Sistem di semashur

PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT(MTD 1013) 1

Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor (SEMASHUR)

1.0 Objektif Kajian

Kajian mengenai sistem-sistem yang terdapat di sekolah ini bertujuan untuk :

i. Meninjau sistem yang terdapat di sekolah-sekolah

ii. Melihat perjalanan dan fungsi sistem dalam pengurusan sekolah.

2.0 Pernyataan Masalah

Pernyataan masalah bagi kajian sistem yang terdapat di sekolah ini adalah :

i. Adakah wujud sistem yang digunakan di sekolah?

ii. Bagaimana sesuatu sistem membantu dalam pengurusan pelajar dan kakitangan di
sekolah ?



3.0 PROFILE SEKOLAH


Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor atau lebih terkenal dengan nama SEMASHUR
merupakan sekolah berasrama penuh yang bertempat di Hulu Yam Baharu, Batang Kali,
Selangor. SEMASHUR telah dibuka pertama kalinya pada 16 Jun 200 dan guru melaporkan diri
pada 20 Jun 2000 seramai 25 orang guru perintis. Pada tahun tersebut, hanya Penolong Kanan,
Penolong Kanan HEM dan seramai 23 orang guru sahaja yang ada di sekolah tersebut. Dengan
kekuatan 25 orang guru ini sahaja, mereka bertungkus-lumus membuat persediaan bagi
menerima pendaftaran pelajar yang dijadualkan pada 21 Julai 2000. Seramai 180 orang pelajar
Tingkatan satu melaporkan diri ke sekolah ini dan mereka merupakan kumpulan pelajar
pertama SEMASHUR. Pada Januari 2001, SEMASHUR menerima pelajar-pelajar tingkatan
empat buat pertama kalinya.

Lokasi Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor (SEMASHUR)



Logo Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor (SEMASHUR)

Kini, SEMASHUR di naungi oleh En. Nor Paizin Ibrahim selaku pengetua, En. Suhaime
B Mohd selaku Penolong Kanan Akademik, En. Md. Baharudin b. Mahani selaku Penolong
Kanan Hal Ehwal Pelajar dan seramai 63 orang guru. Bilangan pelajar pula adalah seramai 352
pelajar lelaki dan 340 pelajar perempuan dari tingkatan satu hingga tingkatan lima.

Matlamat penubuhan SEMASHURadalah selaras dengan hasrat SBP iaitu untuk
mencapai sasaran kecemerlangan akademik yang tinggi dari segi kuantiti dan kualiti. Visi
SEMASHUR adalah menjadikan Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor sebagai pusat
kecemerlangan Pendidikan Terbilang menjelang 2010 manakala misi SEMASHUR pula adalah
menjadikan Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor sebagai Pusat Kecemerlangan untuk
memperkembangkan potensi ke tahap optimum berasaskan Falsafah Pendidikan Kebangsaan
(FPK).



4.0 SISTEM YANG TERDAPAT DI SEKOLAH

4.1 PENGENALAN

Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor merupakan sebuah sekolah sains di bawah
kategori sekolah berasrama penuh. Sekolah ini di bawah seliaan bahagian Sekolah Berasrama
Penuh (SBP). Sekolah sains ini menggunakan satu sistem yang telah diselaraskan di bawah SBP
sendiri iaitu Integrated Students Information System (ISIS). Sistem ini telah diperkenalkan
kepada semua Sekolah Berasrama Penuh (SBP) pada tahun 2002. Pada permulaan, sistem ini
hanya di reka bentuk untuk menyimpan rekod peperiksaan dalaman dan menyediakan analisis
peperiksaan yang berkaitan. Dari semasa ke semasa sistem ini telah di kemas kini dan di naik
taraf di mana semua maklumat pelajar di simpan di dalam sistem ini. Selain itu, untuk
memastikan ibu bapa juga boleh mencapai maklumat anak mereka maka sistem ini telah
melangkah setapak lagi dengan menyediakan modul berasaskan web.

Sistem lain yang turut digunakan oleh sekolah ini ialah EMIS. EMIS merupakan satu
sistem menyimpan rekod guru-guru, sekolah dan staff sokongan. EMIS ini diwujudkan bagi
mengumpul semua maklumat yang berkaitan dengan sekolah untuk memudahkan perancangan
yang akan dibuat oleh pihak Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) , Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)
dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). Sistem ini digunakan secara online di mana semua
guru boleh mencapai maklumat pada bila-bila masa sahaja.

