HDCV TrinhBayTaiLieu.doc

Hướng dẫn trình bày, nhận biết và sử dụng tài liệu (HD01/KN) Phiên bản 00 Trang 1/12
1. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn này qui định cụ thể cách thức trình bày tài liệu thống nhất, trình tự kiểm soát việc
soạn thảo, sửa đổi và hủy tài liệu, phương pháp nhận biết tình trạng hiệu lực của tài liệu, giúp
cho công việc quản lý tài liệu được nhất quán và khoa học.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Tài liệu này được áp dụng trong toàn công ty.
3. THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT
Thuật ngữ
Nâng cấp tài liệu: là tài liệu được sửa đổi ban hành lại với số “Phiên bản” cộng thêm 1 so với
Phiên bản trước đó. VD: Hướng dẫn kiểm soát tài liệu ban hành lần đầu có số “Phiên bản
00”, nếu tài liệu này được sửa đổi ban hành lại thì số Phiên bản nâng cấp là “Phiên bản 01”.
Chữ viết tắt
STCL: Sổ tay chất lượng; QT: Quy trình; HD: Hướng dẫn;
BM: Biểu mẫu; PB: Phiên bản.
4. NỘI DUNG
4.1 Trình bày tài liệu
4.1.1 Trang trình bày: hình thức và nội dung trình bày tài liệu áp dụng theo phụ lục 01.
4.1.2 Các biểu mẫu: các biểu mẫu được sử dụng để thu thập số liệu, dữ liệu là phụ lục của quy
trình / hướng dẫn công việc, hình thức trình bày biểu mẫu áp dụng theo phụ lục 02.
Ghi chú: Hình thức trình bày theo phụ lục 1 & phụ lục 2 không áp dụng cho các tài liệu là
công văn gởi cho bên ngoài, công văn nội bộ như: thông báo, quyết định,….
4.1.3 Trang nội dung: nội dung của các quy trình hay hướng dẫn công việc (phụ lục 01) thông
thường bao gồm các nội dung sau:
1. MỤC ĐÍCH: mô tả mục đích của quy trình, hướng dẫn công việc, …
2. PHẠM VI ÁP DỤNG: mô tả tài liệu được áp dụng cho đơn vị nào.
3. THUẬT NGỮ – CHỮ VIẾT TẮT: giải thích từ / thuật ngữ, các nội dung chuyên môn
để tài liệu được dể hiểu; giải thích các từ viết tắt để người đọc dễ dàng nhận biết.
4. NỘI DUNG: mô tả chi tiết nội dung cần thực hiện (nếu là hướng dẫn công việc) hoặc
trình tự các bước thực hiện, nội dung tóm tắc (nếu là quy trình).
a. Lưu đồ (nếu cần): hình thức lưu đồ được trình bày trong quy trình như sau:
STT Bước công việc
Trách
nhiệm
Thời gian
dự kiến
Tài liệu /
biểu mẫu
Mô tả
Lưu đồ dùng để biểu diễn dòng chảy của công việc, quá trình, sản phẩm, … người ta
dùng các ký hiệu sau:

b. Diễn giải:
 STT: số trình tự của các bước công việc, để mô tả có bao nhiêu bước trong quy
trình cần thực hiện.
 Bước công việc: mô tả tóm lược tên bước công việc cần thực hiện.
 Trách nhiệm: mô tả người chịu trách nhiệm hoặc người thực hiện hoặc nhóm người
tham gia thực hiện nhiệm vụ tại bước công việc đó.
 Thời gian dự kiến: mô tả thời gian hoàn thành bước công việc hoặc thời điểm thực
hiện khi công việc phát sinh.
 Tài liệu / biểu mẫu: mô tả tài liệu viện dẫn / áp dụng / biểu mẫu áp dụng tại bước
công việc đó.
 Mô tả: nêu tóm tắc nội dung cần thực hiện.
4.2 Kiểm soát tài liệu
4.2.1 Kiểm soát tài liệu nội bộ
4.2.1.1 Qui định ký hiệu các đơn vị
STT ĐƠN VỊ KÝ HIỆU ĐƠN VỊ LIÊN QUAN MÃ SỐ
1. Ban Giám đốc GĐ
Giám đốc 1
Phó Giám đốc 2
2. Phòng Kỹ thuật KT Kỹ thuật – Kiểm định 3
3. Phòng Kinh doanh KD Marketing – Bán hàng 4
4. Phòng Kế toán – Nhân sự KN Kế toán & Hành chính – nhân sự 5
Bắt đầu hoặc kết thúc lưu đồ.
Chỉ các quá trình nơi đó công việc được thực hiện.
Xem xét, kiểm tra, phê duyệt.
Đường luân chuyển trong lưu đồ.

