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Regus VWork: 衡量灵活办公的益处

本报告探讨虚拟办公的概念及其对企业灵活性的影响，强调通过三种关键因素（虚拟、优势和价值）来量化灵活办公的益处。调查显示，多数大企业已实施新的工作方式，实现显著成本节约与提高员工生产效率，改变了传统工作模式。随着技术进步和远程办公的普及，未来工作环境将更具流动性和灵活性，从而提升工作与生活的平衡。

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优势 价值 虚拟 衡量灵活办公的益处 由 Mark Dixon 和 Philip Ross 进行的调查研究 2011 年 5 月
内容 V1.1 执行摘要 2 V1.2 导言 3 V1.3 V 代表虚拟 4 V1.4 合作 9 V1.5 优势：改变组织运作方式的商业推动力 12 V1.6 价值：货币化灵活性 14 案例研究 18 结论 19 附录 20 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 1 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
V1.1 执行摘要 本报告确定了三个 V：虚拟、优势和价值（Virtual、adVantage 为企业灵活性定义价值是本次研究的目标之一。随着虚拟 和 Value），并界定了未来十年内即将出现的灵活办公的 化的不断推进，以每平方英尺美元或英镑价格或办公桌 各项益处。当“虚拟”这一理念被接受以后，货币化灵 与员工的比例来衡量工作场所业绩的传统方法将变得无关 活性以及建立稳健的灵活办公业务案例将变得十分重要。 紧要。相反，我们采用了一种以人为中心的方法，同时反 制胜的办公策略是获得成功的一切。而这一成功即属于雇 映了“购买属于自己的”世界中以互联网为中心的计算理 主，又属于雇员，因为虚拟办公理念在几个领域都能创造 念。提供实时、按需式办公服务，费用按照每人每月的办 红利。 公“服务”计算，使我们在理解业务成本、展示和货币化 各种优势等方面获得了新的途径。 “新的办公方式”已经被付诸实施。调查发现，大企业中仅 有 8.5% 的受访者表示没有安排此类计划。62.5% 的受访大 针对较早采用更加虚拟的办公方式的企业展开的案例研究 型企业已经推出了新的工作方式。 （从 Yell 到 Boeing 以及 Cisco）表明，所有企业都展示了 显著的成本节约和清晰的商业优势前景。我们认为变成虚 过去十年中，有关虚拟办公的文章十分丰富。传统的远程 拟需要三个主要阶段：首 先是“现实”的收敛，进而转变 办公或居家工作以及对其增长的预测并没有得到实现。调 为现实的扩张，最后变成虚拟的现实。 查发现，大型企业中仅有 1.6% 的员工在家里工作 – 大部分 员工 (63.5%) 每周仍有四或五天需要到办公室工作。有趣 当社交网络与实际工作场所发生冲突并模糊两者的界限 的是，这些企业中仅有 9.7% 的人愿意在家里工作。人们首 时，虚拟办公 (VWork) 将成为一种生活实际。随着公司间的 选通勤距离离家 10 分钟范围内的本地工作。 合作变得越来越流行，工作被分派到成本更低的加工中 心，以及我们的城镇和城市变得越来越无法移动，人们将 由于城市变得越来越不可移动，我们预计“可渗透性”城 开始寻找和采取新的措施。 市将兴起，使人们得以在不同的地点工作。调查发现，人 们已经做好流动工作的准备，59% 被访者表示他们已经具 企业需要一个能获得办公制胜策略的计划。 备了在任何地方工作的技术和工具。 虚拟办公是针对这些压力的有效回应。虚拟办公挑战了以 固定办公室作为工作场所的传统概念，而是描绘了一幅更 加别具一格的“Martini”工作方式：随时、随地、在任何 地点办公，办公室的任何一项规定以及公司生活的片段都 会以外包和协同工作的方式反映在分布式工作的增长上。 有人预计：年轻员工、新千年一代以及在校学生将十分欢 迎虚拟办公并拒绝接受传统办公室，这一点很明确。在大 公司的受访者中，74% 的人认同虚拟办公方式，因此有 71.9% 的受访者预计人们对办公空间需求将减少就不足为奇了。 他们把办公室当做偶尔使用的场所 (51.2%)，并希望去办公 室的通勤时间更短——20 分钟以内，而目前这一时间在 40 分钟以上。 包括了竞争力提高、成本降低或其他一些优势的商业益处 表明，变革的主要驱动力是员工的生产效率。公司规模不 同优势也各不相同，但减少公司的房地产成本以及改善员 工的工作/生活平衡是明确的重点，这些在我们的调查结果 中都有据可循。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 2 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
V1.2 导言 在上一期 Agility @ Work》 《 （工作的灵活性）报告中（2010 年 灵活办公已经成为一种主流工作方式。但是，人们一直在 3 月出版），我们确定了影响未来工作的六种因素，并提出 努力定义企业办公灵活性的价值。本报告旨在指导人们完 了公司应如何利用“企业六件套”获得业务健康发展的一些 成这一旅程。 理念。 现在，我们在虚拟办公上提出这些理念：通过提出能帮助 建立针对货币化办公灵活性衡量方法的 3V 理念，来探讨灵 活办公的益处。 这些理念的产生绝非空穴来风。我们通过与全球领先公司 的合作，了解这些企业的问题、目标以及业务驱动因素。 我们还分析了影响虚拟办公发展的一些主要趋势。与上一 期讨论居家办公或远程办公有所不同，我们的虚拟办公观 点更加看重何时何地完成工作所需的流动性以及不断变化 的特性。 这样就定义了灵活办公方式的核心业务优势，从而使我们获 得货币化灵活性并提出灵活性红利概念，通过这一概念，使 组织可以衡量和量化灵活办公对基线可能产生的影响。 1 房地产 回顾办公策略，并引进以公司活动为基础的办公和流动性。收集利用率和入住实 际成本以及客户流失成本等数据。创建一个全新工作方式的理想愿景。 2 文化 引入变更管理，使员工做好准备迎接新的工作方式。从监管式管理转变为以结果 为本的管理方式。发现创新和变革的冠军。 3 员工 了解员工特征和劳动力配置情况，以便按年龄、工作职能和心理分析确定不同群 体的需求。与员工进行互动，以开发变革的机会。 4 技术 确定变革的驱动因素和有利条件。进而调整技术和房地产策略，并为新工作方式 引入适当的工具。 5 交通 当人们意识到交通走廊中继续存在压力时，将需要一种新的通信和移动解决方 法，并需要采用多中心的思维方式。 6 可持续性 减少商业房地产的出租数量，加上更好的物业资产管理，减少通勤以及更加环保 的技术将使这些目标得以实现。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 3 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
V1.3 V 代表虚拟 虚拟办公的由来 变为虚拟 1964 年，当 Stephanie ‘Steve’ Shirley 创办 F International (FI) 在《Becoming Virtual》（变为虚拟）ii一书中，Jane Klobas 时，她也不会想到这家公司会成为世界上最主要的虚拟商 和 Paul Jackson 描述了“随着组织使用新技术重新分配工 务公司之一。截止 1985 年，FI 已经拥有 1,000 多名员工， 作、比以往任何时候都更多地跨远距离、跨不同时区甚 并赢得了许多赞许和奖项。二十五年后的 1987 年，Francis 至跨不同组织来分派工作所形成的日益多样化的组织形 Kinsman 在《The Telecommuters》（远程工作者）i一书中描 式。”他们进而发现：“世界日益被认为更加'虚拟'，这时 述了 FI 以及其他创新型公司（如 ICI 和 Rank Xerox）的成 固态的组织只是表面现象：组织实际上成为一个连接人、 长过程。 企业、工艺和专业技能的高性能动态网络，其中生产或竞 争驱动因素取代了对永久性和结构性的需求。” 正如 Kinsman 当时所说，“ICI 如今正在其运营中大规模 增加传呼机和手机无线电的使用。”虽然很难记住，但在 “商业世界长久以来的标志——公司总部很快将不复存 1987 年，英国只有 16 万手机用户，被认为是欧洲的领导 在。全能的单一位置的全球总部的日子已经不多了，” 者，而法国仅有 1.3 万手机用户，德国仅有 2.5 万手机用 马里兰大学史密斯商学院战略与组织系教授 Anil Gupta 说 户。而如今，3,300 万英国人拥有手机。 道。“公司总部的概念将从实际的位置变为虚拟的网络。” 那么，该书出版近 25 年以来，2011 年有多少变化？ 为什 因此，企业的办公室作为最终的固态象征，已将因此受到 么所预测的“20% 的员工将在家里工作”这一工作上的变 攻击。办公室经济正在经历重新定义。正如我们所看到 革没有得到实现？Kinsman 当时所看到的技术条件是“电 的，远程办公的早期实验演变成公司新的形式。这些形式 子设备（尤其是传真）继续小型化；压缩磁盘所具有的百 包括使用新方式进行联系、沟通以及协作的虚拟团队；不 科全书式的记忆...” 再需要固定办公桌的流动员工，以及由专业人士提供的越 来越多的外包虚拟供应链，以便让该公司专注于其核心 但有趣的是，ICI 在那些早期开拓的日子所具有的其他技术 业务。 即将“到达”。1987 年，Ken Edwards（ICI 的 IT 战略部门 成员）评论说，该公司的 100 名销售经理以及 900 名销售 正如古普塔所指出：“下一代全球性企业将以全球中心所 人员中 700 人拥有电子邮件设施。“销售经理通过哑终端 形成的网络运行，并且具有分布式智能和直接点对点协作 可以直接访问大型机...销售代表通过可视图文和可视数据 等特点。主要管理人员将坐在靠近企业行动的地方，而不 设备可以与本地中心交换信息。“ 是坐在 10,000 英里以外的象牙塔中。” 针对“远程办公”实现缓慢这一现象可能的一种解释是， 随着社交网络潮流的发展，下一个明显迭代将是日益虚拟化 它与居家办公无关。尽管家庭能为人们提供一种“工作领 的组织，以共同编制一个“网络化企业”。 域”，但家庭仅仅是人们希望的工作场所之一。一个更有 说服力的解释是，25 年前的技术还没有准备好。 实际上，ICI 当时使用的是以云为基础的技术。信息通过 远程数据中心发送给客户。整整用了 25 年的时间，十分 复杂的以办公室为基础的网络化个人电脑时代才走到自然 “技术以及如何运用技术来支持 生命的尽头。如今在 Web 2.0 时代，我们又回头朝着未来 劳动力是灵活办得以成功实施 进发。 的关键。” Patrick Foord，渣打银行 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 4 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
虚拟办公 毫无疑问，组织中在人力资源管理 (HR)、信息技术 (IT) 和 企业房地产 (CRE) 功能之间的联合思维将推动文化的变革。 但它不只是与试图创造中心型业务服务功能的传统企业孤 岛之间的碰撞，也是能够改变我们的工作方式并能找到新 方法的创新。其重叠领域正是创新的关键所在，因 为公司 知道他们可以改变基础设施、公司行为和核心业务以及工 际 作流程。 虚 实 拟 基础设施 办公楼和 朝向虚拟化发展的公司会表现出某些特征，并且已开发出 工作空间 信息和通信技术 新技能并具备了成功的有利条件。这些既是实际存在的， 同时又与情感有关。 工作 行为 流程 组织和员工 心 理 虚拟办公的有利条件 技术 正确的工具 以用户为中心提供技术 瘦身 所有的技术需要迁移到云 - 办公室没有基础设施 员工 远见和领导才能 最高层的承诺和以身作则 行为 通过变革管理引进新能力、新技巧以及绩效评估和指导 流程 非线型，规定任务和职责 房地产 地点 确定工作领域，以“生命中的一天”为模型，使工作与活动及个人情况 相匹配 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 5 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
Culture workstyle and flexible working 虚拟办公：从名词到动词 People demographics, 9 bn expectations 工作不再是您需要亲自去的一个场所。工作是您要做的某 总人口 and behaviour 农村人口 件事。它正在从一个名词变为一个动词。由于这一变化 城市人口 使人们意识到“Martini”工作如今以成为现实：随时、随 地、在任何地点… 在我们的上一个报告《Agility @ Work: adopting the corporate six pack 》（工作的灵活性 ： 采用企业六件套） 中，我们确定 0 Transport 1950 2010 2030 了哪些变化正在影响我们的工作。这表明，文化、人才、 资料来源：联合国 技术、运输、可持续性和房地产等力量的联合作用将允许 当个一城市变得无法移动时会发生什么？当需要两个小时 企业及其员工彻底重新评估工作这一命题，从而挑战工作 才能穿越中央商务区时，亲自参加会议和到实际的工作场 和工作场所的本性。 所上班将变成不可持续的工作模式。 1.8m 小汽车 旅程阶段数 公共汽车 地铁 文化 全国火车 工作方式 其它 房地产 和灵活工作 1.0m 建筑、城市 和工作空间 人口 0 统计、期待 和行为 出发小时 可持续性 但人们越来越具备在任何地方工作的能力。在我们的调查 ICT 信息、通信 中，59% 受访者表示，他们在办公场所以外高效率工作不 和网络 交通 再有困难。远程连接和移动办公技术终于赶上了需求 - 如 今人们可以流动办公，因而城市会变得更灵活、可渗透， 并具有一系列办公场所。 而且随着新技术的不断涌现，一切只会变得越来越好。从 目前世界人口约为 65 亿，根据联合国的预测，到2050年， 平板机到智能手机等新设备将允许进一步增强计算能力， 世界人口将达到 90 亿。虽然目前仅有 30 亿人生活在城市 而最新的“4G”网络注定会进一步改善连接性，无论人们 地区，到 2050 年，预计将有 65 亿人（或全球人口的三分 在哪里，都能为其提供基于云的应用和服务。 之二）成为城市居民，这一数字十分惊人。 未来 40 年内城市人口将会增长一倍。虽然我们在 《Agility @ Work》（工作的灵活性） 报告中已经说明如今大多数城市 已经十分拥挤，但联合国所预测的人口增长不仅会加剧拥 如今，59% 的人认为他们已经拥有正 堵，由于交通的增长无法跟上人口的增长，这将使许多城 确的技术，并可以在任何地方工作。 市变得无法移动。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 6 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
