Quy trinh xem xet hop dong

2. CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NOVA Mã số: SOP-CLG-02
QUY TRÌNH SOÁT XÉT HỢP ĐỒNG VÀ
CÁC VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ
Soát xét: 02
Hiệu lực: 30/10/2012
Trang: 2/8
LỊCH SỬ SOÁT XÉT
Lần soát xét Nội dung Người soạn Ngày hiệu lực
00 Ban hành mới Trương Chiến Lũy 01/07/2011
01
Điều chỉnh qui trình: phân loại hợp đồng cần
soát xét và các thủ tục.
Ngô Hoàng Bảo Giang
15/06/2012
02
Điều chỉnh định nghĩa, các bước qui trình và
biểu mẫu
Ngô Hoàng Bảo Giang
30/10/2012

3. CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NOVA Mã số: SOP-CLG-02
QUY TRÌNH SOÁT XÉT HỢP ĐỒNG VÀ
CÁC VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ
Soát xét: 02
Hiệu lực: 30/10/2012
Trang: 3/8
II. NỘI DUNG:
1. MỤC ĐÍCH :
- Tài liệu này quy định và hướng dẫn các thủ tục đề xuất soát xét Hợp đồng phát sinh
trong toàn bộ hoạt động của công ty nhằm nhằm hạn chế rủi ro pháp lý, đảm bảo
tiến độ công việc và đảm bảo sự phối hợp giữa Phòng Pháp lý và các Phòng Ban khác
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Tài liệu này được áp dụng cho tất cả các phòng/bộ phận tại Công ty.
3. THAM KHẢO :
- ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng
- Qui trình ban hành hợp đồng mẫu SOP-CLG-03
- Hướng dẫn kiểm tra hợp đồng WI-CLG-01
- Bảng phân quyền phê duyệt (Approval Matrix)
- Các văn bản Luật có liên quan và một số tài liệu khác
4. ĐỊNH NGHĨA
4.1 Hợp đồng bán hàng: là các loại hợp đồng dùng trong trường hợp công ty bán sản
phẩm / dịch vụ cho khách hàng. Loại hợp đồng này do Novaland phát hành.
4.2 Hợp đồng mua hàng: là các loại hợp đồng dùng trong trường hợp công ty mua sản
phẩm / dịch vụ từ các nhà cung cấp (vd. nhà thầu, thầu phụ, tư vấn, cung cấp hàng
hóa - dịch vụ, đối tác…)
4.3 Soát xét hợp đồng và các loại văn bản có tính pháp lý khác (vd. phụ lục hợp
đồng, biên bản thanh lý, thỏa thuận đầu tư…): là thủ tục xem xét nội dung văn bản
do các phòng ban liên quan thực hiện nhằm hạn chế rủi ro và tư vấn kịp thời đảm
bảo lợi ích cho công ty.
4.4 Dự án: là các dự án xây dựng công trình, được hiểu là sản phẩm của công ty.
4.5 Hợp đồng / Phụ lục hợp đồng : viết tắt là HĐ / PLHĐ
4.6 Phòng Pháp lý công ty: viết tắt là CLG
4.7 Hạn mức phê duyệt: xem qui định cụ thể trong bảng phân quyền phê duyệt
4.8 Chấp thuận chọn thầu: là việc phê duyệt chủ trương của Chủ tịch HĐQT/Ban Tổng
Giám đốc đồng ý mua sản phẩm / dịch vụ của 01 nhà thầu / nhà cung cấp cụ thể
nào đó được đánh giá đáp ứng yêu cầu của công ty. Phiếu yêu cầu mua hàng
(Purchase Request - PR) cũng được xem có thể thay thế mẫu Chấp thuận chọn thầu
nếu trên PR đã có phê duyệt chọn Nhà cung cấp và mức giá cụ thể.
4.9 Chấp thuận phát sinh: là việc phê duyệt chủ trương của Chủ tịch HĐQT/Ban Tổng
Giám đốc đối với các sự việc xảy ra ngoài kế hoạch và/hoặc chưa ghi trong hợp đồng

4. CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NOVA Mã số: SOP-CLG-02
QUY TRÌNH SOÁT XÉT HỢP ĐỒNG VÀ
CÁC VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ
Soát xét: 02
Hiệu lực: 30/10/2012
Trang: 4/8
chính đã ký kết (vd. tăng / giảm / thay đổi / tạm dừng / tiếp tục công việc / thanh lý
hợp đồng trước hạn …)
4.10 Chấp thuận vật tư: là việc phê duyệt của Ban Giám đốc / Chủ tịch HĐQT về chi tiết
kỹ thuật của vật tư, chủng loại, nhà cung cấp, nhãn hiệu, hình ảnh sản phẩm… Chấp
thuận vật tư được xem tương đương với việc chấp thuận chọn thầu, do vậy khi sử
dụng mẫu Chấp thuận vật tư thì không cần lập mẫu Chấp thuận chọn thầu.
4.11 Phiếu soát xét nội dung văn bản: sau khi chọn thầu, các bên sẽ tiến hành đàm
phán chi tiết nội dung hợp đồng (hoặc phụ lục hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, biên
bản thanh lý…) và bổ túc các hồ sơ cần thiết để hoàn chỉnh bộ hợp đồng với sự tham
gia soát xét nội dung chi tiết của bộ phận chuyên môn như pháp lý, kế toán…
5. TRÁCH NHIỆM VÀ QUI ĐỊNH:
5.1. Thời hạn soát xét hợp đồng: Thời gian để CLG thực hiện việc xem xét, thay đổi
hoặc chỉnh sửa các nội dung cần thiết của các Hợp đồng là trong vòng 04 ngày làm
việc. Tuy nhiên, tùy theo mức độ ưu tiên công việc do Ban Giám đốc quyết định và
nguồn lực của phòng Pháp lý, thời hạn này có thể chậm hơn và CLG phải thông báo
cụ thể cho đơn vị gửi yêu cầu.
5.2. Kiểm tra lỗi chính tả, kiểu chữ (format, font) và ngữ nghĩa câu
- Đơn vị phát hành hợp đồng chịu trách nhiệm toàn bộ đối với việc kiểm tra và đảm
bảo không có sai sót liên quan đến lỗi chính tả, kiểu chữ phải rõ ràng dễ đọc, không
bị nhảy dòng hoặc mất chữ, ngữ nghĩa câu phải đầy đủ. Trường hợp sử dụng từ ngữ
chuyên ngành thì phải có ghi chú giải thích hoặc ghi kèm từ tiếng gốc.
- CLG chịu trách nhiệm kiểm tra sau cùng để đảm bảo bất cứ hợp đồng nào đã được
soát xét đều không có sai sót chính tả, kiểu chữ, ngữ nghĩa. Khi CLG phát hiện các lỗi
này sẽ yêu cầu đơn vị phát hành sửa chữa lỗi văn bản, sau đó CLG mới ký xác nhận
đã kiểm tra.
- Nhằm hạn chế mất thời gian do lỗi chữ - nghĩa của văn bản, đơn vị phát hành hợp
đồng phải rà soát kỹ nội dung trước khi gửi hợp đồng cho các bộ phận có liên quan
trong giai đoạn soát xét hợp đồng.
- Việc kiểm tra này thể hiện bằng email hoặc trực tiếp trên hợp đồng in sẵn. Trong
trường hợp việc kiểm tra thực hiện qua email, đơn vị phát hành hợp đồng phải in và
sử dụng đúng bản thảo hợp đồng do CLG phát hành /chỉnh sửa sau cùng.
5.3. Qui định đối với hợp đồng Bán hàng / dịch vụ:
Hợp đồng bán hàng được chia làm 03 loại và có qui định cụ thể như sau:
5.2.1 Hợp đồng mẫu :

5. CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NOVA Mã số: SOP-CLG-02
QUY TRÌNH SOÁT XÉT HỢP ĐỒNG VÀ
CÁC VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ
Soát xét: 02
Hiệu lực: 30/10/2012
Trang: 5/8
- CLG soạn thảo bộ hợp đồng mẫu, qui định những nội dung nào trong hợp đồng
mẫu được phép thay đổi và hướng dẫn cho phòng ban liên quan thực hiện
- Phòng ban phát hành hợp đồng phải sử dụng mẫu hợp đồng đã được phê duyệt
áp dụng và chịu trách nhiệm toàn bộ nếu có sai sót. CLG không soát xét những
hợp đồng được phát hành theo mẫu trong trường hợp này.
5.2.2 Thay đổi nội dung pháp lý: Hợp đồng được phát hành có sử dụng Hợp đồng
mẫu và có thay đổi một số điều khoản pháp lý (ở những nội dung không được
phép thay đổi) theo thỏa thuận riêng giữa NVL và khách hàng đặc biệt: CLG phải
soát xét hợp đồng này.
5.2.3 Hợp đồng mới hoàn toàn (chưa từng được áp dụng ở NVL và chưa biết có áp
dụng lần nữa hay không): CLG soạn thảo hợp đồng mới và hướng dẫn áp dụng;
nếu trường hợp này có thể xảy ra nhiều lần thì CLG tiến hành thủ tục phát hành
hợp đồng mẫu (áp dụng mục 5.2.1)
5.4. Qui định đối với hợp đồng Mua hàng / dịch vụ
5.4.1. Hợp đồng mẫu
- CLG soạn thảo một số hợp đồng mẫu (có qui định những nội dung nào được
phép thay đổi), và hướng dẫn các phòng ban liên quan áp dụng nội dung trong
Hướng dẫn soát xét hợp đồng và biểu mẫu (checklist) để kiểm tra việc soát xét
hợp đồng có được thực hiện đầy đủ chưa.
- Phòng ban phát hành hợp đồng này chịu trách nhiệm toàn bộ nếu có sai sót, CLG
sẽ không kiểm tra hợp đồng loại này.
- Tuy nhiên, nếu hợp đồng có những điều khoản nằm ngoài phạm vi hướng dẫn
soát xét hợp đồng của CLG thì các phòng ban phải gửi Hợp đồng đó cho CLG soát
xét và hướng dẫn để áp dụng cho các lần sau
- Lưu ý: các phòng ban phải ưu tiên sử dụng những mẫu hợp đồng do CLG phát
hành và hướng dẫn sử dụng.
5.4.2. Các trường hợp CLG phải soát xét hợp đồng
- Hợp đồng / biên bản / thỏa thuận hợp tác kinh doanh của công ty ký kết với đối
tác khác (vd. HĐ hợp tác với ngân hàng XYZ…)
- Hợp đồng Mua sản phẩm/dịch vụ sử dụng trực tiếp cho quá trình tạo ra sản phẩm
(vd. tư vấn thiết kế, xây dựng, cung cấp vật tư…).
- Hợp đồng Mua sản phẩm/dịch vụ khác không sử dụng cho dự án (vd. IT, hành
chánh, kiểm toán…) mà cần phải có phê duyệt của Chủ tịch HĐQT theo qui định
trong bảng phân quyền phê duyệt. (Vd. trên 200 triệu đồng)
- Hợp đồng Mua sản phẩm/dịch vụ khác không sử dụng cho dự án có giá trị nằm
trong hạn mức thẩm quyền phê duyệt của Ban Giám đốc, và không soạn thảo

6. CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NOVA Mã số: SOP-CLG-02
QUY TRÌNH SOÁT XÉT HỢP ĐỒNG VÀ
CÁC VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ
Soát xét: 02
Hiệu lực: 30/10/2012
Trang: 6/8
theo mẫu do CLG phát hành hoặc có thay đổi một số điều khoản pháp lý trong
hợp đồng mẫu. (vd. từ 200 triệu đồng trở xuống)
5.4.3. Các trường hợp CLG không soát xét hợp đồng:
- Nguyên tắc: Phòng ban phát hành hợp đồng chịu trách nhiệm toàn bộ nếu có sai
sót (nội dung, chính tả…), CLG chỉ hỗ trợ tư vấn hoặc kiểm tra trong trường hợp
cần thiết hoặc khi có chỉ đạo của cấp quản lý Khối
- Các trường hợp không soát xét HĐ:
o Hợp đồng Mua sản phẩm/dịch vụ (không sử dụng cho dự án) được soạn
theo mẫu do CLG phát hành có hạn mức giá trị trong thẩm quyền phê duyệt
của Ban Giám đốc (vd. từ 200 triệu đồng trở xuống).
o Phụ lục / phát sinh hợp đồng chỉ liên quan đến kỹ thuật, khối lượng công
việc hoặc các vấn đề khác mà không làm thay đổi nội dung pháp lý của HĐ.
o Trường hợp tái ký hợp đồng (không thay đổi nhà cung cấp; hoặc có thay
đổi nhà cung cấp nhưng không thay đổi sản phẩm/dịch vụ): Nếu không có
thay đổi các nội dung pháp lý của hợp đồng thì khi trình duyệt chỉ cần đính
kèm theo bảng copy hợp đồng đã hết hiệu lực.
(vd. năm 2011 ký HĐ mua thép của cty AA, năm 2012 mua thép của cty BB. Như vậy, nếu Hợp
đồng mới chỉ thay đổi tên nhà cung cấp và giá bán, không thay đổi sản phẩm và các điều kiện
ràng buộc khác  HĐ này không cần CLG soát xét)

7. CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NOVA Mã số: SOP-CLG-02
QUY TRÌNH SOÁT XÉT HỢP ĐỒNG VÀ
CÁC VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ
Soát xét: 02
Hiệu lực: 30/10/2012
Trang: 7/8
6. QUI TRÌNH SOÁT XÉT VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ:
Áp dụng đối với các văn bản phải có ý kiến soát xét của Phòng Pháp lý
Bộ phận yêu cầu Pháp lý và Kế toán Mô tả / biểu mẫu
- P. Pháp lý sẽ xoát xét hợp đồng (hoặc các văn bản có
tính pháp lý khác) sau khi Bộ phận yêu cầu đã hoàn
tất thủ tục trình duyệt mẫu Chấp thuận chọn thầu
(SOP-CLG-02/F01) hoặc Chấp thuận phát sinh
(SOP-CLG-02/F02)
- Bộ phận yêu cầu gửi file mềm bản thảo, kèm theo bản
scan/photo mẫu Chấp thuận chọn thầu hoặc các văn
bản/biểu mẫu khác chứng minh việc Chủ tịch HĐQT
hoặc BGĐ đã phê duyệt chủ trương xúc tiến giao dịch
cần phát sinh văn bản (HĐ/PLHĐ...)
- Bộ phận yêu cầu gửi Giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh của nhà thầu, giấy ủy quyền (nếu có)
(1) Nếu chưa có sẵn mẫu HĐ thì bộ phận yêu cầu phải
thông báo để CLG gửi HĐ mẫu và hướng dẫn.
(2) Nếu sử dụng mẫu HĐ của đối tác / NVL thì gửi cho
CLG và ACC xem xét cho ý kiến
- ACC xem xét điều khoản thanh toán; CLG xem xét
tính pháp lý của văn bản.
- Bộ phận yêu cầu tiếp nhận các ý kiến của CLG, ACC
và đối tác, phối hợp thảo luận để thống nhất ý kiến
trên cơ sở đôi bên cùng có lợi và đảm bảo mục đích
giao dịch
- Tất cả các ý kiến về hợp đồng phải được thể hiện
bằng Track-changes hoặc Comment
- Các bộ phận liên quan phải phối hợp rà soát để hạn
chế rủi ro xảy ra do lỗi chính tả, câu chữ. CLG chịu
trách nhiệm kiểm tra sau cùng và gửi bản cuối (final)
cho Bộ phận yêu cầu.
- In hợp đồng hoặc văn bản đã được soát xét qua email
- Phiếu soát xét văn bản (SOP-CLG-02/F03) được gửi
cho các bộ phận liên quan ký xác nhận đã soát xét chi
tiết nội dung
- Bộ phận yêu cầu đánh giá thời gian soát xét văn bản
- Hợp đồng
- Biên bản bàn giao hồ sơ (nếu có)
Tất cả các hồ sơ trên
+ Phòng Kế toán : lưu bản gốc
+ Bộ phận yêu cầu: lưu bản sao (copy)
Yêu cầu soát
xét hoặc tư vấn
soạn thảo
hợp đồng
Tiếp nhận và xem
xét yêu cầu
CLG gửi HĐ mẫu cho
bộ phận yêu cầu
Gửi HĐ mẫu cho
đối tác
Tiếp nhận và gửi HĐ
đã có ý kiến của đối
tác về ACC, CLG
Cho ý kiến về các
điều khoản / nội
dung văn bản
Tiếp nhận văn bản
đối tác đã ký và gửi
bản gốc cho ACC
Lưu hồ sơ
(1) (2)
- Thống nhất nội dung và kiểm tra lần cuối
- Bộ phận yêu cầu in văn bản, lập Phiếu soát xét
nội dung, và gửi cho các BP liên quan xác nhận
Trình ký, Đóng dấu
văn bản và gửi cho
đối tác

8. CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NOVA Mã số: SOP-CLG-02
QUY TRÌNH SOÁT XÉT HỢP ĐỒNG VÀ
CÁC VĂN BẢN CÓ TÍNH PHÁP LÝ
Soát xét: 02
Hiệu lực: 30/10/2012
Trang: 8/8
7. Biểu mẫu:
Stt TÊN BIỂU MẪU KÝ MÃ HIỆU
1 Chấp thuận chọn thầu SOP-CLG-02/F01
2 Chấp thuận phát sinh SOP-CLG-02/F02
3 Phiếu soát xét nội dung văn bản SOP-CLG-02/F03