Travel Policy and in accordance with the laws of country to which I am travelling. 3. I agree, understand and acknowledge that participation in this activity is voluntary and discretionary, and my participation in this activity requiring international travel may involve risks relating to or arising from International Travel. 4. I hereby agree to unconditionally indemnify the Pearl Academy, its officers, trustees, employees, agents and representative from any and all liability, damage or claim of any nature arising out of or related to this International Travel, the transportation, or in any independent activity undertaken by me as an adjunct thereto. 5. I hereby agree to unconditionally indemnify the Pearl Academy and its directors, officers, employees, faculty members, staff member or agents or any other person from and against any and all losses, claims, damages, liabilities and fees, expenses and disbursements including the fees, expenses and disbursements of counsel incurred or proposed to be incurred by Pearl Academy, directly or indirectly, arising out of or which may arise out of, any act or default on my part during the international trip irrespective of whether such act has been performed by me in my individual capacity or as student of the Pearl Academy. 6. I hereby agree to bear all medical expenses deemed necessary in the event of any emergency, injury or mishap suffered by me or anyone else as a result of any act on my part. I hereby agree to bear all costs, fines and expenses incurred due to damage any injury or damage to any person or property of others which I may cause, or for any financial liability or obligation which I may personally incur, while participating in the said International Travel. 7. I agree, understand and acknowledge that the indemnity undertaken herein executed by me is unlimited, unconditional and irrevocable. 8. I understand and acknowledge that the Academy reserves the right to make cancellations, changes or substitutions in cases of emergency or changed conditions, or in the interest of any Sponsored Activity with which I may be traveling or collaborating. 9. I understand and agree to be subject to the laws of the host institution / country to which I am travelling or required to visit or stay during this activity. 10. I understand and agree to abide by all rules/regulations/do’s & don’ts of the place of stay / hostel / hotel arranged by the host institution/university including payment of security deposit (if any) and will maintain the cleanliness, observe silence hours, and respect the privacy of others,. 11. I agree to be responsible for securing accidental (travel / transit) and medical insurance required for this activity.
  • 63.
    Student Handbook 2016‐17  63  12. I undertakeand agree that the information provided by me in any and all documents or forms to be submitted by me for the purposes of International Travel and for my participation in this activity is true, correct complete and accurate and I have not concealed any information, including any medical illness or allergy, which needs to be disclosed to the Academy or any government department, and the Academy shall not be liable in case any of the information provided by me are found to be incomplete, inaccurate, concealed or misleading. 13. Conduct: I agree to conduct myself in a safe and prudent manner while participating in any activity or travel conducted by or under the auspices of the Pearl Academy. I understand that all student participants are subject to Pearl Academy’s regulations, travel guidelines, and relevant central, state, and International laws and that in the event of violation of these or other behavior which is deemed by the Pearl Academy to be detrimental to participant or others, the host institution may immediately dismiss me from the program and require me to return to India. I also agree not to deviate from the proposed trip itinerary without the expressed permission of the Academy faculty/Coordinator. I understand that while participating in any such activity or travel, I am subject to the Academy’s Student Conduct Code as per the current Student Hand Book. I further agree to indemnify, defend and hold harmless Pearl Academy from any breach of these representations. 14. I fully understand that I must adhere to local/state laws while in the host institution / country. I understand that I have to maintain appropriate standards of conduct/respect local customs and practices at all times. 15. Other Conditions of Participation a. Submission of Required Forms: I hereby undertake to submit all required forms duly filled in along with the required attachments by the deadline. b. Travel and Accommodation: I acknowledge and agree to accept all responsibility for loss or additional expenses due to delays or other changes in the means of transportation, other services, or sickness, weather, strikes or other unforeseen causes. c. I acknowledge and understand that the Academy assumes no liability whatsoever for any loss, damage, destruction, theft or the like to my luggage or personal belongings and I certify that I have retained adequate insurance or sufficient funds to replace such belongings. d. I am solely responsible for securing any necessary immunizations prior to departure. e. I understand and acknowledge that all services and accommodations are subject to the laws of the country in which they are provided and I hereby agree to abide by them. f. I understand and agree that the Pearl Academy in no way represents or acts as an agent for transportation carriers, hotels, and other suppliers of services. I/We have carefully read this undertaking form before signing it. ________________________________________________________________________ Student’s Signature Date ________________________________________________________________________ Parent/Guardian’s Signature Date    
  • 64.