实现本地化 未来的办公地点指向社区，而远离那些每天都试图往返的 中央商务区。新的“工作领域”组合将包括临近人们的居 如今，通勤并不是最理想的情况。在大型公司工作的受访 住地的办公场所。 者中，32.1% 的人每天需要花费 41 分钟到 1 个小时的通勤 时间，27.4% 的人每天需要花费 1 小时以上的通勤时间。 地方主义将成为全球的增长趋势，因为人们会在 Web 2.0 大 而且 47% 的人每周五天仍需要去办公室上班 — 只有 1.4% 社会中通过新网络设法将生活注入他们的社区和地址中。 的人在家里工作。 工作 和家庭中不同年龄或世代的人的体验将改变培育的 性质。 这些数字在中型企业中更为突出 — 67.3% 的人每周五天仍 需要去办公室上班，这表明在较小的企业中“出勤主义” 组合式职业将把人力资本从公司转移到以个人为焦点。社会 仍是占主导地位的管理模式。 原子化将遭遇“自由职业者国度”中新的连接方式以及安 置“临时工作者”的新方式的挑战，预计到 2020 年，“临 但如今的现实生活并不符合人们的理想。当被问道最理想 时工作者”将占美国总劳动力总数的 40%iii。一个更加零散 的通勤时间大约是多长时，25.2% 的受访者希望通勤时间 的本地化社会将需要新的方法来连接。 为 10 分钟，38.4% 的受访者希望通勤时间在 11 到 20 分 钟之间。因此，63.5% 的受访者不希望通勤时间超过 20 分 钟，与如今平均 40 分钟的通勤时间相去甚远。 有趣的是，仅有 12.3% 的人愿意在家里工作。 公共汽车 图书馆 雷格斯 飞机 办公室 理想的通勤时间不应超过 20 分钟 交通 （63.5％）；25.2％ 的受访者希望 通勤时间少于分钟。 家 办公室 家 小汽车 咖啡厅 酒店 火车 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 7 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
虚拟办公 Oracle 公司的 Tim Caiger 说道：“三分之一的英国员工有 海外上司，所有事情都可以在线完成”。而且这种远程管 最早转向虚拟的工作职能是以服务和知识 理的趋势已不再局限于全球性的跨国公司。离岸和外包已 为焦点角色，这些角色将将员工置于离客 经使许多人改变了他们的组织模式，以降低成本和提高效 率，从印度的呼叫中心到南非的打字局，在同一个实际办 户最“近”的地方。 公室内集合所有的功能已不再是提供支援服务和功能的唯 Telstra 公司的 Vito Chiodo 说，“我们必须 一方式。距离的消失意味着与成本更低的生产中心的联系 明白，各部门的运作模式各不相同。我们 如同与两层楼以下的一个部门联系一样方便，并且由于互 动成本已经消失，企业本身正在被重新定义。 需要了解客户的需求。我们把每一位员工 都看做一名客户。” CMS Cameron McKenna 律师事务所最近宣布，它已将所有支 持功能外包给 Integreon，包括金融和 IT，这一标志性变化 无疑将影响以高成本中央商务区为办公场所的所有企业。 聘用数百或数千名支持人员并为其安排办公室这一论点已 不再有任何经济论据。 因此，早前由 Charles Handy 在 《The Age of Unreason》（非 理性时代）iv 中预测的“核心”和“边缘”或三叶草组织 结构以及他所发现的“组合工人”正在先进的全球性公司 中广为流行。 要进行虚拟办公，人们需要新的协作工具，这一点十分清 楚。坐在同一办公室内或跳到三楼的人力资源部的工作方 式将被新的员工连接方式所取代。 虚实结合 通过调查显示，78.7% 的受访者感到现在他们已经具备了在工作场所保持高效的正确技术。他 们正在得到越来越多的技术有利条件，使他们能够在任何地方工作。在大型公司工作的受访者 中，50.8% 的人具备了他们所需要的一切资源，而 42.6% 的人仅有少量的工具，但“它可以变 得更好”。如今，灵活工作的障碍正在被拆除。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 8 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
V1.4 合作 正如 Patrick Foord 所说，我们要创造一个支持“病态合作” 但视频的兴起并不仅仅是高端视频会议。随着质量较低 的环境。当工作变得更加分散时，这将成为一种经常性主 的“网络摄像机”对笔记本电脑和移动电话等移动设备以 题。如今，我们通常处理单一来源的信息（通常为异步）。 及固定电脑的渗透，引起了视频通讯和协作的大幅上升。 这些信息可以“下线”查看和使用，并且通常为“扁平” 从 Skype 和 FaceTime 等系统到 WebEx 等企业工具，人们越 式 – 你在屏幕上看到的内容可以输出到纸上。将来，人们 来越习惯于看到通话的另一方。 会采用新方法来使用信息，这些信息将来自多个通常为同 步、实时或“活的”来源，并且经流化或交付到永远在线 案例研究：Tesco 的运行多个同步应用程序的设备上。“数字流”将改变通 过网址、嵌入式多媒体和悬停信息所展示的深度信息的性 例如，Tesco 的远真视频会议使用率为 80 - 90%，并且安装了 质，这意味着您在屏幕上看到的内容再也无法输出到纸上。 WebEx 协作软件。他们发现，每个 WebEx 用户每周可节省两 个小时的时间，并且旅行费用减少了 45%。 “除了移动性以外，这一虚拟性问 题需要加以解决...” Cisco 的 Ronen Journo 根据 Cisco 的报告，目前其网络中 60% 的 IP 数据包为视频 数据包，他们预测到 2012 年，视频将占据公共互联网中 如今，大部分协作发生在组织内部的员工之间。Cisco 预测 的大部分流量。这也代表了作为通信媒介的视频将大幅上 80% 的协作将发生在公司内部。如今，这一预测已经发生了 升。从 YouTube 到视频广播的使用，人们对视频的形式和 巨大的改变 — 随着人们越来越需要与分散的团队联系， 力量越来越熟悉。 Cisco 预测这一数字将逆转为 80% 的协作会发生在公司 之间。 很明显，一系列能够改变我们在同一个地点或远距离协作 模式的新兴技术已经存在。这些技术可以被视作划时代的 技术，因为它们有可能改变如何工作，为什么工作以及在 哪里工作等性质。 视频 视频会议达到顶峰为时尚早。第一代系统的使用者抱怨颤 抖 — 让参加者的表情和声音很像机器人。创建呼叫时充满 了挑战，而且设备要占用巨大的需专门设计的专用房间。 如今这种情况已大为改观高清视频会议的兴起（Polycom 以 及 Cisco 公司的网真视频、HP 公司的 Halo 等高端固定解决 方案）形成了一个视频的新时代，使远程协作的体验和质 量接近在同一房间内的实时体验。 Polycom 的“圆桌”视频会议系统为人们提供了应对虚拟性 出于减少出行的目的，视频会议被广泛采用，因为公司已 的有效工具。会议参加者的动画视频影像，辅以糖豆和协作 经意识到他们可以连系到客户、供应链以及全球各地的同 空间，意味着人们可以远距离感受互相连接。 事，并且体验高效的会议以及其他进程。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 9 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
移动性 虚拟存在、Web 2.0、统一通信...以及糖豆的兴起 移动性有几方面含义。其中最主要的是移动设备与高速连 网络已经从“发现和使用”转变成允许“分享和扩大”的 接的结合。当云计算允许实现一个新的层面时，移动路 平台。这一扩展是进入协作世界的自然迁移，并且所谓 线图变得更加难以预料。从远程数据中心提供软件即服 的“语义网络”多是关于经验分享。随着人们意识到分 务 (SaaS) 非常适合那些处理能力、存储容量和电池寿命有 享、标签和透露位置信息所带来的优势和附加价值，新的 限的便携式设备。由云计算完成处理过程形成了瘦客户端 协作体验时代即将出现。 概念，任何人都可以通过“虚拟化桌面环境”使用这种客 户端。的确，随着办公所需的软件更多地实行远程托管， “虚拟化”这一概念将适用于所有的固定和移动设备。 有了这些工具和数据的远程托管，将出现一种新的模式 — 当人们进入一个空间或建筑物时他们会这样做，因为他们 需要或希望留在那里。他们将不必因为那里有企业的计算 机基础设施而“去一个工作场所上班”。 实时协作或联合创作会开始变得司空见 惯，让人们一起跨距离工作并实现实时 由胖到瘦 连接，而他们的“糖豆”在任何时候都 可见。 随着人们在任何地方都能得到按需提供的资源，而且建筑 物不再需要容纳固定的服务器基础设施及其相关的电力、 资料来源：Microsoft 制冷、高架地板以及灭火系统，建筑物将从高度专业设计 的昂贵而复杂的技术容器变为简单的、连网式工作场所。 人们将体验到的最深刻的变化之一将是无处不在的存在 他们将会“变瘦”，省去大部分目前工作场所中的纸张 指示符 — 即将开始在几乎所有的应用程序和设备上出现 和设备。为人准备的地方，而不再是文件和服务器的存 的所谓“糖豆”。今天，企业存在指示符（如“在开会” 储库。 或“走出办公室”）将在地址和好友列表中与姓名一起显 示。明天，这些指示符将与员工详情一起出现在所有的应 用程序中，以便在分布式网络不断地查看同事、客户和其 他人。 当美国航空航天局引进了“Clickworkers”概念时，他们将工 这种智能将扩展到由日历自动喂食糖豆，将来会扩展为 作团队扩展到一个由志愿者组成的网络，由这些志愿者帮助 移动设备中的位置传感器、加速度计、数字罗盘以及 GPS 确定火星上的环形山网络。LinkedIn、Facebook 和其他社交 数据。 网络的发展将身体的力量延伸到虚拟的无限力量，并提供了 无限的连接和协作可能。未来会以点击，而不再以“砖块” 这些系统具有感知背景、地理定位以及以状态为驱动等功 来定义商务边界。 能，并将开始打破时间和空间之间的障碍，未来还允许根 据个人资料、背景信息和实时位置“设计”偶然相遇。 我们将会看到，随着束缚公司间协作的障碍的消失，跨组 织间的协作将大行其道。合作将越来越多地使用语音和视 频以及智能平台和设备，使人们拥有处理数据和交流想法 的工具。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 10 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
“地理存在”将不仅仅显示一个人的状态，而且还将显示 他们的实时行踪。背景感知存在将使这一系统将变得更为 复杂 — 这是一种以项目、知识或通讯流量或时区为基础， 只针对有使用价值的人群显示的概念。 如今，毫不相干的系统往往会聚集，我们预测，统一通信 和协作 (UCC) 套件将成为一种标准规范。企业存在的发展 将包括地理存在和特定背景存在，这将迎来一个在集体解 邮件跟踪软件可以映射一个企业中的社交网 络，显示了“实时”组织、团队模型以及“定 决方案中工作的实时社区的新时代 —“不必离开文档的 位”员工。 协作。” 资料来源：Trampoline 系统 一个虚拟办公室？ Ronen Journo 问道：“拥有物业的目的是什么？” 随着数字 技术和云计算的兴起使办公楼中除了员工之外别无他物， （以上）网络地图可能会显示对未来的一瞥。在这里，人 这将成为一个基本问题。当服务器、软件和数据驻留在云 们通过电子邮件交换服务器中的电子邮件流量形成组织， 中，而无论员工身在何处，都能像使用另一个实用工具那 以便显示公司内部谁与谁正在联络 — 这是模仿了“现实” 样通过浏览器向其提供计算，那么工作场所存在的目的是 的员工组织网络，而不是部门和小组之间假设的静态结 什么？ 构。也许，这应该是理解“虚拟办公室”的模型，而不是 将组织结构图转换成“实际的办公室”。 大多数人会反驳说，办公场所是将人们聚在一起的地方， 但这里有一个难题。一家大型跨国企业发现，通过使用 不过，虽然这些想法显示虚拟网络将崛起并取代实际办公 Web 论坛而不是电子邮件在 10 万多名全球员工中提问， 室中的网络，但 Stephen Johnson 的新书《Where Good Ideas 一半的回答者与提出该问题的人并不相识。在所有的回答 Come From 》（好主意从何而来） v 却与这一信息存在矛 中，最有用的回答来自于那些并不相识的回答者。那么， 盾。他追溯了 200 年以来的创新后发现，过去两个世纪中 在我们的房间里有合适的人来解决问题吗？他们的研究结 最重大的发明并非来自灵感的火花，而是来自集体的多层 果显示没有。 次努力。“创新源自‘相邻的可能’— 最具创意的地方是 人们聚在一起分享想法的活动蜂巢。”Johnson 说道。那 社交网络在五年以前并不为人知。如今他们主宰着网 么，人们需要聚在一起才能创新吗？ 络，Facebook 拥有值得骄傲的 5 亿活跃用户，其中一半用 户每天都在利用社交网络。随着每月在 Facebook 上花费 当公司寻找未来的办公模式时，虚拟与实际“工作空间” 7000 亿分钟这一现象，当虚拟网络与安置在“工作场所” 的组合将是未来十年的决定性趋势之一。让人们高效地 中的真实网络发生碰撞时会发生什么？ 在一起工作将是成功的最关键因素。人的生产力将推动 变革。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 11 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
V1.5 优势：即将改变组织工作方式的业务驱动因素 实现灵活性的新措施将通过量化该组织从新工作方式中获 者如是说。工作的灵活性远远不仅是针对工作方式变化的 得的优势而获得，并且这些业务驱动因素在我们的全球 一个空间响应，这一概念在针对以下问题的回答中得到了 调查中也进行了分级。“灵活的工作不仅仅意味着灵活的 印证：你认为哪些因素将推动您的组织的工作方式发生 工人，而且也意味着灵活企业。”一位全球房地产的领导 变化？ 小型 中等 大型 衡 力 势 务 本 待 新 术 性 通 平 产 优 业 成 期 创 技 续 /交 活 生 争 速 产 的 兴 持 /生 行 的 竞 /快 地 代 新 可 旅 工 房 一 作 度 员 下 工 速 受访者建议的其他措施包括： 盈利能力 业务需求 你需要聪明的办公空间 物质和信息安全问题 靠近我们的客户 需要实质性互动 公司文化 法规和安全 需要互动和交流想法 非线型，规定任务和职责 客户的期望 客户的需求 协作 燃油成本 通过成果进行管理，而非“出勤主义” 全球业务性质 吸引和留住合适的员工 自上而下的要求 人们想要什么 协作和创造力 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 12 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
人的生产力显然是最重要的业务驱动因素之一，伯尔尼首 “当下一代员工进入工作场所时将引发灵活 脑会议上的某些评论进一步强化了这一观点。正如 Patrick 性爆炸，而我们必须做好准备，以确保 Foord 所说：“我们需要从灵活性中获得最大的利益。” 这些劳动力新成员真正具有创造力和 但是，怎样才能实现？ 生产力” Chris Kane, BBC “我们正离开固定的地点，并且十分重视对生产力的衡 量。我的意思是通过关注产出来管理团队，人们选择在何 时、何地以及如何开展工作，而不是使员工任何时候都坐 在一个固定的位置。”Michael Ansah 解释道，而这种对有 效性的关注正是关键所在。 员工绩效仍然是最具挑战的衡量概念之一。调查十分清楚 传统办公室会终结吗？ 地表明：大多数人在工作中都是空闲的。Gallup 的员工敬 毫不奇怪，在大型企业工作的受访者中，58.2% 的人预测 业度调查显示，只有 20% 的员工在从事他们的工作时比较 由于受未来工作方式的影响，对办公空间的需求将减少， 忙碌。 仅有 7% 的人预测对办公空间的需求将增加。51.2% 在大 有证据显示，下一代员工的期望会更大地改变现状，大大 型企业工作的的受访者表示，办公室将因此成为偶尔使用 超过主要由模拟时代中长大的数字移民所组成的当代 的场所。与此相比，规模较小的企业仍然需要员工在大部 员工。 分工作日到工作场上班 (41.6%)。 在我们的调查中，竟有 70.9% 的受访者认为年轻员工、新 千年一代以及在学校学生将更能接受虚拟办公，而拒绝接 仅有 8.5% 的受访大型企业表示尚未 受传统的办公室。在大型组织工作的受访者中，仅有 8.9% 实施新的办公方案。 的人认为下一代员工将继续在今天的工作场所工作。 其他研究显示的采用虚拟办公的主要原因有： 1. 出行时间和降低成本 我们还发现，大多数大型组织如今已经采用了新的工作方 2. 专注于工作而较少分心 式。仅有 38% 的公司仍然为每个员工分配一张办工桌， 3. 福利和压力 15.4% 具有代表性的受调查公司表示现在他们已经采纳了新 办公方式方案，而且正在推进并已成为公司文化的一部分， 4. 工作与生活的平衡以及在任何地方工作 而 25.1% 的公司表示已在全公司范围实施了这一政策，“但 我们可以做得更多”。仅有 8.5% 的受访大型企业表示没有 其他原因包括儿童和老人护理、特殊需要和残疾人、可持 新办公方式方案。 续性和生活质量。业务优势十分清晰。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 13 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
