כיצדעלמחלקתההדרכהבארגוןלהערךלקליטתעובדיםחדשיםכךשהשתלבותםבארגוןתהיהמיטבית

1. ‫ ‬
‫הדרכת עובדים חדשים‬
‫מאת: רחל הורוביץ‬
‫ארגונים משקיעים אנרגיה רבה במיון וגיוס עובד חדש. לעיתים המשמעות היא בדיקת עשרות קורות‬
‫חיים, ראיונות עם מועמדים פוטנציאליים, מיון באמצעות חברות חיצוניות, מרכזי הערכה, שיחות עם‬
‫ממליצים ועוד. הדבר כרוך בהוצאה כספית לא מעטה ובזמן ניהולי יקר ערך. על כן חשוב ביותר,‬
‫לאחר שכבר נמצא העובד המתאים למשרה, הוא ייקלט כנדרש ויישאר בארגון לאורך זמן. מניסיוננו‬
‫בארגונים אחדים, מחלקת משאבי אנוש עסקה בהשלמת פערי איוש, באופן שאינו הכרח המציאות‬
‫ואינו מוצדק. לדעתנו חלק מההסבר לכך נובע מהשקעה מרובה בגיוס והשקעה פחותה בתהליך‬
‫קליטת העובד החדש.‬
‫העובדים החדשים, אשר עברו את המיונים והוחלט על העסקתם בארגון מגיעים, במקרה הטוב, עם‬
‫רקע קודם מתאים, השכלה מותאמת לתחום העיסוק וניסיון תעסוקתי רלוונטי. יחד עם זאת, הם‬
‫חסרים כמה רכיבים חשובים מאד, הקשורים בעיקרים לארגון הקולט ואשר עשויים לחבל בקליטתם‬
‫המיטבית בארגון. קיים הכרח להשלים חוסרים אלו, באמצעות מערך ההדרכה בארגון, בתהליך‬
‫מוסדר של "קליטת עובדים חדשים" והדרכתם המוסדרת.‬
‫תהליך מוקפד של קליטת עובדים חדשים, באמצעות מחלקת ההדרכה הארגונית, בשילוב עם חונך‬
‫מהתחום המקצועי של העובד, חיונית לקליטת כל עובד. זהו המפגש הראשון של העובד עם הארגון‬
‫ומהווה מעין "קבלת פנים". לתקופה זו יש השפעה משמעותית על המשך דרכו של העובד בארגון.‬
‫בשיחות שקיימנו עם עובדים חדשים בגופים בהם עבדנו, אשר עברו הליך מסודר של קליטה, גילינו כי‬
‫היתה לכך השפעה מכרעת על שביעות רצונם מהבחירה אותה עשו. אין ספק שרושם ראשוני חיובי‬
‫מגביר את שביעות הרצון של העובד, מעלה את המוטיבציה שלו לעבוד ויוצרת מחויבות גבוהה יותר‬
‫לארגון. ידוע גם שעובד שמשקיעים בו זמן בהדרכה, הוא עובד שממשיך ללמוד גם באופן עצמאי,‬
‫לאחר מכן. יש בכך מסר ברור לעובד. בשלב ראשוני זה , ההדרכה היא בעלת חשיבות גבוהה מאד‬
‫בקליטה והיא בהחלט מעבירה תחושה ברורה לעובד ש"כדאי לעבוד במקום זה". מקרים בהם‬
‫הקליטה של עובד חדש לא נעשית באופן מסודר או נאות, עשויים להשפיע על המשך דרכו של העובד‬
‫ולעיתים אף מביאה לבקשה לסיום תפקיד, בטרם עת.‬
‫כאשר נקבעו כללים ברורים והוכנו חומרי ההדרכה המתאימים בארגונים, קליטת העובדים היתה‬
‫מהירה יותר והביאה להתערותם המהירה יותר בארגון: הן במרקם החברתי והן בסביבה המקצועית.‬
‫היא בהחלטת מקלה על הקושי הגדול של כל עובד בהיכרות עם מקום עבודה חדש, עם הכללים‬
‫הנהוגים בו, עם הציפיות ממנו ועוד. ברור שעובד שעבר תהליך קליטה יעיל, יוכל להיות פרודוקטיבי‬
‫בשלב מוקדם יותר בתהליך.‬
‫ארגונים שונים זה מזה, יחד עם זאת ניתן למצוא את הרכיבים העיקריים והאוניברסאליים אותם יש‬
‫לכלול בהדרכת העובדים החדשים. הנושאים הללו הינם:‬
‫היכרות עם הארגון וכן עם ענף הארגון אליו משתייכים העובדים החדשים: ההיסטוריה של‬ ‫א.‬
‫הארגון, ציודי דרך חשובים, המבנה הארגוני, בעלי תפקיד, תחומי התמחות עיקריים ומוצרים‬
