Как организовать выставку

1. Отчёт о посещении международной
специализированной выставки
«Транспорт и логистика»
Подготовили:
Кудревич Каролина, 622
Лихтарович Анна, 622
Печенько Анастасия, 621

2. Выставка — это уникальное событие,
поскольку в заранее известное
и фиксированное время на определенной
ограниченной территории встречаются все
заинтересованные стороны бизнес-
процесса: физические и юридические лица.

3. Выставка может рассматриваться с различных
позиций: устроителей, посетителей, экспонентов,
административных органов власти, средств
массовой информации и т. п.
Любая выставка
cтроится относительно
трех субъектов,
каждый из которых
имеет определенные
цели:
— устроители;
— экспоненты;
— посетители.

4. Посетителями выставки могут быть:
1. потенциальные клиенты:
• потребители;
• покупатели;
• Посредники.
2. специалисты в данной отрасли или в смежных областях,
3. представители власти и руководители администраций
всех уровней,
4. просто заинтересованные люди, желающие получить
информацию или с пользой провести время.

5. Поэтому выставка – отличный
инструмент маркетинга,
который может вывести компанию
на новый уровень развития

6. Разным странам
присущи правила
проведения
ярмарок и
выставок, которые
прописаны в
соответствующих
документах:
концепциях,
положениях и т.д.

7. И один из важнейших пунктов –
это определить, какой является
данная выставка и подходит ли
она нам.

8. Существует масса классификаций
выставок
— географическому составу экспонентов;
— тематическому признаку;
— значимости мероприятия;
— территориальному признаку;
— времени функционирования;
— частоте проведения;
— коммерческим позициям;
— направлению работ.

9. тематику;
дату и место проведения;
значимость и престиж участия;
участие конкурентов;
количество фирм-участников,
предполагаемое число посетителей, их
состав, профессиональный интерес;
возможные формы участия;
стоимость участия;
удобство доставки оборудования,
экспонатов и т. п.
Основные сведения, которые мы
должны узнать:

10. Мы участвуем!
Разделим весть процесс участия на три составляющие:
Подготовка
к участию
в выставке
Работа
на выставке
Послевыставочная
деятельность

11. Необходимо:
 выяснить месторасположение выставки,
удаленность от центра города, станций
метрополитена.
 быть в курсе движения городского
транспорта,
 узнать количество мест удобной
парковки автомобилей,
 оценить степень удобства доставки,
разгрузки и погрузки экспонатов.
Особое внимание следует
уделить самой
территории выставки —
размеру (большая она или
маленькая), количеству
выставочных павильонов.

12. Далее мы должны выделить цели
нашего участия
Написав список
целей/причин, мы
должны их
проранжировать по
степени важности
Сьюзан Фридман
в своей книге
отметила, что
существует 90 причин
для участия
в выставках. Однако их
может быть гораздо
больше.

13. Основные цели можно свести к нескольким
важным направлениям:
• демонстрация своих достижений;
• позиционирование на рынке;
• изучение современных тенденций развития
отрасли;
• формирование или поддержание имиджа;
• поиск новых партнеров и клиентов;
• изучение конкурентов.

14. Первое, что мы должны понять – это что
«выставлять»
В зависимости от специфики, мы
организуем выставочный стенд
(выставочное пространство)
60%
40%
Доля пространства
Презентация
Переговоры
40%
60%
Доля пространства
Презентация
Переговоры
• При ориентации на товар
• При ориентации
на информацию

15. Далее мы должны продумать все
составляющие выставочного стенда
Оборудование Материал
Способ
презентации
рекламной
продукции
Персонал,
участвующий в
выставке.

16. Будучи начальником
(начальником отдела), мы
формируем «команду»,
которая займется
составляющими

17. Начнем с того, что
кажется, на первый
взгляд, основным –
со стенда

18. Территория и месторасположение выставки здесь играет
первостепенную роль, ибо от них зависит качественная
характеристика стенда:
• стенд в ряду;
• угловой стенд;
• головной стенд;
• блок-стенд;
• стенд на открытой площадке.