4.2.1.2 Cho số hoặc ký hiệu tài liệu
a. Ký hiệu của sổ tay chất lượng: STCL
b. Số của quy trình (hay còn gọi là thủ tục) và số hướng dẫn công việc: XXYY/ZZ
Trong đó:
 XX: ký hiệu của quy trình (QT) / hướng dẫn công việc (HD).
 YY: số thứ tự quy trình (ghi 2 ký số).
 ZZ: ký hiệu của đơn vị soạn thảo
VD: HD01/KN – Hướng dẫn kiểm soát tài liệu có số thứ tự 01, do Phòng Nhân sự -
Hành chính soạn thảo.
c. Số của biểu mẫu: BMXX (góc trên header, bên phải của biểu mẫu).
Trong đó:
 BM là biểu mẫu.
 XX là số thứ tự của biểu mẫu (ghi 2 ký số).
VD: BM01 của HD01/KN là biểu mẫu số 01 (Kiểm soát tài liệu bên ngoài) của
hướng dẫn số 01 (Hướng dẫn kiểm soát tài liệu) do Phòng Nhân sự - Hành chính
soạn thảo.
Ghi chú: Để nhận dạng biểu mẫu thuộc tài liệu nào, ký hiệu của tài liệu (quy trình /
hướng dẫn công việc) được đặt ở góc trái, bên dưới footer của biểu mẫu.
4.2.1.3 Lưu trữ và ban hành tài liệu: các quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, văn bản nội
bộ sẽ được lưu bằng bản giấy và trên máy tính theo ổ đĩa thích hợp (VD: ổ đĩa D/ISO).
a. Phương pháp lưu bản giấy: lưu bản gốc (in ra giấy), nhân viên hành chánh / nhân
viên quản lý tài liệu cập nhật số văn bản và lưu các quy trình, hướng dẫn công việc,
văn bản nội bộ đã ban hành (thông báo, quyết định, quy định,….).
b. Phương pháp lưu trên máy tính và ban hành: nhân viên hành chánh / nhân viên quản
lý tài liệu thực hiện như sau:
 Các văn bản nội bộ, quy trình và hướng dẫn công việc sau khi phê duyệt sẽ được
chuyển thành file có định dạng thích hợp cho phép đọc, in, nhưng không được sửa
chữa (VD: định dạng PDF) và cập nhật vào ổ đĩa ổ đĩa D/ISO theo thư mục thích
hợp, sau đó gởi mail thông báo cho các cá nhân và các bộ phận liên quan. File gốc
được lưu giữ tại bộ phận soạn thảo.
 Trong trường hợp các bộ phận không có máy vi tính, tài liệu sẽ được photo đóng
dấu kiểm soát và ban hành trực tiếp.
 Sau khi gởi thông tin ban hành qua mail, thông tin đó sẽ được in ra và lưu giữ để
làm bằng chứng cho việc ban hành.
c. Phân quyền và truy cập
 Các cá nhân có liên quan được quyền truy cập và xem hồ sơ, tài liệu trên D/ISO.
Nhưng không được in ra giấy khi chưa có sự đồng ý của trưởng phòng/ Trưởng bộ
phận nơi soạn thảo hoặc nơi phát hành.

