γραφεία εισερχόμενου τουρισμού

1. Γραφεία
Εισερχόμενου
Τουρισμού

2. Γραφεία Εισερχόμενου
Τουρισμού (incoming)
Είναι τα πρακτορεία που αναλαμβάνουν όλες τις υπηρεσίες
εδάφους (ground arrangements) σε ένα τουριστικό τόπο ή
προορισμό για τους ξένους τουρίστες, για λογαριασμό του
Παραγωγού και Διαχειριστή Τουριστικών Υπηρεσιών (Tour
Operator).

3. Οι Υπηρεσίες Γραφείων
Εισερχόμενου Τουρισμού
Τα Γραφεία Εισερχόμενου Τουρισμού, συνήθως αναλαμβάνουν:
• την υποδοχή των πελατών στο αεροδρόμιο και την
πληροφόρησή τους (ground handling),
• την κράτηση δωματίων σε διάφορα είδη καταλυμάτων, τη
μεταφορά των πελατών από το αεροδρόμιο στα καταλύματα
(transfer άφιξης),
• την εστίαση (food and beverage), την πώληση οργανωμένων
εκδρομών (excursions), κρουαζιερών (cruises), τις
περιηγήσεις (sightseeing tours), τα αεροπορικά και
ακτοπλοϊκά εισιτήρια (air & sea tickets), τη διασκέδαση
(entertainment), την ενοικίαση αυτοκινήτων (car hire),
• τη μεταφορά των πελατών από τα καταλύματα στο
αεροδρόμιο (transfer αναχώρησης).

4. Γραφεία Εισερχόμενου
Τουρισμού (Incoming)

5. Τμήματα Γραφείου
Εισερχόμενου
Τουρισμού

6. Τμήμα Marketing και
Σχεδιασμού Προϊόντος.
• Ερευνά την τοπική αγορά για καταλύματα, επιχειρήσεις
επισιτισμού και ψυχαγωγίας, εκδρομές κ.τ.λ.

7. Τμήμα Κρατήσεων και
Οργάνωσης της Παραγωγής.
Το τμήμα αυτό:
• παραλαμβάνει τις αιτήσεις κρατήσεων για άτομα (individuals)
ή ομάδες (groups) από τα Τουριστικά Γραφεία του
εξωτερικού,
• παραλαμβάνει τις αιτήσεις πληροφοριών για τη δυνατότητα
κρατήσεων, για άλλα προϊόντα ή διευκολύνσεις, δρομολόγια
κ.τ.λ.
Το τμήμα αυτό πρέπει να έχει εξασφαλίσει συμφωνίες με
διάφορες τουριστικές επιχειρήσεις

8. Τμήμα Παραγωγής.
Είναι υπεύθυνο για την εξασφάλιση των υπηρεσιών που
συμφωνήθηκαν με τους πελάτες.
Πριν την άφιξη του πελάτη το τμήμα παραγωγής:
• εκδίδει τις εντολές παροχής υπηρεσιών (voucher) προς τις
διάφορες επιχειρήσεις,
• εκδίδει τις εντολές μεταφορών για τις μετακινήσεις των
πελατών,
• εξασφαλίζει συνοδούς και ξεναγούς.
Κατά την παραμονή του πελάτη το τμήμα παραγωγής:
• υποδέχεται και βοηθά τους πελάτες για την εγκατάστασή τους
και τη λύση τυχόν προβλημάτων,
• επικοινωνεί με τους πελάτες σε τακτά χρονικά διαστήματα
τους ενημερώνει για εκδρομές, τοπικές εκδηλώσεις, κ.ά.

9. Τμήμα Παραγωγής.
Μετά την αναχώρηση του πελάτη το τμήμα παραγωγής ενημερώνει με
τις χρεώσεις των λογαριασμών το λογιστήριο.
Ακόμα διαχειρίζεται:
• τις κρατήσεις των καταλυμάτων (ανάλογα με τις συμφωνίες),
• τις κρατήσεις των μεταφορικών μέσων στην περίπτωση που δεν
υπάρχει ξεχωριστό τμήμα μεταφοράς πελατών (transfer),
• την έκδοση εισιτηρίων, εξασφαλίζοντας θέσεις για αεροπλάνα,
κρουαζιέρες κ.τ.λ. ή επιβεβαιώνοντας κρατήσεις, στην περίπτωση
που δεν υπάρχει ξεχωριστό τμήμα εισιτηρίων,
• το συνάλλαγμα, διευκολύνοντας τους ξένους πελάτες στην
ανταλλαγή των νομισμάτων τους με το τοπικό νόμισμα,
• τις ενοικιάσεις αυτοκινήτων, σκαφών κ.τ.λ.,
• την υλοποίηση εκδρομών στα αξιοθέατα της περιοχής.