19. Если есть возможность, то лучше
зарезервировать несколько мест на
выставке, а в процессе подготовки решить,
какой подходит нам лучше всего
Так, мы можем узнать информацию о потенциальных
«соседях», о том, кто уже участвовал в данной выставке
(если она была неоднократна) и кто какие места выбирал.
На выбор места влияют многие другие факторы, такие как
бюджет, уже занятые места, поэтому независимо от
расположения стоит помнить об основном правиле:
«Правиле 3 секунд» и правильно оформить стенд.

20. Уже определившись с местом, мы
организуем пространство
Стенд должен иметь три
функциональные зоны:
• презентационную
площадь;
• место для переговоров;
• так называемые,
подсобные помещения
(место для проспектов
и сувениров, например)

21. Определившись с
пространством, мы
должны его правильно
заполнить

22. Архитектура и внешний вид стенда
Необходимо:
1) Найти все «точки», из которых будет виден ваш
стенд
2) Учесть место, форму и размер стенда
(возможность второго этажа)
3) Проанализировать возможные потоки
посетителей на соседние стенды и найти способы
переключения части или всего потока посетителей
на ваш стенд
4)Разработка конструкции стенда

23. Проектируем внутреннюю структуру
• Учитываем площадь, линейные размеры стенда
и выставляемые экспонаты (вид, габариты, количество);
• Соотносим размер стенда с необходимостью
демонстрации экспонатов, приема посетителей
и с потребностью в подсобных помещениях;
• Визуализируем стенд с целью привлечения внимание
посетителей;
• Выбираем художественное оформление, гамму цветов,
графического изображения фирменных атрибутов,
освещения, оптико-акустических эффектов,
технических средств и т. д.

24. Визуализация и художественное
оформление
КАКОЙ ЦВЕТ ВЫБРАТЬ?
Правильно выбранная расцветка стенда и экспонатов способна
создать теплую и комфортную атмосферу, при неправильном
выборе цветов — дискомфорт.
КАКОЙ СВЕТ? Правильное освещение поможет:
Привлечь внимание
Представить экспонат в наиболее выгодном свете
Повысить работоспособность персонала
КАК ПРЕДСТАВИТЬ?
Графические и иллюстрационные
средства оформления стенда могут быть
самыми разными. Все зависит от
креативных и финансовых возможностей

25. Персонал
Прежде всего подбираем
руководителя стенда, а затем
и членов его будущей команды

26. Рекомендуется использовать три эшелона персонала
— Первый эшелон (зазывалы) —привлечение
посетителей к стенду.
— Второй эшелон (технари, спецы) —работа
с посетителями непосредственно на стенде.
— Третий эшелон (руководители) —работает
с полномочными представителями непосредственно
на стенде и имеет право заключать договоры или
подписывать протоколы о намерениях.
— Можно предложить и четвертый эшелон,
а именно нулевой (глашатаи).— информирование
общественности в различных публичных местах
о вашем участии в предстоящей выставке.
Чем менее выгодно
местоположение
стенда, тем
большее количество
персонала нулевого
и первого эшелонов

27. Сотрудники должны быть:
 имеющими позитивное отношение
к посетителям, работникам выставочного
комплекса и своим коллегам.
 уверенными в себе
 коммуникабельными
 с желанием и энтузиазмом, а при
необходимости выложится на 100%.
 наблюдательными, способными
подмечать нюансы в общении, используя
вербальные и невербальные контакты.
Отобрав необходимый персонал, мы должны
уделить внимание внешнему виду:
• одежда (качество одежды, сочетание цветов,
уход);
• обувь;
• прическа;
• косметика.

28. Каждый сотрудник, который будет работать
на выставке, должен пройти определенную
подготовку
Содержательная подготовка стендистов включает в себя
углубление знаний по экспонируемому продукту и специфике
бизнеса.
Психологическая подготовка предполагает изучение процесса
коммуникации в условиях выставки.
Поведенческая подготовка - это отработка эффективных моделей
поведения персонала на стенде.
Навыковая подготовка заключается в шлифовке деловых манер
стендистов, овладение конкретными техниками бизнес-
коммуникации на выставке. Важнейшей частью навыковой
подготовки стендиста является овладение навыком профилактики
стресса.

