Reserv Presentatie

Editor's Notes

1. Martin Straatman , oprichter van Reserv Security Management. Ruime ervaring (34 jaar) in het vakgebied Veiligheid & Beveiliging, waarvan 22 jaar in food-retail, zowel in uitvoerende, als in management en leidinggevende functies. - Politie: executief, surveillant, ME, stafbrigade en recherche. - Ahold: >1500 vestigingen 4 verschillende werkmaatschappijen (supermarkten, drogisterij, slijterij). Operationele ervaring als bedrijfsrechercheur en beleidsontwikkelaar Personeelsfraude, Teamleider afdeling Consultancy en Management Assistentie (Back-office) - Laurus SdB: Manager Veiligheidszaken Super de Boer – éénmansfunctie 850 vestigingen, 3 werkmaatschappijen, eigen/zelfst. ondernemers. Persoonlijke statements: “ Ik ben trots op mijn servicegerichte instelling”. “ Weet waarvoor en voor wie je het doet”. “ Veiligheid is dienstbaar aan de core-business, niet andersom”.
2. Reserv is de afkorting van Retail Services en symboliseert met deze naam precies wat zij wil zijn voor haar opdrachtgevers: een “reserve”, die laagdrempelig toegang biedt tot Veiligheid & Beveiliging. Een informatiebron voor veiligheidsaangelegenheden en ondersteunende eenheid bij calamiteiten op het moment dat het nodig is. Expertise van Reserv ligt op het terrein van (food) Retail Beveiliging van winkels, distributiecentra en hoofdkantoren. Retailbeveiliging onderscheidt zich van andere branches door: snelle doorloop van produkten, intensief distributieproces, diefstalgevoeligheid produkten, hoge arbeidsintensiteit, veel medewerkers, hoge (wetgevings)regeldruk, uitgebreide/gevarieerde criminaliteitsvormen. Reserv onderkent het belang van het ontwikkelen, vestigen, documenteren en implementeren van veiligheidsbeleid. Uiteindelijk biedt dit de handvatten voor mensen die het beleid moeten uitvoeren. Reserv onderscheidt zich van de markt door dienstverlening aan te bieden dat (nog) niet breed in de markt beschikbaar is. Naast de klassieke vormen van Security Management (Interim en Projectmanagement) biedt Reserv de mogelijkheid tot een onderlinge duurzame samenwerking: Part-time Security Management i.c.m. Help&Servicesdesk.
3. Reserv heeft in de aanloop van de start van het bedrijf gesproken met veel potentiële opdrachtgevers. Een belangrijke conclusie is dat veel opdrachtgevers weliswaar een aantal losstaande veiligheidsonderwerpen hebben georganiseerd, maar dat die onderwerpen samen geen homogeen geheel vormen. Er bestaat behoefte om het bestaande beleid aan te vullen en te optimaliseren. Het vergelijk met een puzzel kan worden getrokken. Voor Reserv heeft dit thema een uiterst serieuze betekenis. Vaak hebben diverse functionarissen (disciplines) een puzzelstukje in handen, maar zijn zij niet in staat de volledige puzzel te leggen. Vaak ook weet men niet welke “waarde” hun puzzelstukje vertegenwoordigt en of het puzzelstukje wel onderdeel vormt van de veiligheidspuzzel. Incidentmanagement, het maken van een regeling op basis van een gebeurtenis, staat in de weg om te komen tot integraal beleid. De tegenhanger, procesmanagement, biedt meer structuur en een volwaardig veiligheidsbeleid: een gelegde puzzel. Reserv is in staat die puzzelstukjes op waarde te beoordelen, de puzzelstukjes aan te passen, ontbrekende puzzelstukjes toe te voegen om uiteindelijk de hele puzzel te leggen. Met andere woorden, Reserv brengt structuur aan in het veiligheidsbeleid en maakt daarvan een homogeen geheel.
