Вебинар посвящен кадровому делопроизводству в удаленных филиалах и представительствах, рассматривая правовые аспекты и организационные варианты ведения такого учета. Обсуждаются особенности управления кадровыми процессами, ответственность руководителей, а также различные методы ведения документации, включая централизованный и децентрализованный подходы. Кроме того, приводятся рекомендации по оформлению трудовых документов, участия работников в этом процессе и сложностям, возникающим при ликвидации филиалов.

1. 12 марта 2013 г.
вебинар
Как вести кадровое
делопроизводство в
удаленных филиалах и
представительствах:
делимся секретами
www.kdelo.ru

2. Автор и ведущая:
Наталия Кулаева,
Руководитель Отдела
аутсорсинга кадрового учета
ABU Accounting Services
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и
представительствах: делимся секретами»
от журнала
www.kdelo.ru

3. Программа
Вопрос 1. Филиал и представительство: какие особенности правового статуса
необходимо учитывать?
Вопрос 2. Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном
структурном подразделении
Вопрос 3. Определяем круг полномочий руководителя Филиала
Вопрос 4. Нужно ли для Филиала отдельное штатное расписание и отдельная
печать?
Вопрос 5. Как соблюсти сроки, установленные законодательством для кадровых
процедур?
Вопрос 6. Как быть с работниками ликвидируемого Филиала
4www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала

4. 5
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
www.kdelo.ru

5. Статус Представительства и Филиала
Представительство – обособленное
подразделение организации, которое представляет и
защищает интересы организации
Филиал – обособленное подразделение организации,
которое представляет и защищает интересы организации,
но, кроме того, осуществляет все (или часть)
производственных (профильных) функций организации.
Очень часто у Филиала есть отдельный расчетный счет.
6www.kdelo.ru
Вебинар ««Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала

6. 7www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Варианты ведения кадрового
делопроизводства в обособленных
структурных подразделениях:
централизованный
(в Головном офисе)
децентрализованный
(в обособленном подразделении)

7. 8www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
При выборе способа ведения
кадровой документации важно
учитывать:
количество работников
Представительства или Филиала
организационные и финансовые
возможности компании

8. 9
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
www.kdelo.ru
Необходимые
условия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
Соблюдение сроков
оформления кадровых
документов
Соблюдение возможно
Крайне затруднительно. Возможно
только при использовании услуг
экспресс-почты
Наличие специалистов,
ответственных за ведение
кадровых документов
Имеются в штате
Имеются в штате в случае
большой численности персонала в
подразделении. При небольшой
численности - невозможно
Соблюдение
установленных процедур
по привлечению к
сверхурочной работе и с
выходные дни
Невозможно из-за проблем в
оперативном оформлении
кадровых документов и их
пересылке в подразделение в
случае возникновения форс-
мажорных обстоятельств
Возможно, и как правило,
соблюдается
Ответственность за
допущенные нарушения в
порядке оформления или
сроках оформления
документов
Несет руководитель всей
организации и должностные
лица, ответственные за
оформление кадровых
документов
Несет руководитель всей
организации, руководитель
подразделения и должностные
лица, ответственные за
оформление кадровых документов

9. 10www.kdelo.ru
Необходимые
условия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
Ответственность за
допущенные нарушения в
порядке оформления или
сроках оформления
документов
Несет руководитель всей
организации и должностные
лица, ответственные за
оформление кадровых
документов
Несет руководитель всей
организации, руководитель
подразделения и должностные
лица, ответственные за
оформление кадровых
документов
Выдача личных документов
работника (трудовой книжки
и др.)
Затруднительна, возникает
множество проблем по
передаче документов в
установленные законодательно
сроки, риски, связанные с
потерей, порчей документов
при пересылке и т. д.
Дает возможность с соблюдением
установленных сроков выдавать
работникам личные документы
по требованию работника при
прекращении трудового договора
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала

10. 11www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Способы ведения кадрового
делопроизводства в
обособленных структурных
подразделениях:
сравнительная таблица

