Guna memenuhi tugas pra uas mata kuliah SIM yaitu, membuat makalah mengenai analisis dan perancangan sistem informasi pada kantor saya (power point). dengan dosen pengampu bapak hapzi ali, universitas mercubuana, 2017

1. Proses Bisnis dan Business Impact Analysis
Terhadap Organisasi Kimia Farma

2. SAAT INI, HAMPIR SELURUH DIREKTORAT / BAGIAN / SUB
BAGIAN MEMILIKI “DATABASE” TERSENDIRI & TERPISAH
​Pada saat ini, hampir seluruh
Direktorat / Bagian / Sub Bagian di
Group Kimia Farma memiliki
catatan “Database” sendiri-sendiri
yang terpisah-pisah (artinya tidak
terintegrasi dengan Divisi / Bagian /
Sub Bagian lainnya).
​Yang disebut “Database” disini bisa
jadi dalam bentuk catatan manual
atau dalam bentuk file MS Excel
atau bentuk data lainnnya.
​Perbedaan data pada “Database”
inilah yang sering menimbulkan
masalah – karena merupakan data
yang merupakan versi masing-
masing Divisi / Bagian / Sub Bagian.
SAAT INI (AS IS):
Masing Masing Punya Database

3. NANTI DENGAN ADANYA SAP, KITA HANYA AKAN
MENGENAL SINGLE VIEW DATABASE
​Dengan implementasi SAP,
nantinya hanya akan ada Single
View Database.
​Artinya, ketika Single View
Database ini misalnya menunjukan
nilai inventori sebanyak 1,000 box di
Plant Bandung, baik secara
perspektif Bagian Penyimpanan
atau pun secara Bagian Accounting
– nilai inventori adalah sebanyak
1,000 box.
​Dengan demikian tidak ada lagi
data yang berbeda-beda bagi
seluruh Divisi, Bagian dan Sub
Bagian
NANTI (TO BE):
Single View Database

4. HAL LAIN ADALAH, SAAT INI FOKUS UNIT KERJA LEBIH
BANYAK PADA PENGUMPULAN DATA
​Dampak lain dari “Database” yang
terpisah-pisah tadi adalah, kita
sering sekali mengalami kesulitan
dalam mendapatkan “Data yang
benar” karena data-data tersebut
adalam berbagai macam bentuk
dan tersebar di berbagai tempat.
​Sehingga waktu kita banyak sekali
difokuskan pada effort
pengumpulan data.
​Data yang telah terkumpul pun juga
harus di “konfirmasi” kepada divisi /
unit lain, yang berada di lokasi yang
berbeda pula.
SAAT INI (AS IS):
Fokus Pada Pengumpulan Data

5. KEDEPANNYA DENGAN IMPLEMENTASI SAP, FOKUS UNIT
KERJA AKAN LEBIH BANYAK PADA ANALISA DATA
​Dengan adanya Sistem SAP,
dimana kita akan memiliki Single
View Database, maka Divisi /
Bagian / Sub Bagian akan bisa
memfokuskan kegiatannya pada
effort Analisa Data.
​Dengan fokus pada Analisa Data
yang lebih mendalam, data dapat
dirubah menjadi informasi yang
berharga. Sehingga para leader
terutama Manajemen KF dapat
mengambil keputusan dengan lebih
cepat dan optimal.
NANTI (TO BE):
Fokus Pada Analisa Data

6. Business AS-IS dan To-Be
PT. Kimia Farma serta
Business Impact pada
Structure Organization

7. HASIL ANALISA BUSINESS IMPACT (1/5)
Perencanaan produksi
Mengapa Penting?
 Dengan adanya perencanaan satu pintu
akan mengurangi demand-supply mismatch
 Terintegrasi dengan Purchasing Info System
untuk keperluan estimasi jumlah pembelian
dan estimasi biaya bahan-bahan baku
 Hasil LTP (long term planning) dapat
digunakan untuk evaluasi Capacity Planning
secara jangka panjang
Implikasi?
 Penambahan peran unit organisasi SCM
dalam perencanaan produksi sehingga lebih
komprehensif

8. HASIL ANALISA BUSINESS IMPACT (2/5)
Sentralisasi Pengadaan &
Pembayaran
Mengapa Penting?
 Memastikan proses pengadaan seragam
 Memiliki visibilitas atas seluruh proses
pengadaan
 Mendapatkan kontrol & efesiensi dalam
pembayaran terkait pengadaan
Implikasi?
 Perubahan unit organisasi yang mengelola
pengadaan bahan produksi dan Non
produksi
 Perubahan unit organisasi akuntansi dan
keuangan

9. HASIL ANALISA BUSINESS IMPACT (3/5)
Proses Paperless
Mengapa Penting?
 Memaksimalkan penggunaan sistem SAP
 Akuntabilitas transaksi SAP tercatat dalam
sistem
 Note: beberapa transaksi secara legal masih
perlu tanda tangan basah
Implikasi?
 Membuat kebijakan & SOP yang mengakui
penggunaan proses paperless
 Semua User SAP harus membiasakan diri
melakukan transaksi di SAP

10. HASIL ANALISA BUSINESS IMPACT (4/5)
Product Costing
Mengapa Penting?
 Memberikan actual Product Costing karena
secara sistem sudah di capture di SAP
 Dapat menghitung BPP per product
 Dapat melakukan analisa BPP per product
Implikasi?
 Perhitungan Product Costing tidak lagi
dilakukan di PPPI (PPIC)
 Perhitungan Product Costing akan dilakukan
oleh fungsi Accounting, dilakukan secara
sistem SAP