4. Grote retailers hebben vaak een full-time Security Manager in loondienst, in sommige gevallen ook een volwaardige afdeling Security Management. Deze luxe is echter niet voor iedere onderneming weggelegd. Security Management wordt dan ook vaak gedelegeerd aan functionarissen, opererend op functies die raakvlakken hebben met Veiligheid&Beveiliging. Reserv realiseert zich, dat deze taak een relatief zware belasting met zich mee kan brengen voor functionarissen, die minder affiniteit met het vakgebied hebben. De filosofie van Reserv is dan ook, dat het efficiënter is als die betreffende functionarissen zich volledig op hun oorspronkelijke taken kunnen concentreren en Veiligheids laten beheren door een expert. Door het voorkomen van “verplintering” van veiligheidsmanagement door de organisatie heen wordt niet alleen tijd en geld bespaard. Concentratie van veiligheidsmanagement, beheerd door professionals, garandeert ook een optimale veiligheidsorganisatie. In dat opzicht kan Reserv van belangrijke meerwaarde zijn en de Security Manager/afdeling aanvullen bij haar taakstelling.
5. Een positieve benadering. Corporate Security Management bestaat voornamelijk uit het ontwikkelen en implementeren van veiligheidsbeleid. Deze opdracht is “eindig” en na voltooiing blijft slechts structureel professioneel onderhoud nodig. Security Managers in loondienst zijn vaak noodzakelijk, maar kostbaar. Grote organisaties met veel vestigingen kunnen deze kosten dragen. Relatieve kosten zijn voor middelgrote retail-organisaties daarentegen moeizaam te dragen. Veiligheidsbeleid komt in de praktijk vaak tot stand door incident-management. In het verleden voorgekomen calamiteiten bepalen veelal de kwaliteit van het veiligheidsbeleid. Beschikbaarheid over volledig en kwalitatief veiligheidsbeleid is om diverse redenen van groot belang. Veiligheidsbeleid dient te worden gedocumenteerd en onderhouden. Hoewel op onderdeel vaak goed geregeld, vormt het totale veiligheidsbeleid soms geen integraal geheel. In verband met ontbreken van samenhang is het beleid vaak inefficiënt en niet consequent. Integraal veiligheidsbeleid brengt kostenbesparing met zich mee. In een goed gevestigd veiligheidsbeleid zijn procedures en instructies duidelijk vastgelegd. Het opvolgen hiervan door operations brengt dagelijkse handling mee. Winkelmanagement wil zich concentreren op hun hoofdtaak en laat die handling indien mogelijk graag over aan professionals. Relatie Security Management en Help&Servicedesk.
6. Een vaste definitie van Security Management bestaat niet. Invulling van deze term is afhankelijk van beeldvorming, vakgebied en doelstelling van de aanbieder. Security Management betekent niet veel meer dan het beheren van veiligheids- en beveiligingsaangelegenheden. Een Security Manager zorgt er voor, dat veiligheid op alle onderdelen goed is geregeld en in de praktijk goed verloopt. Security Management kan in hoofdzaak onderverdeeld worden in twee categorieën. Het theoretische onderdeel is het Corporate Security Management. De manager draagt zorg voor de totstandkoming van een totaal veiligheidsbeleid door het ontwikkelen van een beleids-infrastructuur en het beschrijven van risico’s (Risico-inventarisatie, SWOT-analyse). Het veiligheidsbeleid dat daaruit voortvloeit dient te worden vastgelegd, geïmplementeerd en gedocumenteerd. Uit het beleid vloeien procedures, richtlijnen en instructies voort, die ter uitvoering aan de winkeloperatie worden gedelegeerd. Het proces van “Beleidsontwikkeling” is eindig. Na een bepaalde doorlooptijd behoeft de “infrastructuur” nog slechts onderhoud. Een Security Manager zal na voltooiing gelijdelijk aan het accent van zijn taakgebied verleggen naar operationele activiteiten. Het praktische onderdeel is het Operational Security Management. Na implementatie van het veiligheidsbeleid voert de winkeloperatie het beleid uit en wordt geconfronteerd met de “gevolgen” van dat beleid, voortvloeiend uit de veiligheidsprocedures. Meldingsplichtigheid van (bepaalde) incidenten (registratie), adviesaanvragen in bepaalde situaties en calamiteiten, uitvoerende ondersteuning na een calamiteit (overval, inbraak, brand enz). Operational Security Management zal meer dan 70% van de beschikbare tijd van een Security Manager in beslag nemen. Het proces van operationeel security management is niet eindig, maar permanent.