11. 12
www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие
принципы
Различия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
1) Штатное расписание
Утверждается приказом по всей
организации, включает все
обособленные структурные
подразделения. Далее
оформляется выписка, заверяется
уполномоченным должностным
лицом и передается в
подразделение
Нет различий Нет различий
2) Правила внутреннего трудового распорядка
Утверждаются руководителем
организации, с учетом мнения
представительного органа
работников (ст. 190 ТК РФ.)
Работники головного офиса
знакомятся с оригиналом Правил.
Далее оформляется копия правил,
заверяется уполномоченными
лицами, передается в
подразделение, где хранится.
Работники подразделения
знакомятся с заверенной копией
правил
Лист ознакомления с Правилами
должен быть передан в головной
офис. Поэтому при данном
варианте работник подписывается
не под самой копией Правил
внутреннего трудового распорядка,
а в отдельной расписке (или
другим косвенным способом
ознакомления). Оригинальные
подписи работников передаются и
хранятся в головном офисе
После оформления копии и
передачи в обособленно
подразделение хранится там
же. Работники подразделения
знакомятся с заверенной
копией Правил

12. 13
www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципы
Различия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
3) Коллективный договор, локальные нормативные акты Аналогично пункту 2
(ознакомление с ними работников согласно ст. 68 ТК РФ)
4) График отпусков
Утверждается с учетом
мнения профсоюзного
органа организации.
Ведется и хранится в
головном офисе
При необходимости заверенная в
установленном порядке выписка
передается в обособленное
подразделение. Информация о
предоставленных отпусках и переносах
вносится в график отпусков в головном
офисе
Заверенная в установленном порядке
выписка передается в обособленное
подразделение, где в нее вносятся
сведения о предоставленных
отпусках, переносах отпуска
5) Трудовые договоры
Типовой вариант трудового
договора утверждается в
головном офисе
Весь порядок оформления трудового
договора организован в головном офисе,
после подписания руководителем
организации отправляется в
обособленное подразделение
Трудовой договор подписывается
руководителем обособленного
подразделения либо другим лицом,
далее подписывается работником.

13. 14www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципы
Различия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
где подписывается работником.
Один вариант трудового
договора выдается работнику,
другой отсылается в головной
офис, где и хранится
Договор выдается работнику на
руки, другой вариант хранится в
обособленном подразделении
6. Дополнительные соглашения и приложения к договору
При добавлении, изменении условий трудового договора аналогично пункту 5
7. Приказы по основной деятельности
Издаются и
подписываются
руководителем
организации. При
необходимости ознакомить
сотрудников с данным
приказом оригинал
приказа или выписка
отсылается в обособленное
подразделения
После подписания приказа
(выписки) в обособленном
подразделении отправляется на
дальнейшее хранение в
головной офис
После подписания приказа
(выписки) в обособленном
подразделении хранится там же.
Если руководителю подразделения
передано право издавать приказы по
основной деятельности, то приказ
издается и доводится до сведения
сотрудников на месте. Оригинал
хранится в подразделении

14. 15www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие
принципы
Различия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
8. Личная карточка № Т-2
Отсутствуют Оформляется в головном офисе, отсылается на
подписание второй страницы карточки № Т-2
(автобиографические данные) и раздела 2 (прием
на работу) в обособленное подразделение.
Подписывается работником и отсылается обратно
в головной офис, где на второй странице
карточки № Т-2 подписывается работником
кадровой службы и хранится в головном офисе.
Сведения во все разделы не требующие
подписания работником вносятся в головном
офисе ответственным должностным лицом. При
внесении записей в раздел 2 (прием и переводы),
требующих ознакомление работника,
пересылается в подразделение, подписывается
работником и отправляется обратно. При
внесении записи о прекращении трудового
договора подписывается работником кадровой
службы и отсылается в подразделение для
подписания работником, затем отправляется в
головной офис на хранение
Оформляется в обособленном
подразделении, подписывается
работником и ответственным
сотрудником на месте. При
внесении записи о прекращении
трудового договора
подписывается работником
кадровой службы и работником.
После подписания хранится в
обособленном подразделении

15. 16
www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие принципы
Различия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
9. Приказы по личному составу
Отсутствуют Издаются и подписываются
руководителем организации.
Оригинал приказа отсылается в
обособленное подразделение после
подписания приказа работником
отправляется на хранение в головной
офис
Издаются и подписывается
руководителем обособленного
подразделения. Оригинал приказа
после подписания работником
хранится в подразделении
10. Табель учета рабочего времени
Ведется в обособленном
подразделении (в связи с
невозможностью
исполнения ч. третьей ст.
91 ТК РФ)
Оформленный табель учета рабочего
времени по итогам учетного периода
передается в головной офис, где
обрабатывается и хранится
Оформленный табель учета рабочего
времени по итогам учетного периода
обрабатывается и хранится в
подразделении.
11. Расчетный лист
Типовая форма расчетного
листа утверждается
руководителем
организации с учетом
мнения представительного
органа работников (ч.
вторая ст. 136 ТК РФ)
Индивидуальные расчетные листы
оформляются в головном офисе,
отправляются в обособленное
подразделения для письменного
информирования работников
Индивидуальные расчетные листы
оформляются непосредственно в
обособленном подразделении и
выдаются работникам не позднее дня
выплаты заработной платы