10. Τμήμα Πωλήσεων.
• Οι πωλήσεις διακρίνονται σε αυτές που γίνονται σε άλλα
γραφεία τουρισμού και σε αυτές που γίνονται σε περαστικούς
πελάτες (passants).
• Οι πωλήσεις σε άλλα γραφεία τουρισμού του εξωτερικού
γίνονται μέσω διαφημιστικών εντύπων τα οποία
παρουσιάζουν τα πωλούμενα προϊόντα και τις υπηρεσίες του
Τουριστικού Γ ραφείου.
• Οι πωλήσεις σε περαστικούς πελάτες εξαρτώνται, εκτός των
άλλων (φήμη, διαφήμιση, κλπ.) και από την εμπορική θέση
των εγκαταστάσεων του Τουριστικού Γραφείου.
•

11. Τμήμα Πωλήσεων.
Τμήμα Επικοινωνίας.
• Το τμήμα αυτό αναλαμβάνει τις γραπτές ή προφορικές επικοινωνίες
του Τουριστικού Γραφείου με πελάτες και προμηθευτές, με σκοπό
την διεκπεραίωση του έργου του, δηλαδή τη μεσολάβηση για
παροχή προϊόντων και υπηρεσιών σε υφιστάμενους και πιθανούς
πελάτες-τουρίστες. Τμήμα Διαφήμισης και Δημοσίων Σχέσεων.
• Το τμήμα αυτό καλύπτει τις ανάγκες διαφήμισης του Γραφείου με
διαφημιστικά έντυπα, καθώς και τις ανάγκες δημοσίων σχέσεων με
συμμετοχή σε τουριστικές εκθέσεις, ημερίδες, σεμινάρια και
παρουσιάσεις, με παράθεση γευμάτων ή διοργάνωση ψυχαγωγικών
εκδηλώσεων, την προσφορά τουριστικών υπηρεσιών κ.ά. προς
υπάρχοντες και μελλοντικούς συνεργάτες, πελάτες και προμηθευτές.

12. Τμήμα Πωλήσεων.
• Τμήμα Λογιστηρίου.
• Το λογιστήριο ασχολείται με την ανάλυση, κατάταξη, καταγραφή και συ- σχέτιση
των οικονομικών γεγονότων που πραγματοποιούνται από το Τουριστικό Γ
ραφείο με σκοπό την παροχή πληροφοριών σε κάθε ενδια-φερόμενο. Η δουλειά
αυτή γίνεται με διάφορες οικονομικές καταστά¬σεις, όπως ο Ισολογισμός, οι
Λογαριασμοί κ.ά.
• Οι ταμειακές κινήσεις αποτελούν ένα σημαντικό τμήμα των εργασιών του
λογιστηρίου ενός Τουριστικού Γραφείου.
• Ο υπεύθυνος Εισπράξεων-Πληρωμών:
• ❖ παραλαμβάνει τους λογαριασμούς των πελατών από το τμήμα παρα-
γωγής και διενεργεί τις εισπράξεις, τόσο των μεμονωμένων πελατών όσο και
των άλλων Τουριστικών Γ ραφείων - πελατών,
• ❖ ενεργεί για την είσπραξη προμηθειών από τα ξενοδοχεία, τα γραφεία
ενοικίασης αυτοκινήτων, τις επιχειρήσεις εστίασης και ψυχαγωγίας, από άλλες
επιχειρήσεις διοργάνωσης εκδηλώσεων, εκδρομών κ.τ.λ.,
• ❖ καλύπτει τις υποχρεώσεις του Τουριστικού Γραφείου εξοφλώντας τους
λογαριασμούς ξενοδοχείων, αεροπορικών και ακτοπλοϊκών ε-πιχειρήσεων,
λεωφορείων, ταξί, εστιατορίων κ.ά.

13. Τμήμα Πωλήσεων.
Τμήμα Λογιστηρίου.
• Το λογιστήριο ασχολείται με την ανάλυση, κατάταξη,
καταγραφή και συσχέτιση των οικονομικών γεγονότων
που πραγματοποιούνται από το Τουριστικό Γραφείο με
σκοπό την παροχή πληροφοριών σε κάθε
ενδιαφερόμενο. Η δουλειά αυτή γίνεται με διάφορες
οικονομικές καταστάσεις, όπως ο Ισολογισμός, οι
Λογαριασμοί κ.ά.
• Οι ταμειακές κινήσεις αποτελούν ένα σημαντικό τμήμα
των εργασιών του λογιστηρίου ενός Τουριστικού
Γραφείου.

14. Τμήμα Πωλήσεων.
• Ο υπεύθυνος Εισπράξεων-Πληρωμών:
• παραλαμβάνει τους λογαριασμούς των πελατών από το
τμήμα παραγωγής και διενεργεί τις εισπράξεις, τόσο των
μεμονωμένων πελατών όσο και των άλλων Τουριστικών
Γραφείων - πελατών,
• ενεργεί για την είσπραξη προμηθειών από τα ξενοδοχεία, τα
γραφεία ενοικίασης αυτοκινήτων, τις επιχειρήσεις εστίασης και
ψυχαγωγίας, από άλλες επιχειρήσεις διοργάνωσης
εκδηλώσεων, εκδρομών κ.τ.λ.,
• καλύπτει τις υποχρεώσεις του Τουριστικού Γραφείου
εξοφλώντας τους λογαριασμούς ξενοδοχείων, αεροπορικών
και ακτοπλοϊκών επιχειρήσεων, λεωφορείων, ταξί,
εστιατορίων κ.ά.