Sistem Maklumat Murid (SMM) juga digunakan oleh sekolah ini kerana sistem ini adalah
di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia. Sekolah ini menggunakan SMM untuk memberikan
maklumat mengenai murid kepada Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) dan juga Jabatan Pelajaran
Negeri (JPN) untuk rujukan mereka.



4.2 ISIS (Integrated Students Information System)

ISIS atau Integrated Students Information System merupakan satu sistem Maklumat
Murid dan Analisis Berpusat Secara On-line yang di guna pakai oleh semua sekolah berasrama
penuh di Malaysia. ISIS mula diperkenalkan kepada semua SBP pada awal tahun 2002.
Perancangan awal bagi ISIS adalah untuk menyimpan rekod peperiksaan dalaman sekolah dan
menyediakan analisis peperiksaan yang berkaitan. Pada tahun 2003, perisian ISIS mengalami
penambahan baru iaitu mengandungi Laporan Adab Belajar (LAB) bagi memudahkan guru
menyediakan laporan kelas dan laporan guru bagi setiap mata pelajaran. Sistem rumah yang
diperkenalkan di setiap SBP turut dimasukkan ke dalam ISIS pada tahun 2004. Beberapa sistem
lain turut ditambah bagi menampung keperluan yang berkaitan dengan Sistem Rumah. ISIS terus
melangkah setapak lagi apabila memperkenalkan modul yang berasaskan web. Ini kerana semua
maklumat berkaitan murid yang disimpan dalam pangkalan data sekolah, maklumat sekolah,
bahagian sekolah dan ibu bapa dapat berkongsi maklumat melalui capaian atas talian yang
disediakan. Bagi tujuan tersebut, setiap ibu bapa pelajar yang mendaftar di SBP akan menerima
ID Pengguna dan juga Kata Laluan untuk capaian ini. Ibu bapa dapat melihat pencapaian anak
mereka dan maklumat yang berkaitan dengan anak mereka menggunakan capaian ini.

Logo ISIS



ISIS ini merupakan satu sistem yang menghimpunkan sistem-sistem lain di bawahnya.
Antara sistem-sistem yang terdapat di dalam ISIS adalah :

i. Maklumat asas sekolah

ii. Maklumat pelajar

iii. Akademik

iv. Kokurikulum

v. Disiplin

vi. Markah rumah

vii. Asrama

viii. Laporan adab belajar

Maklumat asas sekolah

Pada bahagian maklumat asas sekolah, guru atau pengurusan sekolah dapat memasukkan
maklumat mengenai tahun semasa, kelas, tingkatan, subjek, gred, piawai dan lain-lain lagi.

Paparan pada bahagian maklumat sekolah



Maklumat pelajar

Semua data mengenai maklumat pelajar yang terdapat di dalam ISIS ini di import dari Sistem
Maklumat Murid.

Paparan pada bahagian maklumat pelajar

Akademik

Sistem akademik yang terdapat di dalam ISIS ini membenarkan pengguna untuk memasukkan
markah pelajar, proses markah, melakukan analisis terhadap subjek, analisis peperiksaan dan
juga menjana slip peperiksaan pelajar. Bagi proses memasukkan markah pelajar, pengguna dapat
melakukannya terus menerusi ISIS atau dengan cara menggunakan Microsoft Excel dan data
yang telah di tambah akan di import semula ke dalam ISIS.

Paparan bagi maklumat akademik pelajar



Apabila maklumat yang berkaitan telah di kemas kini, pengguna perlu memuat naik maklumat
yang baru ke laman web pengurusan SBP untuk tinjauan. Kebiasaannya, ia dilakukan apabila
sesuatu kemas kini selesai dilakukan.

Paparan bagi memuat naik maklumat ke laman web

Ibu bapa yang ingin melihat prestasi anak mereka hanya perlu ke laman web
http://sbpexcellent.com/ dan menggunakan ID Pengguna serta Kata Laluan yang diberikan
kepada mereka. Mereka dapat melihat aktiviti, pencapaian dan disiplin anak-anak mereka di
sekolah. Setiap maklumat yang di kemas kini oleh guru di dalam ISIS akan dapat dilihat oleh ibu
bapa melalui laman web ini.

Antara muka bagi Login ke laman web sbpexcellent.com



4.2.1 Kelebihan dan kelemahan ISIS

Kelebihan

• Mempunyai tahap keselamatan yang baik kerana mempunyai dua workgroup sahaja.