 Cấp Trưởng phòng/ Trưởng bộ phận được chỉnh sửa các quy trình, hướng dẫn công
việc theo lĩnh vực chuyên môn, sau khi đã được phê duyệt ban hành và phải thông
báo bằng mail cho các bộ phận liên quan biết để cập nhật kịp thời, bản lỗi thời phải
được thay thế và lưu giữ tại thư mục thích hợp để dùng cho tham khảo (nếu cần).
4.2.2 Nguyên tắc
4.2.2.1 Chỉ những tài liệu được đóng dấu “KIỂM SOÁT” mới có giá trị sử dụng.
4.2.2.2 Những tài liệu không kiểm soát, đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT” và chỉ sử dụng để
tham khảo hoặc huấn luyện hoặc gởi cho khách hàng.
4.2.2.3 Các tài liệu cần thiết cho các hoạt động tác nghiệp phải đảm bảo có sẵn nơi làm việc.
4.2.3 Kiểm soát
4.2.3.1 Kiểm soát tài liệu nội bộ
 Phòng Hành chánh Nhân sự / NV kiểm soát tài liệu có trách nhiệm kiểm soát tài liệu
nội bộ và các con dấu kiểm soát, tài liệu này được nêm yết trên “DANH SÁCH TÀI
LIỆU” theo BM04 của quy trình kiểm soát tài liệu (QT01/KN).
 Bản chính các tài liệu sẽ được đóng dấu “BẢN GỐC” - (Hình 1) màu đỏ ở mặt sau tất
cả các trang và lưu giữ tại Phòng Nhân sự - Hành chánh / NV kiểm soát tài liệu.
 Toàn bộ các tài liệu sử dụng phải được đóng dấu “KIỂM SOÁT” - (Hình 2) bằng mực
xanh trên tất cả các trang và ghi tên Phòng / Bộ phận nhận tài liệu ở dòng “Đơn vị
…”.
 Trong trường hợp một phần tài liệu của quy trình / hướng dẫn công việc được in ra để
sử dụng, thì phần tài liệu này phải được đóng dấu “KIỂM SOÁT"
 Các tài liệu không kiểm soát đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT” - (Hình 3) bằng mực
xanh trên tất cả các trang.
 Các tài liệu lỗi thời phải được thu hồi và hủy bỏ hoặc lưu trữ đúng nơi quy định (để
tham khảo) và được đóng dấu “LỖI THỜI” - (Hình 4) bằng mực đỏ trên tất cả các
trang.
 Người có trách nhiệm kiểm soát tài liệu nội bộ phải lập “DANH SÁCH TÀI LIỆU”
theo BM04 của quy trình kiểm soát tài liệu (QT01/KN), người lập phải ghi ngày,
tháng, năm lập biểu và ký tên.
 Khi chỉnh sửa tài liệu, các nội dung chỉnh sửa phải được nhận biết bằng dấu “” trước
dòng sửa đổi.
 Sửa đổi nhỏ trong tài liệu: là những thay đổi trong một trang, không quá 3 dòng và
không ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình/ hướng dẫn/ quy định.
 Thực hiện sửa đổi nhỏ: cho phép thực hiện sửa đổi nhỏ mà không nâng cấp tài liệu,
tuy nhiên phải được người phê duyệt trước đó ký xác nhận và ghi ngày tháng ngay tại
nơi có sửa đổi.
 Sau 5 lần sửa đổi nhỏ hoặc theo yêu cầu của Giám đốc/ Trưởng bộ phận, các tài liệu
đó phải được sửa nâng cấp và ban hành lại.