V1.6 价值：货币化灵活性 重视灵活办公的价值将成为公司未来的挑战。我们需要找 衡量灵活性：ABC 公司 到采用“服务式办公”成本的新方法，并放弃传统的“每 平方英尺”固定租金和收费方式。 ABC 公司聘用了 1500 名员工，并在伦敦市拥有一幢办公 楼。它签下了 15 年 15 万平方英尺的租赁合同，办公楼每 当我们从传统的一人一张办公桌方式转变为服务式工作方 年的总成本为 1,200 万英镑或 2,000 万美元（租金、差饷、 式时，需要开发出一种衡量物业组合有效性的新方法。 公用事业、经营费），因此每年每平方英尺的总成本是 80 当人们需要新工具、新技术和新地点来实现灵活办公模式 英镑或 133 美元。这一直是衡量效率的主要模式。这 15 年 时，这种需求变得更加明显。 期间，租约代表了 1.8 亿英镑（3 亿美元）或每人 12 万英 镑（20 万美元）的负债。 “在非常简单的级别，可以通过在整体组合中考虑灵活性 来形成工作场所中围绕货币化灵活性的清晰案例，而在网 而如今如何使用办公楼呢？ 站级别中，可以通过考查工作场所的灵活性和有效性是否 能满足员工的需求来形成案例。”Colin King 说道。“这意味 ABC 公司按如下方法对空间进行了分配： 着我们拥有更小的空间，而物业投入十分灵活，并完全符 合我们的经营目标。” 但是，租用更少的空间仅仅是灵活办公所能提供的货币化 价值之一。为了获得更广泛的情况，我们确定了一系列价 计算空间 会议室 值红利，从而在“购买属于自己的”世界中塑造了“服务 固定办公室 开放式工作站 式办公”的愿景… 储存柜 其它 “在非常简单的级别中，可以通过在整体组 合中考虑灵活性来形成工作场所中围绕货币 化灵活性的清晰案例。” 大部分面积给了分配式或共享工作站，用于些私人办公室 Colin King, GlaxoSmithKline 和相关设施。目前典型的空间分配中最突出的是缺乏会议 室和项目室 — 在协作正推动团队需要一同工作的大环境 中，几乎所有的企业都报告缺乏这种资源。 但是，如今办公室的利用率通常只有 45%，也就是说在任何 一个时间点上，55% 的已分配办公桌和办公室是空的。对于 ABC 公司而言，这意味着有 825 张办工桌在任何时候都是 空的。 100% 空 未占用 75% 暂停 文件 阅读 50% 书写 谈话 25% 电话 电脑 会议 0% Time of day 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 14 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
ABC 公司 – 采用货币化灵活性的一家先进的公司，已经采用了部分空间分享策略 以一幢典型的 150,000 平方英尺位于伦敦的办公楼为例，目前可容纳 1,500 名员工，较保守的分享比率为平均每 1.2 人一张 办公桌 (1.2:1)。办公楼每年的总费用为 1,200 万英镑或 2,000 万美元（租金、房产税、水电费、运营费），每年每平方英尺 的费用为 80 英镑（130 美元）。 该办公楼可容纳 1,150 张办公桌，因此每张办公桌每年的费用为 10,500 英镑（17,200 美元）。 按 45% 使用率计算，未使用办公空间的费用为 660 万英镑（1,100 万美元） 按 70% 使用率计算，未使用办公空间的费用为 360 万英镑（600 万美元） 按 45% 使用率计算，每天空闲的办公桌有 632 张。 按 70% 使用率计算，每天空闲的办公桌有 345 张。 按 1.2:1（员工人数：办公桌数）的比率计算，我们发现，办公空间的分配比率为每张办公桌 130 平方英尺（90 – 140 为行业 平均值），或者每人 110 平方英尺（通常为每人 70 - 120 平方英尺） 通过采用基于活动的办公方式，使办公楼成为一个实时资源，无论通过实现 95% 的入住率（以适应增长），或者将办公空 间减少 30%，都能为 ABC 公司每年节省 300 万英镑（500 万美元）- 600 万英镑（1,000 万美元）的费用。 但 ABC 是一家先进的公司，并且按每 1.2 个员工 1 张办公 在移动性和灵活性被认为是高效而可持续的办公方式的当 桌的比例 (1.2:1) 引进了热办公桌/办工桌分享方案。该办公 今世界，空办公桌已经变得毫无意义。 楼可容纳 1,150 张办公桌，因此每张办公桌每年的费用为 10,500 英镑（17,500 美元）。按 45% 的利用率计算，632 张 但对灵活性优势的衡量不仅仅是通过房地产实现占地面积 办公桌是空的，未利用空间每年的成本为 660 万英镑（1,080 万 的减少和成本的降低。 美元）。即使利用率可以十分乐观地提高到 70%，未利用空 间在任何一天的费用是每年 360 万英镑（600 万美元），在 任何时间点平均有 345 张空办公桌或办公室。 其他措施包括： 公司驱动因素 灵活性优势和成本节约 碳足迹 货币化灵活性的一个明显的方面 — 商业办公楼被确定为最大的碳排放体之一时，对闲置的办公 空间进行加热、制冷、照明和清扫不再是一种合理的做法。 员工流失和停机时间 员工流失成本通常通过移动和变更设施的费用来衡量，但是这掩盖了员工无法找到需要与谁协同 工作所造成的低效率机会成本。 减少纸张 — 速度（协作）、碳、空间（打印/ 生产纸张、分发纸张、打印、存储和回 — 总拥有成本十分巨大。灵活办公通过采用“数字流” 纸/碳粉/存档/回收/废料）、成本（打印/支持/ 省去了纸张的使用。 维护） 在伦敦的一家零售银行每年打印超过 10 亿张纸。金融行业平均每人每天打印 70 页纸。在 ABC 公司 存储纸质文件占用 4% 的地面空间，每年的成本是 50 万英镑。 兼并和收购 兼并和收购会带来巨大整合难题，尤其是具有不同物业组合的案例。灵活办公模式，由于没有特 定的、未分配的“物业资源”，从而允许更加灵活的规划以及更快速地分配人员和地点。 提携作用 阻碍公司灵活性的最大的障碍之一仍然是对新员工及新合作伙伴（如外包）的提携作用。灵活性 简化了程序，消除了新员工和合作伙伴的“进入门槛”。 项目开发时间和交付 速度将越来越多地被看作是灵活企业的核心属性。“快速公司”的行为是指可以混合、灵活并且 具有创新能力。决策速度、上市时间以及开发周期等都可以通过灵活办公得以加速。 管理的复杂性 人们提出的另一个重点是降低复杂性，特别是在商业服务功能领域。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 15 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
很显然，能够“释放空间”的能力将仍然是组织引入灵活 BYOC 是一种非常灵活的做法，而且随着以互联网为中心、 性的主要驱动因素。出售或分租能产生现金收入，从资产 以云计算为驱动的未来公司技术条件的发展，这一做法将 负债表中除去租金，并且降低运营成本。尽管物业费是大 得到更广泛的应用。正如 Mick Hollinson 所说：“他们负责 多数企业继工资后的第二大开销，但这将是最直接的实现 该设备，而不是由公司负责。我们没有以任何资产形式对 货币化灵活性的焦点。 其进行管理。”他还指出：“与传统桌面部署相比，这一 做法平均可节省 15-20% 的成本。” 一个“购买属于自己的”世界 同样“购买属于自己的”方法是否适用于工作场所？公司 2009 年，Citrix 为其员工提供了“购买属于自己的电脑 (BYOC)” 在今后还需要自己的办公空间吗？是否可以为员工提供 一 的选择。该公司为员工提供了 2,100 美元（1,260 英镑）的 个年度“服务式办公”的预算，并在其中包括适合他们的 预算，使员工可以根据自己的选择购买电脑。营销副总裁 工作和目标的技术，空间和支持服务？ Mick Hollinson 表示，这样不仅降低了成本，员工也喜欢这 种控制。他说：“员工非常喜欢可以自由选择， 实际情况 在 ABC 公司，按照目前的模式为员工提供工作场所，每人 是，有许多消费电子设备所提供的服务在公司笔记本电脑 每年的成本为 8,000 英镑（13,300 美元）。如果我们采用 中无法找到，而员工就是喜欢他们的计算体验。”（参与 每人每年用于工作场所的资金支出来衡量工作中的货币化 该计划的员工必须接受一个为期三年的服务合同。） 灵活性，将符合 BYOC 以技术为主导的愿景。因此，1,875 名在当前模式下办公的员工将把办公楼视为自己的“家”， “我们的信息系统团队专注于为全体员 或者 2,000 名员工将获得新的有利条件、基于活动的办公 工提供最好的工作经验。” 方式以及第三空间的提供，从而在“购买属于自己的” Kraft Foods 的 Mark Dajani 自助服务世界中实现每人每年 6,000 英镑（10,000 美元） 的“工作领域”资金支出 — 节省 25% 的基线成本。对于 从更传统的出发点起步的欠发展的公司，超过 40% 的以物 Kraft Foods 是另一家较早采用这一概念的企业。该公司在 业为主导的成本节约是可以实现的。 2010 年宣布其创新型 BYOC 方案，该方案允许员工购买并 在工作中使用他们所选择的计算机。该方案对公司（降低 货币化的灵活性用于衡量每个人的 BYO 成本。正如云将提供 了成本）和员工（更大的灵活性）都十分有利。“我们的 通讯软件作为一种服务，并收取每个用户每月 5 英镑（8 美 信息系统团队专注于为全体员工提供最好的工作经验，” 元）的费用，因此工作场所可以成为一种按需提供的资源。 高级副总裁兼首席信息官 Mark Dajani 说道。“我们希望员 工能高效而舒适地使用自己的工具来完成每天的工作。那 尽管小型企业和新创办企业能够大步前进，但货币化的灵 么，如果他们更喜欢某一款笔记本电脑，为什么不给他们 活性将在中型和大型企业中经历一些离散阶段。第一阶 定义自己的工作体验的自由呢？” 段，如今传统的办公室将缩小，固定费用将减少，通过采 用以活动为基础的办公方式（作为全面灵活性的前奏）降 货币化灵活性将衡量标准从人均房产费用转移到个人以及办公工具上。这是一种由用户选择的“开源式办公”。 对于 ABC 公司而言，按照目前的模式为员工提供工作场所，每人每年的成本为 8,000 英镑（13,300 美元）。因此，每人每年 的工作场所供给成本将是工作中货币化灵活性的衡量标准。这十分符合以技术为主导的“购买属于自己的电脑 (BYOC)”的愿 景 — 这一愿景正越来越受到首席信息官们的青睐，并向以计算互联网为中心的愿景发展。 因此，1,875 名在当前模式下办公的员工将把办公楼视为自己的“家”，或者 2,000 名员工将获得新的有利条件、基于活动 的办公方式以及第三空间的提供，从而在“购买属于自己的”自助服务世界中实现每人每年 6,000 英镑（10,000 美元）的“ 工作领域”资金支出 — 节省 25% 的基线成本。对于从更传统的出发点起步的欠发展的公司，超过 40% 的以物业为主导的成 本节约是可以实现的。 货币化的灵活性用于衡量每个人的 BYO 成本。正如云将提供通讯软件作为一种服务，并收取每个用户每月 5 英镑（8 美元） 的费用，因此工作场所可以成为一种按需提供的资源。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 16 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
虚拟之路：价值模型 £££ 可变成本 (OpEx) 固定成本 (CapEx) 可变成本 (OpEx) 固定成本 (CapEx) 可变成本 (OpEx / BYO) £ 今天 明天 将来 传统办公室 外包基于活动的办公方式 虚拟办公室灵活办公云计算 低固定成本，因此足迹的减少将降低多达 30% 的物业开 得益于“始终运行”云技术和便携设备允许采用灵活的办 销。通过减少空间（更低的公用事业/设施费用）、降低客 公方式，我们也看到由于减少了停机时间而产生的生产力 户流失以及采用关键业务服务外包实现经营成本的降低。 优势。 未来的灵活办公方式将采用按需提供办公场所、以“按 效率红利 物业（P） 固定 (f) 以及运营 (o) 成 需”消费为基础的方式。这一点类似于云兴起时将技术从 本节约 资本性支出转移为运营性支出的情况，由于人们的需要并 幸福红利 通勤 (c) 时间 (t) 和成本 (c) 节约 在人们需要时为其提供另一种效用。加入这个地方，并实 生产力红利 停机 (d) 雇员/薪金费用 (s) 现“服务式办公”真正的“购买属于自己的”模式。 正如 Colin King 所指出：“真正的优势...来自于当我们创造 这三个因素可以进行加权，并根据每个因素对公司的重要 的环境能够满足几乎所有实际和虚拟工作场所需求的时候。 程度给定一个系数。他们可以创建一个计算灵活性红利的 我们已经看到了那种以商业为重点的创新方法能够减少成 等式： 本、降低商业风险并且使我们的业务推动收入的增长。” 灵活性红利 = p (f+0) + c (t+c) + d (s) BYO 办公将为个人提供一个年度预算或津贴，使个人可以根 据需要选择工具、办公空间和服务，以便达到预期的结果。 灵活性红利 “由于实现了生产力的提高，将使您 除了源自更少或更高效使用办公空间所带来的效率红利以 在底线的基础上增加 5% 至 10%。” 外，我们还发现了灵活办公的另外两项主要红利：幸福红 Chris Kane, BBC 利和生产力红利。 通过我们的调查和其他调查发现，人们会毫不犹豫地改变 他们目前的通勤方式。这是一个时间和成本因素问题， 会受到“交通高峰期”拥堵状况以及不灵活的传统办公价 格的共同影响。允许个人选择工作方式与“幸福红利”之 间的再次平衡，同时也向认可工作健康和幸福迈出了重大 一步。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 17 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
