Waarom Octopus een goede oplossing is voor jouw gemeente lees je hier.

1. Waarom Octopus?
AUTEURS: HANS KONINGS/ANDRE PIJL
Datum: 28 augustus 2018
Versie: 1.0

2. Waarom Octopus?
1
Octopus stroomlijnt juridische processen
Octopus is een softwarepakket dat medewerkers van de afdeling Juridische Zaken al jaren helpt om
binnen de wettelijk voorgeschreven beslistermijnen te blijven. Met Octopus wordt niet alleen
bespaard op de kosten, maar wordt ook de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger verhoogd
en daarmee de kwaliteit van het bestuur. Octopus is een standaardapplicatie die wij volledig kunnen
aanpassen aan jullie specifieke situatie. Octopus is flexibel, aanpasbaar en het proces is na
wetswijzigingen of procesoptimalisaties (LEAN-trajecten) eenvoudig hernieuwd in te richten.
Met Octopus worden werkprocessen gestroomlijnd. Zo automatiseert het systeem procedurestappen,
bijvoorbeeld de overgang van een zaak van de ene naar een andere behandelaar, de registratie van de
status van een zaak en de termijnbewaking.
Met Octopus standaardiseer je tal van werkzaamheden, zoals de aanmaak van brieven en rapporten,
het opstellen van vergaderschema’s en het bewaken van termijnen. Het systeem bouwt elektronische
dossiers automatisch op en er is een zoeksysteem voor eerder geformuleerde adviezen. Dankzij de
standaardinrichting voor werkprocessen en documenten, die op een flexibele manier aangepast
kunnen worden aan de gemeentelijke huisstijl, houden jullie de kosten in de hand.
Octopus automatiseert taken
Met Octopus worden vele administratieve basisactiviteiten geautomatiseerd, zoals bijvoorbeeld het
opbouwen van digitale dossiers per zaak, de aanmaak van verzendklare documenten als
verdagingsbrieven, ontvangstbevestigingen, uitnodigingen hoorzittingen, het opstellen van
betalingsopdrachten en de publicatie van de status van een zaak op internet.
Een belangrijk onderdeel van Octopus is het met letterlijk één druk op de knop kunnen creëren van
diverse documenten of e-mails. Zo worden alle brieven die tijdens het proces van bezwaar tot en met
besluit gemaakt worden automatisch voor jullie samengesteld. Voor tekstverwerking maakt Octopus
gebruik van Microsoft Word.
Daarnaast is het ook mogelijk alle hoorzittingen te plannen en volledig geautomatiseerd een
zittingschema op te stellen. Vervolgens kunnen jullie gemakkelijk de uitnodigingsbrieven voor alle
betrokken partijen samenstellen.
Bovendien kan het systeem samenhangende zaken op een geclusterde manier verwerken. Meerdere
zaken tegen één bestreden besluit kunnen op deze manier aan elkaar gekoppeld worden en
bijvoorbeeld tegelijk op dezelfde hoorzitting worden gepland
Octopus is al voorbereid op de aanlevering van zaken digitaal voor de rechtspraak (het zogenaamde
KEI project). Het is al mogelijk om in een proefopstelling de interface en heen- en weerstromen van
digitale gegevens werkend te ervaren.
Octopus informeert
Met Octopus als informatiesysteem hebben jullie beter inzicht in alle beschikbare gegevens en wordt
de efficiëntie van het werk verhoogd t.o.v. handmatige verwerking. Dankzij de uitgebreide
rapportagemogelijkheden kunnen jullie actief sturen en is er interactieve inzage in de status van een
zaak. Met Octopus is het papieren dossier verleden tijd. De informatie rondom een zaak, zoals een
bezwaar- of beroepzaak, wordt altijd opgenomen in een digitaal dossier. Met drie muisklikken worden
de gegevens gevonden die werden gezocht. De gezochte informatie is direct beschikbaar. Het