    Student Handbook 2016‐17  64  Annexure XII UNDERTAKINGFOR LOCAL TRAVEL [TO BE PRINTED & NOTARIZED ON A Rs. 10/- NON-JUDICIAL STAMP PAPER] UNDERTAKING (for local travel) I, _____________________________________, Son / Daughter of ___________________________, bearing enrollment no.______________________________ is a student of ____________________________________________(couse name), of cohort ____________ at Pearl Academy_______________(campus). I am a resident of _______________________________________________________________. I hereby acknowledge that I have read and understood the Pearl’s Student Trip Policy completely and I hereby accept, and undertake to comply with all the terms & conditions of Pearl’s Student Trip Policy including complying with all instructions / guidelines / directions of authorized member(s) of the Academy, as maybe applicable, as under: 1. I hereby give my consent for my participation in the _______________________________ (name of the trip & location) from ______________ to _______________ (dates) (“Travel”). 2. I hereby undertake to conduct myself in accordance with the terms and conditions of the Pearl’s Student Trip Policy and in accordance with the rules & regulations of visiting institution/ city/ organisation to which I am travelling. 3. I agree, understand and acknowledge that participation in this activity is voluntary and discretionary, and my participation in this activity requiring local / domestic travel may involve risks relating to or arising from local / domestic Travel. 4. I hereby agree to unconditionally indemnify Pearl Academy, its officers, trustees, employees, agents and representative from any and all liability, damage or claim of any nature arising out of or related to this Travel, the transportation, or in any independent activity undertaken by me as an adjunct thereto. 5. I hereby agree to unconditionally indemnify Pearl Academy and its directors, officers, employees, faculty members, staff member or agents or any other person from and against any and all losses, claims, damages, liabilities and fees, expenses and disbursements including the fees, expenses and disbursements of counsel incurred or proposed to be incurred by Pearl Academy, directly or indirectly, arising out of or which may arise out of, any act or default on my part during the Travel irrespective of whether such act has been performed by me in my individual capacity or as student of the Pearl Academy. 6. I hereby agree to bear all medical expenses deemed necessary in the event of any emergency, injury or mishap suffered by me or anyone else as a result of any act on my part. I hereby agree to bear all costs, fines and expenses incurred due to damage any injury or damage to any person or property of others which I may cause, or for any financial liability or obligation which I may personally incur, while participating in the said Travel. 7. I agree, understand, acknowledge and undertake that the indemnity undertaken herein executed by me is unlimited, unconditional and irrevocable. 8. I understand and acknowledge that the Academy reserves the right to make cancellations, changes or substitutions in cases of emergency or changed conditions, or in the interest of any Activity with which I may be traveling or collaborating. 9. I understand and agree to abide by all rules/regulations/do’s & don’ts of the place of stay / hostel / hotel arranged by the host institution/university including payment of security deposit (if any) and will maintain the cleanliness, observe silence hours, and respect the privacy of others,.
  • 65.