案例研究 早期开拓者 Cisco 在80年代，出现了许多虚拟办公的早期开拓者。正如Hewlett- Cisco 使用 Media Net 建立和进行虚拟公司会议。虚拟会议 Packard 的 Lisa Lion Wolf 所指出：“管理者必须能够确定和 不仅成本仅为实际会议的 1/3 到 1/10，而且覆盖面也扩大 衡量绩效。他们确实必须分析结果，而不仅仅分析任务或 了 5 到 10 倍。以前，Cisco 的年度 GSX 销售会议通常在拉 程序”vi。他们利用了当时可用的技术。早期的例子有： 斯维加斯举行，约 13,000 名员工参加该会议，每人的费用 为 4,307 美元。去年，该会议采用虚拟方式进行，每人的 公司 解决方案 商业利益 费用仅为 437 美元，而且额外的 3000 人也能“参加”这次 Hewlett-Packard 销售人员的 增加员工收入 会议。有趣的是，与会者对会议内容的评分高出了对上一 移动性 次实际会议的评分。 Andersen Consulting 虚拟办公 降低办公室开销成本 Lotus Development 虚拟办公 使员工更加贴近客户， 作为虚拟办公的早期采用者，Cisco 是研究未来协作的一个 提高工作和生活的平衡 有趣的案例。例如，在 2009 年第二季度，Cisco 使用 WebEx IBM SMART 与客户更多的面对面时 会议的时间达到 1 亿分钟。通过使用世界各地的 700 多个 间，降低 40-60% 的房地 远真视频会议室，Cisco 节省了十分惊人的 2.5 亿美元的差 产成本 旅费用。 2009 年，Cisco 实现了超过 11 亿美元（6 亿英镑）的成本 根据我们的调查显示，新的工作方式目前已经进入主流， 节约，其组成如下： 但大多数办法尚未导致转移到虚拟。如今，人们都配备 了“在任何地方工作”的设备，我们预测“虚拟办公”这 远程办公 2.99 亿美元（1.8 亿英镑） 一原则将不断地得到实施。 工作场所互连 1200 万美元（700 万英镑） Yell 虚拟专家 1.25 亿美元（7500 万英镑） 远程协作 6.01 亿美元（3.6 亿英镑） Yell 的销售团队有 700 名成员，分布在全国 35 个销售办事 处。但是，由于销售人员经常出差，办公室的价格昂贵而 销售及市场推广 1500 万美元（900 万英镑） 且未被充分利用。从最初的 35 个办事处减少到 20 个办事 处，同时使销售团队利用便携技术和商务环球金卡实现移 动，使 Yell 员工可以使用雷格斯不同位置的商务中心，并 在其英国 Bedfont 湖区的工作场所，通过采用新的办公方 成为该公司分布式工作场所战略的一部分。 式以及增加居家办公的数量，Cisco 增加了 60% 的运营能 Yell 英国公司物业负责人 Simon Taylor 说：“由于技术的不 力。使高级协作成为现实所有工具都已经到位。 断发展，公司现场销售团队对实际工作场所的使用和依赖 已经大为改观，我们不再需要公司的销售办事处网络。” Boeing 如今，移动团队配备了笔记本电脑和远程连接解决方 案， 例如，在 Boeing，超过 27,000 名外部供应商与 Boeing 的 并且能在新地点工作，使 Yell 每年的物业开销减少了 150 万 开发团队就 Dreamliner 项目展开了协作。该公司通过使用 英镑（ 250 万美元），同时通过减少停机提高了工作效率。 WebEx 等工具，在 12 个月内与其“扩展社区”同时进行了 超过 100 万次协作会议，从而缩短了产品的上市时间。 根据美国政府的一项研究显示，如果 20,000 名联邦工作人员每周仅有一天通过远程方式 办公，他们每周将节省超过 2,000,000 英里 的通勤里程，并减少 81,600 磅的二氧化碳 排放量。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 18 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
结论 当公司努力获得竞争优势并试图减少阻碍发展以及业务灵 现在，公司必须确定从当前的现实转移到扩张状态的途 活性的障碍时，货币化灵活性将成为这些公司最需要了解 径，从而开始体现和衡量灵活性的优势。货币化灵活性的 的重要的领域之一。 结果是每人每年的服务式办公预算。它把建筑物作为共享 资源，以用户为中心和并将办公看做一个分散的活动。 伯尔尼首脑会议的主要结论之一是，需要使灵活性产品 化，并且需要在 HR、IT 和 CRE 等公司职能之间建立更加富 按需式商务空间将被视为未来的主要需求 — 根据业务周 有成效的对话。一个“带来您自己的”世界，以及被定义 期的变化调整物业。“让我们回到业务的需求。”Ronen 三大核心企业服务功能组合的红利，因此将需要联合式思 Journo 说道。“我们能否避免物业？”最后，根据一个物业 维才能在工作中实现灵活性。 主管的建议，我们需要自己的空间吗？随着“按需服务” 的启动以及人们对“自我服务”这一概念的接受，我们将 我们毫不怀疑，随着新技术的不断出现，以及其他力量驱 改变我们的工作方式和所选择的工作空 — 未来的办公室将 动公司为了追求明确的商业利益而采用“虚拟办公”方 成为非常不同的地方。 式，虚拟办公将成为现实。我们预计，“虚拟办公”将经 历三个阶段，从“现实”到“扩张”到“虚拟”。 第一阶段 业务服务的收敛 在组织内部形成中心或核心业务服务功能，并将以前孤立 的人力资源、技术、房地产、设备、财务以及采购等功能 整合在一起。规定了 KPI 和灵活性红利。 第二阶段 工作的扩张 主要功能和服务的外包，基于活动的办公方式的引进减少 了房地产开销。移动技术的有利条件。 第三阶段 虚拟的现实 迁移到云，利用全面的技术有利条件，改变的业务流程， 新的工作方式以及按成果进行管理。互联网，以用户为中 心的服务式办公。BYO 方法和相关的改革计划。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 19 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
附录 1. UnWork.com 调查 UnWork.com 调查了世界各地 600 名高级企业领导人，以便 了解他们对未来工作的态度以及想法。 受访者可以归纳如下： 接受调查的组织规模 组织规模 小公司（100 名以下员工） 小型 28% 中型公司（100 — 1000 名员工） 大型 大型公司（超过 1,000 名员工） 50% 中等 22% 地理分布 地理分布 大部分受访者负责英国以外的地区，各地区都有代表。 其他 亚太 4% 7% 全球 18% 欧洲 18% 美国 10% 英国 工作职能 43% 我们着眼于三个核心业务服务职能：物业、人力资源和 工作职能 技术，以查看观点有何不同。 其他 33% 综合管理 33% 人力资源 1% 技术 调查结果将用于整个报告。 10% 物业 29% 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 20 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
2. 伯尔尼首脑会议 2010 年 10 月，来自全世界 16 家房地产企业的领导人出席了伯尔尼首脑会议。此举的目的是为了讨论今后的工作，看看 物业、人力资源和技术职能之间存在哪些碰撞，并了解我们在先前的报告“工作的灵活性”（Agility @ Work）中所述趋 势的发展以及越来越成为主流的情况。在伯尔尼进行的辩论和讨论对这里进行的一些研究起到了指导作用。 日期 2010 年 10 月 20 日，星期三 – 10 月 22 日，星期五 地点 Chateau de Berne, Lorgues, France 与会人 Simon Ward，董事总经理，物业负责人，Barclays Chris Kane，工作场所负责人，BBC Ulrich Kerber，公司房地产负责人，Beiersdorf，目前就职 Vodafone Kathryn Bell，全球房地产总监，Accenture，目前就职 Boston Consulting Group, Steve Probert，房地产及设施主管，BSKYB Ronen Journo，总监，WPR 公司房地产欧洲及新兴市场，Cisco Tony Wong, CoreNet 全球董事，目前就职 JP Morgan Michael Ansah, 房地产和设施总监 EMEA Dell, Michelle Marwood，全公司房地产总监，Kirkland Ellis Colin King，Nokia 全球房地产总监，现任 GlaxoSmithKline 全球房地产及工作场所副总裁 Tim Caiger，房地产和设施副总裁，Oracle，现已退休 David Medlock, Shire Pharmaceuticals Patrick Foord，项目组负责人，Standard Chartered Vito Chiodo，Telstra 物业总监，Telstra Christopher Staal，房地产全球负责人，Thomson Reuters Simon Taylor，英国物业负责人，Yell.com 他们一起代表了 243,000,000 万平方英尺的房地产权益 推动者 主办方 Philip Ross，CEO，UnWork.com Mark Dixon，创始人兼 CEO，雷格斯 Monica Parker，副总监，UnWork.com Andrew Brown，雷格斯 Barry Varcoe，ReResonance，目前就职 Zurich Financial Ally Charles，雷格斯 Bob Gaudreau，雷格斯 Scott Hartman, 雷格斯 Kurt Mroncz, 雷格斯 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 21 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
伯尔尼首脑会议的重要成果 “工作场所的消费者” 从 到 2到3代 4代 数字移民 + 数字本地人 50 + 组合职业 20 + 组合职业 工作狂/忠于公司 生活狂/忠于自己 业务需求 + 人的需求 人迁移到工作 工作迁移到人 同步工作 + 异步工作 公司机器（通过提高效率生存） 企业有机体（通过适应性生存） 个人和团队 + 社区 价值链 从 到 成本削减因素 + 价值增强因素 摩擦/约束消除者 工作和改变有利条件 空间资源管理者 基于民间传说和轶事的决策支持 基于工具包和事实的决策支持 创新修辞 创新文化和交付 可持续性方案 可持续发展文化 技术上级领导 上级领导的领导力 统筹零散组件 集成式“端到端”流程和业务模型 以客户为中心 + 以平台/竞争力为中心 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 22 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
“产品”的未来 从 到 办公桌提供 工作与生活的创造者 物理连接 +数字连接 1%-10% 的通信体验 80%-100% 的通信体验 虚拟的现实 + 上下文（=扩张现实） 同质人力资源 个别了解人员（工作心理学） 我们的地方，我们的时间 任何地方，任何时间 企业方便 员工方便 服务水平 “人造”大规模定制化体验 第四维（时间管理） 第五维（时间管理的变化） 无菜单或公司餐 点菜 “办公室”是您停留身体的地方 “办公室”是您连接大脑的地方 3. 资料来源 i The Telecommuters, Francis Kinsman, John Wiley & Sons, 1987 ii Becoming Virtual, Jane Klobas 和 Paul Jackson, Physica-Verlag, 2008 iii Intuit 2020 Report iv The Age of Unreason, Business Books, 1989 v Where Good Ideas Come From, Stephen Johnson, Allen Lane, 2010 vi HR Magazine，1996 年 3 月 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 23 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
4. 作者简介 Philip Ross 集团首席执行官 Philip 是 Cordless 集团和 UnWork.com 的首席执行官，这 Mark Dixon 是雷格斯创始人及首席执行官。他是欧洲最著 是一家着眼于未来工作并为灵活办公开发业务案例的管理 名的企业家之一。1989 年，他在比利时布鲁塞尔创建雷格 咨询公司。他专门研究新兴技术对人，绩效以及工作流程 斯。自此，他凭借卓越的领导能力及出众的创新精神赢得 的影响，并为新工作方式和工作场所的创新开发了一系列 业界广泛赞誉。创办雷格斯之前，他还曾经创立过几家食 战略。 品零售和批发企业。他荣获了多项企业大奖；他深刻洞察 人们未来的工作方式，他的远见卓识彻底改变了企业满足 他曾与就职于 Ernst & Young、Allen & Overy、GlaxoSmithKline、 自身物业需求的方式。 Cisco 、McKinsey & Co、诺丁汉市议会、PriceWaterhouseCoopers、 皇家苏格兰银行、ones Lang LaSalle 以及 Ericsson，主要从 事以新兴技术为基础的未来概念研究。 Philip 曾在全世界多次会议上发言，包括华尔街日报欧洲会 聚技术 CEO 坛论、美国的 alt.office 以及 Corenet 在北京、 奥克兰、奥兰多、圣地亚哥和墨尔本举办的世界首脑会 议。1994 年，他撰写并发表了《The Cordless Office Report》 （无绳办公室报告），并创办了 Cordless 集团。 他与 Jeremy Myerson 共同编写了三本有关未来城市、工作 和工作场所的书籍，分别是：《The Creative Office》（办 公室创意）、《The 21st Century Office》（廿一世纪办公 室）和《Space to Work》（办公空间）。他对《Corporate Fool》（企业小丑）和《Responsible Workplace》（责任工 作场所）等书籍亦有所贡献。 有关更多信息，请联系： philip@unwork.com 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 24 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
Unwired 简介 关于雷格斯 办公 • 工作场所 • 技术 • 创新 雷格斯是全球最大的灵活办公解决方案供应商，其产品 和服务包括配备齐全的办公室、专业会议室、商务贵 Unwired 是一个专门研究未来工作模式的机构。通过研究、预 宾室以及全球最大的视频通信会议室网络。雷格斯使 测、出版和各种活动，预测我们的办公模式如何跟随政治、 人们实现随地办公，不管是在家、外出还是在办公室 社会经济和技术的趋势而变化。 中。Google、GlaxoSmithKline、Nokia 等客户以及许许多多正在 发展的中小型企业，都将其办公室和工作场所需求外包给雷 Unwired 成立于 1996 年，出版了五十多个研究报告，其中包 格斯，以更加专注于自身的核心业务，从而从中受益。 括为 BBC 研究创新的地方环境、为 Nokia 制定新千年报告、 为 Rio Tinto 公司编订工作环境可持续性研究等。 每天有超过 800,000 位客户从雷格斯遍布全球 88 个国家/地区 的 500 座城市的 1,100 个商务中心受益。借助雷格斯的全球办 该公司亦曾在伦敦、纽约、上海和阿姆斯特丹举行 WorkTech 公网络，不管是个人还是公司，都能随时随地地按他们所需 会议。 的方式办公。雷格斯于 1989 年在比利时的布鲁塞尔成立，总 部设在卢森堡，在伦敦股票交易所上市。 有关更多信息，请访问： www.unwired.eu.com 有关更多信息，请访问： www.regus.co.uk 出版人 Unwired Ventures Ltd Unwired Ventures Ltd、其雇员、顾问委员会和 Unwired 的赞助商 创新中心 对任何由于依赖本出版物中所含信息而产生的任何损失、支出或 7 St John’s Mews 任何索赔不负有负责。由于本出版物中所含信息大多由第三方提 St John’s Road 供的，因此需要进一步核实。在每一个应用实例中，必须由具有 Hampton Wick 适当资格的人对个别情况进行确定和应用。 Kingston upon Thames KT1 4AN UK 由于本出版物中所含信息的性质，在出版时这些信息可能已经过 时或已被取代。无版权或知识产权的转让或承担，所有图像、 电话：+44 (0) 20 8977 8920 照片和商标仍然是其各自所有者的财产。UNWIRED 是 Unwired 传真：+44 (0) 20 8977 8970 Ventures Ltd. 的注册商标。他人无权以任何形式或媒体部分或全 电子邮件：info@unwired.eu.com 网址：www.unwired.eu.com 部复制本出版物。 200 英镑

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Regus VWork: 衡量灵活办公的益处

  • 1.