3. Waarom Octopus?
2
gebruiksgemak van Octopus is groot: gegevens hoeven slechts één keer ingevoerd te worden, waarna
ze meervoudig gebruikt kunnen worden.
Centraal onderdeel van Octopus is een intensieve termijnbewaking vanuit de werkvoorraad die helpt
om dwangsommen en daarmee onnodige kosten te voorkomen. De speciale kleurcodes in deze
werkvoorraad zullen jullie tijdig alarmeren en daarmee helpen om een goed overzicht te houden op
de (wettelijke) termijnen. Zo hoeft er nooit een termijn overschreden te worden en gaat de brief naar
een bezwaarde of een externe bezwaarcommissie keurig op tijd de deur uit. De applicatie kan per zaak
vier, vijf of zelfs meer parallel lopende termijnen bewaken, zoals de behandeltermijn, de
hersteltermijn en de termijn voor stukken en verweer. Ook de termijnen voor pre-mediation, het
oplossen van geschillen tussen overheid en burger zonder echt conflict en rechtzaak, houdt Octopus
voor jullie bij.
Uitgebreide Management Rapportages helpen om op ieder moment grip te houden, overzicht te
hebben en te meten hoe de organisatie presteert. Standaard leveren wij bij aanschaf van Octopus een
basis-set managementrapportages op die, na in gebruik name van Octopus, managementinformatie
gaat opleveren. Deze rapportages kunnen onder andere gebruikt worden voor verwerking in het
juridisch jaarverslag. Ook kunnen wij extra functionaliteit leveren in de vorm van een module die het
eenvoudig maakt voor Business Intelligence software (zoals bijvoorbeeld Cognos) om gegevens direct
vanuit Octopus in te kunnen lezen.
Octopus innoveert continue
Het team van Octopus is steeds bezig om samen met haar klanten het product te verbeteren en te
investeren in nieuwe ontwikkelingen. Een aantal voorbeelden van deze ontwikkelingen zijn:
• Octopus Zitting App
Deze app is zowel ontwikkeld voor de eigen behandelaars als commissieleden. De digitale
dossiers van de zaken waarbij iemand betrokken is, worden automatisch gesynchroniseerd
naar de app, zodat de gebruiker hiermee de zitting kan voorbereiden, het digitale dossier
beschikbaar heeft tijdens de zitting, en de aantekeningen gebruikt kunnen worden om een
advies te schrijven. De app is ook te gebruiken voor beroepzaken bij de rechtbank.
De App heeft nu zelf de mogelijkheid om een zitting op te nemen, en het geluidsbestand
automatisch aan het digitale dossier van de zaak toe te voegen;
• Automatisch toebedelen van juristen
Samen met een klant is een module ontwikkeld waarbij je per medewerker kunt aangeven wat
zijn expertise en beschikbaarheid is, waarna Octopus advies geeft in wie welke zaak het beste
kan gaan behandelen;
• Digitale ondertekening
Wanneer er steeds meer met digitale documenten wordt gewerkt, komt de noodzaak van een
echte digitale handtekening ook dichterbij. Octopus is bezig met de ondersteuning van het
digitaal ondertekenen van documenten met een certificaat.

