Từ những chuyện xảy ra thường ngày đến những vấn đề lớn quốc gia, công việc số hoa có thể giúp nhiều vấn đề... http://v-archive.vn/

1. Công ty Cổ Phần Phần mềm VIAMI (VIAMI Software JSC)
SỐ HÓA
TỪ CHUYỆN THƯỜNG NGÀY ĐẾN ĐẠI SỰ
Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến công sở, ngân hàng, doanh
nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy
để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể
sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.
Thiết nghĩ chỉ là 1 bản sao thường để sử dụng lưu nội bộ, hãy làm thử phép tính đơn giản,
nếu trung bình mỗi người lớn phải dùng 1 bản photocopy CMND/năm thì xã hội cần đến 50
triệu tờ giấy A4, riêng giá trị tiền giấy đã là 10 tỷ VNĐ, còn tổng giá trị lên đến 50 tỷ VNĐ.
Với cách truyền thống, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời
gian từ việc “photo” cho đến việc lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi
thì không thể phục hồi được nữa.
Theo nhiều quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp và cơ quan tổ chức bắt buộc phải lưu
trữ những tài liệu, giấy tờ liên quan đến hoạt động trong vòng 10 năm và có thể lâu hơn
nữa. Lưu trữ còn giúp tổ chức, doanh nghiệp đỡ nhiều oan ức nếu gặp phải những rắc rối
pháp lý nếu xảy ra. Tuy nhiên công việc này cũng hết sức khó khăn và tốn kém đối với mọi
tổ chức.
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và
lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn
làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử
mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản”.
Tưởng chừng như vậy đã đủ để thay thế kiểu truyền thống vì đã tiết kiệm được đủ thứ,
nhưng cái thực sự được chính là ở các khâu sau đó. Thời gian khai thác sử dụng có thể
giảm xuống hàng trăm thậm chí hàng ngàn lần. Ngoài ra còn các chức năng tiên tiến khác
như tự động nhận dạng chữ (OCR) cũng giúp chúng ta có ngay được nội dung số. Với công
nghệ quản lý tập trung, chúng ta còn có thể xác lập các chế độ bảo mật cao như quản lý
người dùng, phân cấp/quyền, backup, quản trị rủi ro...
Trên tinh thần đó, Công ty Cổ phần Phần mềm VIAMI đã cho ra mắt sản phẩm số hóa và
lưu trữ điện tử mới mang tên V-Scan và V-Archive, nhằm giúp các tổ chức và doanh
nghiệp thực hiện hàng ngày dễ dàng như lật trang giấy.
V-Scan sử dụng các thiết bị photo-scanner chụp tài liệu trong vòng 1 giây/trang và xử lý
tức thì các hình ảnh thu được nhằm mang đến cho người dùng những tài liệu số hóa chỉnh
chu và có chất lượng tốt nhất. V-Scan có thể cung cấp ngay các sản phẩm số hóa trên các
máy tính cá nhân hoặc cung cấp gián tiếp cho V-Archive để xử lý và lưu trữ. V-Scan có thể
được coi là “phần mềm photocopy điện tử”.
V-Archive là giải pháp phần mềm quản lý lưu trữ số lượng lớn cho đến rất lớn các tài liệu
số hóa với mục đích tìm kiếm và khai thác nhanh chóng, đồng thời có khả năng tích hợp
với các ứng dụng doanh nghiệp khác như ERP, văn phòng, quản trị nội dung... V-Archive
sử dụng những chỉ mục (metadata) tự do định nghĩa bởi người dùng và có thể tìm kiếm theo
từ khóa, ngữ cảnh, nội dung... một cách nhanh chóng.
Để có hình ảnh cụ thể hơn, chúng ta có thể làm phép so sánh đơn giản giữa 2 phương pháp
photocopy (sao đơn thuần) như sau:
6A, Tháp B, Toà nhà BIG Tower, 18 Phạm Hùng, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel/fax: +84(4) 3795 5492
e-mail: office@viamisoftware.com, sales@viamisoftware.com
web site: viami.vn, quantridoanhnghiep.biz, v-secure.vn, rvxcommunity.com

2. Công ty Cổ Phần Phần mềm VIAMI (VIAMI Software JSC)
Vấn đề Truyền thống Điện tử
Tính pháp lý Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)
Tính toàn vẹn Thấp Cao → rất cao
Tính sẵn sàng Thấp Cao → rất cao
Tính bảo mật Trung bình Cao → rất cao
Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao
Thời gian tìm kiếm Rất cao Thấp, ngay lập tức
Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình
Khả năng dùng lại Thấp Rất cao
Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao
Phòng chống thảm họa Bất khả kháng (không thể
khôi phục nếu đã mất)
Khả thi
Và giữa 2 phương pháp lưu trữ:
Vấn đề Truyền thống Điện tử
Tính pháp lý Mặc định Theo NĐ 01/2013/NĐ-CP
Tính toàn vẹn Rất cao Cao
Tính sẵn sàng Cao Cao → rất cao
Tính bảo mật Cao Cao → rất cao
Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao
Thời gian tìm kiếm Rất cao Ngay lập tức
Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình
Khả năng khôi phục Rất thấp Rất cao
Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao
Phòng chống thảm họa Bất khả kháng (không thể
khôi phục nếu đã mất)
Rất cao
Với những so sánh đơn giản trên, chúng ta có thể nhận thấy tính ưu việt hơn hẳn của việc số
hóa các văn bản từ khâu photocopy cho đến những công tác văn thư-lưu trữ. Nếu như việc
lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy
điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao
bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng
năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Lưu trữ điện tử sẽ
mặc nhiên được phát triển khi các nhu cầu photocopy điện tử tăng cao.
Lê Ngọc Quang
6A, Tháp B, Toà nhà BIG Tower, 18 Phạm Hùng, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel/fax: +84(4) 3795 5492
e-mail: office@viamisoftware.com, sales@viamisoftware.com
web site: viami.vn, quantridoanhnghiep.biz, v-secure.vn, rvxcommunity.com