1. С О В Е Т Ы О П Ы Т Н О Г О Р Е Д А К Т О Р А
Н А Ч И Н А Ю Щ Е М У Т Е Х Н И Ч Е С К О М У П И С А Т Е Л Ю
ОФОРМЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ
© Н А Т А Л Ь Я Ж Е Л Н О В А | N A T A L I A Z H E L N O V A

2. С ЧЕГО НАЧАТЬ?
ОБЩИЕ ПРАВИЛА

3. ШАБЛОНЫ
• Любой стандартный документ имеет шаблон
• Шаблон содержит структуру документа (его
разделы) и титульный лист
• В каждом из разделов шаблона даются
пояснения и примеры, как оформлять тот или
иной раздел и как представлять информацию
• Примеры шаблонов:
• Шаблон ТЗ (ГОСТ 34)
• Шаблон отчета о предпроектном обследовании
• Шаблон протокола совещания с заказчиком

4. КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ШАБЛОНАМИ
Чтобы создать документ на основе шаблона, нужно:
1. Найти подходящий шаблон
2. Определить, какие разделы шаблона соответствуют
содержанию создаваемого документа, удалить
ненужные разделы, добавить недостающие
3. Заполнить в шаблоне места стандартного
содержания (наименование компании, логотип,
реквизиты и т.п.)
4. Создать документ, следуя рекомендациям,
приведенным в шаблоне
5. Отредактировать документ, обращая внимание на
стилистику и оформление

5. ОФОРМЛЕНИЕ
ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ

6. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
• Любой документ имеет структуру (иерархическую)
• Структура документа определяется его разделами и
подразделами
• Заголовки разделов и подразделов оформляются
специальными стилями (Заголовок 1, Заголовок 2, и т.д.)
• Точки в конце заголовков разделов не ставятся
• Стандартные разделы:
• Содержание (оглавление)
• Термины и сокращения
• Введение
• Заключение
• Лист регистрации изменений

7. ЗАГОЛОВКИ
• Для выделения заголовков документа
используются специальные стили
• Нумерация заголовков не обязательна, но
желательна для документов, имеющих
объем более 5 стр.
• Для нумерации заголовков используйте
многоуровневые нумерованные списки

8. ИЗМЕНЕНИЕ СТИЛЕЙ ЗАГОЛОВКОВ
• Выберите стиль заголовка

9. ИЗМЕНЕНИЕ СТИЛЕЙ ЗАГОЛОВКОВ
• Выберите стиль многоуровневого списка для
заголовка

10. ИЗМЕНЕНИЕ СТИЛЕЙ ЗАГОЛОВКОВ
• Примените стиль многоуровневого списка к
заголовку

11. ОГЛАВЛЕНИЕ
• В документе, имеющем заголовки, выберите в
меню Ссылки – Оглавление

12. НУМЕРОВАННЫЕ И
МАРКИРОВАННЫЕ СПИСКИ
• Маркированные списки – там, где
перечисляются элементы, последовательность
которых не слишком важна
1. Нумерованные списки – там, где
перечисляются элементы, последовательность
которых имеет значение (шаги процедуры)

13. ТАБЛИЦЫ И РИСУНКИ
• Таблицы и рисунки всегда должны нумероваться:

14. ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К РИСУНКУ
• В меню выберите Ссылки – Вставить название

15. ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К РИСУНКУ
• В окне Название выберите тип названия: Рисунок

16. ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К ТАБЛИЦЕ
• В меню выберите Ссылки – Вставить название

17. ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К ТАБЛИЦЕ
• В окне Название выберите тип названия: Таблица

18. ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ
• Ссылки на разделы документа
• Ссылки на таблицы
• Ссылки на рисунки

19. ССЫЛКИ НА РАЗДЕЛЫ
• В меню выберите Ссылки – Перекрестная
ссылка

20. ССЫЛКИ НА РАЗДЕЛЫ
1. В окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки
(Заголовок) и укажите вид ссылки (Текст заголовка)
2. В списке Для какого заголовка выберите заголовок, на
который ссылаетесь

21. ССЫЛКИ НА РИСУНКИ
• В подписи к рисунку удалите слово «Рисунок»

22. ССЫЛКИ НА РИСУНКИ
1. Установите курсор в позицию, где должна быть
ссылка
2. В меню Ссылки выберите Перекрестная ссылка

23. ССЫЛКИ НА РИСУНКИ
• В окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки –
Рисунок, вид ссылки (Постоянная часть и номер),
название рисунка, на который ссылаетесь

24. ССЫЛКИ НА РИСУНКИ
• В подписи к рисунку добавьте слово «Рисунок»

25. ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ
• В названии таблицы удалите слово «Таблица»

26. ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ
1. Установите курсор в позицию, где должна быть
ссылка
2. В меню Ссылки выберите Перекрестная ссылка

27. ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ
• В окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки –
Таблица, вид ссылки (Постоянная часть и номер),
название таблицы, на которую ссылаетесь

28. ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ
• В названии таблицы добавьте слово «Таблица»

29. ПОЛЯ
• Используйте поля для добавления текста,
который определен значениями
определенного параметра
• Устанавливайте значения для полей при
каждом обновлении документа
• Номера таблиц и рисунков – это тоже
поля
• Ссылки – это тоже поля
• Оглавление – это тоже поле

30. ПОЛЯ
1. Установите курсор в то место, где нужно добавить
поле
2. В меню Вставка выберите Экспресс-Блоки - Поле

31. ПОЛЯ
• В окне Поле в списке Поля выберите название поля
• В поле Новое имя введите значение поля

32. ПОЛЯ
• Для обновления значений полей или задания новых
значений щелкните на поле правой кнопкой мыши и
выберите Обновить поле или Изменить поле

33. ЧЕМ ЗАКОНЧИТЬ?
СПИСОК ПРОВЕРОК

34. ЧТО ПРОВЕРИТЬ
• Документ соответствует шаблону (если таковой
имеется и применим)
• Документ структурирован (в нем имеются
разделы, структурированные иерархически)
• Все названия разделов обозначены правильными
стилями
• Все рисунки в документе имеют правильные
подписи
• Все таблицы в документе имеют правильные
названия
• Документ имеет оглавление

35. ЧТО ОБНОВИТЬ
• Поля, используемые в документе, в особенности:
• Номера таблиц в ссылках на таблицы
• Номера рисунков в ссылках на рисунках
• Оглавление

36. СПАСИБО
Наталья Желнова
(nzhelnova@teamcit.ru)
https://www.facebook.com/nzhelnova
https://www.linkedin.com/profile/view?id=469663