16. 17www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала
Общие
принципы
Различия
Централизованный
способ
Децентрализованный
способ
Трудовая книжка, Книга учета движения трудовых книжек
Отсутствуют Оригинал трудовой книжки отсылается в
головной офис, где она регистрируется в
книге учета движения трудовых книжек и
хранится. Все записи в трудовые книжки
вносятся в головном офисе. При
прекращении трудового договора запись
вносится в головном офисе, после этого
трудовая книжка вместе с книгой движения
трудовых книжек отправляется в
обособленное подразделение, где работник
расписывается в получении трудовой
книжки под записью об увольнении и в
книге учета движения трудовых книжек.
Либо при выдаче трудовой книжки
оформляется расписка о получении
трудовой книжки, которая высылается в
головной офис и подкрепляется к книге
учета движения трудовых книжек
Оригинал трудовой книжки
принимается на ведение и
хранение в обособленном
структурном подразделении.
При проведении кадровых
процедур, требующих внесения
записей в трудовые книжки,
записи вносятся непосредственно
в обособленном подразделении.
При прекращении трудового
договора запись вносится в
подразделении. Работник
расписывается под записью об
увольнении и в книге учета
движения трудовых книжек в
получении трудовой книжки

17. Порядок действий по открытию Филиала и назначению его
руководителя:
1) Принятие решения о создании филиала или представительства общим собранием
участников (советом директоров), определение места его нахождения;
2) Принятие решения о внесении соответствующих изменений в устав организации
общим собранием (советом директоров);
3) Действия по регистрации изменений в уставе организации и уведомлению
соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического
лица);
4) Издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное
расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных
единиц работников филиала, а также их должностные оклады;
5) Заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о
назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица).
18www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала

18. Обратите внимание:
Работодателем для работников Филиала будет юридическое
лицо, создавшее филиал, а руководитель будет его
представителем. Поэтому в трудовых договорах в качестве
работодателя указывается юридическое лицо.
Приказы об отпусках, поощрениях и т.д. будет издавать
директор филиала, заявление и приказ об увольнении будет
также подписывать он.
В трудовой книжке в обязательном порядке будет указано
наименование юридического лица, открывшего филиал.
19www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала

19. Образец доверенности для Руководителя Филиала
20www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала

20. Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?
Штатное расписание для головной организации и филиала должно
быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается
приказом его первого руководителя (директора, генерального
директора). После утверждения из штатного расписания делается
выписка, заверяется и передается в филиал компании.
Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а
работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите
внимание, что правом заверения копий обязательных документов
может обладать начальник отдела кадров компании, а директор
филиала может не иметь такого права.
21www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в
удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»
от журнала

21. Записи в трудовых книжках
В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть у
казано, что он принимается на работу в определенное структурное
подразделение компании (ст. 57 ТК РФ)
22www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в
удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»
от журнала

22. Печать организации или печать филиала?
«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» не
предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках
какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной
печати организации.
Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по
количеству филиалов и представительств компании) для
использования в обособленных подразделениях.
Обратите внимание:
Круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть
определен приказом руководителя организации.
23www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в
удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»
от журнала

23. Как быть с сотрудниками ликвидируемого
филиала?
Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать,
то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам,
предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).
Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая
обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в
коллективном договоре.
При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся
зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска,
выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний
месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня
увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).
Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой
службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне
зависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения
с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все
определенные законодательством сроки создания документов, подписания и
ознакомления с ними работников должны быть соблюдены.
24www.kdelo.ru
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных
филиалах и представительствах: делимся секретами»
от журнала

24. 25
Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в
удаленных филиалах и представительствах: делимся
секретами»
от журнала
Спасибо за внимание!
Если у вас остались вопросы,
отправляйте их по адресу
uskova@action-media.ru
www.kdelo.ru

25. 12 марта 2013 г.
вебинар
Как вести кадровое
делопроизводство в
удаленных филиалах и
представительствах:
делимся секретами
www.kdelo.ru