 Người chịu trách nhiệm kiểm soát tài liệu phải lập “PHIẾU PHÂN PHỐI VÀ THU
HỒI TÀI LIỆU (nội bộ / bên ngoài)” theo BM03 của quy trình kiểm soát tài liệu
(QT01/KN), trong đó quy định:
 Ngày đăng ký: Không quá 1 ngày kể từ ngày tài liệu được phê duyệt.
 Ngày phân phối: Không quá 1 ngày kể từ ngày đăng ký.
4.2.3.2 Kiểm soát tài liệu bên ngoài
 Phòng Hành chánh-Nhân sự chịu trách nhiệm kiểm soát các tài liệu bên ngoài gửi đến
Công ty qua đường Fax, bưu điện.
 Chỉ kiểm soát các tài liệu qua điện thoại có nội dung liên quan đến khiếu nại khách
hàng, các thay đổi / xác nhận của nhà cung cấp hoặc các nội dung khác liên quan đến
chất lượng sản phẩm cung cấp.
 Phương pháp kiểm soát
a. Tài liệu giấy: sau khi nhận được tài liệu từ bên ngoài, người chịu trách nhiệm kiểm
soát tài liệu phải:
 ghi ngày nhận tài liệu trên trang đầu tiên.
 xem xét nơi cần gửi và số bản sao cần có.
 đóng dấu “ĐĂNG KÝ” tài liệu đã đăng ký trên trên trang đầu tiên của tài liệu (đối
với tài liệu tiêu chuẩn bên ngoài), đóng trên tất cả các trang (đối vối các tài liệu bên
ngoài khác) (Hình 5).
 lưu bản gốc vào bìa tài liệu đồng thời cập nhật trong “SỔ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
BÊN NGOÀI“ theo BM01 của hướng dẫn công việc này.
 thông báo cho các cá nhân liên quan (hoặc người được ủy nhiệm) đến nhận tài liệu
và yêu cầu ký nhận tài liệu vào “PHIẾU PHÂN PHỐI VÀ THU HỒI TÀI LIỆU
(nội bộ / bên ngoài)” theo BM03 của quy trình kiểm soát tài liệu (QT01/KN).
 Khi tài liệu bên ngoài được sửa đổi / thay thế thì toàn bộ các tài liệu cũ sẽ được thu
hồi và đóng dấu “BẢN CŨ” - (Hình 6) và ghi ngày tài liệu được sửa đổi / thay thế
trên trang đầu, đồng thời cập nhật trong “PHIẾU PHÂN PHỐI VÀ THU HỒI TÀI
LIỆU (nội bộ / bên ngoài)” theo BM03 của quy trình kiểm soát tài liệu (QT01/KN).
b. Điện thoại: người nhận điện thoại trực tiếp của các Phòng / Bộ phận liên quan đến
yêu cầu kiểm soát ghi đầy đủ nội dung trong “SỔ KIỂM SOÁT ĐIỆN THOẠI GỌI
ĐẾN” - theo BM02 của hướng dẫn công việc này.
4.2.3.3 Quy định các loại dấu kiểm soát
 Kích thước: Dài 40 mm x Rộng 15 mm (các dấu kiểm soát có kích thước như nhau).
 Đóng dấu bản chính của tài liệu (màu đỏ)
BẢN GỐC (Hình 1)

 Đóng dấu các bản copy được kiểm soát của tài liệu (màu xanh)
 Đóng dấu các bản copy không được kiểm soát của tài liệu (màu xanh)
 Đóng dấu các tài liệu lỗi thời (màu đỏ)
 Đóng dấu các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài đã được đăng ký (màu xanh)
 Đóng dấu các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài đã được sửa đổi (màu xanh)
4.2.3.4 Kiểm soát biểu mẫu
 Mọi biểu mẫu trước khi đưa vào sử dụng phải được soạn thảo và phê duyệt kèm
theo các tài liệu liên quan bởi Trưởng bộ phận ban hành biểu mẫu.
 Các biểu mẫu đang có hiệu lực phải có đầy đủ tại những nơi công việc yêu cầu phải
cập nhật số liệu, dữ liệu vào biểu mẫu, làm bằng chứng chứng minh tính hiệu lực
của hệ thống.
 Các biểu mẫu đang có hiệu lực được phát hành để cung cấp số liệu / dữ liệu cho
việc thực hiện nhiệm vụ tại những nơi công việc yêu cầu (ví dụ: kế hoạch sản xuất,
lệnh sản xuất,…). Khi phát hành phải kiểm soát theo BM03 “PHIẾU PHÂN PHỐI
VÀ THU HỒI TÀI LIỆU (nội bộ / bên ngoài)” của quy trình kiểm soát tài liệu
(QT01/KN).
 Nhân viên kiểm soát tài liệu, dữ liệu phải lập DANH MỤC GỐC KIỂM SOÁT
BIỂU MẪU (BM03 của hướng dẫn công việc này) và kiểm tra, giám sát việc sử
dụng biểu mẫu trong Công ty. Những biểu mẫu lỗi thời phải được thu hồi khỏi nơi
sử dụng.
KIỂM SOÁT
Đơn vị ...............................
(Hình 2)
KHÔNG
KIỂM SOÁT
(Hình 3)
LỖI THỜI (Hình 4)
ĐĂNG KÝ (Hình 5)
BẢN CŨ (Hình 6)