7. Interim Security Management bestaat voornamelijk uit het tijdelijk aanstellen van een in-house Security Manager voor een bepaalde periode met een vastgestelde opdracht. Veelal betreft dit een vervanging van de tijdelijk niet beschikbare eigen manager. Reserv stelt haar capaciteit beschikbaar voor Interim. Project (Security)Management bestaat uit het uitvoeren van een tijdelijke, vooraf omschreven opdracht. Deze optie wordt vaak toegepast bij tijdelijk capaciteitstekort of indien zich een opdracht aandient waarbij de expertise bij de opdrachtgever ontbreekt. Voorbeelden van projecten zijn: begeleiden van KVO-projecten, Risico-inventarisatie winkeloperatie, Coördinatie indringende calamiteiten (Overvaldruk, skimproblematiek enz), begeleiding nieuw/verbouwprojecten, het uitvoeren/coördineren van externe projecten (zoals Cash-arm, Week vd Veiligheid e.d). Projectmanagement is een uitstekend middel voor (middel)grote organisaties. Ad Hoc -opdrachten bestaan vooral uit kortdurende en niet-omvangrijke afhandelingen. Voorbeelden zijn incidentafhandeling/begeleiding van winkeloperatie, het houden van audits en risicoinventarisaties/advies enz. Ad Hoc opdrachten bieden voor de opdrachtgever een hoge mate van flexibiliteit in capaciteit. (Duurzame) Part-time Security Management is binnen het Security Management een ongebruikelijke, maar uiterst interessante vorm van dienstverlening. Hiermee streeft Reserv naar een duurzame, flexibele samenwerking met haar opdrachtgever. Veel (middel)grote organisaties kunnen/willen zich geen Security Manager in loondienst veroorloven omdat dit relatief hoge kosten met zich meebrengt. Reserv biedt een vorm aan, vergelijkbaar met een Part-time constructie, waarbij Reserv en opdrachtgever een aantal beschikbaarheidsuren van een Security Manager per periode overeenkomen. Niet de nadelen van een dienstverband, maar wel alle voordelen van beschikbaarheid en expertise, flexibiliteit van inzetbaarheid, hoge betrokkenheid van de Security Manager bij de organisatie. Ook de Help&Servicedesk is binnen Security een ongebruikelijke dienstverlening, maar wel een zeer waardevolle. Met de H&S-desk richt Reserv zich op een complete “ontzorging” van de operatie op gebied van veiligheidsaangelegenheden. Reserv heeft daarvoor een compleet ingericht en bemand kantoor beschikbaar. De hoofdtaken liggen op terrein van registratie van calamiteiten, praktisch advies, directe ondersteuning conform het protocol van opdrachtgever. Reserv stelt dit protocol op samen met opdrachtgever. De “ontzorging” bestaat uit het feit dat regiomanagement nog nauwelijks operationele bemoeienis hoeft te hebben met veiligheidsaangelegenheden, maar wel veel beter geinformeerd is door de door Reserv verstrekte Management Informatie.
8. Door het aanbieden van part-time Security Management biedt Reserv aan de opdrachtgever een uitermate flexibele en duurzame toegang tot Veiligheid&Beveiliging. De dienstverlening is zeer geschikt voor (middel)grote retail-organisaties die zich geen full-time Security Manager kunnen of willen veroorloven, maar wel toegang willen hebben tot expertise op dit vakgebied. Afhankelijk van de “status” op dat moment van de veiligheidsorganisatie, sluit opdrachtgever een samenwerkingsovereenkomst met Reserv, waarbij een bepaald / ingeschat aantal uren voor Management en Support wordt overeengekomen. Het overeengekomen aantal beschikbaarheidsuren is flexibel in te vullen. Binnen het aantal gebudgetteerde beschikbaarheidsuren voert Reserv niet alleen de omschreven opdracht uit, maar biedt tegelijkertijd de beschikbaarheid over een Security Manager voor calamiteiten. De Security Manager van Reserv voert zijn werkzaamheden uit als ware hij in dienst van de opdrachtgever, met dit verschil dat van de beschikbaarheid alleen gebruik hoeft te worden gemaakt indien daarvoor op dat moment behoefte bestaat. Op deze wijze beperkt opdrachtgever de kosten voor Security management tot het niveau van haar behoefte. De dienstverlening is als het ware vergelijkbaar met een “abonnement op Security Management”. Uitgaande van de idee dat de behoefte aan Corporate Security Management in de tijd afneemt, en de feitellijke (goedkopere) support aan de winkelorganisatie toeneemt, biedt Reserv de mogelijkheid om gebruik te maken van de Help&Servicedesk.