29. Следующее, что мы должны
сделать – подготовить пакет
документов

30. Для оформления участия в выставке
необходимо до указанного в формах срока
направить в адрес ОРГАНИЗАТОРА
заверенные подписью и печатью заявочные
формы: «Договорзаявка на участие», «Эскиз
стенда», «Приглашения и пропуска».
Оформленные заявочные формы являются
официальными финансовыми
обязательствами.
Оформление участия

31. ДОГОВОР ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ APPLICATION FORM AND CONDITIONS FOR
PARTICIPATION
Заполненные и заверенные печатью и подписью заявочные формы (оригиналы) в двух экземплярах
направляются Организатору
Duly completed, signed and stamped application forms (original) in duplicate are to be sent to the Organizer
Прием заявки до:
Deadline:
ХХ.ХХ.ХХХХ
Фирма /
Company:
Юридический
адрес
Legal Address:
Почтовый адрес
Post Address:
Контактное лицо
Contact person:
E­mail:
УНП / ИНН / Tax ID:
Расчетный счет / Banc account,
IBAN:
Наименование банка
Bank
Код банка “БИК”
Bank Code “BIC” / SWIFT
B1 Оборудованн
ая площадь
м2: Equipped
area sq.m.:
B2* Необорудованна
я площадь м2
:
Unequipped area
sq.m.:
Стенд строит / Who is erecting your
stand?: B
3
Открытая площадь
(вне павильона)
м2:
Outdoor area sq.m.:
ЗАО “Tехника и коммуникации” /
T&C
*Экспонент / Exhibitor

32. Ответственность
сторон и страхование
Страхование экспонатов от любого ущерба
Экспонент осуществляет самостоятельно.
Организатор обеспечивает круглосуточную
общую охрану на территории выставки, не
осуществляя при этом индивидуальную
охрану стенда. Экспонент или его
представитель несет ответственность за
любой ущерб, нанесенный третьим сторонам
во время участия в выставке, включая
повреждения, причиненные павильону и
выставочному оборудованию.

33. Финансовая сторона организации
Важно понимать, как расходуется бюджет при подготовке и
участии в выставке. Каждый расход должен приносить
результат.
Разделим все затраты:
• Затраты на подготовку выставки (перед);
• Затраты во время выставки;
Может понадобиться заказать больше буклетов,
раздаточного материала, сувениров для посетителей
стенда или визиток, докупить кофе для кейтеринга на
стенде.
• Затраты после выставки.

34. Расходы:
Аренда выставочной площади (м2 )
Регистрационный сбор
Выставочный стенд - проектирование, строительство, оформление - дополнительное
оборудование - эксплуатационные расходы (электричество, вода)
Предвыставочная рекламная кампания - адресные целевые рассылки, телемаркетинг, реклама в
печатных изданиях, реклама в интернете
Рекламные и спонсорские возможности выставки
Участие в деловой программе выставки
Проведение деловых мероприятий на выставке - семинары, презентации, мастер классы
Рекламно-информационные материалы - брошюры, буклеты, каталоги, прайс-листы, пресс-
релизы - электронные носители - сувениры, фирменные пакеты
Канцелярские принадлежности
Персонал - проведение тренинга перед выставкой - привлеченный персонал для работы на стенде
(хостесс, ресепшн-менеджер, администратор, переводчики) - переезд, проживание, трансферы -
форменная одежда / элементы корпоративного стиля
Услуги - погрузо-разгрузочные работы, технический персонал, уборка, охрана, фото и
видеосъемка, доступ в интернет
Логистика - транспортировка оборудования, материалов - таможенное оформление
Кейтеринг - продукты, напитки - посуда и столовые принадлежности - обслуживающий персонал
Другое - проведение маркетинговых исследований - страхование - представительские расходы
Расходы в поствыставочный период
Непредвиденные расходы

35. Регистрационный сбор
Обязателен для всех экспонентов.
Может включать: общие организационные
расходы, пропуска на автостоянку,
пригласительные билеты, служебные
пропуска (бэджи) для стендистов, билеты на
официальный прием по случаю открытия
выставки, общее рекламное обслуживание,
размещение информации об экспоненте на
сайте организатора.