• Ibu bapa dapat melihat prestasi anak mereka secara online menerusi laman web
SBPOnline.

• Data boleh di “backup” pada bila-bila masa selagi komputer utama beroperasi.

• Update sistem melalui online dan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.

• Guru hanya mempunyai masa dua minggu dari tarikh peperiksaan untuk memasukkan
markah jadi keputusan pelajar dapat diproses dengan lebih cepat.

• Apabila keputusan telah dihantar, sekolah boleh terus melihat ranking antara SBP dan
boleh analisis mengikut subjek.

Kelemahan

• Apabila sistem utama ditutup, data tidak dapat dicapai oleh mana-mana komputer. Ia
dapat meningkatkan tahap keselamatan data yang tersimpan di dalam database.

• Jika pelajar bertukar kelas, ia perlu dilakukan secara manual terlebih dahulu di dalam
excel sebelum maklumat tersebut di kemas kini di dalam ISIS. Proses ini akan memakan
masa yang agak lama kerana guru perlu mengenal pasti nama pelajar dan menukar kelas
secara manual terlebih dahulu dan kemudian memasukkannya ke dalam database ISIS.

• Mengalami masalah menunggu giliran kerana workgroup terhad. Workgroup yang
digunakan untuk mencapai ISIS hanya dua buah sahaja. Jadi, guru perlu menunggu
giliran dan akan menjadi sesak terutamanya pada penghujung minggu peperiksaan kerana
setiap guru perlu memasukkan markah bagi subjek yang diajarkan oleh mereka.

4.3 APMS (Academic Projection and Monitoring System)



Sistem yang dikenali sebagai APMS ini merupakan sistem headcount yang bertujuan
untuk mengira markah pelajar, membandingkan markah serta menjana graf bagi tujuan
perbandingan tersebut. APMS ini merupakan satu sistem kecil yang bekerja bersama ISIS.
Semasa mengendalikan APMS ini, perkara utama yang perlu dipastikan adalah menggunakan
pangkalan data (database) yang sama yang digunakan oleh ISIS kerana semua capaian ke atas
data dilakukan menerusi ISIS.

Menerusi APMS ini juga, pengguna dapat mengimport terus data yang dijana ke dalam
Excel. Selain itu, ia juga mampu untuk menjana slip headcount bagi pelajar dan pengguna dapat
mencetak terus slip tersebut setelah memindahkannya ke dalam Excel. Data yang dijanakan oleh
APMS ini, dapat dijana terus ke laman web untuk dihantar terus ke bahagian pengurusan SBP.

Contoh data yang dijana oleh APMS



Graf yang dijana menggunakan APMS

Slip headcount pelajar yang dicetak menerusi APMS

4.4 SISTEM MAKLUMAT MURID (SMM)



Sistem Maklumat Murid (SMM) adalah merupakan satu sistem yang dibangunkan oleh
Kementerian Pelajaran Malaysia untuk menyimpan semua data atau maklumat pelajar dengan
lebih bersistematik. Sistem ini dibangunkan sistem maklumat yang bersepadu. Selain daripada
itu, memudahkan capaian data dibuat dengan cepat dan tepat.

Sistem ini menyimpan semua maklumat pelajar seperti biodata, kokurikulum pelajar,
peperiksaan, kesihatan, maklumat ibu bapa dan sebagainya. Ini memudahkan pihak pengurusan
sekolah mahupun PPD atau JPN untuk mencari maklumat pelajar dengan lebih cepat dan efisyen.
Sistem ini menggantikan sistem fail yang boleh menyebabkan maklumat hilang dan tidak boleh
digunakan dalam jangka masa panjang.

Sistem ini dibangunkan menggunakan perisian MS Access. Sistem ini juga sistem stand-
alone di mana guru data perlu sentiasa mengemas kini sistem ini berdasarkan kepada
penambahbaikan yang dibuat oleh KPM.

SMM versi 4.0 ini telah di baik pulih daripada sistem SMM yang telah ada iaitu versi 2
dan versi 3 di mana hanya mengumpulkan data maklumat penerima bantuan KPM seperti RMT,
PSS, KWAPM dan SPBT sahaja.