    优势 价值 虚拟 衡量灵活办公的益处 由 Mark Dixon 和 Philip Ross 进行的调查研究 2011 年 5 月
  • 3.
    内容 V1.1 执行摘要 2 V1.2 导言 3 V1.3 V 代表虚拟 4 V1.4 合作 9 V1.5 优势：改变组织运作方式的商业推动力 12 V1.6 价值：货币化灵活性 14 案例研究 18 结论 19 附录 20 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 1 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
  • 4.
    V1.1 执行摘要 本报告确定了三个 V：虚拟、优势和价值（Virtual、adVantage 为企业灵活性定义价值是本次研究的目标之一。随着虚拟 和 Value），并界定了未来十年内即将出现的灵活办公的 化的不断推进，以每平方英尺美元或英镑价格或办公桌 各项益处。当“虚拟”这一理念被接受以后，货币化灵 与员工的比例来衡量工作场所业绩的传统方法将变得无关 活性以及建立稳健的灵活办公业务案例将变得十分重要。 紧要。相反，我们采用了一种以人为中心的方法，同时反 制胜的办公策略是获得成功的一切。而这一成功即属于雇 映了“购买属于自己的”世界中以互联网为中心的计算理 主，又属于雇员，因为虚拟办公理念在几个领域都能创造 念。提供实时、按需式办公服务，费用按照每人每月的办 红利。 公“服务”计算，使我们在理解业务成本、展示和货币化 各种优势等方面获得了新的途径。 “新的办公方式”已经被付诸实施。调查发现，大企业中仅 有 8.5% 的受访者表示没有安排此类计划。62.5% 的受访大 针对较早采用更加虚拟的办公方式的企业展开的案例研究 型企业已经推出了新的工作方式。 （从 Yell 到 Boeing 以及 Cisco）表明，所有企业都展示了 显著的成本节约和清晰的商业优势前景。我们认为变成虚 过去十年中，有关虚拟办公的文章十分丰富。传统的远程 拟需要三个主要阶段：首 先是“现实”的收敛，进而转变 办公或居家工作以及对其增长的预测并没有得到实现。调 为现实的扩张，最后变成虚拟的现实。 查发现，大型企业中仅有 1.6% 的员工在家里工作 – 大部分 员工 (63.5%) 每周仍有四或五天需要到办公室工作。有趣 当社交网络与实际工作场所发生冲突并模糊两者的界限 的是，这些企业中仅有 9.7% 的人愿意在家里工作。人们首 时，虚拟办公 (VWork) 将成为一种生活实际。随着公司间的 选通勤距离离家 10 分钟范围内的本地工作。 合作变得越来越流行，工作被分派到成本更低的加工中 心，以及我们的城镇和城市变得越来越无法移动，人们将 由于城市变得越来越不可移动，我们预计“可渗透性”城 开始寻找和采取新的措施。 市将兴起，使人们得以在不同的地点工作。调查发现，人 们已经做好流动工作的准备，59% 被访者表示他们已经具 企业需要一个能获得办公制胜策略的计划。 备了在任何地方工作的技术和工具。 虚拟办公是针对这些压力的有效回应。虚拟办公挑战了以 固定办公室作为工作场所的传统概念，而是描绘了一幅更 加别具一格的“Martini”工作方式：随时、随地、在任何 地点办公，办公室的任何一项规定以及公司生活的片段都 会以外包和协同工作的方式反映在分布式工作的增长上。 有人预计：年轻员工、新千年一代以及在校学生将十分欢 迎虚拟办公并拒绝接受传统办公室，这一点很明确。在大 公司的受访者中，74% 的人认同虚拟办公方式，因此有 71.9% 的受访者预计人们对办公空间需求将减少就不足为奇了。 他们把办公室当做偶尔使用的场所 (51.2%)，并希望去办公 室的通勤时间更短——20 分钟以内，而目前这一时间在 40 分钟以上。 包括了竞争力提高、成本降低或其他一些优势的商业益处 表明，变革的主要驱动力是员工的生产效率。公司规模不 同优势也各不相同，但减少公司的房地产成本以及改善员 工的工作/生活平衡是明确的重点，这些在我们的调查结果 中都有据可循。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 2 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
  • 5.
    V1.2 导言 在上一期 Agility@ Work》 《 （工作的灵活性）报告中（2010 年 灵活办公已经成为一种主流工作方式。但是，人们一直在 3 月出版），我们确定了影响未来工作的六种因素，并提出 努力定义企业办公灵活性的价值。本报告旨在指导人们完 了公司应如何利用“企业六件套”获得业务健康发展的一些 成这一旅程。 理念。 现在，我们在虚拟办公上提出这些理念：通过提出能帮助 建立针对货币化办公灵活性衡量方法的 3V 理念，来探讨灵 活办公的益处。 这些理念的产生绝非空穴来风。我们通过与全球领先公司 的合作，了解这些企业的问题、目标以及业务驱动因素。 我们还分析了影响虚拟办公发展的一些主要趋势。与上一 期讨论居家办公或远程办公有所不同，我们的虚拟办公观 点更加看重何时何地完成工作所需的流动性以及不断变化 的特性。 这样就定义了灵活办公方式的核心业务优势，从而使我们获 得货币化灵活性并提出灵活性红利概念，通过这一概念，使 组织可以衡量和量化灵活办公对基线可能产生的影响。 1 房地产 回顾办公策略，并引进以公司活动为基础的办公和流动性。收集利用率和入住实 际成本以及客户流失成本等数据。创建一个全新工作方式的理想愿景。 2 文化 引入变更管理，使员工做好准备迎接新的工作方式。从监管式管理转变为以结果 为本的管理方式。发现创新和变革的冠军。 3 员工 了解员工特征和劳动力配置情况，以便按年龄、工作职能和心理分析确定不同群 体的需求。与员工进行互动，以开发变革的机会。 4 技术 确定变革的驱动因素和有利条件。进而调整技术和房地产策略，并为新工作方式 引入适当的工具。 5 交通 当人们意识到交通走廊中继续存在压力时，将需要一种新的通信和移动解决方 法，并需要采用多中心的思维方式。 6 可持续性 减少商业房地产的出租数量，加上更好的物业资产管理，减少通勤以及更加环保 的技术将使这些目标得以实现。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 3 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
  • 6.
    V1.3 V 代表虚拟 虚拟办公的由来 变为虚拟 1964 年，当 Stephanie ‘Steve’ Shirley 创办 F International (FI) 在《Becoming Virtual》（变为虚拟）ii一书中，Jane Klobas 时，她也不会想到这家公司会成为世界上最主要的虚拟商 和 Paul Jackson 描述了“随着组织使用新技术重新分配工 务公司之一。截止 1985 年，FI 已经拥有 1,000 多名员工， 作、比以往任何时候都更多地跨远距离、跨不同时区甚 并赢得了许多赞许和奖项。二十五年后的 1987 年，Francis 至跨不同组织来分派工作所形成的日益多样化的组织形 Kinsman 在《The Telecommuters》（远程工作者）i一书中描 式。”他们进而发现：“世界日益被认为更加'虚拟'，这时 述了 FI 以及其他创新型公司（如 ICI 和 Rank Xerox）的成 固态的组织只是表面现象：组织实际上成为一个连接人、 长过程。 企业、工艺和专业技能的高性能动态网络，其中生产或竞 争驱动因素取代了对永久性和结构性的需求。” 正如 Kinsman 当时所说，“ICI 如今正在其运营中大规模 增加传呼机和手机无线电的使用。”虽然很难记住，但在 “商业世界长久以来的标志——公司总部很快将不复存 1987 年，英国只有 16 万手机用户，被认为是欧洲的领导 在。全能的单一位置的全球总部的日子已经不多了，” 者，而法国仅有 1.3 万手机用户，德国仅有 2.5 万手机用 马里兰大学史密斯商学院战略与组织系教授 Anil Gupta 说 户。而如今，3,300 万英国人拥有手机。 道。“公司总部的概念将从实际的位置变为虚拟的网络。” 那么，该书出版近 25 年以来，2011 年有多少变化？ 为什 因此，企业的办公室作为最终的固态象征，已将因此受到 么所预测的“20% 的员工将在家里工作”这一工作上的变 攻击。办公室经济正在经历重新定义。正如我们所看到 革没有得到实现？Kinsman 当时所看到的技术条件是“电 的，远程办公的早期实验演变成公司新的形式。这些形式 子设备（尤其是传真）继续小型化；压缩磁盘所具有的百 包括使用新方式进行联系、沟通以及协作的虚拟团队；不 科全书式的记忆...” 再需要固定办公桌的流动员工，以及由专业人士提供的越 来越多的外包虚拟供应链，以便让该公司专注于其核心 但有趣的是，ICI 在那些早期开拓的日子所具有的其他技术 业务。 即将“到达”。1987 年，Ken Edwards（ICI 的 IT 战略部门 成员）评论说，该公司的 100 名销售经理以及 900 名销售 正如古普塔所指出：“下一代全球性企业将以全球中心所 人员中 700 人拥有电子邮件设施。“销售经理通过哑终端 形成的网络运行，并且具有分布式智能和直接点对点协作 可以直接访问大型机...销售代表通过可视图文和可视数据 等特点。主要管理人员将坐在靠近企业行动的地方，而不 设备可以与本地中心交换信息。“ 是坐在 10,000 英里以外的象牙塔中。” 针对“远程办公”实现缓慢这一现象可能的一种解释是， 随着社交网络潮流的发展，下一个明显迭代将是日益虚拟化 它与居家办公无关。尽管家庭能为人们提供一种“工作领 的组织，以共同编制一个“网络化企业”。 域”，但家庭仅仅是人们希望的工作场所之一。一个更有 说服力的解释是，25 年前的技术还没有准备好。 实际上，ICI 当时使用的是以云为基础的技术。信息通过 远程数据中心发送给客户。整整用了 25 年的时间，十分 复杂的以办公室为基础的网络化个人电脑时代才走到自然 “技术以及如何运用技术来支持 生命的尽头。如今在 Web 2.0 时代，我们又回头朝着未来 劳动力是灵活办得以成功实施 进发。 的关键。” Patrick Foord，渣打银行 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 4 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
  • 7.
    虚拟办公 毫无疑问，组织中在人力资源管理 (HR)、信息技术 (IT)和 企业房地产 (CRE) 功能之间的联合思维将推动文化的变革。 但它不只是与试图创造中心型业务服务功能的传统企业孤 岛之间的碰撞，也是能够改变我们的工作方式并能找到新 方法的创新。其重叠领域正是创新的关键所在，因 为公司 知道他们可以改变基础设施、公司行为和核心业务以及工 际 作流程。 虚 实 拟 基础设施 办公楼和 朝向虚拟化发展的公司会表现出某些特征，并且已开发出 工作空间 信息和通信技术 新技能并具备了成功的有利条件。这些既是实际存在的， 同时又与情感有关。 工作 行为 流程 组织和员工 心 理 虚拟办公的有利条件 技术 正确的工具 以用户为中心提供技术 瘦身 所有的技术需要迁移到云 - 办公室没有基础设施 员工 远见和领导才能 最高层的承诺和以身作则 行为 通过变革管理引进新能力、新技巧以及绩效评估和指导 流程 非线型，规定任务和职责 房地产 地点 确定工作领域，以“生命中的一天”为模型，使工作与活动及个人情况 相匹配 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 5 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
  • 8.
    Culture workstyle and flexible working 虚拟办公：从名词到动词 People demographics, 9 bn expectations 工作不再是您需要亲自去的一个场所。工作是您要做的某 总人口 and behaviour 农村人口 件事。它正在从一个名词变为一个动词。由于这一变化 城市人口 使人们意识到“Martini”工作如今以成为现实：随时、随 地、在任何地点… 在我们的上一个报告《Agility @ Work: adopting the corporate six pack 》（工作的灵活性 ： 采用企业六件套） 中，我们确定 0 Transport 1950 2010 2030 了哪些变化正在影响我们的工作。这表明，文化、人才、 资料来源：联合国 技术、运输、可持续性和房地产等力量的联合作用将允许 当个一城市变得无法移动时会发生什么？当需要两个小时 企业及其员工彻底重新评估工作这一命题，从而挑战工作 才能穿越中央商务区时，亲自参加会议和到实际的工作场 和工作场所的本性。 所上班将变成不可持续的工作模式。 1.8m 小汽车 旅程阶段数 公共汽车 地铁 文化 全国火车 工作方式 其它 房地产 和灵活工作 1.0m 建筑、城市 和工作空间 人口 0 统计、期待 和行为 出发小时 可持续性 但人们越来越具备在任何地方工作的能力。在我们的调查 ICT 信息、通信 中，59% 受访者表示，他们在办公场所以外高效率工作不 和网络 交通 再有困难。远程连接和移动办公技术终于赶上了需求 - 如 今人们可以流动办公，因而城市会变得更灵活、可渗透， 并具有一系列办公场所。 而且随着新技术的不断涌现，一切只会变得越来越好。从 目前世界人口约为 65 亿，根据联合国的预测，到2050年， 平板机到智能手机等新设备将允许进一步增强计算能力， 世界人口将达到 90 亿。虽然目前仅有 30 亿人生活在城市 而最新的“4G”网络注定会进一步改善连接性，无论人们 地区，到 2050 年，预计将有 65 亿人（或全球人口的三分 在哪里，都能为其提供基于云的应用和服务。 之二）成为城市居民，这一数字十分惊人。 未来 40 年内城市人口将会增长一倍。虽然我们在 《Agility @ Work》（工作的灵活性） 报告中已经说明如今大多数城市 已经十分拥挤，但联合国所预测的人口增长不仅会加剧拥 如今，59% 的人认为他们已经拥有正 堵，由于交通的增长无法跟上人口的增长，这将使许多城 确的技术，并可以在任何地方工作。 市变得无法移动。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 6 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
  • 9.
    实现本地化 未来的办公地点指向社区，而远离那些每天都试图往返的 中央商务区。新的“工作领域”组合将包括临近人们的居 如今，通勤并不是最理想的情况。在大型公司工作的受访 住地的办公场所。 者中，32.1% 的人每天需要花费 41 分钟到 1 个小时的通勤 时间，27.4% 的人每天需要花费 1 小时以上的通勤时间。 地方主义将成为全球的增长趋势，因为人们会在 Web 2.0 大 而且 47% 的人每周五天仍需要去办公室上班 — 只有 1.4% 社会中通过新网络设法将生活注入他们的社区和地址中。 的人在家里工作。 工作 和家庭中不同年龄或世代的人的体验将改变培育的 性质。 这些数字在中型企业中更为突出 — 67.3% 的人每周五天仍 需要去办公室上班，这表明在较小的企业中“出勤主义” 组合式职业将把人力资本从公司转移到以个人为焦点。社会 仍是占主导地位的管理模式。 原子化将遭遇“自由职业者国度”中新的连接方式以及安 置“临时工作者”的新方式的挑战，预计到 2020 年，“临 但如今的现实生活并不符合人们的理想。当被问道最理想 时工作者”将占美国总劳动力总数的 40%iii。一个更加零散 的通勤时间大约是多长时，25.2% 的受访者希望通勤时间 的本地化社会将需要新的方法来连接。 为 10 分钟，38.4% 的受访者希望通勤时间在 11 到 20 分 钟之间。因此，63.5% 的受访者不希望通勤时间超过 20 分 钟，与如今平均 40 分钟的通勤时间相去甚远。 有趣的是，仅有 12.3% 的人愿意在家里工作。 公共汽车 图书馆 雷格斯 飞机 办公室 理想的通勤时间不应超过 20 分钟 交通 （63.5％）；25.2％ 的受访者希望 通勤时间少于分钟。 家 办公室 家 小汽车 咖啡厅 酒店 火车 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 7 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
  • 10.
