Tài Liệu ISO

2. QUY TRÌNH
Mã số:QTQLHS-01/LĐ
Lần ban hành: 01
Ngày: 01/01/2012
Trang: 2 / 6
QUẢN LÝ, SẮP XẾP
HỒ SƠ
HT QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
I. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, tài liệu, công văn đi,
đến đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng và dễ dàng, thuận tiện khi sử dụng.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với mọi loại hồ sơ, tài liệu, công văn đi đến.
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- TCVN ISO 9001:2008 hệ thống quản lý chất lượng-các yêu cầu
- Sổ tay chất lượng, mục kiểm soát tài liệu, mục kiểm soát hồ sơ (4.2.3; 4.2.4);
IV. ĐỊNH NGHĨA
1. Hồ sơ: Là những biên bản, báo cáo, các biểu mẫu đã ghi chép phát sinh khi thực
hiện theo các tài liệu. Hồ sơ là bằng chứng cho việc thực hiện những quy trình, quy định đã
đề ra.
2. Tài liệu: Là các văn bản mang tính hướng dẫn hoặc qui định cách thức hiện một
công việc hoặc một hoạt động, bao gồm các tài liệu nội bộ và bên ngoài được kiểm soát.
3. Công văn đi đến: được hiểu là các loại công văn được kiểm soát của bộ phận
Văn thư Công ty.
4. Các định nghĩa khác:
- Công ty là công ty Cổ phần Tin học Viễn thông hàng không
- Đơn vị là các đơn vị thuộc Công ty
- CBNV là cán bộ, nhân viên của Công ty
- Cặp phai là cặp đựng tài liệu
V. NỘI DUNG
1. Yêu cầu chung
- Hồ sơ, tài liệu sắp xếp phải đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm;
- Hồ sơ, tài liệu phải đảm bảo tính đồng nhất về phương pháp sắp xếp, nhãn mác cặp
phai trong từng đơn vị;
- Hồ sơ, tài liệu sau khi hết hạn lưu tại đơn vị phải được hủy hoặc chuyển về kho lưu
trữ của Công ty.
- Trưởng các đơn vị qui định trách nhiệm sắp xếp, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu
trong đơn vị mình.
2. Kiểm soát quá trình phát sinh hồ sơ
2.1. Lưu đồ

3. QUY TRÌNH
Mã số:QTQLHS-01/LĐ
Lần ban hành: 01
Ngày: 01/01/2012
Trang: 3 / 6
QUẢN LÝ, SẮP XẾP
HỒ SƠ
HT QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
Trách nhiệm
thực hiện
Trình tự công việc
Tài liệu – Biểu
mẫu liên quan
- Trưởng Đơn vị
- CBNV được phân công
- Các đơn vị
- Bộ phận văn thư Công
ty
BMQLHS-04/LĐ
BMQLHS-02/LĐ
BMQLHS-01/LĐ
BMQLHS-03/LĐ
BMKSTL-01/LĐ
BMKSTL-04/LĐ
- Trưởng Đơn vị
- CBNV được phân công
Quyết định huỷ hồ
sơ (nếu cần)
- Trưởng Đơn vị
- CBNV được phân công
BMQLHS-05/LĐ
- Bộ phận văn thư Công ty
- Các đơn vị
BMQLHS-05/LĐ
Quyết định huỷ hồ
sơ (nếu có)
2.2. Mô tả
2.2.1. Xác định hồ sơ cần lưu giữ, tập hợp tài liệu cần lưu trữ.
- Hồ sơ cần lưu giữ gồm các hồ sơ nêu tại phần phạm vi áp dụng của quy trình này
và các hồ sơ công việc sau khi sử dụng được liệt kê trong mục 6 của các quy trình, ngoài ra
còn có thể là hồ sơ các hoạt động có liên quan khác trong đơn vị theo yêu cầu của khách
hàng.
- Trưởng đơn vị hoặc CBNV được phân công cần xác định hồ sơ cần lưu giữ, thời
hạn lưu giữ và bảo quản hồ sơ của đơn vị mình.
2.2.2. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định
- Hồ sơ, tài liệu cần được lưu trong các cặp phai. Các cặp phai trong đơn vị cần có
hình thức nhãn cặp phai thống nhất. Hình thức nhãn cặp phai phải có thông tin để nhận biết,
thông tin này nên bao gồm:
Rà soát
Sắp xếp, lưu giữ, khai thác,
bảo quản hồ sơ tại đơn vị
hoặc chuyển văn thư Công ty
để lưu trữ, khai thác, bảo
quản
- Lập biên bản
- Hủy hồ sơ
Hủy
Chưa
hủy
-Xác định hồ sơ cần lưu trữ
- Tập hợp tài liệu cần lưu trữ
Lưu biên bản hủy hồ
sơ