Penggunaan SMM versi 4.0 ini juga untuk mengesan murid yang layak menerima
pelbagai bentuk bantuan, dijadikan rekod penerima bantuan, anggaran belanja mengurus, kes
kecemasan dan analisa pembabitan. Penggunaan aplikasi ini juga secara tidak langsung dapat
mengurangkan beban guru data yang terpaksa mengisi banyak borang bagi mendapatkan data
murid dan pada masa sama terpaksa menjalankan tugas pengajaran dan pembelajaran.



Paparan utama SMM

Paparan sistem

Paparan maklumat murid



4.5 SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN PENDIDIKAN / EDUCATIONAL
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (SMPP / EMIS)

SMPP/EMIS atau Sistem Maklumat Pengurusan Pendidikan / Educational Management
Information System adalah suatu sistem yang dibangunkan oleh Bahagian Perancangan dan
Penyelidikan Dasar Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia untuk mengumpulkan data-
data pengurusan semua Institusi Pendidikan di Malaysia. EMIS merupakan satu sistem yang
terurus bagi memungut, memproses, menyimpan, mencapai dan menyebar data dan maklumat
untuk menyokong aktiviti-aktiviti utama dan kitaran pengurusan pendidikan bagi pengurus dan
pembuat keputusan di semua peringkat di Kementerian Pelajaran. Ini termasuk penyepaduan
pangkalan data yang sedia ada dan pembangunan polisi dan prosedur untuk meningkatkan
penggunaan data pendidikan untuk membuat keputusan misalnya, agihan sumber, perancangan
tenaga kerja dan unjuran pendidikan. Sistem ini merangkumi 5 bahagian iaitu maklumat
berkenaan :

1 ) Maklumat Asas Sekolah / Institusi Pendidikan
2) Maklumat Asrama ( bagi yang berkenaan sahaja)
3) Maklumat Enrolment
4) Maklumat Guru dan
5) Maklumat Staf Bukan Guru.

Pada awalnya, sistem ini dibangunkan dengan menggunakan perisian MS ACCESS Versi
2.0. Walau bagaimanapun dengan pertambahan data dan maklumat, sistem ini telah
dinaiktarafkan dengan perisian MS ACCESS 97 dan MS ACCESS 2000 yang mempunyai lebih
banyak fungsi. EMIS merupakan sistem yang dapat menyimpan data dan maklumat dengan lebih
efisyen untuk jangka masa panjang. Data yang disimpan disusun lebih bersistematik dan
memudahkan pencarian sesuatu maklumat. EMIS merupakan satu sistem yang menyimpan
maklumat asas sekolah dan juga kakitangan sekolah maka mudah untuk membuat keputusan ke
perancangan dan seterusnya kepada pelaksanaan pendidikan yang membolehkan semua proses
pembangunan pendidikan dapat dilaksanakan dengan teratur.



EMIS adalah berfungsi menyimpan dan menguruskan pelbagai maklumat dan sumber
secara teratur. EMIS merupakan satu sistem yang digunakan dalam pelbagai aspek pengurusan
pendidikan di peringkat sekolah, Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) dan Kementerian Pelajaran
Malaysia (KPM). EMIS diwujudkan supaya data yang diperoleh dan disimpan di dalam sistem
ini dapat dijana bagi memastikan proses perkembangan pendidikan berjalan dengan lancar.

Dengan wujud sistem EMIS ini, perancangan yang dibuat oleh kementerian dapat
dilaksanakan. Contohnya, seperti bilangan yang diperlukan, keperluan infrastruktur yang
diperlukan dapat diatasi melalui sistem ini. EMIS akan menjadi pemangkin dalam mewujudkan
kesinambungan maklumat antara realiti dan keperluan pada masa hadapan.

EMIS Online diperkenalkan sebagai satu aplikasi baru yang melibatkan “Web based”.
EMIS online diperkenalkan mempunyai ciri keselamatan di mana terdapat ID pengguna untuk
memasuki sistem. Selain daripada itu, beberapa ciri tambahan seperti mempunyai link dengan
KPM.net serta Unit Data di EPRD. Kesemua bahan yang berkaitan dengan EMIS Online seperti
manual pengguna, maklumat terkini dan yang berkaitan dengan EMIS dapat disebarkan dengan
lebih cepat dan mudah. Guru data dan maklumat dapat capai maklumat tersebut hanya di laman
web EMIS ini. Sebelum ini, guru data dan maklumat perlu menghantar maklumat yang telah
dikemas kini di dalam data EMIS menggunakan disket ke PPD tetapi dengan adanya EMIS
Online ini, guru hanya perlu menghantar melalui laman web ini.