    虚拟办公 Oracle 公司的 TimCaiger 说道：“三分之一的英国员工有 海外上司，所有事情都可以在线完成”。而且这种远程管 最早转向虚拟的工作职能是以服务和知识 理的趋势已不再局限于全球性的跨国公司。离岸和外包已 为焦点角色，这些角色将将员工置于离客 经使许多人改变了他们的组织模式，以降低成本和提高效 率，从印度的呼叫中心到南非的打字局，在同一个实际办 户最“近”的地方。 公室内集合所有的功能已不再是提供支援服务和功能的唯 Telstra 公司的 Vito Chiodo 说，“我们必须 一方式。距离的消失意味着与成本更低的生产中心的联系 明白，各部门的运作模式各不相同。我们 如同与两层楼以下的一个部门联系一样方便，并且由于互 动成本已经消失，企业本身正在被重新定义。 需要了解客户的需求。我们把每一位员工 都看做一名客户。” CMS Cameron McKenna 律师事务所最近宣布，它已将所有支 持功能外包给 Integreon，包括金融和 IT，这一标志性变化 无疑将影响以高成本中央商务区为办公场所的所有企业。 聘用数百或数千名支持人员并为其安排办公室这一论点已 不再有任何经济论据。 因此，早前由 Charles Handy 在 《The Age of Unreason》（非 理性时代）iv 中预测的“核心”和“边缘”或三叶草组织 结构以及他所发现的“组合工人”正在先进的全球性公司 中广为流行。 要进行虚拟办公，人们需要新的协作工具，这一点十分清 楚。坐在同一办公室内或跳到三楼的人力资源部的工作方 式将被新的员工连接方式所取代。 虚实结合 通过调查显示，78.7% 的受访者感到现在他们已经具备了在工作场所保持高效的正确技术。他 们正在得到越来越多的技术有利条件，使他们能够在任何地方工作。在大型公司工作的受访者 中，50.8% 的人具备了他们所需要的一切资源，而 42.6% 的人仅有少量的工具，但“它可以变 得更好”。如今，灵活工作的障碍正在被拆除。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 8 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    V1.4 合作 正如Patrick Foord 所说，我们要创造一个支持“病态合作” 但视频的兴起并不仅仅是高端视频会议。随着质量较低 的环境。当工作变得更加分散时，这将成为一种经常性主 的“网络摄像机”对笔记本电脑和移动电话等移动设备以 题。如今，我们通常处理单一来源的信息（通常为异步）。 及固定电脑的渗透，引起了视频通讯和协作的大幅上升。 这些信息可以“下线”查看和使用，并且通常为“扁平” 从 Skype 和 FaceTime 等系统到 WebEx 等企业工具，人们越 式 – 你在屏幕上看到的内容可以输出到纸上。将来，人们 来越习惯于看到通话的另一方。 会采用新方法来使用信息，这些信息将来自多个通常为同 步、实时或“活的”来源，并且经流化或交付到永远在线 案例研究：Tesco 的运行多个同步应用程序的设备上。“数字流”将改变通 过网址、嵌入式多媒体和悬停信息所展示的深度信息的性 例如，Tesco 的远真视频会议使用率为 80 - 90%，并且安装了 质，这意味着您在屏幕上看到的内容再也无法输出到纸上。 WebEx 协作软件。他们发现，每个 WebEx 用户每周可节省两 个小时的时间，并且旅行费用减少了 45%。 “除了移动性以外，这一虚拟性问 题需要加以解决...” Cisco 的 Ronen Journo 根据 Cisco 的报告，目前其网络中 60% 的 IP 数据包为视频 数据包，他们预测到 2012 年，视频将占据公共互联网中 如今，大部分协作发生在组织内部的员工之间。Cisco 预测 的大部分流量。这也代表了作为通信媒介的视频将大幅上 80% 的协作将发生在公司内部。如今，这一预测已经发生了 升。从 YouTube 到视频广播的使用，人们对视频的形式和 巨大的改变 — 随着人们越来越需要与分散的团队联系， 力量越来越熟悉。 Cisco 预测这一数字将逆转为 80% 的协作会发生在公司 之间。 很明显，一系列能够改变我们在同一个地点或远距离协作 模式的新兴技术已经存在。这些技术可以被视作划时代的 技术，因为它们有可能改变如何工作，为什么工作以及在 哪里工作等性质。 视频 视频会议达到顶峰为时尚早。第一代系统的使用者抱怨颤 抖 — 让参加者的表情和声音很像机器人。创建呼叫时充满 了挑战，而且设备要占用巨大的需专门设计的专用房间。 如今这种情况已大为改观高清视频会议的兴起（Polycom 以 及 Cisco 公司的网真视频、HP 公司的 Halo 等高端固定解决 方案）形成了一个视频的新时代，使远程协作的体验和质 量接近在同一房间内的实时体验。 Polycom 的“圆桌”视频会议系统为人们提供了应对虚拟性 出于减少出行的目的，视频会议被广泛采用，因为公司已 的有效工具。会议参加者的动画视频影像，辅以糖豆和协作 经意识到他们可以连系到客户、供应链以及全球各地的同 空间，意味着人们可以远距离感受互相连接。 事，并且体验高效的会议以及其他进程。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 9 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    移动性 虚拟存在、Web 2.0、统一通信...以及糖豆的兴起 移动性有几方面含义。其中最主要的是移动设备与高速连 网络已经从“发现和使用”转变成允许“分享和扩大”的 接的结合。当云计算允许实现一个新的层面时，移动路 平台。这一扩展是进入协作世界的自然迁移，并且所谓 线图变得更加难以预料。从远程数据中心提供软件即服 的“语义网络”多是关于经验分享。随着人们意识到分 务 (SaaS) 非常适合那些处理能力、存储容量和电池寿命有 享、标签和透露位置信息所带来的优势和附加价值，新的 限的便携式设备。由云计算完成处理过程形成了瘦客户端 协作体验时代即将出现。 概念，任何人都可以通过“虚拟化桌面环境”使用这种客 户端。的确，随着办公所需的软件更多地实行远程托管， “虚拟化”这一概念将适用于所有的固定和移动设备。 有了这些工具和数据的远程托管，将出现一种新的模式 — 当人们进入一个空间或建筑物时他们会这样做，因为他们 需要或希望留在那里。他们将不必因为那里有企业的计算 机基础设施而“去一个工作场所上班”。 实时协作或联合创作会开始变得司空见 惯，让人们一起跨距离工作并实现实时 由胖到瘦 连接，而他们的“糖豆”在任何时候都 可见。 随着人们在任何地方都能得到按需提供的资源，而且建筑 物不再需要容纳固定的服务器基础设施及其相关的电力、 资料来源：Microsoft 制冷、高架地板以及灭火系统，建筑物将从高度专业设计 的昂贵而复杂的技术容器变为简单的、连网式工作场所。 人们将体验到的最深刻的变化之一将是无处不在的存在 他们将会“变瘦”，省去大部分目前工作场所中的纸张 指示符 — 即将开始在几乎所有的应用程序和设备上出现 和设备。为人准备的地方，而不再是文件和服务器的存 的所谓“糖豆”。今天，企业存在指示符（如“在开会” 储库。 或“走出办公室”）将在地址和好友列表中与姓名一起显 示。明天，这些指示符将与员工详情一起出现在所有的应 用程序中，以便在分布式网络不断地查看同事、客户和其 他人。 当美国航空航天局引进了“Clickworkers”概念时，他们将工 这种智能将扩展到由日历自动喂食糖豆，将来会扩展为 作团队扩展到一个由志愿者组成的网络，由这些志愿者帮助 移动设备中的位置传感器、加速度计、数字罗盘以及 GPS 确定火星上的环形山网络。LinkedIn、Facebook 和其他社交 数据。 网络的发展将身体的力量延伸到虚拟的无限力量，并提供了 无限的连接和协作可能。未来会以点击，而不再以“砖块” 这些系统具有感知背景、地理定位以及以状态为驱动等功 来定义商务边界。 能，并将开始打破时间和空间之间的障碍，未来还允许根 据个人资料、背景信息和实时位置“设计”偶然相遇。 我们将会看到，随着束缚公司间协作的障碍的消失，跨组 织间的协作将大行其道。合作将越来越多地使用语音和视 频以及智能平台和设备，使人们拥有处理数据和交流想法 的工具。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 10 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    “地理存在”将不仅仅显示一个人的状态，而且还将显示 他们的实时行踪。背景感知存在将使这一系统将变得更为 复杂 — 这是一种以项目、知识或通讯流量或时区为基础， 只针对有使用价值的人群显示的概念。 如今，毫不相干的系统往往会聚集，我们预测，统一通信 和协作(UCC) 套件将成为一种标准规范。企业存在的发展 将包括地理存在和特定背景存在，这将迎来一个在集体解 邮件跟踪软件可以映射一个企业中的社交网 络，显示了“实时”组织、团队模型以及“定 决方案中工作的实时社区的新时代 —“不必离开文档的 位”员工。 协作。” 资料来源：Trampoline 系统 一个虚拟办公室？ Ronen Journo 问道：“拥有物业的目的是什么？” 随着数字 技术和云计算的兴起使办公楼中除了员工之外别无他物， （以上）网络地图可能会显示对未来的一瞥。在这里，人 这将成为一个基本问题。当服务器、软件和数据驻留在云 们通过电子邮件交换服务器中的电子邮件流量形成组织， 中，而无论员工身在何处，都能像使用另一个实用工具那 以便显示公司内部谁与谁正在联络 — 这是模仿了“现实” 样通过浏览器向其提供计算，那么工作场所存在的目的是 的员工组织网络，而不是部门和小组之间假设的静态结 什么？ 构。也许，这应该是理解“虚拟办公室”的模型，而不是 将组织结构图转换成“实际的办公室”。 大多数人会反驳说，办公场所是将人们聚在一起的地方， 但这里有一个难题。一家大型跨国企业发现，通过使用 不过，虽然这些想法显示虚拟网络将崛起并取代实际办公 Web 论坛而不是电子邮件在 10 万多名全球员工中提问， 室中的网络，但 Stephen Johnson 的新书《Where Good Ideas 一半的回答者与提出该问题的人并不相识。在所有的回答 Come From 》（好主意从何而来） v 却与这一信息存在矛 中，最有用的回答来自于那些并不相识的回答者。那么， 盾。他追溯了 200 年以来的创新后发现，过去两个世纪中 在我们的房间里有合适的人来解决问题吗？他们的研究结 最重大的发明并非来自灵感的火花，而是来自集体的多层 果显示没有。 次努力。“创新源自‘相邻的可能’— 最具创意的地方是 人们聚在一起分享想法的活动蜂巢。”Johnson 说道。那 社交网络在五年以前并不为人知。如今他们主宰着网 么，人们需要聚在一起才能创新吗？ 络，Facebook 拥有值得骄傲的 5 亿活跃用户，其中一半用 户每天都在利用社交网络。随着每月在 Facebook 上花费 当公司寻找未来的办公模式时，虚拟与实际“工作空间” 7000 亿分钟这一现象，当虚拟网络与安置在“工作场所” 的组合将是未来十年的决定性趋势之一。让人们高效地 中的真实网络发生碰撞时会发生什么？ 在一起工作将是成功的最关键因素。人的生产力将推动 变革。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 11 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    V1.5 优势：即将改变组织工作方式的业务驱动因素 实现灵活性的新措施将通过量化该组织从新工作方式中获 者如是说。工作的灵活性远远不仅是针对工作方式变化的 得的优势而获得，并且这些业务驱动因素在我们的全球 一个空间响应，这一概念在针对以下问题的回答中得到了 调查中也进行了分级。“灵活的工作不仅仅意味着灵活的 印证：你认为哪些因素将推动您的组织的工作方式发生 工人，而且也意味着灵活企业。”一位全球房地产的领导 变化？ 小型 中等 大型 衡 力 势 务 本 待 新 术 性 通 平 产 优 业 成 期 创 技 续 /交 活 生 争 速 产 的 兴 持 /生 行 的 竞 /快 地 代 新 可 旅 工 房 一 作 度 员 下 工 速 受访者建议的其他措施包括： 盈利能力 业务需求 你需要聪明的办公空间 物质和信息安全问题 靠近我们的客户 需要实质性互动 公司文化 法规和安全 需要互动和交流想法 非线型，规定任务和职责 客户的期望 客户的需求 协作 燃油成本 通过成果进行管理，而非“出勤主义” 全球业务性质 吸引和留住合适的员工 自上而下的要求 人们想要什么 协作和创造力 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 12 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    人的生产力显然是最重要的业务驱动因素之一，伯尔尼首 “当下一代员工进入工作场所时将引发灵活 脑会议上的某些评论进一步强化了这一观点。正如 Patrick 性爆炸，而我们必须做好准备，以确保 Foord 所说：“我们需要从灵活性中获得最大的利益。” 这些劳动力新成员真正具有创造力和 但是，怎样才能实现？ 生产力” Chris Kane, BBC “我们正离开固定的地点，并且十分重视对生产力的衡 量。我的意思是通过关注产出来管理团队，人们选择在何 时、何地以及如何开展工作，而不是使员工任何时候都坐 在一个固定的位置。”Michael Ansah 解释道，而这种对有 效性的关注正是关键所在。 员工绩效仍然是最具挑战的衡量概念之一。调查十分清楚 传统办公室会终结吗？ 地表明：大多数人在工作中都是空闲的。Gallup 的员工敬 毫不奇怪，在大型企业工作的受访者中，58.2% 的人预测 业度调查显示，只有 20% 的员工在从事他们的工作时比较 由于受未来工作方式的影响，对办公空间的需求将减少， 忙碌。 仅有 7% 的人预测对办公空间的需求将增加。51.2% 在大 有证据显示，下一代员工的期望会更大地改变现状，大大 型企业工作的的受访者表示，办公室将因此成为偶尔使用 超过主要由模拟时代中长大的数字移民所组成的当代 的场所。与此相比，规模较小的企业仍然需要员工在大部 员工。 分工作日到工作场上班 (41.6%)。 在我们的调查中，竟有 70.9% 的受访者认为年轻员工、新 千年一代以及在学校学生将更能接受虚拟办公，而拒绝接 仅有 8.5% 的受访大型企业表示尚未 受传统的办公室。在大型组织工作的受访者中，仅有 8.9% 实施新的办公方案。 的人认为下一代员工将继续在今天的工作场所工作。 其他研究显示的采用虚拟办公的主要原因有： 1. 出行时间和降低成本 我们还发现，大多数大型组织如今已经采用了新的工作方 2. 专注于工作而较少分心 式。仅有 38% 的公司仍然为每个员工分配一张办工桌， 3. 福利和压力 15.4% 具有代表性的受调查公司表示现在他们已经采纳了新 办公方式方案，而且正在推进并已成为公司文化的一部分， 4. 工作与生活的平衡以及在任何地方工作 而 25.1% 的公司表示已在全公司范围实施了这一政策，“但 我们可以做得更多”。仅有 8.5% 的受访大型企业表示没有 其他原因包括儿童和老人护理、特殊需要和残疾人、可持 新办公方式方案。 续性和生活质量。业务优势十分清晰。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 13 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    V1.6 价值：货币化灵活性 重视灵活办公的价值将成为公司未来的挑战。