    Student Handbook 2016‐17  65  10. I undertakeand agree that the information provided by me in any and all documents or forms to be submitted by me for the purposes of Travel and for my participation in this activity is true, correct complete and accurate and I have not concealed any information, including any medical illness or allergy, which needs to be disclosed to the Academy or any government department, and the Academy shall not be liable in case any of the information provided by me are found to be incomplete, inaccurate, concealed or misleading. 11. Conduct: I agree to conduct myself in a safe and prudent manner while participating in any activity or travel conducted by or under the auspices of the Pearl Academy. I understand that all student participants are subject to Pearl Academy’s regulations, travel guidelines, and relevant central, state, laws and that in the event of violation of these or other behavior which is deemed by the Pearl Academy to be detrimental to participant or others, the host institution may immediately dismiss me from the program and require me to return. I also agree not to deviate from the proposed trip itinerary without the expressed permission of the Academy faculty/Coordinator. I understand that while participating in any such activity or travel, I am subject to the Academy’s Student Conduct Code as per the current Student Hand Book. I further agree to indemnify, defend and hold harmless Pearl Academy from any breach of these representations. 12. I fully understand and agree that I must adhere to local/state laws while in the host institution / country. I understand that I have to maintain appropriate standards of conduct/respect local customs and practices at all times. Your behavior and conduct will be monitored and if there is a violation of local/state laws or any Policy of Pearl Academy you shall be liable for strict disciplinary action, up to and including expulsion. 13. Other Conditions of Participation g. Submission of Required Forms: I hereby undertake to submit all required forms duly filled in along with the required attachments by the deadline. h. Travel and Accommodation: I acknowledge and agree to accept all responsibility for loss or additional expenses due to delays or other changes in the means of transportation, other services, or sickness, weather, strikes or other unforeseen causes. i. I acknowledge and understand that the Academy assumes no liability whatsoever for any loss, damage, destruction, theft or the like to my luggage or personal belongings and I certify that I have retained adequate insurance or sufficient funds to replace such belongings. j. I am solely responsible for securing any necessary immunizations prior to departure. k. I understand and agree that the Pearl Academy in no way represents or acts as an agent for transportation carriers, hotels, and other suppliers of services. I/We have carefully read this undertaking form before signing it. ________________________________________________________________________ Student’s Signature Date ________________________________________________________________________ Parent/Guardian’s Signature Date    
  • 66.
    Student Handbook 2016‐17  66  Annexure XIII DISCIPLINARYFINES   Disciplinary Fines    Category  Amount Breach of Discipline  INR 1000/‐ Consumption  of  meals/snacks/beverages  inside  class  rooms,  Labs,  Studios  and  work  areas  Water / Beverages are not permitted to be  carried  into  Computer/CAD/Photography  /  Recreation Room or any other labs.   Rs. 500/‐ for the first offence and strict disciplinary action will be  taken against habitual offenders.    Library Books overdue  An overdue charge @ Rs. 5 per day per book/periodical will be  levied on any late return for the first 7 calendar days and @Rs 10  per day per book for each calendar day thereafter    Use of Mobile phones in campus premises  INR 500 per incident Loss of ID Card  INR 300  Duplicate Degree certificate (NTU only)  GBP 36 to be paid through online mode only Duplicate Marksheet / Transcript  INR 1000  Re‐registration fee  INR 5000 (plus applicable taxes Late payment of fee  Rs. 100/‐ per day   In the event that the payment of fees remains unfulfilled after four  weeks past the notified last date; the Academy reserves the right to  delete the student’s name from the rolls. Re‐admission of the  student will be subject to approval by the Special Committee &  payment of Rs 5,000/‐ as Re‐registration Fee and payment of all  outstanding dues.  Re‐assessment Fee  Rs 500/‐ [plus application taxes] per criteria reassessment.  However, in case the reassessment requires a jury, the fee will be  Rs 2,000/‐ [plus application taxes] per criteria reassessed.    All the courses / programmes conducted at Pearl Academy come under the ambit of Service Tax Regulations*. Service Tax as  per Govt. of India, service tax department notifications issued from time to time will be levied (current applicable rate of  15%).    All fee / fines are to be paid by demand draft in favor of ‘Creative Arts Education Society’ payable at New Delhi or by cash at  Academy’s Account Counter.                   
  • 67.