9. Reserv heeft een kantooromgeving compleet ingericht ten behoeve van het uitvoeren van ondersteuning aan de winkelorganisatie van een opdrachtgever. Vanaf het moment dat de veiligheids(beleids)organisatie staat, wordt de behoefte aan Corporate Security Management beduidend minder. In grotere organisatie ziet men dan ook het beeld, dat de Security Manager meer en meer naar operationele activiteiten wordt “gezogen”. Over het algemeen wordt dit niet als efficient gekenmerkt, omdat Operationele Security Management feitelijk van lager niveau is dan Corporate Security Management. Reserv biedt hiervoor de oplossing, door een Help&Servicedesk dienstverlening aan te bieden, die opdrachtgever op professionele wijze “ontzorgt” van alle veiligheidsaangelegenheden die zich in de praktijk aandienen binnen de winkelorganisatie. De help&Servicedesk registreert alle meldingen, geeft eerste lijnasadvies conform het protocol van opdrachtgever, ondersteunt het vestigingsmanagement bij calamiteiten door taken uit handen te nemen en voert ondersteunende administraties naar behoefte. Het Security Management van opdrachtgever wordt daardoor fundamenteel ontlast van allerlei storende factoren, waardoor deze meer tijd beschikbaar krijgt voor zijn oorspronkelijke taken. Zijn activiteiten beperken zich tot zijn eigen prioriteitstellingen en hij stuurt aan op de door Reserv verstrekte Management Informatie. Het kan allemaal zo uitgebreid als men wil. Het zou fout zijn om de Help&Servicedesk aan te duiden als een afdeling, waar uitsluitend meldingen gedaan kunnen worden en registratie plaatsvindt. In feite kan beter gesproken worden over beheer van het totale veiligheidsmanagement op uitvoerend niveau. En dat is vele malen goedkoper dan de bestaande alternatieven.
10. Quick Scan : Reserv is in staat om in zeer korte tijd een complete review te maken van uw veiligheidsorganisatie en verstrekt een advies over de plan van aanpak met prioriteitstelling. Risico-Inventarisatie en Analyse : Een uitgebreide SWOT met gedetailleerde beschrijving van veiligheidsissues die aandacht genieten, ontworpen of gereorganiseerd moeten worden. Doelstelling is integraal veiligheidsbeleid. Ontwikkelen & Implementeren Veiligheidsbeleid : Een volledige Risicoinventarisatie, analyse, plan van aanpak en coördinatie bij de uitvoering daarvan. Het resultaat is een volledig ontwikkeld en geïmplementeerd veiligheidsbeleid. Doorlooptijd afhankelijk van tussenresultaat iventarisatie. Beveiligingsnorm : Aan de hand van het tot stand gekomen veiligheidsbeleid beschrijft Reserv voor u de technische veiligheidsnorm van alle veiligheidstechnieken die u toepast. Eindresutaat is een volledige omschrijving in de bouwbestekken. Inkoop van dienstverleningen : Reserv hefet veel ervaring met inkoop van dienstverleningen, zoals winkelsurveillance, PAC diensten, Alarmopvolging e.d. Reserv heeft dan ook hoge kennis van markttarieven en kwaliteitseisen, kennis die zij aan u ter beschikking stelt. Contingency, Crisis-management en Compliance : Zeer gespecialiseerde veiligheidsonderwerpen, waar veel expertise voor nodig is. Reserv heeft samenwerkingsverbanden met professionele bedrijven die elk afzonderlijk op deze onderwerpen gespecialiseerd zijn en is in staat om samen met die bedrijven te komen tot een professioneel beleid en uitvoeringsplan.
11. Reserv legt de lat hoog. Het uitvoeren van opdrachten, het verstrekken van hoogwaardige adviezen en het verlenen van ondersteuning kan op alle niveau’s worden gegeven. Zowel bij opdrachten om totaalbeleid te ontwikkelen als bij de uitvoering van onderdelen daarvan. De uiteindelijke doelstelling is in ieder geval, dat de opdrachtgever beschikt over een compleet, betaalbaar en actueel veiligheidsbeleid. En uiteraard: Veiligheid voor medewerkers van opdrachtgever in de winkels.