我们需要找 衡量灵活性：ABC 公司 到采用“服务式办公”成本的新方法，并放弃传统的“每 平方英尺”固定租金和收费方式。 ABC 公司聘用了 1500 名员工，并在伦敦市拥有一幢办公 楼。它签下了 15 年 15 万平方英尺的租赁合同，办公楼每 当我们从传统的一人一张办公桌方式转变为服务式工作方 年的总成本为 1,200 万英镑或 2,000 万美元（租金、差饷、 式时，需要开发出一种衡量物业组合有效性的新方法。 公用事业、经营费），因此每年每平方英尺的总成本是 80 当人们需要新工具、新技术和新地点来实现灵活办公模式 英镑或 133 美元。这一直是衡量效率的主要模式。这 15 年 时，这种需求变得更加明显。 期间，租约代表了 1.8 亿英镑（3 亿美元）或每人 12 万英 镑（20 万美元）的负债。 “在非常简单的级别，可以通过在整体组合中考虑灵活性 来形成工作场所中围绕货币化灵活性的清晰案例，而在网 而如今如何使用办公楼呢？ 站级别中，可以通过考查工作场所的灵活性和有效性是否 能满足员工的需求来形成案例。”Colin King 说道。“这意味 ABC 公司按如下方法对空间进行了分配： 着我们拥有更小的空间，而物业投入十分灵活，并完全符 合我们的经营目标。” 但是，租用更少的空间仅仅是灵活办公所能提供的货币化 价值之一。为了获得更广泛的情况，我们确定了一系列价 计算空间 会议室 值红利，从而在“购买属于自己的”世界中塑造了“服务 固定办公室 开放式工作站 式办公”的愿景… 储存柜 其它 “在非常简单的级别中，可以通过在整体组 合中考虑灵活性来形成工作场所中围绕货币 化灵活性的清晰案例。” 大部分面积给了分配式或共享工作站，用于些私人办公室 Colin King, GlaxoSmithKline 和相关设施。目前典型的空间分配中最突出的是缺乏会议 室和项目室 — 在协作正推动团队需要一同工作的大环境 中，几乎所有的企业都报告缺乏这种资源。 但是，如今办公室的利用率通常只有 45%，也就是说在任何 一个时间点上，55% 的已分配办公桌和办公室是空的。对于 ABC 公司而言，这意味着有 825 张办工桌在任何时候都是 空的。 100% 空 未占用 75% 暂停 文件 阅读 50% 书写 谈话 25% 电话 电脑 会议 0% Time of day 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 14 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    ABC 公司 –采用货币化灵活性的一家先进的公司，已经采用了部分空间分享策略 以一幢典型的 150,000 平方英尺位于伦敦的办公楼为例，目前可容纳 1,500 名员工，较保守的分享比率为平均每 1.2 人一张 办公桌 (1.2:1)。办公楼每年的总费用为 1,200 万英镑或 2,000 万美元（租金、房产税、水电费、运营费），每年每平方英尺 的费用为 80 英镑（130 美元）。 该办公楼可容纳 1,150 张办公桌，因此每张办公桌每年的费用为 10,500 英镑（17,200 美元）。 按 45% 使用率计算，未使用办公空间的费用为 660 万英镑（1,100 万美元） 按 70% 使用率计算，未使用办公空间的费用为 360 万英镑（600 万美元） 按 45% 使用率计算，每天空闲的办公桌有 632 张。 按 70% 使用率计算，每天空闲的办公桌有 345 张。 按 1.2:1（员工人数：办公桌数）的比率计算，我们发现，办公空间的分配比率为每张办公桌 130 平方英尺（90 – 140 为行业 平均值），或者每人 110 平方英尺（通常为每人 70 - 120 平方英尺） 通过采用基于活动的办公方式，使办公楼成为一个实时资源，无论通过实现 95% 的入住率（以适应增长），或者将办公空 间减少 30%，都能为 ABC 公司每年节省 300 万英镑（500 万美元）- 600 万英镑（1,000 万美元）的费用。 但 ABC 是一家先进的公司，并且按每 1.2 个员工 1 张办公 在移动性和灵活性被认为是高效而可持续的办公方式的当 桌的比例 (1.2:1) 引进了热办公桌/办工桌分享方案。该办公 今世界，空办公桌已经变得毫无意义。 楼可容纳 1,150 张办公桌，因此每张办公桌每年的费用为 10,500 英镑（17,500 美元）。按 45% 的利用率计算，632 张 但对灵活性优势的衡量不仅仅是通过房地产实现占地面积 办公桌是空的，未利用空间每年的成本为 660 万英镑（1,080 万 的减少和成本的降低。 美元）。即使利用率可以十分乐观地提高到 70%，未利用空 间在任何一天的费用是每年 360 万英镑（600 万美元），在 任何时间点平均有 345 张空办公桌或办公室。 其他措施包括： 公司驱动因素 灵活性优势和成本节约 碳足迹 货币化灵活性的一个明显的方面 — 商业办公楼被确定为最大的碳排放体之一时，对闲置的办公 空间进行加热、制冷、照明和清扫不再是一种合理的做法。 员工流失和停机时间 员工流失成本通常通过移动和变更设施的费用来衡量，但是这掩盖了员工无法找到需要与谁协同 工作所造成的低效率机会成本。 减少纸张 — 速度（协作）、碳、空间（打印/ 生产纸张、分发纸张、打印、存储和回 — 总拥有成本十分巨大。灵活办公通过采用“数字流” 纸/碳粉/存档/回收/废料）、成本（打印/支持/ 省去了纸张的使用。 维护） 在伦敦的一家零售银行每年打印超过 10 亿张纸。金融行业平均每人每天打印 70 页纸。在 ABC 公司 存储纸质文件占用 4% 的地面空间，每年的成本是 50 万英镑。 兼并和收购 兼并和收购会带来巨大整合难题，尤其是具有不同物业组合的案例。灵活办公模式，由于没有特 定的、未分配的“物业资源”，从而允许更加灵活的规划以及更快速地分配人员和地点。 提携作用 阻碍公司灵活性的最大的障碍之一仍然是对新员工及新合作伙伴（如外包）的提携作用。灵活性 简化了程序，消除了新员工和合作伙伴的“进入门槛”。 项目开发时间和交付 速度将越来越多地被看作是灵活企业的核心属性。“快速公司”的行为是指可以混合、灵活并且 具有创新能力。决策速度、上市时间以及开发周期等都可以通过灵活办公得以加速。 管理的复杂性 人们提出的另一个重点是降低复杂性，特别是在商业服务功能领域。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 15 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    很显然，能够“释放空间”的能力将仍然是组织引入灵活 BYOC 是一种非常灵活的做法，而且随着以互联网为中心、 性的主要驱动因素。出售或分租能产生现金收入，从资产 以云计算为驱动的未来公司技术条件的发展，这一做法将 负债表中除去租金，并且降低运营成本。尽管物业费是大 得到更广泛的应用。正如 Mick Hollinson 所说：“他们负责 多数企业继工资后的第二大开销，但这将是最直接的实现 该设备，而不是由公司负责。我们没有以任何资产形式对 货币化灵活性的焦点。 其进行管理。”他还指出：“与传统桌面部署相比，这一 做法平均可节省 15-20% 的成本。” 一个“购买属于自己的”世界 同样“购买属于自己的”方法是否适用于工作场所？公司 2009 年，Citrix 为其员工提供了“购买属于自己的电脑 (BYOC)” 在今后还需要自己的办公空间吗？是否可以为员工提供 一 的选择。该公司为员工提供了 2,100 美元（1,260 英镑）的 个年度“服务式办公”的预算，并在其中包括适合他们的 预算，使员工可以根据自己的选择购买电脑。营销副总裁 工作和目标的技术，空间和支持服务？ Mick Hollinson 表示，这样不仅降低了成本，员工也喜欢这 种控制。他说：“员工非常喜欢可以自由选择， 实际情况 在 ABC 公司，按照目前的模式为员工提供工作场所，每人 是，有许多消费电子设备所提供的服务在公司笔记本电脑 每年的成本为 8,000 英镑（13,300 美元）。如果我们采用 中无法找到，而员工就是喜欢他们的计算体验。”（参与 每人每年用于工作场所的资金支出来衡量工作中的货币化 该计划的员工必须接受一个为期三年的服务合同。） 灵活性，将符合 BYOC 以技术为主导的愿景。因此，1,875 名在当前模式下办公的员工将把办公楼视为自己的“家”， “我们的信息系统团队专注于为全体员 或者 2,000 名员工将获得新的有利条件、基于活动的办公 工提供最好的工作经验。” 方式以及第三空间的提供，从而在“购买属于自己的” Kraft Foods 的 Mark Dajani 自助服务世界中实现每人每年 6,000 英镑（10,000 美元） 的“工作领域”资金支出 — 节省 25% 的基线成本。对于 从更传统的出发点起步的欠发展的公司，超过 40% 的以物 Kraft Foods 是另一家较早采用这一概念的企业。该公司在 业为主导的成本节约是可以实现的。 2010 年宣布其创新型 BYOC 方案，该方案允许员工购买并 在工作中使用他们所选择的计算机。该方案对公司（降低 货币化的灵活性用于衡量每个人的 BYO 成本。正如云将提供 了成本）和员工（更大的灵活性）都十分有利。“我们的 通讯软件作为一种服务，并收取每个用户每月 5 英镑（8 美 信息系统团队专注于为全体员工提供最好的工作经验，” 元）的费用，因此工作场所可以成为一种按需提供的资源。 高级副总裁兼首席信息官 Mark Dajani 说道。“我们希望员 工能高效而舒适地使用自己的工具来完成每天的工作。那 尽管小型企业和新创办企业能够大步前进，但货币化的灵 么，如果他们更喜欢某一款笔记本电脑，为什么不给他们 活性将在中型和大型企业中经历一些离散阶段。第一阶 定义自己的工作体验的自由呢？” 段，如今传统的办公室将缩小，固定费用将减少，通过采 用以活动为基础的办公方式（作为全面灵活性的前奏）降 货币化灵活性将衡量标准从人均房产费用转移到个人以及办公工具上。这是一种由用户选择的“开源式办公”。 对于 ABC 公司而言，按照目前的模式为员工提供工作场所，每人每年的成本为 8,000 英镑（13,300 美元）。因此，每人每年 的工作场所供给成本将是工作中货币化灵活性的衡量标准。这十分符合以技术为主导的“购买属于自己的电脑 (BYOC)”的愿 景 — 这一愿景正越来越受到首席信息官们的青睐，并向以计算互联网为中心的愿景发展。 因此，1,875 名在当前模式下办公的员工将把办公楼视为自己的“家”，或者 2,000 名员工将获得新的有利条件、基于活动 的办公方式以及第三空间的提供，从而在“购买属于自己的”自助服务世界中实现每人每年 6,000 英镑（10,000 美元）的“ 工作领域”资金支出 — 节省 25% 的基线成本。对于从更传统的出发点起步的欠发展的公司，超过 40% 的以物业为主导的成 本节约是可以实现的。 货币化的灵活性用于衡量每个人的 BYO 成本。正如云将提供通讯软件作为一种服务，并收取每个用户每月 5 英镑（8 美元） 的费用，因此工作场所可以成为一种按需提供的资源。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 16 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    虚拟之路：价值模型 £££ 可变成本 (OpEx) 固定成本 (CapEx) 可变成本 (OpEx) 固定成本 (CapEx) 可变成本 (OpEx / BYO) £ 今天 明天 将来 传统办公室 外包基于活动的办公方式 虚拟办公室灵活办公云计算 低固定成本，因此足迹的减少将降低多达 30% 的物业开 得益于“始终运行”云技术和便携设备允许采用灵活的办 销。通过减少空间（更低的公用事业/设施费用）、降低客 公方式，我们也看到由于减少了停机时间而产生的生产力 户流失以及采用关键业务服务外包实现经营成本的降低。 优势。 未来的灵活办公方式将采用按需提供办公场所、以“按 效率红利 物业（P） 固定 (f) 以及运营 (o) 成 需”消费为基础的方式。这一点类似于云兴起时将技术从 本节约 资本性支出转移为运营性支出的情况，由于人们的需要并 幸福红利 通勤 (c) 时间 (t) 和成本 (c) 节约 在人们需要时为其提供另一种效用。加入这个地方，并实 生产力红利 停机 (d) 雇员/薪金费用 (s) 现“服务式办公”真正的“购买属于自己的”模式。 正如 Colin King 所指出：“真正的优势...来自于当我们创造 这三个因素可以进行加权，并根据每个因素对公司的重要 的环境能够满足几乎所有实际和虚拟工作场所需求的时候。 程度给定一个系数。他们可以创建一个计算灵活性红利的 我们已经看到了那种以商业为重点的创新方法能够减少成 等式： 本、降低商业风险并且使我们的业务推动收入的增长。” 灵活性红利 = p (f+0) + c (t+c) + d (s) BYO 办公将为个人提供一个年度预算或津贴，使个人可以根 据需要选择工具、办公空间和服务，以便达到预期的结果。 灵活性红利 “由于实现了生产力的提高，将使您 除了源自更少或更高效使用办公空间所带来的效率红利以 在底线的基础上增加 5% 至 10%。” 外，我们还发现了灵活办公的另外两项主要红利：幸福红 Chris Kane, BBC 利和生产力红利。 通过我们的调查和其他调查发现，人们会毫不犹豫地改变 他们目前的通勤方式。这是一个时间和成本因素问题， 会受到“交通高峰期”拥堵状况以及不灵活的传统办公价 格的共同影响。允许个人选择工作方式与“幸福红利”之 间的再次平衡，同时也向认可工作健康和幸福迈出了重大 一步。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 17 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    案例研究 早期开拓者 Cisco 在80年代，出现了许多虚拟办公的早期开拓者。正如Hewlett- Cisco 使用 Media Net 建立和进行虚拟公司会议。虚拟会议 Packard 的 Lisa Lion Wolf 所指出：“管理者必须能够确定和 不仅成本仅为实际会议的 1/3 到 1/10，而且覆盖面也扩大 衡量绩效。他们确实必须分析结果，而不仅仅分析任务或 了 5 到 10 倍。以前，Cisco 的年度 GSX 销售会议通常在拉 程序”vi。他们利用了当时可用的技术。早期的例子有： 斯维加斯举行，约 13,000 名员工参加该会议，每人的费用 为 4,307 美元。去年，该会议采用虚拟方式进行，每人的 公司 解决方案 商业利益 费用仅为 437 美元，而且额外的 3000 人也能“参加”这次 Hewlett-Packard 销售人员的 增加员工收入 会议。有趣的是，与会者对会议内容的评分高出了对上一 移动性 次实际会议的评分。 Andersen Consulting 虚拟办公 降低办公室开销成本 Lotus Development 虚拟办公 使员工更加贴近客户， 作为虚拟办公的早期采用者，Cisco 是研究未来协作的一个 提高工作和生活的平衡 有趣的案例。例如，在 2009 年第二季度，Cisco 使用 WebEx IBM SMART 与客户更多的面对面时 会议的时间达到 1 亿分钟。通过使用世界各地的 700 多个 间，降低 40-60% 的房地 远真视频会议室，Cisco 节省了十分惊人的 2.5 亿美元的差 产成本 旅费用。 2009 年，Cisco 实现了超过 11 亿美元（6 亿英镑）的成本 根据我们的调查显示，新的工作方式目前已经进入主流， 节约，其组成如下： 但大多数办法尚未导致转移到虚拟。如今，人们都配备 了“在任何地方工作”的设备，我们预测“虚拟办公”这 远程办公 2.99 亿美元（1.8 亿英镑） 一原则将不断地得到实施。 