4. Waarom Octopus?
3
Kenmerken van Octopus
Met de applicatie Octopus leveren wij kant en klaar ingerichte juridische procedures. We volgen
daarbij de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het geeft een invulling op jullie vraagstelling en biedt
belangrijke extra's:
• Octopus ondersteunt het arbeidsproces juridische zaken met een standaard workflow,
waarmee per zaak een elektronisch dossier wordt opgebouwd;
• Octopus registreert alle gewenste (meta)informatie o.a. met betrekking tot personen,
bestreden besluiten en behandeling van zaken;
• Octopus heeft kenmerken van een kennissysteem en maakt het mogelijk dat bepaalde taken
van juristen door juridisch medewerkers worden uitgevoerd;
• Octopus is een productiemiddel en voert ook daadwerkelijk specifieke taken uit, zoals het
genereren van brieven, stellen en bewaken van termijnen en registreren van uitstel;
• Octopus stuurt de productie op doorlooptijd en biedt daarbij uitgebreide termijnbewaking,
belangrijk in verband met de Wet dwangsom;
• Octopus genereert alle documenten vanuit de workflow, op basis van geregistreerde
informatie;
• Octopus biedt diverse zoekmogelijkheden en raadpleegfuncties, o.a. op onderwerp, op
zaaknummer enzovoorts;
• Octopus koppelt met diverse externe systemen waaronder DMS systemen volgens
standaarden van VNG/KING en BRP systemen.
Vele organisaties gebruiken Octopus al, waaronder de gemeenten Rotterdam, Amsterdam, Den Haag,
Eindhoven, Heerenveen, Lansingerland, Spijkenisse, Veldhoven en de ministeries SZW (JZ) en I&M
(IL&T). De grootste organisaties verwerken 7.000-14.000 zaken met 90-125 medewerkers, de kleinste
doet minder dan 50 bezwaarschriften met één secretaris.

5. Waarom Octopus?
4
Mogelijke besparingen met Octopus
Doordat processen (meer) geautomatiseerd worden, zijn er besparingen bij in gebruik name van
Octopus. Denk hierbij aan:
• Minder tijd nodig voor het afhandelen van een bezwaar en-of beroep;
• Minder kosten voor uitprinten, kopiëren en sturen van documenten door digitalisering;
• Er wordt geen termijn (onbewust) gemist bij juist gebruik van Octopus en dus minder
onvoorziene kosten;
• Doordat documenten maar op 1 plek opgeslagen worden is minder opslag nodig en zijn er
minder fouten door bewaren op meerdere plekken;
• Minder tijd nodig voor het dubbel invoeren van gegevens bij gebruik van de diverse
koppelingen;
Een voorzichtige schatting van ons is dat met het gebruik van Octopus de kosten voor afhandeling van
bezwaren met zo’n 10 a 15% kunnen dalen. Zodra de automatische koppeling noodzakelijk is en in
productie met de rechtspraak verwachten we dat dit nog eens zo’n 7,5% kan zijn vanwege het vele
geautomatiseerde werk.
Eerste schatting voor gemeente Drechtsteden
Een onderzoek van Berenschot in 2011 t/m 2014 onder een aantal gemeenten in Nederland heeft
aangetoond dat voor gemeentes met meer dan 50.000 inwoners gemiddeld per 1000 inwoners 6,9
bezwaarschriften worden afgehandeld tegen een gemiddelde prijs per bezwaar van ongeveer
neerkomt op €675. Wij denken zelf dat die getallen en bedragen gemiddeld wat hoger liggen maar dit
is wat het onderzoek heeft uitgewezen.
Als we dit voor de Gemeente Drechtsteden toepassen met ruim 270.000 inwoners zou de gemeente
op ongeveer (100x6,9=) 1860 bezwaren komen. Jullie hebben aangegeven dat het bij jullie over het
algemeen om ongeveer 1100 bezwaarschriften gaat. Hiermee zien we dat jullie onder het gemiddelde
liggen. De gemeente Drechtsteden heeft mogelijk ook nog processen, die zijn in deze telling nog niet
meegenomen.
Als we uitgaan van de gemiddelde kosten per bezwaar/zaak van € 675 dan komen de kosten voor
Drechtsteden per jaar ongeveer uit op (1100x675=) € 742.500.
Bij een besparing van 15% in kosten zou dit dus een jaarlijkse besparing kunnen betekenen van
ongeveer € 111.375. Dat betekent dat een investering in Octopus voor de gemeente Drechtsteden
voor zover we dat nu kunnen inschatten rond een 1 jaar is terugverdiend.