11. HASIL ANALISA BUSINESS IMPACT (5/5)
Sentralisasi Master Data
Mengapa Penting?
 Menjaga integritas data (Data Integrity)
 Data yang duplikasi / salah berakibat
langsung ke semua direktorat KF Group
(HO, Plant, KFTD, KFA)
Implikasi?
 Alih fungsi unit organisasi yang mengelola
Sentralisasi Master Data meliputi diseluruh
KF group
 Sebelumnya ada di SBU/Unit, diusulkan
berada di IT corporate

12. PLANT

13. PROSES PRODUKSI SAAT INI
Plan to Produce
BOM
Component
Preparation
SOP &
LTP
Process
Order
Completion
Warehouse (ULS)
Stock
Removal
Stock
Placement
Bin to Bin
Transfer
Physical
Inventory
Quality Management
In Process
Prod. Insp.
GR Prod.
Inspection
Transfer
Inspection
Transfer
Post. Sloc
Transfer
Post. Plant
Material Management &
Warehouse Management
Production Planning
Quality Management
Demand &
MPS P2L
Process
Order
Creation
Process
Order
Execution
Goods
Receipt
MPS /
MRP
Pabrik
CoA
Printing

14. PROSES SALES & OPERATION PLANNING (SOP) – LONG TERM
PLANNING (LTP)
Start
Upload Sales &
Operation
Planning Inactive
from RKAP Mkt
Transfer SOP to
Demand
Management
versi Inactive
Run Long Term
Planning
- Evaluate Capacity
- Material Analysis
Positions /Job
Roles
PPBPP / PPPI
Upload Demand
versi Prognosa
LONG TERM PLANNING
END

15. PROSES DEMAND PLANNING & MASTER PRODUCTION SCHEDULE
(MPS)
Start
Upload Demand
versi SCM
Calculate Buffer
Stock
Run DRP (MPS)
Positions /Job
Roles
SCM
DEMAND PLANNING & MPS P2L
FG
Produksi
KF?
Stock
Transport
Order to Pabrik
Y
Procurement
/
SCM Pengadaan
Stock Material
N
Evaluate Stock
Transport
Request
END

16. PROSES MASTER PRODUCTION PLANNING (MPS) / MATERIAL
REQUIREMENT PLANNING (MRP) PABRIK
Start
Run MPS
Positions /Job
Roles
PPBPP / PPPI
MPS/MRP PABRIK
Prod/Toll
Out?
Process
Order
Creation FG
Prod
Procurement
Unit Pengadaan
Subcontracting
Toll Out
Evaluate
Planned Order
FG
END
PPBPP / PPPI
MRP Run
SFG /
Raw Mat
Pack Mat?
Prod/Toll
Out?
SFG
Evaluate
Planned Order
SFG
Prod
Process
Order
Creation
SFG
Pengadaan
Subcontracting
Procurement
Unit
Toll Out
END
Demand
Planning
P2L
Pengadaan
Stock Material
RM, PM
Raw Mat
Pack Mat
Run MPS menggunakan data
demand P2L, tidak membuat
demand Pabrik tersendiri

17. BENEFITS (1/2)
Proses As-Is To-Be Benefit
SOP & LTP Pehitungan bahan,
barang jadi, dan
setengah jadi dilakukan
dengan menggunakan
excel spreadsheet
Sistem menghitung
kebutuhan di setiap level
BOM sehingga dapat
diketahui perkiraan jumlah
yang akan diproduksi atau
dibeli dalam jangka waktu
setahun ke depan
• Terintegrasi dengan Purchasing
Info System untuk keperluan
estimasi jumlah pembelian dan
estimasi biaya bahan-bahan
baku
• Hasil LTP dapat digunakan
untuk evaluasi Capacity
Planning secara jangka panjang
Demand
Planning &
MPS Pabrik
Perencanaan SCM
bersifat triwulan
Perencanaan SCM akan
menjadi 6 bulan untuk grup
produk regular
Meningkatkan visibilitas supply
chain secara end-to-end karena
demand dari plant peminta
otomatis di-transfer ke plant
produksi dengan
memperhitungkan level inventory

18. BENEFITS (2/2)
Proses As-Is To-Be Benefit
MPS &
MRP Pabrik
Pabrik membuat rencana
produksi sendiri atas
pesanan P2L
Rencana pembelian
bahan baku dan kemas
dilakukan oleh Pabrik
Pabrik tidak lagi membuat
rencana terpisah melainkan
streamline menggunakan
data perencanaan P2L
Perencanaan bahan baku
dan bahan kemas otomatis
dihitung oleh MRP dengan
menggunakan dasar data
perencanaan dari SCM
• Dengan MPS / MRP material
yang dibutuhkan dapat tersedia
sesuai jumlah yang dibutuhkan
dan pada waktu sesuai dengan
jadwal produksi
• Pengadaan barang pembelian
(raw material & packaging
material) dihitung secara
otomatis oleh MRP
berdasarkan demand

19. 19
BUSINESS IMPACT STRUKTUR ORGANISASI DI PLANT JAKARTA
(SUPPORT FUNCTION)
SAAT INI USULAN
Jabatan Jumlah AS IS Jumlah TO BE SELISIH (+/-)
GM - - -
PLANT
MANAGER
1 1 -
ASMAN 6 3 -3
SUPERVISOR 14 12 -2
SUMMARY :

20. 20
Thank You