‫עיקריים.‬
‫ארגוני: חזון הארגון, ערכים של הארגון, מדיניות, תרבות ארגונית, נהלי עבודה, בטיחות,‬ ‫ב.‬
‫אתיקה, אבטחת מידע ועוד.‬
‫הסביבה החיצונית לארגון: מתחרים, שיתופי פעולה.‬ ‫ג.‬
‫ממשקי עבודה: בתוך הארגון, מחוץ לארגון.‬ ‫ד.‬
‫מקצועי: הדרכה מקצועית ראשונית בהתאם לתפקיד, בשלבים הראשוניים לקליטתם וכפתיח‬ ‫ה.‬
‫לתהליך .‪.(On‐the‐Job Training) O.J.T‬‬

2. ‫ ‬
‫ו. שונות: זכויות וחובותיו כעובד, שעות עבודה, דרכי הגעה, חניה, תקשורת, מיחשוב, ציוד,‬
‫פורמליסטיקה וכו'.‬
‫ז. סיור היכרות עם בעלי התפקיד והמתקנים.‬
‫השיטות להעברת הדרכות לעובדים חדשים צריכות להיות מגוונות. מניסיוננו, מומלץ להכין‬
‫את כל רכיבי ההדרכה בכל המתודות האפשרויות. בני אדם נחלקים באופן בה למידתם היא‬
‫האפקטיבית ביותר: יש המבססים למידתם על חוש הראיה ולהם יתאים יותר חומר כתוב,‬
‫באינטרנט או בנייר. יש המבססים את למידתם על חוש השמיעה ולכן להם יתאים יותר‬
‫סרטונים או הרצאה פרונטלית. בעיקרון חשוב להתאים את ההדרכה לעובד וליכולותיו. עם‬
‫זאת, הפריבילגיה הזו לרוב, אינה אפשרית. כאשר מדובר על קבוצת עובדים שעוברת‬
‫הדרכה משותפת, יש לגוון את מתודות ההדרכה כלל האפשר, על מנת להפכה למעניינת‬
‫יותר. עדיין מומלץ שכל החומר יינתן לעובד מודפס גם על נייר או בדיסק. כך תהייה בידי‬
‫העובד היכולת לחזור לחומר כל אימת שיחליט.‬
‫חומרי ההדרכה צריכים להיות ממותגים ומעודכנים בהתאם למסרים העכשוויים של הארגון.‬
‫תהיה זו עוד דרך לעובדים להכיר את הארגון ולארגון לשתף את עובדיו.‬
‫חלק משיטות ההדרכה האפשרויות לקליטת עובדים חדשים:‬
‫ריכוז מספר עובדים במעין "ימי גיבוש", בכל הנושאים המשותפים. העברת הנושאים‬ ‫א.‬
‫באמצעות נושא תפקיד בעל יכולת הדרכת קבוצות.‬
‫קביעת חונך לכל עובד חדש, בעל רקע מהתחום המקצועי של העובד, אשר ילווה את‬ ‫ב.‬
‫העובד וידריך אותו בשלבי הקליטה הראשוניים )בחירת החונכים גם היא תורה בפני‬
‫עצמה ומחייבת גם היא הדרכה ייחודית(.‬
‫סרטונים )רצוי במחשב או באמצעות ‪ (DVD‬לצפיה אישית – בעיקר בכל הקשור‬ ‫ג.‬
‫למבנה הארגוני. רצוי שהסרטונים יהיו אינטראקטיביים.‬
‫חומר כתוב לקריאה אישית. רצוי שלאחר כל פרק זמן תהיה בידי העובד הזדמנות‬ ‫ד.‬
‫לשאול שאלות על החומר אותו קרא. יש לצייד את העובד בחומר כתוב, כדי שיוכל‬
‫לשמור אותו ברשותו ולהיעזר בו בעת הצורך.‬
‫סיורים ופגישות עם בעלי תפקיד בארגון.‬ ‫ה.‬
‫קליטת עובדים חדשים נעשית לאורך זמן ולא מסתכמת אך ורק בימים הראשונים שנקבעו‬
‫לכך. היא כוללת המשך מעקב אחר קליטתו של העובד ומתן מענה הדרכתי לצרכים‬
‫מתפתחים, במשך כחצי שנה לאחר קליטתו. לאחר מכן ימשיך העובד לקבל הדרכות‬
‫מקצועיות ו/או אישיות כך שהתפתחותו תתאים לכישוריו, להישגיו ולהתקדמותו בארגון.‬
‫"המחשבה ותשומת הלב הן שעושות את ההבדל הקטן..." א.א. מילן‬
‫על הכותבת:‬
‫רחל הורוביץ, מנכ"ל משות, ב"עוצמה" – מרכז מומחים לשיווק ולהדרכה. משמשת כיועצת בכירה‬
‫בתחום הקמת מערכי הדרכה, קורסים הכשרות וכן בתחום פיתוח ההדרכה.‬