4.2.4 Các phụ lục
Phụ lục 01: Hình thức trình bày tài liệu và nội dung trình bày tài liệu.
a) Trang bìa của tài liệu
CÔNG TY CP KIỂM ĐỊNH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ
(TÊN TÀI LIỆU)
Ký mã hiệu: XXYY/ZZ Phiên bản: …. Ngày ban hành: DD/MM/YYYY
Tổng số trang: …. Lần ban hành: ….. Ngày hiệu lực: DD/MM/YYYY
Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ và tên
Chức vụ
Ngày ký
Chữ ký

b) Trang kiểm soát thay đổi của tài liệu
TRANG KIỂM SOÁT
1. Phân phối
STT ĐƠN VỊ Nơi nhận
Số bản
phân phối
1. Giám đốc
2. Phó Giám đốc
3. Trưởng phòng Kỹ thuật
4. Trưởng phòng Kinh doanh
5. Trưởng phòng Kế toán – Nhân sự
Tổng cộng
2. Sửa đổi
Lần
sửa đổi
Ngày sửa đổi Trang/ dòng
sửa đổi
Tóm tắt nội dung sửa đổi

c) Trang nội dung của tài liệu
Tên tài liệu (ký mã hiệu) Phiên bản ….. Trang 0/0
1. MỤC ĐÍCH:
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
3. THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT:
4. NỘI DUNG:
Lưu đồ (nếu cần)
Phụ lục 02: Hình thức trình bày biểu mẫu.
Header: CÔNG TY CP KIỂM ĐỊNH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ BM01
(Form mẫu hình thức & thông tin cần cập nhật của biểu mẫu)
Footer
HD01/KN PB 00

4.2.5 Các biểu mẫu
CÔNG TY CP KIỂM ĐỊNH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ BM01
PHIẾU KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI
Phòng _________________
STT Tên tài liệu
Loại tài
liệu (fax,
email, bưu
điện)
Số tài
liệu (nếu
có)
Tổng
số
trang
Nơi gởi /
Người gởi
Ngày nhận
Nơi nhận /
Người nhận
HD01/KN PB 00

PHIẾU KIỂM SOÁT ĐIỆN THOẠI GỌI ĐẾN
(Ghi nhận thông tin liên quan đến phản hồi / khiếu nại của khách hàng)
Phòng _________________
STT
Người gọi
đến / thời gian
gọi
Người nhận điện
thoại / đơn vị
Nội dung
Người nhận
thông tin (ký) /
Đơn vị / Thời
gian
Ghi chú
HD01/KN Phiên bản 00

DANH MỤC GỐC KIỂM SOÁT BIỂU MẪU
Bộ phận: ___________________
STT Tên biểu mẫu Số / ký hiệu Thuộc quy trình / Ký hiệu Phiên bản Ngày hiệu lực Ghi chú
HD01/KN PB 00

HDCV TrinhBayTaiLieu.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to HDCV TrinhBayTaiLieu.doc

Similar to HDCV TrinhBayTaiLieu.doc (20)

HDCV TrinhBayTaiLieu.doc