工作场所互连 1200 万美元（700 万英镑） Yell 虚拟专家 1.25 亿美元（7500 万英镑） 远程协作 6.01 亿美元（3.6 亿英镑） Yell 的销售团队有 700 名成员，分布在全国 35 个销售办事 处。但是，由于销售人员经常出差，办公室的价格昂贵而 销售及市场推广 1500 万美元（900 万英镑） 且未被充分利用。从最初的 35 个办事处减少到 20 个办事 处，同时使销售团队利用便携技术和商务环球金卡实现移 动，使 Yell 员工可以使用雷格斯不同位置的商务中心，并 在其英国 Bedfont 湖区的工作场所，通过采用新的办公方 成为该公司分布式工作场所战略的一部分。 式以及增加居家办公的数量，Cisco 增加了 60% 的运营能 Yell 英国公司物业负责人 Simon Taylor 说：“由于技术的不 力。使高级协作成为现实所有工具都已经到位。 断发展，公司现场销售团队对实际工作场所的使用和依赖 已经大为改观，我们不再需要公司的销售办事处网络。” Boeing 如今，移动团队配备了笔记本电脑和远程连接解决方 案， 例如，在 Boeing，超过 27,000 名外部供应商与 Boeing 的 并且能在新地点工作，使 Yell 每年的物业开销减少了 150 万 开发团队就 Dreamliner 项目展开了协作。该公司通过使用 英镑（ 250 万美元），同时通过减少停机提高了工作效率。 WebEx 等工具，在 12 个月内与其“扩展社区”同时进行了 超过 100 万次协作会议，从而缩短了产品的上市时间。 根据美国政府的一项研究显示，如果 20,000 名联邦工作人员每周仅有一天通过远程方式 办公，他们每周将节省超过 2,000,000 英里 的通勤里程，并减少 81,600 磅的二氧化碳 排放量。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 18 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    结论 当公司努力获得竞争优势并试图减少阻碍发展以及业务灵 现在，公司必须确定从当前的现实转移到扩张状态的途 活性的障碍时，货币化灵活性将成为这些公司最需要了解 径，从而开始体现和衡量灵活性的优势。货币化灵活性的 的重要的领域之一。 结果是每人每年的服务式办公预算。它把建筑物作为共享 资源，以用户为中心和并将办公看做一个分散的活动。 伯尔尼首脑会议的主要结论之一是，需要使灵活性产品 化，并且需要在 HR、IT 和 CRE 等公司职能之间建立更加富 按需式商务空间将被视为未来的主要需求 — 根据业务周 有成效的对话。一个“带来您自己的”世界，以及被定义 期的变化调整物业。“让我们回到业务的需求。”Ronen 三大核心企业服务功能组合的红利，因此将需要联合式思 Journo 说道。“我们能否避免物业？”最后，根据一个物业 维才能在工作中实现灵活性。 主管的建议，我们需要自己的空间吗？随着“按需服务” 的启动以及人们对“自我服务”这一概念的接受，我们将 我们毫不怀疑，随着新技术的不断出现，以及其他力量驱 改变我们的工作方式和所选择的工作空 — 未来的办公室将 动公司为了追求明确的商业利益而采用“虚拟办公”方 成为非常不同的地方。 式，虚拟办公将成为现实。我们预计，“虚拟办公”将经 历三个阶段，从“现实”到“扩张”到“虚拟”。 第一阶段 业务服务的收敛 在组织内部形成中心或核心业务服务功能，并将以前孤立 的人力资源、技术、房地产、设备、财务以及采购等功能 整合在一起。规定了 KPI 和灵活性红利。 第二阶段 工作的扩张 主要功能和服务的外包，基于活动的办公方式的引进减少 了房地产开销。移动技术的有利条件。 第三阶段 虚拟的现实 迁移到云，利用全面的技术有利条件，改变的业务流程， 新的工作方式以及按成果进行管理。互联网，以用户为中 心的服务式办公。BYO 方法和相关的改革计划。 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 19 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    附录 1. UnWork.com 调查 UnWork.com调查了世界各地 600 名高级企业领导人，以便 了解他们对未来工作的态度以及想法。 受访者可以归纳如下： 接受调查的组织规模 组织规模 小公司（100 名以下员工） 小型 28% 中型公司（100 — 1000 名员工） 大型 大型公司（超过 1,000 名员工） 50% 中等 22% 地理分布 地理分布 大部分受访者负责英国以外的地区，各地区都有代表。 其他 亚太 4% 7% 全球 18% 欧洲 18% 美国 10% 英国 工作职能 43% 我们着眼于三个核心业务服务职能：物业、人力资源和 工作职能 技术，以查看观点有何不同。 其他 33% 综合管理 33% 人力资源 1% 技术 调查结果将用于整个报告。 10% 物业 29% 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 20 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    2. 伯尔尼首脑会议 2010 年10 月，来自全世界 16 家房地产企业的领导人出席了伯尔尼首脑会议。此举的目的是为了讨论今后的工作，看看 物业、人力资源和技术职能之间存在哪些碰撞，并了解我们在先前的报告“工作的灵活性”（Agility @ Work）中所述趋 势的发展以及越来越成为主流的情况。在伯尔尼进行的辩论和讨论对这里进行的一些研究起到了指导作用。 日期 2010 年 10 月 20 日，星期三 – 10 月 22 日，星期五 地点 Chateau de Berne, Lorgues, France 与会人 Simon Ward，董事总经理，物业负责人，Barclays Chris Kane，工作场所负责人，BBC Ulrich Kerber，公司房地产负责人，Beiersdorf，目前就职 Vodafone Kathryn Bell，全球房地产总监，Accenture，目前就职 Boston Consulting Group, Steve Probert，房地产及设施主管，BSKYB Ronen Journo，总监，WPR 公司房地产欧洲及新兴市场，Cisco Tony Wong, CoreNet 全球董事，目前就职 JP Morgan Michael Ansah, 房地产和设施总监 EMEA Dell, Michelle Marwood，全公司房地产总监，Kirkland Ellis Colin King，Nokia 全球房地产总监，现任 GlaxoSmithKline 全球房地产及工作场所副总裁 Tim Caiger，房地产和设施副总裁，Oracle，现已退休 David Medlock, Shire Pharmaceuticals Patrick Foord，项目组负责人，Standard Chartered Vito Chiodo，Telstra 物业总监，Telstra Christopher Staal，房地产全球负责人，Thomson Reuters Simon Taylor，英国物业负责人，Yell.com 他们一起代表了 243,000,000 万平方英尺的房地产权益 推动者 主办方 Philip Ross，CEO，UnWork.com Mark Dixon，创始人兼 CEO，雷格斯 Monica Parker，副总监，UnWork.com Andrew Brown，雷格斯 Barry Varcoe，ReResonance，目前就职 Zurich Financial Ally Charles，雷格斯 Bob Gaudreau，雷格斯 Scott Hartman, 雷格斯 Kurt Mroncz, 雷格斯 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 21 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    伯尔尼首脑会议的重要成果 “工作场所的消费者” 从 到 2到3代 4代 数字移民 + 数字本地人 50 + 组合职业 20 + 组合职业 工作狂/忠于公司 生活狂/忠于自己 业务需求 + 人的需求 人迁移到工作 工作迁移到人 同步工作 + 异步工作 公司机器（通过提高效率生存） 企业有机体（通过适应性生存） 个人和团队 + 社区 价值链 从 到 成本削减因素 + 价值增强因素 摩擦/约束消除者 工作和改变有利条件 空间资源管理者 基于民间传说和轶事的决策支持 基于工具包和事实的决策支持 创新修辞 创新文化和交付 可持续性方案 可持续发展文化 技术上级领导 上级领导的领导力 统筹零散组件 集成式“端到端”流程和业务模型 以客户为中心 + 以平台/竞争力为中心 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 22 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    “产品”的未来 从 到 办公桌提供 工作与生活的创造者 物理连接 +数字连接 1%-10% 的通信体验 80%-100% 的通信体验 虚拟的现实 + 上下文（=扩张现实） 同质人力资源 个别了解人员（工作心理学） 我们的地方，我们的时间 任何地方，任何时间 企业方便 员工方便 服务水平 “人造”大规模定制化体验 第四维（时间管理） 第五维（时间管理的变化） 无菜单或公司餐 点菜 “办公室”是您停留身体的地方 “办公室”是您连接大脑的地方 3. 资料来源 i The Telecommuters, Francis Kinsman, John Wiley & Sons, 1987 ii Becoming Virtual, Jane Klobas 和 Paul Jackson, Physica-Verlag, 2008 iii Intuit 2020 Report iv The Age of Unreason, Business Books, 1989 v Where Good Ideas Come From, Stephen Johnson, Allen Lane, 2010 vi HR Magazine，1996 年 3 月 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 23 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    4. 作者简介 Philip Ross 集团首席执行官 Philip 是 Cordless 集团和 UnWork.com 的首席执行官，这 Mark Dixon 是雷格斯创始人及首席执行官。他是欧洲最著 是一家着眼于未来工作并为灵活办公开发业务案例的管理 名的企业家之一。1989 年，他在比利时布鲁塞尔创建雷格 咨询公司。他专门研究新兴技术对人，绩效以及工作流程 斯。自此，他凭借卓越的领导能力及出众的创新精神赢得 的影响，并为新工作方式和工作场所的创新开发了一系列 业界广泛赞誉。创办雷格斯之前，他还曾经创立过几家食 战略。 品零售和批发企业。他荣获了多项企业大奖；他深刻洞察 人们未来的工作方式，他的远见卓识彻底改变了企业满足 他曾与就职于 Ernst & Young、Allen & Overy、GlaxoSmithKline、 自身物业需求的方式。 Cisco 、McKinsey & Co、诺丁汉市议会、PriceWaterhouseCoopers、 皇家苏格兰银行、ones Lang LaSalle 以及 Ericsson，主要从 事以新兴技术为基础的未来概念研究。 Philip 曾在全世界多次会议上发言，包括华尔街日报欧洲会 聚技术 CEO 坛论、美国的 alt.office 以及 Corenet 在北京、 奥克兰、奥兰多、圣地亚哥和墨尔本举办的世界首脑会 议。1994 年，他撰写并发表了《The Cordless Office Report》 （无绳办公室报告），并创办了 Cordless 集团。 他与 Jeremy Myerson 共同编写了三本有关未来城市、工作 和工作场所的书籍，分别是：《The Creative Office》（办 公室创意）、《The 21st Century Office》（廿一世纪办公 室）和《Space to Work》（办公空间）。他对《Corporate Fool》（企业小丑）和《Responsible Workplace》（责任工 作场所）等书籍亦有所贡献。 有关更多信息，请联系： philip@unwork.com 虚拟办公：衡量灵活办公的益处 24 © Unwired Ventures Ltd, 2011 保留所有权利
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    Unwired 简介 关于雷格斯 办公 • 工作场所 • 技术 • 创新 雷格斯是全球最大的灵活办公解决方案供应商，其产品 和服务包括配备齐全的办公室、专业会议室、商务贵 Unwired 是一个专门研究未来工作模式的机构。通过研究、预 宾室以及全球最大的视频通信会议室网络。雷格斯使 测、出版和各种活动，预测我们的办公模式如何跟随政治、 人们实现随地办公，不管是在家、外出还是在办公室 社会经济和技术的趋势而变化。 中。Google、GlaxoSmithKline、Nokia 等客户以及许许多多正在 发展的中小型企业，都将其办公室和工作场所需求外包给雷 Unwired 成立于 1996 年，出版了五十多个研究报告，其中包 格斯，以更加专注于自身的核心业务，从而从中受益。 括为 BBC 研究创新的地方环境、为 Nokia 制定新千年报告、 为 Rio Tinto 公司编订工作环境可持续性研究等。 每天有超过 800,000 位客户从雷格斯遍布全球 88 个国家/地区 的 500 座城市的 1,100 个商务中心受益。借助雷格斯的全球办 该公司亦曾在伦敦、纽约、上海和阿姆斯特丹举行 WorkTech 公网络，不管是个人还是公司，都能随时随地地按他们所需 会议。 的方式办公。雷格斯于 1989 年在比利时的布鲁塞尔成立，总 部设在卢森堡，在伦敦股票交易所上市。 有关更多信息，请访问： www.unwired.eu.com 有关更多信息，请访问： www.regus.co.uk 出版人 Unwired Ventures Ltd Unwired Ventures Ltd、其雇员、顾问委员会和 Unwired 的赞助商 创新中心 对任何由于依赖本出版物中所含信息而产生的任何损失、支出或 7 St John’s Mews 任何索赔不负有负责。由于本出版物中所含信息大多由第三方提 St John’s Road 供的，因此需要进一步核实。在每一个应用实例中，必须由具有 Hampton Wick 适当资格的人对个别情况进行确定和应用。 Kingston upon Thames KT1 4AN UK 由于本出版物中所含信息的性质，在出版时这些信息可能已经过 时或已被取代。无版权或知识产权的转让或承担，所有图像、 电话：+44 (0) 20 8977 8920 照片和商标仍然是其各自所有者的财产。UNWIRED 是 Unwired 传真：+44 (0) 20 8977 8970 Ventures Ltd. 的注册商标。他人无权以任何形式或媒体部分或全 电子邮件：info@unwired.eu.com 网址：www.unwired.eu.com 部复制本出版物。 200 英镑