4. QUY TRÌNH
Mã số:QTQLHS-01/LĐ
Lần ban hành: 01
Ngày: 01/01/2012
Trang: 4 / 6
QUẢN LÝ, SẮP XẾP
HỒ SƠ
HT QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
- Tên công ty
- Tên hồ sơ (tài liệu)
- Mã số
Trong đó: X: là số thứ tự của cặp tài liệu, hồ sơ.
Y: là chữ viết tắt của tài liệu /hồ sơ (gồm 2-4 ký tự)
Z: là số thứ tự của tủ đựng cặp phai
z: là số thứ tự của ngăn tủ đựng cặp phai
- Phương pháp sắp xếp tài liệu, hồ sơ trong cặp phai: tùy theo tính chất của từng
chuyên môn có thể sắp xếp theo chủng loại, lĩnh vực, trình tự thời gian, theo quá trình giải
quyết công việc hoặc theo vần chữ cái (a, b, c) v.v…
- Đối với những cặp phai đựng hồ sơ, tài liệu gồm nhiều loại khác nhau phải có biện
pháp phân chia từng loại.
- Hồ sơ nên được sắp xếp theo từng vụ việc, hợp đồng, dự án…, không nên để hồ sơ
phân tán.
- Tất cả các cặp phai có chứa các hồ sơ, tài liệu đều phải có nhãn cặp phai để nhận
biết (Theo mục a của V.2.2.2) và phải lập Danh mục hồ sơ/tài liệu tương ứng để lên đầu cặp
phai. Các hồ sơ tài liệu trong cặp phai cần được đánh số tứ tự ở góc trên bên trái hoặc lề bên
phải tài liệu/hồ sơ tương ứng với Danh mục đã lập và liên tục được cập nhật khi bổ xung hồ
sơ/tài liệu vào cặp phai.
- Tùy theo từng loại tài liệu, hồ sơ trong cặp phai để lập danh mục tương ứng sau:
+ Danh mục tài liệu nội bộ thuộc HTQLCL : BMKSTL-01/LĐ
(Áp dụng cho các cặp phai chứa Tài liệu nội bộ thuộc HTQLCL do Tổ TT ISO phân
phối).
+ Danh mục văn bản nội bộ : BMQLHS-03/LĐ
(Áp dụng cho các cặp phai chứa Tài liệu nội bộ không thuộc HTQLCL được phân
phối qua văn thư Công ty, bao gồm các văn bản chỉ đạo, điều hành, Trình triển khai đã được
phê duyệt…).
+ Mục lục hồ sơ/văn bản : BMQLHS-01/LĐ
(Áp dụng cho các cặp phai chứa các văn bản , hồ sơ phát sinh sau khi thực hiện công
việc, bao gồm biên bản, báo cáo, biểu mẫu đã sử dụng, hợp đồng…).
+ Danh mục tài liệu bên ngoài : BMKSTL-04/LĐ
Xem hình vẽ
CÔNGTYCPTINHỌC
VIỄNTHÔNGHÀNG
KHÔNG
ISO9001:2008
TÊN TÀI LIỆU/HỒ SƠ
X-Y(hoặcX)/Z-z

5. QUY TRÌNH
Mã số:QTQLHS-01/LĐ
Lần ban hành: 01
Ngày: 01/01/2012
Trang: 5 / 6
QUẢN LÝ, SẮP XẾP
HỒ SƠ
HT QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
(Áp dụng cho các cặp phai chứa các tài liệu bên ngoài dưới dạng bản cứng, các loại
sách phải kiểm soát, tài liệu bên ngoài dạng bản mềm có liên quan đến hệ thống quản lý
chất lượng được đưa vào áp dụng tại Công ty).
+ Đối với công văn đi đến của bộ phận Văn thư Công ty đã có sổ theo dõi công văn
đi, sổ theo dõi công văn đến (thực hiện theo QT QLCV-01/HCNS) không cần lập danh mục
hồ sơ theo quy trình này.
- Danh mục trong các cặp phai được để lên đầu cặp phai.
- Sau khi sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định, các đơn vị có thể lưu giữ, khai thác,
bảo quản tại đơn vị (Đối với những hồ sơ, tài liệu đang trong quá trình triển khai công việc,
dự án, hợp đồng hoặc cần thiết phải để tại phòng để tham khảo, đối chiếu) hoặc chuyển về
bộ phận văn thư Công ty để lưu giữ, khai thác, bảo quản (Khi hồ sơ khong còn giá trị tham
khảo, đối chiếu hoặc đã kết thúc dự án, hợp đồng…).
- Bộ phận văn thư tiếp nhận và thực hiện lưu giữ, khai thác, bảo quản theo quy định.
2.2.3. Lưu giữ, khai thác, bảo quản hồ sơ
a. Đối với hồ sơ, tài liệu quản lý dạng bản mềm
- Tất cả các hồ sơ công việc sau khi thực hiện xong (Trừ các sổ nhật ký, ghi chép
công việc, các hồ sơ thầu với khối lượng lớn) các đơn vị và bộ phận văn thư Công ty có thể
scan để lưu trong máy tính (nếu cần thiết). Việc lưu trong máy tính phải được phân chia thư
mục, tệp tin cho phù hợp, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần.
- Các hồ sơ khi được thay đổi phải được cập nhật ngay và cách thức đặt tên tệp tin
hồ sơ phải đảm bảo cho người sử dụng dễ dàng phân biệt đâu là hồ sơ mới và đâu là hồ sơ
cũ.
- Khi cán bộ trong Công ty có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu trong máy tính của các
đơn vị khác phải được sự đồng ý của Trưởng đơn vị (BMQLCV-01/HCNS) (Trừ những tài
liệu được đưa lên trang web Công ty) và chỉ sử dụng những hồ sơ vào mục đích công việc
liên quan đến mình. Tuyệt đối không được tự ý sử dụng các hồ sơ/tài liệu không liên quan
hoặc xóa các dữ liệu hoặc copy hay di chuyển các tệp tin dữ liệu;
b. Đối với tài liệu, hồ sơ được quản lý dạng bản cứng
Trưởng các đơn vị có trách nhiệm đảm bảo:
- Phân định trách nhiệm quản lý, nơi lưu hồ sơ, tài liệu trong đơn vị mình.
- Các cặp phai hồ sơ, tài liệu cần có tủ (tủ kính) hoặc giá để lưu giữ, và phải được
kiểm soát để đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát.
- Các tủ đựng hồ sơ phải đánh mã số của từng tủ, ngăn tủ để nhận biết và lập
“Danh mục hệ thống tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu” theo BMQLHS – 04/LĐ hoặc lập sơ đồ mặt
bằng tủ lưu hồ sơ, tài liệu trong các phòng làm việc của đơn vị và đánh mã số của từng tủ,
ngăn tủ (Thường áp dụng đối với các đơn vị có từ 02 phòng làm việc độc lập trở lên và khi
lập sơ đồ phải có chú giải). Mã số các tủ do đơn vị tự quy định.