36. 1. Стоимость аренды 1 кв.м. оборудованной площади
2. Стоимость аренды 1 кв.м. необорудованной площади
3. Стоимость аренды 1 кв.м. открытой выставочной площади (вне
павильона)
• В зависимости от расположения стенда тариф на площадь увеличивается
для:
— углового (открыт с двух сторон) на 20%,
— полуострова (открыт с трех сторон) на 25%,
— отдельно стоящего (открыт с четырех сторон) на 30%.
• При самостоятельном строительстве выставочного стенда или при
строительстве с участием 3-й стороны стоимость необорудованной
площади увеличивается на 30%.
• Стоимость площади второго этажа двухэтажного стенда составляет 50%
от стоимости площади первого этажа.
* Цифры взяты из договора участника
выставки «Транспорт и логистика»
Аренда может быть…

37. Послевыставочная оценка эффективности.
Расчет ROI выставки в зависимости от
доходов и расходов на участие
1)После того, как оплатили счета и суммировали необходимо произвести
простое вычитание: доход за вычетом расходов = ROI.
2)Если есть положительная отдача от инвестиций, разделите ее на сумму,
которую потратили на получение прибыли.
• Например, если доход от выставки составил 500 тысяч рублей, участие
обошлось в 200 тысяч рублей, то ROI равен: 500 – 200 = 300 тысяч
рублей. А маржа равна: 300/200 = 150%.
Если нас устроит результат, можно смело считать участие в
выставке успешным, а само мероприятие — эффективным
каналом приобретения клиентов и заработка.

38. Организация выставочного пространства
международной выставки «
Организация выставочного пространства
международной специализированной
выставки
«Транспорт и логистика»

39. Футбольный манеж
Конструктивная схема сооружения,
вмещающего свыше 5 тысяч посетителей,
представляет собой здание, перекрытое
десятью металлическими решетчатыми
арками пролетом 100 метров с высотой в
коньке 24 метра.
Основной зал имеет размер 120 х 100 м.

41. Размещение объектов:
Достаточно большая площадь и прямоугольная форма пространства
обеспечила размещение четырех рядов выставочных стендов с
проходами относительно всех «островков» стендов.
Крупнейшие фирмы заняли лучшие выставочные места – знак престижа.
Они же имели головную и блочную структуру. Мелкие фирмы заняли
крайние ряды и имели вид «стенд в ряду».
На выставке имелись кафе. Занимали они места: в центре зала и у входа.
Инфо-центры располагались у входа, посетители, зайдя, сразу получали
необходимые сведения и выставке, например, карту зала.
Также, войдя в зал, сразу же в глаза бросался пресс волл выставки и
сцена.
На выставке проводились тематические конференции. Конференц-зал и
конгресс-холлы разместились в дальнем и у входа углах в обособленной
от стендов зоне.

42. Размещение стендов
 Организаторы выставки определяют количество рядов, ширину
проходов, возможности кругового обхода с учетом территории,
наличия павильонов, существующей инфраструктуры,
количества экспонентов, ожидаемого числа посетителей. В
результате такой предварительной проработки с учетом
поступивших на предыдущей выставке заявок и вновь
поступающих заявок формируется предварительный план
размещения стендов в павильоне.
 Окончательный план по количеству рядов, ширине проходов,
размещению стендов в павильоне вырабатывается согласно
временному плану устроителей выставки.

43. Лучшее место можно получить если
следовать следующим правилам:
 Расположением, поиском места нужно заниматься задолго до
самой выставки, на предварительном (подготовительном)
этапе.
 При выборе места для выставочного стенда нужно
отталкиваться от статуса и типа целевой аудитории, а
также - задач компании.
 Чем раньше подать заявку, тем больше шансов получить
наибольший выбор мест и наиболее привлекательные
варианты.
 В процессе подбора места для расположения стенда нужно
выяснить, где будут находиться стенды представителей
лидеров данной отрасли, а также – главных конкурентов.
Ведь от этого зависит стратегия.

44. Хорошее
расположение
стендов:
Направо от входа в
центральной части
Приближенные к выходу
На пересечении главных
проходов
На пересечении
второстепенных проходов
В главных проходах
Плохое
расположение
стендов:
Возле дверей для вноса
выноса грузов
Возле мест проведения
мероприятий
Возле запасных выходов
Возле колонн или за ними
Возле туалетов, буфетов,
тупиков
Возле темных пространств

45. Хорошее
расположение
стендов имели:
1.1 -
располагается в
главном проходе
 А2-А7,В2-В8.1 -
располагаются в
центре зала
Плохое
расположение
имели:
В10 -
располагается
возле туалета и
грузовых ворот
15, В6, В6.1, В7.2
- располагаются
возле кафе