Dengan wujudnya sistem ini, pengemaskinian maklumat dapat dilakukan dengan lebih
cepat. Selain daripada itu, penghantaran maklumat dan pengesahan data dibuat dengan kadar
yang lebih cepat berbanding penggunaan kaedah konvensional di mana memerlukan disket
dihantar melalui mel atau tangan. Maklumat juga dapat diperoleh dengan cepat dan segala data
yang perlu diubahsuai dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. EMIS Online juga boleh
meningkatkan kualiti perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia di mana proses
pengumpulan maklumat dapat dibuat dengan lebih bersistematik. Selain itu, pihak sekolah, PPD,
JPN dan Kementerian Pelajaran Malaysia dapat melaksanakan perancangan, penggubalan dan
unjuran berdasarkan data yang dapat dikemas kini dengan cepat dan tepat.



Ciri EMIS Online

 Boleh dikemas kini dan upload di mana-mana sahaja

 Tidak memerlukan disket.

 Lihat data lambat jika server kementerian bermasalah.

 Masih ada ciri keselamatan tetapi jika kata laluan diketahui oleh pengguna lain
mungkin data boleh diubah.

 Terpaksa menunggu tempoh atau masa untuk download dan upload data. Contohnya
pendaftaran SPM online.

 Terpaksa connect kepada internet untuk mencetak data.

 Perlu mempunyai program MS FrontPage atau HTML (Hypertext Markup Language)
untuk mengedit.



Paparan antara muka EMIS Online (Login)

Paparan selepas login

Menu yang terdapat di dalam sistem ini



4.6 Refleksi

Kajian sistem yang telah dilakukan di sekolah telah memberikan kami banyak
pengalaman sebagai seorang bakal guru yang berkelulusan Pendidikan Teknologi Maklumat. Ini
kerana berkemungkinan kami juga akan menjaga sistem seperti ini apabila menjadi guru kelak.
Kajian ini memberikan pelbagai info mengenai penggunaan sistem yang terdapat di sekolah.
Terdapat pelbagai sistem yang digunakan di sekolah dan kami telah kami pilih untuk meninjau
sistem yang terdapat di sebuah sekolah berasrama penuh iaitu Sekolah Sains Hulu Selangor
(SEMASHUR) yang terletak di Batang Kali, Selangor. Secara keseluruhan sekolah ini
menggunakan sistem ISIS dalam pengurusan sekolah di mana ISIS adalah satu sistem yang
digunakan oleh semua sekolah berasrama penuh di Malaysia. Kesemua sistem ini di kendalikan
oleh guru data yang dilantik oleh pengurusan sekolah di mana beliau akan
dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan keseluruhan sistem ini. Kami telah menemu duga
guru yang bertanggungjawab menjaga maklumat mengenai bahagian peperiksaan iaitu Cikgu
Indera. Cikgu Indera memberitahu bahawa sistem yang digunakan adalah sangat efektif. Ini
kerana ia dapat memudahkan tugas terutamanya dalam merekod dan memudahkan capaian
maklumat pelajar. Sistem ini juga boleh menjana keputusan peperiksaan menggunakan
Academic Projection & Monitoring System (APMS). Sistem yang digunakan juga adalah selamat
dan stabil. Sistem ini juga mempunyai link secara online dengan SBPexcellent. Ibu bapa pelajar
boleh melihat keputusan anak-anak mereka dengan memasuki laman web SBPexcellent. Setiap
ibu bapa dan pelajar telah mempunyai username dan password untuk login ke laman web ini.

Walau bagaimanapun sekolah ini turut menggunakan sistem lain seperti EMIS dan SMM
yang digunakan si semua tetapi sekolah ini lebih menggunakan sistem ISIS. Kajian ini juga
membuka mata kami bahawa bukan mudah untuk menjadi seorang guru data kerana sentiasa
perlu mengemas kini sistem dengan maklumat-maklumat pelajar. Melalui pemerhatian kami
menerusi sistem-sistem ini, ia dilihat banyak membatu guru meringankan beban mereka kerana
mereka tidak perlu lagi merekod maklumat pelajar di atas kertas tetapi hanya mengemas kini
maklumat yang berkenaan sahaja menerusi sistem dan proses carian juga dapat dilakukan dengan
lebih cepat dan mudah.

Sistem di semashur

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Sistem di semashur

Similar to Sistem di semashur (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (14)

Sistem di semashur