6. QUY TRÌNH
Mã số:QTQLHS-01/LĐ
Lần ban hành: 01
Ngày: 01/01/2012
Trang: 6 / 6
QUẢN LÝ, SẮP XẾP
HỒ SƠ
HT QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
- Mỗi tủ lập một danh mục hồ sơ tổng thể các cặp phai theo (BMQLHS-02/LĐ) để
kiểm soát các cặp phai. Các cặp phai phải được đánh mã số {(X-Y) hoặc (X)/Z-z) và
được sắp xếp từ trái sang phải theo số thứ tự tăng dần.
- Danh mục hồ sơ tổng thể của từng tủ có thể được treo ở các tủ đựng hồ sơ, tài liệu
hoặc để tập trung cùng với Danh mục Hệ thống tủ/sơ đồ tủ để tiện cho việc tra cứu hồ sơ,
tài liệu.
c. Yêu cầu trong quá trình lưu giữ, khai thác, bảo quản hồ sơ
- Liên tục cập nhật vào danh mục khi có tài liệu hoặc hồ sơ mới phát sinh hoặc lập
cặp phai mới;
- Khi sử dụng xong tài liệu, hồ sơ hoặc cặp phai phải sắp xếp lại vào đúng vị trí đã
lấy ra sử dụng.
- Việc cho mượn hồ sơ đố với các cá nhân bên ngoài đơn vị chỉ được thực hiện khi
có sự nhất trí của Đại diện lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận. Hồ sơ cho mượn phải có sổ theo
dõi và phải có phiếu đề nghị mượn hồ sơ-tài liệu (BMQLCV-01/HCNS).
2.2.4. Rà soát
Các hồ sơ sau khi hết thời gian lưu giữ như quy định trong từng tài liệu tương ứng
(tại mục 6 của các quy trình tương ứng) sẽ được xem xét huỷ bỏ.
Việc rà soát, huỷ bỏ hồ sơ được tiến hành vào tháng 12 hàng năm.
Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm quyết định thêm thời gian lưu giữ các hồ sơ
đã hết hạn lưu giữ nếu thấy cần thiết.
2.2.5. Lập biên bản / Huỷ hồ sơ
Phụ trách đơn vị xem xét, phân loại các hồ sơ đã hết hạn cần huỷ bỏ và ghi vào biên
bản huỷ hồ sơ chất lượng theo biểu mẫu BMQLHS-05/LĐ.
Đơn vị/cá nhân được giao có nhiệm vụ tiến hành hủy các hồ sơ theo biên bản hủy hồ
sơ đã được duyệt.
VI. LƯU TRỮ
1. Các danh mục được lưu trữ cho đến khi có sự thay đổi và cập nhật mới;
2. Biên bản hủy hồ sơ được lưu trữ trong thời hạn 02 năm.
2. Sổ cho mượn tài liệu, hồ sơ được lưu trữ không thời hạn.
VII. PHỤ LỤC
-BMQLHS-01/LĐ: Mục lục hồ sơ/văn bản
-BMQLHS-03/LĐ: Danh mục văn bản nội bộ
-BMKSTL-01/LĐ: Danh mục tài liệu thuộc HTQLCL
-BMKSTL-04/LĐ: Danh mục tài liệu bên ngoài
-BMQLHS-02/LĐ: Danh mục hồ sơ tổng thể
-BMQLHS-04/LĐ: Danh mục hệ thống tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu
-BMQLHS-05/LĐ: Biên bản hủy hồ sơ hết hạn lưu trữ
-BMQLCV-01/HCNS: Phiếu mượn hồ sơ/tài liệu.