    Student Handbook 2016‐17  67  Annexure XIV CODEOF CONDUCT   A student shall agree to abide by the following:   To be familiar with and will obey, any and all of the rules established for the Trip, including the Pearl Academy’s  rules & procedures as mentioned in Student Handbook 2016‐17.   Obey all applicable laws, including those that relate to alcohol consumption. Not to consume alcoholic beverages  unless the student is 18 years of age or older; and not to use illicit drugs;    Not  to  consume  alcoholic  beverages  regardless  of  age  if  such  use  is  banned  by  the  faculty  coordinator  or  organizational leadership prior to traveling;    To attend all scheduled meetings, conference sessions, and trips & activities related to the funded travel;    Failure to attend the planned trips / conferences / sessions/ activities due to last minute cancellations may result in  the student having to repay all travel expenditures made by Pearl Academy on the student's behalf   To operate motorized vehicles legally and responsibly; i.e., to drive within the posted speed limits; to wear a seat  belt and require passengers to do the same in accordance with the laws of the state to which traveling; not to  operate a vehicle if the students have consumed any alcohol; not to allow alcohol, illicit drugs or weapons in the  vehicle; to operate only motorized vehicles only if holds a current, unrestricted license; to only use vehicles that are  properly licensed and with current motor vehicle inspections; to provide a copy of their license and automobile  insurance prior to departure.    Not  to  spend  money  or  make  monetary  commitments  on  behalf  of  the  organization  or  the  Academy  without  following proper procedures;    Not to provide transportation to persons not approved for travel;    Not to stay at any accommodation other than notified before the departure   Not to allow any student/ friends / relatives etc to join the trip unless authorized by the Academy   Ensure your safety & well –being. In case of any emergency (medical or otherwise), inform the faculty coordinator  accompanying at the earliest.   To dress appropriately for the setting; and    To interact professionally and responsibly with other participants/ locals at the event / trip     
  • 68.
    Student Handbook 2016‐17  68  Annexure XV WHOMTO MEET   WHOM TO MEET  For matters regarding Meet Delhi Jaipur Mumbai Noida Fees / Payments Accounts Officer Accounts Officer Accounts Officer Accounts Officer Module Tutor(s) concerned Tutor(s) concerned Tutor(s) concerned Tutor(s) Concerned Administrative aspects of your programme / course Course Coordinator Course Coordinator Course Coordinator Course Coordinator Academic issues/grievances Course Leader Course Leader Course Leader Course Leader Programme / course related matters Course Leader Course Leader Course Leader Course Leader Resource Centre Incharge Head Librarian Librarian Dy. Librarian Library Chief Librarian Head Librarian Librarian Dy. Librarian Internship HOD / CL HOD / CL HOD / CL HOD / CL Placement CRD representative CRD representative CRD representative CRD representative International Programmes International Office International Office International Office International Office Academic Administration Registrar Office Registrar Office Registrar Office Registrar Office Student Support Services SDS representative SDS representative SDS representative SDS representative Infrastructural facilities Admin Representative Admin Representative Admin Representative Admin Representative Quality and standards of academic courses Academic Governance Office Campus Director Campus Director Campus Director Hostel accommodation/ administration Hostel Warden / Registrar Office Hostel Warden / Registrar Office Hostel Warden / Registrar Office Hostel Warden / Registrar Office Canteen Admin Representative Admin Representative Admin Representative Admin Representative  
  • 69.
    Student Handbook 2016‐17  69  Disclaimer Contractual  Liability:  The Academy  undertakes  to  provide  the  teaching,  examinations  and  other  services  given  in  the  Programme  Specifications  and  the  Handbook.  It  does  not,  however,  guarantee  their  provision  and  the  standard  force  majeure  clause  holds  in  circumstances beyond the control of the Academy.    Any disputes arising out of the contents of this Student Hand Book will be subject to Delhi courts’ jurisdiction only.    The Academy reserves the right to amend, change or cancel courses including dates of commencements, number of seats, location, the  programmes, programme content, fee structure, policies & procedures or any other matter reported / contained in this Student Hand  Book with no liability attached to the Academy.  In this Handbook, generally, the masculine shall include the feminine and singular shall include the plural.   The matter herein applies to all the students enrolled in any course of Pearl Academy during AY 2016‐2017, irrespective of the  batch/cohort of enrolment.